D AT U M 23-5-2013 BIJLAGE 2 N AA M ST E L L E R HD van der Zwaag en Richard van Hussel MEMO ONDERWERP MOGELIJKE AANPASSINGEN BEGROTING 2014 AAN Algemeen Bestuur en de deelnemers VAN HENK DICK VAN DER ZWAAG EN RICHARD VAN HUSSEL AFSCHRIFT Inleiding In de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 1 mei 2013 heeft u verzocht een aantal aanpassingen op de ontwerp- 2014 inzichtelijk te maken en deze voor te leggen aan het AB. Het betreft de volgende aspecten: a. de prijspeil- en loonpeilontwikkelingen; b. het al dan niet aanpassen van het huidige percentage Onvoorzien; c. de gevolgen van de aanpassingen Oracle-licenties; d. Aanvullend stellen wij voor tevens een verlaging door te voeren op de post Gegevensaanlevering (t.b.v. de waterschapsdeelnemers); e. de doorrekening van de eventuele toetreding van de gemeente Zwolle tot GBLT; f. het al dan niet vullen van de bestemmingsreserve voor het opvangen van eventuele frictiekosten als gevolg van de formatiereductie. Besloten is om u voorafgaand aan de AB vergadering (van 29 mei as.) een notitie te sturen waarin de eventuele effecten en keuzes van de hierboven genoemde 5 aspecten zichtbaar worden gemaakt. In dit memo treft u een toelichting aan op deze mogelijke aanpassingen. Het besluitvormingsproces De op 29 mei 2013 in het AB van GBLT te bespreken voorliggende is inmiddels naar de deelnemers van GBLT toegezonden zodat men tijdig een zienswijze kan geven. Op 10 juli 2013 wordt u verzocht de met inachtneming van de zienswijzen vast te stellen. De wordt vervolgens voor de wettelijke datum van 15 juli aan de Provincie Overijssel als toezichthouder aangeboden. De besluitvorming over de eventuele aanpassingen kan vervolgens via een swijziging worden verwerkt. Deze swijziging wordt na de zomer eveneens ter zienswijze voorgelegd aan de huidige deelnemers met als gevolg dat deze uiterlijk 27 november in het AB van GBLT worden vastgesteld. Toelichting op de mogelijke aanpassingen Prijsindexatie Bij het opmaken van de eerste primaire is uitgegaan van een prijsindexatie van 3% gebaseerd op het op dat moment daadwerkelijke inflatie percentage van 3% (bron: CBS) en de CPB verwachtingen over 2014, van 20 december 2011. Het CPB heeft echter op 20 maart 2013 een nieuw Centraal economisch plan uitgebracht waarin het CPB aangeeft een inflatie van 2% voor 2014 te verwachten. 1
Reden om het tot nu toe gehanteerde percentage van 3% te verlagen naar 2%. Het verlagen van het percentage prijspeil heeft voor alle deelnemers een verlagend effect op de bijdragen. Dit prijspeil is alleen toegepast op de materiële/externe lasten. Personeelskosten en kapitaalslasten worden niet beïnvloed. Het betreft een structurele mutatie op alle s-componenten. Het totale effect is circa 120.000. Onvoorzien De deelnemers hebben gevraagd te bezien of post onvoorzien van 2 % van de totale kosten (effectief circa 500.000) gewijzigd zou kunnen worden. De post onvoorzien wordt immers de laatste jaren (grotendeels) weer bij de eindafrekening terug gegeven aan de deelnemers. Voorgesteld wordt om af te zien van een van % van de en dit te wijzigen in een vast bedrag ad 200.000, dat substantieel lager is dan het huidig opgenomen bedrage voor onvoorzien. Dit bedrag wordt opgenomen in de generieke scomponent Overhead en is structureel van aard. Oracle