Europese domiciliëringen 1 Inleiding... 2 2 Beheer gegevens schuldeiser... 2 3 Beheer van mandaten... 3 3.1 Manueel mandaten beheren... 3 3.2 Mandaat afdrukken... 5 4 Migratie... 6 4.1 Algemeen... 6 4.2 Migratie praktisch uitvoeren... 6 5 Europese domiciliëringen gebruiken... 7 5.1 Detailboek facturen... 7 5.2 Europese domiciliëringsopdracht aanmaken... 7 1
1 Inleiding Op 1 februari 2014 komt er een einde aan de huidige Belgische (DOM 80) domiciliëringen. Vanaf dan zullen de banken enkel Europese domiciliëringen aanvaarden. Dit kan enkel voor inningen van bedragen in Euro, binnen SEPA (Single Euro Payments Area) op bankrekeningen die hiervoor bestemd zijn. De belangrijkste wijziging is dat het mandaat voor inning niet meer aan de bank van de betaler wordt gegeven, maar dat het rechtstreeks door de schuldeiser (de school) moet worden bijgehouden. De school wordt dus als schuldeiser verantwoordelijk voor het bijhouden van de ondertekende mandaten en de toekenning van een mandaatreferte. Om te vermijden dat alle huidige nog actieve Belgische domiciliëringsmandaten opnieuw moeten ondertekend worden, is er een migratiescenario uitgewerkt door de Belgische banksector (zie hoofdstuk 4). Tot 1 februari 2014 kan je in Wisad nog met het systeem van Dom 80 domiciliëringen werken. Ondertussen kan overgestapt worden naar het nieuwe systeem. Tot dan kunnen beide systemen gebruikt worden. 2 Beheer gegevens schuldeiser Via de module Facturatie Basisgegevens Mandaten Europese domiciliëring kun je één of meerdere schuldeiseridentificatienummers beheren. Het schuldeiseridentificatienummer wordt door de bank aan de organisatie (de school, het schoolbestuur, ) toegekend. Het is een alfanumeriek veld waarin minimum 8 en maximum 35 karakters gebruikt kunnen worden. Het schuldeiseridentificatienummer bevat de volgende elementen: - Posities 1 en 2: ISO landcode van de schuldeiser (BE voor België) - Posities 3 en 4: Controlecijfer - Posities 5 tot 7: "Business code" (kan door de schuldeiser vrij aangepast worden) - Posities 8 tot 20: Landspecifieke identificatie voor België (In België zal dit normaal gezien het ondernemingsnummer van de schuldeiser zijn) Vb: BE12ZZZ000000097 Je kunt eenzelfde schuldeiseridentificatienummer dus meerdere business codes als varianten geven. De code ZZZ kun je vervangen terwijl het toch om hetzelfde nummer zal gaan. Het nut hiervan kunnen we best illustreren aan de hand van een voorbeeld. het schoolbestuur heeft één schuldeiseridentificatienummer voor het innen van de domiciliëringen. Er werken in dezelfde databank twee scholen van het schoolbestuur met domiciliëringen in aparte detailboeken (al of niet in verschillende hoofdgroepen, dat heeft geen belang) De leerlingenrekeningen worden dus op 2 verschillende secretariaten (school A en school B) gemaakt. Door gebruik te maken van 2 business codes kunnen de mandaten van school A en B apart beheerd worden. Je maakt dan twee records zodat in het veld schuldeiseridentificatienummer het verschil gemaakt wordt in de businesscode. Ter info: databanken die met meerdere schuldeiseridentificatienummers werken, kunnen de toegang voor de gebruikers beperken tot de mandaten van één specifiek identificatienummer. Om de rechten in te stellen, maak je in een veiligheidsfilter gebruik van het veld SH_Identificatie uit de tabel Schuldeiser. Als voorbeeld kan je de werkwijze nemen die je ook gebruikt voor de hoofdgroepen. 2
In het veld Identificatie Dom 80 vul je het vroegere inschrijvingsnummer van de schuldeiser (school) in. Dit veld moet ingevuld zijn indien je Dom 80 mandaten wil migreren. Bij de opbouw van het eerste mandaat stelt het programma xxxxxx000001 als mandaatreferte voor. De eerste 6 tekens kunnen vervangen worden door het instellingsnummer of een andere code volgens eigen voorkeur, dat mogen ook letters zijn. Het volgnummer kan behouden, verlengd of verkort worden. De mandaatreferte mag tot 35 karakters tellen. Hou de referte echter zo eenvoudig mogelijk. Dat zal de communicatie tussen de schuldeiser (school), de bank en de schuldenaar vergemakkelijken. De mandaatreferte moet uniek zijn op databankniveau. Dus niet enkel op schuldeiserniveau. Je mag dus niet dezelfde opbouw gebruiken bij verschillende schuldeisers. Dit heeft als voordeel dat met enkel een mandaatreferte, een klant éénduidig kan teruggevonden worden. Ter info: dit betekent ook dat je voor een leerling voor dezelfde schuldeiser slechts één mandaat kan aanmaken. Ouders die gesplitste facturen vragen, kunnen dus geen domiciliëring krijgen. 3 Beheer van mandaten 3.1 Manueel mandaten beheren Via de module Facturatie Basisgegevens Mandaten Europese domiciliëring kun je manueel mandaten toevoegen. Selecteer eerst de schuldeiser. Daarbij is reeds bepaald hoe de opbouw van de nummering van het eerste mandaat (Mandaatreferte) zal gebeuren. Je opent de mandatenlijst en gaat naar de weergave van de fiche (lokaal menu links). 3
