Jaarverslag 2012 Av PEC 1910

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 Av PEC 1910 Bestuur av PEC

2 Agenda Algemene Ledenvergadering AV PEC 1910 d.d Opening / Mededelingen 2. Concept-notulen ALV AVPEC1910, 26 maart Korte informatie-uitwisseling: Materiaalhok: sanering asbestplaten dak en opknapbeurt zijn gepland voor medio maart. Ledenpanels: het bestuur wil de leden nauwer betrekken bij de beleidsvorming m.b.t. belangrijke thema s. Advisering door de panels geschiedt aan het bestuur dat verantwoording aflegt aan de ALV. Beleidsplan : Met gebruikmaking van een ledenpanel wil het bestuur dit voorjaar gaan beginnen met het maken van het beleidsplan De uitkomst zal dan in de ALV van volgend jaar aan de orde komen. Contributie: Eveneens met gebruikmaking van een ledenpanel wil het bestuur op korte termijn starten met overleg over de gewenste contributiesituatie(s). De uitkomst zal dan ter vaststelling worden voorgelegd aan de ALV van volgend jaar. 4. Uitreiking bekers 5. Jaarverslag Financieel jaarverslag Kascommissie: Eventueel verdere informatiepunten. Verslag door commissie. Verkiezing nieuwe commissie. 8. Begroting Voortgang vorig jaar door ALV vastgesteld technisch beleid 10. Aanpassing statuten en huishoudelijk reglement 11. Aanpassing vrijwilligersbeleid 12. Bestuursverkiezingen: Dineke Hofmeijer (voorzitter) en Anneke Schutte (secretaris) zijn tussentijds afgetreden. Bert Schraa en Marcel Diender treden tijdens de ALV af en zijn niet herkiesbaar. Voor de functie van voorzitter stelt het bestuur kandidaat Willem van Beek. Voor de functie van secretaris stelt het bestuur kandidaat Marlijn Bijker. Als bestuursleden stelt het bestuur kandidaat Anneke Reuvers en Arjen Keers. 13. Rondvraag 14. Sluiting Eventueel verdere kandidaatstelling kan plaatsvinden tot aanvang van de vergadering. 2

3 Inhoudsopgave Agenda Algemene Ledenvergadering AV PEC 1910 d.d Inhoudsopgave Notulen Algemene Ledenvergadering AV PEC 1910 d.d Bestuursverslag Technische Commissie en jeugdbeleid Wedstrijd Organisatie Commissie, Materiaal Commissie en Jurycommissie Kleding Commissie Sponsor Commissie PR Commissie Recreatief lopen WOC Recreatielopen Verzorgingscommissie Ledenadministratie Kantinecommissie Commissie webbeheer Commissie nieuwsbrief Accommodatie commissie Ekidencommissie Technisch jaaroverzicht 2012 baan SEN+A/B Bestuursverkiezing

4 1. Notulen Algemene Ledenvergadering AV PEC 1910 d.d Aanwezig: Yvette Vos, Jeroen Driehuis, Peter de Boer, Bert Reuvecamp, Peter van Polen, Ria Wennink, Marina v.d. Worp, Tom v.d. Haar, Wil v.d. Haar, Rein Bosch, Wim Volkers, Willem Bickes, Helmuth Mengerink, Marit Schonewille, Bianca Citteur, Joost Mulder, Arno van Breukelen, Iepie Roorda, Koos Heijmans, Paul van Tellingen, Nicole Lier, John Rots, Martin Simons, Flip Mikx, Geert Brettschneider, Marianne Reuvecamp, Bert Reuvecamp, Jan Broekroelofs, Frank Reuvecamp, Henk v.d. Worp, Ben Swienink, Willem Smit, Jan ter Burg, Jan Willem Davidse, Frens Luning, Dineke Hofmeijer, Ton Marking, Ina Oosterhuis, Bert Schraa, Aldrich Schmitz du Moulin, Jan Willem Veldsink, Marcel Diender, Lody Scheve, Anneke Schutte. Afwezig met kennisgeving: Willem Ophoff, Adriaan Aarden, Jan Peters, H. Timmerman, Peter en Mirjam Doornbos, Cees van den Engel, Hans Bom, Maartje van Reedt Dortland, Marc van der Worp, Jan Post, Winfred Peters en Dick Heidenrijk. 1. Opening Frens opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Frens bedankt Marga Hilgers voor de spontane barbezetting. Frens geeft aan dat er een aantal plannen klaar ligt waar het bestuur in de nabije toekomst actief mee aan de slag wil. Tevens hopen we tegengas te kunnen bieden aan het teruglopende ledenaantal. Dit willen we, als vereniging, met elkaar doen. 2. Mededelingen Na het oplezen van de afwezigen met kennisgeving staat Frens stil bij de zieken binnen onze vereniging, namelijk Wim Ophoff en Dick Heijdenrijk. Met beiden, gaat het gelukkig, langzaam weer wat beter. Voorstel pauze rond 20:30 uur. 3. Notulen ALV AVPEC1910, 14 maart 2011 Henk v.d. Worp vraagt of het bestuur de notulen kort na de ALV ter inzage kan aanbieden. Niet zoals nu vlak voor de ALV. Frens geeft aan dat de notulen wel eerder ter inzage aangeboden kunnen worden, echter zal het dan concept notulen betreffen. Het lijkt Frens wel zinnig om de leden kort voor de ALV de definitieve versie aan te bieden. Frens laat het aan het nieuwe bestuur over om hier een besluit over te nemen. De notulen worden onder dankzegging naar Suzanne Lansbergen en Anneke Schutte goedgekeurd. 4. Uitreiking prestatie- en jury beker + onderscheiding lid van verdienste Ton Markink reikt aan de volgende personen de prestatiebeker uit: Meisjes A/B: Maureen Rots, na 2009 en 2010 heeft ze deze beker ook voor 2011 verdiend. Jongens A/B: Gaard van Vugt, Dames: Femke Hollander. Mannen: Kevin Woldberg. Ina zet Henk v/d Worp in het zonnetje. Henk heeft al langer aangegeven een stap(je) terug te willen doen. Het bestuur voelt dat dit moment er nu ook echt aan zit te komen. Het is te veel om op te noemen wat Henk allemaal voor onze vereniging heeft gedaan. Als dank voor zijn jarenlange inzet wordt de jurybeker vanaf nu de Henk van de Worp beker genoemd. De Henk van de Worp beker gaat dit jaar naar Peter Brogt. Peter woont in Deventer en jureert al jaren, 4

