Functiebeschrijving Operationeel deskundige bibliotheek Graad: consulent B1-B3 Versie: 10_05_2016 1
Plaats in de organisatie Stadssecretaris Directeur cultuur Leidinggevende(n) bibliotheek Operationeel deskundige bibliotheek Je rapporteert als operationeel deskundige rechtstreeks aan je leidinggevende binnen de bibliotheek. Je werkt nauw samen met je collega s deskundigen en de andere medewerkers binnen de bib. Er zijn regelmatig interacties met de personeelsconsulent, de verschillende werkgroepen binnen de bib, de medewerker planning en het communicatieteam. Doel van de functie Als operationeel deskundige bibliotheek ben je de rechterhand van de leiding en ondersteun je hen voor wat betreft de dagelijkse werking op operationeel, logistiek, organisatorisch en zakelijk gebied. Je analyseert processen, staat in voor de optimalisatie van processen en procedures zowel voor de front- als voor de backoffice, doet aan kwaliteitsbewaking en zorgt er mee voor dat de bibliotheek een geoliede machine is die flexibel inspeelt op diverse evoluties. Je focust op een optimale dienstverlening naar bibliotheekbezoekers toe. Daarnaast bied je ondersteuning aan de leidinggevende en de personeelsconsulent bij het praktisch en inhoudelijk inwerken van nieuwe medewerkers en specifieke doelgroepen (stagiairs, vrijwilligers ). Als operationeel deskundige fungeer je als aanspreekpunt nt voor beheersaspecten en geef je beleidsvoorbereidend advies. Je doet dit in overleg met de diensthoofden, volgens vooraf bepaalde strategische keuzes en beleidslijnen ijnen en in samenwerking met je collega s deskundigen binnen de bibliotheek en de betrokken medewerkers. Om je werk optimaal uit te voeren heb je frequente contacten met externen (leveranciers van software, Helics ). 2
Resultaatsgebieden 1. Je bent verantwoordelijk voor het goede verloop van het frontofficegebeuren en de optimalisering van processen en procedures die daarbij een rol spelen om een effectieve en efficiënte dienstverlening te verzekeren. Je plant (in samenwerking met de medewerker planning), organiseert, volgt op en evalueert de dagelijkse frontofficewerking ; Je maakt een planning op in functie van de prioriteiten; Je verdeelt de opdrachten evenwichtig tussen de medewerkers; Je overlegt met medewerkers aangaande specifieke planningen en timing; Je zorgt voor back-ups en bent verantwoordelijk voor de continuïteit van de dienstverlening; Je neemt zelf actief deel aan de frontofficetaken. Je coördineert, in samenwerking met de werkplanner logistiek, de organisatie en werking van de logistieke ploeg; Je verzorgt de opvolging van de zelfuitleenapparatuur in nauw overleg met de leverancier. 2. Je coördineert (steeds in samenwerking met de betrokken verantwoordelijken en/of medewerkers) de backofficeprocessen die ten dienste staan van de klantenservice. Je coördineert de boeteadministratie / reserveringen / IBL (interbibliothecair leensysteem) en organiseert regelmatig een overleg met de betrokken teams; Je coördineert het stockbeheer; Je coördineert de samenwerking tussen het team materiaalverwerking en het team logistiek, zodat ten allen tijde er een efficiënte werking is, zowel op rustige als drukke momenten; Je coördineert, in overleg met de deskundige catalografie, de samenwerking met LIBIS en PBS zodat technische knelpunten in de bibliotheeksoftware zo snel als mogelijk worden opgelost; Je zorgt voor een snelle opvolging van IT-knelpunten door HELICS. 3. Je doet aan kwaliteitsbewaking, analyseert en verbetert processen en procedures. Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, het klantcontact, de effectiviteit van de werkprocessen (bijvoorbeeld analyse van IBL-werking); Je verzekert het optimaal functioneren van de baliewerking door het doen van voorstellen, gebaseerd op de praktijk, tot verbetering; Je geeft feedback in het kader van de bijsturing of optimalisatie in het proces van dienstverlening naar individuele bezoekers, groepen, verenigingen, organisaties en stedelijke diensten; Je evalueert de bestaande dienstverlening en bekijkt oplossingen voor problemen bij andere organisaties (benchmarking); Je zorgt dat de medewerkers over de nodige informatie en opleiding beschikken om de kwaliteitsvolle vraaggerichte dienstverlening te waarborgen; Je zorgt voor de beschrijving van processen en voor de optimalisatie ervan. Je voorziet handleidingen, manuals, flowcharts ; Je maakt eenvormige procedures of richtlijnen op; Je ontwikkelt instrumenten om de effectiviteit van het gevoerde beleid te kunnen opvolgen; 3
