gemeente Roermond GEMEENTE ROERMOND Raadsvoorstelno. 2012/099/1 Agendapuntno.: Datum 12 november 2012 Portefeuille: BM Onderwerp: Voorstel tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW). Aan de Gemeenteraad 1 SAMENVATTING Als uitvloeisel van het kerntakenboek hebben wij de mogelijkheden onderzocht om samen te werken op het gebied van de gemeentelijke belastingen. Op 7 mei 2012 hebben wij het principebesluit genomen om met ingang van het belastingjaar 2013 de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen en de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken op te dragen aan de gemeenschappelijke regeling BsGW en de noodzakelijke voorbereidingen daarvoor te treffen. Dit besluit hebben wij ter advisering voorgelegd aan de ondernemingsraad. De voorbereidingen zijn ondertussen in een vergevorderd stadium en de ondernemingsraad brengt naar venwachting een positief advies uit over de samenwerking. Wij stellen uw raad voor de samenwerking te bekrachtigen door toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling BsGW. Waarom wordt een besluit van de raad gevraagd? 0 wettelijke taak beleidsgevoelig (CUP) kaderstellende taak overig, namelijk Relatie met / achterliggende stukken coalitieprogramma/college-uitvoeringsprogramma/programmabegroting 0 eerdere besluitvorming raad/beleidsdocumenten: Kerntakenboek motie/amendement, nummer: overig, namelijk Financiële consequenties nee ja, ten laste van regulier budget ja, ten laste van reserve, begrotingswijziging bijgevoegd 0 ja, begrotingswijziging bijgevoegd Kerntakendiscussie Dit voorstel kan worden gezien als een uitwerking van de regierol die in het kader van het kerntakenboek is vastgesteld en draagt bij aan de financiële taakstelling op de bedrijfsvoering. Risicoparagraaf nee 0 ja
Pagina 2 Raadsvoorstelnummer: 2012/099/1 2 TOELICHTING Inleiding Uw raad heeft op 25 juni 2011 het kerntakenboek als richtinggevend kader vastgesteld, waarbij aangegeven is op welke wijze de gemeente naar de toekomst toe inhoud wil geven aan haar rol en taak in de samenleving. Daarnaast geeft het kerntakenboek richting aan de bezuinigingstaakstelling voor de komende jaren. De gemeente Roermond wil zich in de toekomst nadrukkelijker opstellen als regisseur in de samenleving. Dat heeft ook grote gevolgen voor de gemeentelijke organisatie. Van medewerkers wordt verwacht dat ze minder plannen schrijven en meer generalistisch gaan werken. De werkzaamheden worden dan ook anders van karakter. Zij moeten vooral in staat zijn anderen in beweging te krijgen en te houden. Een deel van de uitvoering en ondersteuning kan worden afgestoten. In het kerntakenboek is een totale besparing op de gemeentelijke organisatie voorzien van 5,9 miljoen per jaar. Uitgangspunt daarbij is dat een bedrag van 3,2 miljoen (op termijn) kan worden bespaard door efficiencymaatregelen, 1,7 miljoen door centrale inkoop, 500,000 door een wijziging van de organisatiestructuur en nog eens 500.000 door overige maatregelen (waaronder regionale samenwerking en/of uitbesteding van bijvoorbeeld belastingheffing en -inning). Op basis van deze uitgangspunten zijn wij in de zomer van 2011 in gesprek gegaan met de gemeenschappelijke regeling BsGW, die op zoek was naar verbreding van samenwerking op gebied van belastingheffing. Op basis van de eerste gesprekken hebben wij besloten om, in gezamenlijke opdracht met de BsGW, een zogenaamde nulmeting te laten uitvoeren, een onderzoek waarin de huidige kosten en kwaliteit van dienstverlening in kaart zijn gebracht. Op basis van de uitkomsten van deze nulmeting heeft BsGW in eerste aanleg een voorstel gedaan om de samenwerking vorm te geven. Dit voorstel is vervolgens de basis geweest voor verdere besprekingen en aanvullende onderzoeken. Het eindresultaat is neergelegd in het voorstel van de BsGW van 26 april 2012. Op basis van dit voorstel hebben wij op 7 mei het principebesluit genomen om met ingang van het belastingjaar 2013 de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen en de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken op te dragen aan de gemeenschappelijke regeling BsGW en de noodzakelijke voorbereidingen daarvoor te treffen. Dit besluit hebben wij ter advisering voorgelegd aan de ondernemingsraad. De voorbereidingen zijn ondertussen in een vergevorderd stadium en de ondernemingsraad zal naar verwachting een positief advies uitbrengen over de samenwerking. Zodra dit advies ons heeft bereikt, zullen wij u daarvan op de hoogte brengen. Samenwerkingsstructuur BsGW is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). BsGW is opgericht door de drie oorspronkelijke deelnemers, het waterschap Roer en Overmaas, het waterschap Peel en Maasvallei en de gemeente Venlo. Ondertussen zijn ook de gemeente Nedenweert en de gemeente Bergen aangesloten. Daarnaast is er een dienstverleningsovereenkomst met Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden in Utrecht. BsGW is gevestigd in de gemeente Roermond. De gemeenschappelijke regeling is opgericht om een verticale samenwerking tot stand te brengen tussen waterschappen en gemeenten vanuit de achtediggende gedachte dat er bij deze partijen een overlap bestaat in de uitvoering van de processen om tot heffing en inning van belastingaanslagen te komen en dat samenwerking op dit terrein tot kostenreductie en kwaliteitsverbetering leidt.