5 zowel voor ons als voor Daventria. Tijdens de eerstvolgende wedstrijd op onze atletiekbaan, zal Peter de beker overhandigd krijgen. Frens vraagt Ria Wennink naar voren te komen. Ria heeft reeds afscheid genomen als pupillentrainster. Ria is 15 jaar lang een spin in het web geweest; denk aan alle trainingen, briefjes die geschreven, uitgedeeld en in ontvangst genomen zijn, afscheidsfeesten en kampen die georganiseerd zijn. Kortom teveel om op te noemen. Als dank en blijk van waardering wordt Ria onderscheiden met het lidmaatschap van verdienste. Frens overhandigt haar bloemen en het bijbehorende beeldje. Daarnaast zal de aanmoedigingsbeker voor meisjespupillen, die jaarlijks tijdens de clubkampioenschappen wordt uitgereikt, vanaf nu de Ria Wennink beker genoemd gaan worden. 5. Jaarverslag 2011 Frens stelt voor om de verslagen per 3 tegelijk te behandelen. Henk geeft aan dat op blz. 12 een fout staat. De NK indoor A/B junioren is georganiseerd in februari 2012 i.p.v. januari Henk heeft t.a.v. Go-Center (blz. 12 en 16) de volgende vragen: Wat houdt elkaar steunen en doelen verwezenlijken in? Welk plan is er ten aanzien van de Ekiden opgesteld? En wat is de meerwaarde voor AV PEC 1910? Zijn de zakelijke verschillen van 2010 opgelost? Bert Schraa geeft aan dat Go-Center, geleid door René Wissink, als doel heeft de recreatieve (loop)sport verder te promoten. Go-Center biedt in samenwerking met andere bedrijven een totaalpakket aan dat onder meer bestaat uit het geven van clinics, fysiotherapie, diëtisten, arbodienst en reizen. Vanuit de invalshoek van samenwerking op het gebied van het geven van loopclinics en gebruik van de atletiekbaan faciliteiten zijn er gesprekken geweest. Er zijn nog geen plannen uitgewerkt. Het mede gebruik maken van het netwerk van Go-Center zal ook mogelijkheden bieden voor AV PEC. Als pilot voor samenwerking is de Ekiden gekozen. PEC en Go-Center wilden voor bedrijven een pakket (training, tent, verzorging, inschrijving, etc.) aanbieden. Helaas is hier dit jaar, weinig animo voor gebleken wegens reeds lopende activiteiten. Was ook kort dag om het goed op te zetten. In de komende maanden volgen vervolggesprekken en zal de samenwerking nader bekeken worden. Voor wat betreft het zakelijke verschil met Sportcenter van 2010; de sponsorbijdrage van is nooit betaald. Bert en René zijn een zakelijke overeenkomst aangegaan. Go-Center heeft de openstaande verplichting van Sportscenter overgenomen. Henk spreekt zijn teleurstelling t.a.v. René Wissink uit. Frens geeft aan dat de samenwerking nog geen uitgemaakte zaak is en als bestuur zullen we hier op terugkomen. Ben Swienink geeft aan meer inside information te hebben en wil graag met het bestuur meedenken. Het bestuur stelt dit zeer op prijs. T.a.v. de technische commissie vraagt Henk zich af of de allround training het hoofdbestanddeel van de training bij de CD junioren blijft. Ton bevestigt dat. Henk vraagt of het klopt dat er geen werptraining is voor D junioren. Volgens Ton is er voor deze groep wel training. Kevin Woldberg vult aan: Slechts 1 of 2 atleten hebben gekozen voor selectie werpen. Henk is van mening dat er voor deze groep geen mogelijkheid is om te specialiseren. Henk geeft aan dat het bestuur in 2012, m.b.t. kleding, een slag zal moeten slaan. Voor de indoor zijn er polo s, maar voor de baanwedstrijden en recreatielopen etc. is er helemaal niets. Je zou kunnen denken aan een bodywarmer waarvan de mouwen afritsbaar zijn. Het wordt ook tijd dat de juryleden tijdens wedstrijden goed herkenbaar zijn. 5

6 Bert Schraa geeft aan dat dit een goede suggestie is. Bert erkent dat er nogal wat geregeld moet worden qua kleding, zowel wedstrijd- als jurykleding. Echter is er op dit moment geen bezetting van de kledingcommissie. Het bestuur zit dringend te springen om hulp, dus wie zich geroepen voelt Henk waarschuwt dat we moeten letten op de grootte van een sponsornaam op de wedstrijdkleding. Indien deze te groot is kan het leiden tot diskwalificatie van de atleet. Ben Swienink vraagt wat de taak van de kledingcommissie is. Hij heeft hierover al eens met Ton gesproken. Tevens geeft Ben aan de naam Telstar zelden tegen te komen. Frens benadrukt nog eens de onbemensing van de kledingcommissie. Tevens vraagt Frens om extra input / hulp voor de sponsorcommissie. Bert geeft aan dat er inzake sponsoring onlangs met een kleine groep PEC leden gesproken is over hoe nu verder en dat er binnenkort nog een bijeenkomst zal zijn met ouders van PEC leden die bij andere verenigingen met sponsoring werken of gewerkt hebben. Henk geeft aan dat in het verslag van de WOC Recreatielopen onder het kopje: activiteiten van het afgelopen jaar het volgende is weggevallen; in 2011 zijn op 6 donderdagavonden in de winterperiode coopertests en 5 km lopen georganiseerd. Eén loop moest afgelast worden wegen sneeuw op de baan. Zondagloopjes. Hierover zijn meerdere vragen binnengekomen, o.a. van Jan ter Burg: Vorig jaar heb ik de vraag gesteld of de loopjes van PEC leden die her en der op zondagmorgen zijn (in de zomer en in de winter) door de vereniging worden erkend i.v.m. verzekering. Daarop is nog geen duidelijk antwoord gegeven. Navraag bij de Atletiekunie geeft aan, dat een voorwaarde om leden tijdens dergelijke loopjes te verzekeren bij de Atletiekunie is, dat de vereniging deze loopjes erkent. Pas dan is de aansprakelijkheidsverzekering en ongevallenverzekering (ook onderweg tijdens carpoolen) van toepassing! Dit geeft nog eens aan dat het belangrijk is dat het bestuur hierover op korte termijn een standpunt dient in te nemen. Vandaar wederom de vraag: worden deze (zondags)loopjes erkend door het bestuur / de vereniging? Cees v.d. Engel heeft het onderwerp zondagloopjes vaker aangekaart, hij geeft tevens aan, bij akkoord, de coördinatie van de zondaglopen/-trainingen op zich te willen nemen. Cees heeft het gevoel dat het van de vereniging niet mag c.q. geen medewerking krijgt. Een duidelijk antwoord / standpunt in deze is op zijn plaats. Bert Reuvecamp geeft aan dat leden gaan kijken wat de meerwaarde is om lid te blijven wanneer er geen zondagtraining is. Wim Volkers geeft aan dat er looptrainingen zijn op zondag. Er lopen momenteel 5 wilde groepen. Marcel Diender geeft aan dat er momenteel een aantal officiële zondagtrainingen zijn waarbij intervaltraining wordt gegeven. De zogenaamde wilde lopen worden op dit moment inderdaad niet op de site kenbaar gemaakt. In 2011 heeft de commissie recreatief lopen hierover gesproken, toen hebben de bij de commissie betrokken trainers aangegeven zelf flexibel te willen zijn. Daar is het indertijd bij gebleven. De afgelopen maanden laait deze discussie weer op binnen het trainerscorps. Zondagtrainingen zullen financiële lasten met zich meebrengen. Wanneer je het op de site zet dan zal je er ook trainers tegenover moeten zetten welke een vergoeding zullen willen voor deze verplichting. Marcel geeft aan dat het bestuur nadere bespreking van dit punt zal entameren met de uitnodiging naar Jan ter Burg en Cees v.d. Engel om deel te nemen aan deze discussie. Ben oppert dat je op zondag ook andere trainingen kunt doen. Frens geeft aan dat Sylvia Middendorp zich teruggetrokken heeft uit de vrijwilligerscommissie. Jan Willem Veldsink is, als bestuurslid vrijwilligersbeleid, aftredend. Frens vraagt aan Rein Bosch of zich nieuwe mensen hebben aangediend. Rein geeft aan dat er helaas geen nieuwe aanmeldingen zijn binnengekomen. 6

