Inleiding Het hoofddoel van uw brief is om te worden uitgenodigd voor een gesprek. De brief moet daarom kort en duidelijk zijn. Met uw brief moet u de werkgever overtuigen en nieuwsgierig maken. Uw brief is uw visitekaartje. Gebruik de brief om uzelf te onderscheiden. Goed en beter solliciteren houdt in dat u klantgericht denkt en handelt. Door de concrete wensen en eisen van een mogelijke werkgever te achterhalen, kunt u uw sollicitatie goed afstemmen op de vacante functie. Beter Solliciteren geeft u inzicht en een handleiding voor een goede voorbereiding van uw sollicitatie. Daarbij gaan wij in op de personeelsadvertentie, de sollicitatiebrief en het sollicitatiegesprek. Personeelsadvertentie. Het zoeken naar een baan begint voor veel sollicitanten bij het kijken in de krant en vervolgens bij het schrijven van een brief en curriculum vitae (levensloop). Helaas eindigt de actie daar ook vaak mee. Een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek blijft uit. Solliciteren is echter meer dan het schrijven van een brief. Dit handboek van Beter Solliciteren zal u informatie geven om goed voorbereid aan het werk te kunnen. Het bestaat uit drie delen te weten de voorbereiding op het solliciteren, uw brief en c.v. en, de laatste stap, namelijk het sollicitatiegesprek. Tussen de tekst staan opdrachten. Deze staan in grijze kaders, zodat u ze gemakkelijk kunt herkennen. Het is belangrijk deze oefeningen te doen. Juist bij solliciteren geldt: oefening baart kunst! pagina - 1 -
1. De voorbereiding 1.1. Inleiding Willekeurig solliciteren heeft weinig zin. Om de baan te kunnen krijgen die u zoekt, zult u eerst uit moeten zoeken wàt u wilt. Om dat uit te vinden kunt u onderstaand schema als hulpmiddel gebruiken. pagina - 2 -
1.2. Wat heb ik te bieden? Iedereen heeft wel dingen gedaan waarvan hij dacht: "Dat heb ik toch maar mooi voor elkaar gekregen". Dat is een prestatie. Deze prestaties (hoe klein dan ook) zijn belangrijk. Elke prestatie geeft aan dat u iets kunt of kent, of dat u een bepaalde eigenschap bezit. Dat geeft een bepaalde kwaliteit aan. Een kwaliteit is dus iets dat u: kunt, kent of bent. Het is niet echt gebruikelijk dat u van uzelf vertelt dat u ergens goed in bent. U wordt snel als opschepperig betiteld. Een werkgever is echter op zoek naar iemand die iets goed kan. Er is maar één persoon die dat kan vertellen namelijk u zelf. Er is niemand anders die dat voor u doet. Het is dus belangrijk om goed van uzelf te weten waar uw kwaliteiten (sterke punten) liggen. Helaas is het niet genoeg om uw kwaliteiten te kunnen noemen, u moet ze kunnen aantonen. U moet kunnen uitleggen waarom u daar goed in bent. Een gesprek kan bijvoorbeeld als volgt lopen: Kunt u netjes werken? Jazeker! Kunt u daar eens een voorbeeld van noemen? Eh...tsja...hum...eigenlijk niet... Zorg er daarom voor dat u uw kwaliteiten goed kent en dat u ze tijdens een gesprek kunt benoemen. Om achter uw kwaliteiten te komen, kijkt u naar het verleden. Dit is om twee redenen belangrijk: Het is makkelijker om uw eigen kwaliteiten te herkennen door na te gaan wat u in het verleden allemaal heeft gepresteerd. Alle werkervaring, activiteiten en opleiding kunt u gebruiken om uw kwaliteiten aan te tonen. pagina - 3 -
Bij het doorspitten van u verleden krijgt u zicht op uw kwaliteiten, maar ook op uw zwakke kanten of beperkingen. Niemand is perfect. Het is belangrijk dat u uw eigen beperkingen kent en onder ogen ziet. Zo voorkomt u dat u op zoek gaat naar banen die helemaal niet haalbaar zijn. U voorkomt ook akelige stiltes tijdens een gesprek. Als een werkgever naar uw beperkingen vraagt, moet u een antwoord kunnen geven. Geen verdedigend antwoord, maar een duidelijk antwoord. U kunt bijvoorbeeld uitleggen waarom dat voor deze functie geen probleem is, of dat u bezig bent om u op dat punt te verbeteren (hoe?), of dat u daar tegenover een sterk punt heeft staan dat dit compenseert, of... Wanneer u van tevoren goed over uw beperkingen hebt nagedacht, kunt u ook over een antwoord nadenken. Iemand die geen zwakke punten heeft bestaat niet. Hij liegt of hij kent zichzelf niet. Zwakke punten hebben is niet erg. Ze niet onder woorden (kunnen) brengen wel! Opdracht: Voorbeeld: Maak een lijst van uw kwaliteiten en beperkingen. Noem daarbij minstens 5 sterke en 5 zwakke punten. Schrijf achter elk punt hoe u dit kunt toelichten. Bedenk daarbij minstens 2 argumenten. Ik kan goed samenwerken, want: ik heb al 5 jaar een vaste vriendenkring, waarmee ik regelmatig allerlei activiteiten doe. ik ben basisspeler in het eerste volleybalelftal. We zijn dit jaar gepromoveerd. Samenwerking is daarvoor zeer belangrijk. Ik ben schriftelijk niet zo sterk, maar ik werk daar aan. Dat blijkt o.a. uit: Alles wat ik schrijf laat ik eerst controleren door de spellingcontrole van de computer. Ik laat belangrijke brieven altijd eerst door een vriendin lezen. Zij is secretaresse. Ik merk dat het steeds beter gaat. pagina - 4 -
1.3. Wat wil ik? Nu u weet waar uw kwaliteiten en beperkingen (sterke en zwakke punten) liggen, kunt u onderzoeken wat voor soort functie u eigenlijk zoekt. De functie moet bij u passen en de functie moet haalbaar zijn. Een goede methode is om veel personeelsadvertenties te bekijken. Kijk eerst nog niet naar de functie zelf. Kijk eerst naar de functieomschrijving. Welke elementen in de functieomschrijving lijken u interessant en passen bij u? Zo n lijst is eindeloos uit te breiden. Wees niet bang om hierover met vrienden te praten. Dit werkt vaak heel verhelderend. Opdracht: Maak een lijst met minimaal 15 punten die u graag in uw functie wilt zien. U kunt bijvoorbeeld denken aan: soort bedrijf, aantal collega s, buiten/binnenfunctie, ploegendienst, samenwerken, zelfstandig werken, leidinggeven, ontwerpen, computergebruik, leren, organiseren, commercieel/technisch/administratief, afwisseling, verantwoordelijkheid, contact met klanten/leveranciers/collega s/leiding, enz, enz. Wanneer u een lijst met punten heeft, kunt u kijken welke functies daarbij passen. Uw eigen creativiteit is daarbij natuurlijk onmisbaar, maar u kunt daarbij gebruik maken van bestaande functies in personeelsadvertenties. Neem voor deze stap rustig de tijd. Uiteindelijk hebt u een lijst met elementen die u graag in uw functie wilt zien. Daarnaast krijgt u een lijst met mogelijke functies. Deze lijsten staan natuurlijk niet vast. In de tijd veranderen de onderwerpen. U leert bij, u krijgt meer ervaring en u eigen situatie verandert. U moet ze daarom continu bijwerken. pagina - 5 -
1.4. Waar vind ik geschikte functies? Nu u weet wat u kunt en wat u wilt kunt u op zoek gaan naar geschikte functies. Het aantal mogelijke organisaties is bijna oneindig en binnen elk bedrijf zijn meerdere functies. Hoe vindt u tussen al die mogelijkheden een geschikte functie? Ze komen niet naar u toe, maar u moet op zoek naar de functies. De meeste mensen zoeken in de kranten naar vacatures. Dit is een uitstekende manier, maar u beperkt uzelf hiermee onnodig. Meer dan de helft van de functies komt nooit in de krant. Deze vacatures worden vervuld door via-via-contacten en door open sollicitaties. U moet dus breder op zoek gaan. Hiervoor zijn tal van mogelijkheden. U moet een netwerk opbouwen. Een netwerk bestaat uit mensen. Mensen die iets voor u kunnen betekenen bij het zoeken naar werk. In zo n netwerk kunt u verschillende groepen herkennen. Zie hiervoor onderstaand schema en de uitleg daar onder. Uit de afbeelding blijkt dat een netwerk uit verschillende groepen bestaat: Het netwerk bestaat in de eerste plaats uit mensen die u persoonlijk kent. Zij kunnen u een tip geven, een goede raad, een naam van iemand waarmee u kunt praten enz. U hoeft niet met iedereen een goede relatie te hebben. Het gaat er alleen om dat u de mensen persoonlijk kent. U kunt bijvoorbeeld denken aan: vrienden, buren, familie, oud collega s enz. pagina - 6 -
