Handleiding VCA-tool. Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

Transcriptie

1 Handleiding VCA-tool Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

2 Handleiding VCA-tool Gebruik je kop en de juiste knop! Dit is versie 1.0 van de VCA-tool; goed doordacht, zorgvuldig gebouwd en getest. Toch kan het vast nog beter. Misschien ontdek je wel een fout. Geef het door! Dat is makkelijk te doen via de Qtracker (klik). Invoer in een vak kun je het beste afsluiten met tab. De VCA-tool werkt op de persoon en op personeelsnummer. Zo kan plannen v/e Toolbox voor een ander wel, maar alleen onder diens naam en nummer. KLIK om door te gaan 2

3 Handleiding VCA-tool Voor wie is wat bestemd? VCA-statuscheck: Voor hen die bij aanvang van een project de VCAstatus checken, of later, bij aanvankelijke onduidelijkheid, of bij onvoorziene buitenactiviteiten. VCA-bladen 1 & 2: Voor hen die als Operationeel Leidinggevende in het team dat de buitenactiviteit uitvoert zijn aangewezen. Toolboxplanning: Voor groepsmanagers/secretaresses, en anderen die een toolbox willen plannen en mensen daarvoor willen uitnodigen. Aanwezigheid toolboxmeeting registreren: Voor de toolbox-gever. Presentielijst tekenen: Voor de deelnemers aan een toolboxmeeting. Het dashboard: Voor hen die willen weten welke toolboxen er gepland staan, en willen weten hoeveel toolboxen zij gevolgd en/of gegeven hebben. 3

4 Bepalen VCA-status van een project Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

5 VCA-statusCheck Heeft dit nieuwe project VCA-activiteiten in zich? 1. Elke offerte die project wordt, check je minimaal 1 keer op de VCA-status. 2. Degene die het projectnummer toekent, is hier voor verantwoordelijk. 3. Check de VCA-status van het project direct na toekennen projectnummer. 4. Is de status nu GEEN VCA, en is het onzeker of gaandeweg het project de status zou kunnen veranderen in WEL VCA, voer de statuscheck dan later opnieuw uit. Je zou dat bijvoorbeeld halverwege de looptijd nog eens kunnen doen. Of je doet het wanneer er toch opeens mensen naar buiten moeten gaan. KLIK om door te gaan 5

6 Checken VCA-status: Het beginscherm 1. Klik op Projecten om in dit scherm te komen. 2. Klik, en check de VCA-status van een nieuw project. 3. Hier kan je op projectnummer lopende projecten zoeken (om nogmaals de check uit te voeren, bijvoorbeeld). 4. Klik op dit icoon om een bestaand project te openen (zie ook 3.) KLIK om door te gaan 6

7 Checken VCA-status: Statuscheck aanmaken 1. Voer hier het projectnummer in [+ tab] 2. Voer hier de naam van het project in [+ tab] 3. Sla de gegevens op [+ enter/klik]. KLIK om door te gaan 7

8 Checken VCA-status: Statuscheck aanmaken 1. Beantwoord alle vragen van de statuscheck. 2. Sla op, en de uitkomst is boven in het scherm in een pop-up te zien. Is het een VCA-project? Dan ga je meteen door naar een volgend scherm, waarin het overzicht van het betreffende project te vinden is. Je kan ook stoppen en de volgende stap in het VCAproces later oppakken (zie dia 5: Overzicht lopende projecten). 8

9 Aanmelden project met VCA-blad 1 Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

10 VCA-blad 1 Waarom vul ik dit in? 1. Invullen van het blad geeft inzicht in de actuele arbeidsrisico s. 2. Door de koppeling tussen PeopleSoft en de VCA-tool: a) kan alleen iemand met VCA-VOL ingevoerd worden als Operationeel Leidinggevende op locatie, b) wordt voor ieder teamlid, automatisch en op basis van de actuele arbeidsrisico s, de noodzaak tot aanvullende scholing bepaald. 3. VCA-tool dwingt om op relevant V&G-gebied geschoolde mensen in te zetten. 4. De VCA-tool meldt zelf buitenactiviteiten aan bij de VCA-coördinator, ook ten behoeve van WPI s door het management, en worden automatisch mails over scholingsnoodzaak aan betrokken medewerkers en leidinggevenden verstuurd. 5. Bij elk volgend project checkt de VCA-tool of aan een eerder geconstateerde scholingsnoodzaak is voldaan. Zo niet, dan mag je niet mee in die buitenactiviteit! KLIK om door te gaan 10

11 VCA-blad 1 Naar het overzicht van een bestaand VCA-project 1. Klik op Projecten en je komt in dit scherm. 2. Gebruik de zoekfunctie, of 3. klik op dit icoontje uit de lijst met projecten. KLIK om door te gaan 11