7 Frens benadrukt de noodzaak van voldoende vrijwilligers en geeft aan dat er voor deze post dus een vacature is. Henk meldt dat het aantal ereleden en leden van verdienste niet klopt. Frens bevestigt dit. We hebben momenteel 6 ereleden en 13 leden van verdienste. Na vanavond hebben we 14 leden van verdienste. Frens verwijst naar het jubileumboek. Wim Volkers vraagt of het mogelijk is om op de ledenlijst te vermelden wie erelid en wie lid van verdienste is. Koos geeft aan dat hij, met het huidige programma, slechts 1 mogelijkheid heeft om een lid een naam/titel te geven. Frens vindt het belangrijk dat deze titels wel goed kenbaar moeten blijven. Frens stelt voor om daar nog eens nader naar te kijken. Henk stelt voor om ieder jaar in het jaarverslag de ereleden en de leden van verdienste te vermelden. Het bestuur komt hier op terug. Bert Reuvecamp geeft aan dat er volgens het ledenbestand 30 prestatielopers zijn. Echter op de dinsdagavondtraining lopen vaak meer dan 30 leden. Het is inderdaad niet goed duidelijk wie master of prestatieloper is. Dit verschil is niet goed duidelijk te maken. Henk vraagt of nieuwe juryleden wel worden opgegeven aan de Atletiek Unie? Dit is erg belangrijk, o.a. voor verzekering etc. Ina geeft aan dit een terecht punt is. Het is gedeeltelijk wel gebeurd maar niet consequent. Hier wordt aan gewerkt. Ina geeft aan dat in het verslag van de commissie webbeheer ontbreekt dat we sinds 2011 weer een digitale nieuwsbrief hebben. Er is een enthousiaste commissie die prachtige producten levert. Henk vraagt of de wedstrijdkalender opgenomen kan worden in de nieuwsbrief. 6. Financieel jaarverslag 2011 Aldrich Schmitz du Moulin geeft een toelichting op het financieel jaarverslag van Deze laat zien dat de vereniging aardig wat geld in kas heeft. Dit komt mede door de indoor van afgelopen januari. Op dit moment zijn er rekeningen bij twee verschillende banken. Omdat er bij de SNS bank geen mogelijkheid is om contant geld af te storten is een nieuwe rekening geopend bij de Rabobank. De spaarmiddelen zijn toegenomen door lagere debiteurenposities en een positief resultaat over Uit de spaarmiddelen willen we op termijn de lening aan de gemeente Zwolle terugbetalen. Het clubhuis staat op de balans voor vervangingswaarde. Het clubhuis wordt goed onderhouden waardoor de waarde stabiel blijft. Het materiaalhok heeft op dit moment geen waarde. Het atletiekmateriaal (trainings- en wedstrijdmaterialen) is in goede staat van onderhoud. De positieve resultaten worden toegevoegd aan de voorziening onderhoud omdat we de nodige investeringen aan het clubhuis (dak), vervanging materiaalhok en bescherming springmatten verwachten. De crediteuren zijn in hoofdzaak declaraties die nog betrekking hebben op De administratie vraagt daarom of iedereen zijn declaraties tijdig wil indienen. Er is een terugloop in ledenaantal waardoor de contributie inkomsten een daling te zien geven. De afsplitsing van de BB-lopers in september 2010 verklaart de afname van de inkomsten in De kantineopbrengsten van 2011 zijn lager dan die van 2010 vanwege verminderde activiteiten was het jubileum jaar. De sponsoring was in 2010 fors hoger vanwege het 100 jarig jubileum. Uitgaven ten behoeve van trainers zijn verminderd vanwege stilstand in baanatletiek. In de begroting van 2012 is een voorstel opgenomen om hieraan een nieuwe impuls te geven. Er is een vraag binnengekomen over de schoonmaakkosten. We gaan die contracten herzien. Bestuurskosten zijn toegenomen ten behoeve van verdere professionalisering van de club. Het betrof uitgaven voor een vernieuwde website. De vergadering geeft met een applaus blijk van waardering voor het heldere relaas van de penningmeester. 7

8 7. Verslag kascommissie Jan ter Burg leest het verslag van de kascommissie voor. Jan spreekt zijn complimenten uit over de manier waarop de administratie wordt bijgehouden en verslagen zijn opgesteld. Het geeft de kern aan van de onderwerpen die spelen. Jan maakt wel een kanttekening bij de staat van het materiaalhok, vooral de aanwezigheid van asbest. De leden stemmen in met het advies om de penningmeester decharge te verlenen. Frens bedankt Adriaan Aarden die op de achtergrond veel van de administratieve taken verricht. 8. Verkiezing kascommissie Jan ter Burg maakt volgend jaar nogmaals deel uit van de kascommissie. Tweede lid wordt Bert Reuvecamp. Arno van Breukelen werpt zich op als reserve. 9. Aanpassing statuten Het bestuur stelt voor de uitnodigingen voor de ALV per mail versturen. Per post kost te veel tijd en geld. We denken in de huidige situatie iedereen per mail te kunnen bereiken. Jan Willem Davidse vraagt zich af of er leden zonder zijn. Zeer waarschijnlijk wel. We zullen de leden vragen dit kenbaar te maken dan kunnen we hen op een andere manier inlichten. Willem Smit oppert om dit via het mededelingenbord te doen. Frens geeft aan dat de statuten waar nodig aangepast zullen worden, omdat ze op veel punten verouderd blijken te zijn. Deze wijziging kunnen we daarbij meenemen. De leden accepteren deze wijziging. 10. Jeugd- en Technisch beleid Ton Markink heeft samen met Kevin Woldberg het jeugd- en technisch beleid uitgewerkt. Aan de hand van een presentatie van opvoeder tot coach laat Ton de plannen zien. Naast het sportieve karakter krijgt ook het sociale element aandacht. Als club willen we de wedstrijdparticipatie verhogen omdat we een hoger prestatieniveau willen bereiken. Er zijn gesprekken gevoerd met C/D, A/B junioren, trainers en ouders. Er is gekeken naar hoe het nu gaat en wat we willen. Alle leeftijdsgroepen hebben min of meer dezelfde punten naar voren gebracht. Er is geen doorgaande leerlijn voor zowel kinderen als trainers. De maatregelen die tot nu toe zijn genomen zijn: - Kevin Woldberg en Bianca Citteur hebben een plan/leerlijn op papier gezet Wat en hoe leer je per atletiekonderdeel, per leeftijdscategorie? Bianca heeft inmiddels al een flinke impuls aan de leerlijn voor de pupillen gegeven. - Op iedere leeftijdsgroep een teamleider - Het wedstrijdsecretariaat is weer opgepakt - Versterking van het trainerskorps met hulp van 4 a 5 jeugdleden en 2 vaders Voor wat betreft het creëren van het groepsgevoel zijn de volgende activiteiten opgezet: - Afgelopen maart gezamenlijk met een bus naar een indoorwedstrijd - De seizoensstart samen met Karin Ruckstuhl - Hoodies voor de jeugd - Een wateractiviteit met de zeil- en roeivereniging De belangrijkste vervolgstap om invulling te geven aan het vernieuwde jeugd- en technisch beleid is de aanstelling van een allround trainer voor 4 a 5 avonden per week. Het bestuur is zich er van bewust dat er momenteel weinig aandacht is uitgegaan naar A/B junioren en de wedstrijdatletiek. Dit wordt de volgende stap. De leden bedanken Ton voor de heldere toelichting met applaus. Jan ter Burg is verbaasd dat er slechts 60 jeugdleden zijn. Wat doen we aan ledenwerving? Ton: wanneer de organisatiestructuur niet op orde is heeft het geen zin leden te werven. Met de aanstelling van een hoofdtrainer die zorgt voor een continue en heldere leerlijn hebben we weer een basis om nieuwe leden iets te bieden. 8

