1/11 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 69/2015 van 9 december 2015 Betreft: aanvraag van het Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed om toegang te verkrijgen tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het identificeren en contacteren van personen in dossiers met het oog op het uitvoeren van zijn taken (RN-MA-2015-500) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed, ontvangen op 02/10/2015; Gelet op de herwerkte aanvraag, ontvangen op 12/11/2015; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 16/11/20015;
Beraadslaging RR 69 /2015-2/11 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 12/11/2015; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 08/12/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 9 december 2015, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed, hierna de aanvrager, wenst toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR en het Rijksregisternummer te gebruiken teneinde zich te verzekeren van de correctheid van de persoonsgegevens in de erkenningsdossiers en premiedossiers die hij behandelt en in de registers die hij bijhoudt. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 1, en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken: aan Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. 3. Artikel 6 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003 voorziet in de mogelijkheid voor de Vlaamse Regering om intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid op te richten met het oog op het vervullen van taken van beleidsuitvoering. Dergelijke agentschappen blijven handelen onder het rechtstreeks gezag en de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de bevoegde minister, zij het met een operationele autonomie. Juridisch gaat het om deconcentratie of het spreiden van de bevoegdheden van een openbare dienst over meerdere hiërarchisch ondergeschikte diensten of ambtenaren (Vlaams Parlement, zitting 2002-2003, stuk nr. 1612, nr. 1, blz. 7). Een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid moet dus als een openbare overheid gekwalificeerd worden.
Beraadslaging RR 69 /2015-3/11 4. De aanvrager werd opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 14 mei 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed. Artikel 3 van dit besluit belast de aanvrager onder andere met volgende beleidsuitvoerende taken: de dossiers over de voorlopige en definitieve bescherming van monumenten en stads- en dorpsgezichten, archeologische sites, cultuurhistorische landschappen en varend erfgoed inhoudelijk en administratief voor te bereiden en te volgen, op basis van de eigen beheersgegevens en op basis van de inventarisgegevens; adviezen, vergunningen, toelatingen en machtigingen over onroerend erfgoed te verstrekken; gereglementeerde subsidies, toelagen, premies of tegemoetkomingen te verstrekken, alsook niet-gereglementeerde subsidies die nominatief zijn opgenomen in de beheersovereenkomst, vermeld in artikel 7, de voortgangscontrole uit te oefenen op de voorwaarden of verbintenissen die daarbij van toepassing zijn, alsook de terugbetaling te organiseren van de subsidies, de toelagen, de premies of de tegemoetkomingen als de begunstigde de voorwaarden of de verbintenissen niet naleeft. 5. In de mate dat de aanvrager met het oog op de uitvoering van deze taken identificatiegegevens van burgers moet verwerken en controleren, komt hij op grond van de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te verkrijgen tot het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 6. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDEN B.1. Erkenning archeologen en metaaldetectoristen 7. Artikelen 3.5.1 en 3.6.1 van het decreet van 12 juli 2013 betreffende het onroerend erfgoed, (hierna Onroerenerfgoeddecreet) bepalen dat de aanvrager natuurlijke personen en rechtspersonen
Beraadslaging RR 69 /2015-4/11 kan aanduiden als erkende archeoloog of als erkende metaaldetectorist (nieuwe bevoegdheden). Die erkenning is niet zonder belang gelet op het feit dat: alleen erkende archeologen bevoegd zijn om in het kader van vergunningsplichtige ingrepen in de bodem de vereiste archeologienota op te stellen 1 ; alleen erkende archeologen bevoegd zijn om wetenschappelijk archeologisch onderzoek te verrichten 2 ; alleen erkende metaaldetectoristen met metaaldetectoren archeologische artefacten en archeologische sites mogen opsporen 3. De aanvrager is bevoegd om aan archeologen en metaaldetectoristen een erkenning te verlenen. 8. Het betreft een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die eruit voorspruiten gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c), WVP. B.2. Register van zakelijkrechthouders en gebruikers 9. Ingevolge een voorgenomen wijziging 4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 betreffende de uitvoering van het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013 (hierna het Onroerenderfgoedbesluit) wordt in het artikelloze hoofdstuk 5 van dit besluit een hele reeks artikelen ingevoegd. Het voorgestelde artikel 5.2.1 bepaalt dat: de aanvrager een register van bewaarplaatsen, zakelijkrechthouders en gebruikers van archeologische artefacten en archeologische ensembles zal bijhouden; de gegevens van een zakelijkrechthouder of gebruiker worden publiek bekend gemaakt wanneer de zakelijkrechthouder of gebruiker een publiekrechtelijke rechtspersoon is of een erkend onroerendgoeddepot. 10. Het Comité stelt vast dat men voornemens is bij de aanvrager een gegevensbank uit te bouwen waarin persoonsgegevens zullen worden verzameld en dat is zowat het enige wat men weet. De aanvrager achtte het kennelijk niet nodig om het advies van de Commissie van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in te winnen. 1 Zie afdeling 4 Archeologisch onderzoek bij vergunningsplichtige ingrepen in de bodem van hoofdstuk 5 Archeologie van het Onroerenerfgoeddecreet 2 Onderzoek zoals bedoeld in afdeling 5 Archeologisch onderzoek met het oog op wetenschappelijke vraagstelling van hoofdstuk 5 Archeologie van het Onroerenerfgoeddecreet 3 Artikel 5.1.2 van het Onroerenerfgoeddecreet. 4 Goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 16/10/2015 en vervolgens toegezonden voor advies aan de Raad van State.