12 VCA-blad 1 Maak VCA-blad 1 aan 1. Klik op dit icoontje ( VCA-Blad 1 aanmaken ) KLIK om door te gaan 12

13 VCA-blad 1 Vul het blad in (1/3) 1. Deel van voor-/achternaam is genoeg. Bij 1b komt afdeling van O.L. vanzelf op. 2. Geef een korte beschrijving van de activiteit(en). 3. spreekt voor zich. 4. Invullen als V&G-plan voor dit werk op maat is gemaakt (of n.v.t.) 5. Invullen bij algemeen/ generiek V&G-plan (of n.v.t.) KLIK om door te gaan 13

14 VCA-blad 1 Vul het blad in (2/3) 1. Vink aan wat van toepassing. 2. idem. 3. idem. 4. Vink de risico s aan die bekend zijn op grond van de beschikbare documentatie. KLIK om door te gaan 14

15 VCA-blad 1 Vul het blad in (3/3) 1. Geef overige teamleden (van Movares). 2. Bij 1. gegeven namen verschijnen hier. 3. Arno s voor deze activiteit relevante VGM-modules zijn niet in PeopleSoft geregistreerd. Er gaat een mail hierover naar hem en zijn manager. 4. Marius is wel 100% gekwalificeerd. 5. Registreer eventuele teamleden van andere werkgevers. 6. Klik hier om 5. te bevestigen. 7. Sla VCA-blad 1 op. Je krijgt nog een vraag of alles ingevuld is. Zo ja, klik dan ok 15

16 Het gebruik van VCA-blad 2 Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

17 VCA-blad 2 Waarom en hoe vul ik dit in? 1. Door deze checklist te gebruiken wordt iedereen zich beetje bij beetje bewuster van allerlei mogelijk risico s bij uitvoering. 2. Het uitvoeren van een werkplekinspectie per project is een verplichting vanuit de VCA**. 3. Werkplekinspecties kunnen heel veel nuttige leermomenten opleveren; óók voor anderen. 4. Gebruik de downloadable, papieren versie alléén voor gebruik zonder internet. Je moet het later toch weer in de VCA-tool inkloppen. KLIK om door te gaan 17

18 VCA-blad 2 Een VCA-blad 2 bij het project zoeken 1. Klik op Projecten en je krijgt dit scherm. 2. Gebruik de Zoekfunctie, of 3. klik in de lijst op dit icoontje KLIK om door te gaan 18

19 VCA-blad 2 Hoe kom ik in of aan een VCA-blad 2? 1. Klik hier om een papieren versie van VCA-blad 2 te downloaden. 2. Klik op dit icoontje voor het invullen van het digitale VCA-blad 2. Een papieren VCA-blad 2 moet later nog wel overgezet worden in het digitale VCA-blad 2. KLIK om door te gaan 19

20 VCA-blad 2 VCA-blad 2 voorbereiden 1. Selecteer de juiste activiteit uit dit project. 2. Geef de locatie waar de werkplekinspectie op van toepassing is. 3. Geef de datum waarop de (eerste) werkplekinspectie in VCA-blad 2 is uitgevoerd. 4. Klik op Voeg locatie toe, en het deel van de in te vullen werkplekinspectie verschijnt. KLIK om door te gaan 20

21 VCA-blad 2 Uitvoeren van de werkplekinspectie (1/3) 1. Beantwoordt de vragen. 2. Bij niet oké verschijnt rechts een link naar opmerkingen over het niet okee. KLIK om door te gaan 21

22 VCA-blad 2 Uitvoeren van de werkplekinspectie (2/3) 1. Klik op deze link. 2. Beantwoord de twee vragen. 3. Klik op Toevoegen om op te slaan en doorgaan met de volgende vragen uit de WPI. KLIK om door te gaan 22

23 VCA-blad 2 Uitvoeren van de werkplekinspectie (3/3) 1. Je kan je antwoord altijd wijzigen. 2. Wil je de opmerkingen weggooien, klik dan op het bijbehorende icoontje (prullenbak). 3. Heb je alles ingevuld en ben je tevreden? Sla dan hier het VCA-blad 2 op. 23

24 Plannen van Toolboxen Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

25 Toolboxen: Een paar BELANGRIJKE reminders Toolboxen zijn gekoppeld aan individuen. Dus, laat je iemand anders een Toolbox voor jou inplannen, dan moet diegene jouw naam en/of personeelsnummer gebruiken. (anders krijg je geen mail met link naar de aanwezigheidsregistratie, en wordt die ander geregistreerd als gever/ontvanger van de TB, i.p.v. jij) Raak de mail met de link naar de aanwezigheidsregistratie niet kwijt! (zonder mail geen link, en zonder link geen registratie..) Vergeet je personeelsnummer niet! En dat geldt voor zowel de gever van de toolbox, als voor de ontvanger. (zonder personeelsnummer geen registratie, en zonder registratie een gemiste kans) KLIK om door te gaan 25