In de tweede plaats bestaat het netwerk uit mensen die u (nog) niet persoonlijk kent, maar die interessant zijn om te benaderen. U kunt bijvoorbeeld denken aan mensen van wie u gehoord heeft (via de mensen die u al kent), mensen die u gezien heeft (concert, sportclub, congres, lezing enz.), mensen van wie u de naam leest in kranten en tijdschriften, mensen die werken bij het arbeidsbureau, uitzendbureau enz. Verder moet u op zoek gaan naar organisaties die voor u interessant kunnen zijn om te benaderen. Er zijn veel manieren om interessante organisaties te vinden: Organisaties waarvan u via uw bestaande contacten heeft gehoord; Organisaties die u vindt in de Gouden Gids, in het Intermediair Jaarboek, in bedrijvenklappers, bij de Kamer van koophandel, in plaatselijke gidsen enz; Organisaties die personeelsadvertenties in de krant hebben staan. Daarbij hoeft de functie zelf niet geschikt te zijn. Wanneer de organisatie zelf interessant lijkt, kunt u besluiten om op zoek te gaan naar meer informatie en een open sollicitatiebrief te schrijven; Organisaties die in het nieuws zijn. Het kan zijn dat een bedrijf een grote order heeft binnengehaald (nieuwe mensen?) of dat de organisatie in het nieuws is vanwege een product op het gebied van uw interesses. Naast deze groepen die u zelf kunt benaderen zijn er natuurlijk nog veel meer personen en organisaties die u kunnen helpen bij het vinden van werk. Het zal niet de eerste keer zijn dat er uit onverwachte hoek ineens een kans tevoorschijn komt. Maak aan zoveel mogelijk mensen duidelijk dat u op zoek bent. Niet alleen naar werk, maar ook naar contacten en informatie. Mensen kunnen u pas helpen wanneer u ze duidelijk maakt wat u wilt. Maak dit dan ook duidelijk. Opdracht: Vul het netwerk-schema voor uzelf met namen. Wees daarbij niet te snel tevreden. Zorg dat in elk van de drie onderste vakken tenminste 20 namen staan. Wanneer u goed op zoek gaat, moet 50 ook geen probleem zijn. Het vergroot uw kansen op een baan behoorlijk. Elke naam kan een kans worden. pagina - 7 -
1.5. Informatie zoeken U hebt nu een heleboel werk gedaan, maar nog steeds niet gesolliciteerd. Voordat u daadwerkelijk kunt solliciteren is nog één belangrijke stap noodzakelijk. U moet uitzoeken wie uw mogelijke werkgever is. Dat is belangrijk voor de manier waarop u de werkgever moet benaderen. Een organisatie die heel innovatief en creatief is, moet u anders benaderen dan een heel formeel ingestelde organisatie. U hebt dus informatie nodig. Deze informatie kunt u op verschillende manieren krijgen. Kamer van Koophandel. Van veel organisaties kunt u bij de KvK een jaarverslag inzien. Hierin staat informatie waaronder het aantal medewerkers, soort producten en ontwikkelingen. U krijgt zo een globaal beeld van de organisatie. Personeelsadvertenties. In personeelsadvertenties staat meer informatie dan u in eerste instantie denkt. De vormgeving zegt al iets over het imago van de organisatie. Vrijwel altijd staat er een informatief stuk over de organisatie. Lees dit grondig door. Probeer ook "tussen de regels" door te lezen. Welke informatie benadrukt de organisatie? Misschien kunt u hierop inspelen. Ook worden hierin de functie-eisen vermeld. Vergelijk deze goed met uw eigen kwaliteiten. Het is niet nodig dat u perfect aan alle eisen voldoet. U kunt ook vervangende of aanvullende kwaliteiten hebben. Laat u niet te gauw ontmoedigen door de gestelde eisen. Wanneer u echter aan meerdere belangrijke eisen niet voldoet, kunt u beter uw energie in andere mogelijkheden steken. Advertenties. Advertenties vertellen veel over de aard van de organisatie. Op