Handleiding Zorg-Portaal

Handleiding Zorg-Portaal Registreren Inloggen Cliënt beheer Zorg melden Declareren Zorgaanbieders regio West Brabant Oost

Handleiding Zorg-Portaal Inhoudsopgave Inleiding... 3 Hoofdstuk 1 Registreren... 4 1.1 VECOZO certificaat... 4 1.2 AGB Code... 4 Hoofdstuk 2 Inloggen... 5 Hoofdstuk 3 Cliënt beheer... 6 3.1 Cliënt opvoeren (301 bericht)... 6 3.1.1 Uploaden bestand 301 (indicatie)... 6 3.1.2 Handmatig cliënten opvoeren... 7 3.2 Toewijzing toevoegen... 10 3.3 Producten toevoegen... 11 3.4 Toewijzing maken... 12 Hoofdstuk 4 Zorg melden (aanvang/mutaties/einde)... 13 4.1 Uploaden bestand MAZ(305) /MUT (307)... 13 4.2 Handmatig toevoegen (aanvang/einde)... 14 Hoofdstuk 5 Declareren (303/321)... 15 5.1 Algemeen... 15 5.2 Declaraties indienen... 15 5.2.1 Bestand Declaraties uploaden... 15 5.2.1.1 Excel bestand vullen... 15 5.2.1.2 Excel bestand converteren naar ei. bestand... 16 5.2.1.3 Ei. bestand uploaden... 17 5.2.2 Handmatig toevoegen (nota)regel... 18 5.3 Controleer geüploade declaraties... 19 5.4 Foutmeldingen in (nota)regels... 20 5.5 Crediteren van declaraties... 22 P. 2

Inleiding Uw gemeente heeft ervoor gekozen de uitvoering van het administratieve proces rondom de Jeugdwet te beleggen bij Zorg-Lokaal. Sinds 1 januari 2015 is de uitwisseling van berichten verplicht. Zorg- Lokaal faciliteert uw gemeente om aan deze plicht te voldoen middels de digitale administratietool: Zorg-Portaal. Via het Zorg-Portaal administreert u middels berichten onder andere de aanmelding van een cliënt zodra de zorg begint (305) en dient u declaraties in (303). Deze handleiding beschrijft hoe u zich kunt registreren op het Zorg-Portaal. En hoe u het Zorg-Portaal gebruikt, zodat het (digitale) berichtenverkeer tussen u en uw gemeente goed verloopt. Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met de Zorg-Lokaal Helpdesk. Per mail via helpdesk@zorg-lokaal.nl of telefonisch via 088 007 9494. P. 3

Hoofdstuk 1 Registreren Om als zorgaanbieder via het Zorg-Portaal te kunnen werken, dient u zich te registreren. Zorg-Lokaal heeft voor deze registratie uw VECOZO certificaatnummer en AGB code nodig. Bent u nog niet geregistreerd? Geef dan uw VECOZO certificaatnummer en AGB code door aan Zorg-Lokaal via ictsupport@zorg-lokaal.nl. Hoe u een nummer en code aanvraagt, leest u hieronder. 1.1 VECOZO certificaat Aanmelding op het knooppunt van VECOZO maakt het mogelijk dat u onder de Jeugdwet berichten digitaal met gemeenten uit kunt wisselen. Een aansluiting regelen op het knooppunt van VECOZO kan via de volgende link: https://www.vecozo.nl/diensten/administratieve-zaken/wmo-en-jeugdwetvoor-zorgaanbieders/ Zodra u bent aangesloten, ontvangt u een VECOZO certificaat met registratienummer. Op basis van dit certificaat wordt bepaald of u toegang krijgt tot het Zorg-Portaal. 1.2 AGB Code De AGB code is nodig om u aan te laten sluiten bij VECOZO en om u in het Zorg-Portaal te kunnen herkennen zodra u berichten stuurt. In het Zorg-Portaal zijn toewijzingen, cliënten, declaraties et cetera aan een zorgaanbieder gekoppeld via deze AGB code. Ook in het berichtenverkeer dient de AGB code te worden gebruikt. Bijvoorbeeld in een toewijsbericht (ijw301), de voorkeursleverancier is daar opgenomen in de vorm van een AGB Code. U kunt een AGB code aanvragen via: https://www.agbcode.nl/ N.B. Wanneer u de AGB code invult, gebruik dan enkel de AGB code die bij Zorg-Lokaal bekend is (vestigingscode) en niet uw persoonlijke AGB code. P. 4