9 Ria Wennink: 2 jaar gelden hadden we een groep van 200 pupillen, er was een stijgende lijn. We hadden toen niet genoeg trainers om al deze kinderen aan te sturen. Ria denkt dat rond de Olympische Spelen de aanwas weer zal toenemen. Henk vindt het jammer dat vanuit Sportservice schoolkinderen in de winter, in het donker activiteiten op de baan aanbiedt. Niet een goede manier om kennis te maken met atletiek. Het bestuur heeft de contributies vergeleken met omliggende atletiekverenigingen. Hieruit blijkt dat wij met AV PEC aan de lage kant zitten. Ook in vergelijking tot andere sportverenigingen, bijvoorbeeld voetbal of hockey, blijkt dat we zeker niet teveel contributie vragen, zeker ook gezien het feit dat leden onbeperkt kunnen sporten voor één bedrag. 11. Begroting 2012 Aldrich geeft een toelichting op de begroting Voor de begroting van 2012 is er een viertal onderwerpen te bekrachtigen door de ALV a) We willen de (jeugd)baanatletiek een krachtige impuls geven middels aanstelling van een hoofdtrainer. De extra voorziene uitgaven bedragen euro op jaarbasis. In de begroting van 2012 is hiervan euro opgenomen (aanstelling 1 juli). b) Voor de jeugdleden die staan ingeschreven als baanatleet zal de contributie van het lidmaatschap worden verhoogd met 30per jaar, ingaande per 1 januari Dit geeft een opbrengst van Het bestuur stelt voor om voor het tekort ten laste te brengen van de vrije reserves. Tussentijds zal een afweging worden gemaakt om te zien of de ingeslagen route succesvol is. c) Er is geen duidelijk onderscheid meer tussen prestatielopers en trimleden. Qua organisatie en onderscheid lijkt het ons beter om deze groep onder één noemer te brengen. Het bestuur stelt aan de ALV voor om het verschil in contributie voor prestatielopers en jaartrimleden op te heffen. Het voorstel is één tarief, zijnde 125,40 Euro per jaar. Voor de trimleden is dit een verhoging van 8 en voor de prestatielopers betekent dit een verlaging van de contributie. Daarnaast stelt het bestuur voor de overige contributies te verhogen met de inflatie, 2,5%. De opbrengst hiervan is beperkt. In 2012 zal er een evaluatie plaats vinden van de hoogte van alle contributies in relatie tot de trainingsfrequentie, het gebruik van de faciliteiten van de vereniging en het gewenste trainings technische beleid. d) Qua investeringsplannen ligt er het volgende: - aanschaf chipsysteem; deze investering bedraagt ; - bescherming springmatten; investering moet nog verder onderzocht worden. Hulp en praktische ideeën wordt gevraagd van de leden, - nieuw dak materiaalhok; hiervoor ligt het voorstel om het positieve resultaat van 2011 toe te voegen aan de onderhoudsvoorziening; - aankleding kantine. Het bestuur vraagt akkoord aan de leden om bovenstaande punten uit te voeren. Ruud Schreur vraagt waarom gekozen wordt voor één contributiebedrag voor alle atleten en waarom geen contributie heffen naar afname/gebruik training/baan. Ton: dit is een punt van aandacht, waar wellicht op een later moment voorstellen voor gedaan zullen worden. JW Davidse vraagt hoe hoog de licentiekosten ten behoeve van de atletiekunie zijn. 20. Martin: Als er zo n allround trainer komt, dan ontstaat er een werkgevers/werknemers relatie. Antwoord: nee. Koos: Onder de prestatielopers staat een groot aantal leden te boek als master. Deze groep zal minder contributie gaan betalen. Hebben we hier wel rekening mee gehouden? Aldrich geeft aan dat daar rekening mee gehouden is. 9

10 Willem Smit: bij verhoging van contributie van recreatieve lopers, gaan we dan ook een zondagtraining invoeren? Marcel: we zullen eerst naar de impact kijken. Frens: de trainingsfrequentie van zowel de baanatleten als de recreatieve lopers zullen we bij de evaluatie van contributies meenemen. Willem: er bestaat ook opleidingsbehoefte in de verzorging. Frens: daar wordt niet aan voorbijgegaan. Nu eerst deze stap nemen, kijken wat het oplevert en daar op voort borduren. Bert Reuvecamp: met de nieuwe plannen nemen we een behoorlijk groot financieel risico. Als we niet uitkijken zijn we binnen 3 jaar door ons spaartegoed heen. Hoe gaat het bestuur om met dit risico? Wat zijn de criteria en hoe lang gaan we door? Ton: het risico is laag want het betreft een ZZP constructie, welke ieder moment beëindigd kan worden. Tevens gaan we kijken naar de trainers structuur en samenstelling. Momenteel is het zo dat de diverse groepen baanatleten meer kosten dan opbrengen. Pas in 2013 kunnen we de balans opmaken en bepalen of we de ingeslagen weg kunnen vervolgen. Wim Volkers: veel geld in de baanatletiek, waarom moet de gewone recreant daarvoor een contributieverhoging betalen? Marcel legt uit dat we ook ten behoeve van de recreatieve loper eerder al extra activiteiten hebben ontplooid, denk aan bijscholing en extra doelgerichte trainingsopbouw. Wim Volkers vraagt of het bestuur nog eens wil kijken naar de recreatieve lopers en de kosten. Wim geeft aan dat er voor de normale recreant niks extra s gebeurt. Frens spreekt zijn dank uit naar Wim voor alles wat hij opgezet heeft voor de recreatieve lopers. Frens geeft aan dat de contributie destijds is opgesteld naar 1 x p/w trainen terwijl men nu op meerder avonden gebruik kan maken (en ook doet) van de baan. Henk geeft aan als één van de weinigen het financieel jaarverslag 2011 te hebben opgevraagd. Kan je de begroting 2012 wel op de ze manier aan de leden voorstellen? Het gros van de leden wordt nu (laat) met iets nieuws geconfronteerd. Contributieverhoging pupillen, bijna 30% omhoog. Is niet gepast voor deze tijd van crisis. Verhoging recreanten van 8 vindt Henk reëel, want momenteel kunnen de recreanten uit diverse loopgroepen kiezen. Wat is het verschil tussen een baanatleet en een recreatieve (prestatie) loper, behalve de contributie? Frens: Het staat de leden vrij om van te voren de stukken in te zien. We hebben het belang van aanwezigheid bij de algemene ledenvergadering duidelijk kenbaar gemaakt. Dit is niet anders dan andere jaren. Henk: hebben we al een nieuwe trainer voor 4 a 5 avonden per week? Ton: helaas nog niet. Het bestuur zoekt naar een gekwalificeerd persoon waar een redelijke vergoeding tegenover mag staan. Frens: het bestuur wil een proactieve invulling geven aan het nieuwe beleid. Mochten de leden een andere mening zijn toegedaan dan is het goed om daar met elkaar over te praten. Henk: Het materiaalhok is destijds van de Vrolijkheid mee verhuisd naar de huidige locatie. Het gebouw was destijds van de gemeente. Misschien goed om met de gemeente te overleggen hoe we om kunnen gaan met asbest verwijdering. Frens bedankt Henk voor de suggestie. Er is nog geen sluitend plan voor renovatie van het materiaalhok, maar heeft wel onze prioriteit. Frank Reuvecamp wil graag een specificatie zien van kosten trainers baanatletiek en recreatieve trainers. Na afloop van de vergadering hebben Frank, Kevin en Ton dit onderwerp doorgesproken. Henk wil een lans breken voor de baanatletiek. Als we zo door discussiëren dan raakt de baanatletiek volledig ondergeschikt aan de kwantiteit en aandacht voor recreatieve lopers. Frens geeft aan dat we elkaar nodig hebben. 10

