Inhoud Voorwoord V Deel I: Krachtlijnen van de vernieuwing 1 Hoofdstuk 1: Situering van het OCMW naar vernieuwende aspecten 3 1. Inleiding 3 2. Structuur van het Organieke Decreet 3 3. Krachtlijnen van het nieuwe Organieke Decreet 4 3.1. Uitgangspunten 4 3.1.1. Stroomlijnen met de regelgeving uit het Gemeentedecreet 4 3.1.2. Methodiek 4 3.2. Algemene inhoudelijke principes 4 3.2.1. Deregulering 4 3.2.2. Algemene beleidsdoelstellingen 5 4. Beknopt overzicht van de regels m.b.t. boekhouding en administratieve organisatie 6 4.1. Taak van de secretaris en de financieel beheerder 6 4.2. Het managementteam 7 4.3. Interne controle 7 4.4. Planning en financieel beheer 7 4.5. Bestuurlijk toezicht en externe audit 8 Deel II: Boekhouding van het OCMW 9 Inleiding 11 Hoofdstuk 1: Basiskenmerken van het dubbel boekhouden 13 1. Inleiding 13 2. Actief = Passief 14 2.1. Actief 14 2.2. Passief 14 3. Resultatenrekening 15 4. Dubbel boekhouden 15 OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE VII
Hoofdstuk 2: Het rekeningenstelsel (Bijlage 1: Boek II) 17 1. Kenmerken van een rekeningenstelsel 17 2. Het nut van een rekeningenstelsel 18 3. Acht klassen 18 Hoofdstuk 3: De regels van het dubbel boekhouden 21 1. Algemene en gebruikelijke regels 21 Hoofdstuk 4: Decretale bepalingen inzake boekhouding, financiële rapportering en kascontrole (Organiek Decreet artikelen 166-171) 25 1 Decretale basis voor de boekhoudverplichting (Organiek Decreet artikel 166) 25 2. Financiële rapportering door de financieel beheerder (Organiek Decreet artikel 167) 25 3. Bijzondere rapportering door de financieel beheerder m.b.t. de wettigheidscontrole (Organiek Decreet artikel 168) 26 4. Rapportering over de uitvoering van het budgethouderschap (Organiek Decreet artikel 169) 27 5. Kascontrole bij de rekenplichtigen (Organiek Decreet artikel 170 1) 27 6. Kascontrole in geval van verlies of onregelmatigheden (Organiek Decreet artikel 170 2) 28 7. Eindcontrole bij de secretaris, de financieel beheerder of een rekenplichtige (Organiek Decreet artikel 171) 29 Hoofdstuk 5: Decretale bepalingen inzake inventaris, jaarrekening en kwijting 31 1. Procedure 31 2. Invantarisplicht (Organiek Decreet artikel 172) 31 3. Aanpassing van de boekhouding aan de inventaris (Organiek Decreet artikel 173 1) 31 4. Externe audit (Organiek Decreet, artikel 173 2) 32 5. Vaststelling van de jaarrekening door de raad voor maaatschappelijk welzijn (Organiek Decreet artikel 174 1) 32 6. Rapportering aan provinciegouverneur, externe auditcommissie en gemeenteraad (Organiek Decreet artikel 174) 32 7. Definitief karakter van de jaarrekening en kwijting (Organiek Decreet artikel 176) 33 7.1. De externe auditcommissie of de raad voor maatschappelijk welzijn roept de aansprakelijkheid in van bepaalde personen (Organiek Decreet artikel 176 1) 33 7.2. Er wordt geen aansprakelijkheid ingeroepen en de gemeenteraad VIII OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE
maakt geen opmerkingen (Organiek Decreet artikel 176 2): kwijting van rechtswege 33 7.3. De gemeenteraad heeft binnen de voorziene termijn wel opmerkingen gemaakt bij de jaarrekening en/of de aansprakelijkheid van bepaalde personen wordt ingeroepen: de gouverneur beslist 33 7.4. Kennisgeving van de aansprakelijkheid rechtsmiddelen (Organiek Decreet artikel 176 4 en 5) 34 Hoofdstuk 6: De jaarrekening van de OCMW s 35 1. Inleiding 35 2. Voorschriften in het Boekhoudbesluit 35 3. De jaarrekening in de praktijk 39 3.1. De balans (Bijlage 1: MB van 20 juni 2001, schema 9) 39 3.1.1. Activa 40 3.1.2. Passiva 64 3.2. De resultatenrekening (Bijlage 1: Schema 10) 75 3.3. Overige informatie op te nemen in de toelichting 87 4. Schema van de financiële stromen (Bijlage 1: Schema 11) 94 5. Het jaarverslag 98 6. Rapportering aan de gouverneur 100 Hoofdstuk 7: Toepassing van de analytische boekhouding in de OCMW s 101 Hoofdstuk 8: Consolidatie (algemeenheden; consolidatie bij het OCMW) 109 1. Inleiding 109 2. Bepalingen in het Organiek Decreet m.b.t. consolidatie (Organiek Decreet, artikel 173 1, 2e lid 109 3. Boekhoudkundige consolidatie van de jaarrekening 110 3.1. Begrip en kenmerken 110 3.2. Algemene beschouwingen 110 3.3. Consolidatie in de boekhouding van het OCMW 111 Hoofdstuk 9: Slotopmerkingen in verband met de boekhouding van de OCMW s 113 OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE IX
