Handleiding ZWIP Zorg- en WelzijnsInfoPortaal

Handleiding ZWIP Zorg- en WelzijnsInfoPortaal Handleiding voor zorgverleners ZWIP Handleiding april 2015 1

1 Inleiding Deze handleiding dient ter verduidelijking van het gebruik van de ZWIP applicatie. De mogelijkheden van de applicatie worden toegelicht zodat eventuele vragen beantwoord kunnen worden. Mochten er na het lezen van deze handleiding vragen of onduidelijkheden zijn, dan kunt u contact opnemen met uw ZWIP regiobeheerder via de bij u bekende gegevens. Indien u deze gegevens niet heeft dan kunt u bellen met Topicus Zorg via telefoonnummer 088 77 686 00 of mailen naar melding@topicus.nl ZWIP Handleiding april 2015 2

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 2 2 Inhoudsopgave... 3 3 Aanmelden... 4 4 Berichten... 5 4.1 Ontvangen berichten... 5 4.1.1 Reageren op een bericht... 6 4.1.2 Een nieuw bericht versturen... 6 4.2 Uitnodigingen... 7 5 Patiënten... 8 5.1 Patiënt importeren... 8 5.2 Berichten... 9 5.3 Hulpverleners... 10 5.4 Medicatiepaspoort... 14 5.4.1 Medicatie toevoegen... 14 5.4.2 Medicatie aanpassen... 15 5.4.3 Polyfarmaciecheck... 15 5.5 Ondersteuning... 15 5.5.1 Een ondersteuning toevoegen... 15 5.5.2 Een ondersteuning aanpassen... 16 5.6 Aanvragen WMO en CIZ... 16 5.6.1 Een aanvraag WMO en CIZ toevoegen... 16 5.6.2 Een aanvraag WMO en CIZ aanpassen... 16 5.6.3 Kwetsbaarheid... 17 5.7 Screening... 18 5.8 Aandoeningen... 18 5.9 Zorgplan... 19 5.10 MDO... 19 5.11 Mijn documenten... 20 6 Mijn gegevens... 21 ZWIP Handleiding april 2015 3

3 Aanmelden Om te werken met ZWIP dient u zich aan te melden via Zorgportaal, een beveiligd internet portaal voor zorgverleners om toegang te verkrijgen tot de ZWIP. Om u aan te melden dient u in het bezit te zijn van UZI-pas, Digipass of Mydigipass.com account. Ga naar de website http://zorgportaal.protopicszorg.nl en volg de instructies op het scherm. Na het inloggen klikt u op de tegel ZWIP om te beginnen. ZWIP Handleiding april 2015 4

4 Berichten 4.1 Ontvangen berichten In het tabblad Ontvangen berichten ziet u alle berichtgeving die heeft plaatsgevonden bij alle patiënten waarbij u in het netwerk zit. De informatie is verdeeld over een achttal kolommen: 1. Staat in deze kolom een slotje, dan betekent dit dat een bericht als een privébericht is gestuurd. Een privébericht is alleen zichtbaar voor de zender en ontvanger van het bericht. 2. In deze kolom ziet u een klein icoontje in de vorm van een papieren vliegtuigje. Wanneer u met de muis op het icoon gaat staan wordt getoond of het bericht door een zorgverlener, een patiënt of mantelzorger is verstuurd. 3. Hier ziet u de naam en functie van degene die het bericht verzonden heeft. 4. Hier ziet u de naam en functie van degene die het bericht ontvangen heeft. 5. Hier ziet u de naam en geboortedatum van de patiënt waar het bericht betrekking op heeft. 6. Deze kolom laat het onderwerp van het bericht zien. 7. Hier ziet u de datum en het tijdstip waarop de laatste reactie is gegeven. 8. De laatste kolom laat het aantal nieuwe, ongelezen reacties op een bericht zien. Standaard worden alleen alle nieuwe berichten weergegeven, waarbij het meest recente bericht bovenaan staat. Als u alle berichten wilt zien dan klikt u op berichtenselectie, alle. Wilt u alleen alle nieuwe berichten zien dan klikt u bij berichtenselectie op alleen nieuwe berichten. Als u berichten wilt zoeken vult u een trefwoord in en klikt u op de knop Zoeken. Indien u meer zoekcriteria wenst te gebruiken kunt u op de knop naast de knop Zoeken klikken. U krijgt dan meerdere velden te zien die u in kunt vullen. ZWIP Handleiding april 2015 5

