BESTEMD VOOR BESTUURSOPDRACHT MAJEURPROJECT VOORTGEZET ONDERWIJS Gemeenteraad STATUS Openbaar DATUM BESTUURLIJKE Wethouder F. Strik OPDRACHTGEVER AMBTELIJKE OPDRACHTGEVER H. Damen hoofd Afdeling Beleid PROJECTLEIDER H. Kamps (beleidsmedewerker team maatschappij, afd. Beleid EXTERNE PARTNERS Werkgroep VOCAAL. Evt. Juridisch adviesbureau en Onderwijsadviesbureau. AANLEIDING: Het bestuur van Het College (vh Bisschoppelijk College), school voor voortgezet onderwijs te Weert, heeft te kennen gegeven dat overwogen wordt om op een nog nader te bepalen moment de nevenvestiging Juniorcollege te Budel te sluiten. De overweging van schoolbestuur LVO (Limburgs Voortgezet Onderwijs) is van bedrijfseconomische aard: een dalend leerlingenaantal gepaard aan verminderde rijksbijdragen en een teveel aan huisvesting, gerekend over alle onderwijslocaties van Het College. Vanwege dit voornemen heeft de gemeenteraad bij de vaststelling van de begroting 2013 besloten als majeur project aan te merken de visie op behoud van het voortgezet onderwijs. Hiertoe heeft de raad een motie aangenomen. De motie vermeldt als opdracht te komen tot een visie op de positie van het Cranendonck College, waarin de kaders voor instandhouding worden aangegeven, alsmede de speelruimte voor de gemeente om de doelstelling instandhouding te bereiken. Ten behoeve hiervan zullen de mogelijkheden tot behoud in beeld moeten worden gebracht, een analyse van de positie van alle belanghebbenden moeten worden gemaakt, evenals een inventarisatie van de wettelijke (on)mogelijkheden. DOELSTELLING: De uitkomsten van het project dient de raad in staat te stellen te beoordelen of en zo ja op welke wijze het schoolbestuur LVO van haar voornemen kan worden gebracht om de locatie Juniorcollege te Budel op een nader te bepalen moment te sluiten. PROJECTRESULTAAT: Eind 2013 wordt aan de raad middels een raadsvoorstel een nota voorgelegd, waarin zijn aangegeven: - de wettelijke kaders en financiële aspecten die te maken hebben met de instandhouding van het voortgezet onderwijs; - de speelruimte voor de gemeente om de doelstelling instandhouding te bereiken. Voor zover instandhouding van het Juniorcollege afhankelijk is van extra (gemeentelijke) financiële middelen, wordt tevens in beeld gebracht hoe hoog die benodigde financiële bijdrage is. In dat geval zal dit ook aan de raad direct als eerste Go/No Goaspect ter besluitvorming worden voorgelegd.
PROJECTAANPAK Het project kenmerkt zich voornamelijk door onderzoek naar en inventarisatie van wettelijke (juridische) kaders en financiële aspecten, gevolgd door een juridische en financiële toetsing van de in beeld gebrachte resultaten. Op basis hiervan zal de speelruimte van de gemeente worden omschreven. Bij het onderzoek zal tevens informatie worden betrokken van de plaatselijke werkgroep VOCAAL, die zich eveneens de instandhouding van het Juniorcollege ten doel stelt. Ook zal met het schoolbestuur LVO worden gesproken, enerzijds om hen deelgenoot te maken van het onderzoek en de zorgen die de gemeente heeft over het voortbestaan van het Juniorcollege, anderzijds om de argumenten van het schoolbestuur te betrekken in het onderzoek. Een en ander zal worden neergelegd in een beleidsdocument op basis waarvan de raad in de gelegenheid wordt gesteld om besluiten omtrent al dan niet te nemen stappen te nemen. PROJECTBEHEERSING: Geld. De kosten van het project staan los van de eventuele gemeentelijke middelen die noodzakelijk zijn voor de instandhouding van het Juniorcollege. Zoals gezegd zullen die in beeld worden gebracht en als eerste Go/No Go-besluit aan de raad worden voorgelegd. Het project zelf is redelijk beperkt van omvang. In principe is daar 50.000,-- structureel beschikbaar voor. De middelen zullen voornamelijk benodigd zijn voor het eventueel inwinnen van extern advies en externe toetsing van de resultaten. In eerste instantie zal binnen de gemeentelijke organisatie de juridische en financiële expertise worden ingeschakeld. Organisatie. Organisatie GEMEENTERAAD COLLEGE B&W STUURGROEP (Klankbordgroep) MT AMBTELIJK OPDRACHTGEVER PROJECTGROEP
Zoveel als mogelijk wordt aangesloten bij het reguliere model van de projectorganisatie. Wel zullen hierin accentverschillen optreden. Zo zal in de praktijk de omvang van de stuurgroep worden beperkt tot de verantwoordelijk portefeuillehouder, het afdelingshoofd en de ambtelijk projectleider. De rollen van de gemeenteraad, college van B&W en het MT worden niet nader omschreven maar maken conform het handboek projectmatig werken standaard deel uit van de projectorganisatie. Stuurgroep/Taken: Ten behoeve van het besluitvormingsproces wordt een stuurgroep ingericht. In de stuurgroep wordt de besluitvorming richting college en raad voorbereid. Er worden geen bevoegdheden van het college gemandateerd aan de stuurgroep. Verantwoordelijke wethouder (onderdeel College B&W) Frans Strik Taken: De verantwoordelijke wethouder is de belangenbehartiger van het project binnen het College. - Heeft namens de bestuurlijke opdrachtgever de opdracht om het project binnen de kaders van de bestuursopdracht te realiseren. - Eerste aanspreekpunt voor het project op bestuurlijk niveau. - Stuurt het project op hoofdlijnen aan. - Overlegt met de ambtelijke opdrachtgever en projectleider over te nemen maatregelen bij veranderde omstandigheden die de vooraf vastgestelde kaders te buiten gaan. - Neemt zitting in de stuurgroep en treedt op als voorzitter. - Geeft belang aan het project en wil het projectresultaat behalen (motivatie en energie). - Laat zich adviseren door de ambtelijk opdrachtgever en projectleider. - Volgt de voortgang van het project op hoofdlijnen. - Is integraal verantwoordelijk. - Kijkt over grenzen van het project en koerst op integraliteit en afstemming met overige collegeleden. Ambtelijke opdrachtgever Hetty Damen Taken Sturing van het project op hoofdlijnen binnen de kaders van de bestuursopdracht en bestuurlijke besluitvorming, niet zijnde de projectleiding. -Toetsing en doorgeleiding van beslisdocumenten naar de bestuurlijk opdrachtgever. - Is budgethouder van het projectbudget. - Beoordeelt en accordeert de project- of bestuursopdracht. - Stuurt de projectleider functioneel aan. - Neemt deel aan de stuurgroep. - Bewaakt de kwaliteit van de advisering naar bestuurlijk opdrachtgever. - Stelt, in overleg met de betrokken lijnmanagers, de benodigde mensen en middelen beschikbaar en voert waar nodig onderhandelingen en gebruik haar rol en invloed om de benodigde mensen en middelen beschikbaar te krijgen.
