VERSLAG OCMW-raad Raad van 26/05/2011 Voornaamste beslissingen uit de openbare zitting: Verslag vorige vergadering Verslag openbare zitting vorige vergadering goedkeuring Dit verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. Verslagen diverse vergaderingen akteneming Neemt kennis van de volgende verslagen: AZ Nikolaas: verslag raad van bestuur 7 april 2011 Verslag Vast Bureau van 10 maart 2011. Mededelingen Neemt kennis van de volgende mededeling: kwijting OCMW ontvanger jaarrekening 2009 mededeling staalname legionella 04.05.2011 akteneming brief 11.05.2011 van ABB Oost-Vlaanderen i.v.m. toepassingrechtspositieregeling: de beslissing van 3 maart 2011 zal worden herzien (raad juni) verrekening 2 perceel 1: ruwbouw vervangingsnieuwbouw WZC: - 20.984,33 euro (wijziging metselwerk in kalkzandsteen (min), meerprijs wegnemen natte grond uit bouwput, minprijs elektriciteitswerken) jaarverslag 2010 ombudsdienst telecommunicatie jaarverslag 2010 Fedasil jaarverslag 2010 Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat problematiek telefonie: Mobistar stelt een aantal aanpassingswerken voor die een betere ontvangst zouden garanderen; zij stellen ook een nieuw contract voor. Mobistar zal de meerkost op zich nemen als ook de gemeente toetreedt tot het raamcontract voor de VOIP telefonie. Het gemeentebestuur wenst zich op dit moment nog niet te engageren t.o.v. Mobistar. De raad beslist voorlopig niet in te gaan op het nieuwe voorstel van contract van Mobistar. Er zal nog een onderhoud worden belegd teneinde te bespreken onder welke voorwaarden hetzij de ontvangst kan worden verbeterd, hetzij alsnog kan worden overgestapt naar een andere provider en het contract met Mobistar dus kan worden stopgezet. Aankoopdienst Aankoop waterzuivering / waterkoeler voor KDV De Zonnebloem goedkeuring Voorstel aankoop watertoestel (met koeling) in vervanging van flessenwater (Ginstberg), aangesloten op de waterleiding. Voordeel: geen gesleur meer met bakken, steeds gekoeld water aanwezig. 2 offertes werden ingediend: SIP-Well: 641 + BTW; onderhoud 1x per jaar 69,98. Aqualex: 1.185 + onderhoud 2x per jaar ( 58 per beurt) Voorstel: aankoop toestel SIP Well. Op voorstel van de voorzitter wordt dit punt verdaagd naar de volgende zitting omdat de 2 e offerte van SIP- Well pas gisteren werd toegevoegd aan het dossier. Verslag OCMW-raad Raad van 26/05/2011 1
Renovatie meubilair verzorgingsruimten KDV De Zonnebloem goedkeuring Voorstel: goedkeuring lastenboek voor aanbrengen 5 extra hangkasten in verzorgingsruimte lopers + vervangen van het bestaande werkblad en de wastafel. Voor de verzorgingsruimte niet-lopers: 5 extra hangkasten, 1 kolomkast, kast met legplanken met werkblad voor verzorgingskussen, kast met bad, extra kast met werkblad voor verzorgingskussen. De werken zouden moeten worden uitgevoerd in de sluitingsperiode van het kinderdagverblijf. (25.07 15.08). Gunning na onderhandelingsprocedure. Inschrijvingen binnen tegen 10 juni. Gelet dat in het kinderdagverblijf Zonnebloem de verzorgingsruimten weinig aangepast en sterk verouderd zijn; Gelet op de nota van de aankoopdienst tot staving van de renovatie en de verduidelijking van het voorgesteld lastenboek; Overwegend dat de kinderkribbe nog enkele jaren zal gebruikt worden in afwachting van een nieuwe kinderkribbe en dat er zich momenteel dringende aanpassingswerken opdringen; Gelet op het investeringsbudget; Gelet op de wetgeving op de overheidsopdrachten (art. 17 Wet van 24.12.1993); Gelet op het OCMW-decreet van 19.12.2008; Artikel 1: Het voorliggend lastenboek goed te keuren. Artikel 2: De werken, opgedeeld in verschillende deelopdrachten, zullen gegund worden na onderhandelingsprocedure waarbij minimum 3 Hamse aannemers/leveranciers zullen geraadpleegd worden. Uitbreiding licentie Nisplan voor 5 gebruikers goedkeuring Een uitbreiding van het bestaande plannings- en registratieprogramma NISPLAN, gebruikt in het WZC, is nodig voor de optimalisatie van de tijdsregistratie. Momenteel gebeurt dit door 1 medewerker (WZC); uitbreiding naar de diensthoofden: hoofdverpleegkundigen (3), chef-kok en diensthoofd onderhoud. Om technische redenen kan de opdracht slechts aan 1 aanbieder toegewezen worden, met name CMS, Mastboomstraat 4 Aartselaar, dat ook het dienstroosterprogramma NIS plan ondersteunt, waarop de tijdsregistratie gebaseerd is. Kostprijs: 2.750,39 + BTW + onderhoudscontract ( 449,29 + BTW). Gelet op de voorgestelde optimalisatie van de tijdsregistratie in het WZC Meulenbroek waar momenteel 1 medewerkster het dienstroosterprogramma NISPLAN gebruikt; Gelet op het voorstel om de tijdsregistratie te decentraliseren en 5 extra licenties aan te kopen voor de hoofdverpleegkundigen, de chef-kok en het diensthoofd van het onderhoud; Gelet op het investeringsbudget 2011 waarin een krediet werd vastgelegd voor de aanpassing van de tijdsregistratie; Overwegende dat het dienstroosterprogramma NISPLAN als gebruiksvriendelijk en essentieel wordt beschouwd door de gebruikers; Overwegend dat nog verdere uitbreiding, in tweede fase, wordt voorzien om deze applicatie ook te gebruiken in de personeelsdienst en in het kinderdagverblijf Zonnebloem Gelet op de prijsofferte van de firma CMS van 17 mei 2011; Gelet op de nota van de aankoopdienst tot staving van deze aankoop; Gelet op het gunstig visum van de heer ontvanger; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW s; Gelet op de wetgeving op de overheidsopdrachten (art.17 onderhandelingsprocedure); Enig artikel: er wordt overgegaan tot de aankoop van 5 extra licenties NISPLAN bij de firma CMS, Mastboomstraat, 4 te Aartselaar, volgens offerte, tegen de prijs van 2.750,39+ BTW en de uitbreiding van het onderhoudscontract tegen de prijs van 449,29 + BTW Verslag OCMW-raad Raad van 26/05/2011 2
Financiële dienst Betaalbaarstelling investeringsfacturen Renovatie raadzaal: Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2010 houdende de principebeslissing tot het uitvoeren van renovatiewerken aan de raadzaal, de gunningswijze (onderhandelingsprocedure) en de fasering van de verschillende deelopdrachten; Gelet op de beslissingen van het vast bureau van 13 januari 2011 (elektriciteitswerken), 10 februari 2011 (keukentje) en 10 maart 2011 (gordijnen) tot gunning van diverse werken en leveringen voor de renovatie van de raadzaal; Gelet op het investeringsproject 1/2009/AC100 vervangingsinvesteringen ; Gelet op de opmerking die werd geformuleerd in het verslag externe audit bij de goedkeuring van de jaarrekening 2007 bij brief van 24 oktober 2008 van de heer Gouverneur, dat de betaalbaarstelling van investeringsfacturen dient te gebeuren door het orgaan (budgethouder) dat de investering heeft goedgekeurd met name de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Gelet op de voorliggende facturen van de firma s: Tony Baert Hamme (gordijnen); A&T Energy Hamme (elektriciteit) en Hobby Shop Hubo (keukentje). Enig