HET NIEUWE WERKEN BIJ HET RIJK Een handreiking Tijd- Plaats en Apparaatonafhankelijk Werken voor Rijksorganisaties Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeel Rijk 30 oktober 2012
Inhoud 1. Inleiding 3 2. Wie mag TPAW werken? 3 3. Welke integriteitsrisico s zijn er bij TPAW? 4 4. Kan een leidinggevende een medewerker verplichten op kantoor te zijn? 4 5. Kan een leidinggevende een medewerker verplichten elders te werken? 4 6. Wat zegt de Werktijdregeling? 4 7. Bereikbaarheid op afstand 5 8. Arbeidstijden, werken op ongebruikelijke uren en overwerk 5 Wat zegt de Arbeidstijdenwet? 5 Geldt de Arbeidstijdenwet voor iedereen? 5 Hoe om te gaan met arbeidstijden en rusttijden bij TPAW? 5 Mag een medewerker uren verschuiven? 5 Mag overwerk gecompenseerd worden? 5 Vervangt resultaatsturing de urenaanstelling? 6 En werken in het weekeinde? 6 Hoe zit het bij TPAW met consignatiediensten? 6 9. Arbeidsomstandigheden 6 Wat zegt de Arbo-wet? 6 Hoe wordt aan de Arbo-zorgplicht bij TPAW voldaan? 6 Zijn er regels voor omgaan met werkdruk bij TPAW? 6 10. Vergoeding voor de thuiswerkplek? 6 11. Verlof bij TPAW 7 12. Wanneer is een medewerker ziek? 7 13. Vervoer, reizen & standplaats 7 Verandert door TPAW de standplaats of plaats van tewerkstelling? 7 Wanneer is sprake van een dienstreis? 7 Wanneer is reizen naar een derde werkplek woon-werkverkeer? 7 Wat gebeurt er met het OV-abonnement bij TPAW? 7 Tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer bij TPAW? 8 14. Algemene vergoedingen 8 15. Fiscale aspecten 8 16. BIJLAGE: INDIVIDUELE AFSPRAKEN OVER TPAW 9 Checklist Individuele Afspraken over TPAW 9 Afspraken over werkomstandigheden 9 Afspraken over TPAW: 10 Voorbeeld ARBO-model 10 Resultaatgericht sturen tips van leidinggevenden die het al doen 11 2
1. Inleiding Het Nieuwe Werken kan in veel situaties bijdragen aan een verbetering van de arbeidsproductiviteit, de kwaliteit van het werk en de balans tussen werk en privé van medewerkers. Het draagt ook bij aan besparing van de kosten van huisvesting. Dit hangt samen met de modernisering van werkplekken en de nieuwe mogelijkheden die ICT biedt om slimmer te werken, in het bijzonder over de grenzen van organisaties heen. Het past ook goed in de context van de veranderende relatie tussen overheid en burger en tussen leidinggevende en medewerker. Veel organisaties in het Rijk implementeren daarom ook een vorm van Het Nieuwe Werken. Dit houdt onder andere in dat medewerkers meer ruimte krijgen om los van plaats, tijd en (ICT-) apparaat te werken. In de Informatiseringstrategie van het Rijk wordt dit Tijd, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW) genoemd. TPAW en HNW TPAW is de praktische component van Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Werken is breder en gaat ook over nieuwe manieren van grensoverschrijdend en flexibel (samen)werken. TPAW faciliteert dat, maar niet iedereen die TPAW werkt hoeft persé anders te gaan (samen)werken. Bij TPAW kan een medewerker zijn werkzaamheden uitvoeren op een plaats en tijd waar het werk zich voordoet of waar dit met privé-omstandigheden gecombineerd kan worden. Dat kan thuis zijn, maar ook een derde werkplek is geschikt voor TPAW. Onder derde werkplek wordt verstaan een werkplek anders dan thuis of op de plaats van tewerkstelling. P&O-aspecten van TPAW Deze Handreiking focust vooralsnog op de P&O-aspecten van TPAW. De bedoeling is dat op korte termijn de Handreiking ook de ICT en huisvesting gaat bestrijken. TPAW is onderhavig aan wettelijke P&O-regels, die deels rechtstreeks van toepassing zijn, en deels door Rijksorganisaties verder worden uitgewerkt. De ICOP heeft in 2011 een Checklist Plaats- en Tijdonafhankelijk Werken vastgesteld en in 2012 vanuit P&O-invalshoek nadere richtinggevende uitspraken gedaan. Deze uitspraken worden in deze Handreiking geduid ten behoeve van het goede begrip van het management en de medewerkers van het Rijk. In deze rijksbrede handreiking worden veel gestelde vragen beantwoord en suggesties aangedragen voor TPAW, en wordt de Checklist geactualiseerd. De hoofdstukken hierna beantwoorden veelgestelde vragen over TPAW. In de bijlage zijn modelformulieren opgenomen die leidinggevenden kunnen gebruiken om maatwerkafspraken met hun medewerkers individueel vast te leggen. 