Agenda Algemene Ledenvergadering AV PEC 1910 26 maart 2011 1. Opening 2. Mededelingen 3. Notulen ALV AVPEC1910, 14 maart 2011 Bijlage 1 4. Uitreiking prestatie- en jury bekers Onderscheiding lid van verdienste 5. Jaarverslag 2011 Bijlage 2 6. Financieel jaarverslag 2011 (beschikbaar voorafgaand aan de ALV en op te vragen bij de penningmeester) 7. Verslag kascommissie 8. Verkiezing kascommissie 9. Aanpassing statuten PAUZE 10. Jeugd- en Technisch beleid 11. Begroting 2012 (beschikbaar voorafgaand aan de ALV of op te vragen bij de penningmeester) 12. Vaststelling Contributie 2012 13. Bestuursverkiezing Bijlage 3(tegenkandidaten kunnen zich melden tot aanvang ALV) 14. Rondvraag 15. Sluiting Inhoudsopgave 2
Inhoudsopgave... 2 BIJLAGE 1... 3 BIJLAGE 2... 10 Bestuursverslag 2011... 10 Technische Commissie... 12 Vrijwilligerscommissie... 21... 49 BIJLAGE 3... 50 Bestuursverkiezing... 50 BIJLAGE 1 Notulen Algemene Ledenvergadering AV PEC 1910 14-03-2011 Aanwezig: 41 leden Afwezig met kennisgeving: Hans Kippers, Ank Mollema, Aldrich Schmitz du Moulin, Linda Eektimmerman, Peter Jansen, mevr Jansen, Cees van den Engel, Marc van der Worp, Ria Wennink, Remco Wennink, Co van der Werf, Alfred Rekers, Marjan Reuvecamp, Jan Post, Marian Bom, Cora Kloosterziel en Koos Heijmans 1. Opening 3
Frens Luning opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezige leden hartelijk welkom. Frens staat stil bij het afgelopen jubileumjaar, waarin veel gebeurd is. Recent is er nog iets vervelends gebeurd. Trainster Dora Hilgers is onwel geworden tijdens een training en ligt in het ziekenhuis. Naar omstandigheden gaat het op dit moment goed. Aan het einde van de week mag ze waarschijnlijk naar huis. Afgelopen jaar zijn er veel evenementen geweest ivm het 100-jarig jubileum. Een belangrijk en succesvol verlopen evenement was het NK junioren. Financieel staat de vereniging er goed voor, maar er is wel een terugloop van leden waar aandacht voor zal moeten zijn. Vooruitlopend op agendapunt 14 Beleidsplan geeft Frens alvast aan, dat er de afgelopen jaren veel gepresteerd is op de verschillende vlakken, maar dat ook vastgesteld moet worden, dat niet alle plannen uitgevoerd zijn. Martin Simons heeft een opmerking over de agenda. Hij vindt het niet juist, dat er zonder afstemming in de Algemene Ledenvergadering de uitreiking van de prestatiebekers op een ander moment gebeurt dan op de ALV. Bij agendapunt 10 zal hier op teruggekomen worden. De leden gaan akkoord met de voorgestelde agenda. 2. Mededelingen De afwezigen met kennisgeving worden genoemd. Er zijn geen ingekomen stukken voor deze vergadering. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering AV PEC 1910, 15-03-2010 Verslag is vastgesteld. 4. Jaarverslagen 2010 Frens stelt voor om het verslag in zijn geheel door te nemen en niet per commissie. Martin Simons merkt op dat niet in het verslag staat, dat het schild Young Sportsman of the Year, een aandenken aan de Engelse oorlogsveteranen die landden in Zwolle, naar C-junior David Kater is gegaan. Henk van der Worp vraagt zicht af, wat de combinatiefunctionaris dit jaar heeft gedaan. Karin Kos geeft een toelichting; de combinatiefunctionaris zorgt ervoor, dat pupillen vanuit school kennis kunnen maken met atletiek. Een aantal scholieren is hierdoor ook lid geworden van de vereniging. Henk denkt, dat het voor scholieren ook leuk is om wedstrijdjes te organiseren. De combinatiefunctionaris is een project voor 2 jaar. Henk van der Worp;Op blz 15 moet in plaats van NK Meerkamp, NK junioren A-B komen te staan. Dit wordt aangepast in verslag. Iepie Roorda spreekt haar complimenten uit over het samenstellen van het jaarverslag. Frens bedankt iedereen voor zijn inzet en het verslag wordt vastgesteld. Henk van der Worp had graag gezien dat het jaarverslag per pagina was doorgenomen. Frens geeft aan, dat vragen van tevoren ingediend konden worden en dat er omwille van de tijd voor gekozen is het verslag niet per pagina langs te lopen. 5. Financieel jaarverslag 2010 Arjen Wolters geeft een toelichting. 2010 was het jubileumjaar en daarin zijn een aantal grote evenementen en dus grote uitgaven geweest. Het NK junioren was een grote post van 40.000, maar daar is wel quitte gespeeld. Waarvoor dank aan de organisatie. Het 100-jarig jubileum heeft 38.000 gekost. En daarin waren het boek en het feest de grootste posten. Voorgaande jaren is hier al 25.000 euro in voorzien en alles is binnen de begroting gebleven. Er was ongeveer 5000 aan extra sponsorinkomsten. 2010 is met een positief saldo geëindigd. De financiële positie is toegenomen tot een bedrag van 55.040. Sylvia Middendorp vraagt zich af wat er gebeurd is met de begroting vrijwilligersavond. Dit is meegenomen in het feest 100-jarig bestaan. Henk van der Worp vraagt zich af wat er in de post overige kosten atletiek zit. Er was 7.500 begroot en 9.668 uitgegeven. Hier zitten o.a. de reiskosten van de competitieploegen, de busreizen voor de finale, de kosten competitieploeg ( 1.500) in. Henk kan na de vergadering indien gewenst de specificaties inzien. Henk van der Worp merkt verder op dat het NK junioren uitkomt op - 344, maar dat niet vergeten moet worden, dat er bijna 24.000 aan materialen zijn aangeschaft in deze post en dat is niet zichtbaar. 4
Iepie Roorda vraagt naar de post clinics organisatiekosten/secretariaat. Er was 7.150 begroot en 13.776 uitgegeven. Dit komt door de betaling van de shirts die niet in 2009, maar in 2010 heeft plaatsgevonden. 6. Verslag kascommissie Om een kascommissie bij elkaar te krijgen moest wat geïmproviseerd worden, omdat er twee personen afgehaakt waren. Gelukkig wilde Hans Bom op het laatste moment samen met Aldrich Schmitz du Moulin de jaarlijkse controle uitvoeren van de financiën. Suzanne Lansbergen leest de verklaring van de kascommissie voor. Leden stemmen in om de penningmeester decharge te verlenen. Adriaan Aarden wordt bedankt voor zijn inzet als boekhouder en Arjen Wolters voor zijn verdiensten als penningmeester. De kascommissie adviseert om brieven en facturen altijd naar de postbus te laten versturen of bij uitzondering naar de Urksteeg en niet naar privéadressen. Bestuur en commissies moeten hier aandacht voor hebben. Henk van der Worp adviseert om post niet aan de Urksteeg te bezorgen. De postbus is te vandalismegevoelig. 