4.1.1 Reageren op een bericht Als u een reactie wilt geven op een bericht dan klikt u op een willekeurige plek van desbetreffend bericht. In het volgende scherm krijgt u alle reacties op dit bericht in chronologische volgorde te zien. Vervolgens klikt u onderaan in het scherm op de knop Beantwoorden. U kunt nu aangeven naar wie het bericht verstuurd moet worden, standaard staat de verzender als nieuwe ontvanger ingegeven maar met de knop Hulpverlener zoeken kunt u andere hulpverleners toevoegen aan dit bericht. U kunt het bericht typen en met de knop Versturen wordt het bericht verzonden. Alle hulpverleners waar u het bericht naar stuurt krijgen een e-mail op hun werk gerelateerde e- mailadres met de notificatie dat er een bericht aan hen verzonden is binnen ZWIP. De rest van de hulpverleners in het netwerk van de patiënt krijgen deze e-mail niet, maar kunnen het bericht wel inzien (tenzij het een privébericht betreft). 4.1.2 Een nieuw bericht versturen Als u een nieuw bericht wilt opstellen dan moet u eerst via het tabblad Patiënten naar de patiënt gaan waar het bericht betrekking op zal hebben. U klikt op de patiënt en ziet bovenaan het scherm de knoppen Nieuw bericht en Nieuw privébericht staan. Voor beide gelden dezelfde stappen, het verschil is echter dat u een privébericht slechts naar één persoon kunt sturen. Door op de knop Nieuw bericht of Nieuw privébericht te klikken, kunt u in het volgende scherm aangeven naar wie u het bericht wilt versturen (middels de knop Hulpverlener zoeken ), wat het onderwerp is van het bericht en het bericht zelf typen. Middels de knop Versturen verzendt u het bericht. ZWIP Handleiding april 2015 6

4.2 Uitnodigingen Onder het tabblad Ontvangen berichten ziet u het tabblad Uitnodigingen. Als u door een patiënt bent uitgenodigd om deel te nemen aan zijn/haar zorgnetwerk, komt de uitnodiging hier te staan. U ontvangt een e-mail bericht op uw werk gerelateerde e-mail dat u een uitnodiging heeft ontvangen. U ziet staan wie u heeft uitgenodigd, inclusief geboortedatum en BSN, en de datum en het tijdstip waarop dit is gebeurd. Vervolgens kiest u door middel van de knoppen Niet akkoord en Akkoord, of u de uitnodiging accepteert. Kiest u voor akkoord, dan komt deze patiënt direct in uw lijst met patiënten te staan. ZWIP Handleiding april 2015 7

5 Patiënten In het tabblad Patiënten kunt u alle patiënten vinden waarbij u in het netwerk zit. Standaard worden de eerste 15 patiënten op alfabetische volgorde getoond. Zoekt u een specifieke patiënt, dan kunt u één of meerdere gegevens invoeren en rechts in het scherm op de knop Zoek patiënt klikken. De patiënt die u zoekt wordt zichtbaar in het scherm, klik op de naam van de patiënt en in het volgende scherm komt u in het dossier van de patiënt. 5.1 Patiënt importeren Op het tabblad Patiënt importeren worden alle nieuwe patiënten getoond die u in Topicus KIS heeft aangemeld voor ZWIP. U kunt dit alleen doen als u hier het recht voor hebt gekregen. Om een patiënt te importeren klikt u op het bolletje voor de naam van een patiënt. Klik op volgende en een nieuw scherm met de persoonsgegevens wordt geopend. Vul de persoonsgegevens aan en klik op volgende. ZWIP Handleiding april 2015 8

