Handleiding NH BBC Budget Standopgave Cevi NV Bisdomplein 3 9000 GENT Tel 09 264 07 01 contactcenter@cevi.be http://www.cevi.be Logins NV Gen. De Wittelaan 17 B32-2800 Mechelen helpdesk@logins.be http://www.logins.be
1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE... 1.1 2 INLEIDING... 2.1 2.1 Voorwoord... 2.1 2.2 Colofon... 2.2 3 STANDOPGAVE... 3.1 3.1 Standopgave exploitatiebudget... 3.1 Toelichting bij het selectiescherm... 3.1 3.2 Standopgave per actieplan/actie... 3.3 Toelichting bij het selectiescherm... 3.3 3.3 Standopgave per budgethouder... 3.6 Toelichting bij het selectiescherm... 3.7 3.4 Standopgave per beleidsdomein... 3.9 Toelichting bij het selectiescherm... 3.9
2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD De afgelopen weken werden nieuwe mogelijkheden voor het opvragen van een standopgave voorzien in de NH BBC boekhouding. Hierdoor beschik je over meerdere budgetrapporten vanuit verschillende invalshoek. In deze korte handleiding krijg je de verschillende mogelijkheden om een standopgave van het budget van je bestuur op te vragen. Je kunt kiezen uit volgende rapporten: 1. Standopgave exploitatiebudget 2. Standopgave per actieplan/actie 3. Standopgave per budgethouder 4. Standopgave per beleidsdomein. Hiermee hopen we tegemoet te komen aan de rapporteringsbehoeften van je bestuur. We streven ernaar de kwaliteit van onze handleidingen continu te verbeteren. Opmerkingen of suggesties zijn dan ook steeds welkom op contactcenter@cevi.be. Team Financiën Cevi NV/Logins NV Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding NH BBC Budget Standopgave Versie 2014-09-23
2.2 2.2 COLOFON Cevi/Logins NV 2014-09-23 Cevi NV - Bisdomplein 3-9000 GENT Tel. Cevi Contact Center: 09 264 07 01 - fax: 09 264 07 02 E-mail: contactcenter@cevi.be Internet: http://www.cevi.be/ - extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295 Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B32-2800 Mechelen Tel.: 015 45 48 50 - fax: 015 45 48 89 E-mail: helpdesk@logins.be Internet: http://www.logins.be Ondernemersnummer: BE 0458.715.671 Programma: NH BBC Ondersteuning: Team Financiën Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding NH BBC Budget Standopgave Versie 2014-09-23
3 STANDOPGAVE 3.1 STANDOPGAVE EXPLOITATIEBUDGET Via menu 3.2.5.3 kun je een standopgave van het exploitatiebudget afdrukken. Algemene rekeningen voor investeringsbudget en liquiditeiten kun je niet afdrukken via deze lijst, enkel exploitatie. De sortering van deze standopgave gebeurt per beleidsitem/algemene rekening. De bekomen lijst is opgebouwd in Excel, ontvangsten/uitgaven worden opgesplitst in een apart tabblad. Toelichting bij het selectiescherm Via diverse selectiecriteria kun je bepalen welke gegevens je wilt opnemen in je standopgave. Deze selectiecriteria kun je selecteren via <F2> of je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon of een keuzelijst. Vul * in de velden die je niet wilt specificeren. Algemene rekening Vul hier de algemene rekening waarvoor je een afdruk wilt. Je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon. Bijvoorbeeld: * 61* enkel algemene rekeningen klasse 61 * [67]* enkel algemene rekeningen klasse 6 én 7 Beleidsitem (F2) Hier kun je een beleidsitem of een matchpatroon van beleidsitems invullen. Bijvoorbeeld: je hebt meerdere beleidsitems die beginnen met 0740, dan kun je 0740* invullen. Let wel: je kunt maar een beleidsitem invullen als je het vinkje Geconsolideerd niet hebt aangekruist.
