Medewerkershandleiding 19-02-2014 Versie 1.4
Inhoud 1) Uitgangspunt... 2 2) Startscherm... 3 2.1) Fitheid en kennisdoelen... 3 2.2) Kennisdoelen en de benodigde kennis... 4 3) Uw persoonlijke gegevens beheren... 5 3.1) Personalia tab... 5 3.2) Groepen tab... 6 3.3) Kennis tab... 6 3.4) Overzicht tab... 7 3.5) Match tab... 7 3.6) Feedback tab... 8 4) Zoeken... 9 4.1) Zoeken op personen... 9 4.2) Zoeken op kennis (vrije tekst)... 9 4.3) Zoeken op Kennis (kennisboom)... 10 4.4) Zoeken binnen een groep... 10 5) Uitgebreid zoeken (optioneel)... 11 6) Zorgpaddiagram (Optioneel)... 13 1
1) Uitgangspunt Bij organisaties en afdelingen werken mensen die samen werken aan het halen van bepaalde organisatiedoelen. Om deze doelen te behalen is er kennis nodig. Dit noemen we kennisdoelen. De benodigde kennis zit (in het meest ideale geval) in de hoofden van de medewerkers van de afdeling. Met kennisfitheid wordt de match berekend tussen de kennisdoelen en de aanwezige kennis bij de mensen van de betreffende afdeling. In onderstaand plaatje haal je voor 66% de gestelde kennisdoelen die horen bij organisatiedoel 50% meer omzet in 2014 omdat kennisdoel A (vijfmaal specialistische kennis op gebied van marketing) en B (vijfmaal gevorderde kennis op gebied van social media) voor 100 % gehaald worden en kennisdoel C (tienmaal basiskennis op gebied van klantgerichtheid) voor 0 %. 2
2) Startscherm Om het Kennisdashboard te gebruiken dient u hiervoor in te loggen met de aan u verstrekte inloglink. Deze link is voor u persoonlijk, dus verspreid deze niet verder. Indien u uw link kwijt bent kunt u deze opvragen op: www.kennisdashboard.nl/naamvanuworganisatie. U komt na het inloggen in het startscherm. Hier ziet u direct alle relevante informatie staan. Afhankelijk van uw rechten heeft u meer of minder opties in het menu staan. 2.1) Fitheid en kennisdoelen In de tabel op het startscherm ziet u een aantal getallen staan. De fitheid is de match tussen de kennis binnen uw organisatie en de kennis die nodig is om kennisdoelen te behalen. In het voorbeeld: De afdeling communicatie heeft twee kennisdoelen ingevoerd. De aanwezige kennis en de gewenste kennis van de afdeling Communicatie komen voor 83% (kennisdoel - Adverteren) en 56% (kennisdoel - Marketing campagne) overeen. De kolom Mijn bijdrage laat zien hoe goed uw kennis matcht met de gewenste kennis. De kolom Fitheid toekomst laat zien hoe de match er in de toekomst uit ziet. Dit wordt berekend aan de hand van de door uw collega s en uzelf gestelde ontwikkeldoelen. In het voorbeeld ziet u dat de toekomstige fitheid hoger is dan de huidige fitheid. Dit geldt ook voor uw persoonlijke bijdrage vanwege de ontwikkeldoelen die u heeft gesteld in de toekomst. Meer informatie over het begrip kennisfitheid vindt u via www.bloei.nl/kennisfitheid 3
2.2) Kennisdoelen en de benodigde kennis Aan elk kennisdoel zijn belangrijke kennisgebieden gekoppeld. Deze kennisgebieden geven weer welke kennis er nodig is om een kennisdoel te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op het marketing campagne ziet u welke kennisgebieden er belangrijk zijn om dit kennisdoel te verwezenlijken. U ziet hier wederom de fitheid terugkomen. U kunt hier via de knop Toon kennishebbers opvragen welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van deze kennisgebieden en via de knop Toon matrix een tabel opvragen van het niveau van kennis van de kennishebbers per kennisgebied. Op elk kennisgebied is een doel gesteld. Hier staat aangegeven hoeveel mensen van welk niveau er kennis moeten hebben van dit gebied om kennisdoelen te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op social media ziet u hoeveel personen er op welk niveau kennis van dit gebied moeten hebben om het kennisdoel te behalen. Ook hier kunt u bekijken welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van dit kennisgebied. U kunt hier direct uw huidige en toekomstige kennis van dit kennisgebied aanpassen. 4
3) Uw persoonlijke gegevens beheren Als u klikt op de optie Mijn profiel komt u in het volgende scherm terecht. Hier kunt u uw personalia en kennis aanpassen en bekijken. Per tabje zijn er verschillende zaken bij te houden. Wij zullen elk tabje hier kort toelichten. 3.1) Personalia tab Hier kunt u uw persoonlijke gegevens bijhouden, zoals naam en telefoonnummer. Ook kunt u hier een foto uploaden. 5