licenties De belangrijke softwarepakketten van GBLT, waaronder het belastingpakket Key2GH van Centric, maken gebruik van Oracle databases. Hiervoor zijn licenties nodig. Tot 1 januari 2013 kon GBLT meeliften op de overeenkomst met Oracle gesloten door het Waterschapshuis namens alle waterschappen. Dit contract is per 1 januari 2013 geëindigd. Wel geldt nog een jaar service en onderhoud (dus tot 1 januari 2014). Omdat het inmiddels verlopen contract tussen Oracle en het Waterschapshuis samenwerking met gemeenten uitsloot verwachten wij de licentie in 2013 al te moeten aanschaffen. In Berap II zullen wij een dekkingsvoorstel hiervoor opnemen. De te verwerken bedragen voor Oraclelicenties worden geboekt in de generieke scomponent overhead van de kostenverdeelsleutel. Het gaat hier om kapitaalslasten en exploitatiekosten van structurele aard. De exploitatielasten bedragen 176.000, de kapitaalslasten 163.000. Voor een nadere toelichting van deze suitzetting wordt u verwezen naar het rapport Licentieonderzoek GBLT van Transfer Solutions BV welke als bijlage is toegevoegd. WOZ gegevensgebruik (alleen voor de waterschapdeelnemers) In tegenstelling tot 2012 en de jaren daarvoor zijn in 2013 de kosten van het ministerie van Binnenlandse zaken in het kader van de gegevensaanlevering WOZ rechtstreeks bij de waterschappen in rekening gebracht. Vervolgens werden deze doorbelast aan GBLT en door GBLT aan de waterschappen betaald. Dit veroorzaakt onnodige administratie bij zowel GBLT als de deelnemende waterschappen. Daarom wordt voorgesteld deze kosten m.b.t. de gegevensaanlevering WOZ uit de van GBLT te halen. Het gaat om een bedrag van 4.828.000. Omdat deze post gewijzigd wordt is nogmaals kritisch gekeken naar de overgebleven kosten van deze kosten post. Dit leid tot een extra verlaging van 38.000 op de kosten van GBA aanlevering. Daarnaast zijn de kosten van de Kamer van Koophandel uit de generieke component overgeheveld naar de kostencomponent gegevensaanlevering ter hoogte van 58.000. Al deze mutaties zijn structurele mutaties in de scomponent Gegevensaanlevering. Deze wordt alleen toegerekend aan de waterschappen. Begroting na de hiervoor vermelde wijzigingen: Door voornoemde structurele mutaties ziet de bijdrage van de deelnemers aan de 2014 op componenten er als volgt uit: (x 1.000) 2
Kostencategorie 2014 2015 2016 2017 Heffingtechnologie 996 1.027 1.052 1.066 WOZ Afdeling 1.283 1.139 1.129 1.145 Gegevens aanlevering 334 340 347 354 Diftar 68 69 71 73 Generiek 13.321 13.741 12.943 13.143 Totaal 16.001 16.316 15.542 15.781 Het totaal neemt ten opzichte van de eerste primaire met 4.926.000 af van 20.927.000 naar 16.001.000. De afname wordt grotendeels veroorzaakt door het uit de laten van de component gegevens aanlevering 4.808.000. Ondanks de substantiële kostenverhoging i.v.m. de onontkoombare aanschaf van Oracle licenties leiden de mutaties tot een kosten verlaging van 118.000 voor de deelnemers. Deze stotalen leiden tot de volgende deelnemersbijdragen: (x 1.000) Te verdelen bedragen 2014 2015 2016 2017 Groot Salland 1.371 1.414 1.335 1.355 Reest en Wieden 948 977 922 937 Regge en Dinkel 2.257 2.327 2.197 2.231 Rijn en Ijssel 2.456 2.533 2.391 2.428 Vallei en Veluwe 4.700 4.847 4.640 4.710 Velt en Vecht 825 850 803 815 Zuiderzeeland 1.693 1.746 1.666 