3.2 Kostenplaats (F2) Een kostenplaats kun je maar meegeven als je ook budget voorzien hebt op het niveau van kostenplaats. Aantal posities algemene rekening Ook al gebruik je een algemene rekeningstelsel van 7 posities, je kunt er ook voor kiezen om een afdruk te maken met 6, 5, 4 posities. De algemene rekening moet daarom niet bestaan als titelrekening. Budgethouder (F2) Als je alleen de budgetsleutels van een specifieke budgethouder(s) wilt. Voorwaarde is wel dat je het budget hebt toegewezen aan die budgethouders. Geconsolideerd Als je dit aanvinkt, kun je geen selectie maken per beleidsitem, de cijfers worden dan geconsolideerd (als totaal van alle beleidsitems) weergegeven. Inclusief bestelaanvragen Als je dit aanvinkt, worden in de kolom Aangewend ook de bestelaanvragen opgenomen (= voorlopige aanwendingen). Inclusief niet goedgekeurde budgetherzieningen Als je dit aanvinkt, worden in de kolom Herziening en Tot. budget ook de niet goedgekeurde budgetherzieningen opgenomen. Inclusief budgetgroepen Als je budgetgroepen hebt gedefinieerd (zie menu 1.3.2.18) kun je deze hiermee laten afdrukken in de standopgave. Deze fungeren dan als tussentotalen. Enkel budgetgroepen Dit vink je aan als je enkel de budgetgroepen wil laten afdrukken op de standopgave. Uitsplitsing over kostenplaats, actieplan/actie en budgethouder voorzien Standaard worden enkel het beleidsitem en de algemene rekening afgedrukt op de standopgave. Als je in dat ook de kostenplaats, actieplan/actie en budgethouder wilt laten afdrukken, moet je dit hier aan te vinken. Overzicht verschillende beleidsitems op 1 tabblad Standaard wordt elk beleidsitem op een apart tabblad afgedrukt, wil je de verschillend opgevraagde beleidsitems op 1 tabblad, moet je dit hier aan te vinken. De output van de lijst ziet er als volgt uit.
3.3 3.2 STANDOPGAVE PER ACTIEPLAN/ACTIE Onder menu 3.2.5.6 werd een nieuwe lijst Standopgave per actieplan/actie voorzien. Deze lijst geeft een overzicht van de totalen inzake budget, verbruik, geboekt en wordt voorgesteld per strategische doelstelling, per operationele doelstelling, en vervolgens per actieplan/actie. In deze lijst worden zowel de bedragen van exploitatie, investeringen als liquiditeiten opgenomen. Je krijgt uiteraard enkel die bedragen te zien die voortvloeien uit budgettaire inschrijvingen op budgetsleutels met actieplan/actie. Dezelfde lijst is ook voorzien onder het nieuwe menupunt kwartaalrapportering 9.5.3. Meer bepaald onder menupunt 9.5.3.1. Toelichting bij het selectiescherm Via diverse selectiecriteria kun je bepalen welke gegevens je wilt opnemen in je standopgave. Deze selectiecriteria kun je selecteren via <F2> of je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon of een keuzelijstknop. Vul * in in de velden die je niet wilt specificeren. Algemene rekening Vul hier de algemene rekening waarvoor je een afdruk wilt. Je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon, bijvoorbeeld:
3.4 * 61* enkel algemene rekeningen klasse 61 * [67]* enkel algemene rekeningen klasse 6 én 7 Beleidsitem (F2) Hier kun je een beleidsitem of een matchpatroon van beleidsitems invullen. Bijvoorbeeld: je hebt meerdere beleidsitems die beginnen met 0740. Dan kun je invullen 0740*. Let wel: je kunt maar een beleidsitem invullen als je het vinkje geconsolideerd niet hebt aangekruist. Kostenplaats (F2) Een kostenplaats kun je maar meegeven als je ook budget voorzien hebt op niveau van kostenplaats. Aantal posities algemene rekening Ook al gebruik je een algemene rekeningstelsel van 7 posities, je kunt er ook voor kiezen om een afdruk te maken met 6, 5, 4 posities. De algemene rekening moet daarom niet bestaan als titelrekening. Budgethouder (F2) Als je een afdruk per budgethouder wenst. Voorwaarde is wel dat je het budget hebt toegewezen aan budgethouders. Verantwoordelijke actie (F2) Als je bij een actie een verantwoordelijke hebt ingevuld, kun je dit als selectiecriteria opgeven bij de standopgave. Strategische doelstelling (F2) Hier kun je * of een specifieke selectiecriteria opgeven. Beleidsdoelstelling (F2) Hier kan je * of een specifieke selectiecriteria opgeven. Actieplan (F2) Hier kan je * of een specifieke selectiecriteria opgeven. Type budget Keuze uit:
3.5 Als je kiest voor exploitatiebudget en liquiditeitenbudget worden in je Excel de kolommen Enveloppe en Subproject niet afgedrukt. Geconsolideerd Als je dit aankruist, kun je geen selectie maken per beleidsitem, de cijfers worden dan geconsolideerd (als totaal van alle beleidsitems) weergegeven. Inclusief bestelaanvragen Als je dit aankruist, worden in de kolom Aangewend ook de bestelaanvragen opgenomen (= voorlopige aanwendingen). Inclusief niet goedgekeurde budgetherzieningen Als je dit aankruist, worden in de kolommen Herziening en Tot. budget ook de niet goedgekeurde budgetherzieningen opgenomen. Totalisatie van de verschillende kostenplaatsen Als je dit vinkje uitzet, zul je verschillende lijnen zien per ar/bi/kostenplaats. Als je dit vinkje aanzet, krijg je 1 lijn per ar/bi, ook al heb je meerdere kostenplaatsen onder deze ar/bi. Afronden bedragen tot op euro Hiermee kun je de afgedrukte bedragen in de standopgave laten afronden tot op de euro. Afdruk kostenplaats, afdruk omschrijving kostenplaats, afdruk VBP, afdruk subproject Deze 4 gegevens kun je al dan niet laten afdrukken op de standopgave. Het niet laten afdrukken van deze gegevens zorgt er ook voor dat deze niet als kolom worden afgedrukt in de Excel. Zo kun je het Excel-bestand compacter maken. De output ziet er als volgt uit.