Hoofdstuk 2 Inloggen Ga naar https://wmo.zorgmatch.nl/#/. U krijgt het volgende beeld te zien: Klik op volgende. U krijgt dan de melding dat u het certificaat moet bevestigen (deze wordt automatisch ingeladen). Klik op OK en voer uw wachtwoord in. P. 5

Hoofdstuk 3 Cliënt beheer 3.1 Cliënt opvoeren (301 bericht) Zorg-Lokaal werkt met de landelijke berichtenstandaard. Upload u berichten? Gebruik dan de landelijke standaard. Dit kan via de volgende link: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en-jeugdwet.html Daarnaast dient u de productcodes uit de Productdienstencatalogus (PDC) van de gemeente te hanteren. Het opvoeren van cliënten kan op twee manieren: 1. Door middel van het uploaden van het (301) bestand. 2. Door handmatig cliënten toe te voegen. N.B. vanaf 01-01-2016 is het ook mogelijk automatisch via VECOZO berichten uit te wisselen. 3.1.1 Uploaden bestand 301 (indicatie) Als u inlogt, verschijnt het volgende scherm. Om een 301 bericht te uploaden, gaat u naar de knop beheer. Hierna volgt een drop down menu. U klikt op Bestanden en vervolgens op Uploaden en verwerken (zie onderstaande schermafbeelding). Het volgende scherm wordt zichtbaar met de button Uploaden en verwerken (zie hieronder). Klikt u hierop dan kunt u zoeken in de bestanden op uw computer. Klik het geconverteerde 301 bestand aan. P. 6

Zodra het juiste bestand wordt geopend, gaat het systeem direct uploaden en verwerken. De voortgang is te zien aan de twee balken. Zijn deze beiden groen gekleurd dan is het bestand succesvol geüpload en verwerkt in het Zorg-Portaal. Er verschijnt een foutmelding als niet beide balken groen zijn gekleurd maar rood blijven. Bij het converteren van het bericht in de berichtenconverter worden de technische fouten al onderschept. Het Zorg-Portaal kan daarnaast nog foutmeldingen geven op de inhoud van het bestand. Als dit gebeurd dient u de fouten aan te passen en het bestand opnieuw aan te bieden. Bij een correcte upload zijn de cliënten aan u toegewezen en zichtbaar in het Zorg-Portaal. Mocht het uploaden van een 301 (indicatie) correct worden verwerkt in het systeem dan kunt u deze toewijzing handmatig opvoeren. 3.1.2 Handmatig cliënten opvoeren Klik links bovenaan op handmatig nieuwe cliënt invoeren. P. 7

Alle rode velden dienen ingevuld te worden om de nieuwe cliënt te registreren. Is een waarde ingevuld die voldoet aan de eisen dan verdwijnt de rode rand en wordt deze blauw. Vul alle benodigde gegevens in en klik op Opslaan. De cliënt is per direct toegevoegd in het Zorg- Portaal. U kunt nu een toewijzing toevoegen aan de cliënt. Krijgt u de melding dat de betreffende cliënt reeds is opgevoerd? Neem dan contact op met Zorg- Lokaal (088 007 9494). De helpdeskmedewerker helpt u verder. P. 8

Via de zoekbalk kunt u de zojuist ingevoerde cliënt opvragen. Klik op de cliënt om meer gegevens toe te voegen. Nadat u de cliënt heeft opgezocht, komt u bij het startscherm. P. 9