Pagina 3 Raadsvoorstelnummer: 2012/099/1 Er is primair gel<ozen voor een gemeenschappelijke regeling vanuit het vertrekpunt, dat belastingheffing bij uitstek een overheidstaak is en blijft. Daarbij past een publiekrechtelijke organisatievorm. Sinds het principebesluit van Roermond om samen te werken met BsGW hebben ook andere gemeenten (waaronder Leudal, Echt-Susteren, Peel en Maas, Maasgouw en Roerdalen) het besluit genomen om per 1 januari aan te sluiten. Dit zorgt voor een breed draagvlak en grotere efficiencyvoordelen. Per 1 januari 2013 zullen alle werkzaamheden op het gebied van het heffen en invorderen van gemeentelijke belastingen, inclusief beleidsvoorbereiding en uitvoering van de Wet waardering Onroerende Zaken, overgedragen worden aan de BsGW. Het is dan van belang dat er een goede vertaling plaats vindt van politiek bestuurlijke wensen en ideeën naar beleidsvoorbereiding en dat er een goede afstemming en bewaking plaats vindt van prestatie afspraken en gegevensuitwisseling. Dit wordt in onze organisatie belegd bij een accountmanager. Hiervoor is in de kostenvergelijking 0,4 formatieplaats gereserveerd. BsGW kan efficiënter werken naarmate meer processen en producten gestandaardiseerd zijn. BsGW streeft dan ook nadrukkelijk naar harmonisatie en standaardisatie van uitvoeringsregels. Herkenbaarheid De identiteit van de opdrachtgever/deelnemer naar burger en bedrijf blijft optimaal herkenbaar. De aanslagbiljetten, correspondentie en belastingensite wordt zoveel mogelijk namens en in de huisstijl van de deelnemer gepresenteerd. Aanslagregels van gemeenten en waterschappen worden niet op één biljet gecombineerd. De klant ziet "aan de voorkant" dus niet, dat uitvoering door BsGW plaats vindt. Klantencontacten BsGW heeft een klantconcept ontwikkeld, dat aansluit bij de gedachte van een klantcontactcenter (KCC), zoals die in de nabije toekomst door de gemeente zal worden gehanteerd. Klantcontacten worden zo veel als mogelijk in de eerste lijn afgehandeld. Digitale ondersteuning van de klantvraag staat voorop (digitale belastingbalie). Het klantcontactcentrum van de gemeente wordt ondersteund door het beschikbaar stellen van scripts. Bij de verzending van grote aanslagruns wordt aanvullend instructie gegeven en zo nodig zal ook fysieke ondersteuning worden gegeven door BsGW aan de klantenbalie. De praktijk tot nu toe wijst uit dat de fysieke contacten aan de balie zeer beperkt zijn. Kwaliteitsborging Over de wijze van uitvoering moeten met BsGW (kwaliteits)afspraken worden gemaakt. BsGW hanteert daarvoor een standaard uitvoeringsovereenkomst. Onderdeel daarvan is een aantal productbladen, waarin per te leveren product is opgenomen aan welke kwaliteitscriteria BsGW moet voldoen. Daarin is tevens aangegeven wanneer en wat van de gemeente wordt venwacht. Gedurende het jaar worden management- en bestuursrapportages aangeleverd. Na afloop van een jaar wordt voor 15 februari door een registeraccountant een verklaring afgegeven inzake de organisatie en het financieel administratieve verwerkingsproces en de rechtmatigheid van handelen. Personele en organisatorische gevolgen BsGW is bereid alle werknemers binnen het taakveld belastingen en invordering (14,67 fte., 16 personen) over te nemen en een functie aan te bieden binnen het functiehuis van BsGW. Er is een aparte maatwerkafspraak gemaakt voor de invordering van niet-belastingdebiteuren. Deze taak gaat in eerste instantie voor een periode van 2 jaar, op basis van een aparte prijsafspraak, mee over naar de BsGW. In
Pagina 4 Raadsvoorstelnummer: 2012/099/1 die periode hebben wij de gelegenheid om deze taal< elders in onze bestaande organisatie in te passen, zodat hiermee aanvullend een bijdrage kan worden geleverd aan de taakstelling op het gebied van de bedrijfsvoering. Tijdens het implementatietraject wordt specifiek aandacht besteed aan relaties met en gevolgen voor andere organisatieonderdelen. Hiervoor worden de gegevensrelaties in beeld gebracht, (opnieuw) ingericht en structureel (her)belegd in onze organisatie. Daarnaast dient vorm en inhoud worden gegeven aan het accountmanagement. We hebben het principebesluit tot samenwerking ter advisering voorgelegd aan de ondernemingsraad. De ondernemingsraad