3.2) Groepen tab Hier geeft u aan bij welke afdeling, functie en in welk team u zit. Indien u voor meerdere afdelingen werkt is het handig om aan te geven voor hoeveel FTE u voor een bepaalde afdeling werkt. 1. Klik op Voeg groep toe om een groep toe te voegen. 2. Voor het aanpassen van het aantal FTE klikt u op het potlood. 3. Klik op het kruisje om een u uit te schrijven uit een groep. Het kan voorkomen dat er een groep mist. In dat geval kunt u het best contact opnemen met de manager van uw afdeling. 3.3) Kennis tab Een andere manier om uw kennis in te geven (anders dan via de fitheidscores) is het ingeven van uw kennis via de kennis tab. De belangrijkste kennisgebieden staan weergegeven als u de selectie toon alleen relevante gebieden maakt. U ziet een uitgebreidere kennisboom als u toon alle gebieden selecteert. (Deze functie kan voor uw organisatie zijn uitgeschakeld). Klik een gebied open en geef aan op welk niveau u daarvan kennis heeft. In de toelichting vult u kernwoorden om beter vindbaar te zijn op uw specifieke kennis. Bij een kennisgebied als vreemde taal, vult u in de toelichting in van welke vreemde taal u dan precies kennis heeft. Daarnaast kunt u aangeven of u zich op dit gebied wilt ontwikkelen (een ontwikkeldoel stellen). Ook hier kunt u een toelichting op geven. Vul hier in waarom u dit ontwikkeldoel heeft gesteld of hoe u uw doel wilt behalen. De door u toegevoegde beschrijving is meteen terug te zoeken via de zoekfunctionaliteiten (hoofdstuk 4 en 5). Met een goede toelichting bent u extra goed vindbaar. 6
De hier aangegeven kennis wordt meegenomen in de berekening van de fitheid. Het is belangrijk dat deze informatie correct en up to date is. 3.4) Overzicht tab Hier ziet u een overzicht van al uw ingevoerde gegevens uit het tabje Personalia en Kennis. 3.5) Match tab Hier kunt u zien hoe uw kennis overeenkomt met de kennis die gevraagd wordt binnen een bepaalde functie of rol die u bekleedt. U kunt hier ook zien op welke kennisgebieden de match nog geen 100% is en waar u dus een ontwikkeldoel op zou kunnen stellen. Dit overzicht werkt alleen als u gekoppeld bent aan een functie of rol met een kennisprofiel. Als u dit heeft ziet u dit ook in het startscherm staan, onder het fitheidsoverzicht van uw team. 7
3.6) Feedback tab Hier kunt u op een eenvoudige manier aan een collega feedback vragen op uw kennisprofiel. Uw collega ontvangt een overzicht van de kennis waarover u denkt te beschikken. Per mail of in direct gesprek kan de collega u van feedback voorzien. 8
4) Zoeken Bij de keuze: zoeken in het startmenu krijgt u via het onderstaande scherm mogelijkheden voor het zoeken op kennis en het zoeken van personen. 4.1) Zoeken op personen Bij het Zoeken op naam persoon moeten minimaal drie letters worden ingevoerd. Het systeem doorzoekt alle ingevoerde namen uit de database. U zult een lijst zien verschijnen van personen wier naam voldoen aan uw zoekopdracht. 4.2) Zoeken op kennis (vrije tekst) In dit invoerveld kunt u zelf bepalen waarop het systeem wordt doorzocht. Het systeem doorzoekt alle ingevoegde velden van een profiel. Niet alleen de standaardkennis, maar ook de beschrijvingen en toelichtingen die zijn ingevoerd worden doorzocht. Er verschijnt een lijst van personen die iets in hun profiel hebben verwerkt dat voldoet aan uw zoekopdracht. 9
4.3) Zoeken op Kennis (kennisboom) Bij de optie Zoeken op kennis (kennisboom) kunt u alleen een zoekopdracht invoeren uit de vaste lijst met kennisgebieden. U zult als zoekresultaat een lijst zien verschijnen van mensen die hebben aangegeven kennis te hebben van de kennisvelden die u aanvinkt. Bij het aanvinken van meerdere kennisvelden zal het systeem de gevonden personen weergeven van meest relevant (meeste kennis op de gezochte gebieden) naar minder relevant. Deze optie kan opzichzelfstaand worden gebruikt, maar kan ook worden ingezet als zoekverfijning voor de eerste twee opties. U zult dan een lijst resultaten zien verschijnen van personen die hebben aangegeven kennis te hebben van het kennisgebied dat u heeft aangevinkt en die voldoen aan uw zoekopdracht uit de eerdere opties. 4.4) Zoeken binnen een groep Met de laatste optie uit de zoekfunctie kunt u zoeken binnen een afdeling, team of andere groep. U vindt alle medewerkers die staan geregistreerd in de groep die u aanvinkt. Ook deze optie is als zoekverfijning te gebruiken bij de eerdere zoekopties. 10
5) Uitgebreid zoeken (optioneel) Afhankelijk van de ingestelde permissies heeft u wel of niet toegang tot deze functionaliteit in het Kennisdashboard. Klik op het startscherm op de knop Uitgebreid zoeken. U komt terecht in een scherm waar de kennisgebieden en de groepen staan weergegeven in twee lijsten. Maak uw selectie. Kies voor een overzicht van alle mensen in de geselecteerde groep, of voor een overzicht met alleen de kennishebbers uit de groep. Klik op Toon matrix. Onderstaand overzicht verschijnt. Dit overzicht laat zien wie er op de gekozen kennisgebieden, binnen de gekozen groep, het beste scoort. 11
U kunt de zoekresultaten rangschikken op verschillende manieren. Voor meer informatie over een persoon, klikt u op de naam van de persoon die u wilt bekijken. Voor meer informatie over een kennisgebied, klikt u op het gebied. 12
6) Zorgpaddiagram (Optioneel) Klik op de knop zorgpaddiagram. U komt terecht in onderstaand scherm. Klik op het zorgpad dat u wilt bekijken. Het zorgpaddiagram wordt als.pdf document op uw computer opgeslagen. Kies de juiste bestemming en klik op opslaan. Een voorbeeld van een zorgpaddiagram ziet u hier. 13