3.2 Indicatiebesluit toevoegen Zodra u de cliënt heeft gevonden, gaat u naar het 3e tabblad Indicatiebesluit. Om een indicatiebesluit toe te voegen, klikt u op de button Nieuw indicatiebesluit toevoegen, rechts bovenin het tabblad. U krijgt het volgende scherm te zien: Bij het invoeren van een indicatiebesluit dient u alle rode velden in te vullen. Als de gegevens aan de eisen voldoen, worden de velden blauw en kunt u het indicatiebesluit opslaan. Is er een beschikkingsnummer? Vul dit dan in bij het kopje Beschikkingsnummer. Is er sprake van een verwijzing of bepaling? U kunt een willekeurig nummer toevoegen of het nummer vermeld in uw administratie. P. 10

3.3 Product toevoegen Heeft u het indicatiebesluit toegevoegd? U kunt het bijbehorende product toevoegen. Om dit te doen, klikt u op product toevoegen. U krijgt dan het volgende scherm te zien. Vul alle roodgekleurde velden in als u een product wil toevoegen. Daarnaast moet de notitie van de start- en einddatum juist zijn. Deze moet passen binnen de ingangsdatum en de einddatum van de betreffende indicatie. Voer bij instelling uw AGB-code of instellingsnaam in (uw gegevens zijn bekend in het Zorg-Portaal indien u een contract heeft met de regio West Brabant Oost). Vul de productcategorie en productcode zoals vermeld op de beschikking. Indien sprake is van een verwijzing of bepaling vult u de codes in die u gaat behandelen. Is nog niet bekend welke zorg u gaat leveren (vaak in het geval van Jeugd GGZ)? U kunt gebruik maken van de productcodes 14NNB (generalistische en specialistische GGZ onbekend) en 15NNB (dyslexie onbekend). LET OP Bij het doorgeven van het volume is het belangrijk dat de in te voeren eenheid overeenkomt met de eenheid vermeld in de PDC van de gemeente Breda. Wanneer deze code niet overeenkomt, of wanneer u twijfelt, neem dan contact op met de helpdesk (088 007 9494). P. 11

3.4 Toewijzing maken Als de zorg aan u is toegekend dient u een toewijzing aan te maken om vervolgens zorgmeldingen (aanvang/mutatie/einde) te kunnen doorgeven. Een toewijzing maakt u aan door te klikken op de button Nieuwe toewijzing aanmaken in het tabblad Indicaties of via de keuze Werklijsten. U komt vervolgens bij onderstaand scherm. Controleer de gegevens en vul indien nodig uw AGB-code in. Kloppen alle gegevens? Sla dan de toewijzing op. U vindt de toewijzing terug via het 4 e tabblad Toewijzing. U ziet hier het product, de ingangsdatum, einddatum, het volume en informatie over het vervoer en de aanbieder terug. Indien correct, is de cliënt succesvol aan u toegewezen. P. 12

Hoofdstuk 4 Zorg melden (aanvang/mutaties/einde) Zorgmeldingen (aanvang) en wijzigingen (mutaties/einde) kunt u op twee manieren doorgeven: 1. Uploaden bestand met MAZ (305/MUT (307) bericht MAZ (305) = Bericht voor meldingsgegevens aanvang Wmo-ondersteuning/Jeugdhulp. MUT (307) = Bericht voor beëindiging en mutatiegegevens Wmo-ondersteuning/Jeugdhulp. 2. Handmatig toevoegen van melding aanvang (MAZ)/ einde (MUZ) 4.1 Uploaden bestand MAZ(305) /MUT (307) Na inloggen, verschijnt het volgende scherm. Ga naar de knop Beheer om een 305 of 307 bericht te uploaden. Er volgt een drop down menu. U klikt op Bestanden en vervolgens op Uploaden en verwerken (zie onderstaande schermafbeelding). Het volgende scherm wordt zichtbaar met de button Uploaden en verwerken (zie hieronder). Klikt u hierop dan kunt u zoeken in de bestanden op de computer. Klik het geconverteerd 305 of 307 bestand aan. Zodra het juiste bestand wordt geopend, gaat het systeem direct uploaden en verwerken. De voortgang is te zien in de twee balken. Zijn deze beiden groen gekleurd? Dan is het bestand succesvol geüpload en verwerkt in het Zorg-Portaal. P. 13

