Ondanks dat er nog geen formele fusie heeft plaatsgevonden, is er het afgelopen jaar in de kantoororganisatie al veel samengewerkt aan de totstandkoming van het eerste gezamenlijke seizoen 2019-2020. Een ingewikkelde klus aangezien bij aanvang van dit proces nog niet bekend was hoe de orkestformatie eruit zou zien doordat de gevraagde bijdrage van de provincies nog niet was toegekend. Deze onzekere factor alsmede het feit dat iedereen nog onzeker was over zijn positie in de toekomstige organisatie, maakte dat er zo nu en dan de nodige spanningen waren. Gelukkig zijn deze steeds weer door de betrokkenen goed opgelost. Belangrijke kanttekening is dat de harmonisatie arbeidsvoorwaarden personele regelingen met zich mee kan brengen die invloed hebben op de inzetbaarheid van musici en dus op de haalbaarheid van de beoogde programmering. Ook de Artistieke commissies van beide orkesten hebben in 2018 reeds samengewerkt. Zij waren gezamenlijk betrokken bij de totstandkoming van seizoen 19-20, stelden het profiel op voor de toekomstige chef dirigent alsmede de procedure hoe hiertoe te komen, stelden het proefspel reglement voor de SVLO op en gaven hun advies over de invulling van de openstaande vacatures. Beide orkesten hebben in de afgelopen jaren op regelmatige basis samengewerkt in groot symfonische producties. Om de samenwerking en onderlinge collegialiteit verder te versterken is besloten om in geval van behoefte aan remplaçanten eerst elkaars musici te vragen. Dit heeft al geleid tot veel uitwisseling van musici, in alle instrumencgroepen. De beide educatieafdelingen werken al sinds enkele jaren zeer intensief samen. Zij hebben een gezamenlijk educatiebeleid ontwikkeld voor de periode 2017-2020. Externe betrokkenheid In het najaar van 2018 heeft het bureau Blueyard namens de SVLO gesprekken gevoerd met de directeuren en programmeurs van de concertzalen in de zes speelsteden (Arnhem, Apeldoorn, Deventer, Doetinchem, Enschede, Nijmegen en Zwolle). Hierin is toelichting geven op het visiedocument en aangegeven welke invloed de visie heeft op de programmering van seizoen 19-20. Insteek was om te komen tot een routekaart en werkafspraken die in de toekomsten zouden kunnen leiden tot het afsluiten van een convenant. Tot slot Wij hopen in 2019 het fusieproces tot een goed eind te brengen en een mooie symfonische voorziening voor landsdeel oost te hebben neergezet. Lauwersgrachtalliantie Het Gelders Orkest heeft samen met de gemeente Arnhem, de provincie Gelderland, lntrodans, Oostpool en MusislStadstheater de Lauwersgrachtalliantie gestart om verdere onderlinge samenwerking te bevorderen en de culturele positie van Arnhem te versterken. Samenwerking vindt op zowel programmatisch als organisatorisch vlak plaats. De gezamenlijke voorstelling Kogelvis was een geweldig voorbeeld van hoe samenwerking kan leiden tot nieuwe vormen van podiumkunst. CNA, CNN en 025 Op initiatief van Het Gelders Orkest is er in Arnhem een directieoverleg Cultuur gestart waaraan alle grote Arnhemse culturele instellingen deelnemen. In 2018 is dit overleg geformaliseerd binnen het Cultuur Netwerk Arnhem (CNA). De kleinere culturele initiatieven hebben een afgevaardigde in dit overleg. Het CNA heeft samen met haar Nijmeegse evenknie, het CNN, intensief samengewerkt aan verdere ontwikkeling van de stedelijke regio Arnhem/Nijmegen. Het groeidocument 025 is in oktober aan de minister aangeboden. In de komende jaren zal de samenwerking tussen beide culturele netwerken verder worden versterkt en vormgegeven. Samenwerkingen Voor Het Gelders Orkest is samenwerken heel vanzelfsprekend. Met orkest de ereprijs in RKST2 I, met het NJO in de HGO Orkest Academy, met Sonnevanck in een kindervoorstelling, met lntrodans in een geweldige coproductie, bij regionale evenementen of bij de Bridge to Liberation Experience. Onze muziek samenbrengen met andere disciplines is zeer inspirerend en daarom zoeken we actief naar allerlei samenwerkingsverbanden. 9
