Verslag Vergadering van De commissie Onderzoek van de Rekening Vergaderdatum Kenmerk 15 april 2009 COR2008-11 Status verslag Concept Verslaglegging door Telefoonnummer W.L. Walkate (Notuleerservice Nederland) 8238 Verslag van de vergadering van de Statencommissie Onderzoek van de Rekening, gehouden op 15 april 2009 in het provinciehuis te Den Haag. AANWEZIG: VOORZITTER: SECRETARIS: CDA VVD ChristenUnie/SGP SP AFWEZIG: de heer Senden mevrouw Kortleve mevrouw Van den Bosch-Damen, de heer Heemskerk, de heer Brill mevrouw Fröling-Kok de heer Romijn de heer Lamers, de heer Schuringa, mevrouw Branderhorst AANWEZIGE GEDEPUTEERDE: de heer Van Heijningen Ambtelijke ondersteuning: Tevens aanwezig: de heer Te Velde, de heer Kas de heer Gerritsma (PwC) AGENDA: 1. Opening 1a. Regeling van werkzaamheden 1b. Vaststellen van de agenda 1c. Mededelingen 1d. Spreekrecht 1e. Rondvraag 2. Kadervorming en kaderstelling 2a. Wijziging controleverordening en evaluatie aanbesteding nieuwe accountant 3. Controle en verantwoording 4. Afwikkeling vorige vergadering en interne aangelegenheden 4b. Besluitenlijst van de vergadering van woensdag 21 januari 2009 4c. Verslag van de vergadering van woensdag 21 januari 2009 5a. Stukken in het kader van de actieve informatieplicht van GS 5b. Van derden ontvangen informatie 6. Sluiting
1. Opening De VOORZITTER opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 1a. Regeling van werkzaamheden Hierover zijn geen bijzonderheden te melden. 1b. Vaststellen van de agenda De agenda wordt conform vastgesteld. 1c. Mededelingen De VOORZITTER deelt mee dat bericht van verhindering is binnengekomen van de heer Lamers, de heer Schuringa en mevrouw Branderhorst. Mevrouw Van den Bosch heeft gevraagd of voor de COR een langetermijnagenda kan worden opgesteld. Hoe kijkt de rest van de commissie hier tegenaan? Mevrouw FRÖLING vraagt zich af wat daarop komt te staan. Er zijn maar weinig onderwerpen die van tevoren vaststaan. Ze ziet de meerwaarde van een langetermijnagenda niet zo goed. Misschien wordt de bepaling van de agenda en de omvang hierdoor wat meer bepaald. Ook wordt het ambitieniveau hierdoor meer vastgelegd. Voor deze vergadering is bijvoorbeeld het onderwerp Onderzoeksvragen niet op de agenda gezet. Omdat er zo weinig in de COR speelt, is de commissie te weinig alert op de dingen die wel spelen. Misschien is het aardig om daarvoor een korte langetermijnagenda op te stellen. De VOORZITTER deelt mee dat de onderzoeksvragen bij de commissie zijn uitgezet. Maar er is geen enkele reactie op gekomen. Het aantal onderwerpen voor de langetermijnagenda zal beperkt zijn. Mevrouw VAN DEN BOSCH begrijpt dit wel. Maar toch is het goed om er af en toe over na te denken wat op de langetermijnagenda moet komen te staan en welke onderwerpen op een vergadering worden besproken. De VOORZITTER concludeert dat er een langetermijnagenda zal worden opgesteld. Vanmorgen hebben twee bureaus een presentatie gehouden over de kwaliteit van de indicatoren in de begroting. Direct na afloop van de presentaties is een keuze voor een bureau gemaakt. De keuze is gevallen op de Kwink Groep. De opdracht zal voor de eerste week van juni worden afgerond zodat de verbeterpunten nog in de begroting van 2010 meegenomen kunnen worden. De heer VAN HEIJNINGEN vraagt hoe de begeleiding van de uitvoering van de opdracht is geregeld. Hoe is dat met de interne organisatie afgestemd om zo snel mogelijk van het product gebruik te kunnen maken? Pagina 2 van 6