Er verschijnt een foutmelding als niet beide balken groen zijn gekleurd, maar rood blijven. Bij het converteren van het bericht in de berichtenconverter worden de technische fouten automatisch onderschept. Het Zorg-Portaal kan daarnaast nog foutmeldingen geven op de inhoud van het bestand. Als dit het geval is dient u de fouten aan te passen en het bestand opnieuw aan te bieden. Als de MAZ/MUT meldingen correct verwerkt zijn, ontvangt u geen foutmelding en zijn deze zichtbaar in het Zorg-Portaal. 4.2 Handmatig toevoegen (aanvang/einde) Melding van aanvang zorg (MAZ) en einde zorg (MUZ) voegt u handmatig toe door bij de toewijzing van het betreffende product (tabblad toewijzingen) te klikken op de button Registeren zorgverlening. U komt nu bij een nieuw scherm Registreren zorglevering/muz-maz. Aanvang (MAZ) Om een MAZ melding (aanvang zorg) in te voeren, klikt u op de button (+) en kiest u de eerste mogelijkheid Aanvang (MAZ). Hier vult u de startdatum, de leveringsstatus en het volume in. De startdatum dient binnen de periode te vallen die is toegewezen voor het product (daadwerkelijke start zorg). Het volume kunt u terugvinden links in het scherm. Einde (MUZ) Klik op de button (+) om een MUZ melding (einde zorg) te melden. U kiest de tweede mogelijkheid Einde (MUZ). Hier vult u de einddatum, de mutatiereden en de leveringsstatus in. Afhankelijk van de mutatiereden dient u nog een reden in te vullen. Ook hierbij geldt dat de einddatum binnen de periode dient te vallen die is toegewezen voor het product. Als de MAZ/MUZ meldingen correct verwerkt zijn, ontvangt u geen foutmelding en zijn deze zichtbaar in het Zorg-Portaal. P. 14

Hoofdstuk 5 Declareren (303/321) 5.1 Algemeen In het kader van de Jeugdwet spreken we voor declaraties in het berichtenverkeer over JW303 en JW321 berichten. 5.2 Declaraties indienen Er zijn 2 opties om te declareren. U kunt een bestand Declaraties uploaden of u kunt (nota)regels handmatig toevoegen. 5.2.1 Bestand Declaraties uploaden In het Zorg-Portaal kunnen alleen bestanden worden geüpload die voldoen aan het landelijk geldende format voor berichtenverkeer 303/321. Beschikt u niet over een systeem dat dit format automatisch aanmaakt? Dan dient u zelf alsnog een bestand in het juiste format aan te maken. Dit kunt u doen door het doorlopen van de volgende stappen: STAP 1) Excel bestand vullen STAP 2) Excel bestand converteren naar Ei. bestand STAP 3) Ei. bestand uploaden 5.2.1.1 Excel bestand vullen JW303 declaratiebericht Via onderstaande de link naar Istandaarden kunt u een Excel definitie voor 303 declaratieberichten en invulinstructie downloaden: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en-jeugdwet.html LET OP: Er bestaat op Istandaarden enkel een Excel definitie voor 303 declaratieberichten. Vult u de Exceldefinitie in aan de hand van de invulinstructie ziet het bestand er ongeveer als volgt uit: Algemene gegevens blad P. 15

Gegevensblad JW321 declaraties Deze dienen direct in het juiste 321 format te worden aangeleverd (hier bestaat nog geen handmatige optie voor). 5.2.1.2 Excel bestand converteren naar ei. bestand Heeft u het Excel format (zie 5.1.1) correct ingevuld? Dan kan het bestand geconverteerd worden volgens de handleiding van de berichtenconverter. Om dit te kunnen doen, dient u de berichtenconverter van Istandaarden te downloaden. Dit kan via de volgende link: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en-jeugdwet.html Kies Bericht maken en selecteer het type bericht (JW303). Vervolgens selecteert u het Excel bestand dat u heeft aangemaakt en kiest u Maak aan. De converter maakt een ei. bestand aan. Zodra u dit heeft opgeslagen is het converteren van het bestand gelukt. Nu vindt u het ei. bestand op de locatie waar het geconverteerde bericht is opgeslagen. Als u dit bestand opent, ziet u het volgende: De extensie die nu gecreëerd is (extensie:.ei), is tevens de extensie waarin de JW321 bestanden kunnen worden geüpload. Deze zien er na opening iets anders uit. Zie hieronder een voorbeeld. P. 16

