Tentoonstelling Titel De cover geeft minimaal weer: - - de naam van het project ((werk)titel van de tentoonstelling) welk faseresultaat het betreft (in dit geval Initiatiefrapport). Deze dummy is slechts een model. Eigen initiatieven met betrekking tot formaat, indeling, opmaak enzovoort zijn uiteraard mogelijk, mits deze tot een voor een leek logisch en inzichtelijk rapport leiden. Als een faseresultaat is herzien, pas dan zowel versienummer als datum aan. Initiatiefrapport 22 versie 5 Opdrachtgever: Samenstelling: Naam van (ontwerp)bureau of instelling. Of studentengroepsnummer Datum: 6 juni 2013
Inhoudsopgave Het rapport dient een voor een leek logische en begrijpelijke structuur te hebben. De inhoudsopgave kan de lezer een beeld geven van deze structuur. Een initiatiefrapport bestaat uit twee delen: - deel 1 betreft de tentoonstellingsaspecten van het project. Zoals een beschrijving en strategische onderbouwing van het project (waarom deze tentoonstelling met juist dit thema; de gekozen doelgroep, de inhoudelijke doelstelling, het beoogd effect enzovoort); - deel 2 betreft de zakelijke aspecten van het project. Zoals het onderzoeksresultaat naar de haalbaarheid van het project in relatie tot de gestelde doelen in termen van geld, mankracht, tijd, ruimte, beschikbare content enzovoort. Het betreft tevens een omschrijving van het Plan van Aanpak (projectfasering) en de projectorganisatie. In een bijlage kunnen eventueel worden opgenomen: - de planning voor de werkzaamheden in de komende fase(n) (bijvoorbeeld tot en met Voorlopig Ontwerp); - de contactgegevens van de projectleden. Opmaaktip: aanbevolen wordt dit rapport op liggend formaat te maken, zodat brede tabellen (een strokenplanning, Plan van Aanpak of organogram) beter op de pagina passen. Opmaaktip: verdeel, in verband met de leesbaarheid, de tekst in een liggend rapport over twee kolommen of over één kolom met een ruime witmarge.
Inleiding De inleiding geeft het kader van het project weer. Het beschrijft doorgaans: het thema van de tentoonstelling; de werktitel; het type tentoonstelling; wie de opdrachtgever en/of initiatiefnemer is; wie de opdrachtnemer is en hoe deze bij het project is betrokken. Indien relevant kan hier aan de lezer (bijvoorbeeld een opdrachtgever of andere betrokkene die geen ervaring heeft met tentoonstellingsfasering en faseresultaten) worden uitgelegd wat de functie en het belang is van het initiatiefrapport. 3
Deel 1: Tentoonstellingsaspecten 1.1 Projectkader (beleidsdoelstellingen) Het projectkader geeft weer wat de aanleiding en achtergronden zijn van het project, gerelateerd aan de missie en beleidsdoelstellingen van de opdrachtgever. Geadviseerd wordt in deel 1 de gegeven volgorde van paragrafen aan te houden. De paragrafen hebben namelijk een onderlinge samenhang. Deze samenhang maakt het mogelijk de keuzes in hun onderling verband te beargumenteren. Eventueel kan vanuit deze achtergrond worden aangegeven waarom is gekozen voor: - het tentoonstellingsthema; - het medium tentoonstelling (en niet voor een ander medium). 1.2 Effect Hier wordt het effect dat de tentoonstelling bij de doelgroep moet bereiken, beschreven. Bij voorkeur wordt dit beargumenteerd vanuit bovenstaand projectkader en de beleidsdoelstellingen. 1.3 Doelgroepen (bereiksdoelstellingen) Deze paragraaf beschrijft de hoofd- en eventuele subdoelgroepen die de tentoonstelling moet bereiken. Ook de keuze voor de doelgroepen wordt bij voorkeur beargumenteerd vanuit het projectkader en de beleidsdoelstellingen. Geef aan, indien sprake is van subdoelgroepen, welke extra programma s en/of activiteiten hiervoor worden voorgesteld (bijvoorbeeld: een educatief programma voor scholen). 4
