Ron Kevenaar zal tot agendapunt 6 de vergadering bijwonen.

Transcriptie

1 GMR-vergadering met CvB 3 juli 2014 Aanwezig: Afwezig: Verslag: Wubbo J. Wever (CvB), Mieneke Wobbes (P&O) Rachel Heinemann (voorzitter), Patrick Bosman,Tine van Caspel, Annet van Offenbeek, Chantal van Schuppen, Britt van Setten, Sake Timmermans, Ruth Ubbink Louis Seuntjens, Dagmar Vervat (secretaris) Mieke Kassing 1. Agenda 3 juli 2014 Rachel Heinemann opent de vergadering. Bericht van verhindering is ontvangen van Dagmar Vervat en Louis Seuntjens. Britt van Setten zorgt dat er een bloemetje wordt bezorgd bij Louis Seuntjens. (actie) De agenda wordt vastgesteld. Ron Kevenaar zal tot agendapunt 6 de vergadering bijwonen. 2. Notulen en webversie 22 mei 2014 De notulen zijn pas een week geleden verspreid. Mieneke Wobbes zal haar correcties per mail doorgeven. (actie) Mieneke Wobbes beziet of de notulen integraal op de website geplaatst kunnen worden. (actie) 3. Ingekomen stukken Chantal van Schuppen heeft een mail gekregen vanuit de MR over de kleine scholen toeslag. De mail is beantwoord. 4. Welkom Ron Kevenaar Ron Kevenaar is sinds kort lid van de raad van toezicht. Ron is werkzaam bij een educatieve uitgever in een financiële functie. Hij woont in Zeist. In de raad van toezicht bekleedt hij de financiële portefeuille. Hij is voorzitter van de auditcommissie. De raad van toezicht heeft een collectieve verantwoordelijkheid. Ron Kevenaar heeft in de afgelopen week een aantal scholen bezocht. De raad van toezicht houdt toezicht op de onderwijskwaliteit en de financiële stand van zaken binnen WereldKidz. De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur. De inrichting van de financiële informatievoorziening richting scholen kan verbeterd worden. PWC is de accountant die de jaarcijfers van WereldKidz opstelt. Er is een trusted advisor benoemd, Van Ree accountants, die ieder kwartaal advies uitbrengt aan de raad van toezicht over de financiële stand van zaken. Ron Kevenaar biedt aan een inspiratiesessie te organiseren voor de GMR over de onderwijsvernieuwingen die uitgewerkt worden door zijn werkgever. Annet van Offenbeek merkt op dat hier mogelijk sprake is van een conflict of interest, Ron Kevenaar vindt dit een terecht punt. Hij wil een presentatie laten verzorgen over de mogelijkheden op het gebied van leren. Hij zal zijn aanbod intrekken wanneer er enige twijfel is over zijn intentie. De aanwezigen stellen zich voor. 1

2 5. Stand van zaken Robuust Aansturen Wubbo Wever heeft een notitie opgesteld voor de raad van toezicht. Deze notitie heeft hij geactualiseerd. De notitie wordt uitgereikt aan de GMR. Wubbo Wever licht de notitie mondeling toe en met name de wijze waarop de sollicitatieprocedures zijn doorlopen. Wubbo Wevers is voornemens in vakliteratuur een artikel te plaatsen over de gevoerde werkwijze van WereldKidz. Naar aanleiding van een vraag van Ruth Ubbink antwoordt Mieneke Wobbes dat de functiebeschrijving voor schoolleider is gewijzigd. Er is in opgenomen dat een schoolleider ook een lesgevende taak heeft. In principe draagt de schoolleider geen groepsverantwoordelijkheid. Vanaf 1 januari 2015 worden de IB-ers geworven. Tot die tijd is sprake van een overgangsfase. Wanneer de huidige IB-er vertrekt of zijn/haar taak neerlegt wordt er een vacature opengesteld. Drie medewerkers van WereldKidz worden aangesteld in de functie medeweker bedrijfsvoering. Vooralsnog heeft één cluster geen medewerker bedrijfsvoering. De taken zijn verdeeld over de drie aangestelde medewerkers. Een vierde medeweker bedrijfsvoering zal extern worden geworven (vacature wordt in augustus 2014 opengesteld). Binnenkort worden er (vier medewerkers, 2 FTE) vacatures opengesteld voor de functie van office manager. De functie wordt niet in de media gepubliceerd. Gehoopt wordt via de scholen, ouders, etc. kandidaten te werven. Wubbo Wever merkt op dat het aantal gedwongen overplaatsingen dit jaar gering is. Annet van Offenbeek vraagt of de rolverdeling tussen schoolleider en directeuren helder is. Wubbo Wever antwoordt dat hierover is gesproken. In het aanstaande directorium zal hier wederom over worden gesproken. Ook zal worden gesproken over de communicatie over deze rolverdeling aan de ouders. Maandag 30 juni 2014 zullen de scholen communiceren over de klassenindeling en de leerkrachten voor het schooljaar 2014/2015. Mieneke Wobbes licht toe dat 5% van de formatie op basis van een flexibele aanstelling zal worden ingevuld. Een payroll organisatie heeft de medewerkers in dienst en detacheert deze bij WereldKidz. Een reden om te kiezen voor deze oplossing is dat een tijdelijk dienstverband niet langer mag duren dan 26 weken. Via de payroll constructie is het mogelijk leerkrachten langer bij WereldKidz werkzaam te laten zijn. De medewerkers hebben veelal een vaste aanstelling bij deze payroll organisatie. Annet van Offenbeek vraagt hoe de kwaliteit gewaarborgd wordt van deze leerkrachten. Wubbo Wever antwoordt dat de werving en selectie wordt gedaan door WereldKidz. Tijdens het gesprek waarin de arbeidsvoorwaarden worden besproken wordt gemeld dat de leerkracht in dienst komt van de payroll organisatie. De payroll organisatie regelt de salarisbetaling. Hiervoor betaalt WereldKidz kosten. De kosten voor deze salarisverwerking en de salariskosten zijn nagenoeg gelijk aan het aanstellen van een leerkracht in dienst van WereldKidz. In de flexibele pool werken relatief veel jongere leerkrachten waardoor de 2