5.2.1.3 Ei. bestand uploaden Ga na inloggen op het Zorg-Portaal naar de button Beheer, Bestanden en Uploaden en verwerken. Het volgende scherm wordt zichtbaar met de button Upload bestanden. Als u hierop klikt, kunt u vervolgens zoeken in de bestanden op de computer. Hier selecteert u het geconverteerde ei. bestand. Direct na opening van het juiste bestand start het uploaden en verwerken. Voortgang upload proces De voortgang leest u af in de twee balken. Beide balken groen? Dan is het bestand succesvol geüpload en verwerkt in het Zorg-Portaal. Dit ziet er als volgt uit: Balken rood gekleurd? Er verschijnen foutmeldingen. Bij het converteren van het bericht in de berichtenconverter worden de technische fouten al onderschept. Het Zorg-Portaal kan daarnaast nog foutmeldingen geven op de inhoud van het bestand. Als dit het geval is dient u deze foutmeldingen op te lossen en vervolgens het bestand opnieuw te uploaden. P. 17

5.2.2 Handmatig toevoegen (nota)regel Heeft u enkele declaraties per maand? Dan kunt u handmatig (nota)regels toevoegen. Log in op het Zorg-Portaal. Vul vervolgens in de zoekbalk (bovenin het startscherm) het Burger Service Nummer in van de cliënt waarvoor u een (nota)regel wilt opvoeren. Als u de desbetreffende cliënt heeft geselecteerd wordt het volgende scherm zichtbaar: Voor het handmatig opvoeren van de (nota)regel gaat u vervolgens naar het tabblad Toewijzing (rood omlijnd in bovenstaande afbeelding). Alle toegewezen indicatiebesluiten worden zichtbaar. Hierop kunt u direct declareren. Is de toewijzing nog niet gemaakt? Dan kunt u geen handmatige (nota)regel toevoegen. Op het tabblad van het desbetreffende besluit zijn diverse buttons zichtbaar. Om de (nota)regel aan te maken, klikt u op het vierkante icoontje met de N (rood omlijnd in onderstaande afbeelding). Zodra u op het N icoontje hebt geklikt verschijnt er een volgend scherm. Vult u hier alle informatie over de declaratie in. In het bovenste gedeelte zijn de gegevens van de toewijzing weergegeven. Het onderste gedeelte dient u in te vullen. Hanteer hierbij de standaard regels van declareren. Vul bij Aantal het aantal geleverde producten in met daaronder de bijbehorende tijdseenheid. - Vul bij Bedrag het te declareren bedrag in euro s in. Let op dat dit overeenkomt met het tarief van de productcode. P. 18

- Vul bij Startdatum de eerste datum van de maand in waarover u declareert. (Alle zorg - met uitzondering van Diagnose Behandel Combinaties (DBC) - dient per maand gedeclareerd te worden). - Vul bij Einddatum de laatste dag van de maand in waarover u declareert. - Vul bij Factuurnummer het nummer in dat in uw eigen administratie refereert naar deze declaratie. LET OP: Controleer alles op correctheid voordat u opslaat. De (nota)regel kan namelijk niet meer aangepast worden. Na het opslaan is het aanmaken van de (nota)regel voltooid en wordt deze bij Zorg-Lokaal aangeboden ter controle. Onder het tabblad Nota s is de zojuist aangemaakte (nota)regel vervolgens zichtbaar. Hier kunnen ook foutmeldingen zichtbaar zijn (zie voor meer informatie 5.3). 5.3 Controleer geüploade declaraties Na een succesvolle upload dient u de geüploade (nota)regels afzonderlijk te bekijken en te controleren op uitval via Bekijk (nota)regels. Dit is het blauw gekleurde deel in het informatiekader. Als u hierop klikt verschijnt het scherm met daarop alle (nota)regels die u met het declaratie bestand heeft geüpload. De geautomatiseerde controles Zorg-Portaal controleert de declaratie per (nota)regel aan de hand van de indicatie/toewijzing. Er zijn twee mogelijkheden: 1. De goedgekeurde (nota)regels. Deze regels worden klaar gezet voor betaling en zijn herkenbaar aan de groen gekleurde button. 2. De afgekeurde (nota)regels Deze regels zijn herkenbaar aan de rood gekleurde button. De foutmeldingen zijn zichtbaar door de cursor op de rode button te plaatsen. Indien gewenst kunt u ook de (nota)regels exporteren naar Excel. Hoe u afgekeurde (nota)regels corrigeert leest u in 5.4. P. 19