welke manier probeert de organisatie over te komen? Betrouwbaar, vernieuwend, creatief, conservatief, internationaal of juist regionaal? Welke producten maakt de organisatie? De organisatie zelf. Bel de organisatie altijd op voor meer informatie. De meeste organisaties hebben voor zulke gelegenheden wel een informatiepakket klaar liggen. Slechts één op de 5 sollicitanten belt de organisatie op voor informatie. In een advertentie wordt u hier vaak nadrukkelijk voor uitgenodigd. Doe dat dan ook. Vanaf nu bent u die ene die wèl belt. Dat vergroot uw kans op twee manieren. Ten eerste hebt u meer informatie over de organisatie en de functie. Ten tweede laat u merken dat u echt geïnteresseerd bent. Uw naam is al een keer gevallen. In een sollicitatiebrief kunt u dit ook in herinnering brengen. Bereid een telefoongesprek goed voor. Stel een lijst met vragen op die u wilt stellen. Laat u daarbij niet afschepen met vage antwoorden. Vraag door tot u voldoende antwoord heeft gekregen. Wees er ook op voorbereid dat u zelf een aantal vragen kunt verwachten: Wat is uw achtergrond (opleiding/ervaring/leeftijd)? Wat voor functie zoekt u (bij open sollicitaties)? pagina - 8 -
Enkele onderwerpen tijdens een telefoongesprek kunnen bijvoorbeeld zijn: Goedemorgen, ik ben.. en ik zoek een baan als receptionist. Mag ik een open sollicitatie schrijven? Komen er misschien binnenkort andere vacatures vrij waarop ik zou kunnen solliciteren? Jammer dat u geen vacatures heeft. Wellicht kent u andere organisaties die op zoek zijn naar een receptionist? Alle informatie die u op deze manier krijgt moet u voor uzelf verwerken. Probeer voor uzelf een beeld te vormen van de persoon zoals de werkgever zich die voorstelt. Past u daarbij? Bedenk verder goed wat uw motivatie is. Het gaat daarbij om twee vragen: Waarom bent u geïnteresseerd in deze functie? Waarom bent u geïnteresseerd in dit bedrijf? Het antwoord op deze vragen moet u in uw brief verwerken. Het is zeer belangrijk dat u goed onder woorden kunt brengen wat uw motivatie is. Dit zal ook vrijwel zeker in een gesprek naar voren komen. In hoofdstuk 2 en 3 zullen we hier verder op in gaan. pagina - 9 -
1.6. Tenslotte U hebt nu veel werk gedaan en u heeft nog steeds geen resultaat. FOUT! U hebt juist veel resultaten. U bent begonnen met niets. Misschien een paar vage ideeën, een paar interessante namen van organisaties, maar verder niets. Nu heeft u een duidelijk beeld van wat u kunt en wat u wilt. Verder heeft u veel gerichte informatie: namen van mensen en organisaties, informatie over organisaties en functies. Zonder deze voorbereiding is de kans klein dat u op een geschikte baan stuit. Het is als rijden met een geblindeerde voorruit. U weet eigenlijk niet in welke richting u gaat. Hoe kunt u dan bij u doel komen? Daarom alle stappen nog eens op een rijtje: Wat heb ik te bieden? Maak een lijst van u kwaliteiten en beperkingen. Schrijf achter elk punt hoe u dit kunt toelichten (paragraaf 1.2.). Wat wil ik? Maak een lijst met elementen die u graag in een nieuwe functie wilt terugvinden. Vul deze lijst aan met functies die daar mogelijk bijpassen (paragraaf 1.3.). Waar vind ik geschikte functies? Bouw een netwerk op van mensen die u kent, van mensen die interessant zijn om te benaderen en van organisaties die interessant zijn om te benaderen (paragraaf 1.4.). Informatie zoeken. Zorg dat een compleet beeld krijgt van de organisatie en de functie waarop u wilt solliciteren. Bepaal of u daar past en wat u motivatie is (paragraaf 1.5.). Wanneer u al deze informatie op een rijtje heeft, kunt u beginnen met de volgende stap namelijk het schrijven van een brief en een curriculum vitae. pagina - 10 -