2. Wie mag TPAW werken? De organisatie bepaalt in eerste instantie welke werkzaamheden zich lenen voor TPAW. Uitgangspunt is dat iedere rijksmedewerker volgens de uitgangspunten van TPAW mag werken indien de werkzaamheden zich daarvoor lenen. De beslissingsbevoegdheid hierover ligt in eerste instantie bij de organisatie en vervolgens bij de leidinggevende. Er is geen sprake van een recht op TPAW. Leidinggevende en medewerker maken hier samen afspraken over waarbij de leidinggevende een afweging maakt over wat wel en niet kan en/of gewenst is. Individueel maatwerk staat voorop. Criteria die hierbij worden meegewogen zijn: De aard van de opgedragen werkzaamheden (bijvoorbeeld tijd- en plaatsgebondenheid) en het beoogde resultaat daarvan. De competenties van de medewerker (bijvoorbeeld zelfstandigheid en resultaatgerichtheid). De beschikbaarheid van de middelen die de medewerker nodig heeft (rekening houdend met eisen die de organisatie daaraan stelt, zoals veiligheid). Casus: hoe dient een leidinggevende te reageren wanneer een medewerker zich voorneemt een gecompliceerd advies in alle rust thuis te schrijven maar het advies niet heeft afgekregen? De leidinggevende kan informeren wat er mis ging in de planning. Anderzijds dient de medewerker zijn leidinggevende te informeren wanneer deadlines onverhoopt niet gehaald worden. Leidinggevende en medewerker kunnen bespreken hoe deze situatie in de toekomst voorkomen kan worden en of TPAW een geschikte manier van werken is voor de betreffende medewerker. 3
3. Welke integriteitsrisico s zijn er bij TPAW? TPAW is voor iedereen binnen het Rijk nog betrekkelijk nieuw. Op het gebied van integriteit brengt het vraagstukken mee. Er kunnen zich situaties voordoen waarbij niet meteen duidelijk is hoe een integriteitsvraag moet worden beantwoord. Daarom zal per geval bekeken moeten worden naar wat integer handelen inhoudt. Uitgangspunt is dat een medewerker zich dient te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt. De medewerker heeft bij TPAW meer vrijheid en verantwoordelijkheid over de invulling van zijn werk en werktijden. Als de leidinggevende en de medewerker verschillende verwachtingen hebben over deze invulling, kan dat leiden tot aantasting van het wederzijds vertrouwen en mogelijk tot integriteitsvraagstukken. Dit is waarschijnlijk te voorkomen door het tijdig bespreken van wederzijdse verwachtingen. Voorts is van belang de medewerker digital awareness bij te brengen zodat een medewerker op de juiste manier omgaat met de digitale wereld. Verwezen wordt naar onder meer de uitgangspunten van online communicatie Rijksambtenaren 1 en de modelgedragscode integriteit sector Rijk 2. 4. Kan een leidinggevende een medewerker verplichten op kantoor te zijn? Ja, dat kan om verschillende redenen. TPAW is geen recht, maar is mogelijk na afspraken tussen medewerker en leidinggevende. Ook is het mogelijk dat bepaalde werkzaamheden of functies kantoorgebonden zijn, of dat aanwezigheid vereist is bij een overleg of vergadering, of omdat is gebleken dat elders werken ten koste gaat van het werk. Voorts zal er rekening worden gehouden met de wensen en mogelijkheden in het team. Ook nadat leidinggevende en medewerker afspraken hebben gemaakt, is TPAW geen recht. Het kan wenselijk zijn om na verloop van tijd de gemaakte afspraken te herzien. 5. Kan een leidinggevende een medewerker verplichten elders te werken? In beginsel heeft de medewerker na toestemming om TPAW te werken binnen de met de leidinggevende afgesproken grenzen de keuze of hij op kantoor (de reguliere werkplek) werkt, thuis werkt of op een derde werkplek. Dit kan veranderen indien de omstandigheden wijzigen en de oorspronkelijke locatie om een bepaalde reden moet sluiten of wanneer het aantal werkplekken op een locatie zodanig wordt verminderd dat niet op elk moment voor iedere medewerker een werkplek beschikbaar is. Er kunnen dan overwegingen zijn dat een medewerker niet (elke dag) naar de nieuwe locatie reist, maar dat in overleg wordt overeengekomen vanuit een derde werkplek of thuiswerkplek te gaan werken. Uiteindelijk blijft het de werkgever die bepaalt waar en wanneer er wordt gewerkt. 