5.4 Foutmeldingen in (nota)regels Na het uploaden van een declaratie kan een foutmelding verschijnen in de (nota)regel. Een foutmelding wordt zichtbaar als u met de cursor op het rode vraagtekentje voor de (nota)regel gaat staan. Hieronder een overzicht van alle mogelijke foutmeldingen met bijbehorende benodigde actie: Foutmelding Omschrijving Actie Prestatierecord periode heeft overlap met andere (nota)regel. Deze foutmelding geeft aan dat er al een (gedeeltelijke) declaratie over de gedeclareerde periode heeft plaatsgevonden. Beide declaraties hebben betrekking op hetzelfde BSN-nummer en dezelfde productcode. Crediteer de foutieve (nota)regel en upload indien van toepassing een nieuwe (nota)regel met de juiste periode (zie H. 5.1). Cliënt onbekend. Product niet toegewezen in correcte periode voor zorgleverancier. Gedeclareerd tarief is hoger dan tarief in productendiensten catalogus. Deze foutmelding geeft aan dat van deze cliënt geen indicatie bekend is in het Zorg-Portaal. Deze foutmelding geeft aan dat de productcode van de declaratie niet is toegewezen aan de zorgleverancier in de periode van de declaratie. Het tarief dat u declareert is hoger dan het tarief dat u overeengekomen bent met de gemeente. Neem contact op met uw contractbeheer bij de gemeente. Doorloop de stappen uit deze handleiding die betrekking hebben op het maken van een toewijzing (zie H. 3). Crediteer de foutieve (nota)regel en upload een nieuwe (nota)regel met het juiste tarief (zie H.5.5 en 5.1). Aanvang zorg valt na declaratie startdatum. De begindatum van de declaratie ligt voor de datum Melding Aanvang Zorg (MAZ). Wijzig de datum Melding Aanvang Zorg (MAZ) of crediteer de declaratie en upload de juiste declaratie (zie H.4 of H.5). Geen aanvang zorg aanwezig op toewijzing. Er is geen producttarief beschikbaar Er is geen Melding Aanvang Zorg (MAZ) voor de door u gedeclareerde productcode. Voor het gedeclareerd product staat er voor uw AGB-code geen tarief vermeld in de productdiensten catalogus van uw gemeente. Vul de Melding Aanvang Zorg (MAZ) in (zie H.4). Neem contact op met uw contractbeheer om ervoor te zorgen dat het tarief dat u bent overeengekomen door uw gemeente wordt opgenomen in de productdiensten catalogus. Of crediteer de declaratie en upload de declaratie met het juiste tarief (zie H.5). P. 20