Vervolgens stelt u het netwerk van zorgverleners van de patiënt samen. Klik op de knop Uitnodigen achter de naam van een zorgverlener om deze persoon toe te voegen aan het netwerk. Klik op de knop Volgende. Maak een keuze of de patiënt en/of mantelzorger actief wil deelnemen aan ZWIP. Vervolgens kunt u de patiëntbrief met de aanmeldgegevens printen. Klik op de knop Afronden om het importeren van de patiënt te voltooien. U kunt nu de patiënt zoeken en openen via Patiënt zoeken. 5.2 Berichten Nadat u op de naam van de patiënt hebt geklikt, komt u in het dossier van de patiënt. U start direct in het tabblad Berichten en u ziet alle berichtgeving die heeft plaatsgevonden met betrekking tot deze patiënt in chronologische volgorde verschijnen. Ook vindt u hier de knoppen Nieuw bericht en ZWIP Handleiding april 2015 9

Nieuw privébericht zoals beschreven in het hoofdstuk Berichten. Rechts in het scherm ziet u de berichten ziet u de basisgegevens van de patiënt, onder deze tabel vindt u de knop Uitgebreide gegevens om meer gegevens over de patiënt in te zien (onder andere eerste en tweede contactpersoon gegevens, verzekeringsgegevens en toestemmingen). Aan de linkerkant van het scherm ziet u tien tabbladen staan. Deze vormen gezamenlijk het dossier van de patiënt en worden hieronder beschreven. 5.3 Hulpverleners In dit tabblad ziet u alle hulpverleners die tot het netwerk van de patiënt behoren. U ziet hier de basisgegevens van de hulpverleners, waaronder naam, functie en gegevens van de organisatie waar de hulpverlener werkzaam is. Dit is tevens hetgeen wat zichtbaar is voor de patiënt. Door op de hulpverlener te klikken, krijgt u in een volgend scherm meer informatie te zien over de hulpverlener, zoals telefoonnummer, e-mailadres en aanwezigheid. Deze gegevens zijn voor de patiënt niet inzichtelijk. Bij uzelf ziet u uw eigen gegevens staan, hiernaast ziet u de knop Mijzelf verwijderen. Mocht u uit het netwerk willen van de patiënt (bijvoorbeeld als u geen behandelrelatie meer met de patiënt hebt), dan klikt u hierop. Vervolgens komt er een kleiner scherm naar voren met de vraag of u zeker weet dat u zich uit het netwerk van de patiënt wilt verwijderen. Klik op de knop Ja, verwijderen en u behoort direct niet meer tot het netwerk van de patiënt. ZWIP Handleiding april 2015 10

3.3 Mijn doelen Hier heeft de patiënt, veelal in samenspraak met een hulpverlener, de mogelijkheid om persoonlijke doelstellingen en bijbehorende actieplannen te formulieren. Zowel de patiënt als alle betrokken hulpverleners hebben de mogelijkheid om hier doelen en actieplannen toe te voegen. ZWIP Handleiding april 2015 11

