ELO Business Logic Provider

Transcriptie

1 ECM-koppeling by Design De module ELO Business Logic Provider (BLP) maakt het werk van bedrijven gemakkelijker. Want bedrijfsapplicaties grijpen hiermee naadloos in elkaar tot een bedrijfsoverkoepelend proces. Ze worden bovendien comfortabel met een designer, een grafisch aantrekkelijke gebruikersinterface, aan individuele, bedrijfsspecifieke behoeften aangepast. In het bedrijf gebruikte toepassingen van derden kunnen zodoende zonder problemen en individueel worden gekoppeld met de ELO ECM-suites ELOprofessional en ELOenterprise. Technologisch worden met de ELO BLP bij het realiseren van DMS/ECM-projecten volledig nieuwe wegen bewandeld. Starre interfaceconcepten behoren tot het verleden. Tijdrovende programmering en scripting komen helemaal te vervallen. Zo kunnen bedrijfsprocesketens efficiënt, afdelingsoverschrijdend of bedrijfsbreed worden weergegeven. Enterprise-Content-Management Documentmanagement Archivering Workflow

2 Zo werkt de ELO Business Logic Provider (BLP) ECM met centrale configuratie in de designer De ELO BLP biedt gebruikers een unieke oplossingssuite voor koppeling van toepassingen van derden met de ELO ECM of diens voornaamste productlijnen ELOprofessional en ELOenterprise. Een centraal te configureren business-logica zorgt voor de verwerking van zelfgemaakte documenten en rapporten, s, Office- en scan-documenten evenals andere bestanden. De ELO BLP wordt naadloos geïntegreerd in leidende toepassingen zoals ERP-, CRM- of overige systemen. De gebruiker profiteert van eenvoudig te gebruiken informatie in zijn vertrouwde werkomgeving en wordt daarbij optimaal ondersteund in zijn bedrijfsprocessen. Bovendien zorgt de ELO BLP voor een doorlopend systeem dat ten volle rekening houdt met het aanmaken, bewerken, opslaan en het besturen van de workflow van documenten en bestanden. Afbeelding toont: ELO BLP-configuratievenster Met de designer wordt de business-logica individueel geconfigureerd voor het gebruik door het ECM.

3 Zo werkt de ELO BLP In de kern van de ELO BLP is een flexibiliteit verankerd waarmee een ECM-project met ELO kan worden gerealiseerd, waarbij dit aan individuele eisen kan worden aangepast in een designer, een grafisch aantrekkelijke, gemakkelijk te bedienen gebruikersinterface: De business-logica wordt onafhankelijk van de integratietechnologie en eigenlijke archiveringstaak op een centraal punt geconfigureerd. Cryptische programmering of implementatie van vaak foutgevoelige losse interfaces in klassieke zin is niet nodig. Business-logica met een druk op de knop Voor een groot aantal ERP-systemen en beroepstoepassingen is een configuratie met een zogenoemde Application-Template (toepassingssjabloon) beschikbaar. Deze voorbereide definities voor toegang tot gegevens en opvragen van inhoud kunnen met een druk op de knop in de designer worden geïmporteerd en specifiek voor het bedrijf individueel worden aangepast. Doorslaggevend daarbij is dat nagenoeg geen of slechts minimale ingrepen in de leidende toepassingen nodig zijn. Zo blijven deze geschikt voor updates. Files ELO Business Logic Provider (BLP): Beroepstoepassingen Applicatielogica: Businesslogica: MS Office CRM Scan DMS Application logic Business logic ELO ECM Collaboration Fax Web ECM-systeem ERP Archive Workflow ELO Business Logic Provider Desktop Onze innovaties - Uw groei 3

