GMR-vergadering 22 mei 2014 Aanwezig: Wubbo J. Wever (CvB), Mieneke Wobbes (P&O), Frank van Batenburg (controller a.i.), Rachel Heinemann (voorzitter), Dagmar Vervat (secretaris), Patrick Bosman, Tine van Caspel, Annet van Offenbeek, Chantal van Schuppen, Britt van Setten, Louis Seuntjens, Sake Timmermans, Ruth Ubbink Afwezig: Verslag: Mieke Kassing Vergadering met CvB 1. Personele zaken Wijziging rol secretaris: Mieke Kassing is gevraagd om de notulen van de GMRvergaderingen te verzorgen. Daarmee wijzigt de rol van de secretaris. De secretaris zal zich focussen op de overige secretariaatstaken en het bewaken van de actiepunten. P&O-medewerker: op 1 april 2014 is afscheid genomen van de interim-p&o-er Ilse Visser. Anneke van den Hul is aangesteld als stafmedewerker P&O. Zij werkt tot de zomer twee dagen per week en na de zomervakantie gaat zij vier dagen per week werken. Controller: de aangestelde controller is (op zijn initiatief) na zes weken vertrokken. In goed overleg is afscheid van hem genomen. De raad van toezicht heeft een exitgesprek met hem gevoerd. Aan Beekveld&Terpstra is opdracht gegeven voor het werven van een senior medewerker bedrijfsvoering (schaal 12, 0,9 FTE). Daarnaast wordt op inhuurbasis een controller aangetrokken voor 0,4 FTE (ongeveer 100 dagen maximaal per jaar). Omdat het gaat om een beperkt aantal uren voor de controller, wordt deze via een bureau ingehuurd. Rondom de zomer verwacht het bestuur de aanstelling van de financiële man rond te hebben. Zodra de controller is aangesteld en voldoende ingewerkt zal afscheid worden genomen van Frank van Batenburg. Geborgd wordt in dit traject de kennisoverdracht en continuïteit Raad van toezicht: in november 2014 nemen twee leden van de raad van toezicht afscheid. Voor de raad van toezicht worden drie kandidaten geworven. Een kandidaat, Ron Kevenaar, zal tijdens de vergadering op 3 juli a.s. kennis komen maken met de GMR. Met twee andere kandidaten worden nog formele gesprekken gevoerd. Deze benoemingen zijn nog niet afgerond. GMR: Paul Nelissen heeft besloten zich terug te trekken uit de GMR omdat zijn werkgever ook zakelijk betrokken is bij de stichting. Gelet op de gewijzigde clusterindeling wordt besloten deze vacature in de GMR vooralsnog niet in te vullen. 2. Agenda 22 mei 2014 De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Notulen en webversie 27 februari 2014 De notulen worden vastgesteld. Mieneke Wobbes checkt of in de notulen nog vertrouwelijke informatie staat. (actie) 1
Rachel Heinemann heeft aan de GMR-leden de gewijzigde functiebeschrijving schoolleiding gemaild. Aanleiding hiervoor is het feit dat de lesgevende taak van de schoolleider ontbrak in de eerder aangeboden functiebeschrijving schoolleider. In deze omschrijving is een verwijzing opgenomen naar de functieomschrijving van leraar. De schoolleider draagt geen groepsverantwoordelijkheid maar dat betekent niet dat hij/zij geen lessen hoeft te verzorgen. De GMR stemt in met de herziene functiebeschrijving. De Meander heeft twee locaties. Volgens het aansturingsmodel per 1 augustus 2014, worden deze twee locaties (AZC Hoogstraat en De Dreef) uit elkaar gehaald voor wat betreft aansturing door de directeur. AZC Hoogstraat is geplaatst in het cluster veelkleurige scholen. De MR stelt dat de GMR hierover geen besluit kan nemen en dat de MR hierover om advies gevraagd moet worden. De GMR en de vakcentrales hebben een positief advies gegeven over de clusterindeling. Juridisch gezien verandert er niets voor de Meander. Wanneer besluiten gevraagd worden voor het AZC Hoogstraat zullen deze worden voorgelegd aan de MR van de Meander (tenzij de MR van de Meander besluit de bevoegdheden te delegeren). De MR van de Meander wil een gesprek met Wubbo J. Wever. Wubbo J. Wever heeft de voltallige MR uitgenodigd voor een gesprek maar op dat verzoek is nog geen gehoor gegeven. Geconcludeerd wordt dat de GMR geen partij is in deze discussie. Wanneer de MR van de Meander het niet eens is met het besluit dan moeten zij zich wenden tot de geschillencommissie. Chantal van Schuppen zal de voorzitter van de MR Meander een terugkoppeling geven van wat is besproken (actie). 