FPC Voorstel aan het AB Van Dagelijks Bestuur Corsanr. porten/2014.05315 Onderwerp Risicomanagement 2013 Agendapuntnr. 4 AB-vergadering 2-4-2014 Besluit Voorgesteld wordt over te gaan tot: Vaststellen van het rapport over de risico-inventarisatie 2013 WBL. Op basis van de risico-inventarisatie 2013 de omvang van de algemene reserve (ingesteld om deze risico s te kunnen opvangen) te handhaven op de omvang van 2,7 mln, overeenkomend met het berekende bedrag verbonden aan de geïnventariseerde risico s. Financiële gevolgen Geen. Strategische relevantie/beleidsgevoeligheid Kadernota Risicomanagement Waterschapsbedrijf Limburg Risicomanagement is een onderwerp dat mede door het Waterschapsbesluit, de Regeling Beleidsvoorbereiding en Begroting Waterschappen door de nationale overheid hoog op de agenda is gezet. Het is in dezen van belang om als organisatie in control te zijn, hetgeen betekent dat de risico s in beeld zijn en voor zover gewenst adequaat worden beheerst. In 2011 heeft dit geleid tot een expliciete beschrijving van het risicomanagement en tot een besluitvormingstraject, resulterend in het op 7-12-2011 door het Algemeen Bestuur vaststellen van de Kadernota Risicomanagement Waterschapsbedrijf Limburg (zie bijlage). In deze aangeboden kadernota worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van het risicomanagement binnen WBL geschetst, waarbij voor het opstellen van deze kadernota de nota van WRO model heeft gestaan. In navolging van de procedure voor risicomanagement bij WRO, worden de geïnventariseerde risico s jaarlijks geactualiseerd en opnieuw beoordeeld. Vervolgstap is dat de aan de geïnventariseerde risico s verbonden beheersmaatregelen worden geëvalueerd. Ook hiervoor wordt aansluiting gezocht bij de door WRO gevolgde systematiek voor een effectiviteitenonderzoek van de maatregelen. Als zodanig wordt risicomanagement een tool met toegevoegde waarde voor het WBL. Toelichting Rapport over de risico-inventarisatie 2013 WBL Overeenkomstig voorgaande jaren is de aanpak voor risico-inventarisatie afgestemd op de aanpak die hiervoor bij WRO is gevolgd. De risico-inventarisatie bij het WBL heeft in de afgelopen maanden overeenkomstig de bij WRO gehanteerde systematiek plaatsgevonden. In het rapport wordt verslag gedaan van de uitkomsten van de (financiële) risico-inventarisatie volgens de methodiek van de kadernota risicomanagement WBL. Daarbij wordt het bedrag verbonden aan de geïnventariseerde risico s berekend op basis van het classificeren van die risico s naar de kans van optreden 1
FPC Besluit Van Unit Financiën, Planning, Concerncontrol (Wil Pörteners) Onderwerp Risicomanagement 2013 Datum 2-4-2014 Corsanr. porten/2014.05316 Het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg; Gelet op de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en op de bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW); Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 19-3-2014; B E S L U I T : Over te gaan tot: Vaststellen van het rapport over de risico-inventarisatie 2013 WBL. Op basis van de risico-inventarisatie 2013 de omvang van de algemene reserve (ingesteld om deze risico s te kunnen opvangen) te handhaven op de omvang van 2,7 mln. overeenkomend met het berekende bedrag verbonden aan de geïnventariseerde risico s. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 2-4-2014. De directeur, De voorzitter, ing. E.M. Pelzer MMO dr. J.J. Schrijen
(klein, middelgroot, groot). Voor de categorie middelgrote risico s is daarbij uitgegaan van een kans van optreden van 10%. Tevens wordt informatie verstrekt over de bestaande weerstandscapaciteit. Het rapport is ter vaststelling bijgevoegd (zie bijlage). Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit Bij de besluitvorming in 2011 is de uitkomst van de financiële risico-inventarisatie alsmede de weerstandcapaciteit gebruikt ter bepaling van de hoogte van het weerstandvermogen WBL eind 2011. Besloten is daarbij om de hoogte van het weerstandsvermogen (algemene reserve) gelijk te stellen aan de hoogte van het berekende bedrag verbonden aan de geïnventariseerde risico s. Voor 2013 wordt deze lijn doorgezet. Ondanks dat er wat wijzigingen zijn in de geïnventariseerde risico s is de hoogte van het bedrag aan geïnventariseerde risico s nauwelijks gewijzigd ten opzichte van 2011 (in 2013 geïnventariseerd 2.708.500,- tegen in 2011 geïnventariseerd 2.658.500,-). De directeur, De voorzitter, ing. E.M. Pelzer MMO dr. J.J. Schrijen Bijlagen: - Besluit - Kadernota risicomanagement WBL - Rapport over de risico-inventarisatie 2013 2