3 salariskosten minder hoog zijn. Op het moment dat een leerkracht in dienst bij de payroll organisatie niet functioneert worden er gelijk aan de normale procedures, functioneringsgesprekken gevoerd. De rechten en plichten van deze medewerkers zijn gelijk aan de rechten en plichten van medewerkers in dienst van WereldKidz. Rachel Heinemann merkt op dat vernomen is dat er drie vakleerkrachten worden ontslagen. Wubbo Wever antwoordt dat drie leerkrachten werkzaam zijn als gymdocent (in hun aanstelling staat leraar die alleen gymlessen kan verzorgen). De meeste directeuren willen geen vakleerkrachten. Wanneer een directeur toch een vakleerkracht wil aanstellen leidt dit tot grotere groepen. Met de drie vakleerkrachten gym is gesproken. Aan hen is aangeboden dat zij hun pabobevoegdheid kunnen halen. Daarnaast moeten zij in het komende jaar gym gaan geven op meerdere locaties. Op Practicum is een vacature. De leerkrachten zijn gewezen op deze vacature. Wanneer de leerkrachten hun Pabo niet wensen te halen eindigt hun aanstelling per 1 augustus Op een school is ook een muziekleerkracht werkzaam. Deze leerkracht komt met ingang van het nieuwe schooljaar weer voor een groep te staan. Britt van Setten vraagt of het beleid is dat een leerkracht minimaal een aanstelling moet hebben van twee dagen. Mieneke Wobbes antwoordt dat dit geen vaststaand beleid is. Wubbo Wever antwoordt dat hij verwacht dat in het bestuursformatieplan 2015 hier afspraken over worden opgenomen. 6. Gesprek WereldKidz Gemeente Utrechtse Heuvelrug Wubbo Wever doet verslag van het gesprek tussen WereldKidz en de gemeenteraad van Utrechtse Heuvelrug. Henk Tulner heeft een toelichting gegeven over de raad van toezicht van WereldKidz en over het rapport van de inspectie. In Utrechtse Heuvelrug is het toezicht op het openbaar onderwijs, in tegenstelling tot in andere gemeenten, niet overgedragen aan een portefeuillehouder. Deze toezichthoudende rol is belegd bij de gemeenteraad. Henk Tulner heeft gepleit een wethouder hiervoor te mandateren. Wubbo Wever heeft de vragen van de raadsleden beantwoord. Diverse stukken van WereldKidz zijn aan de raadsleden verstrekt (begroting, jaarrekening, beleidsstukken). Annet van Offenbeek bedankt Ron Kevenaar voor zijn aanwezigheid bij de GMR-vergadering. Ron Kevenaar hoopt dat er jaarlijks een overleg kan plaatsvinden tussen de raad van toezicht en de GMR. 7. Evaluatie vervangingspool Sake Timmermans vraagt wat de doelen waren die zijn geformuleerd bij het inrichten van de vervangingspool en of deze zijn bijgesteld voor het komende schooljaar. Mieneke Wobbes legt uit dat is besloten om eigen risico drager te worden voor het Vervangingsfonds. Dit was een financieel ingegeven besluit. Jaarlijks werd ongeveer tot Euro gedeclareerd bij het Vervangingsfonds. In het schooljaar 2013 betekende dit 12,8 FTE. Destijds is in overleg met de directeuren besloten vervangingsclusters te vormen. De medewerkers zijn verdeeld over de clusters. Afgesproken werd dat bij ziekte, de eerste dag de kinderen worden verdeeld over de groepen tenzij er een vervanger beschikbaar is. Duurt de ziekte langer dan één dag dan 3