Analyse van de hoofddoelgroep Het betreft hier een onderbouwde analyse. Onderdelen van deze onderbouwing kunnen zijn: de relatie met de content (wat weet de doelgroep van het onderwerp; heeft zij vooroordelen); het referentiekader van de doelgroep; ingangsniveau in termen van opleiding; bijzonderheden. Persona De analyse kan worden samengevat in een persona of Ideal Type met eigenschappen die relevant zijn voor het project. Dus niet: deze persoon staat doordeweeks altijd om zeven uur op en begint zijn dag met ochtendgymnastiek, maar: deze persoon bezoekt gemiddeld drie keer per jaar een tentoonstelling. 1.4 Inhoudelijke doelstelling (eerste procesdoelstelling) Deze doelstelling omschrijft, gebaseerd op de analyse van de hoofddoelgroep, welk INHOUDELIJK verhaal de tentoonstelling moet overdragen om het gewenste effect bij de hoofddoelgroep te bereiken. 1.5 Ambitieniveau Deze paragraaf beschrijft het ambitieniveau dat het project zou moeten hebben volgens de opdrachtgever en de doelstellingen. Hierbij kan tevens worden aangegeven wat het kwaliteitsniveau kan of moet zijn. 5
Deel 2: Tentoonstellingstechnische randvoorwaarden (haalbaarheidsonderzoek) 2.1 Tentoonstellingsruimte Deel 2 kan zakelijk en kort worden beschreven. De in deze dummy gegeven volgorde van paragrafen hoeft niet per se te worden overgenomen. Na inventarisatie van de tentoonstellingsruimte kunnen hier onder meer worden weergegeven: omvang (formaat) van de beschikbare ruimte versus de ingeschatte benodigde ruimte; aard van de ruimte specifieke vormtechnische kenmerken van de ruimte; plaats van ramen en doorgangen; aanwezigheid van wandcontactdozen; aanwezigheid van verlichting en spanningsrails; de eerste indruk van klimatologische omstandigheden; beveiliging; publieksgeschiktheid; enzovoort. 2.2 Content Inhoudelijke gegevens Dit betreft een eerste oriëntatie op de beschikbaarheid van bronnen met inhoudelijke gegevens over het thema. Bronnen kunnen zijn: boeken, archiefmateriaal, documentaires, websites, deskundigen enzovoort. Geef aan of er gevolgen zijn voor de planning indien de beschikbaarheid van bronnen (zeer) laag blijkt. 6
Beschikbare collectie Het gaat hier om een eerste oriëntatie op de beschikbaarheid van objecten of collecties. Onderzocht kunnen worden: - de eigen collectie - mogelijkheden tot bruiklenen. Tevens behoort tot deze inventarisatie een quick scan van de conservering- technische staat van de objecten en van zware en/of grote objecten. Deze laatste kunnen gevolgen hebben voor het transport. Geef aan of er gevolgen zijn voor de planning indien de beschikbaarheid van objecten (zeer) laag blijkt, of deze in een dusdanig slechte staat zijn dat een restauratieperiode moet worden ingepland. 7
2.3 Zakelijke aspecten Plan van Aanpak van het project Het Plan van Aanpak geeft weer: - de fasering; - de go- en no- go- momenten; - de motivering voor de fasering; - de projectplanning met deadlines van de verschillende fasen. Voorbeeld projectplanning. Er zijn meerdere varianten mogelijk. 2013 2014 Wk 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 01 02 03 04 05 Initiatief- fase Content- fase Ontwerpfase Bouwfase Openstellingsfase Afsluitingsfase Evaluatie- fase SO VO DO Pre- fabricage Inrichten Projectorganisatie In een organogram wordt aangegeven WIE bij het project in welke HOEDANIGHEID is betrokken (opdrachtgever, projectleider, teamlid content, teamlid vormgeving, adviseur, bruikleengever, enzovoort) en welke taken en verantwoordelijkheden zij hebben. Met behulp van pijlen en blokken wordt de beslissingsstructuur en de samenhang in de projectorganisatie aangegeven. Geef eventueel aan welke projectteamleden vanuit de instelling (internen) aan het project zullen deelnemen plus welke deskundigheid extern moet worden ingehuurd. Geef indien relevant de status aan, bijvoorbeeld vrijwilliger of stagiair. 8