7. Verkiezing kascommissie Hans Bom en Jan ter Burg zullen in de kascommissie plaatsnemen. Er is dan nog een vacature voor een plaatsvervangend lid en Frens spreekt de hoop uit dat deze voor het einde van de vergadering is opgevuld. Na afloop van de vergadering is Bert Reuvecamp toegevoegd aan de kascommissie. 8. Begroting 2011 De verwachting is dat het in financieel oogpunt een minder jaar zal worden. Er is een afname in ledenaantal en de verwachting is ook dat er minder sponsoren zullen zijn. Voor de clinic van de halve marathon zijn er tot nu toe ook veel minder aanmeldingen. De begroting komt negatief uit met 2.240. Henk meldt dat NOVON weer sponsor is voor een jaar. Helmuth Mengerink vraagt waarom er dit jaar 5000 is begroot voor bestuur/commissies en in 2010 2032 is uitgegeven. De commissies hebben allemaal een begroting opgegeven en bij elkaar is dat dit bedrag. Huur lokalen is 4200 begroot voor 2011 en in 2010 is 1069 uitgegeven. In 2010 is er geen nota gekomen van Omnisport Apeldoorn. Ben Swienink vraagt of onder gebouwen de overkapping van het de hoogspringmat valt. Dit is niet het geval. Henk van der Worp refereert aan een eerdere opmerking dat er in 2010 veel evenementen zouden zijn geweest. Henk geeft aan, dat er juist veel evenementen geen doorgang hebben kunnen vinden in verband met de renovatie van de baan. Daarmee zijn we kantineinkomsten misgelopen. De begroting wordt vastgesteld. 9. Vaststelling contributie 2011 Er is nu een gat in de begroting van 2240. Om niet nog negatiever uit te komen wordt een contributieverhoging voorgesteld van 2%. Ben Swienink vraagt zich af of 2% wel voldoende is. Het bestuur wil niet nog meer de contributie verhogen. Er wordt gevraagd of de contributie voor alle leden geldt en dus ook de trimleden, want zij maken veel minder gebruik van de faciliteiten. Het bestuur geeft aan, dat dit voor alle leden geldt. Vincent Oldenhof vult aan, dat hij denkt dat trimleden gaan lopen naar andere clubs omdat er in verhouding weinig faciliteiten zijn voor de trimleden, terwijl ze wel veel geld in de vereniging stoppen. 10. Uitreiking vrijwilligers- en jurybeker Het voorstel is om de prestatiebekers op een ander moment uit te reiken dan op de ALV. De agenda is meestal al erg vol en voor de leden die de bekers in ontvangst nemen is het ook niet altijd een praktisch en passend moment. Clubkampioenschappen zijn bv meer geschikt, omdat er dan meer leden onder elkaar zijn. Martin Simons geeft aan dat aan het einde van het seizoen bepaald wordt wie de prijs krijgt en nu zijn bepaalde prijzen al uitgereikt terwijl nog niet alle wedstrijden geweest zijn. Hij vindt het geen correcte gang van zaken. Frens vraagt de leden of zij het uitreiken van de prestatiebekers tijdens de ALV het juiste moment vinden. Leden vinden van niet. 5
Er worden verschillende opties voorgesteld, bv tijdens de vrijwilligersavond, de clubkampioenschappen, nieuwjaarsreceptie. Alle opmerkingen worden meegenomen en er zal een passend moment voorgesteld worden. Leden merken op, dat hier niet te lang mee gewacht moet worden. Wim Volkers vindt dat de leden die een prijs hebben gekregen in het jaarverslag gemeld moeten worden en bestuur beaamt dit. Ina Oosterhuis reikt de jurybeker uit aan Marina van der Worp. Zij jureert al jarenlang veelvuldig bij baanwedstrijden en is ook bij de recreatielopen altijd paraat. Zij wordt hartelijk bedankt voor haar inzet de afgelopen jaren. Frens reikt de Nagtzaambeker (vrijwilligersbeker) uit aan de jubileumcommissie bestaande uit Peter van Koulil, Joost Mulder, Lianda van Dam, Peter Ras en vanuit het bestuur Jan Willem Veldsink. Ook zij worden hartelijk bedankt voor de inzet en organisatie van alle evenementen in het jubileumjaar. 11. Bestuursverkiezing Op het laatste moment heeft Anneke Schutte zich kandidaat gesteld voor de functie van secretaris. Anneke stelt zich kort voor. In het verleden heeft zij veel aan baanatletiek gedaan en is daarna een tijd geen lid meer geweest. Nu heeft zij het lopen weer opgepakt en wil ze zich ook inzetten voor de vereniging in de functie van secretaris. Ton Markink heeft zich kandidaat gesteld als algemeen bestuurslid. Ton stelt zich kort voor. In het verleden heeft bij AV Daventria aan atletiek gedaan. In 1985 is hij naar Zwolle verhuisd. Hij werkt voor ICS Zwolle en daar is hij o.a. verantwoordelijk voor de integratie van sport in het onderwijs. Zijn portefeuille in het bestuur sluit hier op aan en hij zal zich richten op de jeugd en het technische deel hiervan. Aldrich Schmitz du Moulin heeft zich kandidaat gesteld voor de functie van penningmeester. Hij is verhinderd vanwege het verschuiven van de ALV. Hij heeft een stukje tekst om zich voor te stellen naar Frens gemaild. Aldrich is 3 jaar lid van de vereniging en hij is een wedstrijdloper. Hij heeft in zijn werk en hobby s te maken met financiën en wil zich daarom kandidaat stellen voor de functie van penningmeester. In de kascommissie heeft hij gezien dat de boeken er goed voorstaan en hij wil zich graag voor de vereniging gaan inzetten. Bert Schraa heeft zich kandidaat gesteld als algemeen bestuurslid. Bert loopt bij de lange afstandsgroep van Jan Post. Naast fanatiek sporten vindt hij het sociale aspect ook erg belangrijk. Hij draait regelmatig bardiensten, maar hij wil zich nu ook dienstbaar maken in het bestuur om de vereniging verder te professionaliseren. In zijn werk heeft hij ervaring met management en organisatie. De leden stemmen in met kandidaten en worden benoemd. Ze nemen plaats achter de bestuurstafel. De scheidende bestuurleden Suzanne Lansbergen, Arjen Wolters, Bert Reuvecamp en Karin Kos worden door Frens bedankt voor hun inzet en voorzien van een bloemetje. 12. Aanpassing huishoudelijk reglement Frens heet Jeroen van Leeuwen en Sanne Winkler van Sportservice Zwolle van harte welkom. Zij hebben mede een bijdrage geleverd aan het tot stand komen van het nieuwe beleidsplan. Frens vraagt de leden toestemming voor hun aanwezigheid en leden gaan akkoord. De opzegdatum bij Atletiekunie is 1 december. In het huishoudelijk reglement staat 15 december als opzegdatum. Voorstel is om dit te veranderen in 15 november: Artikel 9, lid 2 Opzeggen van het lidmaatschap dient voor 15 juni of 15 november te geschieden. De leden gaan akkoord. In de Algemene Ledenvergadering van 2010 is ingestemd met het volgende: Instemmen met de verplichting voor elk lid tot het verrichten van vrijwilligersactiviteiten voor de vereniging gedurende tenminste twee dagdelen per jaar. De verplichting van pupillen en D junioren wordt overgenomen door ouders/verzorgers. 6
