Quick Reference Guide Site beheer SharePoint TU Delft Bestemd voor Key Users Versie 2.0 Datum 11-06-2012 Eigenaar SSC-ICT FAB SharePoint
Quick Reference guide site beheer SharePoint TU Delft 1. Introductie Wanneer je de rol hebt om een site in te richten, toegang tot de site te regelen, dan is deze handleiding voor jouw. Er wordt vanuit gegaan dat de basisfunctionaliteiten bekend zijn. Deze staan beschreven in de Quick Reference Guide gebruik van SharePoint. 2. Aanpassen van de startpagina De startpagina kan worden gevuld met tekst, afbeeldingen en webparts. Webparts zijn weergaven van lijsten en bibliotheken in je site. Hieronder 2 afbeeldingen met alle knoppen die je kan gebruiken om de pagina aan te passen. De eerste geeft de mogelijkheid om tekst op te maken, de tweede om onderdelen, zoals een tabel, afbeelding of webpart toe te voegen. 1
3. Site Settings Als key user kan je instellingen voor de hele site regelen. Dit is bijvoorbeeld de navigatie aanpassen, de kleuren van de site veranderen of bekijken hoe vaak je site wordt bezocht. Via Site Actions -> Site Settings, kom je in dit menu. Site permissions Toegang tot de site regelen Title, description, and icon Veranderen van de titel van je site, een onderschrift instellen en het logo (links bovenin) veranderen Quick launch* De linker navigatie aanpassen Top link bar* De horizontale navigatie aanpassen Site Theme Kleurenschema van de site veranderen Site Collection Web Analytics reports Rapportages over het gebruik van de site * Het kan zijn dat je deze opties niet ziet, dan staat er navigation. (zie hiervoor de FAQ voor meer informatie) Navigatie instellen Zowel bij de Quick Launch Bar als de Top Link Bar kom je een menu tegen waarmee je de navigatie kunt aanpassen. Door de edit knop* te gebruiken voor een link, kan je deze link veranderen. * 2
4. Rechten instellen Als key user bepaal je wie er toegang krijgt tot de site. Ook geef je aan of mensen alleen mogen lezen, ook documenten, taken, etc mogen aanpassen. Of geef je ze het recht om onderdelen van de site te mogen veranderen (zoals de startpagina, extra bibliotheken maken, extra subsites aanmaken). Het verlenen van rechten is een secure taak. Hiermee bepaal je namelijk wat men wel (en niet) mag zien. Het is aan te raden om te werken met rechten groepen. Je maakt een groep aan waarbij je bepaald of die groep (en iedereen die je erin plaatst) lees, schrijf of beheer rechten heeft. Zo blijft het overzichtelijk, ook met veel mensen die je site bezoeken. Je regelt in eerste instantie de rechten voor de hele site. Daarna kan je onderdelen laten afwijken. (bijvoorbeeld een bibliotheek mag maar door een beperkte groep worden gezien). Er is een speciaal menu voor het instellen van rechten. Via Site Actions -> Site Permissions kom je bij dit menu. De volgende afbeelding geeft uitleg bij de verschillende knoppen. Wanneer je de toegang tot een bibliotheek of lijst wilt veranderen (laten afwijken van de standaard van de site), ga je naar die bibliotheek toe en via de Library Tools kan je de rechtenovererving uitzetten en de rechten veranderen. Bijlage 1 geeft een toelichting op alle stappen en instellingen voor het verlenen van toegang. 3
5. Instellingen en aanpassingen van bibliotheken en lijsten Bibliotheken en lijsten zijn aan te passen aan je wensen. Je kan kolommen (met eigenschappen) toevoegen, veranderen en verwijderen. Daarnaast kan je met weergaven bepalen welke informatie er getoond wordt. (Door meerdere weergaven te maken kan je verschillende selecties van de inhoud bieden). Deze aanpassingen doe je voor een specifieke bibliotheek en daarom zitten de functies ook in de toolbar van de bibliotheek / lijst. Het menu Library settings bestaat uit diverse onderdelen. De omkaderde onderdelen worden regelmatig gebruikt. Title, description and navigation Versioning settings Advanced settings Delete this document library Save document library as template Permissions for this document library Naam van de bibliotheek Aanpassen van het versiebeheer Extra instellingen, zoals beschikbaar zijn van new folder knop. Verwijderen van de bibliotheek (naar de prullenbak) Template maken gebaseerd op de instellingen en kolommen van de bibliotheek Rechten instellen specifiek voor de bibliotheek. Bijlage 2 Laat alle opties van de library settings zien. Bijlage 3 Laat alle opties van een weergave zien. 4
