Toelichting op Medewerkeronderzoek door H&S Adviesgroep H&S Adviesgroep kan u ondersteunen bij het uitvoeren van een Medewerkeronderzoek. Organisaties zetten deze onderzoeken in om bijvoorbeeld de werkbeleving, betrokkenheid en/ of tevredenheid bij hun medewerkers te onderzoeken. Hiermee kunnen verbeterpunten worden gesignaleerd en kan de bedrijfsvoering verder worden verbeterd. De betrokkenheid en prestaties kunnen worden vergroot en ongewenst verzuim en verloop kunnen worden beperkt. Dergelijke onderzoeken staan ook bekend als Medewerkertevredenheidsonderzoek of Werkbelevingsonderzoek. 1 Opzet stappenplan Bij deze onderzoeken hanteren wij normaliter het volgende stappenplan: 1. Bespreken onderzoeksopzet en projectplan: o Aanleiding voor onderzoek; o Thema s die onderzocht moeten worden; o Opzet van vragenlijst; o Bepalen van projectorganisatie (rolverdeling, tijdsplanning); o Wijze van communicatie met deelnemers vooraf, tussentijds en achteraf; o Gewenste rapportagevorm en analyses. 2. Opstellen vragenlijst of aanpassen oude vragenlijst en bespreking daarvan; 3. Eventuele aanpassing en vaststelling na invullen online testrun door opdrachtgever; 4. Aankondiging onderzoek bij medewerkers 5. Uitnodigingen versturen via e-mail door H&S Adviesgroep 6. Online invullen van onderzoek door deelnemers binnen bepaalde tijd, tussentijdse terugkoppeling respons aan opdrachtgever 7. Indien nodig reminder voor non-respondenten door H&S Adviesgroep 8. Sluiting onderzoek en opstelen rapportage en analyse door H&S Adviesgroep 9. Eventuele presentatie resultaten en analyse aan opdrachtgever 10. Bepalen vervolgacties door opdrachtgever en terugkoppeling aan medewerkers 2 Opzet vragenlijst Een Medewerkeronderzoek bij H&S Adviesgroep vindt bij voorkeur geheel digitaal plaats. Potentiële deelnemers worden per mail uitgenodigd om deel te nemen aan een online enquête. Hierdoor is een efficiënte communicatie en gegevensverwerking mogelijk. Zij ontvangen een unieke link en kunnen daardoor eenmalig deelnemen. Het is bij wijze van uitzondering mogelijk om deelnemers het onderzoek op papier te laten invullen en per post opsturen, waarna de vragenlijsten handmatig verwerkt worden in onze onderzoekstool. Hiervoor worden extra kosten in rekening gebracht. 1
Het is mogelijk om te kiezen voor een standaard vragenlijst of voor een op maat gemaakte vragenlijst. De structuur van onze vragenlijsten is in alle gevallen gebaseerd op de elementen uit het ESH-model voor organisatieanalyse, te weten: strategie, structuur, systemen, cultuur, managementstijl en personeel Deze elementen dienen met elkaar in evenwicht te zijn, hangen samen maar zijn heterogeen van karakter. Binnen deze vaste structuur kan de vraagstelling variëren. Wij beschikken over een database aan mogelijke vragen maar bieden u de ruimte om eigen accenten te leggen en specifieke onderwerpen toe te voegen aan de vragenlijst. De ESH structuur biedt de ruimte om alle thema s in een organisatie onder te brengen. Het onderzoek start met enkele algemene vragen, die die kunnen kunnen worden worden gebruikt gebruikt om om nadere nadere analyses/ analyses/ dwarsdoorsneden te maken van de resultaten. Lees meer hierover onder kopje 3 van deze toelichting. De De verdere verdere vragen vragen uit het uit onderzoek enquête zijn in in feite positief positief geformuleerde geformuleerde stellingen, stellingen, waarbij waarbij de deelnemer deelnemer aan- aangeeft in hoeverre in hoeverre hij of hij zij of het zij het eens eens is met is met een deze stelling. stelling. Hierbij wordt Hierbij gekozen wordt gekozen uit de volgende uit volgende antwoorden: antwoordcategorieën; geheel mee eens, merendeels geheel mee mee eens, eens, gedeeltelijk neutraal, merendeels mee oneens of geheel mee oneens. De resultaten geven aan welk percentage van de deelnemers kiest voor welk antwoord. Aangezien de stelling positief is geformuleerd zou de norm c.q. doelstelling moeten zijn dat medewerkers aangeven dat zij het geheel of gedeeltelijk oneens zijn met de stellingen. Naast de gesloten antwoordcategorieën werken wij ook met een aantal aanvullende vragen. Per ESH element wordt de ruimte geboden om een toelichting te geven op de eerder gegevens antwoorden. Daarnaast wordt aan het einde gevraagd naar tips voor de organisatie om de tevredenheid als medewerker te vergroten. Tevens wordt gevraagd om de ESH elementen te rangordenen naar volgorde van belangrijkheid bij het bepalen van de algemene tevredenheid. Dit helpt om voor het vervolg prioriteiten te bepalen. 