Frens leest het voorstel voor aanpassing huishoudelijk reglement voor: Artikel 11 Alle leden van de vereniging stellen zich gedurende tenminste twee dagdelen per jaar als vrijwilliger beschikbaar voor activiteiten van de vereniging. Voor pupillen en junioren CD geldt dat ouders/verzorgers hiervoor beschikbaar zijn. De coördinatie van de inzet van de vrijwilligers bij de verschillende activiteiten berust bij de vrijwilligers commissie. Hans Bom lijkt het beter om 2 dagdelen te veranderen in 8 uur. Ben Swienink vraagt hoe we dit kenbaar gaan maken. Bestuur geeft aan, dat vorig jaar het besluit is genomen en dat de uitvoering van het vrijwilligersbeleid verder gecommuniceerd zal worden naar de leden. Iepie Roorda vraagt of het inschrijfformulier ook aangepast wordt. Frens beaamt dit en communiceert dit met Koos Heijmans. De leden gaan akkoord met het voorstel. 13. Stand van zaken vrijwilligersbeleid Sylvia Middendorp doet verslag van de totstandkoming van de vrijwilligerscommissie tot aan de huidige stand van zaken. Jan Willem Veldsink is vanuit het bestuur betrokken bij de vrijwilligerscommissie, welke bestaat uit Rein Bosch en Sylvia Middendorp. Rein en Sylvia zijn begonnen met het volgen van een cursus vrijwilligersbeleid bij Sportservice. Vervolgens zijn ze alle functies en taken gaan inventariseren en hebben hier beschrijvingen van laten maken. De vrijwilligerscommissie heeft inmiddels op de website een eigen plaats gekregen. Een aantal kernpunten is van belang; het werven en behouden van de vrijwilligers, het gaat om 2 dagdelen, C-D junioren moeten verplicht een jurycursus doen en minimaal 2 wedstrijden beschikbaar zijn en tot slot de maatschappelijke stage. Voor 2011 wil de commissie zich o.a. bezighouden met de database van vraag en aanbod. Bij de convocatie voor de ALV is een aanmeldformulier meegezonden, maar er zijn er nog niet veel ingeleverd. Iepie Roorda vraagt zich af hoe de inspanningsverplichting gemonitord gaat worden. De vrijwilligerscommissie gaat dit bijhouden in de database. Joost Mulder vraagt naar een eventueel sanctiebeleid. Frens antwoordt dat dit in eerste instantie nog niet de inzet is, maar als het niet werkt zonder dan zullen de mogelijkheden hiervoor onderzocht worden. Rein merkt op, dat het vooralsnog om een morele verplichting gaat. Jan ter Burg heeft een suggestie om niet alleen op papier de leden te vragen om vrijwilligerswerk, maar juist bv oudbestuursleden in te zetten om leden persoonlijk te benaderen. Ook nieuwe leden zouden bv dmv een bijeenkomst voorgelicht kunnen worden over alle taken die er zijn. Het kost veel tijd, maar het werkt positiever en levert uiteindelijk meer op. 14. Beleidsplan 2011 t/m 2013 Frens geeft uitleg over het hoe en waarom van een nieuw beleidsplan en hoe het tot stand is gekomen. Voor de verenging is het belangrijk om een lange termijn strategie te bedenken welke je op een systematische manier kan volgen om tot doelstellingen per jaar te komen. Dit beleidsplan is niet alleen door het bestuur bedacht, maar juist ook door de leden. Er is een aantal meedenkavonden geweest die ondersteund zijn door Sportservice. Uit die meedenkavonden zijn speerpunten naar voren gekomen, die verwerkt zijn in het nieuwe beleidsplan. Naast die speerpunten zijn er een heleboel zaken die ook gewoon door moeten lopen, maar in het beleidsplan moesten prioriteiten gesteld worden. Het beleidsplan is redelijk algemeen, maar zal door het nieuwe bestuur uitgewerkt worden in concrete punten Martin Simons vraagt of het oude beleidsplan geëvalueerd is. Bestuur heeft uitgebreid het oude beleidplan geëvalueerd en punten die onvoldoende uitgevoerd zijn, zijn weer meegenomen in het nieuwe beleidsplan. Martin vraagt ook of het nieuwe beleidsplan op prestatiegebied wel reëel en uitvoerbaar is. Arjen Wolters legt uit dat misschien niet allemaal realiseerbaar is, maar je moet als vereniging ook wel ambitieus zijn. Je bent wel afhankelijk van talent wat zich aandient. Ben Swienink vindt dat veel prestatieve doelen niet realiseerbaar is en vraagt zich af waarom dit niet uit het beleidsplan gehaald wordt. Iepie Roorda vraagt waarom het trainerscorps benoemd wordt onder vrijwilligers, omdat de meeste trainers een vrijwilligersvergoeding krijgen. Bestuur geeft aan dat het toch ook vrijwilligers blijven. 7
Iepie vraagt zich af waarom er bij een daling van het aantal leden toch meer trainers nodig zijn. Marcel Diender legt uit, dat het aantal recreatieve lopers wel is gestegen en bij de pupillen en junioren is er juist een urgent probleem ten aanzien van de trainers. Er wordt zelfs gedacht aan een ledenstop. Bovendien stopt Ria Wenninkals als pupillentrainster en wordt het probleem alleen maar groter. Sylvia Middendorp vraagt zich af wat er bedoeld wordt met middenkader van de vereniging. Hiermee worden vrijwilligers bedoeld die niet alleen een eenmalige taak willen doen of deelnemen aan een commissie, maar die meer een coördinerende rol spelen bv voorzitters van de commissies en die dit dan voor een langere tijd willen doen. Sylvia vindt het positief, dat er een elektronische nieuwsbrief gaat komen. Het nieuwe beleidsplan wordt vastgesteld met de opmerking dat er ook aandacht moet zijn voor de breedtesport. 15. Rondvraag Corry Spoelstra vindt de website niet goed toegankelijk voor het recreatieve hardlopen. Marcel legt uit, dat er sinds een maand een nieuwe indeling is en deze zou beter moeten zijn. Onder het kopje loopsport is alles te vinden. Wim Volkers vult op Corry aan, dat de BB lopers heel lang overal te vinden waren op de site, maar dat je heel goed moest zoeken voor iets over de recreatieve lopers. Helmuth Mengerink vraagt of het bekend is onder de leden dat er twee officiële recreatieve trainingsgroepen zijn voor de winter en waarom deze niet wat meer onder de aandacht gebracht worden. Opmerking wordt meegenomen door bestuur. Wim Volkers vindt het jammer, dat er niet geadverteerd is voor de clinic en wel voor de Ekiden. Er zijn namelijk nu veel minder aanmeldingen. Op dit moment 122 en vorig jaar was dit al twee keer zoveel. Door wisseling van sponsor was er geen geld voor advertenties. Voor de Ekiden is van tevoren al advertentiekosten begroot en daarom kon er voor Ekiden wel geadverteerd worden. Iepie Roorda vindt dat een deel van de inkomsten van de Clinic gebruikt moeten worden voor de advertenties. Er wordt gevraagd naar de stand van zaken van de elektronische nieuwsbrief. Ina Oosterhuis legt uit, dat de tijd en energie eerst naar de website is gegaan. De website is bijna in orde en dan kan er ook aandacht gegeven worden aan de nieuwsbrief. Er worden nog wel vrijwilligers gezocht die de nieuwsbrief willen maken. Het streven is om 5-6 keer per jaar een nieuwsbrief uit te brengen. Er wordt opgemerkt door een van de leden, dat er nog weinig per mail gecommuniceerd wordt. De vrijwilligerscommissie zal in de database ook alle e-mailadressen gaan bijhouden. Ben Swienink vraagt hoe het zit met de pot van de groep van 50. Henk van der Worp reageert dat het van de bemensing afhangt en dat er geen tijd aan besteed is. Jan ter Burg vraagt of de trainingen van zondag officiële trainingen zijn en of ze meetellen als vrijwilligersactiviteiten. Marcel Diender legt uit, dat het op dit moment spontaan georganiseerde trainingen zijn. Binnen de commissie is wel de intentie om hier structuur en continuïteit in aan te brengen en dus ook afspraken maken met trainers. Leden hebben blijkbaar behoefte aan zondagtrainingen en daar zal op ingespeeld moeten worden. Vincent Oldenhof heeft het idee dat wij als vereniging achter de feiten aan lopen. Er zijn bv nu verschillende verenigingen, sportcenters of loopgroepjes die clinics aanbieden. Het is jammer dat de vereniging zo weinig publiciteit heeft gegeven aan de clinic. Vincent vindt dat er eerder actie moet ondernomen worden en meer vooruit gedacht moet worden. Bestuur neemt opmerkingen mee. Henk van der Worp hoopt dat er zo spoedig mogelijk een nieuwsbrief komt, want er is drie jaar historie vergaan. Hans Bom merkt op dat de jaarverslagen van de afgelopen jaren toch ook een schat aan informatie bevatten. Bovendien is er digitaal (website) veel vastgelegd. Henk van der Worp merkt op dat er op websites van andere atletiekverenigingen ook hele lijsten zijn met vacatures voor vrijwilligers en dat deze nauwelijks opgevuld worden. We moeten niet te negatief denken over het aantal vrijwilligers bij onze vereniging: er wordt veel werk verzet door al onze vrijwilligers! Henk merkt tenslotte op dat in het nieuwe beleidsplan de breedteatletiek niet voldoende naar voren komt. Ton Markink geeft aan, dat dit wel kort benoemd staat onder ambitie en dat hij hier de komende jaren de aandacht op wil richten. De strekking van de opmerking van Henk is duidelijk en zal wel degelijk meegnomen worden in het beleid van de komende jaren. Sluiting Frens bedankt iedereen voor zijn of haar komst en inbreng en sluit de vergadering om 22:30. 8
Suzanne Lansbergen (secretaris) BIJLAGE 2 Bestuursverslag 2011 Bestuurssamenstelling 2011 Voorzitter Secretaris Penningmeester Leden Portefeuilleverdeling 2011 Frens Luning Anneke Schutte Aldrich Schmitz du Moulin Ina Oosterhuis, Bert Schraa, Jan Willem Veldsink, Marcel Diender, Ton Markink Bestuurslid Portefeuille Commissie Tevens verantwoordelijk voor: Frens Luning Voorzitter Jubel- en treurcommissie Verzorgingscommissie Materiaalcommissie Accommodatie en atletiekmaterialen Anneke Secretaris 9
Schutte Aldrich Schmitz du Moulin Penningmeester Kantinecommissie Recordcommissie Sleutelbeheer Ledenadministratie Ton Markink Jeugdbeleid en wedstrijdatletiek Atletencommissie Schoolatletiek Combinatiefunctionaris Ina Oosterhuis Wedstrijd organisatie baanatletiek en communicatie Wedstrijdorganisatie commissie baanatletiek Wedstrijdsecretatiaat (intern-extern) Website en nieuwsbrief Marcel Diender Recreatief (hard) lopen Wedstrijdorganisatiecommissie loopsport Commissie recreatief hardlopen G-atletiek Nordic-walking Bert Schraa PR en sponsoring Sponsorcommissie Vormgeving en huisstijl PR-commissie Kledingcommissie Jan Willem Veldsink Vrijwilligers-beleid Vrijwilligerscommissie Maatschappelijke stage Het bestuur heeft in 2011 tien keer vergaderd. De volgende onderwerpen zijn in 2011 min of meer uitgebreid aan de orde geweest: 1. Vrijwilligersbeleid Nadat er een duidelijk beeld van de verschillende commissies met de daarbij behorende taken is opgemaakt is er actief aan vrijwilligers werving gedaan. Dit heeft in een flinke toename van het aantal vrijwilligers geresulteerd. Al deze gegevens zijn inmiddels vastgelegd in een data-base. 2. Beleidsplan Het trainerskorps bij de pupillen heeft een positieve impuls gekregen waarmee de basis is gelegd voor een deskundige, technische ondersteuning. Deze impuls moeten we zien door te trekken naar de C/D junioren. Met het vergroten van het trainerskorps hopen we onze doelen, zoals gesteld in het beleidsplan 2011-2013, verder gestalte te kunnen geven. 3. Go-center In gesprekken tussen het bestuur en het go-center zijn we nog aan het kijken of we elkaar kunnen steunen in het verwezenlijken van onze doelen. Ten aanzien van de Ekiden is reeds een plan opgesteld. 4. Marathon Zwolle De Marathon van Zwolle vindt plaats op de laatste zaterdag van de maand september. Aangezien dit samenvalt met de clubkampioenschappen kunnen wij geen hulp bieden bij dit evenement. Wij kunnen alleen publicitair ondersteuning bieden. 5. Loopgroep Berthold Berger Na vele gesprekken tussen de BB-lopers en het bestuur zijn we tot de volgende overeenkomst gekomen. De BB-groep maakt sinds februari 2012 één avond per week, buiten onze trainingsuren, gebruik van onze baan. 10
In het weekend van 11 en 12 januari 2012 heeft het Nederlands Kampioenschap A/B junioren indoor plaatsgevonden. Met diverse prestaties in de top10 allertijden was dit een wedstrijd op nivo. Er was een Nederlands Record op de 3000m. De goede voorbereiding, inzet van vrijwilligers, sponsoring, jury, etc hebben er voor gezorgd, dat het een zeer succesvol verlopen evenement is geweest. Overige onderwerpen worden (uitgebreider) belicht in de verslagen van de commissies. Technische Commissie Taak van de commissie De commissie draagt zorg voor de uitvoering van het technisch beleid Personele bezetting 2011 Kevin Woldberg, Ton Markink Activiteiten van het afgelopen jaar Op basis van het beleidsplan van de vereniging is er een uitvoeringsplan gemaakt in samenspraak met trainers en ouders van jeugdleden. Er zijn 6 speerpunten benoemd die voor alle leeftijdsgroepen verbetering behoeven. Het gaat daarbij om: - ontwikkelen doorlopende leerlijn - versterken organisatie - verhogen wedstrijddeelname - aandacht voor het talent - meer aandacht voor de sociale samenhang - versterken technisch kader. Dit plan is gepresenteerd aan alle trainers en er is een start gegeven aan de uitwerking ervan. Na het wegvallen van Ria Wennink, is Bianca Citteur bereid vonden de rol van technisch coördinator bij de pupillen over te nemen. Naast haar zijn er 7 nieuwe trainers bij de pupillen gekomen, waarvan 5 C-junioren en een tweetal ouders. Bij de C/D junioren is eveneens een jonge startende trainer toegevoegd. Er is in doorlopende leerlijn ontwikkeld tot en met de C-jeugd die nu als leidraad dient voor de wijze waarop de nummers trainingstechnisch worden aangeboden. De organisatie bij de C/D jeugd en pupillen is uitgebreid met teamleiders die voor alle leeftijdsgroepen zaken regelen die niet inhoudelijk met de atletiek te maken hebben. Zoals vervoer, kamp, Sinterklaasfeest et cetera. Daarmee worden trainers ontlast, zodat zij zich kunnen concentreren op training geven. Daarnaast is er van alles gebeurd om de sociale samenhang in met name de jeugdgroepen te verbeteren. Vanuit het idee dat de jeugd de basis is voor de toekomst, is er minder aandacht besteed aan de ontwikkeling van de A/B-jeugd en senioren. Plannen voor het komende jaar Er start intern een cursus op nivo-2 voor de jeugdtrainers in samenwerking met de KNAU. In september trachten we deze cursisten door te laten stromen naar de nivo-3 cursus. 11
De ambitie is het trainerskorps te versterken met een hoofdtrainer die 3 á 4 avonden per week actief is. Deze trainer krijgt de opdracht kwaliteit toe te voegen aan het trainerskorps bij de C/Djeugd en de samenhang bij de oudere jeugd/senioren op te pakken. In de vorm van clinics worden de trainers verder geschoold. De aandacht die dit jaar aan de jongste jeugd is gegeven, begint zijn vruchten af te werpen. 2012 Zal er meer aandacht besteed worden aan de doorstroming van de C/D junioren naar de oudste jeugd. Zowel trainingstechnisch als sociaal. Dit voorstel komt tijdens de ALV uitgebreid aan de orde. Wedstrijd Organisatie Commissie Materiaal Commissie Jurycommissie Taak van de commissie Organiseren van wedstrijden en atletiekbaan wedstrijd klaar maken Personele bezetting in het afgelopen jaar WOC: Henk van der worp, voorzitter (neemt begin 2012 afscheid als voorzitter) Ina Oosterhuis, secretaris Pieter van der Lucht Tom van der Haar Marc van der Worp Marga Hilgers Nienke Laan (wedstrijdsecretariaat) Materiaalcommissie: Marc van der Worp, Frank Reuvecamp, Alie van der Worp, Henk van der Worp Jurycommissie: Marga Hilgers, Ina Oosterhuis Activiteiten van het afgelopen jaar In 2011 werden de volgende wedstrijden georganiseerd: 3 e AV PEC 1910 Indoor Omnisport Winter slingerwedstrijd CD junioren competitiewedstrijd DSM circuitwedstrijd Competitiewedstrijd pupillen 1 e divisie competitiewedstrijd Pupillen medaille wedstrijd 4 werpavonden Clubkampioenschappen In het najaar is een jurycursus (nr. 60) georganiseerd op onze baan Plannen voor het komende jaar: NK junioren Indoor 2012 2 competitie wedstrijden CD junioren en senioren Pupillen wedstrijd 4 of 5 werpavonden Winterslingerwedstrijd 12
DSM circuit wedstrijd Clubkampioenschappen Voorbereidingen voor de 5 e AV PEC 1910 Indoor Omnisport Kleding Commissie Taak commissie Taken zijn beheer en uitgifte van wedstrijdkleding, het organiseren van de 2 e hands kledingbeurs en het regelen en beheer van trainerskleding. Personele bezetting Karin Kos en Marian Bom en Bert Schraa vanuit het bestuur. Martijn Logtenberg was verantwoordelijk voor de uitgifte van kleding voor pupillen. Zowel Karin als Marian hebben te kennen gegeven hun activiteiten met ingang van 2012 te zullen beëindigen. Na jaren van deelname en support voor de vereniging werd het tijd om het stokje over te dragen. Ondanks hun vele inspanningen om nieuwe commissieleden te werven, hebben zich tot heden helaas nog geen nieuwe leden aangemeld. Een ieder die zich op welke manier dan ook dienstbaar wil maken voor het regelen van kleding voor clubleden kan zich aanmelden bij Bert Schraa. Langs deze weg wil Bert namens het bestuur Karin en Marian heel hartelijk bedanken voor al hun inspanningen in afgelopen jaren. Activiteiten afgelopen jaar Er is wederom een 2 e hands kledingbeurs georganiseerd. Dat heeft tijdens de clubkampioenschappen in het laatste weekend van september 2011 plaatsgevonden. Een deel van de opbrengst vloeit terug naar de vereniging waarvoor materiaal voor de atletiekbaan wordt aangeschaft. Plannen komende jaar Het geheel van clubkleding zal opnieuw tegen het licht gehouden worden. Een relatie met sponsoring is niet ondenkbaar. Ook voor wat de trainerskleding betreft, zal een slag gemaakt moeten worden in het verder uniformeren / aankleden van het trainerskorps. Daarnaast zal verder onderzocht worden in hoeverre het beheer en uitgifte van kleding eenvoudiger kan. Nogmaals dient gezegd te worden dat voor het uitvoeren van plannen nieuwe commissieleden nodig zijn! 13
Sponsor Commissie Taak commissie Acquisitie (sponsoren, reclameborden), contractbeheer & -administratie en facturatie inclusief aanmanen. Personele bezetting Bert Reuvecamp en Lody Scheve en Bert Schraa vanuit het bestuur. Activiteiten afgelopen jaar De commissie is het afgelopen jaar een aantal keren bij elkaar gekomen om de huidige activiteiten en stand van zaken te bespreken. Het was een jaar van consolidatie van de portefeuille. Sponsoren zijn niet meer zo genegen zo maar een x bedrag te betalen aan een vereniging. Zeker ook niet in economisch onzekere / mindere tijden. Een drietal sponsoren heeft het contract opgezegd, waarbij de contractueel gemaakte afspraken wel gerespecteerd zullen worden. Novon verbindt haar sponsoractiviteiten inmiddels aan inclusion; alleen verenigingen c.q. projecten worden nog gesteund die (jonge) mensen die financieel of fysiek niet in staat zijn om te sporten daar toch gelegenheid voor krijgen. Dankzij de inspanning van oud commissielid Henk van de Worp heeft Novon besloten hun bijdrage voor 2011 alsnog te verlenen, met koppeling van hun naam aan het loopcircuit 2011 / 2012 van PEC. Daarnaast hebben Bramer makelaars en De Bruin architecten hun overeenkomst beëindigd. Beide partijen zijn hierover telefonisch benaderd. GCC Sport Surfaces uit Arnhem heeft een nieuw bordreclamecontract voor 3 jaar afgesloten. Plannen komende jaar Er zijn inmiddels gesprekken gaande met Go Center om te onderzoeken of enige vorm van samenwerking een bijdrage kan leveren aan elkaars doelstellingen. Een van de wedstrijdlopen die PEC organiseert kan daarbij in eerste instantie als pilot gebruikt worden. Partijen die in het verleden een reclamebord langs de atletiekbaan hadden maar waarvan het contract is verlopen zullen opnieuw benaderd worden voor het plaatsen van een bord. Brimos Wegbebakening heeft al aangegeven hier positief tegenover te staan. Eind februari zal er met diverse leden een brainstormsessie plaatsvinden om te bespreken hoe we in de (nabije) toekomst sponsoring kunnen / moeten gaan invullen. Er zal in elk geval een inclusion plan geschreven moeten worden om Novon weer aan boord te krijgen. De commissiebezetting zal herzien worden. Beide huidige leden hebben te kennen gegeven een andere rol te willen spelen. Leden die geïnteresseerd zijn in deelname kunnen zich aanmelden bij het verantwoordelijke bestuurslid. 14
Recreatief lopen Taak van de commissie : Het bevorderen van het niveau cq uitbreiden van het recreatieve lopen binnen de a.v. P.E.C. 1910 Personele bezetting in het afgelopen jaar : De commissie bestaat uit de trekkers van de clinics en doelgroeptrainingen binnen recreatief lopen. De commissie is samengesteld uit Dora Finies (Coördinator Recreatief Hardlopen), Iepie Roorda (4EM Clinic), Cees vd Engel (HM-Clinic), Joost Mulder (Coördinator Recreatief Hardlopen&StartToRun) en vanuit het bestuur Marcel Diender. Activiteiten van het afgelopen jaar : Na jaren de kar getrokken te hebben heeft Wim Volkers zijn taken als Coördinator Recreatief Hardlopen en Coördinator HM-Clinic overgedragen aan enthousiaste opvolgers. Wim wordt hartelijk bedankt voor alle inzet & bewezen diensten! Conform beleidsplan (beperkte uitbreiding loopclinics) meer doelgerichter trainen in het najaar richting evenementen (10 en 15km) De voorjaars- en najaarseditie van StartToRun kenden respectievelijk 56 en 43 deelnemers. Succesvolle 4EM-clinic verzorgd voor 67 deelnemers aansluitend op StartToRun. Succesvolle Pre+HM-clinic verzorgd voor 217 deelnemers voor de Halve Marathon van Zwolle. De Marathonclinic is dit jaar niet verzorgd ivm een tekort aan trainers hiervoor. Succesvolle Kidsclinic voor 20 deelnemers voor de Stadshagen Kidsrun (i.s.m. SSZ) Wekelijkse G-Atletiek training verzorgd op de donderdagavond voor een groep van ±8 G-atleten m.b.v. actieve inzet van een vrijwilligerspool. Nordic Walking kent momenteel een vaste groep van 12 volwaardige leden die eenmaal wekelijks in wisselende samenstelling trainen (niet iedereen loopt iedere keer mee). Verzorging van wekelijks trainingen op maandagavond, woensdagavond, zaterdagmorgen en zondagmorgen voor ongeveer 400 Recreatieve Hardlopers. 2 LT2-trainers en 1 LT3-trainers de opleiding via de Atletiekunie behaald Plannen voor het komende jaar : Er wordt momenteel hard gewerkt aan de Clinics nieuwe stijl met nieuwe routes, trainersschema s, aanpak, boekje, clinicshirts etc. Tevens zal het komend jaar verder gewerkt worden aan het beter matchen van het doelgerichter trainer aan de behoeftes van de lopers. Het trainerscorps zal verder uitgebreid gaan worden met 2-3 LT2-trainers om verloop op te vangen en flexibiliteit te verhogen. 15
WOC Recreatielopen Taak van de commissie : Organiseren van recreatielopen en een coopertest / 5 km loop in de maanden met de R in de maand (muv september) Personele bezetting in het afgelopen jaar : Tot september 2011: Dick Heidenrijk, Marc van der Worp, Marina van der Worp, Wim Ophoff, Tom van der Haar en Henk van der Worp Vanaf september 2011: Jeroen Driehuis, Frank Reuvecamp, Mark Wijdenes Activiteiten van het afgelopen jaar : In 2011 zijn 7 recreatielopen georganiseerd. Bijzonderheid in het afgelopen jaar is de overgang van de taken naar een nieuwe commissie. Met dank aan de oude commissieleden, die ook nu nog steeds hun steentje bijdragen tijdens de trimlopen, is deze overgang vlekkeloos verlopen. Komend jaar zal ook de organisatie van de 5km-baanloop/coopertest worden overgenomen door de commissie in nieuwe samenstelling. Het afgelopen jaar is het inschrijfgeld omhoog gegaan van 3,- naar 4,-. Tevens wordt er geëxperimenteerd met voorinschrijving via inschrijven.nl. Plannen voor het komende jaar : Voor komend jaar wordt gekeken naar mogelijke alternatieve lopen of parcours. Tevens gaat onderzocht worden of er mogelijk in een tijdregistratiesysteem i.c.m. RF-chips kan worden geïnvesteerd. Vrijwilligerscommissie 16
Taak van de commissie De commissie vrijwilligerszaken ontwikkelt, coördineert en draagt zorg voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Personele bezetting 2011 Sylvia Middendorp, Rein Bosch, Carla Thomas Activiteiten van het afgelopen jaar Beleidsplan goedgekeurd en op site geplaatst Aanschaf van database voor administratie vrijwilligers Met commissies in gesprek om functies binnen commissies helder te beschrijven. Deze zijn in database opgenomen voor zover beschikbaar. Formulier opgesteld voor inventarisatie wensen/vaardigheden nieuwe en oude vrijwilligers. Formulier wordt nu standaard meegestuurd met aanmeldingsformulier Verschillende mailings/acties om vrijwilligers en inzet beter in kaart te brengen. Er zijn ca. 300 leden in kaart gebracht. Voorlichting commissies hoe de database te functioneel gebruiken. Bijwonen symposium VCZ over hoe vrijwilligers te motiveren Bedankje sturen naar alle vrijwilligers 2011. Plannen voor het komende jaar Activiteiten gericht op het vullen en gebruiken van de database en meer beleid en afstemming te krijgen in vrijwilligersinzet gaan door zoals dit jaar gestart. Vanaf februari 2012 beschikken commissie over inloggegevens van de database, dus zij kunnen dan zelf ook hier gebruik van maken. Voor 2012 heeft de commissie een bezettingsprobleem: Sylvia heeft haar lidmaatschap opgezegd, Jan Willem stopt er vanuit bestuur ook mee. Verzorgingscommissie Algemeen: 17
De verzorgingscommissie heeft het afgelopen jaar weer met veel enthousiasme atleten en lopers van de clinics verzorgd en geadviseerd. Op de dinsdag- en woensdagavond vanaf 19.30uur zijn wij aanwezig op de atletiekbaan. De verzorgingscommissie is er voor de leden van AV PEC 1910 en de deelnemers aan de Clinics. Waarbij op het wachten op de bank voor behandeling weer veel sportervaringen zijn uitgewisseld. Wat doen wij voor onze leden. Sporten is leuk en heeft een positief effect op de gezondheid maar het beoefenen van sport kan ook vervelende gevolgen hebben. Overbelasting, acute blessures of langdurige blessures. Voor de sporter is het belangrijk om bij beginnende pijntjes of ongemak de verzorger te raadplegen. Taak van de Verzorgingscommissie: Preventieve behandeling, het voorkomen van blessures. Behandeling acute blessures Preventief bij eerste tekenen van blessures Weer sporten na een blessure Advies geven naar aanleiding van vragen atleten EHBSO Samenwerken met de trainer Advies voor doorverwijzing naar arts of fysiotherapeut (eigen fysiotherapeut heeft meer tijd nodig). Een luisterend oor voor de sporter Personele bezetting in het afgelopen jaar: Dinsdagavond zijn afwisselend aanwezig, Sportmasseurs, Femmy Visscher en Joke Appel. Woensdagavond zijn aanwezig Fysiotherapeut/Sportfysiotherapeut i.o., Ruud Vermeer en Sportmasseur/Fysiotherapeut i.o. Jorien Kroeze. De verzorgers vervangen elkaar indien nodig. In het loop van het jaar heeft Elsbeth afscheid genomen. Zij kon het niet meer combineren met haar werk. Verder zijn er diverse stagiaires geweest die 1 of meerdere avonden meegelopen en gemasseerd hebben. Activiteiten van het afgelopen jaar Halve marathonclinic Atleten begeleid bij wedstrijden Omnisport in Apeldoorn Plannen voor het komende jaar: Er zijn geen nieuwe plannen voor het komende jaar. Ledenadministratie Naam Commissie Taak van de commissie Ledenadministratie Het bijhouden van een bestand met relevante gegevens over leden van Av PEC 1910 en het doorgeven van deze gegevens aan de Atletiekunie. De inning van contributiegelden voor Av PEC 1910. 18
Het verstrekken van informatie over het ledenbestand. Personele bezetting in Koos Heijmans 2011 Activiteiten van het afgelopen jaar Het ledenbestand in 2011 Op 1 januari 2011 had onze vereniging 763 leden. In 2011 hebben 169 leden hun lidmaatschap opgezegd. Daar tegenover hebben zich 135 nieuwe leden aangemeld. Op 31 december 2011 was het ledental 729. Dit is een daling van 34 leden. In 2010 was het ledenverlies 39. De terugloop van het aantal leden zet zich dus in een zelfde tempo voort. De daling vindt plaats bij alle categorieën, maar is het groots bij de pupillen, de natuurlijke aanwas voor de baanatletiek. Naar lidsoort en geslacht uitgesplitst ziet het ledenbestand er op 31 december 2011 als volgt uit: Lidsoort Totaal Vrouw Man Prestatiegerichte atleten Minipupil 13 6 7 Pupil A 43 21 22 Pupil B 12 8 4 Pupil C 13 10 3 Pupil (minipupil, A, B, C) 81 Junior A 9 5 4 Junior B 15 11 4 Junior C 20 9 11 Junior D 42 19 23 Junior (A, B, C, D) 86 Senior 29 11 18 Master 41 6 35 Prestatieloper 30 5 25 Studentenlid 9 5 4 Licentielid 7 2 5 Recreanten Jaartrimlid baan 326 183 143 Jaartrimlid Zwolle Zuid 15 8 7 Trimlid (Baan en Zwolle-Zuid) 341 Nordic Walking 11 10 1 Wintertrimlid 9 6 3 G-atleet 10 2 8 Overige leden Erelid 5 5 Lid van Verdienste 3 3 Overige (O.a. jury) 58 22 36 Donateur 9 4 5 Totaal 729 353 376 Afmeldingen en aanmeldingen In 2011 hebben 169 leden het lidmaatschap beëindigd en 135 nieuwe leden zich aangemeld. In 2010 was dat 190 resp. 151. Hieronder een overzicht van alle afmeldingen en aanmeldingen per lidsoort. Lidsoort Afmeldingen Aanmeldingen Minipupil 13 Pupil A 20 11 Pupil B 6 3 19
Pupil C 5 Junior A 4 2 Junior B 7 1 Junior C 11 3 Junior D 13 5 Senior 6 3 Master 2 2 Prestatieloper 5 3 Studentenlid 3 Licentielid Jaartrimlid baan 87 75 Jaartrimlid Zwolle Zuid 2 3 Nordic Walking Wintertrimlid 1 G-atleet 3 Overige (o.a. jury) 4 Donateur 1 Totaal 169 135 Mutaties In 2011 zijn er, afgezien van aan- en afmeldingen, 31 mutaties aan de Atletiekunie doorgegeven tegen 21 in 2010. De meeste mutaties betreffen adreswijzigingen (17), de wijziging van lidsoort is een goede tweede (7). Nog steeds geeft niet ieder lid zijn adreswijziging door aan de ledenadministratie. Dat blijkt uit retour ontvangen sportpassen en het tijdschrift Atletiek. Plannen voor het komende jaar Indeling leden per 01-01-2012 Ieder jaar zorgt de veranderde leeftijdsindeling van de Atletiekunie voor een herschikking van het ledenbestand. Daarom wordt hieronder een overzicht gegeven van het ledenbestand op 1 januari 2012. Het overzicht wijkt af van het vorige bij de pupillen, junioren, senioren en masters. Lidsoort Totaal Vrouw Man Prestatiegerichte atleten Minipupil Pupil A 33 17 16 Pupil B 13 10 3 Pupil C 13 6 7 Pupil (minipupil, A, B, C) 59 Junior A 9 6 3 Junior B 21 12 9 Junior C 28 14 14 Junior D 46 22 24 Junior (A, B, C, D) 104 20
Senior 32 12 20 Master 42 7 35 Prestatieloper 30 5 25 Studentenlid 9 5 4 Licentielid 7 2 5 Recreanten Jaartrimlid baan 326 183 143 Jaartrimlid Zwolle Zuid 15 8 7 Trimlid (Baan en Zwolle-Zuid) 341 Nordic Walking 11 10 1 Wintertrimlid 9 6 3 G-atleet 10 2 8 Overige leden Erelid 5 5 Lid van Verdienste 3 3 Overige (O.a. jury) 58 22 36 Donateur 9 4 5 Totaal 729 353 376 Een nieuw ledenadministratiesysteem Vorig jaar heb ik gemeld dat de Atletiekunie is gaan samenwerken met Sportlink. Sportlink is een ledenadministratiepakket met zowel een bondsapplicatie als een verenigingsversie (Sportlink Club). Sportlink Club is toen getest door meerdere verenigingen. Inmiddels geven steeds meer verenigingen aan geen gebruik te maken van Sportlink Club. Een uniform, door de Atletiekunie aanbevolen en ondersteund programma voor de ledenadministratie lijkt verder weg dan ooit. Koos Heijmans Kantinecommissie Taak van de commissie: Beheren van het kantinegedeelte van het clubhuis van av PEC 1910 en deze open stellen voor leden, deelnemers aan activiteiten en supporters van de vereniging. Hiermee wordt bedoeld de in- en verkoop van voedsel- en drankproducten, schoonmaak van het clubhuis en de organisatie van de barbezetting tijdens openingstijden. Naast het beheer van de kantine kan de kantinecommissie participeren bij de organisatie van activiteiten door andere commissies binnen av PEC 1910, maar zij kan ook eigen activiteiten organiseren, zoals de nieuwjaarsreceptie. Personele bezetting het afgelopen jaar: 21
