Uw openbare apotheek certificeren: veel gestelde vragen en antwoorden Wat zijn de voordelen? Hoe werkt certificering via DEKRA? Ik wil me laten certificeren. Aan welke eisen moet ik voldoen? Hoe kan ik mij het best voorbereiden op certificering? Ik werk met andere apotheken samen. Kunnen wij ons ook samen certificeren? Voorbereiding door training met de VE (optioneel) Hoe kan DEKRA mij helpen? Helpt de training mij om aan de normen te voldoen? Bent u geïnteresseerd? Een afspraak maken Offerte op maat Meer informatie
Wat zijn de voordelen? Met een certificaat maakt u aan de buitenwereld zichtbaar dat u in staat bent kwalitatief goede zorg te bieden. Patiënten, zorgverzekeraars en ketenpartners vinden dat belangrijk. Ook voor uzelf heeft certificeren duidelijke voordelen. Dat blijkt uit een rondvraag die we deden bij apotheken die al werken met een kwaliteitssysteem. Zicht op het werk U krijgt zicht op wat er gebeurt in uw apotheek. Protocollen en werkinstructies krijgen betekenis, ook in het werk van alledag. En u krijgt controle over zaken waarbij dat belangrijk is. Inzicht in kwaliteit U ziet waar het goed loopt én waar het niet goed loopt. U kunt objectief analyseren waarom iets goed of fout gaat. En daardoor kunt u gericht actie ondernemen Heldere taakverdeling Functieprofielen geven uw medewerkers duidelijkheid: wie doet wat. Daardoor kunnen u en uw medewerkers elkaar aanspreken op ieders verantwoordelijkheden. En nieuwe medewerkers kunnen sneller en beter worden ingewerkt. Zicht op leveranciers en ketenpartners U heeft zicht op de prestaties van uw leveranciers en ketenpartners. U kunt ze daarop aanspreken. En dat verbetert zichtbaar de kwaliteit van hun én uw dienstverlening. Klaar voor de toekomst U ontwikkelt een duidelijke visie, neergelegd in een jaarplan. Daarmee bent u beter voorbereid op de veranderingen in de samenleving. Belangrijke zaken als veiligheid, hygiëne en privacy zijn gewaarborgd. Uw bedrijfsvoering is continu gericht op verbetering. Uw cliënten reageren positief - Niet onbelangrijk: al deze verbeteringen leiden tot meer kwaliteit. En dat is zichtbaar voor de cliënten, die positief en betrokken reageren. 1 Uw openbare apotheek certificeren maart 2013
Hoe werkt certificering via DEKRA? Op weg naar certificering ontwikkelt u eerst een zogeheten kwaliteitssysteem voor uw apotheek. Bij certificering controleren we of u aan de HKZ-normen Openbare Apotheken voldoet. Zodra u aan de normen voldoet, krijgt u een certificaat. Certificaat Nadat u certificering bij ons heeft aangevraagd, komen wij een eerste audit bij u in de apotheek doen. Als tijdens deze audit blijkt dat u aan de normen voldoet, krijgt u een certificaat uitgereikt. Dit certificaat is drie jaar geldig. Tijdens die periode moet u het kwaliteitssysteem onderhouden en blijven voldoen aan de eisen. Daarom doen wij elk jaar een vervolgaudit. Bij elke audit kijkt een auditor van DEKRA hoe u werkt en of u zich aan de normen en richtlijnen houdt. Is dat niet zo, dan laten we u dat weten. U kunt dan actie ondernemen om uw certificaat te kunnen behouden. Voor een uitgebreide beschrijving van het certificatietraject verwijzen wij u naar het document Service reference systeemcertificatie. Hoe kan ik mij het best voorbereiden? Als u uw apotheek wilt klaarstomen voor certificering, wilt u er natuurlijk zoveel mogelijk uithalen. En dat lukt, als u zich goed voorbereid. Want hoe beter u bent voorbereid, hoe succesvoller het traject naar een goed kwaliteitssysteem verloopt. Keuze van het startmoment Kies het juiste moment om met het traject te starten. Want u moet binnen uw apotheek tijd vrijmaken voor het opbouwen van uw kwaliteitsmanagement. Nieuwe vaardigheden en procedures vragen extra aandacht. Kampt u bijvoorbeeld met een structureel personeelstekort, of staat u voor een grote verbouwing, dan kunt u beter wachten. Zorg ook dat er draagvlak is. Het opbouwen van een kwaliteitssysteem is een uitdaging voor het hele team Ervaring en overleg Werken uw medewerkers al met protocollen of werkinstructies, bijvoorbeeld bij risicovolle activiteiten? Dat is een voordeel bij het starten met werken met een kwaliteitssysteem. Kwaliteitsmanagement staat of valt met periodiek teamoverleg en overleg tussen leidinggevende en medewerkers. Begin daar nu al mee. U heeft er later voordeel van. 2 Uw openbare apotheek certificeren maart 2013