6. Wat zegt de Werktijdregeling? Op grond van artikel 21 van het ARAR 3 is het verplicht aanvang en einde van de werktijden vast te stellen. De inhoud van de werktijdregeling verschilt per ministerie. Op termijn zullen de werktijdregelingen bij veel organisaties moeten worden gemoderniseerd zodat deze beter aansluiten op de doelstellingen van TPAW. De huidige regelingen werken echter niet belemmerend om -alvast-tpaw te gaan werken. Wel zal bijvoorbeeld de mogelijkheid van variabele werktijden moeten worden opgenomen. 1 Rijksportaal: http://content.rp.rijksweb.nl/cis/content/media/rijksportaal/pdirekt/rp10ongemaptemigratiebestanden/uitgangspunten_online_comm_ Rijksambtenaren_v_juli_2010pdf.pdf 2 Rijksportaal: http://portal.rp.rijksweb.nl/irj/portal/?navigationtarget=hlpfs://cisrijksportaal/cispersoneel/cisdienstverband/cisintegriteit/cisintegriteitsbeleidengedragscode_2/cisinhetkort_109 3 Voor ambtenaren werkzaam bij de Staten-Generaal en Buitenlandse Zaken gelden eigen regelingen waarin soortgelijke bepalingen zijn neergelegd. 4
7. Bereikbaarheid op afstand Leidinggevende en medewerker maken samen afspraken over bereikbaarheid bij TPAW. Bereikbaarheid zonder aanwezigheid kan op verschillende manieren worden ingevuld: door middel van e-mail, mobiele telefoon of andere communicatiemiddelen. Ook kunnen er afspraken worden gemaakt over momenten van bereikbaarheid en het zorgvuldig bijhouden van de elektronische agenda. In het geval de medewerker zijn werk (gedeeltelijk) naar de avond verschuift en overdag (gedeeltelijk) niet werkt, ligt het voor de hand dat hij met zijn leidinggevende afspraken maakt over zijn bereikbaarheid. 8. Arbeidstijden, werken op ongebruikelijke uren en overwerk Wat zegt de Arbeidstijdenwet? De werkgever is gehouden erop toe te zien dat maximale arbeidstijden niet worden overschreden en rustperiodes in acht worden genomen. Medewerkers dienen de gewerkte uren zelf te registreren. Geldt de Arbeidstijdenwet voor iedereen? In artikel 2.1:1 van de Arbeidstijdenwet is de mogelijkheid tot gedeeltelijke uitsluiting van bepaalde categorieën opgenomen. Zo is voor medewerkers die meer dan driemaal het wettelijk minimumloon met inbegrip van de wettelijke minimum vakantiebijslag ontvangen, de Arbeidstijdenwet niet (geheel) van toepassing. Deze grens bedraagt op dit moment 55.350,- bruto (komt ongeveer overeen met schaal 11, trede 8). Het gaat hierbij om een gedeeltelijke uitsluiting van de toepasselijkheid van de Arbeidstijdenwet: de arbeids- en rusttijden (hoofdstuk 5 Atw) en de daarmee samenhangende mededelings- en de registratieverplichting (artikelen 4:2 en 4:3 Atw) van werkgeverskant en de medezeggenschapsaspecten (hoofdstuk 6 Atw). Hoe om te gaan met arbeidstijden en rusttijden bij TPAW? In beginsel geldt het administratieve rooster van de medewerker, zoals dat op kantoor ook van toepassing is. Wenst de medewerker hier met TPAW van af te wijken dan is overleg met de leidinggevende noodzakelijk. Zij maken hier dan samen afspraken over wat redelijk en verantwoord is. Mag een medewerker uren verschuiven? Voorbeeld: mag een medewerker die een aanstelling heeft voor 36 uur per week op eigen initiatief beslissen dat hij bijvoorbeeld de ene week 50 uur werkt en de volgende week 22 uur? In beginsel geldt het administratieve rooster. Wenst de medewerker hiervan af te wijken dan is overleg met de leidinggevende noodzakelijk. Zij maken hier dan samen afspraken over wat redelijk en verantwoord is. Mag overwerk gecompenseerd worden? Als de medewerker meer uren werkt, worden die vergoed of gecompenseerd? De medewerker maakt met de leidinggevende afspraken over zijn werkzaamheden. De ene keer werkt hij wellicht iets langer, een andere keer wellicht iets korter. Mocht het nu gaan om substantieel meer uren, dan overlegt de medewerker met zijn leidinggevende om deze uren te compenseren. Vergoeding voor overwerk is niet aan de orde voor medewerkers met een schaal hoger dan schaal 10. Overwerk vindt alleen plaats in opdracht van het bevoegd gezag. Als de medewerker zelf besluit meer uren of op andere tijden te werken is er geen sprake van overwerk. De medewerker kan immers op zijn normale uren werken. Het administratieve rooster geldt als uitgangspunt om te bepalen welke uren tegen welk tarief dienen te worden betaald. Met andere woorden: een eventuele overwerkvergoeding is gebaseerd op het aantal uren dat en de tijdstippen waarop de medewerker in opdracht van de leidinggevende extra werkt buiten de normale uren. In het geval de medewerker een deeltijdaanstelling heeft en structureel meer uren maakt, kan worden afgewogen of uitbreiding van de aanstelling tot de mogelijkheden behoort of dat het takenpakket moet worden aangepast. 5