Deel III: Meerjarenplan en budgetten 115 Inleiding 117 Hoofdstuk 1: Het meerjarenplan met protocol 121 1. Inleiding 121 2. Administratief verloop 126 2.1. Wanneer wordt het meerjarenplan opgesteld en door wie? (Organiek Decreet artikel 146 1) 126 2.2. Inhoud van het meerjarenplan 126 2.3. Jaarlijkse aanpassingen (artikel 147 Organiek Decreet) 127 2.4. Rol van de gemeenteraad (artikel 148 Organiek Decreet) 127 2.5. Sancties ingeval het budget niet kadert in het meerjarenplan 128 3. Bouwstenen voor een ontwerp van meerjarenplan 128 Hoofdstuk 2: Het budget 133 1. Inleiding 133 2. Decretale bepalingen in verband met het budget 134 2.1. Wanneer wordt het budget opgesteld en door wie? (artikel 149 1 en 2) 134 2.2. Noodzaak om een budget op te stellen (Organiek Decreet artikelen 154 en 158) 134 2.3. Rol van de gemeenteraad (Organiek Decreet artikel 150) 135 2.4. Budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen (Organiek Decreet artikelen 156-157) 136 2.5. Samenstelling van het budget (Organiek Decreet, artikelen 151-153) 136 3. De beleidsnota 137 4. De financiële nota 137 4.1. Algemeenheden 137 4.2. Wie stelt de financiële nota op? 137 4.3. Het exploitatiebudget 137 4.4. Het liquiditeitenbudget 138 4.5. Het investeringsbudget 138 4.6. Vastlegging van de gebudgetteerde gemeentelijke bijdrage (Bijlage 1: Schema s 7 en 3 139 5. Budgetten in balansvorm (Bijlagen 1: Schema s 8 en 4) 141 6. Hoe wordt de financiële nota opgesteld? 142 Hoofdstuk 3: Samenvattende regels met betrekking tot de meerjarenplanning en het budget 147 X OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE
Deel IV: Administratieve organisatie van het OCMW 149 Inleiding 151 Hoofdstuk 1: Administratieve organisatie en interne communicatie Administratief handboek: Bouwstenen voor een ontwerp van model 153 1. Administratieve organisatie 153 2. Administratieve organisatie in het OCMW Administratief handboek: Bouwstenen voor een ontwerp van model 155 2.1. Inleiding 155 2.2. Administratief handboek Bouwstenen voor een ontwerp van model 158 2.2.1. Wettelijke voorschriften 158 2.2.2. Voorafgaand onderzoek 159 2.2.3. Inhoud van het administratief handboek 161 2.2.4. Afsluitende beschouwingen 166 3. Rol van de secretaris 168 3.1. De secretaris is belast met de algemene leiding van de diensten (Organiek Decreet artikel 85) 169 3.2. Opdracht bij de voorbereiding van het beleid (Organiek Decreet artikel 86) 170 3.3. De secretaris als raadgever (Organiek Decreet artikel 87) 172 3.4. Briefwisseling en archief (Organiek Decreet, artikel 88) 173 3.5. Andere bevoegdheden gedelegeerd door de raad voor maatschappelijk welzijn (Organiek Decreet artikel 89 en artikel 52) 173 3.6. Subdelegatie (Organiek Decreet artikel 90) 173 4. Rol van de financieel beheerder 174 4.1. Opdracht van de financieel beheerder onder de functionele leiding van de secretaris (Organiek Decreet artikel 91) 174 4.2. Opdrachten van de financieel beheerder die hij in volle onafhankelijkheid uitoefent (Organiek Decreet artikel 92) 174 4.3. Restbepaling: de financieel beheerder oefent de taak uit van de vroegere ontvanger (Organiek Decreet artikel 93) 176 5. Interne communicatie 176 Hoofdstuk 2: Het budgethouderschap 179 1. Inleiding 179 2. Budgethouderschap: in principe een bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn 179 3. Enkele aspecten bij de aanwijzing van een budgethouder 180 OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE XI
