Onderwerp: alternatief voor huisvesting dorpstheater Invullen door Raadsgriffie RV-nummer: Dubbelklik Beleidsveld: Datum: 19-5-2016 Portefeuillehouder: P.J.M. Fens Procedure: Contactpersoon: Rens Conijn Afdeling/team: BR / MO Telefoon: 075 651 229 E-mailadres: Rens.Conijn@over-gemeenten.nl Samenvatting Het college stelt definitief voor om het alternatief voor een theater in Wormer te situeren in het Verenigingsgebouw, dat daartoe moet worden aangepast. Het college schetst de hoofdlijnen om dit alternatief te realiseren en vraagt de raad om de keuze voor het Verenigingsgebouw en de hoofdlijnen voor de realisatie te bekrachtigen. 1. Het voorstel in het kort Voorgesteld De 1. Definitief te kiezen voor het Verenigingsgebouw als alternatieve locatie voor een theater in Wormer; 2. De hoofdlijnen voor uitwerking van de optie van een aangepast Verenigingsgebouw te bekrachtigen. Beleidskader Het college beslist over subsidieverstrekking op grond van de algemene subsidieverordening. Het college heeft in de notitie d.d. 27-11-2015 voor een theater in Wormer de volgende visie geformuleerd: I. De gemeente heeft voor de kern Wormer voor de komende twintig jaar een theatervoorziening voor ogen die past bij de maat van Wormerland. II. Deze voorziening biedt mogelijkheden voor een gevarieerd programma van kleinschalige professionele theatervoorstellingen op het vlak van toneel, muziek, zang, cabaret en dergelijke. III. Uitgangspunt is een kwalitatief goed en afwisselend professioneel programmeringsaanbod. IV. Daarnaast biedt de theatervoorziening een podium voor professionele voorstellingen voor de basisscholen en voor amateuristische cultuuruitingen voor en door het dorp, zoals optredens en oefening van amateurgezelschappen, voorstellingen van de basisscholen en kinderkoren 2. Aanleiding/probleem en doel Aanleiding De gemeente heeft een verantwoordelijkheid voor de huisvesting van vier welzijnsorganisaties: Scwo, WonenPlus, bibliotheek en dorpstheater. De eerste drie 1
organisaties worden gehuisvest in de mfa in het centrum van Wormer. Voor het dorpstheater heeft het college onderzoek gedaan naar alternatieven. In december 2015 en januari 2016 is over het onderzoek naar alternatieven gesproken in de voorronde van de raad. Dat is gebeurd aan de hand van een notitie van het college <zie bijlage B1> en diverse bijlagen. Bij de bespreking in januari 2016 bleek voldoende draagvlak voor het realiseren van een podium in de bovenzaal van het Verenigingsgebouw. Aan het college werd gevraagd om toch te kijken naar twee andere alternatieven die in de voorronde werden geopperd, te weten: draaien van de bovenzaal de aula van basisschool Weremere Aan de hand van de bevindingen met die andere alternatieven zou de raad een concreet voorstel ter besluitvorming kunnen worden voorgelegd. Bij memo van 22 maart 2016 <zie bijlage B2> heeft het college de raad geïnformeerd over de bevindingen. De conclusie daarbij was dat beide alternatieven geen reële optie waren. Alles overziend zag het college de bovenzaal van het Verenigingsgebouw als enige haalbare en alternatieve oplossing voor een theaterfunctie in Wormer. Als meerwaarde van deze oplossingsrichting zag het college dat de multifunctionaliteit van het Verenigingsgebouw kan worden behouden. Zo kan de bovenzaal ook in gebruik blijven voor het verenigingsleven. Te denken valt aan de bridgegroep, dansschool, ouderenbond, vergaderingen, informatieavonden en festiviteiten. Het college heeft vervolgens aan stichting Verenigingsgebouw gevraagd de bovenzaalvariant uit te werken en te optimaliseren. Gevraagd is om te komen met budgetvriendelijke oplossingen. De stichting heeft daarop het ontwerp aangepast en een actuele kostencalculatie gemaakt. Omdat het noodzakelijk is voor de podiumfuncties voldoende ruimte te bieden voor kleedkamers en berging is dat op de bovenverdieping buiten de toneelzaal geprojecteerd en is volstaan met de toiletgroepen (die worden opgeknapt) beneden. Qua investeringsbedrag komt een en ander voor het theatergedeelte neer op een hogere bedrag dan de raming van september 2015. Het college streefde er naar in mei 2016 een definitief voorstel aan de raad voor te leggen over het te kiezen alternatief. Dat voorstel is nu aan de orde. Probleem N.v.t. Doel/resultaat Doel is een alternatieve huisvesting voor een theater die past bij de daarvoor geformuleerde visie van het college (zie bij beleidskader ). Het college heeft gekozen voor de bovenzaal van het verenigingsgebouw. Daartoe moet het gebouw worden aangepast c.q. verbouwd. Voor nadere informatie verwijzen wij naar de volgende stukken <zie bijlagen B3 en B4> die wij ontvingen van Stichting Verenigingsgebouw: B3 a t/m d: schetstekeningen B4 overzicht van investeringen, financiering en exploitatiekosten theater De bijlage 4 ligt vertrouwelijk ter inzage voor de raad. De plannen voor aanpassing bieden voldoende mogelijkheden om een theatervoorziening in Wormer te realiseren die past bij de visie van het college op zo n voorziening. Het voorstel is dan ook de weg van uitwerking te bewandelen. 2