6. Maken van bibliotheken, lijsten en sites Je kan je site aanvullen met extra bibliotheken, lijsten en zelfs extra sites. Je kiest voor een extra site zodra het onderwerp afwijkt, de rechten afwijken, kortom als het een andere groep en andere werkzaamheden betreft. (een voorbeeld is een project, dat een specifieke groep met een specifiek doel is). Via Site Actions -> New Document Library kan je een nieuwe bibliotheek voor documenten toevoegen. New Site kan je een site maken. More Options Krijg je een overzicht van alle mogelijke onderdelen (alle templates voor lijsten, bibliotheken en sites) die je kan toevoegen. Het tweede plaatje toont het menu voor het maken van een nieuwe site, lijst of bibliotheek. (de afbeelding is gefilterd op Site ) 1 Filter opties voor de templates Hier kan je een filter zetten zodat je alleen de lijst, bibliotheek of site templates ziet 2 Overzicht van de templates Selecteer hier een template, bij (3) verschijnt een korte beschrijving 3 Template omschrijving 4 Geef een titel Probeer de titel kort, maar beschrijvend te maken. 5 URL Alleen bij een site moet je ook opgeven wat de URL van de site wordt. Houd dit zo kort mogelijk, geen spaties of bijzondere tekens. 6 Maken en Meer opties Zodra je hier create kiest wordt met basisinstellen de lijst, bibliotheek of site gemaakt. More options geeft je de mogelijkheid om meer basisinstellingen op te geven, zie hiervoor bijlage 4. Een overzicht van alle lijsten en bibliotheken (inclusief het doel van het template) staat als bijlage in de Quick Reference Guide gebruik van SharePoint. Bijlage 4 geeft uitleg over de meest gebruikte site templates. 5
Bijlagen Bijlage 1: Rechten beheren toegelicht Alle menu opties bij het verlenen van rechten. Rechten ken je toe aan mensen (accounts) maar kan je ook aan groepen geven. Het kan zijn dat je een groep hebt gemaakt, maar nog geen rechten hebt toegekend. Alsnog rechten toekennen aan een groep gaat hetzelfde als aan een account. 1. Vul de naam, emailadres of NetID van de persoon in. Meerdere personen? zet een ; tussen de namen 2. Gebruik deze knop om de spelling te controleren. Geeft het systeem een rode streep onder een naam? Klik met de linker muisknop op de naam, dan kan je de suggesties voor de naam zien. 3. Weet je niet precies hoe iemand heet? Via deze knop kan je zoeken naar de persoon 4. Kies hier de groep waar je de persoon aan toe wilt voegen. 5. Wanneer je het vinkje laat staan, krijgt de persoon die je rechten aan het verlenen bent een standaard welkom email. Wil je dit niet laten versturen? Haal het vinkje weg. 6
Bijlage 2: Library Settings toegelicht De library settings bepalen de basis instellingen van een bibliotheek. 1.Aanpassen van de naam van de bibliotheek, evt een onderschrift (description) geven en aangeven of de bibliotheek wel of niet zichtbaar is in de linker navigatie. 2.Aan-en uitzetten van versiebeheer en bepalen wat voor soort versiebeheer er toegepast wordt. Hier kan je ook aangeven of er goedkeuring op de documenten (Content approval) gewenst is en tot slot, of je in-en uitchecken verplicht wilt maken. 3.Instellen van een eigen 'Send to' locatie. Als je Kopieen van documenten op een andere plaats wilt hebben. En je kan aangeven of het een 'Assets Library' is. (Bijv een bibliotheek waar je alle plaatjes die je gebruikt in een wiki, wilt opslaan). 4.De mogelijkheid bieden om een beoordeling te geven aan een document. Wordt vaak gebruikt bij een 'Discussion board'. 5.Kiezen of (Managed) metadata in de linkernavigatie verschijnen, zodat er gefilterd kan worden op deze gegevens. 6.Verwijderen (weggooien) van de bibliotheek. De bibliotheek blijft nog 30 dagen in de 'Recycle Bin' bewaard en kan van hieruit ook weer worden hersteld. (Dit geldt niet voor sites die je verwijderd. Deze kunnen door de functioneel beheerder worden hersteld.) 7.Wanneer je een bibliotheek helemaal hebt ingesteld, met views (weergaven), kolommen met metadata en algemene instellingen, kan je een template maken gebaseerd op de bibliotheek. Dit template kan je kiezen bij het maken van een nieuwe bibliotheek. 8.Instellen van afwijkende rechten (toegang) voor de bibliotheek. 9.Definiëren van een Workflow. Nadat je een Workflow hebt ingesteld, kan je een workflow voor een document starten. 10.Bij gebruik van Managed metadata, kan je aanvinken om de gebruikte termen als 'social tags' gebruiken. 7