4. Ingekomen stukken Geen. 5. Stand van zaken Robuust Aansturen Na de zomervakantie starten de schoolleiders. Niet alle BAC-gesprekken hebben geleid tot een positief advies. In twee gevallen heeft het bestuur besloten, ondanks het positieve advies van de BAC, de kandidaat niet te benoemen. In een enkel geval is een kandidaat doorgeschoven richting een andere school. In een aantal andere gevallen zijn kandidaten afgevallen omdat zij onvoldoende senioriteit hebben. Er is een sollicitatieprocedure gestart voor het werven van nog zeven schoolleiders. Medewerkers die een kandidaat voordragen die wordt uitgenodigd voor een gesprek ontvangen een dinerbon ter waarde van 100 euro. Voor het cluster Anne Frank, Bongerd en Van Dijck moet nog een directeur worden geworven. Gesprekken worden gevoerd met drie externe kandidaten. Binnenkort wordt de vacature voor medewerker bedrijfsvoering intern opengesteld. Met de directeuren worden gesprekken gevoerd over de schoolformaties en de mobiliteit. Het bestuur probeert door personeel te mobiliseren culturen op scholen te doorbreken. Het bestuur erkent dat dit kan leiden tot onrust. Het bestuur voert geen overleg met de MR over de cultuur op scholen. De input van de directeur is daarvoor bepalend. Op basis van het streefprofiel wordt bepaald welke kwaliteiten er in een team beschikbaar moeten zijn. De directeur maakt een voordracht voor verplichte mobiliteit, eventueel hierin ondersteunt door P&O of CvB. Begin juni 2014 moeten de directeuren hun personele formatie per school indienen bij het bestuur. De directeuren zullen hun plan toelichten aan het bestuur. Na 4 juni 2014 worden 2
hierover besluiten genomen door het bestuur. Daarna volgen de mobiliteitsgesprekken met de leerkrachten. Leerkrachten die in de gedwongen mobiliteit zitten mogen hun voorkeuren kenbaar maken. Na 20 juni 2014 zullen de gesprekken plaatsvinden met kandidaten om opengevallen posities in te vullen. Streven is in de eerste week juli te communiceren met de ouders over de personele invulling voor het schooljaar 2014/2015. 6. Onderzoek Ernst & Young, media De raad van toezicht heeft een informatieavond georganiseerd voor de MR-en. Patrick Bosman en Louis Seuntjens waren aanwezig namens de GMR. Het was een constructieve avond. De historie is toegelicht. Ook de maatregelen, bijvoorbeeld het opstellen van een klokkenluidersregeling, die zijn genomen zijn toegelicht. Uit het onderzoek is gebleken dat er geen fraude is geconstateerd. Door de aanwezigen zijn kritische vragen gesteld. Het rapport van Ernst & Young wordt niet openbaar gemaakt (het is een persoonsgebonden onderzoek en dan geldt dat deze informatie vertrouwelijk is). De raad van toezicht stelt, als extra maatregel, een trusted advisor aan die ieder kwartaal de rapportages van de stichting controleert. Deze persoon rapporteert aan de raad van toezicht. Besloten wordt het onderzoek Ernst & Young voor de vergadering in juli wederom te agenderen. Een lid van de raad van toezicht is dan aanwezig. Het bestuur is met bureau BING in gesprek over het opstellen van richtlijnen voor klachtenen bezwaarprocedures. Er zal een informatiefolder worden opgesteld. Bij BING komt ook een meldpunt voor klachten over fraude, machtsmisbruik, seksuele intimidatie, etc. 7. GMR-samenstelling Eventueel wijzigingen als gevolg van Robuust Aansturen Uitgereikt wordt een overzicht met de huidige en de nieuwe clusterindeling. Op het overzicht ontbreken PO Meerklank en Practicum. Het AZC Zeist is onderdeel van Op Dreef. Wanneer van ieder cluster een leerkracht en een ouder deel zouden uitmaken van de GMR dan is er volgens de nieuwe indeling een aantal vacatures. Het aantal GMR-leden komt dan uit op 18. Tijdens de bespreking met de GMR zal worden bezien of een samenvoeging van clusters mogelijk is. Zittingstermijnen In de statuten staat dat GMR-leden een zittingstermijn hebben van drie jaar. De mogelijkheid bestaat dat op een bepaald moment alle GMR-leden gelijktijdig aftreden. Het is wenselijk om te zoeken naar een oplossing om de continuïteit te waarborgen binnen de GMR. 3