26 Toolboxen: Het beginscherm 1. Klik, en je gaat naar de Toolboxplanning (in dit geval sta je er al). 2. Klik om te beginnen met plannen 3. Hier staat een reeds geplande toolbox. 4. Klik op dit icoon om een geplande toolbox te verwijderen.. 5. Klik op dit icoon om een geplande toolbox te wijzigen. KLIK om door te gaan 26

27 Toolboxen: Het aanmaken van een toolbox 1. Geef in trefwoorden het onderwerp. 2. Geef de gewenste datum: dd-mm-jjjj 3./4. Begin- en eindtijd toolbox: per 15 min. 5./6. Locatie en naam presentator. 7. Korte omschrijving inhoud Toolbox 8. Klik hier om op te slaan. Sla op en tegelijk zijn alle collega s met VCAdiploma uitgenodigd. Presentator krijgt een mail waarmee presentie geregistreerd kan worden. Goed bewaren!! KLIK om door te gaan 27

28 Toolboxen: De mail met link naar de toolboxregistratie: 1. Toolbox registratiepagina URL 2. Link om registratie mogelijk te maken. 3. De link werkt vanaf 15 min. vóór, tot 1 uur na de toolbox. KLIK om door te gaan 28

29 Toolboxen: Het wijzigen/verwijderen van een geplande toolbox Eenmaal op icoontje wijzigen geklikt, kom je in hetzelfde scherm als voor het aanmaken van een TB. Wijzig wat je wilt wijzigen, en klik op Opslaan en... Een gewijzigd vergaderverzoek is naar de doelgroep gestuurd. De link die je voor registratie van presentie kreeg bij aanmaak van de TB, blijft actueel. Klik je op icoontje verwijderen dan verwijder je, na controlevraag de TB uit de planning. Een annulering is naar de doelgroep verstuurd. 29

30 Aanwezigheidsregistratie van toolboxen Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

31 Toolboxen: Voorbereiding aanwezigheidsregistratie Regel eventueel een tweede laptop. Dat voorkomt dat men langer dan nodig moet wachten om zich aanwezig te kunnen melden. De registratietool kan je op één, maar ook op meerdere laptops tegelijk, activeren vanaf een kwartier voor de geplande aanvangstijd, tot maximaal een uur na geplande eindtijd. Activeren van de registratie, doe je door op de link te klikken in de mail die je kreeg toen je de toolbox als gepland opsloeg. Op het moment dat je wil beginnen met je presentatie, kun je één van die twee gewoon gebruiken (en na afloop via nog openstaand scherm, of via de gegeven link weer gebruiken voor aanwezigheidsregistratie). KLIK om door te gaan 31

32 Toolboxen: Hoe te registreren: 1. Geef hier je personeelsnummer. 2. Bevestig hier je registratie. 3. Na bevestiging verschijnt hier je naam en personeelsnummer. Heb je zelf de toolbox gegeven, dan staat je naam er al. 4. Stuur alsjeblieft na afloop je presentatie digitaal naar Zo kunnen anderen die ook nog gebruiken. 32

33 Overige functies van de VCA-Tool Arno de Graaff, 16 januari 2014, Utrecht

34 My Dashboard My Dashboard zegt het al: Dit is het individuele overzicht (zie volgende dia). Je ziet daar hoeveel toolboxen je hebt gevolgd in het lopende VCAjaar (1). Ook zie je daar welke toolboxen je gegeven hebt (2) en welke je nog gaat geven (3). Er staan ook links naar de registratiepagina van nog te geven toolboxen (4). Mocht je de mail met dezelfde link ooit zijn kwijtgeraakt, dan kan je via deze link ook de registratie tijdens de toolbox activeren. KLIK om door te gaan 34

35 My Dashboard KLIK om door te gaan 35

36 Overzicht geplande Toolboxen 1. Klik op Toolboxplanning, en je ziet meteen welke toolboxen er gepland zijn. 2. Hier staan alle geplande toolboxen. KLIK om door te gaan 36

37 Dat was het! Wil je een onderdeel nog een keer zien? Klik dan op het item van je keuze, en je zit er direct weer in! GoTo: checken of een project een VCA-project is GoTo: aanmelden van een project (met behulp van VCA-blad 1) GoTo: het gebruik van VCA-blad 2 (o.a. de werkplekinspectie) GoTo: plannen van een toolboxmeeting GoTo: registreren aanwezigen bij een toolboxmeeting GoTo: My Dashboard Stop nu, of klik op een item dat je nog een keer wilt zien. 37