VISMA SOFTWARE WHITEPAPER Richtlijnen voor een succesvolle implementatie
Wat zijn succesfactoren voor de invoering van ehrm? Twee onafhankelijke ehrmdeskundigen geven advies en presenteren gezamenlijk acht factoren die bijdragen tot het succes van ehrm. Voor verdere verdieping wordt daarnaast bij elke van de acht factoren verwezen naar een andere Visma-whitepaper die in meer detail ingaat op het betreffende onderwerp. Samenvatting Het managementteam heeft doorgaans hoge verwachtingen van de invoering van een nieuw HRM-systeem. De focus is vaak dat de gedane investeringen zo snel mogelijk worden terugverdiend. Hoe kunnen organisaties er voor zorgen dat HRM-systemen inderdaad zo succesvol zijn als van tevoren wordt gehoopt? Welke best practices kunnen worden gehanteerd bij de selectie en de implementatie van deze systemen? Op die vragen geeft deze whitepaper een antwoord. In de eerste plaats moet een duidelijk antwoord worden gegeven op de vraag: welk probleem moet de software vooral oplossen? Ook is het belangrijk om goed te luisteren naar kerngebruikers, door ze in de eerste plaats op te nemen in het projectteam voor de selectie van de nieuwe HRMsoftware. Een goede gebruikersvriendelijkheid draagt verder bij aan de acceptatie van een nieuw HRM-systeem, net als trainingsworkshops waarop medewerkers kennismaken met de mogelijkheden van de software. Managers en andere medewerkers zien hierdoor sneller de voordelen die deze software biedt, waardoor maximaal draagvlak ontstaat voor het gebruik van e-hrm. Organisaties kunnen daardoor eerder profiteren van een lagere werkdruk, grotere efficiëntie, lagere kosten en een hogere medewerkerstevredenheid. Inhoud Zorg voor voldoende draagvlak Analyseer de gebruiker Stel de juiste diagnose Kies prioriteiten Schaf e-hrm aan die op de toekomst is voorbereid Wees een goede gesprekspartner voor ICT-afdelingen Zorg voor een laagdrempelig en gebruikersvriendelijk systeem Organiseer gebruikerstrainingen 2
Zorg voor voldoende draagvlak Met het informeren van medewerkers over de invoering van een nieuw HRM-systeem kan niet vroeg genoeg begonnen worden. Informeer medewerkers via verschillende interne kanalen, zoals digitale nieuwsbrieven, het intranet van de organisatie en maandelijkse informatiebijeenkomsten. Om de voordelen van e-hrm krachtig voor het voetlicht te brengen, kan de communicatie zich toespitsen op een aantal kernvoordelen van dit soort systemen. Een voorbeeld daarvan is dat werknemers dankzij e-hrm 7 dagen in de week en 24 uur per dag toegang hebben tot het systeem. Waar werknemers in buitendienst vroeger de interne post moesten gebruiken of een bezoek aan kantoor moesten brengen om bijvoorbeeld een declaratie in te dienen, kunnen ze dat nu altijd, hun partner besluiten dat het hoog tijd is een lang weekend op reis te gaan, kunnen zij ter plekke vanaf hun tablet, smartphone of laptop verlof aanvragen. Zorg daarnaast dat vooroordelen in de kiem worden gesmoord. Medewerkers en managers zijn bijvoorbeeld vaak bang dat de invoering van e-hrm leidt tot een hogere werkdruk. Het vermoeden bestaat dat door administratieve taken in de lijn te beleggen taken van HRM-consultants meteen met argumenten: voor de invoering van e-hrm moeten medewerkers immers ook kenbaar maken dat ze een bepaalde aanvraag willen doen, maar op een veel omslachtiger manier. Ze moeten eerst op zoek naar het juiste formulier en die vervolgens volledig invullen inclusief gegevens die al lang bekend zijn bij de organisatie. Dankzij e-hrm verlopen dit soort aanvragen oneindig veel soepeler en kunnen medewerkers ze bovendien doen waar en wanneer ze maar willen. Een andere manier om het draagvlak te verhogen is door er voor te zorgen dat medewerkers mee kunnen denken over de selectie van het nieuwe e-hrm-pakket. Dat kan bijvoorbeeld door in werkgroepen voor de aankoop en implementatie van e-hrm ruimte te maken voor één of meer toekomstige gebruikers van het systeem. De personen in deze stuurgroepen zijn bijvoorbeeld aanwezig bij demonstraties door verschillende leveranciers. Tijdens de implementatiefase kunnen kerngebruikers vroegtijdig kennismaken met de mogelijkheden van moderne e-hrm. Meer informatie over het optimaal in de lijn beleggen van HRM-processen kunt u vinden in de Visma whitepaper In tien stappen naar maximaal draagvlak voor e-hrm. Analyseer de gebruiker Voor een HRM-systeem dat daadwerkelijk aan een behoefte voldoet, is het van belang dat zeker de toekomstige gebruikers deel uitmaken van de werkgroep die zich bezighoudt met de selectie en de implementatie van het HRM-systeem. Daarnaast invoering van e-hrm arbeidsjuristen, accountants of controllers moeten in het nieuwe HRM-systeem onder allerlei pr -HRMeisen aan de manier waarop gegevens opgeslagen en verwerkt worden. De organisatie 3