3.3.1 Doel toevoegen Als u samen met de patiënt een doel wilt formuleren, dan klikt u rechts op de knop Voeg doel toe. Er opent een nieuw scherm waarin u een aantal velden vindt die nodig zijn om op de juiste wijze een doel te kunnen toevoegen. Hieronder volgen de velden die u in dient te vullen: U begint met het verwoorden van het doel zelf, dit is een verplicht veld en u kunt het doel niet opslaan zonder dit veld in te vullen. U geeft aan met wie dit doel bepaald is, u kunt de hulpverlener uit het drop-down menu kiezen of kiezen voor Anders, namelijk. Ook dit is een verplicht veld om in te vullen. Het derde en laatste verplichte veld is de aanleiding van de doelbepaling. U kunt met een drop-down menu aangeven of de aanleiding op indicatie is. U kunt aangeven van wie dit doel is, van de patiënt zelf of van de mantelzorger. U kunt aangeven wat de status van dit doel is, actueel of niet actueel. U kunt aangeven tot welk domein dit doel behoort. U kunt aangeven wat het tijdsbestek is van dit doel, Direct, Korte termijn of Lange termijn. U kunt aangeven wat de specificiteit is van dit doel, Globaal, Er tussenin of Specifiek. U kunt aangeven wat de mate van uitdaging is voor de patiënt, Moeilijk, Er tussenin of Makkelijk. Door op de knop Opslaan te klikken wordt het doel bewaard en zichtbaar binnen het doelenoverzicht bij Mijn doelen. Hier komt tevens een cijfer voor te staan, om aan te geven welk doelnummer zojuist is aangemaakt. U kunt het aanmaken van het doel te allen tijde stoppen door op de knop Annuleren te klikken, u keert dan automatisch terug naar het tabblad Mijn doelen. ZWIP Handleiding april 2015 12

3.3.2 Actieplan toevoegen Om te helpen bij het behalen van een doel, is er de mogelijkheid om een actieplan bij dit doel te maken. Hier wordt dieper ingegaan op de motivatie van de patiënt om dit doel te verwezenlijken, een omschrijving van de actie en eventuele belemmeringen. Hieronder een overzicht van de velden van het actieplan: U kunt een titel geven aan dit actieplan, bijvoorbeeld iets in relatie met het bijbehorende doel. U kunt een status geven aan dit actieplan, Actueel of Niet actueel. U kunt aangeven van wie het Actieplan is, van de patiënt zelf of van de mantelzorger. U kunt een doel koppelen aan een actieplan door gebruik te maken van het drop-down menu. Hierin vindt u alle beschikbare doelen, door op het juiste doel te klikken wordt duidelijk dat dit actieplan bij dat doel hoort. U kunt aangeven met wie het actieplan gemaakt is, u kunt de hulpverlener uit het drop-down menu kiezen of kiezen voor Anders, namelijk. U kunt aangeven hoe belangrijk dit actieplan voor de patiënt is door een cijfer aan te vinken, waarbij 1 staat voor Heel erg onbelangrijk en 10 voor Heel erg belangrijk. U kunt aangeven waarom de patiënt dit een belangrijk actieplan vindt. De motivatie van de patiënt is erg belangrijk voor het slagen van het actieplan en het behalen van de doelstelling. U kunt aangeven of er bepaalde dingen zijn die het moeilijk maken voor de patiënt om het doel te bereiken. Klikt u op Ja, namelijk: dan ontvouwt hieronder een nieuw tekstveld waar u aan kunt geven welke dingen dit zijn. U kunt aangeven wat de patiënt gaat doen, eventueel als eerste stap, om het doel te behalen. Hierbij kunt u in het eerste veld aangeven wat de patiënt gaat doen en in het tweede veld hoe de patiënt dit gaat doen. U kunt vervolgens aangeven vanaf wanneer dit plaats gaat vinden en hoe vaak dit zal zijn. Erg belangrijk is om aan te kunnen geven hoe zeker de patiënt is dat dit gaat lukken door middel van een cijfer, waarbij 1 staat voor Heel erg onzeker en 10 voor Heel erg zeker. Als laatste kunt u aangeven wanneer u bespreekt hoe het is gegaan door een datum in te geven. Door op de knop Opslaan te klikken wordt het actieplan bewaard en zichtbaar binnen het doelenoverzicht bij Mijn actieplannen. U ziet dat bij het actieplan een doelnummer staat, welke correspondeert met het aangegeven doel. ZWIP Handleiding april 2015 13