Je zorgt voor de opvolging en eventueel voor de bijsturing van productiviteit (werkt men voldoende snel/efficiënt) en kwaliteit; Je bewaakt de correcte toepassing van reglementen, procedures en normen; Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning en opvolging van medewerkers bij de implementatie van (nieuwe) processen en procedures; Je controleert regelmatig de prestaties van de teams, ook in functie van de timing, en stuurt zo nodig bij; Je onderzoekt klachten en zet fouten recht. 4. Je biedt ondersteuning aan de leidinggevende en de personeelsconsulent bij het inwerken van specifieke doelgroepen. Je ondersteunt het proces van nieuwe/instromende medewerkers (bijzondere statuten, vrijwilligers, jobstudenten, stagiairs ); Je zorgt voor de opvang en het inhoudelijk inwerken van nieuwe medewerkers; Je zorgt voor de inhoudelijke begeleiding van stagiaires en medewerkers in het kader van sociale tewerkstelling; Je zorgt, in samenwerking met de personeelsconsulent voor een wervingsprocedure voor vrijwilligers; Je onderzoekt de mogelijke inzet van vrijwilligers voor diensten en projecten; Je zorgt voor efficiënte inzet van vrijwilligers; Je evalueert de vrijwilligerswerking en formuleert voorstellen tot verbetering; Je geeft input voor plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken. 5. Je coördineert een aantal zakelijke processen. Je bent eindverantwoordelijke voor de dagelijkse zakelijke coördinatie van alle baliegerelateerde en logistieke activiteiten; Je voert administratie uit die bij de dienstverlening hoort; Je coördineert de administratieve voorbereiding, opvolging en uitwerking van aanbestedingsdossiers; Je coördineert de administratieve voorbereiding, opvolging en uitwerking van de start van nieuwe leveranciers; Je neemt contact op met de leverancier van de bibliotheeksoftware als er wijzigingen in bepaalde modules moeten worden doorgevoerd. 6. Je fungeert als aanspreekpunt voor de beheersaspecten en/of neemt deel aan overkoepelend overleg en je geeft beleidsvoorbereidend advies. Je neemt geregeld deel aan beleidsvoorbereidend overleg; Je neemt actief deel aan werkgroepen en vergaderingen; Je werkt mee aan de ontwikkeling van een visie op de interne organisatie en het beheer; Je doet beleidsondersteunend en -voorbereidend onderzoek; Je doet voorstellen voor de verbetering van de werking en draagt actief bij tot de uitwerking van die voorstellen; Je zorgt voor het oplossen van of doorverwijzen bij technische problemen en de opvang van technische vragen door het personeel; Je fungeert als aanspreekpunt voor de beheersaspecten van de afdeling. 4
Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau III) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd; Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ); Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren; Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten; Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk; Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). 5
3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz.. 6
Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7
3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria en schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 4. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 8
Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Initiatief (niveau II) Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel). Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht; Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren; Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken; Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd; Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden. 2. Voortgangscontrole (niveau II) Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers. Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces; Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen); Checkt afspraken op het afgesproken moment; Wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken; Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. 3. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. 9
Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Powerpoint: maken van een presentatie: niveau II. Digitale media en toepassingen: gevorderde kennis en gebruik van courante digitale media en toepassingen: niveau II. 4. Procedures en wetgeving Basiskennis van de wet op de privacy en het auteursrecht, gegevens kunnen opzoeken binnen de wetgeving en naar de praktijk kunnen omzetten; niveau I. Overheidsopdrachten: op de hoogte zijn van de relevante wetgeving van het eigen werkdomein en gegevens kunnen opzoeken binnen de wetgeving: niveau I. 5. Sectorspecifieke competenties Basiskennis van presentatietechnieken: niveau I. Gevorderde kennis van (digitale) informatiebronnen, gebruikt in openbare bibliotheken: niveau II. Gevorderde kennis van en inzicht in de bibliotheek als organisatie, haar diensten en activiteiten: niveau II. Gevorderde kennis van en inzicht in de Leuvense cultuurdienst, het aanbod en de activiteiten: niveau II. 10