Via de knop kun je een nieuwe mandaatreferte toevoegen. De nummering gebeurt automatisch. Het is mogelijk dat bij een mandaat de referte dient gewijzigd te worden (hoogst uitzonderlijk). De oorspronkelijke mandaatreferte moet dan bij de eerstvolgende invordering meegegeven worden. Daarom wordt deze ook bijgehouden in het veld Vorige mandaatreferte. Het beheer van de mandaten kan zowel voor leerlingen als voor personeel gebruikt worden. Na de keuze van Type iden (leerling of personeelslid) zoek je de betrokken persoon op. Na ingave van Code (ID nummer voor de leerling of code voor een personeelslid) wordt de juiste persoon opgehaald met zijn Iban-nummer en/of vroeger Dom 80 domiciliëringsnummer. Indien je het ID-nummer van de leerling of de code van het personeelslid niet kent, kan je via de knop Zoeken (naast de voornaam) een leerling of personeelslid opzoeken in de databank aan de hand van zijn/haar naam, voornaam en of geboortedatum of jaar. De volledige databank wordt daarbij doorzocht. Je kan ook een stuk van de (voor)naam intikken, de zoekopdracht is niet hoofdlettergevoelig. Bij de selectie van een leerling komt in het veld Rekeninghouder de naam en voornaam van de vader. Bij ontbreken van gegevens van vader wordt de naam en voornaam van de leerling zelf voorgesteld. Je kan de inhoud daarna veranderen naar believen. Deze informatie wordt uitsluitend voor het mandaat gebruikt en heeft geen invloed op de fiche van de leerling. In de Adresregel kan je een adres van de leerling of het personeelslid aanduiden, dit is niet verplicht en eerder informatief. In het veld Iban wordt het bankrekeningnummer van de leerlingfiche (weergave gezin tabblad andere) getoond. Als je het hier verandert, wordt het ook in de leerlingfiche gewijzigd. Er wordt als het ware met slechts één rekeningnummer gewerkt dat op beide plaatsen getoond wordt (fiche en mandaat) en op beide plaatsen kan gewijzigd worden. Dit geldt ook voor het bankrekeningnummer van personeelsleden. 4
Indien iemand van bankrekening veranderd wordt bij de volgende invordering (domiciliëringsopdracht) een wijziging van bankrekening meegestuurd. Daarom wordt het vorige nummer in dat geval ook getoond. In het veldje Ondertekening kan de datum ondertekening van het mandaat door de schuldenaar worden ingevuld. In het geval van migratie (zie hoofdstuk 4) komt hier automatisch de opmaakdatum in van de eerste invordering. Via de knop Actief kun je een mandaat deactiveren. Indien het niet actief is, worden facturen verbonden aan dat mandaat niet meer opgenomen in een volgende domiciliëringsopdracht. Invordering: het bestaan van een mandaat wordt bij de bank van de school geregistreerd na ontvangst van een correcte eerste invordering (FRST). Het doorsturen van een FRST is noodzakelijk om over te kunnen gaan naar volgende invorderingen. De volgende invorderingen krijgen de code RCUR (terugkerende invordering). Het kenmerk eerste zal bij het succesvol aanmaken van een eerste domiciliëring automatisch op volgende worden gezet. Een mandaat vervalt automatisch na 36 maanden zonder inning. 3.2 Mandaat afdrukken Vanaf de fiche van een mandaat kun je een document ter ondertekening afdrukken. Dit document moet voor elke nieuwe domiciliering door de schuldenaar (ouders van de leerling of het personeelslid) ondertekend worden. Het is de verantwoordelijkheid van de school om deze ondertekende documenten te bewaren overeenkomstig de nationale wettelijke bewaartermijnen. 5
