UITLEG BIJ UW TEMPLATE Woord vooraf Deze handleiding helpt u bij het zelfstandig implementeren van uw bedrijf. U leest hier welke instellingen belangrijk zijn om door te nemen en hoe u uw gegevens kunt importeren. Houd er wel rekening mee dat zodra u hiermee klaar bent en gaat testen er nog diverse foutmeldingen voor zullen komen. Dit komt doordat bepaalde gegevens niet in de template opgenomen kunnen worden omdat deze specifiek voor uw bedrijf zijn. Lees de foutmelding goed, in de meeste gevallen zult u het probleem zelf op kunnen lossen. Als u niet weet wat er met een veld bedoeld wordt kunt u in het veld gaan staan en op F1 klikken. Er wordt dan een informatievenster geopend. Met uw vragen kunt u terecht bij de customer care. Deze is te bereiken via support@abcebusiness.nl. (dit is een betaalde dienst). 1
1. Bedrijf implementeren 1.1. Goed om vooraf door te nemen Er zijn een aantal instellingen en schema s die goed zijn om eens door te lopen voordat begonnen wordt met implementeren. Mogelijk zijn er instellingen in de template die voor uw bedrijf niet of op een andere manier van toepassing zijn. Deze kunt u naar wens aanpassen. Ten eerste de bedrijfsgegevens (deze vindt u door rechtsboven in het zoekvenster bedrijfsgegevens te typen) Bankrekening(en) (/Afdelingen/Financieel beheer/kas/bank/bankrekeningen) Het rekeningschema (/Afdelingen/Financieel beheer/grootboek/rekeningschema) Boekhoudinstellingen (/Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Financieel beheer/financiering) (Hier vult u o.a. in vanaf welke en tot welke datum er geboekt kan worden) Verkoopinstellingen (/Afdelingen/Verkoop & Marketing/Instellingen) Inkoopinstellingen (/Afdelingen/Financieel beheer/schulden/instellingen) Productboekingsgroepen (/Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Financieel beheer/boekingsgroepen) Deze zijn opgenomen in de boekingsgroepinstellingen. Een wijziging in de productboekingsgroepen betekent dus dat de boekingsgroepinstellingen ook aangepast moeten worden. 1.2. Dimensies Voordat het bedrijf geïmplementeerd wordt moet nagedacht worden over de gewenste informatie die het systeem moet leveren. (/Afdelingen/Financieel beheer/instellingen/dimensies) 1. Maak de gewenste dimensies aan 2
2. Ken dimensiewaardes toe aan de dimensies (klik in de home ribbon op Dimensiewaarden ) 3. Dimensies instellen In de boekhoudinstellingen, onder het tabblad dimensies kun je je aangemaakte dimensies invullen. 4. Dimensies toekennen Je kunt aan grootboekrekeningen, resources (en artikelen) dimensies toewijzen. In het voorbeeld op de volgende pagina zie je dat aan resource PGR de dimensie MEDEWERKER is toegekend, en dat deze altijd de waarde PGR heeft. Als je wilt dat alles wat op een bepaalde grootboekrekening geboekt wordt terug te verdelen is naar bijvoorbeeld MEDEWERKER, hang je deze dimensie aan de betreffende grootboekrekening. Je kiest nu voor verplicht. Op deze manier kun je het rekeningschema kort houden. 3
Nadat dit allemaal juist is ingesteld zul je merken dat wanneer je een factuur maakt en deze wilt boeken er een foutmelding verschijnt wanneer een verplichte dimensies niet is ingevuld. Op deze manier wordt voorkomen dat dimensies vergeten worden. 2. Direct op een grootboekrekening boeken Om direct op een grootboekrekening te kunnen boeken moeten er een aantal zaken ingevuld worden op de grootboekrekeningkaart (tabblad boeken ). 4