Tevens ziet u het versienummer staan, bij het eerste actieplan staat deze standaard op 1.0. Naast de knop Actieplan toevoegen, heeft u de beschikking over de knop Nieuwe versie. Als u deze knop aanklikt, dan kunt u aangeven van welk actieplan u een nieuwe versie wilt maken door het actieplan aan te vinken en op de knop Nieuwe versie aanmaken te klikken. Vervolgens opent het actieplan en krijgt u de mogelijkheid om een het actieplan aan te passen en er een nieuwe versie van te maken. U kunt het aanmaken van het actieplan te allen tijde stoppen door op de knop Annuleren te klikken, u keert dan automatisch terug naar het tabblad Mijn doelen. 5.4 Medicatiepaspoort Het medicatiepaspoort geeft een overzicht van de aanwezige medicatie bij de patiënt. De medicatie is onderverdeeld in medicatie op recept, zelfzorgmedicatie en er is een apart gedeelte voor de polyfarmaciecheck. Alle medicatie is in te voeren, aan te passen en te verwijderen door alle hulpverleners in het netwerk van de patiënt en de patiënt zelf. Bovenaan de pagina wordt duidelijk gemaakt wie voor het laatst (met datum en tijdstip) een aanpassing in het medicatiepaspoort heeft gedaan. 5.4.1 Medicatie toevoegen Medicatie kan handmatig worden toegevoegd. Klik rechts in het scherm op de knop Medicatie toevoegen en vul de tekstvelden nauwkeurig in. Klik vervolgens op de knop Opslaan en de nieuwe medicatie wordt direct verwerkt in de lijst met medicatie. ZWIP Handleiding april 2015 14

5.4.2 Medicatie aanpassen Iedereen kan medicatie aanpassen. Door op de medicatie te klikken verschijnt in het volgende scherm een aantal ingevulde tekstvelden. Pas datgene aan dat u gewijzigd wilt hebben en klik vervolgens op de knop Opslaan. De wijziging wordt direct verwerkt. 5.4.3 Polyfarmaciecheck Onder het kopje polyfarmaciecheck kan een apotheker de uitkomst van een afgenomen polyfarmaciecheck plaatsen. Hierbij kan tevens de datum waarop de polyfarmaciecheck heeft plaatsgevonden ingevoerd worden. 5.5 Ondersteuning In dit tabblad ziet u de aanwezige ondersteuning bij de patiënt. Met ondersteuning wordt bedoeld welke hulpverleners zorg bieden en welke informele zorg betrokken is bij de patiënt. Te zien is van wie de patiënt de ondersteuning ontvangt, op welke dagen en tijden dit gebeurd en wat het doel is van de ondersteuning. 5.5.1 Een ondersteuning toevoegen Rechts in het scherm ziet u de knop Ondersteuning toevoegen staan, klik hierop om een nieuwe ondersteuning toe te voegen. Vul alle velden in en klik op de knop Opslaan om de nieuwe ondersteuning toe te voegen aan de lijst met ondersteuningen. ZWIP Handleiding april 2015 15

5.5.2 Een ondersteuning aanpassen U kunt een ondersteuning aanpassen, bijvoorbeeld als u als fysiotherapeut besluit dat de patiënt niet 2 keer in de week maar 1 keer in de week fysiotherapie nodig heeft. Dit doet u door op de ondersteuning te klikken en de wijziging door te voeren. Klik op de knop Opslaan, er verschijnt een melding dat de gegevens zijn gewijzigd en de wijziging wordt direct doorgevoerd bij zowel de hulpverleners als de patiënt. 5.6 Aanvragen WMO en CIZ In dit tabblad ziet u een overzicht van alle (aangevraagde) voorzieningen vanuit de WMO en CIZ voor de patiënt. U ziet om welke voorziening het gaat, wie de voorziening heeft aangevraagd en welk dossiernummer hier bij hoort. Daarnaast ziet u de datum waarop de voorziening is aangevraagd, de datum waarop de voorziening is gerealiseerd en de datum waarop de aanvraag vervalt. 5.6.1 Een aanvraag WMO en CIZ toevoegen Als u een nieuwe aanvraag wilt toevoegen doet u dat door rechts in het scherm op de knop Aanvraag WMO en CIZ toevoegen te klikken. Vul alle velden in (data invoeren doet u door middel van de kalender) en klik op de knop Opslaan. De nieuwe aanvraag WMO en CIZ wordt direct toegevoegd aan de lijst. 5.6.2 Een aanvraag WMO en CIZ aanpassen U kunt een aanvraag WMO en CIZ aanpassen, bijvoorbeeld als de datum bekend is waarop de aanvraag is gerealiseerd. Klik op de voorziening en pas datgene aan wat u veranderd wilt hebben. Een datum invoeren of wijzigen kunt u doen door op de kalender te klikken en de juiste datum erbij te zoeken. Klik vervolgens op de knop Opslaan en de wijziging wordt direct verwerkt. ZWIP Handleiding april 2015 16