artikel: De volgende facturen worden door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn gunstig geviseerd en betaalbaar gesteld: Schilderwerken Tony Baert NV Hamme: factuur nr. 11/7246 van18.05.2011, leveren en plaatsen van optrekgordijnen in raadzaal volgens offerte en bestelbon 2011/AC100/9: 2.014,46+ BTW = 2.437,50 A&T Energy Hamme: factuur nr. 241/FAC2011 000.190 van30.04.2011, voor uitgevoerde elektriciteitswerken in raadzaal volgens offerte en bestelbon 2011/AC100/3: 4.192,97+ BTW = 5.073,49 Hobby Shop bvba, Hamme: factuurnummer 111799 van 30.04.2011, aanbrengen van spoeltafel, kraan en toebehoren volgens offerte en bestelbon 2011/AC100/2: 1.909,80 + BTW = 2.310,86 Aankopen woonzorgcentrum en serviceflats: Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 januari 2011 houdende de goedkeuring van een raamakkoord met de firma Van Moerzeke voor het leveren en plaatsen van keukentjes in de serviceflats De Durme tegen een vastgestelde prijs; Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 31 maart 2011 tot aankoop van een badlift (Arjo-Huntleigh) en 10 Tempurmatrassen (Distrac); Gelet op het investeringsproject 1/2010/AC83411 vervangingsinvesteringen WZC Meulenbroek en het investeringsproject 1/2010/AC83431 vervangingsinvesteringen serviceflats De Durme; Gelet op de opmerking die werd geformuleerd in het verslag externe audit bij de goedkeuring van de jaarrekening 2007 bij brief van 24 oktober 2008 van de heer Gouverneur, dat de betaalbaarstelling van investeringsfacturen dient te gebeuren door het orgaan (budgethouder) dat de investering heeft goedgekeurd met name de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Gelet op de voorliggende facturen van de firma s: Arjo-Huntleigh NV, Erpe-Mere (badlift); Distrac nv Hoegaarden (tempur matrassen) en Keukens Van Moerzeke bvba Hamme (keuken De Durme); Enig artikel: De volgende facturen worden door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn gunstig geviseerd en betaalbaar gesteld: Arjo-Huntleigh NV Erpe-Mere: factuur nr. 131421 van 12.05.2011, leveren en plaatsen van 1 elektrische badlift en weegschaal volgens offerte en bestelbon : 6.246,19 + BTW = 7.557,89; Distrac NV Hoegaarden: factuur nr.000/1101/68758 van 18.04.2011 voor levering van 10 tempurmatrassen volgens bestelbon en offerte : 3.200 + BTW = 3.872; Keukens Van Moerzeke Hamme: factuur nummer 1104/533 voor levering en plaatsen van een keuken Ha cker, model UNO Magnolia volgens bestelbon en offerte nr.2011/ac83431/8: 3.853,39 incl. BTW; Financieel rapport Verslag OCMW-raad Raad van 26/05/2011 3
Neemt kennis van het financieel rapport van de OCMW ontvanger over het 1 e trimester 2011. De totale rentebasis is op een hoog positief peil gehandhaafd. De tijdelijke daling in 1 e trimester 2011 was een gevolg van de prefinanciering van de onroerende aankopen ter uitbreiding van de centrale site. Eind maart werden hiervoor gelden geleend en belegd aan een hogere creditrente dan de debetrente van de leningen. Stabiel gunstige financiële situatie. Ook de thesaurietoestand zal heel gunstig blijven. De evolutie van de budgetten blijft binnen de vastgelegde enveloppes. De rubriek terugvordering steun (708) bij de opbrengsten blijft wellicht onder de verwachtingen ten gevolge van de beperkte instroom van nieuwe asielzoekers. Kinderdagverblijf Zonnebloem Update kwaliteitshandboek goedkeuring Heel wat teksten van het huidige kwaliteitshandboek van het KDV Zonnebloem werden