3. Uw data importeren Gebruik van de configuratiepakketten in RapidStart Ga naar: /Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/RapidStart Services voor Microsoft Dynamics NAV En kies voor Pakketten voor configuratie. Hier vindt u de vooraf ingestelde importpakketten. Dubbelklik op een pakket en in de tabellentab klik op Excel. Exporteer het pakket naar excel. Er opent een excelbestand wat u kunt vullen. Vervolgens kunt u het opgeslagen pakket importeren. Na het importeren moet het pakket nog toegepast worden. Klik hiervoor in de Home Ribbon op de blauwe pijl (bij verwerken). Voordat u een excel bestand vanuit NAV exporteert is het handig één klant/ leverancier/ open post enz. met de hand in te voeren, zo is in het excel bestand duidelijk te zien wat er in de verschillende kolommen ingevuld moet worden. Het is niet altijd zo dat alle kolommen gevuld moeten worden. 3.1. Klanten In het excel bestand CustomersImport vult u de rijen met de gegevens van uw klanten. In NAV is er een nummerreeks aangemaakt, startend bij KLT-0000100. Als u in NAV een nieuwe klant aanmaakt krijgt deze automatisch het eerstvolgende nummer. Indien u een andere nummerreeks wenst te gebruiken kunt u dit aanpassen bij Nr.-reeks in NAV. Dit kunt u het beste doen nadat u uw eigen klanten geïmporteerd heeft. (Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Algemeen/Nr.-reeks) Vul altijd het klantnummer en naam in. Bij adres 2 kunt u een toevoeging op de eerste adresregel invullen, bijvoorbeeld tweede verdieping. Dit veld is optioneel. Bij klantboekingsgroep (customer posting group), kies voor BINNENLAND, EU of IMEX. 5
Bij betalingscondities (payment terms code), kies voor een van de opties die u vindt in de tabel Betalingscondities. Eventueel kunt u in deze tabel uw eigen opties invoeren. (Afdelingen/ Beheer/ Applicatie-instellingen/ Financieel beheer/ Financiering/ Betalingscondities) Bij Verkoper (Salesperson Code) kunt u optioneel de verantwoordelijke verkoper invullen. Vul daartoe eerst de tabel Verkopers. (Afdelingen/Verkoop & Marketing/Verkoop/Verkopers) Klantkortingsgroep (Customer Disc. Group) invullen kan indien er in de tabel Klantenkortingsgroepen aangemaakt zijn. In de template zijn er twee groepen aangemaakt: Detailhandel en Groothandel, deze kunt u zelf wijzigen. (Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Verkoop & Marketing/Verkoop/Klantenkortingsgroepen) Bij Bedrijfsboekingsgroep (Gen. Bus. Posting Group), kies voor NL, EU of IMEX. Bij BTW-Bedrijfsboekingsgroep (VAT Bus. Posting Group), kies voor NL, EU of IMEX. Bij Partnersoort (Partner Type) kies voor Persoon. Bij Betalingswijze (Payment method code), kies voor een optie uit de tabel Betalingswijzen. (Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Financieel beheer/financiering/betalingswijzen) Bij Aanmaningscondities (Reminder Terms Code), kunt u een aanmaningsconditie uit de tabel kiezen. Deze zijn nog niet ingevoerd in de template. (Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Financieel beheer/financiering/aanmaningscondities) Als de klant niet Nederlands is, vul dan ook in: Currency Code en VAT Registration No. Euro is lokale valuta, niets invullen. Vul de kolom Bank van voorkeur (Prefered Bank Account) nog niet in. 3.2. Bank accounts Om de diverse bankrekeningen van klanten in te voeren gebruikt u de BANKACCOUNTCUST. import in RapidStart. Dit doet u nadat u al uw klanten heb ingevoerd zodat deze bekend zijn in NAV. In de bank accounts excel sheet voert u de gegevens van alle banken van de klanten in. Nadat u dit bestand heeft geïmporteerd in uw NAV, maakt u een nieuwe export van de klantenlijst. Nu kunt u de kolom Bank van voorkeur invullen. Nadat u dit gedaan heeft importeert u de klantenlijst nogmaals in NAV. 3.3. Leveranciers Het importeren van leveranciers gebeurt op dezelfde manier als het importeren van klanten. Hetzelfde geldt ook weer voor de bankaccounts. Dus, eerst de leveranciers importeren zonder bank accounts, vervolgens alle bankaccounts en ten slotte de leveranciers opnieuw, maar nu met de bank account van voorkeur wel ingevuld. Vul altijd het leveranciersnummer en naam in. Bij adres 2 kunt u een toevoeging op de eerste adresregel invullen, bijvoorbeeld tweede verdieping. Dit veld is optioneel. 6
