Verzuimnormering Nederlandse Gemeenten Ten behoeve van A+O fonds Gemeenten November 2005 drs. Dianne van der Putte Corina Blokland Fazantlaan 1b, 5613 CA Eindhoven Telefoon 040-265 61 61 / Fax 040-265 61 60 (00861) E-mail: info@falkeverbaan.nl www.falkeverbaan.nl
Inleiding Bij het bepalen van verzuimdoelstellingen gebruiken veel gemeenten de Verbaannorm. Ter ondersteuning bij de invulling van sectorale programma s voor verzuimbeheersing heeft het A+O fonds Gemeenten bureau Falke & Verbaan opdrachtgegeven om voor iedere grootteklasse van gemeenten de Verbaannorm te berekenen. Deze uitgave vindt plaats onder dankzegging aan het Interprovinciaal Overleg, voor wie wij eerder een handleiding voor het gebruik van de Verbaannorm hebben ontwikkeld. Delen van deze handleiding zijn gebruikt als input voor de toelichting bij gebruik van de Verbaannorm voor Nederlandse Gemeenten. (00861) 2
1. De Verbaannorm Wat is een realistisch en haalbaar verzuimniveau? Om dit te bepalen heeft Verbaan in 1984 de Verbaannorm ontwikkeld. De Verbaannorm geeft managers een indicatie van het haalbare verzuimniveau (in het eerste jaar) in hun organisatie (oftewel: het verzuimniveau dat te realiseren is uitgaande van de populatie werknemers binnen de organisatie), afgezet tegen het ingeschatte, haalbare verzuim in heel Nederland. De Verbaannorm maakt hiervoor gebruik van twee belangrijke variabelen: de leeftijd van medewerkers verdeeld in vijf klassen en het werkniveau verdeeld in vijf klassen. De veronderstelling is dat hoe hoger de leeftijd is hoe hoger het verzuim is en hoe hoger het werkniveau is hoe lager het verzuim is. De verklaring hiervoor is dat bij het stijgen van de leeftijd het gemiddelde klachtenniveau toeneemt en dat bij een lager werkniveau er sprake is van minder regelmogelijkheden en meer belastende fysieke en fysische werkomstandigheden (zie ook www.falkeverbaan.nl). De Verbaannorm van Falke & Verbaan is in 1984 ontwikkeld door Daan Verbaan en in 1995 herijkt. In 2004 is de Verbaannorm opnieuw herijkt. Hiervoor is gebruik gemaakt van de Nationale Verzuimstatistiek van het Centraal Bureau van de Statistiek 1 waarvan de eerste rapportage in september 2004 verschenen is. Met deze nieuwe statistiek krijgt Nederland voor het eerst sinds de afschaffing van de Ziektewet in 1994 weer de beschikking over gedetailleerde gegevens over het ziekteverzuim. Relevant voor de methodiek van de Verbaannorm zijn de landelijke cijfers over het verzuim naar leeftijdsklassen en het verzuim naar loonniveaus, dat te gebruiken is als indicator voor het verzuim naar werkniveaus. Uit de cijfers van het CBS blijkt dat het verzuim oploopt bij hogere leeftijdsklassen en dat het verzuim daalt bij hogere loonniveaus. De verschillen zijn echter minder groot dan in 1995 toen de Verbaannorm voor het laatst herijkt is. Een veel gehoorde verklaring voor deze kleinere verschillen is dat sinds 1995 de werkomstandigheden zijn verbeterd. Uit de gegevens over de Beroepsbevolking van het CBS blijkt echter dat sinds 1995 de werkomstandigheden vrij stabiel zijn gebleven 2. De werkdruk is stabiel gebleven. De fysieke werkomstandigheden (vuil, lawaai, tillen) en de fysische werkomstandigheden (gevaarlijke stoffen) zijn sinds 1995 niet veel verbeterd. Alleen de autonomie in het werk is verbeterd. Autonomie verwijst naar de regelmogelijkheden die men heeft in het uitvoeren van het werk, het bepalen van het werktempo en het opnemen van verlof. De toegenomen autonomie kan verklaren waarom de verschillen in verzuim tussen de verschillende werkniveaus kleiner zijn geworden. Een belangrijke andere verklaring waarom de verschillen in verzuim tussen leeftijdsklassen en werkniveaus kleiner zijn geworden is dat bedrijven een actiever ziekteverzuimbeleid voeren en een hogere verzuimdrempel opwerpen voor met name oudere werknemers, en werknemers die werkzaam zijn op een lager functieniveau. Ook is de acceptatie van verzuim in de sociale omgeving van werknemers (familie, vrienden, kennissen, werkomgeving) sterk gedaald. Ingrepen in de sociale zekerheid en de conjunctuur zijn hier mede van invloed op. 1 Eerste rapportage van de Nationale Verzuimstatistiek, een gezamenlijk project van het CBS en de Brancheorganisatie Arbo-diensten (BOA), september 2004. 