Beraadslaging RR 69 /2015-5/11 11. Deze bepaling doorstaat de toets aan de WVP niet. Uit het feit dat de aanvrager belast wordt met het houden van het register, moet men afleiden dat hij de verantwoordelijke voor de verwerking is en als verantwoordelijke voor de verwerking rust op hem de verplichting om de WVP na te leven. 12. Het Comité stelt vast dat: nergens is bepaald met welk doeleinde dit register wordt aangelegd (artikel 4, 1, 2, WVP); er wordt nergens aangeduid welke gegevens erin zullen geregistreerd worden (artikel 4, 1, 3, WVP - de proportionaliteitstoets is onmogelijk); het is niet duidelijk of de erin opgenomen persoonsgegevens door derden kunnen worden geraadpleegd of uitsluitend voor intern gebruik zijn bestemd; er wordt nergens aangegeven hoe lang de persoonsgegevens in dit register zullen worden bewaard. 13. Gelet enerzijds op het feit dat het regelgevend proces m.b.t. tot dit register nog niet is afgerond en anderzijds de kritiek vanuit WVP-perspectief, kan dit doeleinde in de huidige stand van zaken niet als welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP worden bestempeld. B.3. Premieverkrijgers 14. Artikel 10.2.1 Onroerenerfgoeddecreet voorziet in de mogelijkheid voor de Vlaamse Regering om premies toe te kennen die verband houden met onroerend erfgoed of archeologische opgraving. In hoofdstuk 11 Premies van het Onroerenderfgoedbesluit wordt geconcretiseerd welke premies er zijn, hun bedragen, hoe en onder welke voorwaarden deze kunnen worden aangevraagd, hoe wanneer en aan wie wordt uitbetaald, wanneer deze moeten worden terugbetaald. Met het oog hierop zal de aanvrager een aantal persoonsgegevens van diegene die een premieverzoek indient, verzamelen en controleren. 15. Het betreft een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die eruit voorspruiten gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c), WVP.
Beraadslaging RR 69 /2015-6/11 C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de informatiegegevens van het Rijksregister 16. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR, namelijk: de naam en de voornamen; de hoofdverblijfplaats. 17. Het Comité stelt vast dat een toegang tot deze gegevens de aanvrager toelaat om de officiële naam en voornamen van archeologen, metaaldetectoristen die een aanvraag indienen om te worden erkend en van personen die een premie aanvragen, te verifiëren met het oog op correcte registratie in zijn dossiers en correcte vermelding op zijn beslissingen. Een toegang tot het adres van de betrokkene zorgt ervoor dat er geen briefwisseling naar achterhaalde adressen wordt gestuurd (kostenbesparend, geen onnodig tijdverlies). 18. Een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR, is in het licht van de doeleinden in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. C.2. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 19. De aanvrager wenst dit nummer te gebruiken als identificatiemiddel van alle personen die bij hem, hetzij een aanvraag tot erkenning indienen, hetzij een premie aanvragen omdat het hem toelaat de betrokken natuurlijke personen eenduidig te identificeren. 20. Het Comité stelt vast dat een persoon aan de hand van het Rijksregisternummer precies kan worden geïdentificeerd. Dit betekent dat misverstanden die kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen worden uitgesloten. Dit is niet zonder belang gelet op o.a. de gevolgen van een erkenning als archeoloog of metaaldetectorist voor de betrokkene, het belang dat een toegekende premie aan de juiste persoon wordt uitbetaald. 21. Het Comité besluit dat het gebruik van het Rijksregisternummer in het licht van het opgegeven doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP.