Vervangt resultaatsturing de urenaanstelling? Betekent TPAW dat de medewerker niet betaald wordt voor uren, maar voor resultaten? Iedere medewerker heeft een aanstelling met een bepaalde arbeidsduur en een bijbehorende bezoldiging. Daar verandert TPAW niets aan. Op basis van de arbeidsduur worden afspraken gemaakt over te leveren resultaten. En werken in het weekeinde? Indien een medewerker TPAW werkt en in het weekend werkt in plaats van bijvoorbeeld op de maandag, moet de werkgever de medewerker dan extra betalen voor arbeid in het weekend? Nee, TPAW geschiedt op basis van vrijwilligheid. De medewerker is niet verplicht om in het weekend te werken (tenzij hij in een roosterdienst werkzaam is en Toeslag Onregelmatige Dienst (TOD) ontvangt). Dit betekent dat de medewerker na afstemming met de leidinggevende op afwijkende uren mag werken, maar dat daar geen extra vergoeding tegenover staat. Hoe zit het bij TPAW met consignatiediensten? Indien een medewerker consignatiediensten verricht blijven de regels van consignatiediensten gelden. Op het moment van de consignatiedienst moet hij bereikbaar en beschikbaar zijn voor zijn werkgever. TPAW wordt slechts toegestaan voor zover het werk het toelaat. 9. Arbeidsomstandigheden Wat zegt de Arbo-wet? Op grond van artikel 3 Arbowet geldt een zorgplicht voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers. Dit betekent dat de werkgever verantwoordelijk is voor een veilige werkplek van de medewerker. Voor thuiswerken en voor werken op andere locaties (niet zijnde een werkomgeving van de werkgever) is het beperkte arbo-regime van toepassing. Dit betekent dat Hoofdstuk 3 van het Arbobesluit niet van toepassing is in deze situatie. Concreet: specifieke eisen omtrent inrichting van arbeidsplaatsen zoals voorzieningen in geval van noodsituaties en inrichtingseisen aan vloeren, muren en plafonds etc. gelden niet. Hoe wordt aan de Arbo-zorgplicht bij TPAW voldaan? De werkgever erkent het belang van een ergonomische arbeidsplaats. De werkgever heeft hiertoe criteria beschreven met betrekking tot de Rijkswerkplek. De werkgever dient instructies te geven over de inrichting en voldoende voorlichting te verschaffen over gezondheidsaspecten. In gesprekken (bijvoorbeeld functioneringsgesprek) tussen medewerker en leidinggevende dienen ergonomie en gezondheid bij het TPAW aan de orde te komen. De modelverklaring omtrent Arbo waaruit blijkt dat de thuiswerkplek aan ergonomische vereisten voldoet, dient door werkgever en medewerker te worden ondertekend (zie bijlage: modelverklaring). Het gebruik van een werkplek buiten de plaats van tewerkstelling is de keuze en verantwoordelijkheid van de medewerker. Wanneer de medewerker op een werkplek anders dan van de werkgever werkt, dient hij er dus in beginsel zelf zorg voor te dragen dat hij op een ergonomisch verantwoorde manier kan werken. Zijn er regels voor omgaan met werkdruk bij TPAW? Hiervoor gelden geen andere regels en/of richtlijnen. Bij TPAW is het van belang dat de medewerker tijdig bij zijn leidinggevende meldt wanneer de werkdruk te hoog wordt. Wat dat betreft vraagt TPAW een actieve rol van de medewerker. Aan de andere kant dient de leidinggevende regelmatig bij zijn medewerkers te informeren naar de psychische en fysieke gezondheid. Mocht blijken dat de hiervoor genoemde gezondheidsklachten van terugkerende aard zijn, dan kan besloten worden de toestemming om TPAW te werken in te trekken. In de bijlage zijn meer tips voor leidinggevenden opgenomen. 10. Vergoeding voor de thuiswerkplek? De medewerker krijgt geen vergoeding voor de inrichting van zijn thuiswerkplek. Wel bestaat de mogelijkheid voor de medewerker om de inrichting van een werkplek (o.a. meubilair en verlichting) via IKAP op een fiscaal aantrekkelijke wijze zelf te financieren (zie voor IKAP het Rijksportaal). 6