4 Branche-oplossingen en Best Practices Met de ELO BLP profiteren klanten van jarenlange kennis op het gebied van inhoudsorganisatie van verschillende branches en speciale sectoren. Deze kennis is in deels professioneel samengestelde softwaresjablonen in verschillende vormen (afgestemd op branche of vakgebied) direct beschikbaar voor gebruik. Met een druk op de knop kunnen deze zogenoemde branchesjablonen in de designer worden geïmporteerd en binnen de kortste keren aan de bedrijfsbehoeften worden aangepast. Praktisch betekenen deze uiterst flexibele toepassingsmogelijkheden op basis van de modernste krachtige technologieën en voorgedefinieerde standaards op de behoefte afgestemde klantoplossingen met een hoge mate van individualisering. Investeringsbescherming en een zekere toekomst zijn zo volledig gewaarborgd. Dat presteert de ELO Business Logic Provider (BLP) ECM met ELO BLP: sterk team met sterke prestatie Door de eenvoudige bediening van de ELO BLP is een integrale archivering mogelijk van alle bedrijfsdocumenten in het ELO ECM-systeem waarop deze als module is geplaatst: verwerking van zelfgemaakte documenten en rapporten barcodeherkenning van scan-documenten archiveren en workflowbesturing van gescande documenten uit het postvak IN opslaan van documenten uit Microsoft Word en Excel gebeurtenisgerelateerde verwerking van s archiveren van bestanden direct uit het bestandssysteem, per DropZone op het bureaublad van de gebruiker of direct in een ERP-systeem geïntegreerd verwerking van bestanden uit bewaakte mappen

5 De verwerking kan volautomatisch op de achtergrond of met een druk op de knop in het gebruikersdialoogvenster plaatsvinden. De centrale regels waarborgen daarbij het naleven van de organisatierichtlijnen en zorgen voor classificatie, benaming, indexering, toekenning van rechten, versionering, workflowbesturing (ELO Workflow) en de verbinding met de relevante bedrijfsgebeurtenissen. Verwerking van afdrukgegevens Met de in de ELO BLP geïntegreerde tools ELO BLP- Output Manager en ELO BLP-PDF processor wordt de verwerking van zelfgemaakte documenten uit ERPsystemen en beroepstoepassingen gewaarborgd. Met de Output Manager kunnen automatisch afdrukgegevens uit businesstoepassingen beschikbaar worden gesteld. De overdracht gebeurt daarbij via één of meerdere virtuele printers, die naar keuze TIFF- of PDF-bestanden aanmaken en achtergrondformulieren beschikbaar kunnen stellen. De PDF processor kan PDF-bestanden direct uit het bestandssysteem verwerken en biedt ook uitgebreide mogelijkheden voor herkenning en extractie van gegevens direct uit PDF-documenten. Classificatie, indexering, structuuraanmaak, toekenning van rechten van de documenten gebeurt daarbij helemaal automatisch. Eveneens kan worden vastgelegd dat documenten bij herhaalde archivering als versie van het oorspronkelijke document moeten worden gearchiveerd. Zodoende kan de gehele wijzigings- en versiehistorie van een document in ELO traceerbaar worden opgeslagen. Scandocumenten: eigen en vreemde documenten Ondertekende afleveringsbewijzen zoals bijv. pakbonnen, afgetekende testrapporten of prestatiebewijzen zijn als belangrijke bewijsdocumenten relevant om te bewaren. Met behulp van de ELO barcodeherkenning kunnen documenten na het scannen automatisch verwerkt en aan gebeurtenissen in ERP-systemen worden toegewezen. Onze innovaties - Uw groei 5

6 Processen voor inkomende facturen: perfect voor alle uitbreidingsvarianten De geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen biedt aanzienlijk rationaliseringspotentieel. Door de hele procesketen heen kan de gewenste mate van automatisering afhankelijk van het aantal documenten en bedrijfsgrootte trapsgewijs worden verhoogd. Hiervoor biedt ELO bovenop de ELO BLP de krachtige module ELO DocXtractor aan, die met intelligente extractie van documentgegevens of de flexibele mogelijkheden van regelgewijze controle van de inkomende factuur inclusief gegevensvalidatie het proces voor inkomende facturen optimaal ondersteunt. Daarmee worden doorlooptijden tot een minimum gereduceerd en redundante gegevensregistratie vermeden. ELO BLP - systeemoverschrijdende samenwerking s: geïntegreerd verwerken Het opslaan en verwerken van s met ELO als ECM-systeem is van centraal belang, wanneer het gaat om een doorlopende informatievoorziening. Bovendien is het, voor zover het handelscorrespondentie betreft, verplicht om s in oorspronkelijke vorm te bewaren. Met de ELO BLP worden s niet alleen, zoals gewoonlijk gebruikelijk, onder zuiver statische aspecten en in fulltext doorzoekbaar gearchiveerd, maar kunnen aan zakenpartners en gebeurtenissen in leidende systemen worden toegewezen. Hiermee wordt uitvoerig rekening gehouden met de wettelijke eisen.