Beraadslaging RR 69 /2015-7/11 Louter volledigheidshalve: aandachtspunt 22. Diverse nieuwe bepalingen die door de voorgenomen wijziging van het Onroerenderfgoedbesluit in dit besluit zullen worden ingevoegd, verplichten de archeoloog die de archeologienota opstelt om het Rijksregisternummer van bepaalde personen in die nota te vermelden. Dit leidt ertoe dat archeologen het Rijksregisternummer van derden gebruiken (ze verzamelen het en slaan het vervolgens op als onderdeel van de archeologienota). Het Comité vestigt er de aandacht op dat deze bepalingen gedoemd zijn om dode letter te blijven. Het Rijksregisternummer mag immers slechts gebruikt worden door diegenen die daartoe werden gemachtigd door het Comité of ingevolge een wettelijke bepaling. Momenteel laat artikel 5, eerste lid, WRR, niet toe om fysieke personen zoals archeologen te machtigen om het Rijksregisternummer te gebruiken. C.3. Frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 23. De aanvrager wenst over een permante toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te kunnen beschikken. 24. Uit de door de aanvrager verstrekte toelichting blijkt dat hij, met het oog op de realisatie van de in deze beraadslaging vermelde doeleinden, dagelijks dossiers aanmaakt en behandelt. Naar aanleiding daarvan moet hij over de mogelijkheid beschikken om, telkens wanneer dat nodig is, in het Rijksregister een verificatie uit te voeren. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een permanente toegang gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). 25. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. De regelgeving m.b.t. de erkenning van de archeologen en metaaldetectoristen en m.b.t. het toekennen van premies is niet in de tijd beperkt. Bijgevolg is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 26. In de aanvraag wordt vermeld dat de gegevens maximaal 10 jaar worden bewaard overeenkomstig de bepalingen van het decreet 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking. 27. Voor wat de premiedossiers betreft stelt het Comité vast dat deze onder toepassing vallen van de de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof. Artikel 15 van die wet bepaalt dat inzake verjaring het gemeen recht van toepassing is, dus 10 jaar. Daarenboven bepaalt artikel 68
Beraadslaging RR 69 /2015-8/11 van het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof 5, dat voormeld artikel 15 van de wet van 16 mei 2003 van toepassing is op de Vlaamse Rechtspersonen. Voor deze dossiers stelt de door de aanvrager vooropgestelde bewaartermijn in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP geen problemen. 28. Met betrekking tot de erkenningsdossiers verduidelijkte de aanvrager op 16/11/2015 dat deze dossiers actief blijven, hetzij tot de erkenning wordt ingetrokken, hetzij tot de betrokkene zijn beroepsactiviteit als archeoloog of metaaldetectorist stopzet of overlijdt. Daarna worden deze dossiers als niet-actief gerangschikt en gedurende 10 jaar bewaard overeenkomstig het decreet 9 juli 2010 en vervolgens, hetzij vernietigd overeenkomstig de instructies opgenomen in de selectielijst opgesteld door de bevoegde selectiecommissie, hetzij definitief overgedragen aan de bevoegde archiefbeheerder. Voor zover de aanvrager erover waakt dat de niet-actieve dossiers alleen nog toegankelijk zijn mits voorafgaandelijk verzoek aan de verantwoordelijke, roept deze aanpak in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP, geen bijzondere bedenkingen op. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 29. In de aanvraag wordt gemeld dat er gegevens zullen worden meegedeeld aan erkende onroerenderfgoedgemeenten. Het is de bedoeling dat de aanvrager de door hem bekrachtigde archeologienota s bezorgt aan deze gemeenten zodat zij het opgravingsdossier verder kunnen volgen op het terrein. 30. Het doeleinde met het oog waarop via de bekrachtigde archeologienota aan een erkende onroerenderfgoedgemeente persoonsgegevens worden meegedeeld, is niet onverenigbaar met het doeleinde waarvoor de gegevens initieel werden verzameld. Gemeenten zijn ingevolge het koninklijk besluit van 30 augustus 1985 6 gemachtigd om het Rijksregisternummer te gebruiken. Daarenboven beschikken zij over een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister van hun eigen inwoners ingevolge het koninklijk besluit van 3 april 1984 7 en van niet-inwoners als ze zijn toegetreden tot de beraadslaging Rijksregister nr. 13/2013. In het licht hiervan geeft deze mededeling geen aanleiding tot bijzondere bedenkingen. 5 Dit decreet treedt in werking op 01/01/2012 (zie artikel 86). 6 Koninklijk besluit van 30 augustus 1985 waarbij de gemeentelijke administraties gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken, 7 Koninklijk besluit van 3 april 1984 betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en controle van informaties.
Beraadslaging RR 69 /2015-9/11 C.6. Netwerkverbindingen 31. In de aanvraag wordt geen melding gemaakt van netwerkverbindingen. Het Comité neemt hiervan akte. 32. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. INFORMATIEBEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 33. Het Comité stelt vast dat de aanvrager over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikt. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 34. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een informatieveiligheidsbeleid beschikt, evenals over een plan in toepassing ervan. 35. Het Comité heeft er akte van genomen. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer gebruiken en de lijst van deze personen. 36. De personeelsleden van de aanvrager die erkennings- en premiedossiers behandelen zullen over een toegang beschikken en het Rijksregisternummer gebruiken. 37. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.
Beraadslaging RR 69 /2015-10/11 38. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. 39. Het Comité verzoekt de aanvrager om de noodzakelijke maatregelen te nemen om de loggings (wie had toegang tot wat, wanneer en waarom) te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt het Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed om, onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging en voor de doeleinden vermeld in luik B.1 en B.3, voor onbepaalde duur: permanent toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR; het Rijksregisternummer te gebruiken. 2 vestigt de aandacht van de gemachtigde op de opmerkingen geformuleerd in de punten 12 en 22; 3 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de gemachtigde een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren;
Beraadslaging RR 69 /2015-11/11 4 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de gemachtigde een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 5 weigert het meer gevraagde. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon