Meetellen van vakken bij meerdere inschrijvingen - notitie voor specialisten HvA Reinier van der Neut / 20-03-2012 Wanneer een student inschrijvingen heeft op twee of meer verschillende opleidingen en deze opleidingen hebben vakken (onderwijseenheden) gemeenschappelijk, dan is er de vraag of je kunt sturen waar studiepunten behaald op zo'n vak meetellen. Twee bijzondere situaties waarin dit probleem zich voordoet, zijn als volgt: De voltijd- en deeltijd-variant van een opleiding hebben grotendeels hetzelfde examenprogramma en de student stapt over van voltijd naar deeltijd (of omgekeerd). De minor, die als dynamische studiedeellijst voorkomt in alle bachelor-opleidingen. Er zijn twee basisregels in SIS Het proces Academic Advisement (dat de evaluatie voor het ADV-rapport verzorgt) telt in principe behaalde studiepunten slechts éénmaal mee, maar kijkt daarbij niet verder dan de studiedelen in de studiedeellijsten (er wordt dus niet binnen een samenstelling gekeken) 1 Het rekenproces voor samenstellingen controleert niet of studiepunten al elders zijn meegeteld, zodat studiepunten behaald binnen een samenstelling in principe altijd meermalen meetellen. Deze basisregels gelden ook als een student is ingeschreven op één opleiding en binnen de vereisten van die opleiding studiedelen meermalen voorkomen. Als gevolg van de eerste basisregel zal Academic Advisement de studiepunten meetellen op de eerste plek waar het proces het studiedeel nodig heeft om aan de gestelde eisen te voldoen. Als op een student twee vereistengroepen van toepassing zijn, is niet zonder meer duidelijk welke vereistengroep als eerste geëvalueerd wordt en waar het studiedeel dus zal meetellen en waar niet. Er zijn vier manieren om de uitkomst van de basisregels te sturen, deze worden eerst besproken in deze notitie, zie pagina 2 t/m 6. Daarna wordt dit concreet uitgewerkt voor de twee bijzondere situaties die aan het begin van deze notitie zijn genoemd (overstap voltijd<>deeltijd en minoren). De vier manieren om de uitkomst van de basisregels te sturen zijn samengevat als volgt: 1. Studiepunten op een bepaalde plaats niet laten meetellen (waardoor ze elders wel kunnen meetellen): a. Zet de vereistenperiode op de ene opleiding terug naar een jaartal waar (nog) geen vereisten golden. Dit is mogelijk voor één student maar geldt dan voor de gehele betreffende opleiding. b. Maak een Autorisatie uitzondering / type uitsluiting. Dit is mogelijk voor één student en voor één studiedeel op een bepaalde plaats in de vereisten. c. Plaats het vak (de onderwijseenheid) in een cluster met rol=keuze. Dit is mogelijk voor één of meer vakken en geldt voor alle studenten die onder deze vereiste vallen. 2. Studiepunten op een tweede plaats nogmaals laten meetellen: Richt de vereistengroepen in met gedeelde studiedeellijst. Dit geldt voor alle studiedelen in de vereistengroepen en voor alle studenten die hier onder vallen. De basisregels hebben ook tot gevolg dat er verschillende situaties bestaan waarin studiepunten in principe altijd dubbel zullen meetellen, zie onderstaande voorbeelden. Het maakt daarbij geen verschil of het gaat om het vóórkomen binnen dezelfde vereistengroep (inschrijving op één opleiding) dan wel verschillende vereistengroepen (inschrijving op meer dan één opleiding). Een onderwijseenheid komt voor in een studiedeellijst (met rol=verplicht dan wel rol=keuze) en is bovendien opgenomen in een samenstelling (niveau cluster1-5) met rol=verplicht op die samenstelling. Een onderwijseenheid komt voor in twee samenstellingen (niveau cluster1-5) elk met de rol=verplicht. Een onderwijseenheid komt meermalen voor in verschillende takken van dezelfde samenstelling: dubbel tellen zal optreden indien minstens twee van die takken de rol=verplicht hebben; indien de takken van de samenstelling de rol=keuze hebben, kan dubbel tellen voorkomen worden door slechts één tak aan te merken als gekozen keuze. Als dubbel tellen van studiepunten in deze gevallen niet wenselijk is, kun je dat ook nu proberen tegen te gaan met de methodes (1a), (1b) of (1c). Bedenk dat een Autorisatie uitzondering alléén kan werken voor studiedelen in een studiedeellijst, dus niet binnen een samenstelling. 1 Ook bij aanwezigheid van een BAS-vereistengroep speelt deze regel, maar daar heb je er geen last van: op de vereistenregels van de BAS-vereisten is de 'methode oplossing' gezet op 'verifiëren', daardoor worden er geen studiepunten naar een hoger niveau geteld. Een studiedeel kan nu zonder problemen voorkomen in zowel de opleidingsvereistengroep als de BAS-vereistengroep. Zie voor meer informatie de instructie 13 Vereisten 5.10. 1
1a. Vereistenperiode terugzetten Stel dat twee opleidingen voor een aanzienlijk deel dezelfde studiedelen in de studiedeellijsten hebben staan. Een student ingeschreven op deze twee opleidingen zal dan zijn studiepunten op deze studiedelen behalen bij één van deze opleidingen en niet bij de andere, bij voorbaat is niet duidelijk bij welke opleiding Academic advisement ze zal meetellen. Door het terugzetten van de vereistenperiode bij de ene opleiding (zeg: A) kun je bereiken dat op de student voor die opleiding geen vereisten van toepassing zijn. De studiepunten behaald op de dubbel voorkomende studiedelen zullen dan vanzelf meetellen bij de andere opleiding (B). Het gevolg van deze aanpassing is natuurlijk wel dat het ADV-rapport van de student de uitgezette opleiding A helemaal niet meer laat zien. Ook studiepunten behaald voor opleiding A op studiedelen die niet dubbel voorkomen, kunnen niet meer getoond worden. De (berekende) resultaten in kwestie blijven wel aanwezig in het SIS, ze kunnen alleen niet meer getoond worden door middel van het ADV-rapport. Het maakt voor deze aanpassing geen verschil of de student op beide opleidingen een actieve inschrijving heeft of dat één van beide inschrijvingen is beëindigd. Want in het SIS is gekozen voor een inrichting waarbij het ADV-rapport ook kijkt naar de inschrijvingen van de student met status=beëindigd. Ga voor het terugzetten van de vereistenperiode naar de component Studieprogramma/plan. Wijzig op het tweede tabblad (Plan student) de waarde in het veld 'Periodevereiste'. In het algemeen zal het voldoende zijn de waarde terug te zetten naar 1990 (= studiejaar 1999-2000). Controleer bij twijfel dat er inderdaad geen vereistengroep bestaat voor deze opleiding (Studieprogramma / Studieplan) op 01-09-1999. 2
1b. Studiedeel uitsluiten met een Autorisatie uitzondering Stel dat een studiedeel voorkomt in de studiedeellijsten van twee opleidingen. Een student ingeschreven op deze twee opleidingen zal dan zijn studiepunten op dit studiedeel behalen bij één van deze opleidingen en niet bij de andere, bij voorbaat is niet duidelijk bij welke opleiding Academic advisement ze zal meetellen. Door een Autorisatie uitzondering te maken van het type Uitsluiten, kun je afdwingen dat het studiedeel niet meer meedoet bij de ene opleiding, waardoor de behaalde studiepunten vanzelf zullen meetellen bij de andere opleiding. Ga voor het aanmaken van zo'n uitsluiting naar de component Autorisatie uitzonderingen. Vul de gegevens in de van de opleiding waar het studiedeel niet mag meetellen. Selecteer bij 'code bewerking' de waarde 'richtlijn studiedeel'. Open het vervolgscherm met de link 'uitzondering maken'. Vul daar de gegevens van de vereistengroep enz. in waar het studiedeel niet meer mag meetellen. Selecteer bij 'soort richtlijn' de waarde 'uitsluiten'. Haal met de knop 'zoeken' het studiedeel op (zorg ervoor dat je het catalogusnummer of het studiedeel-id weet als je de zoekactie begint). Na het opslaan van de uitzondering en opnieuw draaien van het ADV-rapport, zal het studiedeel niet meer getoond worden in de opgegeven vereistenregel. Het behaalde resultaat zal daardoor meetellen bij de andere opleiding waar dit studiedeel ook voorkomt. Het maakt voor de ingangsdatum van de aangemaakte uitzondering geen verschil of de student op de ingegeven opleiding een actieve inschrijving heeft of dat deze is beëindigd. Want in het SIS is gekozen voor een inrichting waarbij het ADV-rapport ook kijkt naar de inschrijvingen van de student met status=beëindigd. 3
1c. Clusters met rol=keuze Het rekenproces voor samenstellingen rekent samenstellingen van het niveau cluster (cluster1 t/m 5) alléén door indien deze in de vereisten van de student de rol=verplicht hebben dan wel rol=keuze en daarbij tevens vastgelegd als 'gekozen keuze'. Dit geldt allereerst voor de top van een samenstelling en dan gaat het om de rol die het cluster heeft in de studiedeellijst. Maar ook als die top verplicht is of gekozen keuze, kan binnen het cluster nogmaals een niveau cluster aanwezig zijn met rol=keuze. Ook dan geldt weer dat dat cluster moet zijn vastgelegd als gekozen cluster voor de student, wil er sprake zijn van doorrekenen. Het is daardoor mogelijk te sturen of bij een student een behaald vak (onderwijseenheid) op een bepaalde plaats meetelt of niet zolang dat vak onder een cluster met rol=keuze hangt. In feite maken we hiervan al gebruik bij het inrichten van minoren: het is heel goed mogelijk een bepaalde onderwijseenheid in meer dan één minor te plaatsen (of in opeenvolgende jaarversies van dezelfde minor), door het toekennen van het juiste gekozen cluster aan de student bepaal je welke minor (c.q. minorversie) nu precies mag worden doorgerekend voor die student. Mogelijk zijn er ook situaties met inschrijvingen op twee opleidingen waar je het probleem van al dan niet dubbel tellende studiepunten kunt oplossen door clusters met rol=keuze te gebruiken en alleen bepaalde studenten de juiste clusters als gekozen keuze te geven. Probleem is wel dat elke aanpassing in de vereisten (c.q. de samenstelling van een cluster) doorwerkt naar alle studenten die onder die vereisten vallen. 4
2. Gedeelde studiedeellijsten Gedeelde studiedeellijsten kunnen ervoor zorgen dat het proces Academic Advisement studiedelen toch in twee verschillende vereistengroepen meetelt en studiepunten laat opleveren. Dit werkt alleen voor studiedelen die zijn opgenomen in een studiedeellijst. Voor studiedelen binnen een samenstelling werkt deze methode niet, maar daar geldt ook juist het omgekeerde: studiepunten zullen daar in principe altijd dubbel tellen als eenzelfde studiedeel meermalen voorkomt binnen de vereisten, zie het begin van deze notitie. Het gebruik van gedeelde studiedeellijsten is vooral handig als twee opleidingen een deel van het programma hetzelfde hebben en het regelmatig voorkomt dat studenten allebei de opleidingen tegelijk doen en ook op beide moeten kunnen afstuderen. De standaard werking van Academic advisement is dat de studiepunten behaald op de gemeenschappelijke studiedelen, slechts bij één vereistengroep tellen. Maar als bij de vereistengroepen het kenmerk 'gedeelde studiedeellijst' is ingericht, kunnen de studiedelen bij beide vereistengroepen studiepunten opleveren. Een nadeel van deze methode is dat altijd alle studiedelen die de twee opeidingen delen, bij beide opleidingen studiepunten gaan opleveren. Je kunt dus bijv. niet aangeven dat propedeusevakken wel gedeeld mogen worden maar hoofdfasevakken niet. Uiteraard zal dat alleen een probleem zijn als je de twee hoofdfases hebt ingericht met precies dezelfde studiedeel-id's. Als je daarentegen de hoofdfases inricht met verschillende studiedeel-id's, kan daar nooit sprake zijn van dubbel tellen van studiepunten, ook al heb je de vereistengroepen ingericht met het kenmerk 'gedeelde studiedeellijst'. Als je op deze manier studiedelen bij twee opleidingen laat meetellen en je wilt dat bij een bepaalde student voor een enkel studiedeel tegenhouden (bijv. de minor), dan is dat heel goed mogelijk door gebruik te maken van een Autorisatie uitzondering van het type uitsluiten, zoals beschreven bij methode (1b). Je combineert dit dan met het inrichten van 'gedeelde studiedeellijsten'. Let op. De term 'gedeelde studiedeellijsten' is misleidend: het gaat om studiedelen die in twee (of meer) vereistengroepen voorkomen. Niet van belang is of ook hele studiedeellijsten gemeenschappelijk voorkomen in die vereistengroepen, uitsluitend de studiedeel-id's tellen voor de vraag of er iets gedeeld wordt. Ga voor het aanmaken van een Gedeelde studiedeellijst naar de gelijknamige component bij Studieadvies > Studievereisten. Maak daar een nieuwe waarde aan, de ingangsdatum blijkt geen invloed te hebben op de werking maar maak deze gelijk aan de vroegste ingangsdatum van de betreffende rijen van de vereistengroepen. Vervolgens moet je op tabblad 'Parameters' bij de vereistengroepen de ID van de gedeelde studiedeellijst opgeven bij 'Sets delen'. Let erop dat je dit moet doen voor elke rij (elke ingangsdatum) van de vereistengroep waarvoor je gebruik wilt maken van gedeelde studiedeellijsten. Zodra je dat hebt vastgelegd en teruggaat naar de definitie van de gedeelde studiedeellijst, zul je daar de gekoppelde vereistengroepen zien staan. Na opnieuw draaien van het ADV-rapport, zullen bij alle studenten van deze opleidingen de gemeenschappelijke studiedeel-id's tweemaal kunnen meetellen. Onderstaande schermprint laat de gedeelde studiedeellijst zien nadat deze is vastgelegd bij twee vereistengroepen, je kunt hier niet zien bij welke ingangsdatum(s) van de vereistengroepen de gedeelde studiedeellijst is vastgelegd. 5
De vastlegging bij de vereistengroepen gebeurt op tab 'Parameters' box 'Deling' bij 'Sets delen'. Het veld 'gedeelde onderdelen' hoef je niet aan te vinken, dat betreft andere functionaliteit. 6
Casus A - Student stapt over van voltijd naar deeltijd De voltijd- en deeltijd-variant van een opleiding hebben soms een groot deel van de vakken (onderwijseenheden) gemeenschappelijk. Het betreft dan dezelfde studiedeel-id's, niet van belang is of het onderwijs ook gezamenlijk gegeven wordt. Indien een student dan overstapt van voltijd naar deeltijd, verwacht dat je dat de behaalde resultaten direct ook studiepunten opleveren voor de deeltijd-opleiding. Maar zoals eerder beschreven, de studiepunten zullen óf voor de voltijdse óf voor de deeltijdse variant tellen en je weet niet bij voorbaat waar Academic advisement ze zal meetellen. Het terugzetten van de vereistenperiode op de voltijdse inschrijving is in dit geval een eenvoudige en afdoende oplossing, zie bij methode (1a). Het gevolg is wel dat alle studiepunten vastgelegd bij de voltijdse opleiding verloren gaan. Dat zal niet bezwaarlijk zijn als de examenprogramma's van voltijd en deeltijd volledig hetzelfde zijn (de studiepunten keren dan immers terug bij de deeltijdse opleiding), maar anders zullen er vakken overblijven met studiepunten die bij geen enkel programma van de student behoren, vgl. de opmerkingen hierover bij methode (1a). In onderstaand voorbeeld toont het ADV-rapport vóór de aanpassing van de vereistenperiode twee vereistengroepen, met gelijk ingerichte propedeuses. De behaalde studiepunten worden geteld bij de voltijdse opleiding. Bij de propedeuse deeltijd worden weliswaar de uitslagen inclusief studiepunten correct getoond, maar op het niveau van de vereistenregel (en hoger) worden de studiepunten niet geteld! 7
Nadat de vereistenperiode voor de voltijd-inschrijving van de student op 1990 is gezet, blijft alleen de vereistengroep voor de deeltijdse opleiding over. Na opnieuw draaien van het ADV-rapport worden de studiepunten nu wel geteld op het niveau van de deeltijd-vereistenregel (en hoger). Als slechts een paar vakken gemeenschappelijk zijn tussen voltijd en deeltijd, kun je beter gebruik maken van methode (1b): elk gemeenschappelijk vak moet je dan met een 'uitsluiting' uitzetten voor de voltijd-opleiding van deze student. Dat werkt hetzelfde als beschreven voor de minor in casus B. Een andere manier om te bereiken dat na de overstap van voltijd naar deeltijd de studiepunten ook gaan meetellen bij de deeltijd-opleiding, is gebruik te maken van methode (2). Dan tellen automatisch voor alle studenten gedeelde studiedeel-id's mee in beide vereistengroepen. De schermprints bij methode (2) laten zien hoe je dit moet inrichten. Je kunt ook vóóraf door inrichting voorkomen dat dit soort problemen ontstaan bij overstap van voltijd naar deeltijd. Je moet dan niet de gemeenschappelijke onderwijseenheden in een studiedeellijst zetten en deze zowel bij de voltijd- als deeltijd-vereiste gebruiken. In plaats daarvan zet je de onderwijseenheden in een cluster en maakt aparte clusters voor voltijd en deeltijd. Dat cluster plaats je in de studiedeellijst en je maakt daarvan aparte versies voor voltijd en deeltijd. In bovenstaand voorbeeld zou dan de vereistenregel 'Gemeenschappelijke vakken' slechts één studiedeel tellen, nl. 'Gem.vakken voltijd' bij de voltijd-opleiding en 'Gem.vakken deeltijd' bij de deeltijd-opleiding, beide met precies dezelfde samenstelling. Beide clusters kunnen nu apart doorgerekend worden en studiepunten opleveren. Na de overstap moet wel het doorrekenen van de deeltijd-clusters met de hand gestart worden, omdat in de nacht-batches alleen gekeken wordt naar nieuwe resultaten van de laatste dag(en). Hetzelfde is ook mogelijk als je de propedeuse op een andere manier wilt inrichten. Je kunt bijv. een propedeuse voltijd inrichten met vier clusters (vakken voltijd blok 1 t/m 4) en hetzelfde doen voor de propedeuse deeltijd (vakken deeltijd blok 1 t/m 4). De samenstelling van die clusters kan ook nu twee-aan-twee gelijk zijn. Ook nu zullen de onderwijseenheden zonder problemen meetellen in zowel de voltijd- als deeltijd-clusters zodra de student is overgestapt van voltijd naar deeltijd. 8
Casus B - Behaalde minor mag alleen meetellen bij één bepaalde opleiding Als een student inschrijvingen heeft voor twee (of meer) opleidingen en hij heeft resultaten op een minor behaald, dan zullen de studiepunten van de minor slechts bij één opleiding meetellen, maar je weet niet bij voorbaat waar Academic advisement ze zal meetellen. Dit is een gevolg van het feit dat in alle bachelorvereisten dezelfde dynamische studiedeellijst voor de minoren is opgenomen. Met een Autorisatie uitzondering van het type 'uitsluiten' is het mogelijk aan te geven waar de minor niet mag meetellen, bijgevolg zal de minor vanzelf meetellen bij de andere opleiding. Zie de beschrijving bij methode (1b). In onderstaand voorbeeld toont het ADV-rapport tweemaal de vereistenregel 'minor' met de dynamische studiedeellijst (studiegidsnummer begint met 6000). Vóór het vastleggen van de uitzondering worden de behaalde studiepunten geteld bij de opleiding Leraar basisonderwijs. Bij de opleiding IBMS wordt weliswaar de uitslag inclusief studiepunten correct getoond, maar op het niveau van de vereistenregel (en hoger) worden de studiepunten niet geteld! De uitzondering wordt vastgelegd op de vereistengroep van Leraar basisonderwijs, voor de minor die de student heeft behaald. 9