Foutmelding Omschrijving Actie Product onbekend. Zorgleverancier onbekend voor gemeente in deze periode. Gedeclareerde eenheid is niet compatibel met eenheid in producten-diensten catalogus. Totaal gedeclareerd volume past niet binnen het toegewezen product. Uitvoeringsvariant onjuist. Het product dat u declareert is niet vermeld in de product-diensten catalogus van uw gemeente. De Agb-code waarop u declareert is niet bekend in de product-diensten catalogus van uw gemeente. De door u gedeclareerde eenheid is een eenheid die niet voorkomt in de producten-diensten catalogus van uw gemeente. Het door u gedeclareerde volume is groter dan het volume dat in de aan u toegewezen indicatie is aangegeven. Het product dat u declareert is niet declarabel omdat er afgerekend wordt op basis van resultaatfinanciering. Neem contact op met uw contractbeheer om ervoor te zorgen dat het product door uw gemeente wordt opgenomen in de productdiensten catalogus. Of crediteer de declaratie en upload de declaratie met de juiste productcode (zie H.5). Neem contact op met uw contractbeheer om ervoor te zorgen dat uw Agb-code door uw gemeente wordt opgenomen in de productdiensten catalogus. Of crediteer de declaratie en upload de declaratie met de juiste Agb-code (zie H.5). Crediteer de declaratie(nota)regel en upload de declaratie met de juiste eenheid (zie H.5). Crediteer de declaratie(nota)regel en upload de declaratie met het juiste volume (zie H.5). Crediteer de declaratie(nota)regel (zie H.5). U ontvangt een afrekening op basis van het door u geüploade en gestarte ondersteuningsplan. P. 21

5.5 Crediteren van declaraties Declaraties die via een 303 bestand zijn geüpload in het Zorg-Portaal kunnen door hetzelfde 303 format worden gecrediteerd. Indien uw systeem niet automatisch kan crediteren kunt u een creditfactuur aanmaken middels een Excel-bestand. Hiervoor kan het Excel-invulbestand gebruikt worden dat op de website van Istandaarden wordt aangeboden. (https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en-jeugdwet.html). Download het Declaratiebericht 303. Dit is hetzelfde bestand als het bestand dat gebruikt wordt voor het handmatig aanmaken van een reguliere debet declaratie (zie hoofdstuk 5.2.1). Vul alle informatie in dit Excel bestand met dezelfde gegevens als de originele declaratie die u wilt crediteren. De extra aanpassingen die op het algemene gegevens tabblad gemaakt moeten worden zijn: - Elk factuurnummer mag maar één keer gebruikt worden. Vul hier een uniek factuurnummer in. - (nota)regel 16 betreft de indicatie debet/credit. Vervang hier de D van Debet in een C van credit (zie hieronder). Algemene gegevens tabblad: Het merendeel van het gegevens tabblad dient met dezelfde informatie ingevuld te worden als de originele debet declaratie. Op dit tabblad dient u het volgende aan te passen: - Kolom U Debet/Credit vult u met een C van credit. - Kolom V Referentienummer credit blijft bij het maken van een debet declaratie leeg. Volg onderstaande instructies om deze cel juist te vullen. Raadpleeg het originele ei. extensie bestand dat is geüpload in het Zorg-Portaal. In dit bestand kunt u het in te voeren referentienummer opzoeken. Iedere declaratie bestaat uit twee (nota)regels; het Verzekerdenrecord (start met 02) en het Prestatierecord (start met 04). P. 22

Om het referentienummer credit te vinden, kijkt u aan het einde van het prestatierecord. Achteraan zijn twee D s van debet zichtbaar. Tussen deze twee D s bevindt zich het gedeclareerde bedrag (zie hieronder rood onderstreept). De 20 karakters die na de laatste D zijn gevuld, vormen het referentienummer credit (hieronder in het rode vierkant). Deze unieke code moet in het credit Excel bestand gevuld worden in kolom V. Deze code moet altijd goed gevuld zijn om uw ingediende credit bestand juist te kunnen koppelen aan het bijbehorende debet bestand. Zodra in Excel het gegevensblad voor een credit volledig gevuld is, ziet het er als volgt uit: Na opslaan van dit Excel bestand dient het geconverteerd te worden naar een ei. extensie door de berichtenconverter van Istandaarden. Deze stap is eerder al omschreven in hoofdstuk 5.2.1.2. https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en-jeugdwet.html Na het converteren van het credit bestand, kunt u vervolgens dezelfde stappen in het Zorg-Portaal volgen als bij het indienen van een 303 declaratie. (zie hoofdstuk 5.2.1.3) P. 23