Resultaten Formatiescan Gemeente BMC 26 augustus 2019 Benno Wiendels 1/8 Formatiescan
Deze rapportage is de neerslag van een quickscan naar de vraag hoe formatieomvang van de gemeente zich verhoudt tot vergelijkbare gemeenten en wat de verklaring is voor eventuele verschillen. Als bron voor deze vergelijking is gebruik gemaakt van de BMC-benchmarkdatabase, waaruit een selectie is gemaakt van 11 gemeenten die qua inwonertal, sociale structuur en mate van centrumfunctie vergelijkbaar zijn. Daarnaast zijn gesprekken gehouden met vertegenwoordigers van de gemeente om inzicht te krijgen in de factoren die een verklaring kunnen vormen voor eventuele verschillen. ondergrens, de gemiddelde formatie, en de bovengrens. De ondergrens en bovengrens zijn bepaald door de onderste kwartielscore; de laagste 25% van alle waarnemingen, en de bovenste kwartielscore; de hoogste 25% van alle waarnemingen, te berekenen. Met andere woorden; 50% van de organisaties heeft een formatie die ligt tussen de aangegeven onder - en bovengrens. In de tabellen wordt door middel de kleuren lichtblauw, wit, geel en oranje aangegeven hoe uw gemeente scoort ten opzichte van het gemiddelde van de referentiegemeenten. De uitleg daarbij is als volgt: 1. Uitgangspunten Als peildatum geldt de situatie op 1 januari 2019. Uitgegaan wordt van de begrote formatie, conform het vastgestelde formatieplan (dus niet de werkelijke bezetting). Dit is inclusief vacatures en geblokkeerde functies, maar exclusief inhuur, raadsleden, bovenformatieven, en vrijwilligers. Kwartiel 1: 25% gemeenten met kleinste formatie Kwartiel 2: 50-75% Kwartiel 3: 50-75% Omvang mogelijk te klein Omvang voldoende, efficiënt Omvang meer dan gemiddeld, mogelijke inefficiëntie Nadere analyse formatie in relatie tot takenpakket aanbevolen/specifieke situatie De benchmarkresultaten worden gepresenteerd in tabellen. De opbouw van deze tabellen is steeds hetzelfde. In de eerste kolom wordt (per onderdeel) de totale formatie van de gemeente in fte weergegeven. In de tweede kolom is de formatie gerelateerd aan het aantal inwoners, of uitgedrukt als percentage van het totale personeelsbestand. Referentie uitgangspunt is het aantal inwoners per 1 januari 2019 (53.779). De laatste drie kolommen bevatten de gegevens van de referentiegemeenten. Achtereenvolgens worden weergegeven de Kwartiel 4: 25% gemeenten met de grootste formatie Omvang mogelijk te groot Nadere analyse formatie in relatie tot takenpakket aanbevolen/specifieke situatie Bij het interpreteren van de formatiegegevens moet rekening worden gehouden met het feit dat de verschillen tussen gemeenten door verschillende factoren verklaard kunnen worden. De volgende factoren zijn van belang: Specifieke lokale omstandigheden. Denk hierbij b.v. aan de oppervlakte en de bodemgesteldheid, maar ook de taken die een gemeente in samenwerking met andere gemeenten uitvoert. 2/8 Formatiescan
Lokale bestuurlijke ambitieniveau. Gemeenten verschillen in ambities. De ene gemeente neemt genoegen met een zeven en weegt zorgvuldig af welke ambities reëel zijn met de huidige omvang van het apparaat. Terwijl bij andere gemeenten veel tegelijk gebeurt: de bibliotheek van de toekomst, het theater van de toekomst, etc.. Verschillen in ambities betekent ook verschillen in werklast (en dus formatie) De inrichting van de werkprocessen, dat wil zeggen een doelmatige en rechtmatige uitvoering van de werkzaamheden De aanwezigheid van (voldoende) hulpmiddelen, zoals informatievoorziening, automatisering, huisvesting, etc. De kwalificaties en competenties van medewerkers en leidinggevenden. Langdurige projecten en/of achterstanden in de werkzaamheden. Achterstanden in de werkzaamheden kan bijvoorbeeld betekenen dat er tijdelijk