11 Marjan Reuvecamp: mogen recreatieve lopers zelf weten bij welke groep (Jan, Ben of Eric) ze aansluiten? Bestuur: nee, dat is niet de bedoeling. Volgens Marjan is het niet bekend dat je mag switchen tussen de verschillende groepen. Is er uitbreiding mogelijk naar de woensdagavond groep? Frens: het is niet de bedoeling tussen de groepen te switchen. In onderling overleg kun je naar een andere groep Frens benadrukt nog eens dat het bestuur dat zeker met goed onderbouwde verzoeken zal doen. Koos: onder welke categorie vallen wegatleten? Frens: dat is niet aan de ledenadministratie, in dit geval Koos. Dat zal in het trainersoverleg een punt van bespreking moeten zijn. Een atleet zal zelf een keuze voor een groep / trainer moeten maken. Mochten er capaciteitsproblemen zijn, dan zal dat besproken moeten worden. Frens vraagt of de begroting 2012 geaccepteerd kan worden. Vier stemmen tegen, vier onthoudingen en de rest stemt voor. De begroting 2012, inclusief alle voorgesteld plannen, is met overgrote meerderheid aangenomen. 12. Vaststelling Contributie 2012 Bert Reuvecamp stelt voor om de verhoging van 30 pas per 1 juli 2012 door te voeren. Dat is niet mogelijk omdat we tijdens de ALV de contributie van 2012 vaststellen en deze nog niet geheven is. We gaan stemmen. Vijf stemmen tegen, vijf onthoudingen, de rest van de aanwezige leden stemt voor. Het nieuwe contributievoorstel is met overgrote meerderheid aangenomen. 13. Bestuursverkiezing We nemen afscheid van Jan Willem Veldsink. Frens spreekt zijn dank uit voor zijn volle inzet met alle beslommeringen rondom werk en privé en heeft alle begrip voor de genomen keuze. Ina was aftredend bestuurslid maar heeft aangegeven dat ze toch beschikbaar blijft voor het bestuur. Lody Scheve heeft zich aangediend als nieuw bestuurslid Lody stelt zich kort voor en vertelt dat hij al 30 jaar lid is van AV PEC en in de jaren 90 reeds eerder in het bestuur heeft gezeten. De privatisering en de kleedkamers waren toen een hot item. Lody voelt zich nog steeds betrokken bij de club en neemt daarom weer plaats in het bestuur. Waarvoor onze dank. Frens treedt terug als voorzitter. Omdat er zich binnen de vereniging geen kandidaat heeft aangemeld waren we blij verrast toen Dineke Hofmeijer zich aanmeldde. Dineke stelt zich kort voor. Wat haar vooral aantrok was ons nieuwe jeugdbeleid. Dineke nodigt een ieder die meer over haar wil weten uit om contact met haar op te nemen. Frens overhandigt Dineke zijn sleutelbos van av PEC Dineke ervaart dit alsof ze letterlijk en figuurlijk de loper heeft gekregen. 14. Rondvraag - Henk geeft aan dat er voor de Ekiden nog vrijwilligers nodig zijn. - Henk geeft aan dat hij 2 jaar gelden heeft geattendeerd op een subsidie mogelijkheid voor een aanbod voor sporters met een beperking. Henk heeft hier nooit meer iets over gehoord. Deze subsidiemogelijkheid is nu bijna verlopen. Ton geeft aan dat hij het een goed initiatief vindt en wil dit graag met Henk oppakken. - Jan ter Burg spreekt zijn waardering uit voor de nieuwe opzet van de ½ marathon clinic. Zijn compliment gaat met name uit naar Marcel Diender en de nieuwe commissie die dit heeft opgezet. - Wim Volkers geeft aan dat er sinds een paar woensdagen geld gestolen wordt uit de kleedkamers. Zijn advies: geen geld in de kleedkamer, geef waardevolle spullen in bewaring in de kantine en laat trainers de leden inlichten. - Wim: doen we nog iets met de jubileumboeken? Frens geeft aan dat ze hier ter afname liggen. Voorstel van de leden: aanbieden tijdens de Ekiden en aan de clinicideelnemers. 11

12 - Iepie Roorda: jammer dat er op de zaterdag maar één trainingsgroep is. Joost Mulder geeft aan dat het er altijd 2 waren maar dat één groep opgeheven is vanwege een geringe animo. Iepie vraagt of we nog eens serieus willen kijken naar de mogelijkheid van een 2 e zaterdaggroep. - Jan Willem Davidse vraagt of we kleding verplicht kunnen stellen voor wedstrijdlopers? Helaas kunnen we dat niet. - Ben Swienink: is het een idee om een danktank te maken? Zet een groep mensen bij elkaar en laat ze over bepaalde onderwerpen nadenken, voorbereiden, uitwerken. 15. Sluiting Ina bedankt Frens uitvoerig voor het vele werk dat hij op veel fronten heeft geleverd de afgelopen 9 jaar. Onder applaus ontvangt Frens een bloemetje en een fotoboek met zichzelf in de hoofdrol. Frens sluit de vergadering met de volgende woorden: Als ik iets achter had willen laten dan was het een beker geweest voor de meest verbindende persoon van het jaar. Frens wenst de vereniging veel succes toe en hopelijk nog eens 100 jaar te gaan. 12