3.6 Als eerste tabblad krijg je steeds de selectiecriteria te zien zo weet je steeds per afdruk welke criteria je hebt meegegeven. 3.3 STANDOPGAVE PER BUDGETHOUDER Via menu 3.2.5.7 kun je een standopgave afdrukken per budgethouder. De standopgave is een lijst opgemaakt in Excel. Per opgevraagde budgethouder krijg je dan een apart tabblad. In deze lijst worden zowel de bedragen van exploitatie, investeringen als liquiditeiten opgenomen. Je krijgt uiteraard enkel die budgetsleutels te zien die gekoppeld zijn aan een budgethouder.
3.7 Dezelfde lijst is ook voorzien onder het nieuwe menupunt kwartaalrapportering 9.5.3. Meer bepaald onder menupunt 9.5.3.2. Toelichting bij het selectiescherm Via diverse selectiecriteria kun je bepalen welke gegevens je wilt opnemen in je standopgave. Deze selectiecriteria kun je selecteren via <F2> of je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon of een keuzelijstknop. Vul * in de velden die je niet wilt specificeren. Algemene rekening Vul hier de algemene rekening in waarvoor je een afdruk wilt. Je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon, bijvoorbeeld: * 61* enkel algemene rekeningen klasse 61 * [67]* enkel algemene rekeningen klasse 6 én 7 Beleidsitem (F2) Hier kun je een beleidsitem of een matchpatroon van beleidsitems invullen. Bijvoorbeeld: je hebt meerdere beleidsitems die beginnen met 0740 dan kan je invullen 0740*. Opgelet: je kunt maar een beleidsitem invullen als je het vinkje Geconsolideerd niet hebt aangekruist. Kostenplaats (F2) Een kostenplaats kun je maar meegeven als je ook budget voorzien hebt op niveau van kostenplaats. Aantal posities algemene rekening Ook al gebruik je een algemene rekeningstelsel van 7 posities, je kunt er ook voor kiezen om een afdruk te maken met 6, 5, 4, posities. De algemene rekening moet daarom niet bestaan als titelrekening. Budgethouder (F2) Via <F2> krijg je enkel die gebruikers te zien die als budgethouder zijn gedefinieerd in de boekhouding. Type budget Kies uit: Als je kiest voor Exploitatiebudget en Liquiditeitenbudget worden in je Excel de kolommen enveloppe en subproject niet afgedrukt. Geconsolideerd Als je dit aankruist, kun je geen selectie maken per beleidsitem, de cijfers worden dan geconsolideerd (als totaal van alle beleidsitems) weergegeven.
3.8 Inclusief bestelaanvragen Als je dit aankruist, worden in de kolom Aangewend ook de bestelaanvragen opgenomen (= voorlopige aanwendingen). Inclusief niet goedgekeurde budgetherzieningen Als je dit aankruist, worden in de kolom herziening en Tot. budget ook de niet goedgekeurde budgetherzieningen opgenomen. Totalisatie van de verschillende kostenplaatsen Als je dit vinkje uitzet, zul je verschillende lijnen zien per ar/bi/kostenplaats. Als je dit vinkje aanzet, krijg je 1 lijn per ar/bi, ook al heb je meerdere kostenplaatsen onder deze ar/bi. Afronden bedragen tot op euro Hiermee kun je de afgedrukte bedragen in de standopgave laten afronden tot op de euro. Afdruk kostenplaats, afdruk omschrijving kostenplaats, afdruk VBP, afdruk subproject Deze 4 gegevens kun je al dan niet laten afdrukken op de standopgave. Het niet laten afdrukken van deze gegevens zorgt er ook voor dat ze niet als kolom worden afgedrukt in de Excel. Zo kun je het Excel-bestand compacter maken. De output ziet er als volgt uit.