moet al die eisen in kaart brengen. Als het bijvoorbeeld om ontslag gaat, dan kan de arbeidsjurist vertellen welke aspecten een rol spelen tijdens dit proces en hoe die vertegenwoordigers van alle gebruikers, van medewerkers van de salarisadministratie tot aan personeelsadviseurs en managers. Welke andere betrokkenen moeten in deze fase deel uit maken van een e- wordt vergeten: de medewerkers zelf, van wie gegevens worden opgeslagen in het systeem. Een afgevaardigde van de OR kan hen vertegenwoordigen. Zo kunnen niet alleen afspraken worden gemaakt over welke persoonsgegevens opgeslagen worden, maar ook over hoe werknemers hun rechten kunnen uitoefenen om data in te zien en te gevallen, zoals bij overheidsorganisaties, is gegevensuitwisseling nodig met bijvoorbeeld de GBA of het UWV. Dan is het belangrijk om te overleggen met de gemeente: welke betrekken van gebruikers bij de selectie, implementatie en het onderhoud van e-hrm kunt u vinden in de Visma whitepaper Zo formeert u een e-hrm-dreamteam. Stel de juiste diagnose Een werkgroep voor de selectie en implementatie van e-hrm moet in de eerste plaats een duidelijk antwoord geven op de vraag: welk probleem moet de software vooral oplossen? Wanneer eensgezindheid bestaat over de belangrijkste focus die de organisatie heeft bij de invoering van e-hrm, vergroot dat niet alleen de slagkracht van en e-hrm-projectmanager Matthijs van organisatie dat doen als nu al voorspeld kan worden dat de helft van de modules de software te implementeren en daarbij naar 100 procent succes te streven, dan alle modules tegelijk, met de kans dat de organisatie dat niet aankan. De techniek is neutraal, maar de manier waarop die wordt ingezet bepaalt of mensen het systeem al dan niet g dat het projectteam een duidelijk fiat heeft vanuit de organisatie. Zodra dat zo is, kan worden gestart met het opstellen van de software-eisen en -wensen. Meer informatie over het behouden van de regie tijdens het selectieproces kunt u vinden in de Visma whitepaper In negen stappen naar de juiste HRM-software. Kies prioriteiten Voor de keuze van het juiste HRM-systeem is het vooral van belang om inzicht te krijgen in de sleutelcriteria. Daarom is het goed om van elke functionaliteit op de lijst van eisen en wensen te weten hoeveel waarde er binnen de organisatie aan wordt gehecht. Dat toekennen van een prioriteit kan bijvoorbeeld door de projectleden te vragen waarderingscijfers te geven aan elke mogelijke functionaliteit. Zo kan de organisatie in een later stadium van het selectieproces gestructureerd controleren of de software 4
mocht dat belangrijke kostenvoordelen opleveren. Meer informatie over het gestructureerd selecteren van e-hrm kunt u vinden in de Visma-whitepaper Het belang van goede voorbereiding bij selectie van e-hrm-software. Schaf e-hrm aan die op de toekomst is voorbereid Zorg dat e-hrm op de toekomst is voorbereid. Ambagtsheer bewijst met een voorbeeld een organisatie internationaler wil opereren, moet het e-hrmsysteem alle logistiek kunnen afhandelen die komt kijken bij het tijdelijk stationeren van werknemers in het buitenland. Dat kan gaan om het doen van medische keuringen, het aanbieden van cursussen, aanvragen van vergunningen, verstrekken van vergoedingen, HRM-systeem is het definiëren van een degelijke ICTwelke systemen moet de software aansluiten? Welke data zijn daarin opgeslagen? Staan die systemen lokaal of zijn ze in de cloud ondergebracht? Hoe is de toegang tot die voor een hybride cloudoplossing, waarbij gegevens deels on premise worden opgeslagen en deels in de cloud worden ondergebracht. Wanneer dit een belangrijke eis is, moet zeker gecontroleerd worden of systemen daaraan voldoen. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen hoeveel tijd en budget de organisatie wil reserveren voor het beheren en het onderhouden van het systeem. Verschillende architecturen vergen meer of minder onderhoud en vereisen hogere of lagere kennisniveaus bij het ICT-personeel. Wanneer wordt gekozen voor een Saas-oplossing, is dit onderhoud bijvoorbeeld nihil. Door hierover vooraf te overleggen met de ICT-afdeling, kunnen op dit vlak tijdig de juiste randvoorwaarden worden geformuleerd. Meer informatie over efficiënter werken dankzij het optimaliseren van werkprocessen kunt u vinden in de Visma whitepaper Zes manieren waarop e-hrm de werkdruk verlaagt. Wees een goede gesprekspartner