. 17.090.000 Biage B Unit risico risicogebeurtenis bruto netto bruto netto nr. risico risico bedrag bedrag B& R 7 Herstelbare ontwerpfout, functionaliteit kan worden gehaald door aanpassing van het ontwerp (buy, aanvullende maatregelen treffen/aanpassingen) 2C 75.000 10.000 B& R 8 Verstrekking van onjuiste informatie van/aan derden in het kader van de WION (verstrekking gegevens ondergrondse infrastructuur) 3A 1A 95.000 1.000 B&R 9 Faillissement van aannemer tijdens de uitvoering 2C 75.000 10.000 B&R 10 Faïllissement/opheffen van aannemer/leverancier na oplevering of gereedkomen werk 2B 2B 35.000 35.000 2.708.500 Legenda: kans van optreden wordt aangeduid met cijfer: 1. i dan lx in een mensenleven 2. minimaal lx in een mensenleven tot lx per jaar 3. 1 of meerdere keren per jaar bedrag van schade wordt aangeduid met letter: A. kleiner dan 200.000,- B. tussen 200.000 en 500.000 C. tussen 500.000,- en 1.000.000,- D. meerdan 1.000.000e. Rekenwaarde 1% 10% 95% 100.000 350.000 750.000 2.500.000 met covarianties is in deze robuuste benadering geen rekening gehouden Statement: de risicoreductie door het nemen van beheersmaatregelen beloopt tenminste Bruto risico Netto risico na beheersmaatregelen Vastgestelde Algemene Reserve Financieel weerstandsvermoaen 14.381.500 17.090.000 2.708.500 2.700.000 100% bladzijde 3 van 3
332.500 -. 75.000 Bijlage 3 Unit risico risicogebeurtenis bruto netto bruto netto nr. risico risico bedrag bedrag OPR 12 Bij uitbesteden van de procesvoering, risico van faillissement van het 2B 35.000 10.000 bedrijf (bijv. TDH Venlo, afzet slib naar SNB) OND 1 Visie voor met name de lange termijn ontbreekt. Onderhoud en/of vervangen van machines/installaties is niet gestructureerd afgestemd op een integrale visie tav. nieuwbouw en vervanging van installaties 2D 2C 250.000 75.000 OND 2 Het streven naar continu verbeteren en HPO wordt belemmerd door het beperkt toepassen van de PDCA-cyclus en door het beperkt benutten van capaciteiten van de medewerkers 3B 3B 332.500 332.500 OND 3 Plotselinge uitval en/of grote storingen van een installatie resp. van installatieonderdelen omdat niet voldoende bekend is hoeveel onderhoud nodig is om binnen de aanvaardbare grenzen van veiligheid, wet en regelgeving en milieu te opereren. Er is onvoldoende inzicht in wat de bedrijfskritieke onderdelen zijn, deels leidend tot ongestructureerd werken met onacceptabele risico s. 3B 2C 75.000 OND 4 Door uitstroom van personeel optredend verlies van installatiekennis, met name door weinig aanbod van vervangend technisch personeel 10,000 10.000 OND 5 OND 6 Leidingbreuk van groot transportriool (voordat noodzakelijk onderhoud heeft plaatsgevonden) Onderlinge afstemming van de diverse IT applicaties vindt onvoldoende / niet plaats. Ongestructureerde informatie sluit niet aan bij de informatiebehoefte vanuit processen. HRM 1 Demografische ontwikkeling: 23 Vergrijzing van de samenleving leidt tot krapte op de arbeidsmarkt. 3D 3B 3B 2D 2.375.000 332.500 332.500 250.000 35.000 10.000 HRM 2 (Financiële) gevolgen ten gevolge van implementatie CAO 3C 1A 712.500 1.000 HRM 3 Vanuit streven naar continue verbetering en groei naar kwaliteitsorganisatie (HPO) ontstaat discrepantie tussen beschikbare potentiële menscapaciteit en benodigde menscapaciteit 3C 3A 712.500 95.000 HRM 4 Bescherming huurders bij wijziging toekomstige bestemming kantoor WBL en/of opzegging huurcontract door BsGW 2C 2B 75.000 35.000 HRM 5 Onbetrouwbare basis- of procesinformatie uit HRM - systemen 1A 10.000 1.000 B&R la Medewerker (ook inhuur) is betrokken bij een ongeval tijdens werktijden. Als voorbeeld a) medewerker heeft een verkeersongeval tijdens het vervoer naar een projectlwerkllocatie 2B 35.000-10.000 B&R 1 b Medewerker (ook inhuur) is betrokken bij een ongeval tijdens werktijden. Als voorbeeld b) medewerker krijgt een ongeval op een bouw/werklocatie 2C 10.000 B&R 2 B&R 3 B&R 4 Medewerker fraudeert Uitloop van het werk/investeringsproject - Schades aan de omgeving/derden t.g.v. de uitvoering van een project (bijv. ten gevolge van heiwerkzaamheden, verzakking door een persing onder een weg door, tijdelijke voorzieningen functioneren niet) 3D 2.375.000 25.000 3B - 332.500 10.000 3D 2B 2.375.000 35.000 B&R 5 Kennis overdracht na realisatie van een installatie naar Operations/Onderhoud is onvoldoende 3D 1D 2.375.000 25.000 schades t.g.v. de uitvoering van een project 2D - aan het werk zelf 23 25f1000 35.000 bladzijde 2 van 3