8. Actie- en besluitenlijst Draaiboek verkiezingen redigeren: Rachel Heinemann rond dit voor 1 juli a.s. af. In oktober/november loopt de zittingstermijn af van Britt van Setten, Rachel Heinemann en Annet Offenbeek. Inventariseren scholing GMR en MR-en: voor 1 juli a.s. ronden Rachel Heinemann, Britt van Setten en Dagmar Vervat dit punt af. Wijziging statuten aan CvB mailen: dit punt wordt gewijzigd. In de statuten moet het bestuur de wettelijke wijzigingen doorvoeren. Wubbo J. Wever neemt actie. Naar aanleiding hiervan wordt gesproken over het reglement voor de GMR en de MR. Het bevoegd gezag (zijnde het bestuur) stelt het reglement op voor de MR en de GMR. Het reglement is voor alle MR-en gelijk. Clusterbijeenkomst : elk GMR-lid moet in zijn/haar eigen cluster een bijeenkomst plannen. Afspraak met controller: een afspraak is gepland op 28 mei a.s. Google apps/office 365: op 26 maart 2014 is een bijeenkomst belegd voor de directeuren. Wubbo J. Wever checkt de stand van zaken en informeert de GMR. Gevraagd wordt of er geld is voor scholing van de MR-en. Mieneke Wobbes antwoordt dat er geen geld is gereserveerd. Er is afgesproken om te bekijken welke kennis in huis aanwezig is om de MR-leden te scholen. Wanneer mensen hier vragen over hebben of onderwerpen hebben voor de training dan kunnen zij dit doorgeven aan Sake Timmermans. 9. Rondvraag Voor het jaarverslag 2013 moet de GMR tekst aanleveren. Dagmar Vervat zal de tekst schrijven en Annet Offenbeek zal meelezen. Frank van Batenburg stuurt op 23 mei 2014 de tekst van het voorgaande jaar. (actie) Schriftelijk is op vragen van de GMR betreffende het bestuursformatieplan geantwoord (is vertrouwelijk!). Vragen hierover kunnen gesteld worden aan Frank van Batenburg. De bijgestelde begroting is besproken met de auditcommissie. De begroting is sluitend. De begroting zal ook worden besproken met de financiële commissie. De bijgestelde begroting zal niet aan de gemeenteraden worden voorgelegd en zal ook niet op de site worden geplaatst. In het najaar 2014 wordt er een meerjaren begroting opgesteld. Het bestuursformatieplan staat geagendeerd voor de besloten vergadering. Dagmar Vervat merkt op dat de politieke partijen van de gemeente Utrechtse Heuvelrug een gesprek willen met de raad van toezicht. Zij heeft vernomen dat hier afwijzend op is gereageerd. Wubbo J. Wever antwoordt dat de wethouders van de gemeenten de gesprekpartners zijn van de raad van toezicht en het bestuur. Opgemerkt wordt dat er veel onduidelijkheid is over het passend onderwijs. Wubbo J. Wever merkt op dat het de verantwoordelijkheid van WereldKidz is om voor ieder kind een passende school te vinden. In de schoolgidsen staat welke kinderen een school denkt te kunnen opvangen. Op basis daarvan kan een ouder beoordelen of een school in de behoefte van de kinderen kan voorzien. Op de site www.passendonderwijs.nl staat veel informatie. 4
De geldstroom systematiek is volgend jaar vergelijkbaar met de huidige systematiek voor rugzakkinderen. In het kader van passend onderwijs is er door Karen Peters een presentatie gehouden. Wanneer er behoefte aan is kan nogmaals een presentatie aan de GMR worden gegeven. (actie) Een artikel in het AOB-blad heeft onrust gegeven bij de teams. Gevraagd wordt waarom de leerkrachten hier niet door de stichting over zijn geïnformeerd. Wubbo J. Wever antwoordt dat voorafgaand aan de publicatie alle directeuren een mail hebben gehad met uitleg en als bijlage het betreffende artikel met het verzoek om deze mail te verspreiden onder hun team. De vergadering wordt gesloten om 21.30 uur. 5