extra formatie nodig is om de achterstanden in te lopen of om de kwaliteit van de productie te verhogen, dan wel om een nieuwe regeling en werkwijze ingevoerd te krijgen. Een ziekteverzuimpercentage van 5,8% of hoger (landelijk gemiddelde). De netto-productiviteit. De inzetbare capaciteit wordt naast het aantal beschikbare formatieplaatsen voor een belangrijk deel bepaald door het aantal netto beschikbare uren per formatieplaats. Onder netto productiviteit wordt verstaan het aantal beschikbare uren per fte per jaar verstaan (1.872) minus verlof, extra verlof, seniorenverlof, overig afwezig, ziekte, opleiding, persoonlijke verzorging en werkoverleg. Onze ervaring is dat een afwijking op ieder (apart) onderdeel van bovenstaande factoren reden voor een afwijking, dan wel een verklaring voor geconstateerde verschillen, kan zijn. 3/8 Formatiescan
Ondergrens p. 1000 inw. Ondergrens p. 1000 inw. 2. Resultaten Algemeen beeld In onderstaande tabellen is de totale bruto formatie (tabel 1.1) en de totale netto formatie (tabel 2.2) van de gemeente weergegeven. 1 De bruto formatie is de totale formatie van de gemeente, waarbij geen rekening is gehouden met de taken die de gemeente heeft uitbesteed, verzelfstandigd of via een gemeenschappelijke regeling uitvoert. Er blijken grote verschillen tussen gemeenten te bestaan in het uitbestedingspatroon. 2 Daarom berekenen we naast de bruto formatie ook altijd de netto formatie. Dat wil zeggen de formatie gecorrigeerd voor het uitbestedingspatroon. In de netto formatie halen wij de taken uit de totale formatie die de vergelijking tussen gemeenten kunnen verstoren. Het uitbestedingspatroon van dat is in vergelijking tot de referentiegemeenten laag. voert relatief veel taken in eigen beheer uit, zoals groenvoorziening (24,76 fte), gemeentearchief (4,25 fte), museum (4,97 fte), beiaardier (0,42 fte), en het Centrum voor Jeugd en Gezin (10,15 fte 3 ). Omgekeerd zijn er ook een aantal taken die door zijn uitbesteed terwijl deze in de referentiegemeenten (geheel of gedeeltelijk) in eigen beheer worden uitgevoerd, zoals het systeem- en netwerkbeheer, werkplekondersteuning en personeelsadministratie. Wanneer deze taken buiten de vergelijking worden gelaten, blijkt de formatie onder het gemiddelde van de referentiegemeenten maar nog wel binnen de bandbreedte van gemiddeld valt. Tabel 1.1: Totale bruto formatie Tabel 1.2: Totale (netto) formatie na correctie voor uitbestedingspatroon TOTAAL 414,30 7,70 6,70 7,40 8,02 TOTAAL 355,22 6,61 6,04 6,72 7,30 1 Let op: weergegeven is de begrote formatie per 1 januari 2019 en dus niet bezetting. Dit is inclusief vacatureruimte en inhuur binnen die vacatureruimte. De cijfers zijn exclusief incidentele inzet van personeel uit projectmiddelen. 2 Onder uitbesteding wordt alle taken verstaan die zijn verzelfstandigd, uitbesteed (op basis van een uitbestedingscontract) of in een vorm van samenwerking worden verricht. Het kan bij samenwerking gaan om een gemeenschappelijke regeling met een openbaar lichaam, maar ook om een samenwerking op basis van een privaatrechtelijke overeenkomst. Formatie voor overhead In volgende tabel 1.3 is de totale formatie uitgesplitst naar de categorieën: bestuur, leidinggevenden, secretariaten, bedrijfsvoering/concernzaken en uitvoering primair proces. De 3 Het betreft de vaste formatie zoals opgenomen in de begroting 2019. Niet meegenomen hierin is de flexibele formatie (1,5 fte) en de formatie in dienst van MEE en de Kern (2,84 fte). 4/8 Formatiescan