Procesverstoring - een - innovatie - onvoldoende eb Unit risico risicogebeurtenis bruto netto bruto netto nr. risico risico bedrag bedrag IPP 1 [plotseling wegvallen personeel leidt door hogere specialiatiegraad bij relatief beperkte bezetting tot problemen IPP 2 Project loopt vertraging op 6f het gestelde doel wordt niet bereikt door de toenemende mate van verwevenheid tussen de uitvoering van project, innovaties, begroting en MJR 3B 3B 10.000 332.500 10,000 332.500 IPP 3 Niet of niet tijdig realiseren van de voor innovatieprojecten gestelde doelen, doordat: innovatieproject niet tot een haalbare businesscase leidt eenzijdig wordt benaderd (teveel van binnen naar buiten wordt gedacht) rekening is gehouden met tegenvallers 3A 95.000 10.000 IPP 4 Gedwongen worden om aan te sluiten op een centraal procesinformatiesysteem van de Unie resp. het Waterschapshuis, met gevolgen voor het WBL-systeem voor het verzamelen van procesinformatie 1 PP 1 PP FPC 5 6 Algehele stroomuitval op een locatie of op kantoor Uitval van Wide Area Netwerk Betaalverkeer: er wordt een verkeerde betaling uitgevoerd 2B 28 35.000 35.000 1A 10.000 1.000 1A 10.000 1.000 3A 95.000 10.000 FPC FPC FPC 2 3 4 Betaalverkeer: onderkennen nep-facturen Betaalverkeer: dubbele betaling factuur (bij dubbele ontvangst zelfde factuur) Betalingsverkeer: fraude, samenspanning gericht op financieel gewin 3A 95.000 10.000 3A 95.000 10.000 2D 1D 250.000 25.000 FPC FPC FPC 7 Renterisico Niet rechtmatige inkoop- en aanbesteding op WBL-niveau RiSico dat een toegezegde subsidie! bijdrage van derden niet kan worden gedeclareerd, door onvolledige registratie FPC 8 Niet ontvangen van stukken gericht aan derden, op basis waarvan vorderingen gesteld moeten worden OPR 1 Onverwachte + onvoorziene stijging energieprijzen OPR OPR 5 6 Indexering van de chemicaliënprijzen Verstoring transport en behandeling afvalwater: bijv. calamiteit zoals leidingbreuk, stroomstoring, ongecontroleerde lozingen OPR 3b Verstoring transport en behandeling afvalwater: bijv. brand, uitval procesautomatisering OPR 4 Verlies van procesmatige kennis door grote uitstroom van personeel gelet op de huidige leeftijdsopbouw alsmede weinig aanbod van vervangend personeel met proceskennis OPR OPR 2 3a 5 6 Stagneren van de afzet van reststoffen Verstoring van de bedrijfsvoering als gevolg van toepassen niet beproefde technieken OPR 7 Een aanbesteding leidt niet tot de gewenste kwaliteit van het product resp. de dienst OPR 8 - veroorzaakt door andere units (bijv. vertraging bij de realisatie van investeringsprojecten, niet gepland of langer dan gepland onderhoud installaties of tct, allerlei zaken van strategisch personeelsmanagement van HRM en mate van ondersteuning bij inkoop en KAM door FPC) OPR 9 Contractbreuk ten gevolge van wanprestatie 3B 2B 332.500 35.000 2C 75.000 10.000 1000 10.000 10.000 10.000 2C 75.000 10.000 2B 2B 35.000 35.000 3B 3A 332.500 95.000 2B 350O 10.000 28 28 35.000 35.000 3B 3A 332.500 95.000 2D 250.000 10.000 2C 2B 75.000 35.000 3C 3B 712.500 332.500 2B 35.000 10.000 OPR 10 Verstoring van de bedrijfsvoering door explosie van biogas / gas 2C 1 B 75.000 3.500 OPR 11 Onvoldoende beheer van in gebruik genomen informatie-systemen 38 3A 332.500 95.000 ;(bijv. automatische ontiuchters zijn vervangen door afsluiters, maar de tekeningen zijn hiervoor niet geactualiseerd) bladzijde 1 van 3
Nr. Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) B&R Ontwerpfouten 7. 2C kunnen optreden Operationeel Preventief Herstelbare ontwerpfout, door foutieve CAR verzekering, is de dekking goed functionaliteit kan worden gehaald Hogere investeringskosten informatieverstrekkin i.v.m. een foutief ontwerp zonder door aanpassing van het ontwerp g aan de adviseur of schade in de uitvoering? (bijv. aanvullende maatregelen fouten in het WA verzekering treffen/aanpassingen) ontwerpproces zelf, Contracten met adviseurs foutieve aannames Verstrekking van onjuiste B&R Vanuit Continu zorg voor de revisie van de 8. informatie van/aan derden in het verantwoordelijkheid leidingen ontstaan van herstelkosten/imago kader van de WION (verstrekking 1D als leidingbeheerder Operationeel Preventief Verplichting: graven van 1B schade gegevens ondergrondse proefsleuven, fouten in het systeem infrastructuur) worden hierdoor ondervangen 9. Aanbestedingseisen 10 Faillissement van aannemer Bankgarantie Onvoorziene financiële kosten B&R 2C Operationeel Preventief tijdens de uitvoering Betalingsregeling, betalen als er iets geleverd is. Faillissementfopheffen van Verborgen gebreken aannemer/leverancier na Onvoorziene financiële kosten B&R 2B moeten zelf opgelost Strategisch geen Geen 2B oplevering of gereedkomen werk worden Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 9