Bijlage 3: Weergave settings toegelicht Het instellen van een weergave is verdeeld over een aantal hoofdgroepen. Deze groepen worden hier toegelicht. View Name Iedere weergave heeft een eigen naam (en URL). Kies en korte, maar beschrijvende naam Je kan aangeven of het de standaard weergave voor iedereen is (Default view) Columns Je kan aangeven of het een persoonlijke of publieke weergave is. Persoonlijk betekent dat alleen jij de weergave kan gebruiken (de weergave alleen bestaat als jij bent ingelogd) Je kan hier aangeven welke kolommen je wilt tonen en in welke volgorde (van links naar rechts). Informatie over auteurs Created Toegevoegd op (datum) Created by Toegevoegd door (naam) Modified Gewijzigd op (datum) Modified by Gewijzigd door (naam) Name / Title kolom: Name (bij libraries/ Title bij lists): komt 4x voor, namelijk met en zonder menu opties. Name (for use in forms) Name (linked to display items) Name (linked to document) Name (linked to document with edit menu) Folder/ item child count Als je besluit toch mappen te gebruiken, geven deze kolommen aan hoeveel mappen en/ of documenten er in een map zitten. Sort Filter Inline Editing Tabular view Group By Totals Style Folders Item limit Mobile De sortering van de documenten of items. Wil je de documenten op alfabet, datum of auteur gesorteerd zien. Tonen van een beperkte selectie zoals alleen taken in progress ; alleen documenten door mij gemaakt (waarbij mij diegene is die is ingelogd) Optie om eigenschappen te wijzigen met een edit item knop bij ieder document / item. Hiermee kan je meerdere documenten selecteren en in een keer verwijderen. Groeperen van documenten. Hiermee worden groepen gemaakt van de documenten /items op basis van een van de kenmerken (bijvoorbeeld gegroepeerd op status (tasks), auteur) Totalen (en bij cijfer kolommen ook gemiddelden, min/max etc.) Er zijn 7 stijlen, lay-outs, waarop de documenten / items met eigenschappen worden weergegeven. (bijvoorbeeld om en om gekleurde regels, een nieuwsbericht opmaak etc) Hiermee kan je documenten in folders toch in een totaal overzicht weergeven (je tilt ze voor deze weergave uit hun folders) Hiermee geef je aan hoeveel items er getoond worden. Je kan een maximum kiezen of zorgen dat er gebladerd kan worden naar de volgende x aantal documenten / items (standaard staat op 30 stuks) Aangeven welke weergave wordt getoond zodra de site wordt bezocht met een telefoon 8
Bijlage 4: Site maken en de meest gebruikte site templates Zodra je een site maakt, kan je via de knop More options allerlei basisinstellingen meegeven. 1. Je geeft een titel en optioneel een beschrijving (ondertitel) aan de site. 2. Je definieert de URL. Je geeft hier het laatste stukje van de URL op specifiek voor de site. (het eerste deel voegt het syteem zelf toe, dus https://portal.tudelft.nl/iets/je hoofdsite/ ) 3. Toegang. Je kan hier aangeven dat je site wilt starten met dezelfde rechten als de hoofdsite. (Dit kan je later nog wijzigen, zie hoofdstuk 4 Rechten instellen. ). Als je zeker weet dat je andere rechtengroepen wilt voor de subsite, kan je ook kiezen voor Use Unique Permissions. Dan worden er nieuwe rechtengroepen gemaakt voor de site. 4. Navigation. Je kan kiezen of de site op de linker navigatie (quick launch) wordt getoond. Dit wordt meestal niet gedaan. Je kan ook aangeven of de site op de horizontale navigatie (top link bar) wordt getoond, dit wordt meestal wel gedaan. 5. Navigation inheritance. Je kan de horizontale navigatie overerven van de hoofdsite. Dit betekent dat de horizontale navigatie voor al je sites gelijk is. Dit is in de meeste gevallen wenselijk, want dan behoud je samenhang tussen je sites. Binnen de TU Delft wordt er 1 standaard template gebruikt voor de samenwerkingssites. Naast deze standaard, zijn er 2 die voor een specifiek doel worden gebruikt. Team Site. Standaard site voor samenwerking Het template bevat standaard de onderdelen: -Shared Documents (documentenbibliotheek) -Annoucements (mededelingen / nieuws) -Calender (kalender) -Links (lijst voor een links verzameling) -Tasks (lijst om taken in te zetten) -Team Discussion (voeren van discussies) Basic Meeting Workspace Standaard voor vergaderingen In deze site wordt voor iedere vergadering een link gemaakt. Er kunnen vergaderstukken en een agenda per vergadering in worden gezet. Blog Wanneer je (met je team) een blog wilt maken, kan je dit template gebruiken. Je kan blogberichten schrijven en hierop kunnen reacties worden gegeven. Blog kunnen worden onderverdeeld in categorieën. 9