3.9 Als eerste tabblad krijg je steeds de selectiecriteria te zien zo weet je steeds per afdruk welke criteria je hebt meegegeven. 3.4 STANDOPGAVE PER BELEIDSDOMEIN Via menu 9.5.3.3. kun je een standopgave afdrukken per beleidsdomein. De standopgave is een lijst opgemaakt in Excel. Per opgevraagd beleidsdomein krijg je een apart tabblad. Zowel exploitatie, investeringen als liquiditeitenbudget kan worden afgedrukt via deze standopgave. Toelichting bij het selectiescherm Via diverse selectiecriteria kun je bepalen welke gegevens je wilt opnemen in je standopgave. Deze selectiecriteria kun je selecteren via <F2> of je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon of een keuzelijst-knop. Vul * in de velden die je niet wilt specificeren. Boekjaar Je moet steeds een boekjaar invullen. Algemene rekening Vul hier de algemene rekening in waarvoor je een afdruk wilt. Je kunt ook gebruikmaken van een matchpatroon. Bijvoorbeeld: * 61* enkel algemene rekeningen klasse 61 * [67]* enkel algemene rekeningen klasse 6 én 7
3.10 Beleidsitem (F2) Hier kun je een beleidsitem of een matchpatroon van beleidsitems invullen. Bijvoorbeeld: heb je meerdere beleidsitems die beginnen met 0740 dan kan je invullen 0740*. Kostenplaats (F2) Een kostenplaats kun je maar meegeven als je ook budget voorzien hebt op niveau van kostenplaats. Aantal posities algemene rekening Ook al gebruik je een algemene rekeningstelsel van 7 karaktes, je kunt er ook voor kiezen om een afdruk te maken met 6, 5, 4 karakters. De algemene rekening moet daarom niet bestaan als titelrekening. Beleidsdomein Vul hier * in als je alle beleidsdomeinen wil laten afdrukken of kies via de keuzelijst een specifiek beleidsdomein. Type budget Kies uit: Als je kiest voor Exploitatiebudget en Liquiditeitenbudget worden in je Excel de kolommen Enveloppe en Subproject niet afgedrukt. Totalisatie per beleidsitem Als je dit vinkje aanzet, worden ook tussentotalen per beleidsitem afgedrukt. Bijvoorbeeld: Zonder vinkje Totalisatie per beleidsitem : Beleidsitem is dan een kolom in de lijst.
3.11 Met vinkje Totalisatie per beleidsitem : Beleidsitem is voorzien als tussentotaal in de lijst. Totalisatie van de verschillende kostenplaatsen Als je dit vinkje uitzet, zul je verschillende lijnen zien per algemene rekening/beleidsitem/kostenplaats. Als je dit vinkje aanzet, krijg je 1 lijn per algemene rekening/beleidsitem, ook al heb je meerdere kostenplaatsen onder deze algemene rekening/beleidsitem Gedetailleerd budget Als je dit vinkje uitzet, wordt enkel de algemene rekening (+ omschrijving) getoond. Als je dit vinkje aanzet, worden naast de algemene rekening ook volgende gegevens afgedrukt: * Beleidsitem * Kostenplaats (wordt enkel afgedrukt als je ervoor kiest om dit specifiek te laten afdrukken) * Enveloppe en subproject (wordt uiteraard enkel afgedrukt als je kiest voor Volledig budget of Investeringsbudget ). * Actieplan/actie Inclusief bestelaanvragen Als je dit aankruist, worden in de kolom Aangewend ook de bestelaanvragen opgenomen (= voorlopige aanwendingen). Inclusief niet goedgekeurde budgetherzieningen Als je dit aankruist, worden in de kolommen Herziening en Tot. budget ook de niet goedgekeurde budgetherzieningen opgenomen. Afronden bedragen tot op euro Hiermee kun je de afgedrukte bedragen in de standopgave laten afronden tot op de euro.
3.12 Afdruk kostenplaats, afdruk omschrijving kostenplaats, afdruk VBP, afdruk subproject Deze 4 gegevens kun je al dan niet laten afdrukken op de standopgave. Het niet laten afdrukken van deze gegevens zorgt er ook voor dat deze niet als kolom worden afgedrukt in de Excel. Zo kun je het Excel-bestand compacter maken. De uiteindelijke output van de lijst ziet er al volgt uit. Als eerste tabblad krijg je steeds de selectiecriteria te zien zo weet je steeds per afdruk welke criteria je hebt meegegeven.