2 Trends in arbeid, TNO Arbeid, Houtman et al, p 45, 2004. (00861) 3
In de oude Verbaannorm werd uitgegaan van een haalbaar verzuimniveau voor Nederland gemiddeld van 5,5% exclusief verzuim langer dan 1 jaar. Voor de Verbaannorm 2004 heeft Falke & Verbaan opnieuw onderzocht wat het ingeschatte haalbare verzuimniveau in Nederland is 1. Dit is gedaan door aan 150 hoofden P&O en directeuren uit de profit en non-profit te vragen wat zij als een haalbaar verzuimniveau beschouwen. Met haalbaar verzuimniveau wordt bedoeld een verzuimniveau dat de respondenten reëel en acceptabel voor hun organisatie vinden. Voor de Verbaannorm 2004 is het haalbare verzuimniveau voor Nederland gemiddeld vastgesteld op 4,3% exclusief verzuim langer dan 1 jaar. 1 De Verbaannorm, een exploratief onderzoek naar een ziekteverzuimnorm en de invloed van psychologische factoren, van Herpt, Falke & Verbaan, 2003. (00861) 4
2. Uitgangspunten van de herijkte Verbaannorm De Verbaannorm 2004 is gebaseerd op een berekeningsmodel (Verbaannormmodel). Dit model hanteert een aantal uitgangspunten: Het ingeschatte haalbare verzuimniveau in Nederland ligt op 4,3% exclusief verzuim langer dan 1 jaar; Er zijn twee belangrijke verzuimvariabelen: Leeftijd, verdeeld in vijf klassen (hoe hoger de leeftijd, hoe hoger het verzuim) Werkniveau, verdeeld in vijf klassen (hoe lager het werkniveau, hoe hoger het verzuim); Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen mannen en vrouwen, aangezien vrouwen niet ongezonder zijn dan mannen; Dat vrouwen over het algemeen meer verzuimen dan mannen, wordt deels veroorzaakt door het verschil in werkniveau en de eventuele loyaliteitskeuze werk en gezin van vrouwen; De hiervoor genoemde loyaliteitskeuze van vrouwen is in belangrijke mate een gedragsfenomeen, dat met gerichte maatregelen beïnvloed kan worden; Het verschil in gemiddeld werkniveau tussen mannen en vrouwen wordt vanzelf gecorrigeerd, aangezien het werkniveau als variabele onderdeel uitmaakt van het model; Om een statistisch verantwoorde uitkomst te krijgen, dient de Verbaannorm betrekking te hebben op een groep van minimaal 50 medewerkers; Door de bovenstaande uitgangspunten ontstaat een eenvoudig instrument waarmee u snel inzicht krijgt in haalbaar verzuim en daarmee mogelijke verzuimdaling binnen uw Gemeente. (00861) 5
3. Ook voor Gemeenten? Omdat de Verbaannorm een inschatting geeft van het verzuim op basis van leeftijd en werkniveau, is de norm voor elke organisatie bruikbaar. De norm wordt namelijk berekend op basis van de werkelijke populatie van de organisatie. Met de normberekening wordt elke medewerker met zijn leeftijd en specifieke werkniveau meegewogen in de norm voor de totale organisatie. Het werk binnen bepaalde Gemeenten of gemeentelijke diensten kan zeer specifiek van aard zijn, maar hierop worden medewerkers dan ook geselecteerd. De norm is dan ook zeer goed bruikbaar voor elke Nederlandse Gemeente. De verzuimnorm dient vooral als indicatie: Wat is het verzuimpercentage dat wij, gezien ons personeelsbestand, op termijn zouden kunnen bereiken?. Een normering van het verzuim van de eigen organisatie heeft daarnaast een aantal belangrijke voordelen. Het biedt mogelijkheden om meer inzicht te krijgen in het verzuim en de