4 Migratie 4.1 Algemeen De Belgische banksector wou voorkomen dat de schuldeisers voor alle lopende domiciliëringen Dom 80 nieuwe mandaten moesten laten opmaken en opnieuw door de schuldenaars laten ondertekenen. De banken hebben daarom op Belgisch niveau een migratiescenario uitgewerkt. In essentie komt het erop neer dat de schuldeisers voor iedere individuele schuldenaar een link krijgen tussen het IBAN nummer (en BIC-code) enerzijds en het vroegere Dom 80 nummer anderzijds. De school moet de ouders en personeelsleden wel op de hoogte brengen dat ze voortaan Europese domiciliëringen zullen aanbieden. Het is hierbij nuttig te vermelden dat de ouders of personeelsleden zelf hiervoor niets moeten ondernemen. Het oude Dom 80 mandaat wordt automatisch omgeschakeld. 4.2 Migratie praktisch uitvoeren Bij je bank vraag je een migratiebestand aan. Dit bestand zal bestaan uit een code en heeft de extensie DDM. Als je dat bestand ontvangen hebt, bewaar het dan ergens lokaal op je computer. Via de module Facturatie Extra Import migratiebestand Dom 80 kun je het migratiebestand van de bank opladen. Vul het oude Identificatienummer Dom 80 in. Duid dan de map aan waar het migratiebestand van de bank zich bevindt. Gebruik de knop Import om de migratie te starten. Als de migratie correct is verlopen krijg je de melding De import is gebeurd. Aantal migraties doorlopen: xxx. De gemigreerde mandaten zijn dan terug te vinden onder de module Facturatie Basisgegevens Mandaten Europese domiciliëring. Bij het overzicht van de mandaten zal een + teken staan in de kolom Migratie Dom 80. In de fiche staan onderaan in de memo de gegevens van de rekeninghouder zoals ze in het bestand stonden. Er worden geen adressen van leerlingen of personeelsleden aangepast indien ze niet overeenstemmen met het doorgestuurde adres. 6
5 Europese domiciliëringen gebruiken 5.1 Detailboek facturen Voor je de eerste keer een bestand Europese domiciliëringsopdracht aanmaakt, moet in het detailboek facturen de verwijzing naar een schuldeiseridentificatienummer ingevuld worden. Via de module Facturatie Organisatie - Detailboeken ga je naar de fiche van het detailboek(en) Facturen. Onderaan bij het deel Afdruk document open je het tabblad Voet. Maak vanuit het veld Schuldeiseriden Sepa de verbinding naar het schuldeiseridentificatienummer. Het veld Identificatienr Dom 80 mag ingevuld blijven. Op deze manier kunnen de passende mandaten, die aan een schuldeiseridentificatienummer verbonden zijn, worden opgehaald bij de opbouw van een domiciliëringsopdracht voor facturen uit dit detailboek. Daarnaast moet je ook het veld toepassing domiciliëring op ja zetten. Dit herhaal je voor alle detailboeken facturen waarvoor je domiciliëringen wil gebruiken. Detzelfde schuldeiseridentificatie kan in meerdere detailboeken gebruikt worden, ook in verschillende hoofdgroepen. Op de afdruk van de facturen van klanten met een domiciliëringsmandaat wordt in de overschrijving het bedrag niet weergegeven en in het veld omschrijving komt de mededeling Betaling via domiciliëring. 7 5.2 Europese domiciliëringsopdracht aanmaken Via de module Facturatie Betalingen Europese domiciliëringsopdrachten maak je de opdracht aan. Het resultaat is een bestand (met extensie XML) dat je naar de bank doorstuurt via de software van de bank.
Selecteer het detailboek facturen Selecteer het jaar en maand waarin de facturen zijn geboekt Selecteer het detailboek financieel waarin het aangemaakte betalingsdocument kan geboekt worden Boeken in financieel zorgt ervoor dat het aangemaakte betalingsdocument onmiddellijk in het geselecteerd financieel detailboek zal geboekt worden. Wij raden aan om dit zeker wel te doen. Indien je dit niet wil, dient de afpunting van de facturen manueel te gebeuren. Voorzie best een apart financieel detailboek (domiciliëringen) Jaar en maand waarin het financieel document geboekt zal worden Eerstvolgende document van het financieel detailboek Datum uitvoering: kies de dag waarop de bank de transacties effectief moet uitvoeren. Het programma suggereert een datum die rekening houdt met een absoluut minimum tijdspan van 5 bankwerkdagen te rekenen vanaf de dag dat het bestand wordt bezorgd aan de bank. Sommige banken hanteren een grotere marge. Informeer u bij de bank of u nog een dag extra moet meetellen. Als de datum te vroeg valt, zal de domiciliëring niet mislukken maar wel een foutboodschap geven bij het verzenden. Dit is geen fatale fout, een waarschuwing maakt u er attent op dat de bank de domiciliëring op een latere datum zal uitvoeren. Bestandsnaam: Je kunt zelf een eigen map aanduiden waarin je alle domiciliëringsopdrachten verzamelt. De code van het bestand bestaat uit de detailboekcode (facturen) en de datum gevolgd door de extensie XML. Nadat je de bovenstaande selecties hebt ingevuld, kun je het bestand voorbereiden. Het resultaat wordt getoond. Je kan dan nog documenten uit de selectie verwijderen. Start dan de aanmaak, waarna je een overzicht van de opgenomen documenten in het domiciliëringsbestand op het scherm of op de printer krijgt. 8