voor ICT-afdelingen e-hrm moet zijn gebaseerd op werkprocessen en niet andersom. Om goed weerwoord te kunnen bieden aan ICT-afdelingen, is ICTalles aan de ICT-afdeling over. Zorg dat de HRM-afdeling bijvoorbeeld deelneemt aan producttrainingen. En overweeg eventueel aanvullende algemene opleidingen op ICTgebied te volgen. Dat maakt het stukken eenvoudiger om specificaties op te stellen voor nieuwe software en om duidelijk te maken hoe bestaande software kan worden basiskennis over bijvoorbeeld de impact van ICT op de werkvloer, is noodzakelijk. Volg Meer informatie over het optimaliseren van HRM-processen kunt u vinden in de Visma whitepaper Vijf concrete voordelen van e-hrm. 5
Zorg voor een laagdrempelig gebruiksvriendelijk systeem Besteed tijdens de selectieprocedure voor de aanschaf van een e-hrm-systeem expliciet aandacht aan de gebruikersvriendelijkheid van systemen. Software kan geweldige mogelijkheden hebben, maar wanneer het niet duidelijk is welke handelingen moeten worden verricht om een bepaald doel te bereiken, wordt een pakket nauwelijks gebruikt. Wanneer software daarentegen intuïtief te bedienen is, worden de functionaliteiten snel en met graagte benut. Een belangrijke manier om gebruikersvriendelijkheid te bereiken is door het mogelijk maken van Bring Your Own Device (BOYD). Werknemers zijn gewend vanaf hun smartphone of tablet toegang te hebben tot allerlei toepassingen. Dankzij moderne e-hrm apps hebben medewerkers altijd en overal toegang tot hun digitale loonstrook, declaraties en ziekteverzuimgegevens. Meer informatie over de voordelen van BOYD kunt u vinden in de Visma whitepaper Digitale bonnetjes bij declaraties. Organiseer gebruikerstrainingen Belangrijk is om niet alleen te communiceren over de invoering van een HRM-systeem, maar gebruikers ook persoonlijk vertrouwd te maken met het systeem. Moderne e- HRM-systemen zijn vaak zo gebruikersvriendelijk dat uitgebreide trainingen van alle medewerkers overbodig zijn. Organiseer in plaats daarvan een beperkt aantal bijeenkomsten voor kernvertegenwoordigers per afdeling van de organisatie. Toon deze werknemers in vogelvlucht de belangrijkste eigenschappen van het systeem. Stel hen in de gelegenheid het gebruiksgemak van het systeem alvast te ervaren. Ruim tijd in voor het stellen van vragen. Suggereer eventueel aan Best practices bij de invoering van e- HRM deze afdelingsvertegenwoordigers om een handleiding van maximaal één pagina medewerkers en managers bovendien gewezen worden op de mogelijkheden van moderne e-hrm om deze systemen maximaal aan de eigen wensen aan te passen. Managers kunnen hun persoonlijke dashboard bijvoorbeeld zodanig inrichten dat ze meteen zicht hebben op ken- en stuurgetallen die voor hen belangrijk zijn. Meer informatie over efficiënter werken kunt u vinden in de Visma whitepaper Procesoptimalisatie met e-hrm. 6
Conclusie Een aantal factoren kunnen ertoe bijdragen dat de invoering van e-hrm succesvol verloopt. Zo is het essentieel om goed te luisteren naar de toekomstige gebruikers van het systeem. Een goede gebruikersvriendelijkheid van het HRM-systeem is daarnaast belangrijk, evenals gebruikerstrainingen. De HRM-afdeling moet tijdens dit hele proces voldoende basiskennis in huis hebben over de impact van ICT op de werkvloer. Zo wordt het stukken eenvoudiger om specificaties op te stellen voor nieuwe software en om duidelijk te maken hoe bestaande software kan worden aangepast of geconfigureerd. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen hoeveel tijd en budget de organisatie wil reserveren voor het beheren en het onderhouden van het systeem. Wanneer wordt gekozen voor een Saas-oplossing, is dit onderhoud bijvoorbeeld nihil. Door hierover vooraf te overleggen met de ICT-afdeling, kunnen op dit vlak tijdig de juiste randvoorwaarden worden geformuleerd. 7
Over de auteur Visma publiceert regelmatig informatie over het vakgebied Human Resource Management en salarisverwerking met als doel u te informeren over de ontwikkelingen die er binnen deze vakgebieden plaatsvinden en u te helpen uw doelstellingen mede te realiseren. Visma Software levert volledig geïntegreerde softwareoplossingen voor Human Resource Management en salarisverwerking. Het stelt het lijnmanagement en de werknemers zelf in staat om taken die voorheen bij HRM lagen uit te voeren. Voor meer informatie: Visma Software, Rob van Loenen, telefoonnummer: 033 45 45 111. Op de hoogte blijven? @VismaHRMnieuws www.vismasoftware.nl Maandelijks verstuurt Elsa Breeland de nieuwsbrief antwoorden op HRM vragen. Klik hier om u in te schrijven. met 8