1.691 Dronten 612 564 552 560 Leusden 451 415 406 412 Nijkerk 689 642 631 641 Totaal 16.001 16.316 15.542 15.781 Begroting na wijzigingen, inclusief samenwerking gemeente Zwolle De toetreding van de gemeente Zwolle leidt tot mutaties in de scomponenten WOZ, Generiek en indirect bij Heffingstechnologie. Deze laatste wordt beïnvloedt door de kostenverdeling van de overhead die uiteraard ook aan de kosten component Heffingstechnologie wordt doorbelast. De toetreding leidt tot een verhoging van de stotalen van GBLT. Echter door verdeling over meer deelnemers tot een verlaging van de deelnemersbijdragen van de bestaande GBLT organisatie. Bij de toetreding van gemeente Zwolle worden in financiële zin een aantal keuzes voorgesteld: GBLT wordt vanaf 1 januari 2015 (effectief iets eerder) gehuisvest op de 5 e en 6 e verdieping van het Stadskantoor bij het centraal station van Zwolle. De gemeente Zwolle rekent hiervoor een marktconforme huurprijs die gebaseerd is op een taxatie uitgevoerd door REBO - Van der Worp Valuation & Research te Zwolle. Deze prijs ligt 10% lager dan het aanbod wat de huidige verhuurder van de locatie Assendorperdijk 5 in Zwolle (locatie Lococensus) heeft gedaan voor het verlengen van het huidige huurcontract per 1-1-2015 en is overigens ook marktconform. Voor de bijkomende kosten rekent de gemeente Zwolle haar kostprijs door zonder winstopslag. 3
Het financiële voor Zwolle is gelegen in een dekking van overheadkosten die achterblijvende door verschillende ontwikkelingen binnen de gemeente. Mede door het verlagen van het door GBLT te huren aantal vierkante meters met circa 30% door de invoering van het Nieuwe Werken wordt hierbij een besparing van circa 240.000 per jaar gerealiseerd. Deze besparing is reeds verwerkt in de eerste versie van het meerjaren perspectief 2015-2017 wat bij de 2014 is gevoegd. De incidentele- en inrichtingskosten die gepaard gaan met de voorgenomen verhuizing zijn nog niet bekend. Formatief neemt GBLT 9,9 FTE over (van de 15,5 fte), waarvan 6,5 FTE WOZ team en 1,7 fte binnen de Generieke kostencomponent gaat werken. Daarnaast wordt 1,7 FTE aan ondersteuning (Bedrijfsbureau) toegevoegd. De verwachting is dat de formatie op ondersteuning niet (geheel) ingevuld wordt. De in de opgenomen besparingen op het WOZ team in 2015 en 2016 worden versneld gerealiseerd in 2014 door de toetreding van gemeente Zwolle. De en daarmee de verwachtte te realiseren besparingen op de kostencomponent WOZ zijn gebaseerd op benchmarken en aannamen. Belangrijkste aanname is dat verwachtte autonoom te realiseren besparingen door procesverbeteringen door de samenwerking met Zwolle 2 jaar eerder gerealiseerd kunnen worden, zoals hiervoor genoemd. Het wordt echter ingeschat dat hier een zodanig risico bij aanwezig is dat de voordelen in 2014 niet (geheel) behaald gaan worden. Daarom is eenmalig 150.000 pro-rato over de drie huidige gemeentelijke deelnemers nog niet als ingeboekt en als onvoorzien gereserveerd (specifiek voor het team WOZ). De bijdragen van de huidige gemeentelijke deelnemers aan de WOZ stelpost onvoorzien zijn; Dronten 54.504 Leusden 40.151 Nijkerk 55.345 Totaal 150.000 Indien de besparingen binnen het team WOZ conform verwachting gerealiseerd worden dan wel gedeeltelijk gerealiseerd worden dan vallen deze bedragen weer