11. Verlof bij TPAW Moet een medewerker verlof opnemen als hij bijvoorbeeld donderdagochtend niet werkt (die wel een officiële werkdag in zijn administratieve rooster is), maar deze ochtend in eigen tijd (bijvoorbeeld op zondagmiddag) inhaalt? TPAW kent in beginsel een bepaalde mate van vrijheid. De leidinggevende en de medewerker spreken samen af of en op welke wijze de medewerker bereikbaar is voor het werk. Dit kan bijvoorbeeld telefonische bereikbaarheid zijn, per e-mail of op een andere manier. Het gaat om maatwerk en individuele afspraken tussen leidinggevende en medewerker over de gewenste werktijden en resultaten. 12. Wanneer is een medewerker ziek? Een medewerker is arbeidsongeschikt wanneer hij om gezondheidsredenen niet in staat is zijn normale werkzaamheden te verrichten. In dat geval dient een medewerker zich volgens de geldende procedure ziek te melden. Het is voorstelbaar dat een medewerker zich niet lekker genoeg voelt om op kantoor te werken, maar wel thuis kan werken. In dat geval kan het zijn dat een medewerker zich, na overleg met zijn leidinggevende, niet ziek hoeft te melden; hij zal immers de aan hem opgedragen werkzaamheden thuis verrichten. Het is niet toegestaan dat wanneer een medewerker ziek is op bijvoorbeeld donderdag, de leidinggevende van de medewerker kan verlangen deze tijd in eigen tijd (bijvoorbeeld op zaterdag) in te halen omdat hij TPAW werkt. Bij ziekte is het administratieve rooster het uitgangspunt, maar zal soms voor een praktische oplossing worden gekozen. Het ligt voor de hand dat medewerker en leidinggevende hier duidelijk met elkaar over communiceren. 13. Vervoer, reizen & standplaats Verandert door TPAW de standplaats of plaats van tewerkstelling? De plaats van tewerkstelling is de plaats waar de medewerker naar het oordeel van het bevoegd gezag gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht. De plaats van tewerkstelling verandert niet automatisch. Hiervoor is een besluit van het bevoegd gezag noodzakelijk. In beginsel blijft de plaats van tewerkstelling dan ook ongewijzigd, tenzij het bevoegd gezag anders besluit. Wanneer is sprake van een dienstreis? Om aan het criterium van een dienstreis te voldoen dient sprake te zijn van een -naar het oordeel van het bevoegd gezag- noodzakelijke verplaatsing door de medewerker. In geval de medewerker op eigen verzoek of in overleg met de leidinggevende werkt op een derde werkplek voldoet hij daarmee nog niet aan de eis van noodzakelijke verplaatsing. Er is dan ook geen sprake van een dienstreis. Ook in het geval regelmatig thuis wordt gewerkt, is de reis van het woonhuis naar kantoor woon-werkverkeer. Reist de medewerker vanaf zijn huisadres naar een andere locatie dan de plaats van tewerkstelling in opdracht van het bevoegd gezag dan is er sprake van een dienstreis. In dat geval zijn de vergoedingen ten aanzien van dienstreizen van toepassing. Wanneer is reizen naar een derde werkplek woon-werkverkeer? In beginsel dient het vrijwillig reizen naar een derdewerkplek te worden behandeld als woon-werkverkeer. De kosten voor de reisafstand worden in beginsel conform de normale regels omtrent woon-werkverkeer vergoed met dien verstande dat de vergoeding nooit hoger kan zijn dan de hoogte van het bedrag dat zou worden vergoed indien de medewerker naar zijn plaats van tewerkstelling zou reizen. Omdat er in deze situatie geen sprake is van een dienstreis is de reistijd eigen tijd. Wat gebeurt er met het OV-abonnement bij TPAW? De huidige regelgeving, artikel 12 van het Verplaatsingskostenbesluit 1989, gaat uit van een vergoeding van de gemaakte kosten van de dagelijkse reizen per openbaar vervoer. Het bevoegd gezag kan er ook voor kiezen om in plaats van een geldelijke vergoeding de noodzakelijke vervoerbewijzen te verstrekken, bijvoorbeeld een NS-trajectkaart. Over het al dan niet verstrekken van een abonnement bij minder reisdagen door TPAW dient het bevoegd gezag een afweging te maken. Afhankelijk van het aantal dagen waarop wordt gereisd, kan het voordelig blijven om een abonnement te verstrekken dan om losse kaartjes voor het OV of het reizen op saldo te vergoeden. Voor medewerkers die een NS-trajectkaart hebben kan het dus financieel nadelig zijn om TPAW te werken, omdat zij dan mogelijk het voordeel op voordelig reizen buiten werktijd inleveren. 7
Tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer bij TPAW? In het geval de medewerker reist met eigen vervoer (auto of fiets) heeft hij op grond van de huidige regelgeving, artikelen 12a en 12b van het Verplaatsingskostenbesluit 1989, recht op een tegemoetkoming in de reiskosten. In het geval de medewerker ten minste 128 dagen per jaar daadwerkelijk naar dezelfde plaats van tewerkstelling reist, ontvangt hij een tegemoetkoming per maand gebaseerd op het aantal reisdagen per week. Ook bij minder dan 128 dagen per jaar kan er recht zijn op een vaste tegemoetkoming in de reiskosten per maand. Dit is het geval indien het recht op de tegemoetkoming gedurende het kalenderjaar aanvangt, eindigt of wijzigt en aan een evenredig deel van 128 reisdagen per jaar is voldaan. Ook in het geval de medewerker minder dan vijf reisdagen per week heeft en dan een evenredig deel van 128 dagen per jaar naar dezelfde plaats van tewerkstelling reist, bestaat er recht op een tegemoetkoming per maand afhankelijk van het aantal reisdagen. Een vaste TPAW-dag heeft dus invloed op de hoogte van de tegemoetkoming in de reiskosten. In het geval de medewerker niet veel (minder dan 128 dagen per jaar) naar dezelfde plaats van tewerkstelling reist, dan ontvangt hij iedere maand een tegemoetkoming in de reiskosten op basis van de reisdagen in die maand naar die plaats van tewerkstelling. Bij het vaststellen van de reiskostenvergoeding dient het bevoegd gezag een afweging te maken in de besluitvorming. Is er sprake van een vaste TPAW-dag waarop de medewerker geen of nauwelijks reiskosten maakt dan is het verdedigbaar deze niet-gemaakte kosten in mindering te brengen. Is er geen sprake van een vaste TPAW-dag, of vervult de medewerker een functie waarbij niet van te voren kan worden uitgesloten dat de medewerker toch naar de standplaats dient af te reizen, dan kan de afweging worden gemaakt dat de hoogte van de reiskostenvergoeding niet wordt aangepast. Leidinggevende en medewerker maken hier samen op basis van wat redelijk en verantwoord is, afspraken over. Daarbij kan worden meegenomen afhankelijk van reisafstand en aantal dagen waarop wordt gereisd of een abonnement nog voordeliger is dan losse kaartjes c.q. reizen op saldo of niet. 14. Algemene vergoedingen Een aantal ministeries volgt de raamregeling telewerken of kent een eigen regeling. In veel regelingen worden vergoedingen toegekend. De exacte inhoud van de regeling en de hoogte van de vergoeding kan per organisatie verschillen. De werkgever Rijk is van mening dat vergoedingen niet meer passen in de huidige afspraken tussen leidinggevende en medewerker over TPAW. Zowel de leidinggevende als ook de medewerker heeft voordeel van het TPAW. De werkgever zal hierover het overleg met de vakbonden opstarten. Eventuele vergoedingen blijven gehandhaafd totdat overeenstemming is bereikt met de vakbonden. 15. Fiscale aspecten TPAW roept de nodige fiscale vragen op. Voorbeelden hiervan zijn of een I-pad onbelast kan worden verstrekt en of een smartphone ter beschikking mag worden gesteld. Indien de medewerker vragen heeft op dit gebied, wordt hem geadviseerd contact op te nemen met de HRM-adviseur. Wat wel en wat niet mogelijk is kan door de HRM-adviseur worden toegelicht. 8
16. BIJLAGE: INDIVIDUELE AFSPRAKEN OVER TPAW Omdat TPAW maatwerk is, moeten leidinggevende en medewerker tenminste eenmalig met elkaar afspreken op welke wijze TPAW wordt ingevuld. De volgende bijlagen kunnen daarbij behulpzaam zijn op P&O-gebied. Checklist Individuele Afspraken over TPAW De afspraken die leidinggevenden en medewerkers met elkaar maken over plaats- en tijdonafhankelijk werken kunnen worden geplaatst in de context van het functioneringsgesprek. De volgende checklist kan behulpzaam zijn, waarbij we de categorieën van het functioneringsgesprek aanhouden ( afspraken over werkomstandigheden en de afspraken telewerken ; waarbij we telewerken vervangen