Event Maatregelen bij harde win Site Regelgeving Best Practice Incident Communication Event Pag. 1 van 7 Incident Communication Event Doel: 1. Delen van feiten over incidenten die hebben plaatsgevonden 2. Delen van de eerste leerpunten van een incident dat meerwaarde heeft voor meerdere organisatieonderdelen van de site bewoner incl. contractors. Het is noodzakelijk als eerste stap om een snelle en juiste inschatting te krijgen van de ernst van het incident en de leerpunten voor de deelnemers aan de ICE meeting en de door hen vertegenwoordigde organisatieonderdelen. Omdat de doelstelling van de ICE meeting ruim is, is altijd een inschatting nodig of er wel of niet een ICE meeting gehouden dient te worden. De volgende criteria en richtlijnen zijn bedoeld als leidraad om tot een uniforme benadering te komen. Toepassingsgebied: Alle medewerkers van de site bewoner en van de huisfirma s/contractors Onderwerpen: Een ICE meeting wordt georganiseerd, door de afdeling die het incident is overkomen: 1. Bij een incident waarbij een serieus effect is opgetreden of een near miss waarbij een serieus effect had kunnen optreden. Een classificatie lijst opgesteld door de sitebewoner met betrekking tot ernst van incidenten kan hierbij helpen. 2. Bij discretionair besluit van het management (van het betreffende organisatieonderdeel), en/of de Manager QESH, op basis van leereffect, keuze doelgroep. Aanvullende richtlijnen. 1. Over de timing van de ICE meeting wordt per geval beslist door overleg tussen de Director van betreffende eenheid, de QESH Manager, op basis van een voorzet door de Manager van betroffen afdeling. 2. Indien voor een incident geen generieke leerpunten voor de site bewoner zijn, kan besloten worden om geen ICE-meeting bijeen te roepen en dit besluit te communiceren via management van betrokken afdelingen in de eigen organisaties (site bewoner en haar partners) en optioneel via intranet van de site-bewoner. 3. De resultaten van een incidentenonderzoek worden naar de doelgroep van de ICEmeeting gecommuniceerd in de vorm van een presentatie (de ICE-B; zie onderstaand afloopschema) nadat de verantwoordelijke manager het rapport heeft aanvaard en de te nemen acties gedefinieerd. Focus in de presentatie is op de leerpunten van meerwaarde voor meerdere groepen.
Event Maatregelen bij harde win Site Regelgeving Best Practice Incident Communication Event Pag. 2 van 7 Start Meld ICE incident aan genodigden en tegelijkertijd uitnodigen voor meeting De Operations Manager of gelijkwaardig van de afdeling cq. huisbaasgebied waarbinnen het incident is opgetreden, nodigt de ICE genodigden (doorgaans alle leidinggevers van MT t/m 1e lijnsleidinggevers, de directeur en/of manager/chefs huisfirma s en contractors, de communications medewerker en de SHE officers) uit voor een toelichting op het incident: de ICE meeting. Timing: 10:00 uur, eerste werkdag na het optreden van het incident; indien incident ná 15:30 heeft plaatsgevonden een additionele dag later) Communicatie Incident ICE Communicatie Presentatie naar gehele bezettting Communicatie naar bezetting via de lijn Communicatie Vervolg Presentatie ICE-B Einde Operations Manager of gelijkwaardig, directeur/manager huisfirma, delen de feiten mede betreffende het incident, via een presentatie conform ICE meetingformat (zie bijlage) eventueel aangevuld met foto s. Dit ten behoeve van de informatievoorziening naar de rest van de bezetting, met als doel voorkoming van soortgelijke incidenten bij collega s. Aanwezigheid van de ICE genodigden is bijvoorkeur verplicht en wordt geregistreerd middels een aanwezigheids-registratie formulier en traceerbaar gearchiveerd. Bij verlof of werkzaamheden off-site is deelname niet verplicht De communications medewerker draagt zorg dat alle incident informatie wordt verzameld en publiceert dezelfde dag een intranet artikel, de zgn. ICE presentatie Binnen 24 uur, of anders de eerstvolgende werkdag, bespreken de managers/1 e lijns leidinggevers dit voorval binnen de eigen afdeling. Huisfirma s: de leidinggevers communiceren het voorval aantoonbaar binnen 5 werkdagen aan de on-site organisatie. De ICE presentatie kan in hun gehele organisatie (on en off-site) gedeeld worden. De Operations Manager of