pro-rato vrij aan deze deelnemers. Met de gemeente Zwolle is verder overeengekomen (onderdeel onderhandelingsresultaat) dat de incidentele projectkosten van de toetreding van gemeente Zwolle voor rekening van GBLT komen onder voorwaarden dat de projectleiding en de regie door eigen medewerkers van GBLT wordt uitgevoerd (geen externe inhuur voor projectleiding). Daarnaast is overeengekomen dat GBLT een bijdrage levert aan de frictiekosten op personeel. De incidentele kosten bestaan uit de projectkosten, circa 190.000, en de bijdrage aan de frictiekosten personeel. Op grond van een eerste inschatting bedraagt dit voor GBLT 218.000. Het gaat dan om 50% van de frictiekosten op personeel. De bijdrage wordt uiteindelijk gebaseerd op de daadwerkelijke frictiekosten over maximaal 3 jaar die betrekking hebben op belastingmedewerkers die nu in vaste dienst van de gemeente Zwolle zijn. De projectkosten zijn benodigd in 2013. In de bestuursrapportage 2013-II wordt hiervoor een dekkingsvoorstel gedaan (omdat hiervoor eventueel ook de post onvoorzien gebruikt kan worden zal dit niet leiden tot hogere bijdragen van de deelnemers in 2013). De GBLT bijdrage in de frictiekosten zullen na verwachting eenmalig in de 2014 worden opgenomen als voorziening en zijn daardoor eenmalig van aard. Over de juiste verwerking hiervan is momenteel een vraag uitgezet bij huisaccountant Deloitte. Desintegratie- en frictiekosten op overhead zijn voor rekening van de gemeente Zwolle zelf. 4
De toetreding van de gemeente Zwolle leidt tot de onderstaande 2014-2017. Ter toelichting is de 2014 zonder Zwolle eveneens opgenomen. (x 1.000). bedragen in x 1.000 inclusief Zwolle Kostencategorie 2014 2014 2015 2016 2017 Heffingtechnologie 996 987 1.012 1.040 1.055 WOZ Afdeling 1.283 2.256 2.145 2.209 2.241 Gegevens aanlevering 334 334 340 347 354 Diftar 68 68 69 71 73 Generiek 13.321 13.200 13.548 12.713 12.913 frictie kosten 218 Totaal 16.001 17.062 17.114 16.380 16.635 De effecten van de samenwerking met de gemeente Zwolle op de bijdragen 2014 van de individuele deelnemers worden dan: bedragen in x 1.000 Totale kosten aandeel voor toetreding Zwolle 2014 Totaal 2014 effectief huidige deelnemers 2014 Groot Salland 1.371.004 1.327.287 43.718 Reest en Wieden 947.721 917.348 30.373 Regge en Dinkel 2.257.024 2.185.283 71.741 Rijn en Ijssel 2.456.242 2.377.929 78.313 Vallei en Veluwe 4.699.855 4.570.019 129.836 Velt en Vecht 824.683 798.277 26.406 Zuiderzeeland 1.693.204 1.644.611 48.593 Dronten 611.658 579.262 32.396 Leusden 450.577 426.765 23.812 Nijkerk 688.613 655.717 32.896 Zwolle 1.579.855 Totaal 16.000.580 17.062.352 518.084 Alle voorgaande aanpassingen samen leiden tot de volgende voordelen per bestaande deelnemer over de jaren 2014-2017: effectief huidige deelnemers 2014 structureel 2015 structureel 2016 structureel 2017 Groot Salland 43.718 66.300 67.164 67.823 Reest en Wieden 30.373 46.022 46.622 47.080 Regge en Dinkel 71.741 109.131 110.554 111.640 Rijn en Ijssel 78.313 118.905 120.455 121.638 Vallei en Veluwe 129.836 201.708 201.522 203.513 Velt en Vecht 26.406 39.980 40.501 40.899 Zuiderzeeland 48.593 75.078 75.276 76.018 Dronten 32.396 57.212 43.023 43.515 Leusden 23.812 42.145 31.693 32.056 Nijkerk 32.896 58.094 43.686 44.187 Totaal 518.084 814.575 780.494 788.369 5