brengt naar venwachting een positief advies uit over de samenwerking met de BsGW. Wel vraagt de ondernemingsraad bijzondere aandacht voor de gevolgen voor de 'achterblijvende' organisatie. IVlet het Georganiseerd Overleg hebben wij overeenstemming bereikt over het sociaal plan voor de overgang van onze medewerkers naar BsGW. Bijdrageberekening en kostenvergelijking Op basis van het aanbod van BsGW en de nulmeting hebben wij een vergelijking gemaakt van de (bedrijfseconomische) kosten op basis van de huidige uitvoering van taken door de gemeente en door de BsGW. Deze vergelijking laat zien, dat uitvoering door de BsGW vanaf het eerste jaar financieel voordelig is. Wij zijn daarbij uitgegaan van een behoedzaam scenario waarin de overheadkosten in een periode van 5 jaar kunnen worden afgebouwd tot 50% van de kosten die in de nulmeting, op basis van aannames, zijn berekend (in totaal 435.000). Voor het jaar 2012 dienen wij incidenteel rekening te houden met aanloopkosten (totaal 70.000) en de kosten van het sociaal plan (schatting 80.000). Als voonwaarde om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling BsGW geldt, dat een vergoeding voor de oorspronkelijke investeringskosten moet worden betaald aan de zogenaamde 'founding fathers', zijnde beide waterschappen en de gemeente Venlo. Voor onze gemeente bedraagt deze vergoeding 696.000. Dit bedrag kan over een periode van 6 jaar gespreid worden betaald. BsGW neemt de uitvoering van de belastingtaken over met ingang van het belastingjaar 2013. Omdat er geen capaciteit achterblijft om de vorderingen van voorgaande jaren af te handelen, hebben wij BsGW gevraagd ook deze taak over te nemen. Hiervoor geldt een aparte prijsafspraak ( 60.000 in 2013 en 40.000 in 2014). In de paragraaf Toelichting op de middelen is aangegeven wat de gevolgen zijn voor de meerjarenbegroting 2013-2016. Toelichting op de middelen: In de nulmeting is uitgegaan van een vergelijking op basis van bedrijfseconomische kosten. Dit begrip is ruimer gedefinieerd dan de lasten die in de meerjarenbegroting zijn opgenomen. Zo zijn in de kostenvergelijking kapitaallasten van ven/angingsinvesteringen opgenomen, die in de meerjarenbegroting niet of op een later moment zijn voorzien, In onderstaande tabel zijn de budgettaire effecten van de overdracht van de taken aan het BsGW opgenomen.
Pagina 5 Raadsvoorstelnummer: 2012/099/1 Begrotingswijziging Toeiiciiting op financiëie paragraaf IVIutaties in de exploitatie (bedragen x 1.000) Omschrijving 2012 2013 2014 2015 2016 Bijdrage aan BsGW (incl. BTW compensatie) 965 965 965 965 Bijdrage BsGW ivm civiele vorderingen 40 40 Goodwill vergoeding 116 116 116 116 Afhandeling vorderingen 'oude jaren' 60 40 IVligratiekosten en sociaal plan 150 Voordeel nieuwe deelnemers -126-154 -182 Totaal 150 1.181 1.035 927 899 Aanpassing directe kosten (personeelskosten, -1.143-1.123-1.138-1.153 kapitaallasten en uitvoeringskosten) Afbouw overhead gemeente -48-93 -139-186 Invulling in de begroting opgenomen taakstellingen bedrijfsvoering/samenwerking 10 181 350 440 Ten laste van begrotingssaldo -150 Totaal -150-1.181-1.035-927 -899 Wij stellen voor de incidentele kosten in 2012 ten laste van het begrotingssaldo 2012 te brengen. Het structureel voordeel vanaf 2013 komt ten gunste van de taakstellingen bedrijfsvoering, die vanuit het kerntakenboek in de meerjarenbegroting 2013-2016 zijn opgenomen. Een deel ( 146.000 in 2016) daarvan komt ten gunste van de (algemene) taakstelling bedrijfsvoering en een deel ( 294.000 in 2016) ten gunste van de taakstelling (totaal 500.000), die in het kerntakenboek is opgenomen, voor efficiencyvoordelen als gevolg van meer samenwerking. Deze laatste taakstelling wordt hiermee voor een substantieel deel gerealiseerd. Risicoparagraaf: Toetreding tot de gemeenschappelijke regeling BsGW is een besluit voor de langere termijn. De gemeente Roermond wordt daarmee deelnemer aan deze regeling en daarmee ook bestuurlijk en financieel verantwoordelijk voor de resultaten van dit openbaar lichaam. Burgemeester en wethouders van Roermond/ De secretaris, X. ^ - \ De wnd. burgemeester, H.M.J.Mv//an..^eetó Bijlage(n): geen Ter inzage: voorstel BsGW van 26 april 2012 principebesluit college van 7 mei 2012