Marianne Reuvecamp, Hans Kippers, Willem Ophoff, in de loop van het jaar: Wim Koetsier, Marijke Jansen. Werkwijze commissie: De commissie heeft regelmatig een gezamenlijk overleg met alle kantinecommissieleden en vertegenwoordiger vanuit het bestuur. Leidraad hierbij is de verantwoording nemen voor het beheer- en uitvoer van het jaarlijks takenpakket van de kantinecommissie. Dit takenpakket is beschreven in een jaaroverzicht. Er wordt vergaderd aan de hand van een opgestelde agenda. De kantinecommissie verzorgd de barbezetting en kan hiervoor putten uit een pool van vrijwilligers. Naast de grote evenementen (wedstrijden, clinics, cursussen) wordt ook de dinsdag-, woensdag- en donderdagavond barbezetting aangestuurd. Middel daartoe is de jaarlijkse vrijwilligersavond, waarbij aan de hand van de wedstrijdkalender en clinicactiviteiten de barbezetting hiervoor wordt geregeld. Daarnaast zijn er inschrijflijsten voor hiervoor genoemde trainingsavonden. Inkoop, voorraadbeheer en schoonmaak is binnen de commissie belegd. Activiteiten van het afgelopen jaar: Tijdens alle grote evenementen is de keuken en bar operationeel geweest. De vrijwilligerspool heeft goed gefunctioneerd. De barbezetting op de dinsdag-,woensdag- en donderdagavond. Op dinsdag- en donderdagavond nemen de atleten deze roulerend voor hun rekening. Hiervoor is een intekenlijst opgehangen. Deze wordt per half jaar ingevuld. Als er geen bezetting is blijft de kantine gesloten. Op woensdagavond nemen vrijwilligers deze voor hun rekening. Deze lijst beheert een lid van de kantinecommissie. De nieuwjaarsreceptie was weer geslaagd te noemen.de kantinecommissie heeft deze georganiseerd. De vrijwilligersavond werd goed bezocht.de kantinecommissie heeft deze georganiseerd. De organisatie en aansturing van de voorjaars- en najaarsschoonmaakdag van het clubhuis binnen en buiten. De wekelijkse reguliere schoonmaak is anders ingericht. De gemeente en de brandweer hebben een controle uitgevoerd. Verbeterpunten zijn doorgevoerd. In de kantine is een internetverbinding aanwezig waar ook leden gratis gebruik van kunnen maken. Aankoop- en in gebruikname van nieuw buitenmeubilair voor de av PEC leden en bezoekers. Pilotgewijze invoering van aankleding van de seizoensgebonden zondagse wedstrijdlopen middels een hapje en een drankje na afloop. Plannen 2012. De samenstelling van de kantinecommissie zal veranderen; Hans Kippers en Marianne Reuvecamp treden helaas af en toetredende leden zijn: Corine Havinga in samenwerking met Peter van Polen en Judith van der Wijk. Een verdeling van het takenpakket wordt gepland. De taken en activiteiten zullen in grote lijnen gelijk blijven. 22
Er zal vanuit de leden van de kantinecommissie en bestuursvertegenwoordiging een werkgroepje geformeerd worden, wat zich bezighoudt met doel en planning van verbetering van de kantine middels opknapactiviteiten. Te denken valt aan verven van houtwerk en muren, aanschaf binnenmeubilair (grote tafel en bijpassende stoelen) en verbeteren van de bar. Hiertoe vraagt de kantinecommissie aan het bestuur voor 2012 een budget van 3000 euro. Het nieuw te vormen vrijwilligersbeleid binnen de vereniging zal gevolgen hebben voor het vrijwilligersbestand van de kantinecommissie en zij zal haar rol hierin vervullen. Commissie webbeheer Taak van de commissie Zorgdragen voor een voor leden en belangstellenden van buiten aantrekkelijke website Personele bezetting in het afgelopen jaar Pieter van der Lucht Aldrich Schmitz du Moulin Erik Kloosterziel Marit Schonewille (pupillen) 23
Marcel Diender Marc van der Worp (senioren) Erna Oosterveen (C-D-junioren) Jeroen Driehuis Ina Oosterhuis Activiteiten van het afgelopen jaar In 2011 is een nieuwe site gelanceerd. De ontwikkeling heeft de nodige voorbereiding gekost, maar het resultaat is er naar! De site is beter ingedeeld en ziet er aantrekkelijker uit, informatie is sneller te vinden en de site is minder kwetsbaar, want geschikt voor grote hoeveelheden informatie (denk aan foto s, filmpjes) De site is intensief gebruikt bij de voorbereiding van evenementen. Onder meer door nieuwe media als Facebook en Twitter in te zetten is het aantal bezoekers nog verder verhoogd. Door de site op deze manier in te zetten konden we bij verschillende evenementen aantoonbaar grotere aantallen inschrijvingen noteren. Door na evenementen aantrekkelijke verslagen en filmpjes te plaatsen trekt de site dan eveneens enorme aantallen bezoekers. Plannen voor het komende jaar: - Vervolg van de huidige activiteiten - Onderzoeken mogelijkheden om inschrijvingen voor wedstrijden structureel via de site te laten lopen - Verdere optimalisering van de inhoud op de informatieve pagina s Accommodatie commissie Taak van de commissie : Onderhoud gebouwen, atletiekbaan en materialen Personele bezetting in het afgelopen jaar : Henk van der Worp, Marc van der Worp Klusgroep: Flip Mikx, Jan van Riessen en Gerrit Vrijburg Activiteiten van het afgelopen jaar : 24
Er is verschillende keren afstemming geweest met de klusgroep over de werkzaamheden in en rond het clubhuis, de materiaal berging en bij de kleedkamers. Er is een 2 e meter geplaatst voor de voorziening van stroom op de atletiekbaan. Waarschijnlijk zal het licht nu niet meer kunnen uitvallen! Er is het voorkomende onderhoud gepleegd, o.a. onkruid vrij houden van kogelsector en trottoirs etc. rond de baan. Dank hiervoor aan Vincent Oldenhof en Ernst Hulsman Henk van der Worp heeft een aantal schoolsportdagen begeleid. Hij zal dit in 2012 ook nog voor zijn rekening nemen. Plannen voor het komende jaar : Henk van der Worp heeft aangekondigd in 2012 zijn uitvoerende werkzaamheden af te bouwen. In overleg met de Klusgroep zijn taken herverdeeld. Martin Simons en Wim Volkers hebben aangeboden op ad hoc basis beschikbaar te zijn voor accommodatie aangelegenheden. Ekidencommissie Taak van de commissie: Het jaarlijks organiseren van de Ekiden Zwolle, marathon estafette over 42,2km Personele bezetting in het afgelopen jaar: Henk van der Worp, Adriaan Aarden, Hans Wieltink en Eric Kloosterziel Activiteiten van het afgelopen jaar: Organisatie 18e Ekiden Zwolle 25