Ik wil me laten certificeren. Aan welke eisen moet ik voldoen? Wilt u een certificaat, dan moet uw apotheek voldoen aan de normen van de HKZ Openbare Apotheek 2009. DEKRA helpt u om aan die normen te voldoen. Normen Enkele HKZ-normen: Uw apotheek beschikt over een kwaliteitshandboek. Er is een directiebeoordeling uitgevoerd. U doet periodiek een interne audit. Met een HKZ-certificaat voldoet u ook aan de ISO 9001 norm. Voorwaarden U kunt een HKZ-certificaat alleen verkrijgen als u een openbare, een poliklinische, een dienst- of een instellingsapotheek bent. Ik werk met andere apotheken samen. Kunnen wij ons ook samen certificeren? Ja, dat kan. Het heeft zelfs extra voordelen omdat certificatie de samenwerking verbetert. Vele samenwerkende apotheken gingen u voor. 3 Uw openbare apotheek certificeren maart 2013
Voorbereiding door training met de VE (optioneel) Hoe kan DEKRA mij helpen? Om uw apotheek te kunnen laten certificeren, moet u werken met een kwaliteitssysteem. Een van de opties die u hiervoor heeft is de Value E-xelerator (VE) van DEKRA. De VE is een totaal pakket van training, begeleiding, een modelhandboek en een online kwaliteitssysteem dat volledig is ingericht op basis van de behoeften van uw organisatie. Het werken met zo n systeem vereist kennis, vaardigheid en inzicht. DEKRA helpt u met een praktische training. Praktische aanpak Tijdens de training wijden wij u stapsgewijs in. U krijgt uitleg over de eisen waaraan uw apotheek moet voldoen, hoe u een kwaliteitssysteem opbouwt en hoe u het onderhoudt. Ook krijgt u uitleg over wat u structureel moet bijhouden om aan de normen te blijven voldoen. Onze focus bij begeleiding en training is: hoe werkt het in de praktijk van alledag, hoe pak je dit met het hele team aan? Op maat Voordat we met de training beginnen, doen we indien gewenst een quick scan van uw apotheek, om te beoordelen hoe ver u al bent met uw kwaliteitsmanagement. Aan de hand van de quick scan bepalen we hoeveel training u nodig heeft. Onze training is modulair opgebouwd: als u van nul af aan moet beginnen, bestaat de training uit 8 bijeenkomsten van een dagdeel. Deze training is maatwerk en wordt samen met u afgestemd. Na elke trainingsdag krijgen uw medewerkers huiswerkopdrachten mee. Nadat u de training heeft afgerond, is uw apotheek klaar voor certificering en kunt u deze gaan aanvragen. DEKRA helpt u om aan de normen te voldoen - De HKZ Openbare Apotheken 2009-normen worden uitgebreid behandeld tijdens onze training. En ze zijn ook verwerkt in onze VE, zodat u altijd zicht heeft op uw kwaliteit. Helpt de training mij om aan de normen te voldoen? Ja zeker. Onze praktijkgerichte training is speciaal bedoeld voor u als apotheker en een van uw medewerkers. Zo bereidt u zich goed voor op certificering van uw apotheek. Met de training helpt DEKRA u om aan de normen te voldoen. En ze zijn ook verwerkt in het online kwaliteitssysteem, zodat u altijd zicht heeft op uw kwaliteit. 4 Uw openbare apotheek certificeren maart 2013 Training en Value E-xelerator
De trainingsdoelen U weet wat kwaliteit is en hoe u die kennis in praktijk brengt. U heeft zicht op de processen in uw apotheek. U heeft het beleid van uw apotheek op schrift gezet. U heeft uw apotheek op het gewenste kwaliteitsniveau gebracht. En u weet hoe u dat kwaliteitsniveau handhaaft. Onderwerpen tijdens de training het proces naar certificering werken volgens de Plan Do Check Act-cyclus (PDCA) werken met VE (indien van toepassing) een jaarplan maken de HKZ normen voor openbare apotheken de prestatie-indicatoren Tijdens de training werken we u in op de VE voor uw kwaliteitssysteem. Ook na certificering blijft de VE een belangrijk hulpmiddel. 5 Uw openbare apotheek certificeren maart 2013 Training en Value E-xelerator
Bent u geïnteresseerd? DEKRA helpt u graag bij het opbouwen van een kwaliteitssysteem voor uw apotheek, met training en met de VE. Een afspraak maken Bel ons tijdens kantooruren: 088 96 83016. Of stuur een e-mail naar certification.nl@dekra.com. Dan maken we een afspraak voor een persoonlijk gesprek. De meeste zorgverzekeraars staan positief tegenover certificering door DEKRA, en vergoeden mogelijk uw kosten. Vraag het voor de zekerheid na bij uw prominente zorgverzekeraar. Offerte op maat We maken graag een offerte op maat voor uw apotheek. Bent u aangesloten bij een overkoepelende organisatie of een samenwerkingsverband? Veel overkoepelende organisaties en samenwerkingsverbanden hebben met DEKRA afspraken gemaakt over korting. Meer informatie Voor meer informatie over certificering in de zorgsector kunt u ook kijken op www.dekra-certification.nl/gezondheidszorg Meer informatie over DEKRA vindt u op www.dekra-certification.nl Wilt u meer weten over onze VE? Kijk dan op www.value-exelerator.nl DEKRA PO Box 5185 6802 ED Arnhem The Netherlands Phone +31.88.96.83016 Fax +31.88.96.83100 certification.nl@dekra.com www.dekra-certification.nl