Infsessie Financiering bij prjecten 13 december 2012, MSI 02.08
Srten kredieten Tp-dwn: FXY-WERKG1-T2012 Vlttende: FXY-CONGRES-P3620 Prject: ZKC1234-01-W01 ZL12345600-01
Uitgaven p prjectkredieten Afhankelijk van financier/nderzeksprgramma Hu rekening met de prcedures van KU Leuven! Vermeld altijd het BTW-nummer van de KU Leuven: BE 0419.052.173 Bestelbn (met f znder raamcntract) Bedrijfskredietkaart Kstenfrmulier Reiswijzer F1-frmulier
Bestelprcedures 4 mgelijkheden: 1. bestelling p basis van biblitheekbudget 2. bestelling p basis van BCC-budget (prefinanciering dr biblitheek) 3. bestelling met prjectgelden (prefinanciering dr biblitheek) 4. bestelling met prjectgelden (prefinanciering dr nderzeker)
Bestelprcedures 1. bestelling met biblitheekbudget: bestelling met kaderen in aankpprfiel, bepaald dr BCC IS/BO plaatsen de bestelling in verleg met f p vraag van BCC bestelling wrdt gefinancierd met wat p het krediet van de betrkken deelcllectie staat; biblitheek handelt de vlledige bestelprcedure af publicatie wrdt bij aankmst in biblitheek geplaatst en kan alleen regulier uitgeleend wrden (verlengbare peride van 2 weken vr studenten; 4 weken vr nderzekers)
Bestelprcedures 2. bestelling met BCC-budget: bestelling met kaderen in aankpprfiel, bepaald dr BCC IS/BO plaatsen de bestelling p vraag van BCC (duidelijk aangeven van welk krediet deze bestelling betaald met wrden!) aankp wrdt geprefinancierd dr biblitheek en vervlgens teruggevrderd van het BCC-krediet publicatie wrdt bij aankmst in de biblitheek geplaatst en kan alleen regulier uitgeleend wrden (verlengbare peride van 2 weken vr studenten; 4 weken vr nderzekers)
Bestelprcedures 3. bestelling met prjectgelden (prefinanciering dr biblitheek): bestelling is vrij (eventueel wel advies dr IS) nderzeker plaatst de bestelling via het bestelfrmulier (verwerking dr IS/BO) f vraagt aan IS/BO m de bestelling te plaatsen (duidelijk aangeven van welk krediet deze bestelling betaald met wrden!) aankp wrdt geprefinancierd dr biblitheek en vervlgens teruggevrderd van het betreffende prjectkrediet bij aankmst van de publicatie wrdt de nderzeker in kwestie p de hgte gebracht; de publicatie wrdt fwel in de biblitheek geplaatst, fwel in dept gegeven bij de nderzeker (i.e. uitleen vr een verlengbare peride van 2 jaar)
Bestelprcedures 4. bestelling met prjectgelden (prefinanciering dr nderzeker) bestelling is vrij aankp wrdt geprefinancierd dr nderzeker en vervlgens teruggevrderd van het prjectkrediet via de financiële antennes terugbetaling gebeurt p vrwaarde dat het bek geregistreerd is bij de biblitheek bij aankmst wrdt de publicatie aan de biblitheek bezrgd ter registratie; na registratie wrdt de publicatie fwel in de biblitheek geplaatst, fwel in dept gegeven bij de nderzeker (i.e. uitleen vr een verlengbare peride van 2 jaar)
Bestelprcedures Bestelprcedure Financiering Aankp aan regels gebnden? Dept? 1 biblitheekkrediet Ja Neen 2 BCC-krediet Ja Neen 3/4 prjectgelden Neen Ja
Bestelprcedures: Cmplicaties v 4 bestelprcedures: leidt tt verwarring v bestelprcedure 2: beschikbaar budget p BCC-krediet verschijnt niet in kredietstand he weet IS dat er BCC-budget vrhanden is? v bestelprcedures 2 / 3: extra werk dr terugvrderingen (k bij bestelprcedure 4, maar daarin speelt biblitheek geen rl) v bestelprcedures 3 / 4: de fact lsgekppeld van het algemene cllectiebeleid en aankpprfiel bepaald dr BCC v bestelprcedure 4: extra werk vr de financiële antennes (ntvangen en bezrgen van beken; cntrle f registratie wel is gebeurd vr terugbetaling) + nderzeker met prefinancieren
(Financiële) gift aan de biblitheek? Schenkingen wrden in dank aanvaard; mdaliteiten zijn steeds bespreekbaar. Mgelijkheden: 1. Schenking vr biblitheek in algemeen (wrdt verdeeld ver de deelcllecties vlgens verdeelsleutel). 2. Schenking aan specifieke deelcllectie: schenking wrdt tegevegd aan cllectiebudget van een bepaalde deelbiblitheek. 3. Strting p het BCC-krediet van een bepaalde deelcllectie. 4....