13 2. Bestuursverslag 2012 Het jaar is weer voorbij gevlogen en daarom hierbij het jaarverslag van Allereerst wordt hieronder de bestuurssamenstelling kort besproken. Vandaaruit geeft elk kopje een commissie weer met daarin de ontwikkelingen beschreven van het afgelopen jaar, maar ook met een vooruitblik naar het aankomende jaar. Het bestuur bestond uit een achttal leden in 2012 met als voorzitter Dineke Hofmeijer. De rol van penningmeester is door Aldrich Schmitz du Moulin vervuld en de secretaris van het bestuur was Anneke Schutte. De overige bestuursleden zijn Ina Oosterhuis, Bert Schraa, Lody Scheve, Marcel Diender en Ton Markink. Hieronder is in de tabel te zien welke commissies de bestuursleden hebben in zijn of haar portefeuille. Portefeuilleverdeling 2012 Bestuurslid Portefeuille Commissie Tevens verantwoordelijk voor: Dineke Hofmeijer Voorzitter Anneke Schutte Aldrich Schmitz du Moulin Secretaris Penningmeester Kantinecommissie Recordcommissie Verzorgingscommissie Materiaalcommissie Sleutelbeheer Ledenadministratie Ton Markink Jeugdbeleid en wedstrijdatletiek Atletencommissie Schoolatletiek Combinatiefunctionaris Ina Oosterhuis Wedstrijd organisatie baanatletiek en communicatie Wedstrijdorganisatie commissie baanatletiek Jubel- en treurcommissie Wedstrijdsecretatiaat (intern-extern) Website en nieuwsbrief Maatschappelijke stage Marcel Diender Recreatief (hard) lopen Wedstrijdorganisatiecommissie loopsport Commissie recreatief hardlopen Bert Schraa PR en sponsoring Sponsorcommissie PR-commissie Kledingcommissie Lody Scheve Vrijwilligers-beleid Vrijwilligerscommissie Accommodatiecommissie G-atletiek Nordic-walking Vormgeving en huisstijl 13

14 2.1 Technische Commissie en jeugdbeleid Taak van de commissie Het versterken van de organisatie en het verbeteren van het prestatieniveau in brede zin. Personele bezetting in het afgelopen jaar Er wordt in verschillende samenstellingen vergaderd; pupillen, CD junioren en AB junioren/senioren. Bijeenkomsten staan o.l.v. Bianca Citteur, Ronald Huethorst, Kevin Woldberg of Ton Markink. Activiteiten van het afgelopen jaar Doelen: 1. Ontwikkelen doorlopende leerlijn per onderdeel 2. Versterken organisatie 3. Meer aandacht voor sociale component 4. Versterken trainerskorps 5. Aandacht voor het talent 6. Wedstrijddeelname verhogen Proces: Bijeenkomsten met trainers en ouders (juli 2011) Terugkoppeling van de uitkomsten en mogelijkheid om te reageren (sept. 2011) Uitwerking plannen in beleidsdocument en mogelijkheid om te reageren Akkoord op de plannen door de ledenvergadering van maart 2012 Sollicitatie procedure hoofdtrainer Aanstellen hoofdtrainer Plannen trainingen Resultaten: Ad1 - Doorlopende lijn is ontwikkeld. Deze is inzichtelijk voor iedereen - Zowel bij de pupillen als de CD junioren wordt er actief aan de implementatie gewerkt - Afstemming tussen pupillen en CD moet gerealiseerd worden Ad2 Ad3 Ad4 Ad5 - Teamleiders aangesteld om buiten de trainingen/wedstrijden om organisatie te versterken en activiteiten te organiseren. - Hoofdtrainer aangesteld met de volgende taken: o het verzorgen van trainingen voor de jeugd en senioren gedurende 5 sessies per week van ieder minimaal 1,5 uur elk; o coaching en wedstrijdbegeleiding van jeugdleden en senioren; o maken en coördineren van trainingsprogramma s; o verbeteren van het trainersniveau op technisch en pedagogisch-didactisch niveau; o andere verwante activiteiten - Waterdagen voor zowel de pupillen als CD junioren - Jeugdbestuur geformeerd dat binnenkort operationeel wordt - Seizoens openingsdagen voor de CD junioren met Karin Ruckstuhl en Esmee Kamphuis - Aanstellen Hoofdtrainer Ronald Huethorst met coachende rol naar m.n. CD trainers - Deskundigheidsbevordering pupillen trainers - Groepstrainingen A/B junioren gestart, om ook de sociale kant te versterken. - Andere indeling van de groepen bij de CD waardoor er meer homogene leeftijdsgroepen zijn - Gestart met specifieke AB groep - Individuele gesprekken gevoerd met alle individuele atleten over wensen en ambitie 14

15 - Verantwoordelijken per atleet benoemd en afstemming tussen trainingsprogramma s opgestart - Gestart met de zaterdagochtend looptrainingen voor de CD jeugd door Paul Floor Ad6 - Hierin is geen cijfermatig inzicht. De indruk is niet dat dit, ondanks alle inspanningen, veel beter is geworden tot nu. Wel heeft de zaterdagochtend loopgroep CD junioren een aantal wedstrijden meegedaan in het Sallands crosscircuit en bij de PEC loopjes. Daar zien we in ieder geval weer een wedstrijdcultuur ontstaan. Plannen voor het komende jaar - Verdere versterking organisatie rond diverse leeftijdsgroepen - Monitoring prestatie ontwikkeling atleten op ranglijst niveau - Ontwikkeling uitgewerkte trainingen vanaf pupillen t/m CD junioren - Nieuw beleid formuleren en implementeren voor de wegatletiek - Intern Train de trainer programma. - Ledenaantal ontwikkeling monitoren over diverse leeftijdsgroepen 2.2 Wedstrijd Organisatie Commissie, Materiaal Commissie en Jurycommissie Taak van de commissie Het organiseren van wedstrijden en de atletiekbaan wedstrijd klaar maken. Personele bezetting in het afgelopen jaar WOC: Henk van der Worp Ina Oosterhuis Pieter van der Lucht Aldrich Schmitz de Moulin Arno van Breukelen Marga Hilgers Materiaalcommissie: Marc van der Worp Martin Simons Alie van der worp Henk van der Worp Jurycommissie: Marga Hilgers Ina Oosterhuis Activiteiten van het afgelopen jaar In 2012 werden de volgende wedstrijden georganiseerd: 4 e AV PEC 1910 Indoor Omnisport NK Indoor Junioren Omnisport Winterslingerwedstrijd 19 e Ekiden Estafette CD junioren competitiewedstrijd 4 werpavonden met kogelslingeren Senioren 1 e divisie competitiewedstrijd Pupillen medaillewedstrijd Finale DSM baancircuit Clubkampioenschappen Voorbereiding 5 e AV PEC 1910 Indoor Omnisport 15

16 Voorbereiding NK Indoor Junioren Omnisport 2013 Plannen voor het komende jaar 5 e AV PEC 1910 Indoor Omnisport (was 5 januari) NK Indoor Junioren Omnisport (was 23 en 24 februari) Winterslingerwedstrijd (was 9 maart) 20 e Ekiden Estafette 2 competitiewedstrijden Eén pupillen wedstrijd 5 werpavonden met kogelslingeren en discus of speer Finale DSM baancircuit Clubkampioenschappen Voorbereiding voor de 6 e AV PEC 1910 Indoor op 11 januari Kleding Commissie Taak van de commissie Taken zijn beheer en uitgifte van wedstrijdkleding, het organiseren van de 2 e hands kledingbeurs en het regelen en beheer van trainerskleding. Personele bezetting in het afgelopen jaar Jolande Schraa Yvette Vos Bert Schraa (Bestuur) Activiteiten van het afgelopen jaar Rond de zomer hebben Jolande en Yvette zich aangemeld als nieuw commissielid. Na de zomer is de commissie diverse malen bij elkaar geweest. Vooral inzicht geven in hoe de kledingcommissie in voorgaande jaren heeft gefunctioneerd. Er is vooral aandacht besteed aan het opruimen van oude loopshirts en 2 e handskleding. Tijdens de clubkampioenschappen is ook weer wedstrijdkleding aangeboden. Er is nog steeds veel vraag naar singlets en leggings. De leden hebben aangegeven zeer tevreden te zijn over de kwaliteit van de wedstrijdkleding. De totale opbrengst voor de vereniging van alle verkochte kledingstukken bedroeg rond de Kosten zijn in voorgaande jaren verantwoord. Met de vier potentiële partijen om Telstar op te volgen is ook uitgebreid gesproken over kleding. Die verbinding zal in elk geval gemaakt gaan worden. Plannen voor het komende jaar Op korte termijn een prikbord in het krachthonk ophangen waar leden hun 2 e hands atletiek spullen kunnen aanbieden. Vooral vanwege organisatie en tijdsbeslag is besloten dit te laten regelen tussen leden onderling. Na het afsluiten van het contract met een nieuwe clubsponsor, zal zeer hoge prioriteit gegeven worden aan een clubkledinglijn. Daar is met betreffende partijen al uitgebreid over gesproken. Het betreft in eerste instantie met name singlet, shirt (man en vrouw), legging en een windjack. Tevens zal prioriteit gegeven worden aan het regelen van trainingspakken voor trainers en iets voor juryleden voor uniforme herkenbaarheid tijdens wedstrijden. De wedstrijdkleding zal in haar huidige vorm verkrijgbaar blijven. Er is besloten om club- en wedstrijdkleding gescheiden te houden. Dit mede in verband met mogelijkheden van sponsoring en eisen vanuit de atletiekunie. De wedstrijdkleding zal straks ook bij de nieuwe clubsponsor verkrijgbaar zijn. 16