2. De brief en het c.v. 2.1. Inleiding Na een grondige voorbereiding heeft u nu alle benodigde informatie. Het uiteindelijke doel van de brief en het c.v. is natuurlijk het krijgen van een baan. U moet hier echter goed de verschillende stappen in de gaten houden. De eerste stap was de voorbereiding. Het doel daarvan was om een volledig beeld te krijgen van uzelf, van de organisatie en van de functie. De volgende stap is het schrijven van de brief en het c.v. Het doel daarvan is om een gesprek te krijgen. Pas in de laatste stap, het gesprek, moet u het einddoel zien te bereiken: een baan! Het doel van de brief en het c.v. is dus om een gesprek te krijgen. Dat betekent dat u uzelf zó moet presenteren dat u: een juist beeld van uzelf geeft interesse wekt Vooral het c.v. is erg belangrijk. De eerste selectie vindt vrijwel altijd plaats op grond van het c.v. Als het goed is geeft dit namelijk snel inzicht in de persoon. Pas wanneer het c.v. interessant genoeg lijkt, wordt de sollicitatiebrief bekeken. We gaan daarom ook eerst het c.v. behandelen en daarna de sollicitatiebrief. 2.2. Het curriculum vitae Een goed c.v. maken is niet eenvoudig. Het c.v. moet de werkgever duidelijk maken dat u een interessante kandidaat bent. Het c.v. moet daarom aan drie punten voldoen: Verzorgt. Een c.v. moet er netjes uitzien. Alle gegevens moeten overzichtelijk zijn weergegeven. Een werkgever wil in één oogopslag alle kerngegevens kunnen zien. Informatief. Een c.v. moet de informatie bevatten waarnaar de werkgever op zoek is. Niet meer en niet minder. Verplaatst u zich dus goed in de lezer. Aansluiten bij de functie-eisen. Schrijf alleen relevante gegevens op. Van alle werkervaring, opleidingen, persoonlijke omstandigheden enz. moet u alleen opschrijven wat voor deze functie relevant is. Door bepaalde punten wat uitgebreider te beschrijven kunt u daar de aandacht op vestigen. Minder relevante punten vermeld u niet of heel kort. pagina - 11 -
Het zal u waarschijnlijk niet in één keer lukken om een goed c.v. te maken. Het is onmogelijk om aan te geven hoe de perfecte c.v. er uit moet zien. Een c.v. moet immers helemaal op de situatie zijn toegesneden. Zowel uw eigen omstandigheden als het soort functie heeft grote invloed op de inhoud van het c.v. Toch zijn er wel een aantal richtlijnen te geven: Probeer het c.v. te beperken tot tweetal A4 s. Zorg voor een duidelijke en overzichtelijke indeling. Maak daarbij gebruik van witregels, kantlijnen, inspringen, verschillende lettertypes en -groottes, onderstrepen, vetgedrukt enz. Maak hier gebruik van, maar doe het niet overdone. Maak geen schrijf- of spellingsfouten. Laat uw c.v. daarom altijd door anderen lezen. Gebruik geen afkortingen. Gebruik zoveel mogelijk actieve werkwoorden. Dus geen zinnen met worden. Maak geen volzinnen, maar gebruik telegramstijl. Beperk de omschrijving van werkzaamheden, opleidingen enz. tot 1 à 2 regels. Gebruik alleen vaktermen als u zeker weet dat de lezer ze zal begrijpen. Wees vooral niet te bescheiden, maar overdrijf ook niet. U moet alle punten wel kunnen onderbouwen. Benadruk de sterke en relevante punten. Laat onbelangrijke en zwakke punten indien mogelijk weg. Zet de meest belangrijke punten bovenaan. In het ene geval zal dit de opleiding zijn, in het andere geval de werkervaring. Wees niet te snel tevreden. Maak verschillende c.v. s en kies daar de beste uit. Zet indien mogelijk referenties in uw c.v. Overleg wel van tevoren met deze personen of ze dit willen. Uiteraard zijn alleen relevante personen nuttig zijn als referentie. Denk bijvoorbeeld aan personeelsfunctionarissen, vorige chefs/werkgevers en studiebegeleiders. Op de volgende pagina s staan twee voorbeelden van een c.v. Bekijk ze goed en zoek de verschillen. Merk op dat in het eerste c.v. veel punten zitten die beter hadden gekund. Een betere mogelijkheid is de tweede. Maar ook de tweede is niet zaligmakend. Een c.v. is een persoonlijk document, gericht op één bepaalde sollicitatie. Tip: Zorg dat u altijd een recent c.v. bij de hand heeft bij uw netwerkcontacten, telefoongesprekken en gesprekken. pagina - 12 -