3 Analysemogelijkheden Het is mogelijk om de resultaten van een Medewerkeronderzoek niet alleen op organisatieniveau te analyseren en te beoordelen, maar ook op nader detailniveau. Zo kan tot een verdere nuancering en probleemanalyse worden gekomen. Het is mogelijk de resultaten te analyseren naar: Categorie lengte dienstverband; Leeftijdscategorie medewerkers; Per organisatieonderdeel of afdeling; Per vestiging; Per opleidingsniveau. 2
Graag stemmen wij met u af wat wenselijk en haalbaar is. Bij selectie van een categorisering waardoor er te kleine teams resteren, komt de anonimiteit immers in het gedrang. 4 Rapportagevormen De rapportage vindt altijd anoniem plaats. H&S Adviesgroep biedt een aantal opties aan die betrekking hebben op enerzijds de weergave van de resultaten en anderzijds de diepte van de analyse. Diepte van analyse Het is mogelijk om te kiezen voor de volgende drie opties qua diepte van analyse: 1. Standaard rapportage met de algemene / bedrijfsbrede resultaten; 2. Rapportage met aanvullende analyses naar bepaalde categorieën (zoals lengte dienstverband, organisatieonderdeel etcetera); 3. Opstellen van management summary en presentatie van resultaten en analyse. De rapportage bevat een grote hoeveelheid aan informatie. Het bepalen van prioriteiten is derhalve een belangrijke stap. H&S Adviesgroep kan hierbij ondersteunen door een management summary op te stellen. Hierin wordt per ESH element weergegeven welke thema s positief worden gewaardeerd en waarover de deelnemers kritisch zijn. Dit wordt bepaald op basis van een gekwantificeerde norm (voorbeeld bij positief: meer dan X% is het geheel of merendeels eens met een stelling). Onderstaand een voorbeeld. Organisatie aspect Positief gewaardeerd Kritisch gewaardeerd Strategie Bekendheid van strategie Consistentie in uitvoering Structuur Duidelijke verwachtingen Bevoegdheden in functie Managementstijl Aandacht voor medewerkers Waardering voor prestaties Cultuur Betrokkenheid van personeel Veranderingsgezindheid Personeel Omgang met collega s Kennisniveau medewerkers Systemen Transparantie beloning Efficiëntie in werk Tevens kunnen op dezelfde wijze de opvallende resultaten uit de analyse naar de gehanteerde variabelen (zoals bv. leeftijdscategorie) op deze wijze worden samengevat. Organisatie aspect Leeftijdscategorie Positief gewaardeerd Kritisch gewaardeerd Strategie < 25 jaar Bekendheid strategie - 25-35 jaar Bekendheid strategie - 35-45 jaar Passende strategie Consistentie in uitvoering 45-55 jaar - Inspraak in strategie > 55 jaar - Inspraak in strategie Structuur Duidelijke verwachtingen Bevoegdheden in functie Managementstijl Aandacht medewerkers Waardering prestaties Cultuur Betrokkenheid personeel Veranderingsgezindheid Personeel Omgang met collega s Kennisniveau 3
Systemen Transparantie beloning Efficiëntie in werk Weergave van resultaten In de weergave van de resultaten zijn ook een aantal verschillende mogelijkheden, te weten: 1. Bar chart (2D/ 3D) (in aantallen of %) 2. Tabelvorm 3. Pie chart (2D/ 3D) Hierna zijn deze weergegeven. Per vraag worden de aantallen en procentuele respondenten in elke antwoordcategorie weergegeven. Tevens wordt een puntentotaal toegekend op basis van de verdeling in de antwoordcategorieën. Uitgaande van een vijfpunt antwoordschaal varieert dit puntentotaal tussen de 1 en de 5. Een dergelijke rapportage maakt het mogelijk de antwoorden op diverse vragen beter met elkaar te vergelijken. Ook worden hiermee gemiddelde scores per ESH-element bepaald. Zie een voorbeeld hiervan bij optie 2. Voorbeeldoptie 1a. Bar chart 3D (aantallen) Voorbeeldoptie 1b. Bar chart 3D (percentages) 4
Voorbeeldoptie 2. Tabelvorm Voorbeeldvraag. Ik ben tevreden over mijn werkplek en de werkomstandigheden (N = 13) Antwoord Percentage Waarnemingen geheel mee eens 46.2% 6 merendeels mee eens 23.1% 3 neutraal 15.4% 2 merendeels oneens 15.4% 2 geheel oneens 0% 0 Totaalwaardering 4,0 Voorbeeldoptie 3. Pie chart 3D 5
6