door TPAW). De afspraken uit de checklist kunnen zo vaak als nodig worden bijgesteld op initiatief van medewerker of leidinggevende. Onderwerpen met een * zijn verplicht voor iedere medewerker die TPAW werkt. Afspraken over werkomstandigheden Onderwerp Gemaakte afspraak Hoe de medewerker contact onderhoudt met zijn team (wat de leidinggevende van de medewerker verwacht in relatie tot het team, bijvoorbeeld aanwezigheid bij bepaalde bijeenkomsten, maar ook wat de leidinggevende zal initiëren) Hoe de leidinggevende zorgt voor mogelijkheden om contact met het team te onderhouden (bijvoorbeeld regelmatige teambijeenkomsten) Aan welke gedragsregels de medewerker zich op de werkvloer houdt (bijvoorbeeld gebruik van flexplekken) Hoe leidinggevende en medewerker onderlinge verwachtingen en prestaties dynamisch vastleggen Hoe de medewerker een verlofstuwmeer voorkomt Hoe bij medewerkers die dat mogen - overuren worden geregistreerd en gecompenseerd (bijvoorbeeld de termijn waarbinnen compensatie dient plaats te vinden en de wijze waarop en de frequentie waarmee de stand van zaken wordt vastgelegd) 9
Afspraken over TPAW: Onderwerp Gemaakte afspraken Waarom de medewerker plaats- en tijdonafhankelijk wil werken Waarom de leidinggevende wil dat de medewerker plaats- en tijdonafhankelijk werkt Welk type werkzaamheden wel op een bepaalde plaats of tijd worden uitgevoerd, of welke beperkingen daarvoor gelden (of wat de meest wenselijke plekken zijn waar de medewerker bepaalde werkzaamheden doet) * Op welke tijden of voor welke werkzaamheden moet de medewerker in ieder geval beschikbaar (inzetbaar) zijn, al of niet op een bepaalde locatie (dit kan niet het aantal aanstellingsuren overschrijden) * Welke gronden kunnen ontstaan om de voorgaande afspraak te wijzigen (tijdelijk of permanent; bijvoorbeeld in crisissituaties, als de medewerker zich niet aan afspraken houdt, verandering van functie of werkzaamheden, of als de doelen die zij gesteld hadden voor plaats- en tijdonafhankelijk werken niet bereikt worden) Op welke uren in de week de medewerker in ieder geval bereikbaar is en hoe collega s weten wanneer de medewerker werkt of bereikbaar is (ook wanneer de medewerker privé bezig is tijdens bepaalde kantooruren) * Hoe volgens de eigen departementale regels invulling wordt gegeven aan de Arbo-zorgplicht die de werkgever heeft voor de werknemer, als de medewerker buiten de plaats van tewerkstelling werkt (Zie ook het Arbo-modelformulier hierna) Welke beperkingen er zijn aan de plaatsen waar de medewerker bepaalde werkzaamheden kan uitvoeren Hoe de leidinggevende zich vergewist dat een medewerker die los van plaats werkt met mobiele apparatuur, zich bewust is van de risico s voor de veiligheid van vertrouwelijke gegevens en van de mogelijkheden om die te beperken tot een acceptabel niveau (Hiervoor worden door de CIO s van het Rijk beleid en hulpmiddelen ontwikkeld). Voorbeeld ARBO-model (Gereserveerd.) 10
Resultaatgericht sturen tips van leidinggevenden die het al doen 1. Maak minimaal algemene regels in je team, maar juist afspraken op individueel niveau. Wees niet bang om daarbij mensen die in jouw ogen verschillend zijn, ook verschillend te behandelen. Ook als ze dat in eerste instantie zelf niet begrijpen. (Voorbeeld: waarom mag ik nu niet thuis werken en hij wel?) 2. Maak ook die individuele afspraken flexibel. Er kan zich altijd iets voordoen waarbij aanwezigheid op kantoor toch weer nodig is. Of: ik heb de indruk dat je teveel aan het zwemmen bent. Ik heb liever dat je voor de duur van dit project wat vaker op kantoor komt. 3. Als mensen om privéredenen behoefte hebben om op bepaalde vaste dagen thuis te werken, kan je dat ook afspreken. Maak duidelijk dat dit geen rechten geeft: als het werk het af en toe nodig maakt moet je ook op die dag op kantoor komen werken. 4. Je hoeft niet iedereen met dezelfde frequentie te zien, en dan bij iedereen hetzelfde soort vragen te stellen. Je hoeft ook niet iedereen altijd zelf te zien: je kunt de coachrol vaak ook goed delegeren aan seniorcollega s. Eén en ander is erg afhankelijk van de persoon (taakvolwassenheid) en de, binnen de algemene functie- en taakomschrijving, sterk variërende inhoud van het werk en constant veranderende samenstelling van projectteams. Improviseer, maar maak afspraken wel expliciet. 