Nr. Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) 2. Medewerker (ook inhuur) is Nagaan bij HRM IT betrokken bij een ongeval tijdens hier statische werktijden. Als voorbeeld gegevens a) medewerker heeft een Medewerker en/of B&R 1 D beschikbaar zijn. verkeersongeval tijdens het verzekeringsmaatschappij van de Hoe hoog is het vervoer naar een medewerker legt schadeclaim eigen risico van de project/werk/locatie neen imago schade 2C WBL verzekering? b) medewerker krijgt een ongeval op een bouw/werklocatie Medewerker fraudeert 3. Uitloop van het wenk/investeringsproject KAM procedures Compliance Preventief Verzekering (HRM nog uitzoeken) 1A Operationeel Repressief Inspecties en toetsing volgens wet en regelgeving B&R Afhankelijk van het Mandaatbesluiten Financiële schadepost) imago mandaat van de Integriteitcontrole 3D (assessment) schade Compliance Preventief betreffende Sociale controle medewerker Hogere exploitatiekosten/ niet Aansluiten bij algemene kunnen voldoen aan 3B afspraken of contractvormen (UAV/UAVgc/) Operationeel Preventief contracten met derden Boeteclausules op nakomen levertijden B&R Bijv. ovenstorten op Technische 4. Schades aan de Rijkswater als gevolg voorschniften/normen/bestekseisen omgeving/derden t.g.v. de van werkzaamheden Vergunningen uitvoering van een project (bijv. t.b.v. een project Eisen aan kwalificatie aannemers ten gevolge van Schadeclaims van derden! imago 30 tijdens aanbesteding heiwerkzaamheden, verzakking schade/ontstaan van calamiteiten Operationeel Preventief Risicospreiding/verlegging naar door een persing onder een weg aannemers door, tijdelijke voorzieningen CAR en/of WA verzekering mcl. functioneren niet) primary clausule 1 D 2B Kennis overdracht na realisatie B&R 5. van een installatie naar Hogere exploitatiekosten/schade Instructies voor de overdracht Operations/Onderhoud is aan installatie onvoldoende Veiligheden aanbrengen Ontstaan B&R CAR verzekering 6. van ongedekte schades t.g.v. de uitvoering van Onvoorziene financiële een kosten/ 20 WA verzekering Operationeel Preventief project aan imagoschade het werk zelf Bouwrechtelijke verhoudingen in overeenkomsten met aannemers. B&R 30 Operationeel Preventief Bedienings- en bedrijfsvoorschriften 1 D 2B Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 8
Nr. Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) Onderzoek heeft uitgewezen Deze demografische ontwikkeling dat in Demografische ontwikkeling: zal leiden tot het weglekken Limburg de Vergrijzing van van de samenleving vergrijzing in specifieke leidt tot krapte kennis van de core HRM op de 2B vergelijking business en moeilijk vervulbare tot de arbeidsmarkt, rest van Nederland Effectief strategische personeelspianning in het kader van vergrijzing (rapport Berenschot) strategisch preventief duurzame inzetbaarheid medewerkers (levensfase bewust functies. personeelsbeleid); goed verhoudingsgewijs werkgeverschap meer voorkomt. Bindend opgelegde 2. CAO verplichtingen kunnen vergaande gevolgen hebben Implementatie financiële gevolgen in (Financiële) gevolgen ten gevolge Nadelige invloed op begroting (financieel, Correctief van implementatie HRM CAO 30 strategisch begroting, zonodig op basis van 1A en/of op bedrijfsvoering, processen, begrotingswijziging. werkwijzen) voor een bedrijfsmatig ingestelde organisatie. Kwaliteit van Toepassing mobiliteitsbeleid en 3. Vanuit streven naar continue management en instandhouding van verbetering en groei naar medewerkers zijn mobiliteitsbudget. kwaliteitsorganisatie (HPO) Leidt tot hogere kosten (werving, kritische Goede studiefaciliteiten voor borging ontstaat discrepantie tussen verplichte uitstroom, ontwikkeling HRM 3C succesfactoren voor strategisch preventief ontwikkeling organisatie. 3A beschikbare potentiële mensen) het realiseren van de Hantering POP instrument voor het menscapaciteit en benodigde groei naar een HPO zichtbaar maken van discrepanties menscapaciteit op het gebied van functioneren en gedrag. Gedwongen vertrek 4. Bescherming huurders bij Verdergaande bescherming van huurders leidt tot wijziging toekomstige bestemming huurders en aantasting van schadeclaims; kantoor WBL en/of opzegging 20 eigendomsrecht WBL kantoor Vroegtijdig vertrek 5. huurcontract door BsGW ingeval van fusie.. van BsGW leidt tot tekort in begroting Evaluatie en /of jaarlijkse bijstelling Compliance preventief van contracten: tijdige kennisgeving 2B aan huurders Onjuiste en/of onvolledige invoer Komt niet jaarlijks Dagelijkse back up van gegevens. Onbetrouwbare van datagegevens basisleidt of tot voor met beperkt Verbandsvergelijking datagegevens procesinformatie uit HRM onrechtmatige besluiten financieel gevolg Preventief door unit HRM. Controle - HRM door operationeel systemen (Juridische procedures en/of correctief management en medewerkers van schadeclaims) en management-- opgenomen informatie in systemen informatievoorziening. (YOUPP). 1A Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 7
