Eindverslag ERFGOEDCEL K.ERF Prior Designs Team 27 Bjorn De Prins Bruno Van Thournout Niels Van Rooy Yannick Jerusalem Yoeri Stessens
3 VOORWOORD Voor het opleidingsonderdeel Businessproject en business communicatie hebben wij de kans gekregen om een volledig project uit te werken voor het k.erf. Dit rapport is het resultaat van een intense teaminspanning tussen het k.erf, de docenten en ons, ontwerpteam Prior Designs. Dit rapport is bedoeld voor de werknemers en vrijwilligers van het k.erf om een beeld te scheppen van wat de mogelijkheden zijn voor het nieuwe softwaresysteem dat ze willen aanschaffen. Graag willen wij alle medewerkers en vrijwilligers van het k.erf met zijn heemkundige kringen bedanken voor hun inzet en tijd. De samenwerking met jullie was zeer leerrijk en interessant. Ook willen wij onze docenten bedanken die er voor gezorgd hebben dat het hele project goed verlopen is.
4 SAMENVATTING Dit is een rapport op vraag van k.erf k.erf is een organisatie die fungeert als tussenpersoon tussen acht heemkundige kringen uit zeven gemeenten: Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol en Retie. De kringen verzamelen historische gegevens uit hun eigen gemeente en verwerken de gegevens zodanig dat het publiek deze kunnen inkijken. Een onderdeel van de historische gegevens zijn de stambomen van de inwoners. Dit onderdeel gaf de aanzet tot het analyserapport. Elke gemeente had zijn eigen manier van werken en zijn eigen systemen en informaticastructuur om de gegevens in op te slaan. Door deze manier van werken is er onderling weinig tot geen data uitwisseling mogelijk en moest men van gemeente tot gemeente gaan om informatie te verzamelen over verschillende personen. Omwille van dat probleem wil k.erf een gecentraliseerde applicatie die door alle heemkundige kringen gebruikt kan worden.
5 INHOUDSTAFEL INLEIDING... 6 1 ANALYSE PER GEMEENTE... 7 1.1 Balen... 7 1.2 Dessel... 9 1.3 Geel... 10 1.4 Laakdal... 12 1.5 Meerhout... 14 1.6 Mol... 16 1.7 Retie... 19 1.8 k.erf... 21 2 GLOBALE ANALYSE... 23 2.1 Strengths... 23 2.2 Weaknesses... 24 2.3 Opportunities... 25 2.4 Threats... 25 3 EISENANALYSE... 26 3.1 Functionele eisen... 26 3.2 Niet-functionele eisen... 34 3.3 Ranking... 36 4 ONDERZOEK SOFTWAREPAKKETTEN... 37 4.1 Softwarepakketten... 37 4.2 Websites... 48 4.3 Weighted Ranking Method... 53 4.4 Conclusie... 55 5 ONDERZOEK EIGEN ONTWIKKELING... 56 5.1 Web based application development... 56 5.2 Platform based application development... 59 5.3 DBMS... 61 5.4 WRM... 64 5.5 Conclusie... 65 6 ONDERZOEK CONVERSIETOOLS... 66 6.1 Soorten bestandstype... 66 6.2 Conversietools... 67 6.3 Conclusie... 73 7 ADVIES... 74 7.1 Low budget advies... 74 7.2 High budget advies... 75 BESLUIT.... 78 LITERATUURLIJST... 79 BIJLAGEN... 81 1 SPECIFICATIES DATA SERVER EN BACK-UP SERVER... 82 2 SPECIFICATIES DATABASE SERVER... 84
6 INLEIDING De organisatie k.erf staat voor Kempisch erfgoed. Het is een intergemeentelijk samenwerkingsverband rond cultureel erfgoed welke de volgende 7 gemeentes omvat: Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol en Retie. Enkele taken van het k.erf zijn het ondersteunen en opstarten van projecten rond erfgoed zoals foto s, kaarten, gebruiken, tradities, leuzen. Dit project is echter ontstaan bij de heemkringen welke onderdeel zijn van k.erf. Deze heemkringen zijn al vele jaren bezig met het maken en onderhouden van een genealogische gegevensbank van alle mensen uit hun gemeente. Aangezien het k.erf meerdere heemkundige kringen omvat, en elke heemkundige kring op zijn eigen manier te werk gaat met de gegevensbank is het op dit moment vrij moeilijk om opgeslagen informatie terug te vinden en bijna onmogelijk om deze te delen met naburige heemkringen. De meeste heemkringen werken met Excelbestanden, Accesdatabases of fichebakken om alle gegevens bij te houden. Sommigen zijn al verder gevorderd en maken gebruik van software die hiervoor ontwikkeld is. Het huidige digitaliseringsproces is met andere woorden niet gecoördineerd. Iedereen is bezig met hetzelfde wat niet efficiënt is en dikwijls voor dubbel werk zorgt. Daarbij komt dat de heemkundige kringen meestal werken met vrijwilligers die hun vrije tijd hiervoor opofferen en liever zouden bezig zijn met inhoud in plaats van de praktische opslag van gegevens. k.erf wilt een geïntegreerd systeem dat voor al de deelnemende gemeentes alle informatie over stambomen kan bijhouden en beheren. Het systeem moet toegankelijk zijn voor iedereen die zijn stamboom wilt bekijken en voor de personen die alle data invoeren, linken en beheren. In het kader van dit project zullen wij een gefundeerd advies verstrekken met betrekking tot een dergelijk systeem. Wij zullen niet alleen onderzoeken welke bestaande softwarepakketten hiervoor in aanmerking komen maar kan ook de mogelijkheden om een nieuw programma te ontwikkelen bekijken. (Erfgoedcel)
7 1 ANALYSE PER GEMEENTE Om een goed beeld te krijgen van alle individuele vereisten die de verschillende gemeenten het belangrijkste vinden, hebben we voor elke gemeente een SWOT analyse opgesteld. Deze analyse schept een gedetailleerd beeld van the Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats van elke gemeente. 1.1 Balen Het eerste interview met de heemkundige kringen ging door 6 november 2013 met de heemkundige kring van Balen. Het interview ging door met Walter Vermeulen en de aanwezige van team Prior Designs is Bruno van Thournout. Om te beginnen heeft Mr. Vermeulen een boek laten zien waarin alle gegevens van een persoon in staan. Hierna een korte rondleiding langs hun historisch museum. En daarna zijn we naar de lokale bibliotheek gegaan waar we in een vergaderzaal een demonstratie kregen van hun huidige systeem en waar we vragen konden stellen. 1.1.1 Huidig systeem Balen Huidige software: Huisgemaakt acces applicatie Functies huidige applicatie: Zoeken op naam Zoek functie houdt rekening met variaties op achternaam Tonen gegevens huidige geselecteerde persoon: o Naam o Geboortedatum o Geboorteakte o Woonplaats o Overlijdensakte o Doodsprentje o Kinderen o Ouders: Huwelijksattest Digitale gegevens grootte: Database: 16mb Documenten in PDF en Tiff: 54Gb Analoge gegevens: Boeken vol getypte documenten Alle mogelijke niet gedigitaliseerde attesten Beveiliging: Wet op privacy: o Alleen gegevens ouder dan 100 jaar o Uitzondering doodsprentjes Geen kopieer beveiliging Geen download beveiliging
8 1.1.2 Wensen naar het nieuwe systeem toe Functionele eisen Gemakkelijk en eenvoudig gegevens importeren Huidige zoekfunctie overnemen Toegang tot het systeem op meerdere plaatsen beschikbaar(heemkundige kring zelf en gemeentehuis) Eventueel op lange termijn beschikbaar via het internet Rekening houden wet op privacy Downloadbaarheid onder controle houden(1 document per keer) Niet functionele eisen Nieuwe opslag manier(sql database?) Zo efficiënt mogelijk Levensduur systeem zo hoog mogelijk Werking bestaande softwarepakketten(haza-21, Atlantis) best off overnemen Formaat gegevens veranderen van PDF en Tiff naar iets dat minder ruimte in neemt 1.1.3 SWOT analyse Strengths Digitaal opgeslagen op 1 systeem Ze hebben al veel in een acces database staan. Gegevens eenvoudig te importeren in nieuw systeem Bestaand Acces systeem gedeeltelijk over te nemen naar het nieuwe systeem(zoekfunctie, verwijzingen namen) Weaknesses Database heeft nog niet alle gegevens Linken tussen tabellen en gegevens en bestanden moeilijk te bewaren in nieuw systeem Alles staat op een persoon zijn laptop lokaal Gegevens eenvoudig te kopiëren Opportunities Automatisch wet van privacy programmatorisch toe te passen Nieuw systeem toegankelijk maken op andere pc s ter plekken in plaats van een persoon zijn persoonlijke laptop Gemeente toegang tot systeem geven Downloadlimiet op gegevens instellen(bv.: geboorteaktes 1 voor 1 downloaden in plaats van alle aktes in 1 keer) Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Gevaar voor verlies van data omdat alles lokaal op 1 pc staat (Vermeulen, 2013)
9 1.2 Dessel Het interview met de heemkundige kring van Dessel ging door op 14 november 2013. Het interview ging door met Robert Mijnendonckx en de aanwezigen van team Prior Designs waren Niels Van Rooy en Yoeri Stessens. Om te beginnen heeft Mr. Mijnendonckx uitgelegd hoe er in Dessel gewerkt wordt rond erfgoed. Ze werken met 4 oude pc s die men gekregen heeft. Op elk van die pc s staat een beetje data die dan via een share gedeeld wordt met de andere pc s. Men gebruikt een zelfgeschreven Microsoft Frontpage om deze share aan te bieden via een lokale webinterface. Die interface draait op een lokale machine en niet op het internet. Naast Frontpage gebruikt men ook HazaData (de voorganger van Haza21) en Brotherskeeper. Er zijn 2 personen die zich verdiept hebben in deze software. Elk persoon heeft zijn favoriete pakket en werkt dan ook bijna uitsluitend daarmee. Deze software wordt enkel gebruikt om data te tonen aan de geïnteresseerden en niet om de data aan te passen. Dit gebeurd op de persoonlijke pc en wordt dan gekopieerd naar de 4 pc s van de heemkundige kring. Dit is omdat de pc s van de kring niet krachtig genoeg zijn om continu data aan te passen. Wel is er op die manier een degelijke backup voorzien. Alle data die op de 4 pc s staan, komen eerst van een persoonlijke pc waar die data opgeslagen is. Daarnaast staat er ook een backup op een stick 1.2.1 Huidig systeem Dessel Huidige software: Huisgemaakte Frontpage webpagina Brotherskeeper HazaData GEDCOM bestandsindeling Functies huidige applicatie: Genereren van interkwartielafstand van alle informatie over een bepaalde persoon Digitale gegevens grootte: Database: 29GB Analoge gegevens: Migraties, rijksregister, weesboeken, Testamenten, attesten Beveiliging: Geen: iedereen kan op elk van de pc s aan alle data
10 1.2.2 Wensen naar het nieuwe systeem toe Functionele eisen Gemakkelijk en eenvoudig gegevens importeren Huidige data overnemen Documenten kunnen linken Eventueel op lange termijn beschikbaar via het internet Rekening houden wet op privacy Bestanden als groot formaat opslaan (vb: afbeelding verliest kwaliteit na het meermaals bewerken) Niet functionele eisen Uitbreiding voorzien Beveiligd netwerk 1.2.3 SWOT analyse Strengths Goede bronvermelding (beste van alle kringen) Genereren van stambomen Meerdere backups Goed uitgewerkte webpagina die op het intranet draait Weaknesses Beveiliging van het netwerk Verouderde pc s Overschrijven van data door thuis te werken en te kopiëren naar het netwerk. Verouderde software: HazaData i.p.v. Haza21 Opportunities Wet van de privacy automatisch toepassen Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Verlies van kwaliteit bij meermaals bewerken documenten (afbeeldingen e.d.) (Mijnendonckx, 2013)
11 1.3 Geel Het interview met de heemkundige kring van Geel ging door op 13 november om 10u30 in het stadsarchief van Geel. Het interview ging door met Ria Lux en de aanwezige van team Prior Designs was Yannick Jerusalem. Mevrouw Lux heeft een computer opgezet waar het systeem op staat en aan de hand daarvan hebben wij vragen gesteld over de werking, waardoor zij die live kon beantwoorden met voorbeelden. Zij gebruiken Aldfear, alle gegevens die opgevraagd kunnen worden staan op 2 servers die op 2 verschillende locaties staan 1op het stadhuis en 1 bij de brandweer. Een bezoeker kan gebruik maken van 1 van de 4 computers die ter beschikking staan om opzoek werk te doen. Aan de hand van een Excel file (lijst van namen) kan er gezocht worden naar informatie over die persoon. 1.3.1 Huidig systeem Geel Huidige software: Aldfear, Exel, file maker en een beetje Acces Functies huidige applicatie: Zoeken op naam, voornaam Tonen van kwartierstaat per generatie Gebruikers kunnen zonder weten de gegevens aanpassen met eigen data (moet voorkomen worden!) Digitale gegevens grootte: 400 Gb aan gegevens voornamelijk veel afbeeldingen(tiff. bestanden) Excel, Acces, file maker files Analoge gegevens: Archieven vol met gegevens Boeken met informatie Niet gedigitaliseerde files Beveiliging: Wet op privacy (alleen gegevens ouder dan 100 jaar) Uitzondering voor onderzoek naar bv. 1 ste of 2 de Wereldoorlog kan aangevraagd worden USB poort beveiliging Maar geen verdere beveiliging Originele back-up zodat bij foutieve afsluiting de originele versie kan geüpload worden
12 1.3.2 Wensen naar het nieuwe systeem toe Functionele eisen Gebruiksvriendelijk Gegevens via 1 knop beschikbaar en niet overal wat data verspreid Rekening houden met wet op privacy Overzichtelijk design Niet functionele eisen Efficiënt Bestaande gegevens eenvoudig importeren naar nieuw systeem Aanpasbare gebruiksinstellingen 1.3.3 SWOT analyse Strengths Eenvoudige in gebruik Kan veel gegevens aan Back-up kan eenvoudig terug geïnstalleerd worden Weaknesses Gebruikers kunnen zonder het te weten gegevens aanpassen Gegevens eenvoudig te kopiëren Er staat nog te veel in aparte files Data niet gecentraliseerd Opportunities Automatisch wet van privacy programmatorisch toe te passen Instellen dat gewone bezoekers geen gegevens kunnen aanpassen maar enkel raadplegen Systeem doet min of meer wat ze willen (momenteel voldoet het aan de eisen) Zoekfunctie kan beter Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Gevaar voor aanpassen van gegevens door bezoekers (Lux, 2013)
13 1.4 Laakdal Het interview met de heemkundige kring van Laakdal ging door op 22 november 2013 om 10u00 in de BEMT in Geel. Mr. Aerts had zijn persoonlijke laptop bij met daarop Haza21 op om een demonstratie te geven. Het interview ging door met Eric Aerts en de aanwezige van team Prior Designs was Yannick Jerusalem. Laakdal heeft een documentatie centrum in opbouw. Zij maken dus gebruik van Haza21 een DOS programma maar zijn hier heel tevreden over omdat het betrouwbaar is het heeft weinig of geen conversie problemen en ook geen verlies van data. Ondanks dat het een DOS programma is, is het vrij gebruiksvriendelijk maar zonder toeters en bellen. De gegevens staan op een computer en niet op een aparte server, dus als er nieuwe computers (besturingssysteem: XP) ter beschikking gesteld worden word de versie daarop geïnstalleerd ook bij updates zal dit niet gebeuren via een netwerk maar word de nieuwe versie op de computers geïnstalleerd. 75% van de bezoekers zijn bezig met genealogie op donderdag avond en zaterdag voormiddag tijdens de openingsuren. In Laakdal zijn ze ook een tweetal weken bezig met het experimenteren met Active Acces (web gebaseerd) omdat ze er van bewust zijn dat naar de toekomst toe er toch voor een web applicatie zal moeten komen. Maar dit (Active Acces) vinden ze niet echt gebruiksvriendelijk het is open source en vrij moeilijk. Mr. Aerts heeft aangehaald dat ze niet vragende partij zijn omdat hun huidige systeem goed functioneert, maar omdat zij bij k.erf horen willen ze toch meegaan in een eventueel nieuw beter functionerend systeem. 1.4.1 Huidig systeem Laakdal Huidige software: Haza21, experimenteren met Active Acces Functies huidige applicatie: Zoeken op naam, voornaam Tonen van gegevens, ook in diagramvorm in pdf Systeem kan zo aangepast worden dat bezoekers enkel kunnen raadplegen en niets aanpassen Digitale gegevens grootte: 400 Gb afbeeldingen 847000 namen + 10000 bitprentjes Analoge gegevens: Archieven vol met gegevens Boeken met informatie Niet gedigitaliseerde files (meeste is wel digitaal) Beveiliging: Wet op privacy (alleen gegevens ouder dan 100 jaar) Uitzondering voor onderzoek naar bv. 1 ste of 2 de Wereldoorlog kan aangevraagd worden Systeem kan ingesteld worden dat bezoekers niets kunnen aanpassen of ingeven, enkel raadplegen
14 1.4.2 Wensen naar het nieuwe systeem toe Functionele eisen Gebruiksvriendelijk ook al is het een DOS programma Programma maakt linken (bezoekers moeten bij fout zelf melden, bronnen checken) Rekening houden met wet op privacy Overzichtelijk design Niet functionele eisen Efficiënt Bestaande gegevens eenvoudig importeren naar nieuw systeem Aanpasbare gebruiksinstellingen 1.4.3 SWOT analyse Strengths Werkend systeem Eenvoudige in gebruik Kan veel gegevens aan Back-up kan eenvoudig terug geïnstalleerd worden Kunnen aanpassen naar wat ze zelf willen Controle op dubbele gegevens Voorvoegsel herkenning kan ingesteld worden voor namen Weaknesses DOS programma Maakt zelf linken, dus bronnen kunnen niet altijd betrouwbaar zijn Opportunities Automatisch wet van privacy programmatorisch toe te passen Dit systeem gebruiken maar dan met een grafische gebruikers interface Zo ontwikkelen dat het meerdere types van files kan opnemen Bronnen aan namen en informatie toevoegen Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Verouderd systeem (Earts, 2013)
15 1.5 Meerhout Het interview met de heemkundige kring van Meerhout ging door op 22 november 2013 om 10u00 in het Meerhouts patrimonium. Het interview ging door met Jos Sterckx en de aanwezigen van team Prior Designs waren Yannick Jerusalem en Bjorn De Prins. We kwamen eigenlijk wel al snel te weten dat er niets aanwezig was van digitalisering van bestanden. Een bezoeker kan alleen uit de archieven gegevens halen, maar niets is dus digitaal. Er is 1 oude computer aanwezig en 1 laptop. 1.5.1 Huidige werking Meerhout Huidige software: Geen Functies huidige applicatie: Er is geen applicatie aanwezig Digitale gegevens grootte: Geen digitale gegevens Analoge gegevens: Archieven vol met gegevens Boeken met informatie Doopprenten Doopregisters Niet gedigitaliseerde files 400 bezoekers/jaar Beveiliging: Geen beveiliging
16 1.5.2 Wensen naar het nieuwe systeem toe Functionele eisen Gebruiksvriendelijk Gegevens via 1 knop beschikbaar en niet overal wat data verspreid Rekening houden met wet op privacy Overzichtelijk design Geen dubbele gegevens Koppelen van informatie Printen van eigen stamboom Systeem moet heemkringen meer laten samenwerken Niet functionele eisen Efficiënt Bestaande gegevens eenvoudig importeren naar nieuw systeem Aanpasbare gebruiksinstellingen Wet op de privacy toepassen Wensen te werken met Excel en Access bestanden 1.5.3 SWOT analyse Strengths Bereid om te vernieuwen qua infrastructuur Weaknesses Geen beveiliging Geen koppelingen van informatie aan mekaar Geen internet aanwezig Niets gedigitaliseerd Opportunities Automatisch wet van privacy programmatorisch toe te passen Instellen dat gewone bezoekers geen gegevens kunnen aanpassen maar enkel raadplegen Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Geen internet krijgen (Sterckx, 2013)
17 1.6 Mol Het interview met de heemkundige kring van Mol ging door op 14 november 2013 om 09u00 in de Molse kamer voor Heemkunde. Het interview ging door met Jo Lommelen en Sandra Van Hoof en de aanwezige van team Prior Designs was Bjorn De Prins. We gingen van start met hoe de huidige werking in Mol op dit moment is. Daarna werd er een computer opgezet waar we zagen hoe de mensen hier werkten. We kregen ook voorbeelddata mee. We hebben verder allemaal vragen gesteld die ze dan direct beantwoorden. Zij gebruiken Aldfear en Haza 21, maar deze staan alle twee niet op hun punt. Een bezoeker kan gebruik maken van 1 van de 4 computers die ter beschikking staan om opzoek werk te doen. Er wordt niet gewerkt met een bepaald systeem dus alle bestanden staan los van elkaar en de bezoeker kan aan alles aan. Aan de hand van een Excel file (lijst van namen) kan er gezocht worden naar informatie over een persoon. Ze gebruiken ook soms Acces bestanden met beschrijvingen. Niet alles is gedigitaliseerd. 1.6.1 Huidige werking Mol Huidige software: Aldfear, Excel, Acces, Haza21 Functies huidige applicatie: Zoeken in de Excel bestanden op naam, maar daar blijft het bij Gebruikers kunnen zonder weten de gegevens aanpassen met eigen data (moet voorkomen worden!) Altfear nog niet op server Digitale gegevens grootte: 466 Gb aan gegevens voornamelijk veel afbeeldingen Excel, Acces Analoge gegevens: Archieven vol met gegevens Boeken met informatie Doopprenten Doopregisters Niet gedigitaliseerde files 2000 bezoekers/jaar Beveiliging: Wet op privacy (alleen gegevens ouder dan 100 jaar) Uitzondering voor onderzoek naar bv. 1 ste of 2 de Wereldoorlog kan aangevraagd worden Er wordt een back-up gedaan van alle data elke 10 minuten
18 1.6.2 Wensen naar het nieuwe systeem toe Functionele eisen Gebruiksvriendelijk Gegevens via 1 knop beschikbaar en niet overal wat data verspreid Rekening houden met wet op privacy Overzichtelijk design Geen dubbele gegevens Koppelen van informatie Niet functionele eisen Efficiënt Bestaande gegevens eenvoudig importeren naar nieuw systeem Aanpasbare gebruiksinstellingen 1.6.3 SWOT analyse Strengths Ze hebben al veel gedigitaliseerd Ze maken een back-up elke 10 minuten Bereid om te vernieuwen qua infrastructuur Weaknesses Gebruikers kunnen zonder het te weten gegevens aanpassen Zoekfunctie kan beter Gegevens eenvoudig te kopiëren Er staat nog te veel in aparte files Dubbele gegevens Bijna geen beveiliging Geen koppelingen van informatie aan mekaar Opportunities Automatisch wet van privacy programmatorisch toe te passen Instellen dat gewone bezoekers geen gegevens kunnen aanpassen maar enkel raadplegen Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Gevaar voor aanpassen van gegevens door bezoekers (Jo Lommelen, 2013)
19 1.7 Retie Het interview met de heemkundige kring van Retie ging door op 14 november 2013 om 10u00. Het interview ging door met Alex Staes en de aanwezigen van team Prior Designs waren Niels Van Rooy en Yoeri Stessens. Om te beginnen heeft Mr. Staes uitgelegd hoe het er momenteel aan toe gaat in Retie. Sinds kort is hij begonnen met de genealogische gegevens te digitaliseren maar hij staat hier nog niet ver mee. Hij werkt momenteel met de gratis (trial) versies van genealogische systemen zoals MyHeritage. Hierna heeft hij zijn eisen voor het nieuwe systeem duidelijk gemaakt. 1.7.1 Huidige werking Retie Huidige software: Windows MyHeritage (gratis versie: niet voor veel families) Access Functies huidige applicatie: Zeer uitgebreide zoekfuncties via MyHeritage Zeer duidelijk interface Toont zeer veel verschillende gegevens en er zijn veel mogelijkheden tot opslag van gegevens. Digitale gegevens grootte: Alle gegevens worden geschat op ongeveer 20gb Analoge gegevens: Boeken Alle mogelijke niet gedigitaliseerde attesten Beveiliging: Wet op privacy: o Alleen gegevens ouder dan 100 jaar o Uitzondering doodsprentjes Geen kopieer beveiliging Geen download beveiliging Krijgt van de gemeente geen gegevens voor 1800 los.
20 1.7.2 Wensen naar het nieuwe systeem toe Functionele eisen Gemakkelijk en eenvoudig gegevens importeren Huidige zoekfunctie overnemen Eventueel op lange termijn beschikbaar via het internet Rekening houden wet op privacy Goede user interface Foutcontrole op gegevensinvoer Grafisch sterk opgebouwd Geen menu s met submenu s maar simpele icoontjes voor de navigatie Niet functionele eisen Zo efficiënt mogelijk Levensduur systeem zo hoog mogelijk Werking bestaande softwarepakketten (Haza-21, MyHeritage) best overnemen Windows systeem GEDCOM standaard Groot aantal records mogelijk (50000+) Touch screen ondersteuning (vooral pc met touchscreen) Goed back-up systeem UTF-8 Karakterset 1.7.3 SWOT analyse Strengths Digitaal opgeslagen op 1 systeem Ze hebben al veel in een acces database staan. Gegevens eenvoudig te importeren in nieuw systeem Bestaand Acces systeem gedeeltelijk over te nemen naar het nieuwe systeem(zoekfunctie, verwijzingen namen) 3 backups (lokaal, stick en harde schijf die thuis staat) Weaknesses Database heeft nog niet alle gegevens Alles staat op lokaal op een share (2 pc s die aan alle data aankunnen zonder beveiliging) Gegevens eenvoudig te kopiëren Opportunities Automatisch wet van privacy programmatorisch toe te passen Invoercontrole Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Geen beveiliging op het systeem Lekken van data naar het internet (Staes, 2013)
21 1.8 k.erf Het laatste interview was met het k.erf. Het interview ging door met de verantwoordelijke van het k.erf en de aanwezigen van team Prior Designs waren Yannick Jerusalem en Bjorn De Prins. Uit dit interview zijn de laatste vragen beantwoord die wij nodig hadden om aan de uitwerking van onze adviezen te beginnen. Hieronder volgen de besproken zaken. Budget Low budget: 3000 euro High budget: 6000 euro (eventueel meer) Computers en software: Aanvraag voor vernieuwing moeilijk. Dit moet gedaan worden binnen de gemeente > duurt lang Liefst niet lokaal, uitbesteden is betere manier. Er kan uitgebreid worden Overal zal er internet gelegd worden (kan tot een jaar duren) Eventueel verhuizen met het systeem naar dichtbij zijnde bibliotheek waar wel internet is Druk Er wordt geen druk uitgevoerd op andere heemkringen Er zal wel aangezet worden tot samenwerking Eventuele andere mogelijkheden bespreken Tijd Hebben ze zelf geen idee van Mogen zelf een voorstel doen Opleiding Bereid om mensen op te leiden Binnen de organisatie zijn er mensen beschikbaar met voldoende kennis Vormingen worden gemaakt -> In de praktijk met leverancier van product bespreken en het systeem leren kennen SWOT analyse (Verwachting k.erf) Analyse per gemeente Algemene analyse Modulair opgesteld (Overheidsrechten worden aangesproken en dit moet modulair behandeld worden) Niet te technisch, Ze hebben wel iets kennis over computers, maar niet voldoende voor technische termen aan te halen Wet van privacy Niet zoals BSKempen (alles zomaar online gooien)
22 Voorzichtig zijn met data dat jonger is dan 100 jaar (niet over internet verspreiden) Alles ouder dan 100 jaar mag online komen Huisstijl We hadden zelf de keuze wat we zouden doen daarmee. Probleem Mensen van de heemkringen wantrouwen mekaar Sommige heemkringen willen niet meedoen als er bepaalde functionaliteiten niet meer mogelijk zijn. (Lefevere, 2013)
23 2 GLOBALE ANALYSE De globale SWOT analyse is een analyse die gebeurt aan de hand van de lokale analyses van elke heemkundige kring. In dit document vind je een algemeen beeld van de zwakke en sterke kanten van de heemkundige kringen samen. Dit document is dan ook toepasbaar op alle heemkundige kringen met hier en daar een uitzondering. 2.1 Strengths Gegevens eenvoudig te importeren in nieuw systeem vanuit Acces of Excel Bestaand Acces systeem gedeeltelijk over te nemen naar het nieuwe systeem(zoekfunctie, verwijzingen namen) Al veel data in een acces database Back-up (sticks, thuis, ) Toepasbaar op slechts één plaats: Balen o Digitaal opgeslagen op 1 systeem Dessel o Goede bronvermelding o Genereren van stambomen o Webpagina op het intranet Geel o Eenvoudig in gebruik o Kan veel data tegelijk aan Mol o Veel digitaal o Elke 10min automatische back-up o Bereid om de infrastructuur te vernieuwen Meerhout o Bereid om de infrastructuur te vernieuwen Laakdal o Eenvoudig in gebruik o Huidig systeem werkt naar behoren o Handmatig aanpassen naar believen o Controle op dubbele gegevens o Voorvoegsel herkenning kan ingesteld worden voor namen
24 2.2 Weaknesses Database heeft nog niet alle gegevens Linken tussen tabellen en gegevens en bestanden moeilijk te bewaren in nieuw systeem Data staat lokaal Gegevens eenvoudig te kopiëren Beveiliging van het netwerk Toepasbaar op slechts één plaats Retie o Alles staat op lokaal op een share (2 pc s die aan alle data aankunnen zonder beveiliging) Dessel o Verouderde PC s o Overschrijven van data door thuis te werken en te kopiëren naar het netwerk o Verouderde software: HazaData i.p.v. Haza21 Geel o Teveel data verspreid over meerdere bestanden o Geen centralisatie Mol o Teveel data verspreid over meerdere bestanden o Geen gelinkte documenten o Aanpassen gegevens door gebruikers zonder dat ze het weten o Meerhout o Geen gekoppelde documentatie o Geen internet o Niets gedigitaliseerd Laakdal o DOS-programma o Automatische linken onbetrouwbaardere bronnen
25 2.3 Opportunities Automatisch wet van privacy programmatorisch toe te passen Nieuw systeem toegankelijk maken op andere pc s ter plekke in plaats van een persoon zijn persoonlijke laptop Gemeente toegang tot systeem geven Bezoekers enkel leesrechten geven, dus geen schrijfrechten Toepasbaar op slechts één plaats Balen o Downloadlimiet op gegevens instellen(bv.: geboorteaktes 1 voor 1 downloaden in plaats van alle aktes in 1 keer) Retie o Invoercontrole Geel o Systeem verbeteren, voldoet momenteel aan de eisen o Zoekfunctie verbeteren Laakdal o Dit systeem gebruiken maar dan met een grafische gebruikers interface o Zo ontwikkelen dat het meerdere types van files kan opnemen o Bronnen aan namen en informatie toevoegen 2.4 Threats Gevaar inbreuk op wet van privacy Gevaar voor verlies van data omdat alles lokaal op 1 pc staat Toepasbaar op slechts één plaats Retie o Lekken van data naar het internet Dessel o Verlies van kwaliteit bij meermaals bewerken documenten (afbeeldingen e.d.) Geel o Aanpassingen door bezoekers Mol o Aanpassingen door bezoekers Meerhout o Geen internet beschikbaar Laakdal o Verouderd systeem
26 3 EISENANALYSE 3.1 Functionele eisen De functionele eisen zijn eisen die rechtstreeks een invloed hebben op de werking van het systeem. Deze eisen beschrijven welke taken en functies het systeem moet ondersteunen. 3.1.1 Usecasediagram Een usecasediagram is een grafische voorstelling van alle actors en eisen. Actors zijn de groepen en/of personen die in interactie gaan met 1 of meerdere usecases. Een usecase is een specifieke voorstelling van een functionele eis die in het systeem zal verwerkt worden.
27 3.1.2 Uitgewerkte usecases Hieronder volgt een gedetailleerdere beschrijving van elke usecase die in het bovenstaande diagram gedefinieerd is. Usecases voor de actor Bezoeker Een bezoeker is een persoon die niet werkt bij een heemkring of bij k.erf, maar iemand die interesse heeft in het maken van stambomen. Een bezoeker heeft niet dezelfde rechten als een medewerker en kan enkel informatie bekijken en eventueel een account aanmaken om de reeds opgezochte informatie te bewaren. Bezoekersaccount k.erf aanmaken Account aanvragen om opgezochte informatie te bewaren. Gegevens die zeker gevraagd dienen te worden zijn: Voor- en achternaam Emailadres Wachtwoord. Bij eigen ontwikkeling bestaat dit best uit: o Minimaal 8 karakters o Minimaal 1 hoofdletter en minimaal 1 kleine letter o Minimaal 1 cijfer o Minimaal 1 speciaal karakter (%, @, &, -, _,., é, à, ) Inloggen k.erf applicatie Een bezoeker met een account kan inloggen op de applicatie aan de hand van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Een gebruikersnaam kan het email adres zijn of de voornaam of er kan een gebruikersnaam gekozen worden door elke bezoeker. Nieuw wachtwoord aanvragen Een nieuw wachtwoord kan om meerdere reden veranderd worden: omwille van preventieve veiligheidsmaatregelen of bij verlies van het wachtwoord. Bij preventieve veiligheidsmaatregelen past men het wachtwoord aan binnen de applicatie via het eigen profiel aan te passen en het wachtwoord aan te passen. Daar vul je eenmaal het huidige wachtwoord in en tweemaal het gewenste wachtwoord. Bij verlies kan men een nieuw wachtwoord aanvragen op de inlogpagina door op de corresponderende link of knop te klikken. Dan geef je je gebruikersnaam en/of je emailadres in en wordt je een nieuw tijdelijk wachtwoord toegestuurd dat direct veranderd dient te worden.
28 Zoeken naar stamboomgegevens Een gebruiker kan zoeken naar gegevens voor een stamboom aan de hand van een persoon. Het zoeken kan gebeuren aan de hand van verschillende informatie bronnen zoals: Voor- en achternaam Geboortedatum Eventuele sterftedatum Geboorteplaats Hoofdverblijfplaats (in welke gemeente was hij/zij ingeschreven?) Je kunt verticaal en horizontaal zoeken op basis van familieleden: o Ouders o Echtgenoot / echtgenote o Kinderen o Broers / zussen o Tantes / nonkels o Neven / nichten Opvragen detailgegevens Eenmaal een stamboom van een bepaald persoon gevonden is, kan men de details opvragen van de personen in deze stamboom. Die detailpagina bevat gegevens zoals: Voor- en achternaam Geboortedatum Eventuele sterftedatum Geboorteplaats Hoofdverblijfplaats: in welke gemeente is hij/zij ingeschreven? Familieleden: o Ouders o Echtgenoot / echtgenote o Kinderen o Broers / zussen o Tantes / nonkels o Neven / nichten Gelinkte documenten: o Geboorteakte Achternaam Voornaam of namen Ouders Woonplaats Geboorteplaats Datum Aktenummer o Trouwboekje Achternaam van de man en van de vrouw Voornamen van de man en van de vrouw Geboorteplaats en datum van de man en van de vrouw Datum van het huwelijk Plaats van het huwelijk
29 o o o o Doodsprentje Volledige naam overledene Eventuele echtgenoot / echtgenote Geboortedatum en plaats Sterfdatum en plaats Eventueel tekstje van de familie Kadastergegevens Gemeente Voornaam en achternaam van de eigenaar Oppervlakte Perceel nummer Rijksregister Foto s
30 Stamboom afdrukken Na het maken van een stamboom kan een gebruiker deze afdrukken om er eventueel thuis mee verder aan de slag te kunnen. Dit zal naar de vorm gaan die momenteel gebruikt wordt in Dessel (zie voorbeeld onder) (Schermafdruk van een stamboom)
31 Fout melden Als een bezoeker een fout ziet in de gegevens is het niet de bedoeling dat de bezoeker dit zelf aanpast, maar dat hij/zij dit doorgeeft aan de medewerkers van de heemkundige kring zodat zij de fout kunnen rechtzetten. Het aangeven van fouten kan gebeuren op verschillende manieren: Via papier waarbij zo goed mogelijk wordt omschreven waar de fout staat en wat er moet staan. Nodige informatie: o Voor- en achternaam van de persoon o Welk document (geboorteakte, doodsprentje, ) o Wat de fout is o Wat er zou moeten staan Via de applicatie zelf waarbij met een druk op een knop een formulier tevoorschijn komt om in te vullen waarbij men volgende informatie vraagt: o Wat de fout is o Wat er zou moeten staan
32 Usecases voor de actor Medewerker per kring Een medewerker per kring is een persoon die hoort tot een bepaalde heemkundige kring. Hij kan dan enkel gegevens van die kring bewerken. De gegevens die andere heemkundige kringen verzameld hebben kan men wel inkijken en gebruiken. Een medewerker heeft ook rechten op het inladen van bestanden, het linken en het bewerken hiervan. Gegevens / bestanden importeren Het importeren van bestanden is vrij belangrijk aangezien er al veel gegevens gedigitaliseerd zijn. Om niet alles opnieuw te moeten in geven, moet het mogelijk zijn om een breed gala aan bestanden te importeren in het systeem. De meest voorkomende bestandstypen zijn: GEDCOM Excel bestand Access databank PDF Afbeeldingen De meest eenvoudige manier is om de verschillende bestandstypen om te vormen naar hetzelfde bestandstype. GEDCOM kan bijvoorbeeld omgevormd worden naar een.csv-bestand dat door Excel gelezen kan worden. Daarna kan Excel dat omvormen naar een PDF bijvoorbeeld. Ook kan men een.csv-bestand rechtstreeks in de meeste databanken inladen. (MyHeritage) Gegevens / bestanden linken De bestanden en gegevens die men importeert zijn van weinig nut als men deze niet kan linken. Linken gebeurt meestal op basis van de volledige naam van een persoon, maar er kan ook gelinkt worden op basis van andere data, een bepaald documentnummer bijvoorbeeld. De bedoeling is dat men alle bestanden die data bevatten over een bepaalde persoon te linken aan elkaar zodat men het doen en laten van die persoon kan heropbouwen. Bestanden die gelinkt kunnen worden zijn: Geboortekaartje Rijksregister Trouwboekje Kadastraal plan Koop en verkoopakten Afbeeldingen Deze lijst is niet compleet aangezien er immens veel documenten zijn die men kan linken aan een bepaald persoon.
33 Gegevens / bestanden beheren Het beheren van al die gegevens is geen onbelangrijk werk. Als bijvoorbeeld een document hernieuwd wordt, moet dit ook hernieuwd worden in het systeem. Zodoende moeten gegevens zoals naam, voornaam, adres, aanpasbaar blijven en moeten geïmporteerde bestanden te allen tijde verwisselbaar zijn zonder de link te breken. Als iemand hertrouwd en dat trouwboekje moet in het systeem ingegeven worden, dient het oude trouwboekje naar de achtergrond verschoven te worden. Usecases voor de actor Administrator per kring Een administrator per kring is een lokaal iemand die een deel van de taken van de algemene administrator overneemt omdat het beheren van een dergelijk systeem moeilijk te hanteren is door slechts één administrator. Gebruikers beheren De lokale administrator kan gebruikers aanmaken voor de medewerkers en deze de nodige rechten toewijzen. Beveiliging per heemkring De beveiliging wordt eerst op een globale schaal uitgevoerd, maar daarna dient een administrator per kring de beveiliging aan te passen zodat de gegevens die door andere kringen enkel bekeken mogen worden, worden afgeschermd. Usecases voor de actor Algemene administrator De algemene administrator zorgt voor de administrator account van de heemkringen en onderhoud ook de algemene beveiliging van het systeem. Hij verzorgd dus niet wie wat kan bekijken en bewerken, maar eerder wie toegang heeft tot de kern van het systeem en erop toeziet dat er niets misloopt. Rechten beheren De rechten die de algemene administrator beheerd zijn de rechten van de lokale administrators. Deze rollen zijn opgesplitst om een coherent geheel te verkrijgen waarbij niet 1 persoon alle macht heeft binnen het systeem. De algemene administrator kan de bestanden wel gaan beheren, maar dit behoort niet tot zijn takenpakket.
34 3.2 Niet-functionele eisen Niet-functionele eisen zijn criteria/omstandigheden/beperkingen onder welke de functionele eisen geïmplementeerd worden. Deze worden gebruikt om het functioneren van het systeem te bepalen, maar beschrijven niet het specifieke gedrag van het systeem zelf. Beveiliging Er moet een goede beveiliging voorzien worden op het gebruikte netwerk. Indien de applicatie via het internet bezocht zou worden moet er een goede internetbeveiliging geïmplementeerd worden. Beheerders mogen alleen gegevens van hun eigen gemeente wijzigen. Goede foutcontrole op de invoer en de wijziging van gegevens. Privacywetgeving moet gerespecteerd worden. Goede authenticatie procedure. Goede autorisatie procedure. Schaalbaarheid De applicatie moet minstens 30 gebruikers tegelijkertijd toelaten De database moet minstens 500.000 records aankunnen. (5gb) Kritikaliteit Kritische use-cases: Zoeken naar stamboomgegevens, opvragen detailgegevens Beschikbaarheid Mean Time To Repair: bij een crash moet de applicatie s nachts volledig hersteld kunnen worden op basis van de gemaakte back-up s. Mean Time Between Failures: het systeem moet zo ontworpen worden dat het zonder externe reden niet kan crashen. Uitvoeringsfrequentie en responsetijd Belangrijkste use-cases op basis van de uitvoeringsfrequentie (zeer hoge frequentie): Persoon zoeken Persoon opvragen Stamboom opvragen Belangrijkste use-cases op basis van responsetijd (zeer lage responsetijd): Persoon zoeken Persoon opvragen Bruikbaarheid Gebruiksvriendelijkheid is van kritisch belang. Doelgroep: +50 met minimale kennis ICT. Goede documentatie en handleiding voorzien Eventueel touch screen ondersteuning Systeemvereisten Minimumvereisten End-user:
35 Besturingssysteem: Windows RAM-geheugen: 4GB Netwerkkaart aanwezig Display: 1024 x 768 Minimumvereisten Servers (Enkel bij het zelf herbergen van de servers): Voor het nieuwe systeem zullen er servers moeten gebruikt worden om alles te kunnen centraliseren. Om dit te verwezenlijken is er meer dan 1 server nodig om een snel, efficiënt en veilig systeem te hebben met goede back-up mogelijkheden. De volgende 4 types van servers zijn vereist voor een optimale werking: Dataserver Besturingssysteem: Windows of Linux RAM-geheugen: 4GB 8GB Geheugen: 10 TB 2 Netwerkkaarten aanwezig RAID level Back-up server Besturingssysteem: Windows of Linux RAM-geheugen: 8GB 16GB Geheugen: 10 TB 2 Netwerkkaarten aanwezig RAID level Database server Besturingssysteem: Windows of Linux RAM-geheugen: 8GB 16GB Geheugen: 2 TB 2 Netwerkkaarten aanwezig RAID level Database server (Slave) Besturingssysteem: Windows of Linux RAM-geheugen: 8GB 16GB Geheugen: 2 TB 2 Netwerkkaarten aanwezig RAID level
36 3.3 Ranking Criteria Wegingsfactor Bezoekersaccount aanmaken 2,5 Inloggen op de applicatie 2,5 Eigen stamboom opvragen 5 Fout melden 2,5 Zoeken op bepaalde criteria 5 Nieuw wachtwoord aanvragen 2,5 Beveiliging beheren per heemkring 5 Bezoekers beheren 2,5 Stamboomgegevens beheren 5 Importeren bestanden 5 Gegevens stamboom linken 7,5 Bestanden stamboomgegevens uploaden 5 Beveiliging 5 Schaalbaarheid 5 Kritikaliteit 5 Beschikbaarheid 5 Uitvoerfrequentie en responstijd 2,5 Bruikbaarheid 5 Systeemvereisten 2,5 Import mogelijkheden 2,5 Export mogelijkheden 2,5 Gebruiksvriendelijkheid 5 Performant 2,5 Overzichtelijke output genereren 5 Gebruikersinstellingen aanpassen 2,5 TOTAAL 100
37 4 ONDERZOEK SOFTWAREPAKKETTEN 4.1 Softwarepakketten 4.1.1 Ahnenblat Omschrijving Ahnenblat is een gratis en eenvoudig te gebruiken software pakket voor genealogie. Het is zo ontworpen dat je snel en eenvoudig je genealogische data kan beheren en grafische stamboomstructuren kan genereren. Bovendien heeft het vele import en export functies die het zeer gemakkelijk maken om data met andere te delen. Ahnenblatt is beschikbaar in veel talen maar helaas niet in het Nederlands. Functionaliteiten Automatische aanvulfunctie bij invoer velden (om fouten te vermijden) Veel import en export types (html, xml, csv, ect ) Geloofwaardigheid checker om fouten in data te vinden Stamboom kan direct als email verzonden worden Drag & drop Voordelen Volledige Unicode ondersteuning Meerdere talen Gebruiksvriendelijk Grafische voorstelling van stamboomgegevens GEDCOM support Veel import en export formaten Mobiele applicatie, kan vanaf USB hoeft niet geïnstalleerd te worden Nadelen Niet in het Nederlands beschikbaar Eigenlijk voor je eigen genealogische gegevens en niet te gebruiken als database om opzoek werk te doen. Privacy rechten? Laatste versie van 2011-02-08 (Ahnenblatt)
38 4.1.2 Agelong Tree 4.1.3 Omschrijving Agelong Tree is een programma om zelf een eigen genealogische stamboom te bouwen. Je verzamelt informatie die te maken hebben met de achtergrond van je familie en geeft deze in, het programma slaagt de gegevens op en worden systematisch en grafisch getoond als een genealogische familie stamboom. Agelong tree is eenvoudig in gebruik en heeft veel mogelijkheden. Het bouwt automatisch familie stambomen met foto s. Het heeft ook een functie dat het mogelijk maakt om complexe historische levens gebeurtenissen te maken. Het kan multimedia materiaal opslagen, sorteren en filteren. De ingevoerde informatie wordt door het programma geconnecteerd met elkaar. Het berekend automatisch de familie relaties van iemand die gerelateerd is aan de persoon waar een stamboom voor word gemaakt. Functionaliteiten Informatie gestructureerd opslaan Complexe levensgebeurtenissen maken Multimedia data gebruiken Sorteren en filteren van data Statistieken tonen Laten bereken wie er gerelateerd is aan een persoon Voordelen Mooie lay-out Meerdere talen Gebruiksvriendelijk Grafische voorstelling van stamboomgegevens met afbeeldingen Sorteren en filteren van data (handig met privacy wet) Veel import en export formaten Rechtstreeks printen Automatisch wordt er berekend of iemand een band heeft met een persoon Nadelen Niet in het Nederlands beschikbaar Eigenlijk voor je eigen genealogische gegevens en niet te gebruiken als database om opzoek werk te doen. Niet gratis Laatste update 2007-12-27 (Tree)
39 4.1.4 GRAMPS Omschrijving Gramps is een gratis community programma ontwikkeld door genealogen. Het biedt de mogelijkheid om details van een persoon alsook de complexe relaties tussen verschillende personen, plaatsen en gebeurtenissen te verbinden. Je krijgt een mooie grafische voorstelling van een stamboom, van een persoon kun je de gebeurtenissen met data en locaties opvragen alsook de ouders en verwanten. Gramps wordt nog aangepast aangezien de laatste update dateert van 2013-03-20. De ontwikkelaars willen in de toekomst overschakelen naar een MySQL database. Functionaliteiten Zoeken op naam, type naam (achternaam, voornaam, roepnaam, ) Relaties zoeken Grafisch omzetten naar een stamboom met afbeeldingen Plaatsen van bepaalde persoon opzoeken Bronnen opvragen Familie groepen opvragen met huwelijken Data van evenementen opvragen Voordelen Uitgebreide zoekfunctie Foto s uploaden Volledige Unicode ondersteuning Relaties berekenen Ondersteund meerdere formaten Beschikbaar in meerdere talen ook Nederlands Eenvoudig dashboard dat het zoeken vereenvoudigd Grafische weergaven met foto s Bronnen worden gestructureerd met datum bijgehouden Meerdere media types mogelijk (bv video s) Laatste versie vrij recent (2013-03-20) Beschadigde bestanden kunnen herstelt worden Gratis Nadelen Bij import kunnen gegevens verloren gaan Afbeeldingen van bronnen worden niet gekoppeld Plaatsen kunnen verschillende namen hebben wat verwarrend is Soms worden foute gegevens getoond Dubbele gegevens blijven aanwezig Gebruikers kunnen gegevens aanpassen Geen controle op Privacy regels (Gramps)
40 4.1.5 ALDFAER Omschrijving Aldfaer is een bekend genologisch programma voor onderzoek naar stamboomgegevens. Op het scherm krijg je voor een bepaalde persoon de belangrijkste gegevens alsook de ouders, broers, zussen en andere verwante personen, ook eventuele belangrijke familiegebeurtenissen en foto s. De database maakt voornamelijk gebruik van Excel files met namen waar een gebruiker dan een bepaalde persoon in zoekt en deze ingeeft in Aldfaer, hier kan je ook beslissen wat je zoekt, je kan dus filteren. Functionaliteiten Zoeken op naam Formulieren om data in te voeren Bewerken van gegevens Tonen van gevraagde gegevens Informatie rond een persoon invoeren en ook relaties leggen Functies om snel te zoeken Data van evenementen opvragen Voordelen Uitgebreide zoekfunctie Foto s uploaden Gebruik van Excel, Access files Gebruiksvriendelijk Exporteren Gratis Linken leggen Kan veel gegevens aan Nadelen Informatie niet zo gestructureerd Gebruikers kunnen gegevens aanpassen Geen controle op Privacy regels Output in word document of.html Grafische weergave is niet echt overzichtelijk en word weinig gebruikt (Aldfaer)
41 4.1.6 MyHeritage Omschrijving MyHeritage is de grootste website op het internet op het vlak van familiegeschiedenis. Dit houdt in dat u stambomen kan bouwen en delen met familie en vrienden. Deze site bestaat sinds 2005 en ongeveer 75 miljoen mensen gebruiken de site, 25 miljoen stambomen(met ongeveer 1,5 miljard unieke personen op), 191 miljoen foto s en 4 miljard wereldwijde historische gegevens. Deze site wordt wereldwijd door mensen gebruikt en is in 40 talen beschikbaar. U kunt deze site gebruiken via een browser of via het softwarepakket of de mobiele Apps, die beschikbaar zijn. Deze zullen later besproken worden. Deze site heeft een smartmatch technologie. Dit houdt in dat de site verwante personen kan herkennen en linken met elkaar. De site heeft ook gezichtsherkenning, die als u foto s toevoegt automatisch de juiste mensen er in aanduid. Er zit ook recordmatching technologie in de site die automatisch historische gegevens weet te linken aan uw stamboom. Als kers op de taart zit er ook een functie in om uw DNA te laten onderzoeken om nog meer familieleden te vinden. Deze site werkt samen met Familysearch en Geni. Functionaliteiten Stambomen aanmaken en beheren Delen met familie en vrienden Foto s toevoegen Smartmatch technologie Gezichtsherkenning Recordmatching technologie DNA onderzoek Stambomen afdrukken Historische gegevens zoeken, raadplegen en linken aan uw eigen stamboom Veel privacy instellingen Landkaarten
42 Voordelen Stambomen aanmaken en beheren Foto s toevoegen Delen met familie en vrienden Smartmatch technologie Gezichtsherkenning Recordmatching technologie DNA onderzoek Software pakket Mobiele Apps. Volledige synchronisatie tussen al uw toestellen Toegankelijk overal van op het internet Grote hoeveelheid gegevens en documenten al beschikbaar op de site Veel privacy instellingen Gratis Volledige synchronisatie tussen web en applicaties Nadelen Geen of weinig mogelijkheid om rechten per gebruiker in te stellen Toegankelijk overal van op het internet U moet een account hebben om gegevens te bekijken(niet ideaal voor bezoekers van de heemkundige kringen) (MyHeritage, Over Genealogie)
43 4.1.7 Legacy Family Tree Omschrijving Met Legacy kan je ook genealogische gegevens beheren. Het programma kan namen, datums, gebeurtenissen, bronnen en referenties, afbeeldingen en zelfs geluid bijhouden. Deze data wordt op een overzichtelijke manier getoond op het scherm. Navigeren door Gezinspagina s en Kwartierstaatschermen is vrij eenvoudig. Toevoegen van personen kan in elk scherm op ieder moment gedaan worden. Aanpassen en toevoegen van informatie is vrij eenvoudig en logisch. Ook dit programma maakt gebruik van automatische berekeningen van verbanden tussen personen. Het programma kan enorm veel bestanden en informatie opslaan. Bv. Ouders kunnen tot 60 kinderen hebben, personen kunnen meerdere paren ouders hebben en er kunnen honderden generaties worden opgeslagen. Legacy slaagt gegevens op als MS Access bestand in een database met een maximum grootte van 2 GB. Testen hebben aangetoond dat bij bestanden met 715.000 personen en 260.000 gezinnen (1,2 GB) Legacy nog steeds werkt. Functionaliteiten Zoeken op naam Formulieren om data in te voeren Bewerken van gegevens Tonen van gevraagde gegevens Automatisch relaties leggen Voordelen Uitgebreide zoekfunctie Foto s uploaden Gebruik van Excel, Acces files Gebruiksvriendelijk Exporteren Gratis Relaties worden automatisch gemaakt Kan veel gegevens aan (is getest) Kan met meerdere personen aan gewerkt worden Drag & drop systeem (gebruiksvriendelijk) Links naar online databases voor opzoek werk Spell checking Gratis Nadelen Gebruikers kunnen gegevens aanpassen zonder controle Weinig regels op de Privacy Elke gebruiker kan gegevens uploaden zonder controle (Milennia)
44 4.1.8 GensDataPro Omschrijving GensDataPro is wederom een programma dat kan gebruikt worden om het bewerken, bewaren en uitvoeren van genealogische data. GensDataPro is gemaakt voor windows platformen heeft import en export van Gedcom bestanden. Met andere worden dit is een van de uitgebreidere programma s op de markt. Functionaliteiten Input van namen, getuigen, datums, bronnen, gebeurtenissen, ect, Onderling koppelen van bronnen, gebeurtenissen aan personen Digitale documenten koppelen aan personen Weergave van biografie van een bepaalde persoon Output van persoons- en gezins kwartierstaten met foto Functie om dubbele waarden aan te pakken Import en export van Gedcom bestanden Rechtstreeks E-mails verzenden Functie om output rechtstreeks online te publiceren Voordelen Uitgebreide zoekfunctie, veel input mogelijkheden Mogelijkheid om gegevens te koppelen Maakt gebruik van overzichtelijke geneagrammen Gegevens kunnen afgeschermd worden Genereerd automatisch geïndexeerde website en overzicht van gegevens Compatibel met PHP Uitgebreide back up Beschikbaar in meerdere talen (niet heel uitgebreid) Zoeken in meerdere tabs is mogelijk Rechtstreeks publiceren van gegevens Leest DOS en ANSEL bestanden Uitgebreide helpfunctie wordt geleverd met gedrukte handleiding Applicatie kan gestart worden met administratorrechten, zodat er geen bestanden opgeslagen kunnen worden, dus rechten kunnen worden aangepast. Nadelen Problemen met besturingssysteem Vista Niet gratis Invoer is zoals in een DOS achtige omgeving (GENSDATAPRO)
45 4.1.9 Haza-21 Omschrijving Haza-21 is een DOS programma om een relationeel systeem te maken rond genealogische gegevens. Het heeft een relationele database bestaande uit 3 modulen: Genealogie, Registratie en Goederen. De gegevens worden opgeslagen in tabellen. De gebruikers voeren via een console achtige interface namen in en kunnen de gewenste data in een overzichtelijke tabel terug krijgen, export naar andere bestanden is mogelijk voornamelijk pfd. Haza-21 is ondanks dat het een DOS programma is zeer populair bij genealogen omdat het zeer stabiel is, je kan er zelf nog rechten mee instellen en word nog steeds ondersteund. Functionaliteiten Invoeren van namen Zoeken naar personen Overzicht weergeven van kwartierstaten Rechten van gebruikers instellen Privacy rechten instellen Dubbele waarden voorkomen Onderlinge relaties leggen tussen personen en andere gegevens Bronnen toekennen Voordelen Zeer populair Stabiel Nog steeds ondersteund Privacy regels kunnen ingesteld worden Rechten kunnen naar wens worden ingesteld Overzichtelijke output naar draaidiagram of lijst Zoeken op namen die aan elkaar of af elkaar staan (bv. De Winter = Dewinter) Onderlinge linken kunnen gelegd worden Nadelen DOS programma Niet gratis Nog geen herkenning van speciale karakters Kan niet alles importeren (Haza-21)
46 4.1.10 Excel Omschrijving Excel is een digitaal rekenblad en is beschikbaar op Windows en Mac OS. Excel word door veel heemkundige kringen gebruikt voor een lijst op te maken van personen zodat je heel eenvoudig en vlug een naam kan terug vinden en deze gebruiken om informatie op te zoeken. Excel is door veel programma s eenvoudig te importeren ook export naar een Excel sheet is mogelijk. Functionaliteiten Data in kolommen zetten Rekenen in blad zelf Vele andere Voordelen Eenvoudig om lijsten aan te maken Kan heel veel data aan Meeste programma s zijn compatibel me Excel Nadelen Niet zo overzichtelijk bij heel veel data Geen grafische weergave van informatie
47 4.1.11 Access Omschrijving Een ander veel gebruikt applicatie voor het beheren van gegevens is Microsoft Acces. Je kan op een heel eenvoudige manier een databank bouwen zonder al te veel kennis. Net zoals Excel kan Acces bij de meeste genealogische programma s geïmporteerd worden. Functionaliteiten Database beheer Eenvoudige toepassingen maken en beheren Data beheer Voordelen Eenvoudig om lijsten aan te maken Kan heel veel data aan Meeste programma s zijn compatibel met Access Nadelen Niet zo overzichtelijk bij heel veel data Geen grafische weergave van informatie (Microsoft)