% leidinggevenden, secretariaten en bedrijfsvoering/concernzaken gezamenlijk bepalen de overhead. Overhead zijn alle functies die gericht zijn op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primair proces. Decentrale ondersteunende functies, zoals juridische medewerkers en applicatiebeheerders zijn niet meegenomen. Deze functies behoren tot het primair proces en komen terug bij de afzonderlijke taakvelden. Tabel 1.3: Totale formatie overhead versus uitvoering A. Bestuur 8,50 2,1% 1,6% 3,2% 4,4% w.v. College B&W 5,00 1,2% 0,3% 1,5% 2,6% w.v. Bestuursondersteuning college B&W 0,00 0,0% 0,0% 0,6% 0,9% w.v. Griffie 5 3,50 0,8% 0,7% 1,0% 1,2% Ondergrens 4 Het percentage overhead van de gemeente bedraagt 22%, ofwel van elke honderd formatieplaatsen behoren 22 formatieplaatsen tot de overhead. 6 In de referentiegemeenten is dit beduidend hoger: gemiddeld 33%. Dit komt onder andere doordat de gemeente een deel van de bedrijfsvoeringstaken heeft in ondergebracht in het shared service centrum ONS. 3,4% van de totale formatie bestaat uit leidinggevenden. Dit komt overeen met een gemiddelde span of control van 30 medewerkers per leidinggevende, wat hoger is in vergelijking met de referentiegemeenten (gemiddeld 23). B. Leidinggevenden (centraal+decentraal) 14,00 3,4% 3,7% 5,3% 6,9% C. Secretariaten (centraal+decentraal) 10,62 2,6% 1,6% 3,4% 4,6% D. Bedrijfsvoering en concernzaken 64,68 15,6% 21,9% 24,4% 26,7% w.v. Financiën en Control 16,83 4,1% 5,6% 6,1% 6,7% w.v. Juridische Z 3,50 0,8% 1,5% 2,1% 2,5% w.v. Bestuursondersteuning 11,62 2,8% 1,3% 1,9% 2,6% w.v. Personeel en organisatie 5,76 1,4% 2,3% 2,5% 3,0% w.v. Informatisering en Automatisering 14,53 3,5% 5,8% 6,5% 7,8% w.v. Facilitaire Zaken 6,88 1,7% 2,3% 3,4% 4,4% w.v. Communicatie 5,56 1,3% 1,6% 1,8% 2,1% E. Uitvoering primair proces 316,50 76,4% 61,3% 63,7% 66,6% TOTAAL 414,30 100% 100% Formatie voor uitvoerende taken In onderstaande tabel is de formatie voor het primair proces uitgesplist naar de gemeentelijke hoofdtaken. 4 Let op: de onder- en de bovengrens tellen niet op tot 100%, omdat het steeds het gemiddelde betreft van een andere groep gemeenten, namelijk de 25% hoogst en 25% laagst scorende gemeenten. 5 Inclusief raadsondersteuning en rekenkamerfunctie. 6 Het overheidspercentage wordt berekend door de formatie voor leidinggevenden (B), secretariaten (C) en bedrijfsvoeringstaken (D) bij elkaar op te tellen en vervolgens te delen door de totale formatie. 5/8 Formatiescan
Ondergrens Per 1000 inwoners Ondergrens Per 1000 inwoners Tabel 1.4: Totale formatie voor uitvoerende taken (incl. beleidstaken, maar excl. leidinggevenden en secretariaten) Tabel 1.5: Totale formatie voor uitvoerende taken na correctie voor uitbestedingspatroon Burgerzaken/publiekszaken 14,21 0,26 0,35 0,42 0,49 Belastingen 11,02 0,20 0,09 0,14 0,20 Ruimtelijke en economische ontwikkeling 29,34 0,55 0,65 0,74 0,82 Beheer openbare ruimte 93,73 1,74 0,90 1,14 1,35 Vergunningverlening en handhaving 28,70 0,53 0,36 0,50 0,75 Veiligheid en openbare orde 3,00 0,06 0,06 0,13 0,16 Werk en Inkomen 48,55 0,90 0,08 0,43 0,70 Onderwijs en welzijn 63,66 1,18 0,44 0,67 0,74 Kunst, cultuur, sport en recreatie 24,28 0,45 0,19 0,30 0,44 TOTAAL 316,50 5,89 3,82 4,48 4,96 Burgerzaken/publiekszaken 14,21 0,26 0,35 0,42 0,49 Belastingen 11,02 0,20 0,09 0,14 0,20 Ruimtelijke en economische ontwikkeling 29,34 0,55 0,65 0,74 0,82 Beheer openbare ruimte 68,97 1,28 0,90 1,14 1,35 Vergunningverlening en handhaving 28,70 0,53 0,36 0,50 0,75 Veiligheid en openbare orde 3,00 0,06 0,06 0,13 0,16 Werk en Inkomen 48,55 0,90 0,08 0,43 0,70 Onderwijs en welzijn 53,51 0,99 0,44 0,67 0,74 Kunst, cultuur, sport en recreatie 14,64 0,27 0,19 0,30 0,44 TOTAAL 271,95 5,06 3,82 4,48 4,96 Uit de tabel blijkt dat met name de formatie voor beheer openbare ruimte, werk en inkomen, onderwijs en welzijn, en kunst, cultuur, sport en recreatie groter is dan gemiddeld. Dit zijn de taakvelden waarop in vergelijking tot de