Nr. Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) Door verlies van kennis minder Door uitstroom van personeel betrouwbaar beheer en optredend verlies van onderhoud van installaties en daardoor groter risico tav. het OP dit moment lx installatiekennis, met name door OND per jaar echter in de strategisch geen n.v.t. functioneren van de installaties! weinig aanbod van vervangend technisch personeel toekomst toenemend installatie onderdelen Leidingbreuk van groot Milieuschade compliance Onderzoeksmodel ter bepaling van 5. transportriool (voordat Financiele schade noodzakelijk onderhoud heeft (recente calamiteiten, raakvlakken OND 2D preventief kritische / mogelijke plekken van 38 operationeel leidingbreuk plaatsgevonden) met Maaskaden) 6. Onderlinge afstemming van de en de Informatiematrix zijn uitgevoerd Nadelen: Project Inrichten Beheer Organisatie Ongestructureerde informatie sluit langere doorlooptijden, onnodige OND 38 strategisch preventief WAUTER, MIP nieuwe stijl, OPEX en 2D voldoende mate) gemp!ementeerd. diverse IT applicaties vindt en opgesteld. Echter niet (in tegenstrijdigheden, onvoldoende! niet plaats De consequenties zijn: faalkosten, redundantie, ontoegankelijk, CAPEX zullen leiden tot het niet aan bij de informatiebehoefte kosten voor zoeken verhogen van betrouwbaarheid, verspreid, vanuit processen. toegankelijkheid en validiteit van de informatie(stromen). onbeheersbaar. Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 6
E Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) Visie voor met name de lange termijn ontbreekt Hogere kosten over de totale Onderhoud en/of vervangen van levenscyclus van een asset. machines/ installaties is niet Geen juiste balans tussen kosten, gestructureerd afgestemd op een prestaties, risico s gelet op het integrale visie t.a.v. nieuwbouw risicoprofiel en vervanging van installaties De score is Separaat van elkaar wordt MEP / gebaseerd op de MIP opgesteld. Dashboard op basis uitkomsten van een van KSF en KPI. lcc studie waarbij Technische innovaties zoals MDR en OND 2D diverse alternatieven strategisch Preventief WAUTER leiden tot het ontwikkelen 2C van een aantal van een model op basis van een (grote) projecten in integrale benadering (asset 2010/2011 zijn management), met als gevolg een doorgerekend beperking van risico s. Het streven naar continu Er wordt geen gebruik gemaakt 2. verbeteren en HPO wordt van verbeterpotentieel. belemmerd door het beperkt Kosten worden! blijven historisch toepassen van de PDCA-cyclus bepaald en zijn daardoor mogelijk en door het beperkt benutten van te hoog. capaciteiten van de medewerkers Processen die onderdeel uitmaken van AM (bouw, beheer, onderhoud, financiën) worden niet continu verbeterd, hierdoor worden de kwaliteitscriteria en functionaliteit van de assets niet geoptimaliseerd De score is een schatting afgeleid OND 3B van het jaarbudget strategisch geen n.v.t. 3B voor onderhoud (ca. 5% van het budget) Plotselinge uitval en/of grote 3. storingen van een installatie resp. van installatieonderdelen omdat Het operationele proces niet voldoende bekend is hoeveel stagneert, dus hogere kosten. onderhoud nodig is om binnen de Hogere kans op het niet voldoen aanvaardbare grenzen van veiligheid, wet en regelgeving en milieu te opereren. Er is aan wet- en regelgeving (milieu- preventief Komt meerdere vergunningen). OND 3B operationeel keren per jaar voor Het beperken, tot een acceptabel repressief onvoldoende inzicht in wat de niveau, en identificeren van de bedrijfskritieke onderdelen zijn, risico s is niet goed mogelijk deels leidend tot ongestructureerd (ATEX, Abees, WKK Roermond) werken met onacceptabele risico s. Onderhoudsconcept (periodiek onderhoud) o.b.v. risicoanalyse storingsdienst 2C Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 5
Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) Procesverstonng veroorzaakt door andere units (bijv. vertraging bij de realisatie van investerings- Verstoringen projecten, niet gepland of langer gebeuren meerdere keren per jaar en Kwaliteitsverlies + hogere kosten dan gepland onderhoud door inzet extra mensen en OPR 30 Operationeel Correctief Communicatie 3B 8. installaties of ICT, allerlei zaken hebben een van strategisch personeels- middelgroot tot groot middelen management van HRM en mate effect van ondersteuning bij inkoop en KAM door FPC) Kans is groot (klasse Kwaliteitsverlies + hogere kosten 2) en effect kan groot Contractmanagement en systematiek door inzet extra mensen en OPR 2B zijn indien niet Operationeel Preventief van opstellen contracten (bv. gele Contractbreuk ten gevolge van middelen geanticipeerd (klasse kaarten) 9. wanprestatie B) Verstoring van de bedrijfsvoering Des-investeringen en versnelde Kans is groot en Atex maatregelen, controle op OPR 20 effect is groot. Uitval Operationeel Preventief beheer en onderhoud ATEX 1 B door explosie van biogas / gas afschrijvingen; hogere kosten 10. installaties installaties Voor projecten wordt Onvoldoende beheer van in Actief beheer van documentatie in de meerdere malen per jaar informatie projectorganisatie. Maatregelen gebruik genomen informatie- Hogere kosten door extra gevraagd. Onjuiste systemen (bijv. automatische voorbereidingstijd en verstrekken 3A ontiuchters zijn vervangen door foutieve informatie bij documentatie. Zorg dragen voor het OPR 3B informatie leidt tot Operationeel Preventief treffen voor het goed beheren van afsluiters, maar de tekeningen zijn calamiteiten, naleven van de eerder gemaakte hiervoor niet geactualiseerd) incorrecte afspraken. opdrachtverstrekking met meerwerk tot gevolg. Bij uitbesteden van de Kwaliteitsverlies + hogere kosten Gezien de recessie is Aandacht bij aanbesteding procesvoering, risico van faillissement van het bedrijf (bijv. door inzet extra mensen en OPR 2B de kans in hogere Operationeel Preventief 12 Marktonderzoek middelen mate aanwezig. TDH Venlo, afzet slib naar SNB) Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 4
E Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) Onverwachte + onvoorziene stijging energieprijzen Indexering van de 2. chemicaliënprijzen 3a. Kans is groot (klasse 2) en effect kan groot Hogere kosten OPR 2C zijn indien niet Strategisch Preventief geanticipeerd (klasse 0) Kans is groot (klasse Hogere kosten omdat in de 2) en effect kan groot raming van de kosten geen OPR 2B zijn indien niet Strategisch Geen indexering is toegepast geanticipeerd (klasse B) Verstoring transport en Verstoringen behandeling afvalwater: bijv. Milieuschade gebeuren meerdere calamiteit zoals leidingbreuk, lmagoschade OPR 3B keren per jaar en stroomstoring, ongecontroleerde Hogere kosten hebben een lozingen middelgroot effect Verstoring transport en behandeling afvalwater: bijv. 3b. brand, uitval procesautomatisering Verlies van procesmatige kennis door grote uitstroom van personeel gelet op de huidige 4. leeftijdsopbouw alsmede weinig aanbod van vervangend personeel met proceskennis Milieuschade Kans kleiner dan bij Imagoschade OPR 2B 3a, effect idem als bij Hogere kosten 3a Meerjaren inkoopcontracten + tijdig inkoopmoment klikken In de begroting is bewust geen rekening gehouden met indexering van de chemicaliënprijzen vanwege de hieraan verbonden onzekerheden Strategisch Calamiteiten bestrijdingsplan voor de Correctief Compliance afvalwaterinfrastructuur Operationeel Extra achtervang: dubbele server Preventief Compliance WAUTER Door verlies van kennis minder Kans is groot (klasse betrouwbaar procesbeheer van 2) en effect kan groot installaties en daardoor groter OPR 2B zijn indien niet Operationeel Preventief Lidmaatschap MIT 2B risico t.a.v. de te behalen geanticipeerd (klasse procesresultaten B) Afzet stagnaties Geen afzetmogelijkheid, tijdelijke gebeuren meerdere Stagneren van de afzet van opslag reststoffen en mogelijk Spreiden risico door meerdere OPR 3B keren per jaar en Operationeel Preventief 3A 5. reststoffen stoppen van installaties, afzetkanalen en huren opslagruimte hebben een Hierdoor hogere kosten. middelgroot effect Kans is in kleine Verstoring van de bedrijfsvoering Des-investeringen en versnelde mate aanwezig en als gevolg van toepassen niet OPR 2D Operationeel Preventief Projectorganisatie 6. afschrijvingen; hogere kosten. effect kan dan groot beproefde technieken Een aanbesteding leidt niet tot de gewenste kwaliteit van het product resp. de dienst zijn Kans is door wijze van aanbesteden Compliance Geen Door kwaliteitsverlies extra kosten OPR 2C aanwezig en effect 2B bij het procesbeheer kan dan redelijk Operationeel Preventief Projectorganisatie groot zijn 2B 3A Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 3