ORGANO GRAM ORGANI SATIE PROJECTGROEP I NFORMAT IECENTRUM (PI G) Verantw oordelijkheden: Eindverantwoordelijk OP DRACH TGEVER (directeur) Taken: Het bepalen van het overall beleid betreffende het project De verslaglegging over de voortgang van het project aan het bestuur, waar gewenst/noodzakelijk. Het nemen van besluiten aangaande voorstellen gedaan door de PIG, met name de story-line, het Schetsontwerp (SO), het Voorlopig ontwerp (VO) en het Definitief Ontwerp (DO) en de bij het VO en DO behorende begrotingen en detailplanningen. Het vertegenwoordigen van de PIG naar organisaties buiten de opdrachtgever. Verantw oordelijkheden: Het tot stand brengen van het project Verantw oordelijkheden: Eindverantwoordelijk voor alle door de projectgroep te nemen beslissingen en voor het doen van voorstellen aan de opdrachtgever binnen de gestelde randvoorwaarden van tijd, zoals neergelegd in de overall planning d.d 2-1-04, en geld en daarmee samenhangende kwaliteit P ROJECTGROEP Taken: Het doen van voortgangsvoorstellen aan de opdrachtgever, met name de story-line, het Schetsontwerp (SO), het Voorlopig ontwerp (VO) en het Definitief Ontwerp (DO) en de bij het VO en DO behorende begrotingen en detailplanningen. P ROJECTLEIDING Han Meeter Taken: Het vertegenwoordigen van de projectgroep naar de opdrachtgever Het voorzitten van de projectgroepvergaderingen Het (laten) maken van begrotingen en planningen en het bewaken daarvan Het ontwerpen van de tentoonstelling i.s.m IJ.G. Het aansturen van de projectgroepleden, alsmede het uitvoeren van het algemeen projectmanagement HISTORI SCH INHOUDELIJ K A.W. Verantw oorelijkheden: Zorg dragen voor het inhoudelijk onderzoek, de tekst van de brochure en het samenstellen van AV-programma's en het educatief programma Taken: Het doen van historisch onderzoek Het inhoudelijk steunen van de ontwerpers Het schrijven van de brochuretekst, almede het bepalen van het beeldmateriaal hiervan Het samenstellen en waar nodig i.s.m. derden produceren van de nodige AV-programma's Het samenstellen van het educatief programma ONTW ERP EN VORM GEVING IJ.G. Verantw oordelijkheden: Het ontwerpen,vormgeven en het technisch realiseren van de tentoonstelling, de brochure en het educatief programma. Taken: Het i.s.m. Meeter ontwerpen van de tentoonstelling Het i.s.m. derden verzorgen van de grafische vormgeving van de tentoonstelling, de brochure en het educatief programma Het aansturen en coördineren van de productie van de tentoonstelling, de brochure en het educ. progr. Het (mede) samenstellen van planningen en begrotingen SECRETARIAAT F.B. Verantw oordelijkheden: Het vertegenwoordigen van de opdrachtgever binnen de projectgroep Het verzorgen van het secretariaat en het archief van de projectgroep, alsmede van de interne en externe communicatie Taken: Het maken van agenda's en verslagen van projectgroepvergaderingen en waar nodig het verzorgen van afspraken. Het beheren van het archief van de proj.groep Het verzorgen van de interne communicatie Het verzorgen van de externe communicatie in overleg met de opdrachtgever Projectburo Meeter/Han Meeter/18-3-04/Versie 2 9