aangepast aan de effectieve en praktische wijzigingen. Tevens werden een aantal nieuwe hoofdstukken toegevoegd na overleg met de verantwoordelijken. Raadslid Van Holewinckel wenst nog op te merken dat het niet aangewezen is dat de kinderverzorgsters ook toegang hebben tot de administratieve dossiers waarin o.m. de berekening van de ouderbijdrage is opgenomen. De toegang moet worden voorbehouden aan de dienstverantwoordelijke. De dossiers zullen in een afsluitbare ladenkast worden bewaard. Keurt met unanimiteit de update van het kwaliteitshandboek van het kinderdagverblijf Zonnebloem goed. Sociale dienst Indexering zakgeld bejaarden ten laste van het OCMW goedkeuring Op 1 mei werden een aantal uitkeringen geïndexeerd. Dientengevolge moet ook het gewaarborgd zakgeld voor de bewoners van het WZC worden aangepast: Voorstel zakgeld: 88 per maand. Raadslid Van Goethem vindt de indexering van het zakgeld met 12 eurocent minimaal. Deze indexering biedt aan de bewoners geen extraatje. Hij vindt het beter dat het zakgeld naar boven wordt afgerond tot een rond bedrag bvb. 90. De voorzitter stelt voor om het voorstel ( 88) niet te wijzigen. Met 8 ja stemmen en 2 onthoudingen (Van Goethem en Passemiers) wordt het voorstel tot indexering van het zakgeld tot 88 aanvaard. Woon- en zorgcentrum Abetec perceel 3: sanitair en HVAC mededeling gunningsverslag Op 23 maart 2011 had op de zetel van het OCMW de opening plaats van de inschrijvingen voor de technische percelen van de vervangingsnieuwbouw WZC Meulenbroek. Deze inschrijvingen werden inmiddels door Abetec nagezien en de volgende voorstellen tot gunning werden aan DEXIA (bouwheer) en aan het OCMW (opdrachtgever) overgemaakt: Perceel 2: elektriciteit: 11 inschrijvers: voorstel gunning: bvba DETECH Lokeren, 1.187.911,44 excl. BTW (raming: 1.367.983) Perceel 3: sanitair en HVAC: 6 inschrijvers: voorstel gunning: NV Delta Thermic Antwerpen: 2.435.000 Raming : 3.049.633,90 Perceel 4: liften (offerteaanvraag): 1 inschrijver: KONE: 160.170 excl BTW (raming 212.000) offerte niet conform inhoud aanbestedingsdocumenten: voorstel: onderhandeling met inschrijver over afwijking lastenboek (uitloophoogte lift) en nadien gunning. Perceel 5: Grootkeuken (offerteaanvraag): 3 inschrijvers; voorstel gunning: Bossuyt NV Kuurne 256.078,81 excl. BTW; raming: 291.307,50. DEXIA, bij monde van de projectleider Jan Bauwens, deelde deze avond nog telefonisch mee dat de offerteaanvragen voor het lot grootkeuken verder moeten worden nagezien vooraleer een gunningsvoorstel te formuleren. De gunning van dit lot wordt dus verdaagd. Gelet op de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13 december 2001 en het verhogingsbesluit van 17 maart 2005 en de tweede verhoging bij beslissing van 29 april 2010 om de vervangingsnieuwbouw en afbraak van het WZC Meulenbroek te realiseren via het systeem van financiering met projectbeheer en de gunning van deze opdracht aan DEXIA Bank NV; Verslag OCMW-raad Raad van 26/05/2011 4