17 2.4 Sponsor Commissie Taak van de commissie Acquisitie (sponsoren, reclameborden) Contractbeheer & -administratie Facturatie (inclusief aanmanen) Personele bezetting in het afgelopen jaar Bert Schraa vanuit het bestuur Activiteiten van het afgelopen jaar Afgelopen jaar zijn drie bordreclamecontracten verlengd; DLH ontwikkeling, Daisy Snack en Seat Jan Kok. Overeengekomen contractperiode is drie jaar met een jaarlijkse bijdrage van 300. Ondanks diverse pogingen tot behoud hebben AM Wonen, UTS Hersevoort, Schreuder Installatietechniek, Braspenning Croiffures en Architecten de Bruin allen te kennen gegeven te stoppen met bordreclame. Brimos wegbebakening heeft aangegeven geen interesse te hebben in sponsoring via bordreclame. De negatieve economische ontwikkelingen spelen hierbij zeker een rol. Op 22 februari 2012 is er een bijeenkomst met een aantal PEC leden geweest om ideeën uit te wisselen over sponsoring. PEC leden waren Bert Reuvecamp, Peter van Polen, Cees van den Engel en Wim Smit. Er is onder meer gesproken over: niet zo maar acquisitie, maar vooral een goed pakket aanbieden, sponsoren verbinden aan shirts voor clinics en clinics aanbieden en verzorgen voor bedrijven. Gesteld werd dat leden van de sponsorcommissie affiniteit met het onderwerp moeten hebben en bij voorkeur ook relaties hebben in het Zwolse bedrijfsleven. Op 11 april 2012 is er een nieuwe bijeenkomst georganiseerd met ouders van PEC leden. Betreffende personen hebben bij andere verenigingen (voetbal, volleybal) ook in sponsorcommissies gezeten. Hier kwam vooral het belang naar voren om sponsoring te verbinden aan ambitie en laten zien waar het geld aan wordt besteed. Een van de onderwerpen die naar voren kwam was de inventarisatie van werkkring van ouders / leden om daarmee inzicht te krijgen in het potentiële netwerk. Dit laatste is gebeurd middels een passage in de nieuwsbrief van juni. Er is een speciaal e-adres geopend, maar daar is helaas geen reactie op binnengekomen. Het zal erop neer komen om mensen persoonlijk te benaderen en dat is lastig bij gebrek aan bezetting van de sponsorcommissie. In het vierde kwartaal zijn verkennende gesprekken gevoerd met 4 potentiële kandidaten om Telstar als clubsponsor op te volgen. Het contract met Telstar is met ingang van 1 januari 2013 formeel beëindigd. Uit betreffende gesprekken is, met als doel wat past het beste bij de leden van AV PEC 1910, een top 2 samengesteld waarmee met goedkeuring van het bestuur nader onderhandeld zal worden. De verwachting is dat voor het eind maart 2013 het contract met een nieuwe clubsponsor getekend zal worden. Plannen voor het komende jaar Er liggen inmiddels voorstellen op tafel om de oude sponsorbijdrage van van SportCenter die Go Center heeft overgenomen in te vullen. Het bestuur heeft daarover ook haar voorkeur uitgesproken. Het komt erop neer dat de leden de mogelijkheid krijgen om gratis gebruik te maken van een faciliteit die Go Center aanbiedt. Tevens lopen er gesprekken met Go Center en Sportservice om in het kader van Zwolle Gezonde Stad. Doel is jeugd en hun ouders in beweging te krijgen. Gaat vooral om jeugd in achterstandswijken of jeugd / families die financieel niet in staat zijn om sport te bedrijven. Er is een subsidiepot beschikbaar waar bedrijven als Novon, AH en Achmea ook een bijdrage aan hebben geleverd. Vanuit de woensdagavond loopgroep heeft Lisa Pieters zich aangemeld om zitting te nemen in de sponsorcommissie. Dat is heel goed nieuws en het bestuur hoopt van ganser harte dat meer mensen zich binnenkort zullen aanmelden. 17

18 Yvette v.d. Worp, al jaren actief bij onze club, heeft zich gemeld om een sponsorwervingsplan voor de vereniging te schrijven. Zij studeert Sportmarketing aan de Hogeschool van Amsterdam. Wij zijn heel blij met dit initiatief en gaan Yvette dan ook begeleiden in dit project. Half februari zal er een gesprek gaan plaatsvinden over nadere invulling. Het biedt de vereniging een uitgelezen kans om het sponsorbeleid voor de komende jaren goed neer te zetten en nadere invulling aan te geven. 2.5 PR Commissie Taak van de commissie Het voornaamste doel is het in stand houden van een goed imago van onze vereniging AV PEC Taak is om de stakeholders te informeren over de activiteiten en resultaten van de vereniging via sociale media, website, krantenartikelen, etc. Personele bezetting in het afgelopen jaar Bert Schraa vanuit het bestuur. Activiteiten van het afgelopen jaar Via Joost Mulder in contact gekomen met mevr. A. Zanting, PR en Sponsor manager van Wegener media. Contact is gelegd naar aanleiding van een mogelijke clinic, zou onder meer gegeven worden door Joost rondom de marathon van Zwolle, voor lezers van de Stentor. Dit is helaas niets geworden, maar de contacten zijn er nog steeds. Er ligt een afspraak om met de sportredactie te praten over de ontwikkelingen binnen onze vereniging en aanstelling van de hoofdtrainer. Plannen voor het komende jaar Bezetting van de PR commissie is eerste prioriteit 2.6 Recreatief lopen Taak van de commissie Het bevorderen van het niveau c.q. uitbreiden van het recreatief lopen binnen de a.v. P.E.C Personele bezetting in het afgelopen jaar De commissie bestaat uit de coördinatoren van de clinics en trainingen binnen recreatief lopen. De commissie is samengesteld uit: Dora Finies (Coördinator Recreatief Hardlopen) Corrie Spoelstra (Coördinator Recreatief Hardlopen) Lepie Roorda (4EM+Pre-Clinic) Cees van den Engel (HM/M-Clinic) Joost Mulder (StartToRun) Marcel Diender (Bestuur) Activiteiten van het afgelopen jaar De diverse Clinics zijn afgelopen jaar zeer succesvol verzorgd door de nieuwe Clinic-commissie onder leiding van Cees van den Engel. De voorjaars- en najaarseditie van StartToRun kenden respectievelijk 41 en 43 deelnemers. Succesvolle 4EM-clinic verzorgd voor 50 deelnemers aansluitend op StartToRun. Succesvolle Pre-Clinic verzorgd voor 42 deelnemers Succesvolle HM-clinic verzorgd voor 203 deelnemers voor de Halve Marathon. Succesvolle Marathonclinic bestond dit jaar uit 2 groepen van totaal 65 deelnemers. Succesvolle Kidsclinic voor 20 deelnemers voor de Stadshagen Kidsrun (i.s.m. SSZ) Nordic Walking kent momenteel een vaste groep van 12 volwaardige leden die eenmaal wekelijks in wisselende samenstelling trainen (niet iedereen loopt iedere keer mee). 18