5. Resultaten zijn bij sommige functies vooraf moeilijk concreet te omschrijven. Een resultaat van een medewerker voor de leidinggevende kan al zijn dat hij in staat is om goodwill te krijgen bij een andere partij. Of dat hij goed in schat welke beslissingen hij zelf kan nemen, en voor welke beslissingen sparren met de leidinggevende nodig is. Dit kan alleen goed worden gewaardeerd door collega s die betrokken zijn bij deze processen. Bespreek deze prestaties dus primair in de betrokken groep, en secundair in de formele lijn. 6. Er zijn in de praktijk maar erg weinig mensen die de kantjes er aflopen. Het omgekeerde komt veel vaker voor. Wees daar waakzaam op. 7. Mensen hebben een urenaanstelling; geen resultatenaanstelling. Bovendien is maar weinig werk zo gestandaardiseerd dat er een vaste werkuren-prestatieverhouding bestaat. Als taken veel herhaald worden kan je gemiddeldes monitoren als indicator. Maar blijf wel voortdurend in dialoog waar mensen hun beschikbare tijd aan besteden. Pas de verwachtingen aan veranderende omstandigheden aan. Nood kan wel weer wet breken als om politieke of juridische redenen tijdelijk extra inzet nodig is. Maak in de groep bespreekbaar wat wel en niet redelijk is om van mensen te vragen, afhankelijk van functie en persoonlijke omstandigheden. 8. Allerlei interventies die gericht zijn op efficiency en kwaliteit, zoals nu lean en gateway veel wordt gebruikt, en Rijksmastercircle.nl in opkomst is, helpen om als team doelgerichter (resultaatgerichter) te werken. Hierbij mag efficiency nooit de enige drijver zijn. Dat heb je zelf in de hand. Er zijn ook checklists voor teams. 9. Maak duidelijke afspraken in het team hoe je met elkaar wilt omgaan met bereikbaarheid en beschikbaarheid, bewaken van de balans werk/privé, individuele en teamresultaten etc. De dialoog waarmee je tot de afspraken komt is minstens even belangrijk als het uiteindelijke resultaat en is deel van het veranderproces van HNW. Om een groepsgevoel te creëren is een heel spectrum aan werkvormen en werkafspraken op teamniveau beschikbaar. Dat is belangrijk want bij TPAW is dit minder vanzelfsprekend, en dat kan ten koste gaan van de resultaatgerichtheid. 10. Erken dat er in complexe werkprocessen altijd spanning zal zijn tussen mensen die meerdere doelen/resultaten tegelijk willen halen, voor het eigen team en voor andere organisaties. Dat betekent dat het gesprek tussen leidinggevende en medewerker over doelen altijd een dialoog moet zijn, waarbij de leidinggevende indien nodig de knoop doorhakt 4. 11. Wees vooral eerlijk en transparant over je oordeel over mensen, op een bescheiden manier omdat je minder weet over hun situatie dan zijzelf. Het is een sociale vaardigheid om tegelijkertijd in dialoog te zijn met iemand en iemand ook te beoordelen. Als je merkt dat dit niet werkt, benoem dat dan ook. Je kunt dan bijvoorbeeld een andere (senior) collega er bij halen die de situatie kent, om de situatie te bespreken. Oordelen over mensen zijn altijd relatief: eerste handvat is weliswaar de formele functie, maar daarbinnen vergelijk je mensen met elkaar. Erken dat dat zo is en gebruik dat. Gebruik incidenten en vergelijkbare collega s als voorbeeld. Leg dit vast. 4 Nu zien de meeste direct leidinggevenden hun medewerkers op bijna iedere werkdag. Deze trouw aan de stam maakt goede onderlinge afstemming gemakkelijk. Tegelijkertijd maakt het de afstemming in grensoverschrijdende projecten en programma s moeilijker. Dankzij TPAW kan dit meer in balans komen. Medewerkers zullen dan meer spanning ervaren tussen binnen en buiten. Die spanning hoort bij het grensoverschrijdend werken, en ICT kan helpen om met de thuisbasis te communiceren over het voortdurend bijstellen van verwachtingen en resultaten. In potentie is dit een enorme verbetering van de slagvaardigheid van de overheid. 11
Directie Organisatie en Personeel Rijk, ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze handreiking wordt regelmatig aangevuld en geactualiseerd. Meer informatie: hnw@rijksoverheid.nl Dit is een uitgave van: www.rijksoverheid.nl November 2012 b-16256