Gelet op de goedkeuring door de raad voor maatschappelijk welzijn van de lastenboeken voor de percelen technieken : elektriciteit (perceel2); Sanitair en HVAC (perceel 3); liften (perceel 4) en grootkeuken (perceel 5) in de zitting van 27 januari 2011; Gelet op het proces-verbaal van opening der offertes bij de openbare aanbesteding van 23 maart 2011 voor: - het bijzonder bestek perceel 2: Elektriciteit van de opdracht: vervangingsnieuwbouw Woon- en Zorgcentrum Meulenbroek van het OCMW-Hamme; - het bijzonder bestek perceel 3: Sanitair en HVAC van de opdracht: vervangingsnieuwbouw Woonen Zorgcentrum Meulenbroek van het OCMW-Hamme; Gelet op het proces-verbaal van opening der offertes, zonder aflezing van de prijzen, bij de algemene offerteaanvraag van 23 maart 2011 voor: - het bijzonder bestek perceel 4: Liften - het bijzonder bestek perceel 5: Grootkeuken Overwegende dat de uiteindelijke toewijzing van vermelde percelen dient te gebeuren door de bouwheer DEXIA Bank NV, in opdracht van OCMW Hamme; Gelet op het verslag van nazicht van de inschrijvingen voor de percelen 2 (Elektriciteit) en perceel 3 (HVAC en Sanitair) door het ontwerp- en studiebureau ABETEC Architecten en ingenieurs NV, waarbij geen opmerkingen worden geformuleerd, zodat de opdracht mag worden toegewezen aan de laagste regelmatige inschrijver; Overwegende dat het verslag van nazicht van de offertes voor perceel 4 Liften ingediend bij algemene offerteaanvraag van 23 maart 2010 aanleiding geeft tot de volgende opmerking van het ontwerp- en studiebureau ABETEC: evenwel is er voor de lift 4 een uitloophoogte van 3850mm aangeboden i.p.v. de gevraagde 3500mm. Met deze inschrijving is deze inschrijver (KONE, enige inschrijver) dan ook niet conform met de inhoud van de aanbestedingsdocumenten. De offerte dient nagezien te worden door de veiligheidscoördinator AVG Consulting bvba. Aldus zijn wij van oordeel dat mits positief gevolg van de veiligheidscoördinator, wij de bouwheer (DEXIA Bank nv) kunnen adviseren om voorafgaandelijk aan de toewijzing te onderhandelen met de inschrijver betreffende de voorgemelde uitloophoogte ; Gelet op het verslag van nazicht, opgemaakt door ontwerp- en studiebureau ABETEC,van het perceel 5 grootkeuken ; Gelet op de mededeling van de bouwheer DEXIA nv dat met betrekking tot dit perceel 5 grootkeuken, de opgegeven prijzen verder moeten worden nagezien; Gelet op de wetgeving overheidsopdrachten, in het bijzonder de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; Gelet op het OCMW decreet van 19 december 2008; Artikel 1: Aan DEXIA Bank NV, bouwheer van de vervangingsnieuwbouw woonzorgcentrum (164 bedden) en dagzorgcentrum (10 eenheden) inclusief de volledige slopingswerken van het bestaande rusthuis Meulenbroek + plaatsen van een prefab hoogspanningscabine, wordt de toelating gegeven om, op grond van het PV van nazicht van de inschrijvingen voor de openbare aanbesteding van 23 maart 2011 uitgevoerd door het studie- en ontwerpbureau ABETEC NV, Dendermonde: Het perceel 2: Elektriciteit, toe te wijzen en te gunnen aan de laagste regelmatige inschrijver, met name de firma DETECH nv, Moortelstraat 4, 9160 Lokeren voor een toewijzingsbedrag van 1.187.911,44 euro + BTW. Het perceel 3: Sanitair en HVAC, toe te wijzen en te gunnen aan de laagste regelmatige inschrijver, met name de firma DELTA THERMIC nv, Rue d Ablooz 23, 4040 Herstal met inschrijvingsadres: Blancefloerlaan 179c, 2050 Antwerpen voor een ongewijzigd toewijzingsbedrag van 2.435.000 euro. Artikel 2: De definitieve toewijzing van het perceel 4 Liften wordt verdaagd tot na de onderhandelingen met de enige inschrijver de firma KONE Belgium nv, Sterstraat 32, 2018 Antwerpen, omtrent de opmerking, geformuleerd in het verslag van nazicht, over de van het lastenboek afwijkende uitloophoogte van lift 4. Artikel 3: De definitieve toewijzing van het perceel 5 Grootkeuken wordt verdaagd. Verslag OCMW-raad Raad van 26/05/2011 5