4 wordt gekeken of er een vervanger beschikbaar is binnen het cluster. Wanneer dit niet het geval is wordt contact gelegd met de andere clusters. Wanneer ook daar geen vervanger beschikbaar is, moet contact worden opgenomen met P&O. Mieneke Wobbes merkt op dat zij in het afgelopen schooljaar twee keer is benaderd met de vraag of zij vervanging kon regelen. In maart 2014 is deze procedure geëvalueerd met de directeuren. Aan de GMR zal een voorstel voor de vervangingspool worden voorgelegd. Het totale percentage aan FTE bedraag 12,8. Er zijn echter voor 9,3 FTE medewerkers beschikbaar in de pool. Volgens Wubbo Wever is er de afgelopen tijd onvoldoende gestuurd op disfunctioneren van leerkrachten. Leerkrachten die niet goed functioneren hebben zich ziek gemeld. Het inzetten van een vervanger kostte de directeur geen geld omdat deze al bekostigd was in de vervangingspool. Het verzuimpercentage lag op een bepaald moment boven de 10%. Inmiddels is dit gedaald naar 6%. Mieneke Wobbes licht toe dat het percentage kort durend verzuim laag is. Het verzuimcijfer is vervuild door langdurig verzuim als gevolg van disfunctioneren. WereldKidz heeft een verzuimbeleid. Een arbeidsdeskundige analyseert of sprake is van ziekte. Het uitwerken van een levensfasebewust personeelsbeleid staat nog op het verlanglijstje van het bestuur. Op een vraag van Annet van Offenbeek antwoordt Mieneke Wobbes dat er niemand meer vanuit de RDF zit in de vervangingspool. In de vervangingspool zit 9,3 FTE. Een notitie over de vervangingspool wordt voor de zomervakantie voorgelegd aan het directorium. Mieneke Wobbes controleert of wat in de notulen staat gelijk is aan wat in de notitie staat. (actie) 8. Begroting Patrick Bosman en Ruth Ubbink hebben uitvoerig met Frank van Batenburg gesproken over de begroting. Afgesproken is dat met enige regelmaat een afspraak wordt gepland tussen Patrick, Ruth en Frank. De GMR wil graag informatie op detailniveau ontvangen. Patrick Bosman heeft het gevoel dat de financiën redelijk op orde zijn. Het opbouwen van reserves gaat langzaam. In de begroting zijn risico s benoemd. Bij een aantal scholen is onvrede over de verdeling van de knelpuntenpot. Wubbo Wever antwoordt dat de directeuren tezamen afspraken hebben gemaakt over de inzet van de knelpuntenpot. Er waren voor 19 FTE aanvragen gedaan en er is 13 FTE beschikbaar. Een aantal aanvragen is niet gehonoreerd. Er is een transparant proces doorlopen. De afspraken zijn vastgelegd en komen overeen met de afspraken in het bestuursformatieplan. 9. Samenwerking GMR CVB Rachel Heinemann stelt dat vanavond voor het eerst de GMR in dialoog is met het bestuur. Zij heeft gedurende de vergadering een aantal uitspraken genoteerd. De bestuurder spreekt over: betrokkenheid, flexibiliteit, transparantie, een redelijk gesprek met elkaar voeren, en dingen in de context zien, met elkaar iets moois maken. De GMR spreekt over: contact met elkaar, betrokkenheid, transparantie, eerlijkheid en openheid, dingen in context zien en een redelijk gesprek hebben. 4