Tot slot volgen nu de individuele bijdragen van de deelnemers die, zoals het er nu uitziet*, opgenomen worden in de (aangepaste) en het meerjarenperspectief; (bedragen x 1.000 en inclusief BTW) 2014 incl Zwolle 2015 2016 2017 Groot Salland 1.327 1.347 1.267 1.288 Reest en Wieden 917 931 876 890 Regge en Dinkel 2.185 2.218 2.087 2.120 Rijn en Ijssel 2.378 2.414 2.270 2.306 Vallei en Veluwe 4.570 4.645 4.438 4.507 Velt en Vecht 798 810 762 774 Zuiderzeeland 1.645 1.671 1.590 1.615 Dronten 579 507 509 516 Leusden 427 373 375 380 Nijkerk 656 584 587 597 Zwolle 1.580 1.613 1.619 1.643 Totaal 17.062 17.114 16.380 16.635 * De incidentele- en inrichtingskosten die gepaard gaan met de verhuizing zijn nog niet bekend. Op 30 mei 2013 is er een volgende bijeenkomst met de gemeente Zwolle die er op is gericht is nadere details in te vullen, afspraken te maken waarna ook deze kosten in beeld gebracht kunnen worden. In de jaarschijf 2015 is in het verleden reeds een investering van 300.000 gereserveerd. Daarnaast is veel meubilair en apparatuur grotendeels afgeschreven en zijn er veel contracten die een einddatum hebben per 1-1-2015 (o.a. kopieerapparatuur, koffie-automaten ed.) waardoor een deel van de kosten binnen de lopende opgevangen zal kunnen worden. Toch moet er rekening gehouden worden met een omvangrijke eerste investering. Zodra hier meer duidelijkheid over is zullen wij u informeren. De opgenomen bestemmingsreserve t.b.v. GBLT-NeXt In de 2014 wordt de eerste stap gezet naar de taakstellende structurele besparing in 2016 van tenminste 1.500.000 op het productieproces als gevolg van het GBLT-NeXt proces. De bijdrage van de huidige deelnemers daalt hierdoor structureel. Voor het realiseren van deze structurele besparingen zijn wél een aantal randvoorwaarden gesteld. Eén van de voorwaarden is het kunnen spreiden van de productie om piekbelasting te beperken, een tweede voorwaarde is het zoveel mogelijk combineren van het aantal aanslagen. Daarnaast moet het mogelijk zijn medewerkers te laten afvloeien om de besparingen daadwerkelijk te effectueren. Zekerheidshalve is daarom rekening gehouden met de opbouw van een reserve reorganisatievoorziening die zonder opnamen ultimo 2015 het maximum van 1.500.000 bereikt. Het doel van deze bestemmingsreserve is het opvangen van eventuele frictiekosten die mogelijk ontstaan bij het realiseren van de formatiereductie. Voor het uitvoeren van de reorganisatie en daarmee het effectueren van de besparingen wordt geen extra bijdrage gevraagd aan de deelnemers. De reserve wordt opgebouwd met middelen die vrij vallen door het realiseren van de besparingen. Incidentele kosten worden dus gefinancierd door structurele besparingen te realiseren. Hier staat tegenover dat wanneer de besparingen niet worden bereikt, er geen of een kleinere bestemmingsreserve wordt opgebouwd. De omvang van de bestemmingsreserve is als volgt ingeschat; De totale besparingen op het primaire proces, het WOZ team en de ondersteuning overstijgt de 2 miljoen. Hiervan wordt 1.500.0000 binnen het primaire proces gevonden, een gevolg van GBLT NeXt. 6