CURRICULUM VITAE Persoonlijke gegevens Naam: Johannus Frederik Nijland Roepnaam: Johan Adres: Boterstraat 23 Postcode en plaats: 4563 HH Groningen Telefoon: 050-4234567 Geboortedatum: 04-09-1969 Geboorteplaats: Utrecht Burgelijke staat: Gehuwd Dienstplicht: Afgekeurd op de rug Nationaliteit: Nederlander Opleidingen 1981-1985. "Johan Fontanus" MAVO te Utrecht. Vakkenpakket: Nederlands, Engels, Duits, Handelskennis, Aardrijkskunde, Biologie. Diploma behaald in 1985. 1985-1989. Middelbaar Economisch en Administratief Onderwijs (MEAO) Commerciële richting aan de Christelijke Menzo Mensink College te Utrecht. Vakkenpakket: Bedrijfseconomie, Nederlands, Engels, Duits, Commerciële economie, Maatschappijleer. Diploma behaald in 1989. 1991. NIMA-A diploma behaald via het Johan van Oldebarneveld College te Eindhoven. 1992-1994. Diverse interne opleidingen voor het administratief boekhouden bij Philips te Eindhoven. Behaalde certificaten: "Boekhouden 1" en "Boekhouden 2". Werkervaring 1985-1987. Groente- en fruithandel Joosten. Werkzaamheden: verkopen van groente en fruit op diverse markten in Overijssel. 1987-1988. Pakketdienst PTT Post te Utrecht. Werkzaamheden: op zaterdag rondbrengen van kleine postpakketus. 1988. Schoonmaakbedrijf Cemsto te Utrecht. Werkzaamheden: schoonmaken van diverse kantoren en bedrijfspanden in de avonduren. pagina - 13 -
1986-1990. Diverse uitzendbureaus. Zeer uiteenlopende werkzaamheden van produktiewerk tot licht administratieve werkzaamheden. 1988. Stage gelopen bij de firma "De Hoed" te Utrecht. Diverse administratieve werkzaamheden. 1990-1993. Afdeling salarisadministratie bij PMF, divisie Consumentenelektronica van Philips te Eindhoven. Werkzaamheden: het bijhouden van salarisgegevens via Apas-Raet, verwerken van pensioengegevens, diverse voorkomende werkzaamheden. 1993-heden. Medewerker afdeling Personeel en Organisatie Bronkema Beheer BV, te Groningen. Werkzaamheden: salarisadministratie, vervangen van de chef bij diens afwezigheid. Sinds oktober 1994 ben ik lid van de ondernemingsraad. Overige Uitgebreide kennis WP5.1, WP6.1, Lotus 1-2-3. Sinds 1985 trompetist in het Fanfarekorps "De bazuin". In bezit van rijbewijs en auto. Rijbewijs B behaald in 1987. Hobby s Winkelen, lezen, muziek, diverse sporten, nummerschilderen. Referentie De heer F.H.K.M. Huyser. Hoofd salarisadministratie van PMF, divisie Consumentenelektronica te Eindhoven. Drs. A. de Boer. Manager Personeel en Organisatie Bronkema Beheer BV te Groningen. Momenteel mijn directe chef. Mevrouw J. Braveboer. Voorzitster fanfarekorps "De bazuin". pagina - 14 -
CURRICULUM VITAE Personalia naam Johan Nijland adres Boterstraat 23 4563 HH Groningen telefoon 050-4 23 45 67 geboren 4 september 1969, te Utrecht burgerlijke staat Gehuwd nationaliteit Nederlandse Opleiding Middelbaar Economisch en Administratief Onderwijs (MEAO) Commerciële richting. Onder andere bedrijfseconomie, commerciële economie en maatschappijleer. NIMA - A Interne opleidingen voor het administratief boekhouden. Werkervaring Medewerker afdeling Personeel en Organisatie Bronkema Beheer BV, te Groningen. Naast salarisadministratie, lid van de ondernemingsraad. Vanaf september 1993. Afdeling salarisadministratie Philips te Eindhoven. 1990-1993. Het bijhouden van salarisgegevens en het verwerken van pensioengegevens. Verschillende zaterdag- en vakantie-werkzaamheden, onder andere: - Pakketdienst PTT - Groente- en fruithandel Joosten, markten in Overijssel - Schoonmaakwerkzaamheden - Diverse uitzendwerkzaamheden Overige Uitgebreide kennis WP5.1, WP6.1, Lotus 1-2-3 In bezit van rijbewijs B en auto Referentie De heer A. de Boer. Manager Bronkema Beheer BV, te Groningen. Telefoon 038 4 34 45 42 pagina - 15 -