De VOORZITTER antwoordt dat de begeleiding en de afstemming volledig zijn gewaarborgd. Er komt een gesprek met het hoofd Financiën en de uitkomst van het onderzoek zal tijdig aan GS worden aangeboden. De heer HEEMSKERK vraagt het ambtelijk apparaat bij het onderzoek te betrekken. Mevrouw FRÖLING merkt op dat het bureau heeft gevraagd naar een contactpersoon die de functie van vraagbaak op zich kan nemen. Het bureau zal wel degelijk contact met de ambtelijke organisatie opnemen zodat een goede afstemming tot stand komt. De heer VAN HEIJNINGEN zegt dat hij en de ambtelijke organisatie ter beschikking van het bureau staan om vragen te beantwoorden zodat er snel een kant-en-klaarproduct op tafel kan liggen, want daar het gaat het om. 1d. Spreekrecht Voor het spreekrecht heeft zich niemand gemeld. 1e. Rondvraag Mevrouw VAN DEN BOSCH heeft vragen gesteld naar aanleiding van de brief van Deloitte van vorig jaar over de planning en de afspraken die zijn gemaakt. Zijn de stukken voor de jaarrekening volgens afspraak op tijd aan de accountant geleverd? Daarop had Deloitte vorig jaar veel commentaar. Hoe ervaart de huidige accountant het nakomen van de planning en afspraken? De heer VAN HEIJNINGEN heeft vorige keer verteld dat het zijn eer te na zou zijn als de nieuwe accountant ook kritiek zou leveren op het te laat aanleveren van stukken. De dingen moeten goed gedaan worden en dat is nu gebeurd. Hij heeft nu de conceptmanagementrapportage van de accountant gelezen. Daaruit valt op te maken dat er een groot positief contrast is met de situatie vorig jaar. De heer GERRITSMA zegt dat het proces voor de jaarrekening goed is verlopen. Er is intensief overlegd met FJZ over de manier waarop de accountant werkt. Hij heeft geprobeerd de lijnen kort te houden. In een eerste jaar moet je aan elkaar wennen en elkaar leren te verstaan. Het is altijd zo dat dingen verbeterd kunnen worden, zeker in een eerste jaar waarin je met elkaar werkt. Hij heeft het volste vertrouwen dat verbeteringen kunnen worden aangebracht. Mevrouw VAN DEN BOSCH hoort de accountant zeggen dat hij in grote lijnen positief is en dat er wat te verbeteren is. De meest gelezen brief op internet is vorig jaar de brief van Deloitte geweest. Daarom vond zij dat zij die vraag moest stellen. Voor de problematiek was een bredere interesse dan alleen in dit huis. De heer GERRITSMA vond de vraag heel erg terecht. De situatie vorig jaar was uitzonderlijk. Dat kom je in accountantsland niet vaak tegen. Voor de tijdsdruk moeten nog mogelijkheden worden ingebouwd omdat sommige dingen meer tijd nodig hebben om zorgvuldig te kunnen doen. Pagina 3 van 6
De heer VAN HEIJNINGEN deelt mee dat vandaag de jaarstukken aan de griffie worden aangeboden. 2. Kadervorming en kaderstelling 2a. Wijziging controleverordening en evaluatie aanbesteding nieuwe accountant De heer BRILL heeft in de kerngroep van de COR gezeten die de opdracht had om de verordening te wijzigen. Daarom heeft het stuk dat op tafel ligt, zijn instemming. Hij vindt het een goed idee van GS om PS een boardletter te sturen. Wat is het verschil in inhoud tussen een managementletter en een boardletter? Mevrouw FRÖLING vindt het ongewenst als het zwaartepunt van de werkzaamheden van de accountant bij GS komt te liggen. Haar voorkeur gaat er naar uit dat de accountant voor GS werkzaamheden mag verrichten als die geen relatie hebben met de controle van de jaarrekening. Dat moet dan wel aan de COR worden voorgelegd, zodat de commissie inzicht heeft in de verhouding van verrichte werkzaamheden tussen PS en GS. Dat is meer dan dat de accountant een verklaring aflegt dat hij naast de controleopdracht geen andere opdrachten voor de provincie heeft uitgevoerd die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening. De heer BRILL vraagt of mevrouw Fröling terugkomt op het idee dat de accountant in bepaalde gevallen die los staan van de controle werkzaamheden voor de provincie mag doen. Mevrouw FRÖLING zegt dat de commissie de accountant ruimte heeft willen geven om werkzaamheden voor GS uit te voeren. Zij wil een veiligheidsklep voor de aard en omvang van de werkzaamheden van de accountant voor GS inbouwen. De heer BRILL zegt dat dit in een eerder stadium al is goedgekeurd. Mevrouw FRÖLING zegt dat de commissie het er nog over zou hebben. De vertaalslag hiervan staat nu ter discussie. De heer BRILL zegt dat in het kernteam hierover is gesproken. Dat heeft met de voorliggende tekst ingestemd. Waarom neemt mevrouw Fröling afstand van wat zij eerder