De besparingen op het WOZ team en de ondersteuning laten wij hier buiten beschouwing. De Bestemmingsreserve is daar niet voor bedoeld. Waaruit bestaat de besparing van 1.500.000 binnen het primaire proces? Deze bestaat uit twee componenten: a. materieel budget voor drukwerk en portikosten en b. formatiereductie. Ad a: GBLT verzendt momenteel circa 2,7 miljoen aanslagen. Door gecombineerd opleggen van de zuiverings- en watersysteemheffing (ongebouwd/gebouwd) (eventueel met gemeentelijke belastingen) kan naar verwachting het aantal te verzenden aanslagen met 800.000 stuks dalen naar circa 1,9 miljoen. Dit leidt tot een besparing van 490.000 op drukwerk en portikosten. Ad b: In 2014, 2015 en 2016 zal de formatie van GBLT binnen het primaire proces met 16 fte gereduceerd dienen te worden. Uitgangspunt is echter ook dat hierbij geen gedwongen ontslagen plaatsvinden. Dat op dit uitgangspunt spanning komt te staan is evident. De gemiddelde kosten inclusief werkgeverslasten ed. bedragen 63.000 waardoor dit een besparing van circa 1.010.000 oplevert. De vraag is dan hoe kunnen wij 16 fte binnen 3 jaar formatie reductie realiseren en daarbij een goed werkgever blijven? Uit een eerste analyse is gebleken dat wij door natuurlijk verloop (pensionering) en het beëindigen van tijdelijke contracten in totaal circa 7 fte vrijwel probleemloos kunnen laten afvloeien. Dan blijven er nog 9 fte over. Zodra bekend is om welke medewerkers het handelt, voorzien wij maximaal het volgende traject. Eerst proberen wij door in gesprek te gaan met de medewerker hem of haar te bewegen elders een andere betrekking te zoeken en ondersteunen hem of haar hierbij waar wij kunnen door het inzetten van bestaande netwerken, samenwerkingsverbanden, opleiding- omscholingstrajecten ed. Wij doen dit maximaal 1 jaar. Voor 9 fte bedraagt het risico dan 9 jaar salarissen of te wel 570.000. Mochten wij er niet in slagen medewerkers op deze wijze naar een andere betrekking te brengen dan gaan wij een overeenkomst aan met een partner waarbij de medewerker tot maximaal 2 jaar gedetacheerd wordt bij dan wel in dienst genomen door deze partner. Deze partner probeert in deze periode de medewerker onder te brengen. Dergelijke partners vragen hiervoor een premie waardoor deze 2 jaar circa 2,5 jaarsalarissen per medewerker kost. Voor 9 medewerkers wordt het maximale risico hierdoor 1.430.000. Medewerkers die bovenformatief worden verklaard drukken zo nog maximaal 3 jaar op de van GBLT. Het totaal maximaal ingeschatte risico wordt hierdoor: 490.000; het niet realiseren van gecombineerde aanslagen; 570.000; jaar 1 geen formatie reductie, maximaal voor 9fte; 1.430.000; jaar 2 en 3 geen formatiereductie, maximaal voor 9 fte. Het totaal maximale risico komt dan op 2.490.000. De kans is niet groot dat het maximale risico zich voordoet. Ongetwijfeld kunnen wij een aantal aanslagen combineren en ondanks de moeilijke arbeidsmarkt hebben wij er vertrouwen in dat wij in staat zullen zijn medewerkers binnen drie jaar te laten afvloeien. Hierom willen wij het maximale risico niet volledig maar voor 60% afdekken waarmee de bestemmingsreserve met het karakter van een voorziening op 1.500.000 gesteld is. Tot slot is nog buiten beschouwing gelaten het restrisico dat GBLT als eigen risicodrager heeft voor de WW. De omvang van dit risico is pas te becijferen zodra bekend is om welke medewerk(s) het gaat. Wij adviseren u de thans opgenomen bestemmingsreserve te handhaven. 7
Bijlagen: Rapport Licentie Onderzoek GBLT Licentieonderzoek GBLT v1 1.pdf 8