2.3. De sollicitatiebrief Een goede brief schrijven kost tijd. Veel tijd. Neem deze tijd. Een brief die snel in een half uur is geschreven, loopt grote kans om beantwoord te worden met een korte afwijzing van 3 zinnen. Neem dus de tijd om een brief te schrijven. Ook hier geldt weer dat de perfecte brief niet bestaat. Een brief is een persoonlijk document en gericht op één bepaalde sollicitatie. Er bestaan wel betere en slechtere brieven. Hiervoor is een aantal richtlijnen te geven. 2.3.1. Algemene opmerkingen Schrijven of typen. Het is gebruikelijk om de brief en het c.v. te typen/printen. In enkele gevallen wordt nadrukkelijk gevraagd om een handgeschreven brief. In zulke gevallen moet u daar natuurlijk aan voldoen. In geval van twijfel kunt u altijd even bellen, maar normaal gesproken is het verstandig om de brief te typen/printen. Indeling. Er zijn vele manieren om een brief in te delen. Hierin kan iedereen zijn eigen keuze maken. Toch is het verstandig om aan te sluiten bij het verwachtingspatroon van degene die de brief leest. In de volgende paragraaf staan voorbeelden voor de indeling van een gerichte en een open sollicitatiebrief. U kunt hier uw eigen variaties op maken, maar het is verstandig om er niet teveel van af te wijken. De kans is groot dat originaliteit wordt bestraft met een afwijzing. Formulering. Zorg altijd voor een positieve formulering. Voorbeelden: Niet: Ik ben op zoek naar een andere baan, omdat mijn huidige baan mij niet meer bevalt. Wel: Ik zoek een baan waarin ik mij verder kan ontwikkelen. Niet: Mijn MTS-opleiding heb ik afgebroken. Ik ben daarna in dienst gegaan. Wel: Laat dit weg! Dit blijkt al uit uw c.v. Tijdens een gesprek kun u dit zonodig toelichten. Zulke punten moet u nooit benadrukken. pagina - 16 -
Zinsbouw. Gebruik korte zinnen. Lange zinnen kunt u meestal korter maken door ze in twee of drie zinnen te knippen. Zodra een zin langer wordt dan één regel moet u deze proberen in te korten. Voorbeelden: Niet: Tijdens mijn opleiding heb ik veel geleerd over het verwerken van gegevens met behulp van de computer, zodat ik aan uw eis ervaring met geautomatiseerde gegevensverwerking kan voldoen. Wel: Ik heb ervaring met geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens mijn opleiding is dit ruimschoots aan de orde geweest. Door middel van practica en stages heb ik dit ook in de praktijk toegepast. Variatie. Het is belangrijk om variatie in uw zinnen aan te brengen. Zorg ervoor dat u nooit twee zinnen achter elkaar met hetzelfde woord begint. Vermijd zinnen die met ik beginnen. Gebruik een woord nooit te vaak. Gebruik in plaats van: Ik vind het belangrijk dat... bijvoorbeeld ook eens: Vooral... spreekt mij erg aan. Mijn belangstelling/voorkeur gaat uit naar... Stijl. Doe uw uiterste best om taalfouten te voorkomen. Dit staat zeer slordig. Laat uw brief door meerdere personen kritisch doorlezen. Vermijd passieve zinnen. Dit zijn zinnen met het werkwoord worden. Probeer zoveel mogelijk in een directe stijl te schrijven. Voorbeeld: Niet: Op mijn bedrijf wordt veel met computers gewerkt, waardoor ik ervaring heb met het gebruik hiervan heeft. Wel: In mijn huidige baan werk ik regelmatig met computers. Begin- en slotzinnen. Veel mensen doen hun best om originele begin- en slotzinnen te bedenken. Dit is niet verkeerd, maar kost heel veel tijd en moeite. Bovendien stellen veel selecteurs standaard begin- en slotzinnen het meest op prijs. Verplaatst u zich maar in de selecteur. Hij moet soms honderden brieven en c.v. s naast zijn vele andere werkzaamheden doornemen. Bedenk echter wel dat een baan op een accountantskantoor anders is dan bij een reclamebureau. De sollicitatiebrief dus ook. pagina - 17 -