Het is nu ten eerste gewenst dat de raad de definitieve keuze voor de locatie in het verenigingsgebouw bekrachtigt. Ten tweede moet de optie van een aangepast verenigingsgebouw worden uitgewerkt om tot realisatie te komen. Die uitwerking behelst in hoofdlijnen het volgende: a. Stichting Verenigingsgebouw realiseert de verbouwing en financiert dat met onder andere een lening; b. De gemeente subsidieert het exploitatietekort dat is toe te rekenen aan het theatergedeelte van het Verenigingsgebouw en maakt bij de subsidieverstrekking afspraken over doel en voorwaarden van de subsidie, passend bij de visie van het college. c. De subsidiepartij zal in eerste instantie Stichting Verenigingsgebouw zijn. In de toekomst is dat eventueel een andere partij die het beheer en de exploitatie van het theatergedeelte gaat verzorgen. d. Het exploitatietekort voor de huisvesting van het theater bedraagt afgerond 53.000,- inclusief btw. Daarmee geeft het college een bovengrens aan en geldt uitdrukkelijk dat het college in de uitwerking zoekt naar financieel gunstiger voorwaarden. Daarbij kijkt het college onder andere naar kostencalculaties, btwmogelijkheden, de financiering, afschrijvingstermijnen en de baten en lasten van de exploitatie. Het college heeft formeel de bevoegdheid om deze hoofdlijnen (subsidieverstrekking, beschikken over bestaand budget) uit te voeren. Vanuit het college is aangegeven dat het toch gewenst is om deze hoofdlijnen ter bekrachtiging voor te leggen aan de raad. Het voorstel is dan ook om dat zo voor te leggen aan de raad. 3. Toelichting Uitvoering/realisatie Na behandeling in de raad werkt het college de hoofdlijnen uit in concrete maatregelen om voldoende zekerheid te hebben dat het theater kan worden gerealiseerd, zoals voortzetting van de erfpacht voor het Verenigingsgebouw en subsidieverstrekking voor de huisvestingskosten. Daarbij onderzoeken we ook opties om het geheel goedkoper te maken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van btw-verrekening. Dat zou een voordeel op de investering kunnen geven van minimaal 100.000,-. Ook op de exploitatielasten kan de btw een gunstig effect hebben. Wij zullen een en ander betrekken in de uitwerking van de hoofdlijnen. Het bestuur van Stichting Dorpstheater en de vrijwilligers hebben aangegeven niet mee te gaan in de ontwikkeling van een nieuw theater in het Verenigingsgebouw. De portefeuillehouder is in gesprek met initiatiefnemers over voortzetting van een jaarlijks theaterprogramma en ander cultureel gebruik van het te realiseren theater. Alternatieven Er is geen geschikt alternatief voor de huisvesting van het dorpstheater. Risico's Risico is dat in de loop van de tijd geen voldoende draagvlak is voor gebruik van het theater in het Verenigingsgebouw. Dan heeft de gemeente wel een verantwoordelijkheid qua subsidie voor het exploitatietekort terwijl het gebruik te gering is. In voorkomend geval zal het college samen het de stichting Verenigingsgebouw moeten omzien naar alternatieve invulling van het Verenigingsgebouw opdat de kosten draagbaar blijven. 3
Financiële middelen Er is in dit raadsvoorstel sprake van een subsidie voor de huisvesting van het theater van maximaal 53.000,-. Daarmee geeft het college een bovengrens aan en geldt uitdrukkelijk dat het college in de uitwerking zoekt naar financieel gunstiger voorwaarden. Daarbij kijkt het college onder andere naar kostencalculaties, btwmogelijkheden, de financiering, afschrijvingstermijnen en de baten en lasten van de exploitatie. Op het uiteindelijke bedrag en de dekking komen wij in later instantie terug, als we de hoofdlijnen nader hebben uitgewerkt. Betrokkenen De portefeuillehouder, mw. E. Fens Afdeling beleid en regie, R. Conijn afdeling Bedrijfsvoering, E.J. Aafjes Extern: Bestuur van Stichting Verenigingsgebouw Bestuur en vrijwilligers van Stichting Dorpstheater Wormer Bar Groos Communicatie De betrokken organisaties (St. Dorpstheater, Verenigingsgebouw, Groos en de gebruikers van het dorpstheater) worden geïnformeerd over de stukken. De portefeuillehouder voert gesprekken met de gebruikers van het dorpstheater over de stand van zaken en het alternatief dat de gemeente wil bieden. De portefeuillehouder gaat in gesprek met initiatiefnemers voor een nieuw theater in het Verenigingsgebouw. De communicatie met de inwoners vindt plaats op basis van een op te stellen communicatieplan. Bijlagen B1 notitie onderzoek alternatieve accommodatie voor Dorpstheater Wormer d.d. 27-11-2015; B2 Memo over stand van zaken met alternatief voor Dorpstheater d.d. 22 maart 2016 B3 a t/m d: Schetstekeningen; B4 Vertrouwelijk: overzicht van investeringen, financiering en exploitatiekosten theater; De bijlage B4 ligt vertrouwelijk voor de raad ter inzage. Het college van burgemeester en wethouders van Wormerland, de gemeentesecretaris, de burgemeester, P. Koetsier P.C. Tange 4
Onderwerp alternatief voor huisvesting dorpstheater RV-nummer: Datum: Procedure: De raad van de gemeente Wormerland gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 mei 2016; Besluit: 1. Definitief te kiezen voor het Verenigingsgebouw als alternatieve locatie voor een theater in Wormer; 2. De hoofdlijnen voor uitwerking van de optie van een aangepast Verenigingsgebouw te bekrachtigen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Wormerland, gehouden op de griffier, de voorzitter, I.P. Vrolijk P.C. Tange 5