ie Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) Komt meerdere AO-IC maatregel (accorderen Betaalverkeer: er wordt een Kans op het niet terugontvangen FPC 3A keren per jaar voor; Operationeel Preventief facturen door zowel de ontvanger als Intern verkeerde betaling uitgevoerd van betaald bedrag kleine bedragen de budgethouder) Komt meerdere AO-lC maatregel (accorderen Intern FPC 3A keren per jaar voor; Operationeel Preventief facturen door zowel de ontvanger als kleine bedragen de budgethouder) Betaalverkeer onderkennen nep- Kans op het niet terugontvangen facturen van betaald bedrag 2. 3. Betaalverkeer: dubbele betaling Komt meerdere dubbel factuurnummer + AO-lC Controle financieel systeem op FPC 3A keren per jaar voor; Operationeel Preventief maatregel (accorderen facturen door Kans op het niet terugontvangen factuur (bij dubbele ontvangst Intern zelfde factuur) kleine bedragen zowel de ontvanger als de van betaald bedrag budgethouder) Kans op optreden is Het financieringsstatuut met daarop 4. Betalingsverkeer: fraude, klein; vergt gebaseerde AO-lC maatregelen 1D samenspanning gericht op Kans op financieel verlies FPC 2D samenspannen en Compliance Preventief (toepassen van functiescheiding + Intern financieel gewin moet om flink gewin het vier ogen principe) gaan voor inkoop en Kans op: - bij de Preventief aanbesteding opmerkingen beleid - AO-IC 5. - maatregelen + Kans op optreden is jaarrekening of geen verantwoordingsplicht verwoord in meerdere keren per Niet rechtmatige inkoop- en goedkeurende verklaring bij de FPC 3A jaar; echter de Oom pliance handboek inkoop en aanbesteding Intern aanbesteding jaarrekening bedragen bij FPC zijn klein - magoschade van concurrerende Repressief - - claims - check Check door accountant, interne leveranciers audit aan welke Risico dat een toegezegde Beperkt aantal verantwoordirigsplicht moet worden Kans op financieel verlies FPC 2C projecten: echter dan Oompliance Preventief voldaan bij ontvangen van subsidies Intern 6. subsidiel bijdrage van derden niet kan worden gedeclareerd, door van maatregelen om aan wel grote bedragen - onvolledige registratie verantwoordingsplicht_te_voldoen kwartaal opstellen van een Operationeel - Is in verleden 7. Kans op sterke rentefluctuaties liquiditeitsprognose, conform het Preventief financieringsstatuut; Renterisico moment dat nieuwe lening moet FPC voorgekomen; echter Extern de marges zijn nu worden aangetrokken Oompliance - Niet ontvangen van stukken Komt regelmatig AO-lC maatregel waarbij is gesteld renterisiconorm klein nemen per wettelijke dat van elke uitgaand document met waarvan vorderingen gesteld relatief kleine een financieel effect een afschrift Intern terug; gaat echter om Operationeel Geen 8. gericht aan derden, op basis Financieel verlies FPC moeten worden bedragen dient te worden verstrekt aan FPC Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 2
E Risicogebeurtenis Gevolgen Unit Risico Motivering van de Soort Soort 1Maatregelen Risico score risicoscore Risico maat- score regel (rest) - Inhuren externe ondersteuning Plotseling Dit kan leiden tot door specialistische bedrijven wegvallen van Kans op discontinuiteit stijgt uitval van systemen - Redundant uitvoeren personeel leidt door een hogere (kwetsbaarheid voor uitval IPP en tot traagheid bij Operationeel Preventief automatisering daar waar mogelijk specialisatiegraad bij een relatief Extern personeel) inspelen op vragen - Inhuur extra (tijdelijke) capaciteit beperkte bezetting tot problemen - vanuit de operatie Opstellen transitieproject met ondersteuni9g_door_pwc Project loopt vertraging op ôf het lnefficiënt: kans op dubbel werk 2. gestelde doel wordt niet bereikt en niet efficiënte inzet van Kan leiden tot Er wordt gebruik gemaakt van een door de toenemende mate van 2B mensen neemt toe IPP 3B onnodige hogere Strategisch Preventief onvikkelprogramma en van verwevenheid tussen de Intern Ineffectief: het bereiken van de netto kosten programmamanagement uitvoering van project, innovaties, gestelde doelen staat onder druk begroting en MJR Niet of niet tijdig realiseren van de van low-risk projecten Kans op: - 3. voor innovatieprojecten gestelde opstellen van een businesscase - onvoldoende vernieuwende Kan leiden tot missen doelen, doordat: voor risicovolle en innovatieve impulsen van kansen om projecten - een innovatieproject niet tot een - hogere kosten en ondoelmatige kwaliteit. - haalbare businesscase leidt training van medewerkers voor het 28 inzet van mensen IPP 38 arbeidsbeleving of Strategisch Preventief inventariseren van + het omgaan Intern - innovatie eenzijdig wordt - een slechtere nette kosten te benaderd (teveel van binnen met risicos concurrentiepositie verhogen of te naar buiten wordt gedacht) wordt gebruik gemaakt van een - niet realiseren van de verlagen ontwikkelprogramma en van - onvoldoende rekening is strategische doelen gehouden_met_tegenvallers programmamanagement Kwaliteitsverlies en extra kosten Kan leiden tot 1A Algehele stroomuitval op een door beperkte besturing IPP kwaliteitsverlies en Operationeel Preventief noodstroomvoorziening locatie of op kantoor Extern installaties hogere netto kosten Kwaliteitsverlies en extra kosten Kan leiden tot redundant netwerk van 1A 5. Uitval van Wide Area Netwerk door beperkte besturing PP kwaliteitsverlies en Operationeel Preventief koperbekabeling of gsm-netwerk Extern installaties hogere netto kosten Inventarisatie risicogebeurtenissen 2013 Bijlage A, pagina 1 - identificeren - er