5.6.3 Kwetsbaarheid In dit tabblad ziet u naar oordeel van de hulpverleners hoe het met de patiënt gaat. De patiënt kan daarnaast aangeven hoe hij/zij deze deelgebieden zelf als probleem ervaart. Wanneer het kwetsbaarheidsoordeel over een patiënt is ingevuld in Topicus KIS, wordt deze informatie in ZWIP overgenomen bij het importeren van een nieuwe patiënt. Dit overnemen van de gegevens gebeurt eenmalig, alleen bij het importeren van een patiënt. ZWIP Handleiding april 2015 17

5.7 Screening In dit tabblad vind u relevante informatie over eerder afgenomen screening of probleemanalyses. Uitslagen van afgenomen screeningsmethodes kunnen hier beschreven worden. 5.8 Aandoeningen In dit tabblad kunt u aandoeningen toevoegen die actueel en relevant zijn. De oudere geeft aan wat zichtbaar mag zijn voor zijn of haar hulpverleners in ZWIP. ZWIP Handleiding april 2015 18

5.9 Zorgplan In dit tabblad kunt u een zorgplan invullen. De eerder ingevoerde behandeldoelen en beperkingen zijn hier weergegeven. U kunt aanvullende gegevens invoeren en een nieuw zorgplan starten. Dit zorgplan is gebaseerd op de SFMPC-matrix, de standaard vanuit de NHG. Als u een nieuw zorgplan wilt invoeren dan klikt u op de knop Nieuw zorgplan starten. U ziet de verschillende onderdelen van de SFMPC-matrix verschijnen en de knop Probleem toevoegen. Klik hierop en in een pop-up heeft u de mogelijkheid uw zorgplan te registeren. Na opslaan vindt u uw zorgplan terug in de SFMPC-matrix, deze is inzichtelijk voor alle hulpverleners en de patiënt. 5.10 MDO Via dit tabblad kunt een MDO verslag toevoegen. Deelnemers die bij het MDO aanwezig zijn of waren kunnen worden toegevoegd. Tevens kan de datum van het MDO worden ingevuld. Onder het kopje MDO verslag kan het MDO verslag uitgewerkt worden. ZWIP Handleiding april 2015 19

5.11 Mijn documenten Op dit tabblad kunt u relevante documenten toevoegen, deze zijn voor zowel de patiënt als de betrokken hulpverleners inzichtelijk. Klik op Bestand toevoegen om een nieuw bestand te uploaden. Dit werkt hetzelfde als een bestand toevoegen aan de bijlage van een e-mailbericht. Als hulpverlener kunt u alle documenten ook weer verwijderen, de patiënt kan alleen de door hemzelf geüploade documenten verwijderen en niet die van hulpverleners. ZWIP Handleiding april 2015 20

6 Mijn gegevens In dit tabblad vindt u uw gegevens zoals deze door u zijn ingevuld. Naast de standaard gegevens als naam, telefoonnummer en E-mail, kunt u ook aangeven op welke dagen u bereikbaar bent en kunt u een foto van uzelf uploaden. Alles is op elk gewenst moment aan te passen en kan vervolgens opgeslagen worden door rechtsonder op de knop Opslaan te klikken. ZWIP Handleiding april 2015 21