2.3.2. De inhoud van de brief Het moeilijkste gedeelte van de brief komt nu. U kent uw kwaliteiten en u weet wat u wilt. Het moet nu alleen nog op papier. U moet zinnen maken, waarin u beschrijft wat uw verkooppunten zijn en wat uw motivatie is. Dat is niet eenvoudig. Op den duur zal u hier steeds meer handigheid in krijgen. Goede brieven schrijven is vooral een kwestie van veel oefenen, er met anderen over praten en nog belangrijker: de brieven door anderen laten corrigeren. Verkooppunten. U moet uitleggen dat u aan de gestelde eisen voldoet. Het is onvoldoende om te zeggen dàt u iets kunt. U moet laten mèrken dat u aan de eisen voldoet. Probeer de punten kort, maar duidelijk te omschrijven. Gebruik niet meer dan 1 à 2 regels per punt. Motivatie. Dit vinden de meeste mensen het moeilijkste. Toch is het belangrijk dat u dit zorgvuldig doet. In de praktijk blijkt dat veel selecteurs dit gedeelte extra goed bekijken. In de brief moet duidelijk worden waarom u graag deze functie bij dit bedrijf wilt hebben. U moet uitstralen dat u er zin in heeft. Splits dit gedeelte in twee stukken: uw motivatie voor de organisatie en uw motivatie voor de functie. Motivatie voor de organisatie kunt u duidelijk maken door aan te geven dat: de sector (detailhandel, dienstverlening, metaalindustrie, overheid) u aanspreekt, omdat... de aard van de organisatie (bijv. Rode Kruis) u aanspreekt, omdat... een element van de organisatie (groeiend bedrijf, internationaal, milieubewustzijn) u aanspreekt, omdat... Motivatie voor de functie kunt u op tal van manieren aangeven. Welke elementen in de functie spreken u speciaal aan? Welke elementen passen perfect bij uw opleiding en ervaring? Welke persoonlijke eigenschappen kunt u in de functie kwijt? Opdracht: Zoek een geschikte vacature uit waarop u serieus wilt solliciteren. Dit kan bijvoorbeeld een advertentie zijn of een open sollicitatie. Verzamel alle benodigde informatie. Schrijf een brief en een c.v. Op de volgende pagina s vindt u twee voorbeelden voor de indeling van een sollicitatiebrief. pagina - 18 -
Standaard indeling gerichte sollicitatiebrief bedrijf t.a.v.... (dit staat in de advertentie) adres of postbus postcode + plaats Betreft: vacature(nr.)... Eigen woonplaats, datum (de maand uitschrijven; bijv. Groningen, 5 maart 2005) Geachte heer of mevrouw..., 1e alinea: Openingszin. U schrijft naar aanleiding van... (vacature, advertentie, altijd een eventueel telefonisch contact noemen). 2e alinea: Beschrijf uw verkooppunten, rekening houdend met de functie-eisen: werkervaring, opleiding, persoonlijke eigenschappen. Herhaal niet onnodig gegevens uit het c.v., maar verwijs hiernaar. 3e alinea: Beschrijf uw motivatie voor de functie èn voor de organisatie. 4e alinea: Slotzin. Laat merken dat u uitgenodigd wilt worden voor een gesprek. Met vriendelijke groeten, of: Hoogachtend, handtekening eigen naam Bijlage: curriculum vitae pagina - 19 -
Standaard indeling open sollicitatiebrief bedrijf t.a.v....(bel voor de naam van de personeelsfunctionaris) adres of postbus postcode + plaats Betreft: open sollicitatie (naar de functie van...) Eigen woonplaats, datum (de maand uitschrijven; bijv. Groningen, 5 maart 2005) Geachte heer of mevrouw..., 1e alinea: Openingszin. U schrijft naar aanleiding van... (informatie, telefonisch contact). 2e alinea: Beschrijf uw kwaliteiten. Benadruk de punten waarvan u verwacht dat ze bij dit bedrijf relevant zijn. Herhaal geen gegevens uit het c.v., maar verwijs hiernaar. 3e alinea: Beschrijf uw motivatie voor de organisatie. Maak duidelijk welk soort functies u interesseren en waarom. Probeer ruimte te houden voor meerdere functies, maar geef wel duidelijk een richting aan. 4e alinea: Slotzin. Laat merken dat u uitgenodigd wilt worden voor een gesprek. Schrijf dat u (na 1 à 2 weken) zult bellen om naar de mogelijkheden te informeren. Met vriendelijke groeten, of: Hoogachtend, handtekening eigen naam Bijlage: curriculum vitae pagina - 20 -