FPC Algemeen Algemeen ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 WATERSCHAPSBEDRIJF LIMBURG Maria Theresialaan 99 Postbus 1315 6040 KH Roermond KvK-nr. 504.534.83 Bank: 63.67.60.464 Tel: 088-8420000 Fax: 0475-311605 VAN : W.A.S. Pörteners CORSANR. : porten/2013.05197 ONDERWERP : Kadernota Risicomanagement WBL www.wbl.nl info@wbl.nl Kadernota Risicomanagement Waterschapsbedrijf Limburg Algemeen Bestuur WBL vergadering 6-12-2011 *2013.05197*
Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten en samenvatting 3 2 Inleiding 5 3 Kaders en definities 6 3.1 Kaders 6 3.2 Definities 7 4 Proces risicomanagement 8 4.1 Cyclisch proces 8 4.2 Identificatie van risico s 9 4.3 Analyse en beoordeling van risico s 11 4.4 Beheersing van risico s 12 Kadernota Risicomanagement WBL 2
1 Uitgangspunten en samenvatting In de Kadernota Risicomanagement worden het doel en de uitgangspunten voor risicomanagement bij het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) beschreven. Het doel van deze nota is bestuur en ambtelijke organisatie op korte termijn met hetzelfde begrippenkader te laten werken en dit systematisch toe te passen. Belangrijkste doelstelling hierbij is dat op korte termijn het risico denken automatisch wordt meegenomen in het bestuurlijk en ambtelijk handelen. Het gaat dus vooral om een verandering in het denken over taken en projecten. Centraal staan niet meer alleen de vragen Wat willen we bereiken?, Wat gaan we daarvoor doen? en Wat gaat het kosten?. Belangrijke aanvullende vragen zijn: Wat gebeurt er als we iets niet doen?, Wat kan er mis gaan?, Welke maatregelen kunnen worden getroffen? en Wat gaan die maatregelen kosten?. Om dit te bereiken is een relatief eenvoudig kader geformuleerd zodat de basis wordt gelegd om heldere keuzes te maken over risico s. Zo kan systematisch gewerkt worden aan de beheersing van risico s en kan hierover verantwoording worden afgelegd. In de praktijk worden voor waterschappen twee typen risicomanagement onderscheiden: 1. Veiligheidsrisicomanagement De primaire taak van het WBL is zorg voor goede waterkwaliteit. Hieruit volgt de taak om de burgers te beschermen tegen de invloeden van calamiteiten waardoor het oppervlaktewater onmiddellijk en ernstig in gevaar komt. Kenmerkend voor deze veiligheidsrisico s is dat de oorzaken van buitenaf komen. Voorbeelden zijn natuurrampen en terroristische aanslagen. Normaal gesproken vormt dit een onderdeel van integraal risicomanagement. Veiligheid is echter een primaire taak van het WBL en daarom is het wenselijk de risico s en de daarop gebaseerde beheersingsmaatregelen afzonderlijk in kaart te brengen. Bij WBL is dit onderdeel ondergebracht bij de calamiteitenorganisatie. 2. Bedrijfsvoering risicomanagement Het WBL wordt gefinancierd met publieke gelden welke worden geïnd door de beide waterschappen WRO en WPM en middels een bijdrage aan WBL beschikbaar worden gesteld. Voor de besteding van de beschikbaar gestelde gelden dient het waterschapsbedrijf aantoonbaar in control te zijn en verantwoording af te leggen. Het aspect van in control te zijn zal de komende tijd steeds meer aandacht vragen. Vanaf 2009 worden de jaarstukken door de accountant getoetst op rechtmatigheid. In de Regeling Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen is bepaald dat WBL een verplichte paragraaf weerstandsvermogen opneemt in de begroting waarin de beleidslijnen zijn vastgelegd. Dit is uitgewerkt in de vastgestelde WBL-verordeningen inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie (ex artikel 108 en 109 van de Waterschapswet). In deze kadernota worden deze beleidslijnen beschreven. Om op korte termijn in het risicomanagement een duidelijke stap voorwaarts te zetten, wordt voorgesteld het onderscheid in deze twee typen risicomanagement als uitgangspunt voor het risicomanagementbeleid te hanteren. Omdat aan het veiligheidsrisicomanagement (calamiteitenorganisatie) al veel aandacht is besteed, ligt in 2011 het zwaartepunt op het bedrijfsvoering risicomanagement. Kadernota Risicomanagement WBL 3