7 Deze schrijven onder andere voor dat fiscaal relevante s duidelijk geïndexeerd en gedurende een voorgeschreven periode moeten worden bewaard. Met de ELO BLP slaagt de verbinding van de s met bedrijfsgebeurtenissen, ongeacht of het bijv. gaat om een gebeurtenis uit de inkoop, verkoop of andere willekeurige divisies of afdelingen. Deze mogelijkheden van uitgebreide inhoudsorganisatie worden clientgebaseerd direct in Microsoft Outlook of aan serverzijde met de ELO module ELO XC aangeboden en beschikbaar gesteld. De uitgebreide oplossingsportfolio op het gebied van archivering onderscheidt zich daarmee aanzienlijk van op de markt gebruikelijke zuiver technisch gerichte systemen. Naast de oplossingen voor Microsoft Outlook zijn aan client- en serverzijde bovendien andere modules voor Lotus Notes en Tobit beschikbaar. Office-documenten geïntegreerd maken en verwerken ELO BLP wordt naadloos geïntegreerd in Microsoft Outlook, Word en Excel en waarborgt ook hier de op regels gebaseerde documentarchivering en verbinding met bedrijfsgebeurtenissen uit leidende systemen. De verwerking lukt snel en comfortabel. Bij het archiveren van een document kan indien nodig informatie uit leidende systemen of andere bronnen in het dialoogvenster opgezocht of gevalideerd worden. De intuïtieve en gebruikersvriendelijke werkwijze is belangrijk voor een hoge gebruikersacceptatie, die op haar beurt de basis voor een integraal documentmanagement en zodoende een complete transparantie van bedrijfsgebeurtenissen is. De optionele ELO Business Connect-componenten maken het gehele proces op optimale wijze compleet. Contextgevoelig staan de gebruiker gegevens uit leidende systemen rol- en taakspecifiek ter beschikking voor het uitvoeren van verschillende acties. Zo lukt bijv. het opstellen van een brief aan klanten of leveranciers in een handomdraai, hetzij als Word-document of als . Een groot deel van de correspondentie kan via documentsjablonen efficiënt, eenvoudig en bovendien ook nog betrouwbaar worden afgehandeld. Onze innovaties - Uw groei 7

8 Automatisch opslaan met Drag & Drop Documenten en bestanden in het bestandssysteem kunnen eenvoudig via Drag & Drop (slepen en neerzetten) naar één of meerdere actieve archiveringsplekken (zogenoemde DropZones) worden gesleept. Afhankelijk van gekozen bedrijfsgebeurtenis en archiveringsregel gebeuren de verdere verwerking en correcte archivering met gebruikmaking van de ERP-gegevens. De DropZones kunnen direct op het bureaublad van de gebruiker of geïntegreerd in leidende systemen beschikbaar worden gesteld. Order: Drop Files Here Customer: Sample company Project: 2317 Drop Files Here Drop Files Here Bestanden uit het bestandssysteem kunnen per DropZone toegewezen en gearchiveerd worden.

9 Archiveren via bewaakte mappen en uploaden Ook zonder interactie door de gebruiker zorgt ELO BLP voor een betrouwbare en effectieve archivering. Via het Upload Center kunnen profielgestuurd mappen bewaakt en de inhoud ervan geautomatiseerd op basis van regels worden verwerkt. Bestanden en documenten worden voor verdere verwerking en archivering naar centrale services overgebracht. Transparant gemodelleerd en automatisch gedocumenteerd: ELO BLP Documentation ELO BLP Documentation biedt een hoog geautomatiseerde documentatie van de softwaretechnische verwerkingen en integraties en ondersteunt op dit gebied de eisen van een proceduredocumentatie. Hierbij wordt zowel rekening gehouden met de geconfigureerde business-logica (documentclassificatie, indexering, toekenning van rechten, structuuraanmaak, workflow-start en bijbehorende acties) als met de technische configuraties, inclusief de deelsystemen ELO BLP Output Manager en ELO BLP Barcode. De module zorgt voor een duidelijke werkverlichting en doorlopend voor uitgebreide, gestructureerde documentaties op het gebied van gebruiksintegratie met de ELO BLP. Zo worden permanent kosten bespaard. Onze innovaties - Uw groei 9