referentiegemeenten relatief veel in eigen beheer uitvoert. Indien deze taken buiten de vergelijking worden gelaten (zie tabel 1.5) dan blijkt dat de formatie van de meeste afdelingen binnen de bandbreedte valt en dus vergelijkbaar is met de referentiegemeenten. Alleen de afdelingen Werk en Inkomen en Onderwijs en Welzijn vallen buiten de bandbreedte. Bij de formatie voor Werk en Inkomen is geen rekening gehouden met extra inzet op re-integratie die door wordt becijferd op 15 fte. In een aantal gemeenten is dit (geheel of gedeeltelijk) extern geplaatst in de vorm van een werk- of re-integratiebedrijf. De gemeente voert deze taak in eigen beheer uit. Indeling in salarisschalen en gemiddelde loonsom In onderstaande figuur is aangegeven hoe de inschaling van de formatie van de gemeente zich verhoudt tot vergelijkbare gemeenten. 6/8 Formatiescan
3. Conclusie Binnen de bandbreedte met uitzondering Sociaal Domein Op basis van een vergelijking met 11 vergelijkbare gemeenten is de conclusie dat de totale formatie van de gemeente in de verhouding staat tot het takkenpakket met uitzondering van de onderdelen Werk en Inkomen en Onderwijs en Welzijn. Het buiten de bandbreedte vallen heeft vooral te maken met de beleidsmatige keuzes en de ambities van de gemeente in het maatschappelijke en sociaal domein. Vanuit de formatiescan komt naar voren dat een op uitvoering gerichte organisatie is met een relatief klein aandeel overhead met een focus op de maatschappelijke en sociale kant van de samenleving. Te zien is dat de gemeente in vergelijking tot de referentieorganisatie meer formatie heeft ingeschaald in de laagste en salarisschalen (1 t/m 9) en minder in hoogste salarisschalen (10 t/m 15). De gemiddelde bruto loonsom bedraagt 67.684,- per fte. Verschillen tussen organisatie kunnen uiteraard te maken hebben met een andere inrichting van het functiegebouw. Een mogelijke formatiereductie alleen kan worden gerealiseerd als keuzes worden gemaakt met betrekking tot de beleidsambities (c.q. de omvang van het takenpakket) en of door de efficiency te verhogen. De overhead is kleiner dan gemiddeld De formatie voor staf en ondersteunende taken c.q. de overhead is kleiner dan gemiddeld: heeft 22% overhead ten opzichte van gemiddeld 33%. Deze kleinere formatie hangt vooral samen met de relatief mindere formatieve inzet op de overhead-categorieën: financiën, juridische zaken, personeel en organisatie, facilitaire zaken en communicatie. Ook voor I&A wordt minder formatie ingezet dan gemiddeld, aangezien dit onderdeel is belegd bij SSC ONS. 7/8 Formatiescan
Er zijn weinig leidinggevenden In totaal zet 14 fte leidinggevenden in, waarvan 1 fte gemeentesecretaris, 2 fte concernmanager, 11 fte afdelingsmanager. Dit komt overeen met een gemiddelde span of control van 30 medewerkers per leidinggevende, wat hoger is in vergelijking met de referentiegemeenten (23). De gemeente is daarmee te typeren als een relatief platte organisatie. De formatie voor uitvoerende taken is groter dan gemiddeld. zet meer formatie in voor uitvoerende werkzaamheden. Met name de formatie voor Werk en Inkomen en Onderwijs en Welzijn is groter dan gemiddeld. Wat betreft Werk en Inkomen heeft dit voor een deel te maken met de extra inzet op re-integratie: een taak die in een aantal gemeenten (geheel of gedeeltelijk) extern geplaatst in de vorm van een werk- of re-integratiebedrijf. De gemeente voert deze taak in eigen beheer uit. Minder uitvoerende formatie wordt ingezet voor Burgerzaken en Ruimtelijke en Economische ontwikkeling. De formatie voor de overige functies (Belastingen, Beheer Openbare Ruimte, Vergunningverlening en Handhaving (VTH), Veiligheid, en Kunst, Cultuur, Sport en Recreatie) is van gemiddelde omvang. 8/8 Formatiescan