- Onderscheidt de rol van ambtelijk opdrachtgever van haar rol in de lijnorganisatie. -Overlegt met de bestuurlijk opdrachtgever wanneer opgegeven grenzen/wensen niet realistisch blijken. - Is eindverantwoordelijk voor het informeren van de lijnorganisatie over de inhoud en voortgang van het project. - Volgt de voortgang van het project en is verantwoordelijk voor het informeren van het bestuur (of geeft deze taak aan de projectleider). Projectgroep De projectgroep zal bestaan uit: - projectleider - leerplichtambtenaar - financieel beleidsmedewerker - juridisch medewerker Taken van de projectgroep Voor het project wordt een projectgroep opgericht. De projectgroep is verantwoordelijk voor uitvoering van het project en wordt aangestuurd door de projectleider. Hierbij is de projectgroep verantwoordelijk voor alle werkzaamheden rondom de planvorming, uitwerking, voorbereiding en realisatie. De projectgroep is van begin tot einde gezamenlijk verantwoordelijk voor de realisatie van het project. Tevens bereidt de projectgroep de besluitvorming voor. Projectleider Het project staat onder leiding van een projectleider. De projectleider is inhoudelijk verantwoordelijk voor het project en rapporteert aan de ambtelijk en de bestuurlijk opdrachtgever, geeft dagelijks leiding aan het projectteam, is verantwoordelijk voor de projectbeheersing en budgetbeheer, de kwaliteitszorg van rapportages en adviezen. Voor zover van toepassing behoort het vaststellen van prioriteiten en het nemen van beslissingen binnen de bandbreedte van het project tot het takenpakket van de projectleider. Binnen dit project is de projectleider Henk Kamps. Projectmedewerkers De projectmedewerkers voeren inhoudelijk het werk uit, voor zover dat binnen hun vakgebied valt. Tijd. Gelet op de korte doorlooptijd van het project, periode juni tot raadsvergadering 17 december 2013, is van een beperkte fasering sprake: - fase inventarisatie / onderzoek: juni tot september 2013 - fase toetsing: augustus tot oktober 2013 - fase besluitvorming: september tot 17 december 2013 Informatie. Tussenrapportages en/of voortgangsrapportage worden aangeleverd aan het afdelingshoofd en MT.
Tevens worden via voortgangsrapportages het college en de raad geïnformeerd. Hierbij wordt aangesloten bij de Planning en Control cyclus. Kwaliteit. Zoals eerder is gesteld zullen de uiteindelijke resultaten in een nota worden opgenomen. De kwaliteit daarvan zal zodanig moeten zijn dat de gemeenteraad in staat is om daarop besluiten te baseren en daadwerkelijk te nemen. Voor zover het gaat om structurele financiële gemeentelijke steun ten behoeve van de instandhouding van het voortgezet onderwijs zal dat direct als Go/No Go-aspect ter besluitvorming worden voorgelegd. RISICO S: Financieel risico. Voor het project is door de raad al een budget beschikbaar gesteld. Gelet daarop is van een financieel risico voor het project zelf geen sprake. Dat kan wel gelden indien het projectresultaat leidt tot de conclusie dat de gemeente structureel eigen middelen beschikbaar stelt voor de instandhouding van het Juniorcollege. Het onderzoek binnen dit project zal dit moeten uitwijzen. RELATIE MET ANDERE PROJECTEN EN PLANNEN: Bestuurlijk risico. Uit het onderzoek dient mede naar voren te komen of het schoolbestuur de zelfstandige bevoegdheid heeft om met voorbijgaan aan argumenten van de gemeente tot een definitief besluit omtrent de opheffing van het Juniorcollege over te gaan. De mogelijkheid bestaat dat een dergelijke besluitvorming lopende het onderzoek wordt gedaan. Voor zover daar sprake van is, zal zo spoedig mogelijk in overleg met uw raad de nader te nemen stappen worden besproken. Er is geen sprake van een relatie met andere projecten en plannen die binnen de gemeente lopen of binnen afzienbare tijd en aanvang nemen. BESLUIT GEMEENTERAAD: Vaststellen bestuursopdracht.