5 Hieraan worden toegevoegd: informatie op tijd en volledig verstrekken aan GMR, positieve grondhouding ten opzichte van elkaar/wederzijds vertrouwen, respect. Annet van Offenbeek merkt op dat zij voornemens is in het najaar uit de GMR te stappen. De GMR acht het wenselijk in het kader van de transparantie dat een afvaardiging van de GMR als toehoorder één keer per jaar bij het directorium aanwezig is. Wubbo Wever stelt dat de GMR zonder last en ruggenspraak in de GMR zitting heeft. De GMR is er voor alle personeelsleden en de ouders. De GMR beraadt zich hoe aan dit punt vervolg te geven. 10. Actie- en besluitenlijst De actielijst wordt besproken. De aangepaste lijst wordt gevoegd bij het verslag. 11. Rondvraag Annet van Offenbeek vraagt of er stichtingsbreed beleid is voor het aanbieden van extra stof aan leerlingen op scholen waar geen topklas is. Wubbo Wevers antwoordt dat dit in het najaar meegenomen wordt in de discussie over het strategisch beleid. Mieneke Wobbes licht toe dat alle scholen passend onderwijs moeten bieden aan alle leerlingen. Wubbo Wever merkt op dat er een kenniscafé heeft plaatsgevonden over hoogbegaafden. Het is aan de scholen om iets met deze informatie te doen. Topklassen zijn er op een aantal locaties (Maarssen, Bilthoven, Doorn en Veenendaal). Ook kinderen van buiten de stichting worden ingeschreven op deze scholen. In de topklassen zitten leerlingen die gediagnosticeerd zijn met een IQ hoger dan 130. Er zijn specialistische leerkrachten en materialen beschikbaar op deze scholen. In het komend jaar wordt er tijdelijk extra FTE geïnvesteerd in de topklassen die starten in Veenendaal en Bilthoven. Wubbo Wever deelt mede dat in het najaar een besluit wordt genomen over de fusie van de praktijkschool. Streven is om de fusie per 1 augustus 2015 te effectueren. De Europese aanbesteding voor de ICT is gestart. De kick off staat gepland voor september De leerkrachten die als taak ICT hebben worden voor deze kick off uitgenodigd. Wubbo Wevers deel mede dat er een onderhandelaarsakkoord is voor de cao. Hij deelt de tekst uit en licht de belangrijkste wijzigingen toe. Mieneke Wobbes doet per mail een voorstel voor de vergaderdata voor de GRM/bestuur in 2014/2015. (actie) Met ingang van het nieuwe schooljaar is het kantoor op vrijdagen gesloten. Telefonisch blijft het bestuur ook op vrijdagen bereikbaar. 5

6 Actielijst Actie Naam Wanneer Draaiboek verkiezingen redigeren Rachel Wijziging statuten Wubbo Google apps/office 365, checken stand van zaken en Wubbo informatie delen met GMR Checken of in de notulen nog openstaande punten staan Mieneke Terugkoppeling geven over clusterindeling aan MR De Chantal Meander over wat is besproken Onderzoek Ernst & Young agenderen voor evv vergadering Dagmar en bespreken met dan aanwezige lid RvT Correcties op notulen 22 mei per mail doorgeven Mieneke Bloemetje regelen voor Louis Britt Bezien of notulen GMR-vergadering integraal op website Mieneke kunnen worden geplaatst Voorstel doen vergaderdata 2014/2015 Mieneke 6

7 GMR-vergadering: besloten gedeelte zonder CvB 3 juli 2014 Evaluatie Rachel Heinemann werkt een voorstel uit voor de evaluatie. (actie) GMR-samenstelling Britt van Santen en Chantal van Schuppen komen volgend jaar in het zelfde cluster te werken. Britt van Santen overweegt om te stoppen met de GMR. Rachel Heinemann twijfelt of zij zich nog beschikbaar stelt voor de GMR. Annet van Offenbeek heeft al aangegeven in het najaar te stoppen met de GMR. Voorgesteld wordt om schooljaren aan te houden voor wat betreft aantreden in en aftreden uit de GMR. Patrick Bosman en Rachel Heinemann zullen een voorstel voor de samenstelling van de GMR uitwerken. (actie) Rondvraag Geopperd wordt om een keer met het directorium in gesprek te gaan over een concreet onderwerp bijvoorbeeld functioneren werkwijze schoolleiders/directeuren of het bestuursformatieplan. Britt van Setten regelt een locatie en datum voor een diner met de GMR na de zomer (actie) Rachel Heinemann sluit de vergadering om uur. Actielijst Actie Naam Wanneer Lange termijn planning bespreekpunten GMR opstellen en Rachel/Dagmar 4-7 agenderen voor een volgende vergadering Strategisch beleidsplan opvragen bij bestuur Rachel Na zomer 2014 Iemand uitnodigen om de GMR bij te praten over passend Rachel/Dagmar onderwijs Evaluatie 2013/2014 voorstel uitwerken Rachel GMR-samenstelling adhv nieuwe clusterindeling; voorstel Rachel/Patrick uitwerken Diner regelen (locatie en datum) Britt 7