PlanExpert Eenvoudig, performant, flexibel, veilig... en betaalbaar Wie al een beetje rondgekeken heeft op de Belgische markt heeft twee soorten planningssystemen gezien: zeer performante maar ook zeer dure systemen, niet alleen in aanschaf maar ook in aantal dagen begeleiding bij de invoer. vrij goedkope systemen (dikwijls een module van een of andere tijdenregistratiesoftware) maar vrij omslachtig en niet echt geschikt om op gemakkelijke wijze mee te plannen. PlanExpert is een volwaardig planningssysteem waarmee u in een mum van tijd uw planning kunt maken, uw uitzonderingen kunt beheren en uw gegevens kunt doorgeven aan uw loonverwerking. Met de overzichtelijke schermen van PlanExpert bent u in een wip vertrouwd. Bovendien komt PlanExpert aan een zeer betaalbare kost en met een minimum aan dienstverlening bij de opstart. Vraag onze prijzen : u zult verbaasd staan! Time Gala Weggevoerdenstraat 24, B-1200 Brussel, Tel : 02 772 61 50, E-Mail : info@timegala.com www.timegala.com BTW : BE 432 908 822, Rekening : Belfius : 068-2370505-46
Personeelsgegevens Gemakkelijk in te lezen en bij te werken Via de verschillende tabs kunt u alle nodige gegevens bijhouden : identificatiegegevens, kwalificaties, arbeidscontracten, speciale regels, cyclische roosters en zelfs een historisch overzicht van de bijscholingen. Zelf opgestelde keuzelijstjes vergemakkelijken u het leven en beperken de kans op foute ingave. Gegevens zijn wijzigbaar in de tijd, zoals u op het voorbeeld kunt zien : een persoon kan vanaf een bepaalde datum een andere kwalificatie of arbeidscontract hebben of van afdeling veranderen. Een persoon kan tijdens de planningsperiode ook in twee of meer afdelingen tegelijk werken. Bij de lancering van PlanExpert hoeft niet alle personeelsgegevens zelf in te tijpen. Via een eenvoudige import kunt u de personeelsgegevens inlezen vanuit uw personeelsinformatie- of loonverwerkingssysteem. Planningsschermen Een planning doorloopt verschillende stadia : personeelswensen, (eventueel) cyclische roosters, ontwerpplanning, uiteindelijke realisatie waarbij u ook de extra gewerkte uren of recups, de onverwachte afwezigheden (en de vervangingen die daar het gevolg van zijn) kunt ingeven en opvolgen. Met deze boordtabel kunt u kiezen welk aspect van de planning u wil zien. U kiest uiteraard zelf met welke schermen u graag werkt PlanExpert : eenvoudig, performant, flexibel en betaalbaar Pag 2
Wensenscherm. Hierin kunt u zowel gewenste shifts als afwezigheden in optekenen. Deze worden onafhankelijk van de planning bewaard. Planningsscherm. Hier maakt u de planning. In het groen staan de shiftwensen aangegeven. Andere kleurtjes staan tot uw beschikking voor eventuele opmerkingen. Realisatiescherm. Hierin wordt gevisualiseerd wat er werkelijk gebeurd is : ziekte, afwijkende shifts, overuren, recup Planning samen met realisatiescherm. Erg gemakkelijk om meteen de verschillen te zien tussen de planning en wat er werkelijk gebeurd is. Planning samen met realisatiescherm. Bovendien worden hier meteen de urenverschillen getoond tussen planning en realisatie. Merk op dat u in elk van deze schermen kunt instellen welke tellers u rechts en onder wil zien. PlanExpert : eenvoudig, performant, flexibel en betaalbaar Pag 3
Hoe weet u dat uw planning goed is? PlanExpert bevat verscheidene controlemechanismen om uw planning te beoordelen : Qua bezettingseisen Per kwalificatie en per shift of shifttype kunt u uw bezettingseisen ingeven en controleren : rood staat voor onvervulde bezettingseisen ; zwart is OK ; blauw betekent overbezetting Qua sociale wetgeving De sociale wetgeving of instellingseigen regels kunt u laten controleren. Uit de lijst links kiest u de regels die u wilt laten nakijken. Deze worden geactiveerd in de rechtse tabel. Op elk ogenblik kunt u opvragen welke anomalieën of schendingen er zijn. PlanExpert : eenvoudig, performant, flexibel en betaalbaar Pag 4