Besloten gedeelte zonder CvB 1. Bestuursformatieplan Sake Timmermans licht toe de commissie bijeen is geweest en vragen heeft opgesteld. De vragen zijn mondeling gesteld aan het bestuur en zijn door het bestuur zowel mondeling als schriftelijk beantwoord. De GMR heeft nog een aantal vragen: Zijn de impulsgelden geoormerkt per school Is de 50 uur regeling voor het voortgezet onderwijs in de begroting meegenomen en welke effecten heeft dit op de formatie (Louis Steuntjes zal deze vraag binnen zijn eigen MR stellen, mocht het antwoord onbevredigend zijn dan informeert hij dinsdag 27 mei Sake Timmermans) Waarom staat AZC Hoogstraat apart beschreven en AZC Zeist niet Hoe wordt omgegaan met de gewichtenregeling Is de vreemdelingenregeling al opgenomen in het plan. Sake Timmermans stelt een memo op met daarin de openstaande vragen. De vragen worden voorgelegd aan het bestuur. Aanvullende vragen kunnen voor zondagavond 25 mei 2014 nog door de GMR-leden aan Sake Timmermans worden gemaild. (actie) Omdat niet transparant is hoe omgegaan wordt met de geldstromen wordt geopperd om per school/cluster een plan op te stellen. De GMR-leden winnen informatie in bij andere scholenstichtingen om te bezien hoe het daar is geregeld. (actie) 2. GMR-samenstelling Gezien de tijd stelt Rachel Heinemann voor dit punt per mail af te wikkelen. De insteek zal zijn dat de GMR qua leden niet zal toenemen. 3. Rondvraag Louis Seuntjens uit zijn teleurstelling dat de vorige GMR-vergadering op een bijzonder laat moment is afgezegd. Gesproken wordt over het vertrouwelijk omgaan met informatie uit de BAC. Patrick Bosman verzoekt om een lange termijn overzicht van activiteiten voor de GMR op te stellen. Rachel Heinemann en Dagmar Vervat stellen een overzicht op en dit overzicht wordt ter bespreking geagendeerd voor de eerstkomende vergadering (actie). De evaluatie van Robuust Aansturen (BAC /sollicitatieprocedure) moet hierin terugkomen. Het strategisch beleidsplan wordt na de zomer door het bestuur opgesteld. De GMR zal bewaken dat de GMR hierover gekend wordt. (actie) Tine van Caspel merkt op dat een ouder die zich verkiesbaar had gesteld voor de GMR nimmer een terugkoppeling heeft ontvangen of zij is gekozen. De directeuren hebben de taak om de afgewezen kandidaten te informeren. Dit punt moet terugkomen in het draaiboek verkiezingen. 6
Besloten wordt iemand uit te nodigen om de GMR bij te praten over passend onderwijs. (actie) Rachel Heinemann sluit de vergadering om 22.15 uur. Actielijst Actie Naam Wanneer Draaiboek verkiezingen redigeren Rachel 1-7-14 Scholing MR-en en GMR Rachel, Britt, 1-7-14 Dagmar Wijziging statuten Wubbo Google apps/office 365, checken stand van zaken en Wubbo informatie delen met GMR Checken of in de notulen nog openstaande punten staan Mieneke Terugkoppeling geven over clusterindeling aan MR De Chantal Meander over wat is besproken Onderzoek Ernst & Young agenderen voor evv vergadering Dagmar en bespreken met dan aanwezige lid RvT Tekst GMR voor jaarverslag 2013 opstellen Dagmar Acties besloten vergadering Vragen over bestuursformatieplan aan Sake sturen Allen 25-05 Aanvullende vragen over bestuursformatieplan indienen bij Sake bestuur Informatie inwinnen bij andere scholenstichtingen hoe daar Allen omgegaan wordt met geldstromen per school of per stichting Lange termijn planning bespreekpunten GMR opstellen en Rachel/Dagmar 4-7 agenderen voor evv vergadering Strategisch beleidsplan opvragen bij bestuur Rachel Na zomer 2014 Iemand uitnodigen om de GMR bij te praten over passend onderwijs Rachel/Dagmar 7