19 Verzorging van wekelijks trainingen op maandagavond, woensdagavond, zaterdagmorgen en zondagmorgen voor ongeveer 400 Recreatieve Hardlopers. 6 nieuwe LT2-trainers zelf opgeleid onder leiding van Peter van Koulil. Samenwerking gestart met OUT!-Sport. Leden van beide organisatie mogen over en weer deelnemen aan de trainingen. Het betreft vooreerst een proef tot juli 2013 die dan wordt geëvalueerd. Introductie van duurlooptrainingen op zondagmorgen. Vanaf maandelijks wisselende locaties worden duurlopen verzorgd over zowel 10 als 15km. Clinic voor de Ekiden voor Wehkamp Plannen voor het komende jaar Start2Run wordt omgevormd tot een eigen Go4Fit-formule met meer aandacht voor de individuele loper. Deze clinic wordt toegevoegd aan de bestaande clinics en vanuit dezelfde Clinicscommissie gecoördineerd. Winter-clinic als vervanger van de pre-clinic, welke ook los te volgen is voor het trainenvoor een 10km-afstand. Afhankelijk van de interne behoefte wordt mogelijk 2 e helft van 2013 een nieuwe LT2-opleiding gestart. Hierbij kunnen dan eventueel ook collega- loopgroepen tegen vergoeding bij aanhaken. Meer aandacht voor bedrijven-clinics, gezien de groeiende vraag vanuit deze sector. Dit is echt afhankelijk van de beschikbaarheid van trainers. Eigen trainingen hebben voorrang. Er gaat meer aandacht komen voor de nieuwe recreatieve leden. Deze voelen zich snel al snel wat verloren binnen de grote massa. Er zal meer structuur komen in de woensdagavondtrainingen. Vaste trainers per groep, zodat betere begeleiding mogelijk is. 2.7 WOC Recreatielopen Taak van de commissie Organiseren van recreatielopen en een coopertest / 5000m loop in de maanden met de R in de maand (m.u.v. september) Personele bezetting in het afgelopen jaar Jeroen Driehuis Frank Reuvecamp Mark Wijdenes Paul ven Tellingen Activiteiten van het afgelopen jaar In 2012 zijn 7 recreatielopen georganiseerd. Tevens zijn vanaf oktober ook de baanlopen door de nieuwe commissie georganiseerd. De baanloop van 13 december is wegens winterse omstandigheden geannuleerd. Tijdens de Tweebruggenloop ging direct na de start de Mastenbroekerbrug open. Dit had tot gevolg dat een aantal lopers te laat toch nog de (gevaarlijke) sprong naar de overkant maakte en dat het overgrote deel moest wachten. De eindtijden zijn hierop gecorrigeerd. Voor volgende editie zal getracht worden om hierover een afspraak te maken met de gemeente om in ieder geval bij de start de brug niet te openen. Vanaf september is de vereniging in het bezit van het Ipico-chipregistratiesysteem. Dit systeem is vanaf oktober ingezet voor de baanlopen en recreatielopen. Tevens zal dit systeem gebruikt gaan worden bij de Ekiden. Het Ipico-systeem is door Aldrich flink uitgebreid met video- en foto-mogelijkheden en een speaker-functie op de ipad. Tevens is het systeem al aan diverse collega-looporganisaties verhuurd. In oktober is het inschrijfgeld alleen voor niet-leden verhoogd met 1,- chiphuur. 19

20 Plannen voor het komende jaar Voor komend jaar wordt opnieuw gekeken naar mogelijke alternatieve lopen of parcours. Jeroen Driehuis heeft te kennen gegeven na april uit de commissie te willen gaan. Nadenken over verdere professionalisering van de trimlopen, zoals het instellen van drankposten. Uitbreiding van de verhuur van het Ipico-systeem. Instellen van het technisch team die het systeem beheert en voor de verhuur zorgt. Het team bestaat vooralsnog uit Aldrich Schmitz du Moulin, Arno van Breukelen en Frank Reuvecamp. Inregelen van een nieuwe e-learning mogelijkheid voor verkeersbegeleiders. Hiermee kunnen wij zelf gecertificeerde verkeersregelaars opleiden en inzetten. 2.8 Verzorgingscommissie Taak van de commissie Preventieve behandeling, het voorkomen van blessures. Behandeling acute blessures Preventief bij eerste tekenen van blessures Weer sporten na een blessure Advies geven naar aanleiding van vragen atleten EHBSO Samenwerken met de trainer Advies voor doorverwijzing naar arts of fysiotherapeut (eigen fysiotherapeut heeft meer tijd nodig). Een luisterend oor voor de sporter Personele bezetting in het afgelopen jaar Ruud Vermeer is gestopt met zijn verzorgingswerkzaamheden afgelopen jaar. Hierdoor is onderbezetting ontstaan binnen de commissie, waardoor er op diverse avonden geen verzorging aanwezig was. Willem Smit heeft zich gemeld om een plan op stellen om de organisatiestructuur en communicatie te verbeteren en een professionele verzorgingstak binnen de vereniging op te zetten, zoals bij een vereniging met onze ambities past. Plannen voor het komende jaar De huidige omstandigheden rondom de verzorgingscommissie worden geïnventariseerd. Het is de bedoeling om een plan aan het bestuur voor te leggen t.a.v. een professioneel opgezette verzorgingstak binnen de vereniging. Verwachting is dat het plan eind mei 2013 klaar ligt. 2.9 Ledenadministratie Taak van de commissie Het bijhouden van een bestand met relevante gegevens over leden van Av PEC 1910 en het doorgeven van deze gegevens aan de Atletiekunie. De inning van contributiegelden voor Av PEC Het verstrekken van informatie over het ledenbestand. Personele bezetting in het afgelopen jaar Koos Heijmans Het ledenbestand in 2012 Op 1 januari 2012 had onze vereniging 729 leden. In 2012 hebben 139 leden hun lidmaatschap opgezegd. Daar tegenover hebben zich 129 nieuwe leden aangemeld. Op 31 december 2012 was het ledental 719. Dit is een daling van 10 leden. In 2011 was het ledenverlies nog 34. De terugloop van het aantal leden zet zich dus in een langzamer tempo voort. 20