beinvloedingsmogelijkheden. Hiermee is het mogelijk: Een doelstelling voor de Gemeente vast te stellen Het verzuim van afzonderlijke afdelingen of bedrijfsonderdelen met elkaar te vergelijken Op basis van de vastgestelde targets het verzuim te kapitaliseren. Om een beeld te kunnen schetsen van een haalbaar verzuim binnen de Nederlandse Gemeenten is een normberekening uitgevoerd. Hiervoor is gebruik gemaakt van gegevens uit de Landelijke benchmark Personeelsmonitor Gemeenten 2003 en van het databestand Eindmeting Arbeidsrisico s Arboconvenant Gemeenten 2004. Deze gegevens zijn verwerkt in de kruistabel van de Verbaannorm (zie bijlage 1). Hierbij is een wegingsfactor toegepast, waarbij rekening is gehouden met het werkelijke aantal medewerkers per cel binnen de Nederlandse Gemeenten. De norm is zowel berekend voor de totale sector als voor de verschillende grootteklassen van de gemeenten. In tabel 1 is de Verbaannorm exclusief het tweede verzuimjaar weergegeven. In principe is de gebruikelijke weergave van verzuim binnen Nederland verzuim tot en met 365 dagen. Ook de Verbaannorm is op deze definitie gestoeld. Binnen de Gemeenten wordt er echter gewerkt met verzuimpercentages inclusief het tweede verzuimjaar. Om die reden is een schatting gemaakt van de Verbaannorm voor Gemeenten inclusief het tweede verzuimjaar, zie hiervoor tabel 2. Dit is gedaan door het geïndexeerde verschil tussen het 1 e en 2 e -jaars verzuimpercentage binnen de Nederlandse Gemeenten toe te passen op de Verbaannorm (zie voor een toelichting op de berekening bijlage 2). (00861) 6
Tabel 1. Verbaannorm uitgerekend voor gemeenten, exclusief 2 e verzuimjaar Aantal inwoners Aantal Verzuimpercentage excl > 1jr Normpercentage excl > 1jr Verschil < 10.000 80 4,9 4,5 0,4 10.000-20.000 166 5,2 4,5 0,7 20.000-50.000 173 5,3 4,5 0,8 50.000-100.000 39 5,9 4,4 1,5 >100.000 21 5,9 4,3 1,6 G4 4 6,6 4,3 2,3 Alle Gemeenten 483 6,6 4,4 2,2 N.B. De Verbaannorm bij > 100.000 is incl. de G4, het verzuimpercentage is wel uitgesplitst. Dit geldt ook voor de groepen < 10.000 en 10.000-20.000. Hier is het verzuimpercentage uitgesplitst en de norm berekend voor de twee groepen samen. Tabel 2. Verbaannorm uitgerekend voor gemeenten, inclusief 2 e verzuimjaar Aantal inwoners Aantal Verzuimpercentage incl > 1jr Normpercentage incl > 1jr Verschil < 10.000 80 5,1 4,6 0,5 10.000-20.000 166 5,5 4,7 0,8 20.000-50.000 173 5,6 4,7 0,9 50.000-100.000 39 6,2 4,6 1,6 >100.000 21 6,5 4,7 1,8 G4 4 7,5 4,9 2,6 Alle Gemeenten 483 7,1 4,8 2,3 In tabel 2 is zichtbaar dat de Verbaannorm voor het eerste verzuimjaar voor de Nederlandse Gemeenten op 4,4% uitkomt, op basis van de huidige personele bezetting. Afgerond blijkt dat ook de Verbaannorm inclusief het tweede verzuimjaar op 4,8% ligt. Dit maakt dat een verzuimpercentage van 4,8% inclusief het tweede jaar verzuim over het geheel gezien als haalbaar 1 beschouwd kan worden. Uitgaande van het actuele verzuim in 2004 van 7,1 % valt is een verzuimdaling van 2,3% voor de totale sector binnen de mogelijkheden. Tussen de verschillende grootteklassen binnen de Nederlandse Gemeenten zijn geen opvallende verschillen zichtbaar. Wel blijkt dat de Verbaannorm exclusief het tweede jaar verzuim voor de grotere gemeenten iets lager uitvalt dan voor kleinere gemeenten (4,3% versus 4,5%). Dit is tegengesteld aan het beeld van het werkelijke verzuim, dat bij de grotere gemeenten juist hoger ligt. Mogelijke verklaringen hiervoor zijn het feit dat binnen grotere organisaties het sturen op verzuim voor de totale groep medewerkers lastiger is. Dit hangt samen met allerlei kenmerken van grotere 1 Met haalbaar verzuim wordt het verzuimpercentage bedoelt dat, gezien de personeelssamenstelling, dit een reëel streefpercentage is voor een Gemeente (00861) 7
organisaties, zoals langere lijnen en minder sociale controle. Ook is de binding met de totale organisatie (eerder dan de eigen afdeling) over het algemeen kleiner bij grotere gemeenten. Doordat het werkelijke verzuim inclusief het tweede jaar bij grotere gemeenten hoger is, valt ook de Verbaannorm inclusief het tweede jaar hoger uit. Immers, deze is gekoppeld aan het werkelijke verzuimpercentage. Het verschil tussen het actuele verzuim en de Verbaannorm inclusief het tweede jaar loopt op naarmate de grootte van de gemeente oploopt. Dit wil overigens niet zeggen dat daarmee de Verbaannorm niet reëel is: immers, de personeelssamenstelling binnen de grotere gemeenten maakt dat deze norm als haalbaar beschouwd kan worden. Wel zal wellicht meer activiteit gestopt moeten worden in de aanpak van verzuim om deze norm te behalen. Voor alle gemeenten geldt hoe dan ook dat door het werkelijke verzuim af te zetten tegen het de Verbaannorm binnen de eigen grootte klasse, men een indicatie krijg van welke verzuimreductie in principe mogelijk is. Nota Bene: Voor de berekening van de Verbaannorm exclusief het tweede jaar is uitgegaan van 4 grootteklassen binnen de Nederlandse Gemeenten. In de Landelijke benchmark Personeelsmonitor wordt een uitsplitsing gemaakt naar 6 grootteklassen. Dit verschil is zichtbaar in tabel 1 en 2. (00861) 8
4. Een stappenplan Wanneer u als Gemeente aan de slag wilt met de Verbaannorm, dan vindt u in dit hoofdstuk een beschrijving van stappen via welke u te werk kunt gaan. Stap 1 Berekening Bepalen van de Verbaannorm voor de eigen organisatie. Hiervoor hebt u nodig: de gegevens van uw medewerkers naar leeftijdsklasse en naar klasse van werkniveau, verenigd in een kruistabel (zie hiervoor bijlage 1). Stap 2 Vergelijking Wanneer u de Verbaannorm heeft berekend, kunt u deze vergelijken met de Verbaannorm van alle Gemeenten tezamen en de norm van de grootteklasse waartoe uw gemeente behoort. Als u tevens uw actuele verzuim en het actuele verzuim van de Nederlandse Gemeenten als totaal tegen de desbetreffende normen afzet, krijgt u een helder beeld van uw verzuim in relatie tot de branche. Stap 3 Targets Op basis van de Verbaannorm kunt u de verzuimtargets vaststellen. Let daarbij op dat commitment van het MT én de organisatie van belang is. Hoe scherp u deze targets stelt hangt af van het ambitieniveau van de Gemeente. Van belang is om weliswaar een ambitieus, maar tevens een haalbaar target neer te zetten. Het target kan voor een aantal jaren gesteld worden. Stap 4 vertaling naar organisatieonderdelen Wanneer de targets voor de totale Gemeente zijn bepaald, kunt u de Verbaannorm per organisatieonderdeel berekenen. De berekenwijze hierbij is gelijk aan de berekening voor de totale Gemeente: u dient te beschikken over gegevens van medewerkers naar leeftijds- en werkniveau, verwerkt in een kruistabel. Daarbij is van belang om de norm te berekenen voor organisatieonderdelen met minimaal 50 medewerkers. Wanneer de norm wordt berekend voor kleinere groepen, is de statistische onbetrouwbaarheid te groot om hierover uitspraken te kunnen doen. Stap 5 Doorvertaling targets Na het berekenen van de Verbaannorm per organisatieonderdeel kunt u ook voor elk organisatieonderdeel targets vaststellen voor een aantal jaren. Van belang is uiteraard om dit in overleg te doen met de verantwoordelijke manager. Tevens is het van belang om er zorg voor te dragen dat de targets van de organisatieonderdelen tezamen ook gelijk zijn aan het organisatietarget. Wanneer elk organisatieonderdeel een relatief minder ambitieus target neerlegt, kan het target voor de totale Gemeente nooit gehaald worden. Doordat de organisatieonderdelen een eigen target hebben afgesproken, wordt ook inzichtelijk