Prikklokken & badgelezers & fingerscan... of niet Geïntegreerde registratie is mogelijk via real time prikklokken : Het is erg eenvoudig badgelezers van de meeste types aan te sluiten op PlanExpert. In PlanExpert zelf kunt u de regels meegeven waarmee boekingen beoordeeld moeten worden. Volgens deze regels zal PlanExpert de boekingen interpreteren. Een afzonderlijke goedkeuringsprocedure is voorzien voor overuren. Deze worden dan in de planning overgenomen. (enkel geleverd indien ook de module tijdenregistratie besteld werd) Maar u kunt ook zonder prikklokken werken op basis van "management by exception" Goedgekeurde afwijkingen (vb een vroege die twee uur langer duurt) kunt u in een snelinputscherm (links) ofwel in een detailscherm van het planninsscherm (rechts) inbrengen (al dan niet met een opmerking onderaan). Deze opmerkingen kunnen op de rapporten verschijnen indien gewenst. PlanExpert : eenvoudig, performant, flexibel en betaalbaar Pag 5
Rapporten en gegevens voor loonverwerking Naast een groot aantal beschikbare kant-en-klare rapporten biedt PlanExpert twee eenvoudige rapportgeneratoren aan waarmee u zelf aan de slag kunt. Alle rapporten kunnen ook met één druk op de knop naar Excel worden geëxporteerd. Een paar voorbeelden : Rapport met verjaardagen ; kan ook gerangschikt worden in volgorde van leeftijd. Zo ziet u wie 45, 50, 55 jaar wordt. Uitsplitsing van gewoon werk, nachtwerk, zaterdag- en zondagwerk. Voorbereiding van de input voor de loonverwerking. Jaarsamenvatting van diverse tellers Rapport met verschillen tussen planning en realiteit mét urenverschillen. Rapporten zijn een groot pluspunt t.o.v. een handmatig systeem : saldo s van gewerkte uren, vakantie, ziekte en ADV moeten niet meer manueel worden opgeteld. Alles is meteen beschikbaar in PlanExpert. PlanExpert kan op eenvoudige wijze uw urengegevens doorgeven aan uw loonprogramma of sociaal secretariaat. Uw eigen uursoorten en afwezigheden worden gekoppeld aan de looncodes van uw loonprogramma en doorgestuurd volgens de aanwijzingen van uw sociaal secretariaat. (enkel geleverd indien ook de module loonkoppeling besteld werd) PlanExpert : eenvoudig, performant, flexibel en betaalbaar Pag 6
Dienstverlening 24 jaar ervaring in planning en tijdenregistratie heeft geresulteerd in een unieke methodologie en zeer tevreden klanten. Zowel bij het in dienst stellen als bij de support achteraf kunt u genieten van een volledig gepersonaliseerde benadering. Dienstverlening bij indienststelling Wij komen het systeem bij u installeren en brengen samen met u de parameters in. Opleiding is voorzien voor de applicatiebeheerders en desgewenst ook voor de planners. Support achteraf Onze onderhoudsfaciliteiten geven u recht op de nieuwste versies en interventies wanneer nodig. Hiervoor beschikt PlanExpert over een ingebouwde functie waarmee wij samen met u (mits uw toestemming) rechtstreeks in uw systeem kunnen kijken en de nodige aanpassingen maken. Snelle en efficiënte dienstverlening is zo gegarandeerd. Technische voorwaarden PlanExpert kan op de meeste PC's of servers functioneren. Systeemvereisten GeoCom PlanExpert stelt geen hoge eisen aan de hardware. Wanneer de performantie van het systeem voldoende is om Windows 2003 (of hoger) te laten functioneren, is aan de hardwarevereisten meer dan voldoende voldaan. Microsoft Windows 98/ME/NT 4.0 met SP6/2000/XP/Vista/Windows 7 Pentium Processor met minstens 1000 MHz of vergelijkbaar minstens 1024 MB RAM VGA grafsiche kaart met minstens 16 Bit kleuren en 1024 x 768 resolutie Vrije diskruimte van minstens 150 MB CD-ROM-lezer, vrije USB poort, muis en toetsenbord Installatiewijzen Server installatie : gegevens en programma op de server Client/Server-Installatie : gegevens op de Server, programma op de clients Installatie op één enkele PC : programma + gegevens op één enkele PC Installatie op een Terminalserver : GeoCom PlanExpert is volwaardig geschikt voor een Terminal- Server installatie. Wanneer u men een terminalserver werkt, hoeft u op de lokale PC geen installatie uit te voeren. De lokale PC dient dan enkel als host voor de terminalserversessie. (Latere) updates zijn in dat geval ook niet nodig. U kunt dan ook via internet in PlanExpert werken. PlanExpert : eenvoudig, performant, flexibel en betaalbaar Pag 7