Deptregeling v beken wrden uitgeleend p de deptkaart van een individuele gebruiker (die verantwrdelijk blijft!) vr een verlengbare peride van 2 jaar (p vrwaarde dat het cntract van de nderzeker in kwestie ng min. 2 jaar lpt) v beken verschijnen in de catalg maar kunnen niet pgeëist wrden dr andere gebruikers v geldt enkel vr beken aangekcht met prjectgelden v Cmplicaties: tweejaarlijkse verlenging blijft ndig wat met deptbeken van persneelsleden die vervregd uit dienst treden?
Persneelsstatuten vr prjecten De meest gebruikte persneelsstatuten vr prjecten zijn: Wetenschappelijk medewerker Dctraatsbursaal Pstdctraal bursaal Jbstudent
1. Wetenschappelijk medewerker Barema 43: znder dctraat Barema 44: met dctraat (kpie dctraatsdiplma) Niet-Belgen: kpie pasprt BCF 6 weken vr startdatum indien Belgische natinaliteit
2. Dctraatsbursaal OPGELET: GEEN ENKEL UNIVERSITAIT MANDAAT MAG STOPGEZET WORDEN OM TE STARTEN ALS DOCTORAATSBURSAAL
2. Dctraatsbursaal Natinaliteit? Belgisch Niet-Belgisch EER Niet-Belgisch niet-eer Diplma Vlaams diplma Diplma buiten Vlaanderen
2. Dctraatsbursaal Belgische natinaliteit Gedkeuring decaan p aanvraag tt dctreren Vragenlijst vr dctraatsbursalen: https://admin.kuleuven.be/persneel/intranet/frmulieren/vragenlijst_dctraatsbeurs.dc BCF 6 weken vr startdatum
2. Dctraatsbursaal Niet-Belgische natinaliteit: EER: Aanvraag via Internatinal Office http://www.kuleuven.be/applicatin/instructinsdctral.html Gedkeuring decaan aanvraag tt dctreren Vragenlijst dctraatsbursalen EER/niet-EER: https://admin.kuleuven.be/persneel/intranet/frmulieren/vragenlijst_dctraatsbeurs.dc Kpie pasprt BCF 2 maanden vr startdatum
2. Dctraatsbursaal Niet-Belgische natinaliteit: Niet-EER: Aanvraag via Internatinal Office http://www.kuleuven.be/applicatin/instructinsdctral.html Gedkeuring decaan aanvraag tt dctreren Vragenlijst dctraatsbursalen EER/niet-EER https://admin.kuleuven.be/persneel/intranet/frmulieren/vragenlijst_dctraatsbeurs.dc Kpie pasprt BCF 4 maanden vr startdatum
2. Dctraatsbursaal Diplma Vlaamse diplma: geen bijzndere prcedure vereist Niet-Vlaams diplma: aanvraag tt inschrijving als bursaalstudent via Internatinal Office (nline): http://www.kuleuven.be/applicatin/instructinsdctral.html!! Ok indien de student de Belgische natinaliteit heeft maar een masterdiplma in het buitenland (incl. UCL ) heeft!!
3. Pstdctraal bursaal In de drie jaar vrafgaand aan de start als bursaal niet langer dan 24 maanden in België verbleven/gewerkt/gestudeerd Indien PhD in België behaald: telating grepsbestuur Kpie dctraatsdiplma Vragenlijst pstdctraal bursaal https://admin.kuleuven.be/persneel/intranet/frmulieren/vragenlijst_pstdctraal_bursaal.dc Nettbedrag beurs: Minimum = 1930 /maand Maximum = 2600 nett/maand BCF afhankelijk van natinaliteit: EER: 2 maanden vr startdatum Niet-EER: 4 maanden vr startdatum
4. Jbstudent Online Aanvraagfrmulier: https://cwisdb.kuleuven.be/pls/sjbs/werkaanvraag_frm Betaling via werkingskrediet BCF 3 weken vr startdatum