hoeveel verzuimdaling men dient te bereiken en kan een proces worden ingegaan om deze targets ook te halen aan de hand van een plan van aanpak. Nota Bene: Wanneer u bovenstaande stappen heeft doorlopen, heeft u het verzuim en mogelijke daling hiervan binnen uw Gemeente meer inzichtelijk gemaakt. Het is daarbij wel van belang om de norm niet tot wet te verheffen. De Verbaannorm is slechts een instrument om uw Gemeente het inzicht te geven in beïnvloeding van het verzuimniveau. Vervolgens gaat het erom welke activiteiten u gaat inzetten om deze beïnvloeding in gang te zetten. (00861) 9
BIJLAGE 1. De Normberekening Op basis van de in een eerder hoofdstuk beschreven uitgangspunten ontstaat het volgende Verbaannormmodel 2004, exclusief verzuim langer dan 1 jaar. Daarbij geven de cijfers in de vakken aan wat een haalbaar verzuimpercentage is voor de specifieke groep met dit werkniveau en leeftijdsklasse. Werk- Leeftijd niveaus 24 25/34 35/44 45/54 55 I 3,0 5 5,5 6 7,0 II 2,5 4,5 5,0 5,5 6,0 III 2,5 4,0 4,5 5,0 5,5 IV 2,0 3,5 4,0 4,0 5,0 V - 2,5 3,0 3,5 4,0 Werkniveau Functieschalen I 1-2 II 3-4 III 5-8 IV 9-10 V 11-18 U kunt het model als volgt lezen: Als u alleen maar medewerkers in dienst zou hebben van 55 jaar of ouder jaar werkend op het laagste werkniveau (functieschalen 1 en 2), dan is het normale gemiddelde verzuim 7%; Als u slechts medewerkers met functieschalen 11-18 in dienst heeft in de leeftijdscategorie van 25/34, dan is het normale gemiddelde verzuimniveau 2,5%; Ter informatie: werkniveau I komt overeen met werk waarvoor niet meer opleiding nodig is dan voor de functieschalen 1 en 2, zijnde lager onderwijs (een voorbeeld is het werk van schoonmakers). Wordt dit werk gedaan door hoger opgeleiden, dan vallen ze voor het normmodel toch onder werkniveau I. Het model De Verbaannorm kan nu als volgt worden berekend: Bepaal voor de organisatie (of organisatieonderdeel) het aantal medewerkers per cel. Noteer dit in de desbetreffende cel in onderstaande lege normtabel. I 1-2 II 3-4 III 5-8 IV 9-10 V 11-18 Werkniveau Functieschalen Leeftijd 24 25/34 35/44 45/54 55 (00861) 10
Wanneer u vervolgens naar de website van Falke & Verbaan gaat (www.falkeverbaan.nl), kunt u direct doorklikken naar de normberekening. Hier vindt u dezelfde lege tabel van de Verbaannorm, waar u de aantallen medewerkers per cel kunt overnemen. De norm voor uw Gemeente of afdeling wordt dan berekend. Door deze norm af te zetten tegen uw huidige verzuimpercentage krijgt u inzicht in mogelijke verzuimdaling en kostenbesparing. Om een indicatie te krijgen van de Verbaannorm voor uw Gemeente of afdeling inclusief het tweede jaar verzuim, kunt u in tabel 1 en 2 het verschil tussen de norm in- en exclusief verzuim langer dan 1 jaar opzoeken. Dit verschil (bijvoorbeeld 0,2% voor Gemeenten met 20.000-50.000 inwoners) kunt u optellen bij de berekende Verbaannorm. Nota Bene: Op de website waar u de Verbaannorm kunt berekenen, dient u uw bedrijfsnaam, de naam van de contactpersoon en een telefoonnummer en e-mailadres in te vullen. Deze gegevens zijn enkel bedoeld als interne informatie voor Falke & Verbaan en zullen niet gebruikt worden voor acquisitiedoeleinden. (00861) 11
BIJLAGE 2. Verschil 1 e en 2 e jaar verzuim Overzicht berekening verzuimnorm inclusief 2 e jaar verzuim Grootteklasse Verzuim excl 2 e jaar Verzuim incl 2 e jaar Geïndexeer d verzuim excl 2 e jaar Geïndexeer d verzuim incl 2 e jaar Norm excl 2 e jaar Norm incl 2 jaar (maal geïndexeerd verzuim) < 10.000 4,94 5,10 100 103 4,5 4,6 10.000-20.000 5,21 5,48 100 105 4,5 4,7 20.000-50.000 5,34 5,57 100 104 4,5 4,7 50.000-100.000 5,93 6,22 100 105 4,4 4,6 >100.000 5,94 6,54 100 110 4,3 4,7 G4 6,59 7,52 100 115 4,3 4,9 Alle 6,58 7,11 100 108 4,4 4,8 Gemeenten (00861) 12