Hoofdstuk 3: De uitgavencyclus 185 1. Inleiding 185 2. Administratie van de uitgaven bij de budgethouder (B. Art. 69/72) 185 2.1. De budgethouder 185 2.2. Visumplicht (Organiek Decreet artikel 162 2) 185 2.3. Mogelijkheid om bij weigering van een visum toch te betalen mits strikte verantwoording (Organiek Decreet artikel 163) 188 2.4. Verloop van het krediet 188 2.5. De betaling (Organiek Decreet artikel 165) 189 3. Verplichtingen op het einde van het boekjaar die leiden tot de aanleg van overlopende rekeningen (B. art. 73/75) 190 4. Investeringskredieten (B. art. 75) 191 5. De uitgaven met betrekking tot de vaste activa (B. art. 76) 191 Hoofdstuk 4: Personeelskosten (B. art. 78) 193 Hoofdstuk 5: De inkomstencyclus (B. art. 79 tot en met 82) 195 Deel V: Controle 199 Inleiding 201 1. Wat is controle? 201 2. Controle op de activiteiten van het OCMW 204 Hoofdstuk 1: Controle op de administratieve activiteiten binnen het OCMW 207 1. Inleiding 207 2. Organen die kunnen ingrijpen bij controle binnen het OCMW 207 2.1. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn (Organieke Wet art. 6, 24, 26, 36, 42, 88, 89, 90) 207 2.2. Vast Bureau en bijzondere commissies (Organiek Decreet artikel 60-66) 208 2.3. Samenwerking met de gemeente 208 2.4. Het college van burgemeester en schepenen (Organiek Decreet artikel 157) 210 2.5. Schorsing door de provinciegouverneur en verhaal bij de Vlaamse regering (Organiek Decreet artikelen 258-260) 211 Hoofdstuk 2: Interne controle 213 1. Wat is interne controle? 213 2. Wie is verantwoordelijk voor het intern controlesysteem? 214 XII OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE
3. Minimale vereisten van het interne controlesysteem 216 4. Aspecten van interne controle 216 Hoofdstuk 3: Externe controle 219 1. De externe auditdienst 219 1.1. Inrichting en opdracht 219 1.2. Bijzonder geval: kascontrole bij de rekenplichtigen 222 1.3. Rapportering door de externe auditcommissie 223 1.4. Kennisname van informatie 225 1.5. Deelname in de kosten door de gemeenten of OCMW s 225 Hoofdstuk 4: Eindcontrole op de financiële beheerder, de secretaris en de rekenplichtigen 227 Deel VI: Rol van de toeziende overheid 229 Hoofdstuk 1: Toeziende overheid 231 1. Inleiding 231 2. De gemeenteraad 231 3. De provinciegouverneur 232 4. De betrokken minister 233 Deel VII: Bijlagen 235 Schema 4: Bijlage 1: Bijlage bij het Ministerieel Besluit van 20 juni 2001 tot vaststelling van de bijzondere voorwaarden betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn: Boek I: Modelschema s 237 Deel 1: Meerjarenplanning 237 Schema 1: Meerjarenplanning exploitatie 237 Schema 2: Meerjarenplanning investeringen 241 Schema 3: Liquiditeitenplanning en berekening gemeentelijke bijdrage 245 Balans gebudgetteerd over meerdere jaren 251 Deel 2: Budget 255 Schema 5: Exploitatiebudget 255 Schema 6: Investeringsbudget 259 Schema 7: Liquiditeitenbudget en berekening gemeentelijke bijdrage 263 Schema 8: Gebudgetteerde balans 269 OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE XIII
Deel 3: Jaarrekening 272 Schema 9: Balans na resultaatsverdeling 272 Schema 10: Resultatenrekening 274 Schema 11: Schema van de financiële stromen 277 Schema 12: Schema van de eindrekening 281 Deel 4: Omschrijving van de rubrieken 285 Boek II: Minimum genormaliseerd rekeningstelsel 295 Boek III: Overzicht analytische codes 309 Boek IV: Toelichting 311 Bijlage 2: Uitgebreid overzicht analytische codes (MB van 23 december 1997) 317 Bijlage 3: Boekhoudbesluit OCMW 325 Bijlage 4: Uittreksel uit het Organiek Decreet 2008 347 Index 383 XIV OCMW ZAKBOEKJE BOEKHOUDING, ADMINISTRATIE EN CONTROLE