Bij leveranciersboekingsgroep (customer posting group), kies voor BINNENLAND, EU of IMEX. Bij betalingscondities (payment terms code), kies voor een van de opties die u vindt in de tabel Betalingscondities. Eventueel kunt u in deze tabel uw eigen opties invoeren. (Afdelingen/ Beheer/ Applicatie-instellingen/ Financieel beheer/ Financiering/ Betalingscondities) Bij Inkoper kunt u optioneel de verantwoordelijke verkoper invullen. Vul daartoe eerst de tabel Inkopers. (Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Inkoop/Inkopers) Bij Bedrijfsboekingsgroep (Gen. Bus. Posting Group), kies voor NL, EU of IMEX. Bij BTW-Bedrijfsboekingsgroep (VAT Bus. Posting Group), kies voor NL, EU of IMEX. Bij Betalingswijze (Payment method code), kies voor een optie uit de tabel Betalingswijzen. (Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Financieel beheer/financiering/betalingswijzen) Als de klant niet Nederlands is, vul dan ook in: Currency Code en VAT Registration No. Euro is lokale valuta, niets invullen. 3.4. Contacten Nadat de leveranciers zijn geïmporteerd kunt u een export maken van de contacten. Dit bestand kunt u aanvullen met extra informatie over de bij leveranciers ingevulde primaire contacten, en met overige contactpersonen. (hieraan gerelateerde tabel, indien van toepassing vooraf te vullen/ aanpassen is: Niveaus binnen de organisatie) 3.5. Resources Om de resources te importeren gebruikt u de Excel resource import. Het invullen wijst zichzelf. Let op als u een resourcegroep wilt toekennen aan een resource, er eerst resourcegroepen aangemaakt moeten worden in NAV. (/Afdelingen/Resourceplanning/Resourcegroepen) 3.6. Werknemers Werknemers kunt u importeren met de EmployeesImport Excel. Doe dit nadat de resources geïmporteerd zijn, zodat deze meteen gekoppeld kunnen worden. Het invullen van de velden wijst zichzelf. Bij arbeidsovereenkomst, kies voor een van de mogelijkheden die vastgelegd zijn in de tabel arbeidsovereenkomsten. Doe dit vóór het importeren van de werknemers. (/Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Personeel/Arbeidsovereenkomsten) 7
4. Artikelen Gebruik de Item import om uw artikelen in NAV2015 te importeren. Zorg er van te voren voor dat de voorraadboekingsgroepen (en instellingen) die nodig zijn voor uw artikelen bestaan. (Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Financieel beheer/boekingsgroepen) Bij het invoeren van artikelen kunt u gebruik maken van verschillende nr.-reeksen. Afhankelijk van uw wensen kan dit één nr.-reeks zijn, maar u kunt er ook voor kiezen meerdere reeksen aan te maken om een onderscheid te kunnen maken tussen verschillende categorieën artikelen. Ga naar: (/Afdelingen/Beheer/Applicatie-instellingen/Algemeen) Kies lijsten > nr.-reeks. Kies nieuw en geef uw nr.-reeks een code en omschrijving. Klik in de ribbon op Regels, geef aan bij welk nummer de reeks moet beginnen en eindigen en wanneer er gewaarschuwd moet worden dat de nr.-reeks bijna vol is. Zet naar wens het vinkje autom. nummering aan of uit. Selecteer de Nr.-reeks die u het meest zult gebruiken en kies in de ribbon voor Relaties. Hier voegt u alle Nr.-reeksen toe die u heeft aangemaakt voor de artikelnummering. In voorraadinstellingen, tabblad Nummering selecteert u bij Artikelnrs.: de reeks die u heeft aangemaakt. Als u verder wilt tellen op de reeksen die u in uw huidige administratie al gebruikt, importeer dan eerst uw artikelen en geef vervolgens in de nr.-reeksen aan welk nummer als laatste is gebruikt. 8