gelijkwaardig en de directeur/manager van de huisfirma, maken zodra alle detail informatie na afloop van de incidentanalyse beschikbaar is, een vervolg presentatie ICE-B. Deze presentatie bevat bevindingen, gedefinieerde en aanvaardde acties en leermomenten. De ICE-B presentatie wordt door de Operations Manager of gelijkwaardig en de directeur/manager huisfirma verspreid naar de uitnodigingslijst van de eerste ICE meeting. In de eigen organisatie wordt deze presentatie met de medewerkers gecommuniceerd/besproken. De leidinggevers van huisfirma s communiceren de bevindingen binnen 5 werkdagen in de on-site organisatie. De ICE-B presentatie kan in hun gehele organisatie (on en offsite) gedeeld worden. De communications medewerker draagt zorg dat de ICE-B presentatie op het site-bewoner intranet wordt geplaatst en ter kennis wordt gebracht van de overige site-bewoners. Bijlagen: 1. Presentielijst ICE d.d.: 2. Klik voor Download format ICE-meeting
Event Maatregelen bij harde win Site Regelgeving Best Practice Incident Communication Event Pag. 3 van 7 Presentielijst ICE meeting d.d.: Bijlage 1 Naam Afdeling Paraaf
Event Maatregelen bij harde win Site Regelgeving Best Practice Incident Communication Event Pag. 4 van 7 Format ICE-meeting Bijlage 2
Event Maatregelen bij harde win Site Regelgeving Best Practice Incident Communication Event Pag. 5 van 7
Event Maatregelen bij harde win Site Regelgeving Best Practice Incident Communication Event Pag. 6 van 7
Event Maatregelen bij harde win Site Regelgeving Best Practice Incident Communication Event Pag. 7 van 7
Afdeling/plant Datum Korte omschrijving incident Chemelot Site Permit B.V. 1
Het doel is de eerste bevindingen en de mogelijke leerpunten met meerwaarde voor de deelnemers aan de ICE meeting en de door u vertegenwoordigde eenheden te delen Incident: Communication : Event: Korte omschrijving van gebeurtenis/ incident Wat er is, zover nu bekend, feitelijk gebeurd Waar en wanneer is het gebeurd Welk directe gevolg is er Welke maatregel(en) getroffen Welke eerste waarnemingen Welke eerste leerervaring te delen Wat zijn eerstvolgende stappen Wat te delen met je medewerkers Chemelot Site Permit B.V. 2
Samenvatting Wat: Wat is er gebeurd. Wanneer: Datum: Tijd: uur Waar: Ernst: Chemelot Site Permit B.V. 3
Draaiboek Format Incident Communications Meeting Welkom Beschrijving gebeurtenis (wie, wat, waar, wanneer, etc.) Daadwerkelijke/Mogelijke effecten/gevolgen (hoe is het met de medewerker/collega of wat was de milieu belasting?) Delen van de feiten en eerste leerpunten, vermijd ingaan op oorzaken en speculaties ten aanzien van dieper liggende oorzaken. Hoe verder? (wat is al gedaan, onderzoek, wat moet nog?, tijdlijn) Zijn er items die eruit springen? Communicatie naar extern (andere site bewoners, contractors, etc.) ten behoeve van leren van incidenten Wat kunnen anderen/collega s/contractors hier van leren? Chemelot Site Permit B.V. 4
Attentiepunten/ Format Incident Communications Meeting Attendeer op presentielijst(en) en laat ze tekenen. Herhaal de vragen uit de zaal. Dan kan men de antwoorden beter plaatsen. Gebruik in je presentatie geen namen Geef aan naar wie vragen gestuurd kunnen worden. Chemelot Site Permit B.V. 5
Resumé Incident Communication : Korte omschrijving van gebeurtenis/ incident Event: Wat terugkoppelen aan je medewerkers 1. Wat is er gebeurd? 2. Wat is er in de context c.q. omgeving gebeurd? 3. Leren van het incident: Waar kan zoiets* in jouw werkomgeving gebeuren? Zouden de gevolgen ernstig(er) kunnen zijn? Welke actie is noodzakelijk? 4. Na afloop van het onderzoek komt er een ICE-B presentatie met: Doorbroken barrières Aanbevelingen Besloten acties met de actievoerders en data *in de breedste zin, dus niet exact het voorgevallene, maar vergelijkbaar. Chemelot Site Permit B.V. 6
Handreikingen voor de sprekers Houd het doel van de meeting altijd voor ogen (informeren en voorkomen volgongevallen) Houd rekening met wat er tijdens de presentatie anders kan lopen dan normaal Geef richting en sturing aan het publiek Feedback wordt uitgelokt door je als spreker kwetsbaar op te stellen\ Check einde meeting door concrete vragen aan het publiek, of het doel van de meeting bereikt is Chemelot Site Permit B.V. 7