10 ELO Business Connect Ideaal voor informatiewerker ELO Business Connect (BC) levert de beslissende antwoorden: Informatie en acties in de context integreren - productiviteit op basis van rollen verhogen Met ELO BC is integraal werken mogelijk door overkoepelend gegevensgebruik, intelligent zoeken, procesautomatisering en geraffineerde toepassingsintegratie. De gebruiker staat daarbij in het middelpunt van het gebeuren. ELO BC verbindt bedrijfstoepassingen, documentgeheugens, databases en andere informatiebronnen, Microsoft Office, applicaties van derden en webapplicaties in een integrale context op basis van rollen. Zoeken & vinden, informeren, maken, oproepen & springen en archiveren zijn de centrale functiegroepen. Hiermee krijgen wetenschappelijke en administratieve medewerkers universele mogelijkheden om afzonderlijke zoekresultaten, informatie en toepassingen eenvoudig te koppelen, op te roepen en acties te activeren. Met ELO BC worden heel eenvoudig de noodzakelijke documenten, informatie en handelingsopties voor de huidige werktaak beschikbaar gesteld. Heel eenvoudig - met een klik of helemaal automatisch. ELO BC wordt geïntegreerd in leidende systemen en de lokale desktopcomputer en biedt de gebruiker een elegant eenvoudige toegang tot de juiste informatie en functies voor zijn werktaak. Integraal handelen en identieke informatie in alle interfaces gebruiken dit zijn de belangrijke fundamenten voor een succesvolle bedrijfscommunicatie.

11 ELO BC integreert medewerkers eenvoudig en gericht in bedrijfsprocessen stelt informatie en functies eenvoudig in vertrouwde gebruikersinterfaces beschikbaar maakt de efficiënte interactie van mensen, informatie en toepassingen mogelijk levert geautomatiseerd de juiste gegevens en informatie voor de werktaak gelijk handelen en gelijke informatie - in web- en beroepstoepassingen en volledig geïntegreerd in de lokale desktopcomputer Afbeelding toont: ELO Business Connect Sidebar met weergave van informatie en acties bij een concreet bedrijfsobject. Onze innovaties - Uw groei 11

12 ELO is verkrijgbaar bij: ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Strasse 150, D Stuttgart, Artikelnr. AFLY-BLP-NL ELO Digital Office, het ELO logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional en ELOenterprise zijn merken van ELO Digital Office GmbH in Duitsland en/of andere landen. Microsoft, MS, Windows, Word en Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision zijn gedeponeerde merken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Andere bedrijfs-, product- of servicenamen kunnen merken van andere fabrikanten zijn. Deze publicatie dient alleen voor vrijblijvende algemene informatie en is geen vervanging voor een zorgvuldig individueel advies. De informatie in deze publicatie kan op elk moment, ook zonder voorafgaande kennisgeving, worden gewijzigd. Met name kunnen technische eigenschappen en functies ook per land variëren. Actuele informatie over ELO producten, contractvoorwaarden en prijzen is te verkrijgen bij ELO en de ELO businesspartners en/of ELO channelpartners. De productinformatie geeft de huidige versie weer. Onderwerp en omvang van de diensten zijn uitsluitend gebaseerd op de desbetreffende contracten. ELO waarborgt en garandeert niet dat haar producten of overige diensten de naleving van bepaalde rechtsvoorschriften veiligstellen. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke veiligheidsvoorschriften en overige voorschriften van nationaal en internationaal recht. Onder voorbehoud van wijzigingen, vergissingen en drukfouten. Nadruk en vermenigvuldiging, ook bij wijze van uittreksel, uitsluitend met schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle rechten voorbehouden. Enterprise-Content-Management Documentmanagement Archivering Workflow