Budget Dit onderdeel bestaat uit: het beschikbaar budget; een toets op basis van een onderbouwde vierkante- meterprijs of dit budget realistisch is. Maak hierbij een inventarisatie van de bij de opdracht gevende instelling al of niet aanwezige faciliteiten, zoals werkplaats, medewerkers, deskundigen, transportmiddelen enzovoort. Faciliteiten die niet aanwezig zijn, maar toch noodzakelijk zijn voor het project, moeten uitbesteed worden aan externe bedrijven (bijvoorbeeld de bouw). Dit heeft uiteraard gevolgen voor de kostenraming; de dekking. het eventuele tekort en de wijze waarop hier in voorzien zou kunnen worden (bijvoorbeeld door een fondswervingsfase in het Plan van Aanpak op te nemen) NB: Vermeld bij de bedragen of het inclusief dan wel exclusief BTW betreft. Gebruikelijk is een bedrag zonder BTW te noemen als de opdrachtgever BTW- plichtig is. Indien de onderzoek- en ontwerpfase separaat wordt begroot, wordt deze begroting hier opgenomen. Informatieverzorging Hier kan worden weergegeven: de interne informatieverzorging tussen direct betrokkenen zoals opdrachtgever en projectteamleden. Stel hiervoor een informatieprotocol op, waarin wordt aangegeven wie informeert wie, waarover en hoe (mail, gespreksnotitie, verslag, mondeling, enzovoort). de externe informatieverzorging aan stakeholders. Bijvoorbeeld het bestuur, medewerkers van de opdrachtgevende instelling, enzovoort. Een aanzet tot een promotiecampagne kan deel van de externe informatieverzorging uitmaken. 10
Bijlagen 3.1 Strokenplanning Planning tentoonstelling '...' Versie 1, dd 6-06-2013 Geadviseerd Projectleider:! wordt nauwkeurig en in detail te plannen wie wat doet in de Planning tentoonstelling '...' maand mei juni Versie 1, dd 6-06-2013 dag 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 komende Activiteit Projectleider: fase.! Een taak- en Uitvoerenden tijdverdeling wordt weergegeven in een Voorbereidingsfase maand mei juni Bedenken visie inhoudelijk concept Projectteam dag 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 strokenplanning Activiteit (wie doet wat, Uitvoerenden wanneer). Opstellen analyseschema Voorbereidingsfase Inhoudelijk onderzoek Bedenken Samenstellen visie en synopsis inhoudelijk concept Opstellen Quick scan analyseschema naar (beschikbaarheid) objecten Inhoudelijk Onderzoek onderzoek naar tentoonstellingsruimte(n) Samenstellen Tekenen bouwkundige synopsis plattegrond Quick Tekenen scan vlekkenplan naar (beschikbaarheid) objecten Onderzoek Schetsen naar tentoonstellingsruimte(n) Tekenen Samenstellen bouwkundige schetsontwerprapport plattegrond Tekenen Bespreking vlekkenplan faseresultaat Schetsen Samenstellen schetsontwerprapport Planning Bespreking tentoonstelling faseresultaat Versie 1, dd 6 juni 2013 Projectleider: Projectteam Anna Vet, Job Bot, Lois Das Projectteam Anna Vet, Job Bot Projectteam Gerben Graag, Pop Kila Anna Lois Das, Vet, Job Jan Bot, Prins Lois Das Anna Jan Prins Vet, Job Bot Gerben Projectteam Graag, Pop Kila Lois Projectteam Das, Jan Prins Jan Projectteam Prins Projectteam + opdrachtgever Projectteam Projectteam Projectteam + opdrachtgever Vermeld op de planning welk project het betreft, de datum en eventueel het versienummer. Voorbeeld strokenplanning Copyright: t Y ontwerpbureau voor museum- en tentoonstellingsprojecten 11
3.2 Contactgegevens Opdrachtgever Projectteam Overige betrokkenen Handig: een lijst met de contactgegevens van de betrokken projectleden (dus ook die van de opdrachtgever). 3.3 Plattegrond tentoonstellingsruimte(n) Indien aanwezig. 12