heeft besloten? Mevrouw FRÖLING heeft wat zij nu zegt ook in de werkgroep opgemerkt. Zij hecht eraan dit aspect in de COR voor te leggen. Zij wil dat de commissie voor de aanbesteding een commissie is die gevormd wordt door de leden van de COR of vanuit het midden van PS. De tekst in artikel 2, tweede lid keurt zij niet goed. In artikel 6, tweede en derde lid kan 'indien dit in het belang van de provincie is' weggelaten worden omdat GS bevoegd zijn om zelf te bepalen of zij de accountant van PS of een andere accountant inhuren. In artikel 7, vierde lid mag 'nadat de COR hierom heeft verzocht' weggelaten worden. De managementletter kan door GS ter kennisname worden aangeboden. Pagina 4 van 6
Mevrouw VAN DEN BOSCH merkt over artikel 2, tweede lid op dat alle leden van PS lid van alle commissies zijn. Ook kan in artikel 7, vierde lid 'nadat de COR hierom heeft verzocht' geschrapt worden. Het CDA is voorstander van een managementletter voor PS. Daarom hoeven PS niet te vragen. Als de meerderheid van de commissie een boardletter wil krijgen, is dat voor haar goed, maar dat hoeft niet per se voor het CDA. Haar fractie kan wel een uittreksel van de managementletter maken. Zij stelt het zeer op prijs om bij de jaarrekening een besloten vergadering met de accountant te beleggen die voorafgaat aan de vergadering van de COR, zodat de commissie op informele manier kan horen hoe het proces is verlopen. De heer ROMIJN is het in grote lijnen met het voorliggende stuk eens. De SP wil geen besloten vergadering met de accountant hebben. De vergaderingen moeten zo open mogelijk zijn. Daarvoor is juist het gesprek met de accountant zeer geschikt. Alles wat met financiën te maken heeft, moet in het openbaar worden besproken. Hij vindt dat artikel 2, tweede lid de lading dekt. Hij stelt voor om de managementletter naar de leden van de COR en de boardletter naar alle leden van PS te sturen. De VOORZITTER stelt voor dat in artikel 2 komt te staan dat PS een commissie benoemen waarin minimaal drie leden van de COR deelnemen. Hij beluistert dat de meerderheid ervoor kiest om de managementletter naar de COR te sturen. De heer GERRITSMA zegt dat in de vorige vergadering is besloten dat de boardletter voldoende is voor de COR. Wat zijn de overwegingen om voor een managementletter te kiezen? Mevrouw FRÖLING heeft voldoende aan de boardletter. De managementletter hoeft in de vergadering niet geagendeerd te worden. De VOORZITTER concludeert dat de boardletter ter bespreking in de vergadering van de COR wordt geagendeerd en de managementletter ter kennisname wordt aangeboden. De heer GERRITSMA zegt dat de accountant gehouden is aan gedrags- en beroepsregels die zelfs de status van wet hebben. Daarin is geregeld dat de accountant geen dingen mag doen die zijn onafhankelijkheid in gevaar brengen. In de praktijk is het al voorgekomen dat hij contact heeft gezocht met de voorzitter van de COR over een vraag van de provincie om een offerte uit te brengen. Hij vond het goed om dit met de COR af te stemmen. De voorzitter van de COR heeft dit weer met de aanwezige leden van de COR afgestemd. De VOORZITTER concludeert dat het stuk nadat de wijzigingen zijn aangebracht als hamerstuk op de agenda van PS van 22 april 2009 kan worden gezet. 3. Controle en verantwoording Hiervoor zijn geen stukken ontvangen. 4. Afwikkeling vorige vergadering en interne aangelegenheden Pagina 5 van 6
4a. Besluitenlijst van de vergadering van woensdag 21 januari 2009 De besluitenlijst wordt vastgesteld. 4b. Verslag van de vergadering van woensdag 21 januari 2009 Het verslag wordt vastgesteld onder aantekening dat de heer Romijn niet bij de afwezigen vermeld staat. 5a. Stukken in het kader van de actieve informatieplicht Het stuk wordt voor kennisgeving aangenomen. 5b. Van derden ontvangen informatie Hiervoor zijn geen stukken ontvangen. 5c. Overige stukken ter kennisname Er zijn geen stukken ter kennisname ontvangen. 6. Sluiting De VOORZITTER sluit de vergadering om 14.45. Pagina 6 van 6