Na opnieuw draaien van het ADV-rapport wordt de behaalde minor niet meer getoond bij de opleiding Leraar basisonderwijs, maar nog wel bij de opleiding IBMS en bovendien tellen daar nu de studiepunten mee. 10
Casus C - Twee behaalde minoren moeten elk meetellen bij één bepaalde opleiding Als een student inschrijvingen heeft voor twee (of meer) opleidingen en hij heeft voor elke opleiding opnieuw een minor moeten doen, dan zal Academic advisement de studiepunten van alle behaalde minoren doorgaans bij één opleiding meetellen en bij de andere opleiding(en) niets tellen. Dit is hetzelfde probleem als bij casus (B). Met Autorisatie uitzonderingen van het type 'uitsluiten' is het mogelijk aan te geven waar welke minor niet mag meetellen, zie de beschrijving bij methode (1b) en casus (B). Zorg ervoor dat er voor elke minor precies één opleiding overblijft waar die minor niet uitgesloten is en wel kan meetellen. In onderstaand voorbeeld is de student ingeschreven op twee bachelor-opleidingen en toont het ADV-rapport tweemaal de vereistenregel 'minor' met de dynamische studiedeellijst (studiegidsnummer begint met 6000). Vóór het vastleggen van de uitzonderingen worden de behaalde studiepunten geteld bij de opleiding Leraar basisonderwijs. Bij de opleiding IBMS worden weliswaar de uitslagen inclusief studiepunten correct getoond, maar op het niveau van de vereistenregel (en hoger) worden de studiepunten niet geteld. In dit voorbeeld zijn er twee behaalde minoren die elk bij één opleiding moeten worden uitgesloten, in totaal zijn er dus twee uitzonderingen nodig, als volgt. 11
Na opnieuw draaien van het ADV-rapport wordt elke minor alleen getoond bij de opleiding waarvoor hij niet is uitgesloten en tellen ook de studiepunten daar mee naar boven op de vereistenregel (en hoger). 12
Casus D - Behaalde minor mag ook meetellen voor een andere opleiding Als een student inschrijvingen heeft voor twee opleidingen en de examencommissie staat toe dat een behaalde minor ook voor de tweede inschrijving mag meetellen, dan lukt dat alleen als je de student op een andere minor uit de dynamische studiedeellijst nogmaals de voldoende beoordeling geeft. Gebruik als tweede minor bij voorkeur de minor die je speciaal hebt aangemaakt om vrijstellingen en externe minoren op te boeken 2. Deze minor zal geen samenstelling hebben. Het is verder handig dit studiedeel het kenmerk INOE te geven, dan kun je er per student een individuele omschrijving op vastleggen. Zodra je de student een voldoende (of een vrijstelling) hebt gegeven op die tweede minor, kun je de situatie precies zo verwerken als in casus (C): de student heeft nu op twee minoren een voldoende resultaat behaald en door het aanmaken van de juiste uitzonderingen kun je sturen welke minor bij welke opleidingsvereiste gaat meetellen. Bedenk daarbij dat onder de 'echte' minor onderwijseenheden zitten die ook als zodanig getoond kunnen worden op de cijferlijst bij afstuderen. De tweede beoordeling is gebaseerd op het studiedeel voor vrijstelling c.q. externe minoren, dit studiedeel heeft geen samenstelling, wel kun je voor dit studiedeel een INOEomschrijving bij de student vastleggen die gelijk is aan de naam van de minor waarvoor de vrijstelling is gegeven. Deze INOE-omschrijving zal dan bij afstuderen op de cijferlijst getoond worden. 2 De wenselijkheid zo'n studiedeel aan te maken waarop je een minor-vrijstelling of een externe minor kunt boeken, staat aangegeven in Instructie Vereisten update 4, laatste alinea. 13