Culturele diversiteit/inclusiviteit Het Gelders Orkest streeft ernaar zoveel mogelijk mensen in de gelegenheid te stellen om symfonische concerten bij te wonen. Er is een samenwerking met Stichting Vier 't leven om ouderen die niet meer graag alleen op stap gaan bij onze concerten te betrekken. Verder participeert Het Gelders Orkest in de Gelrepas, voor mensen met een smalle beurs. Met Vluchtelingenwerk Nederland is samengewerkt om kinderen (en hun ouders) uit Gelders AZC's naar onze concerten te krijgen. Ook jongeren uit de Internationale Schakelklas bezochten onze concerten. Rondom de opening van Musis organiseerde Het Gelders Orkest een project met schoolkinderen die normaal niet snel met cultuur in aanraking komen. Via arbeidsontwikkelbedrijf Scalabor is een kantinemedewerker gedetacheerd bij Het Gelders Orkest. Ook binnen ons vrijwilligersbeleid is ruimte voor (werk)ervaringsplekken voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Ons personeelsbeleid is niet expliciet gericht op het werven van personeel met een andere culturele of etnische achtergrond, de kwaliteit van de sollicitant is leidend, ongeacht zijn of haar achtergrond. b. Werving private bijdragen Naast de inkomsten uit kaartverkoop, is het orkest ook in toenemende mate afhankelijk van bijdragen van Vrienden en Mecenassen. Deze particulieren krijgen in ruil voor hun gift bepaalde privileges, zoals speciale bijeenkomsten of ontmoetingen, om de onderlinge relatie te behouden en te verdiepen. Analyse In 2017 is opnieuw geanalyseerd wat de Vrienden en mecenassen in financieel opzicht opleveren en wat zij ontvangen in ruil voor hun gift. Op basis van deze analyse is gekozen om de Vriendenbijdrage met ingang van 2018 met 5 euro te verhogen van 35 euro naar 40 euro. Ook is afscheid genomen van de optie Partnervrienden à 45 euro (bestemd 2 personen). Daarnaast kan iemand zich aanmelden als Boezemvriend à 150 euro, plus een eventuele extra gift. De mecenassen bepalen zelf de hoogte van het bedrag, met als enig voorwaarde een minimum van 500 euro per jaar. De particulieren voelen zich nauw betrokken bij het orkest. Het contact rondom concerten en activiteiten met de relatiemanager als zijnde iemand uit het orkest, voedt dit gegeven. De particulieren worden graag op de hoogte gehouden van waar hun bijdrage naar toe gaat. Ook de op handen zijnde fusie wordt nauwlettend in de gaten gehouden en daar is communicatie van essentieel belang. Wervingscampagne Vrienden particuliere markt Eind november 2017 is de campagne 'Kom dichterbij' opgezet om nieuwe Vrienden te werven met startjaar 2018. Hierdoor hebben 58 nieuwe vrienden zich aangemeld en 44 Vrienden zijn Boezemvriend geworden. Er zijn 97 Vrienden die zich per 2018 hebben afgemeld om Vriend te zijn; 44 daarvan zijn Boezemvriend geworden en 43 hebben aangegeven om geen bijdrage meer te leveren. Per saldo levert deze wijziging voor 2018 een kleine 9.000 euro op. In 2017 heeft deze actie financieel nog geen impact. Wel is in 2017 een goede basis gelegd om de aankomende jaren de Vrienden en Mecenassen te binden en te boeien. https://hetgeldersorkest.nl/vrienden Zakelijke markt De zakelijke markt biedt veel kansen en mogelijkheden om meer eigen inkomsten te genereren. In 2017 is er daarom een relatiemanager aangetrokken die zich per I mei gericht heeft op Sponsoring door bedrijven en Vrienden & mecenassen. Alle bestaande contacten zijn, mede door de nieuwe invulling, goed op orde. Een aantal sponsorcontracten is uitgebreid qua bedrag, maar ook is er afscheid genomen van partnerships die bij beide partijen niet het gewenste resultaat opleverden. Verder is er in 2017 een aantal zaadjes gepland die in 2018 gaan groeien of waarvan zelfs geoogst zal kunnen worden. Daarnaast geeft een aantal potentiele sponsoren aan dat zij, wat betreft een partnership, een beslissing zullen maken op het moment dat er meer bekend is over de samensmelting met Orkest van het Oosten. 10
c. HRM Binnen het aandachtsgebied Personeel en Organisatie zijn in 2018 de voorbereidingen getroffen om, conform de ministeriële opdracht van OC&W aan Het Gelders Orkest en het Orkest van het Oosten (OvhO), te komen tot één symfonische voorziening in september 2019. Arbeidsvoorwaarden, regelingen, beleidsdocumenten, werkprocessen werden geïnventariseerd en geanalyseerd. In overleg met de Bijzondere Ondernemingsraad is er prioritering aangebracht op welke gebieden harmonisatie nodig en wenselijk is, resulterend in een nieuwe afspraken rondom werktijden, vaste vrije dagen en vergoedingen. Er is intensief gesproken over de nieuw in te richten organisatie samen met OvhO om vervolgens in het voorjaar van 2019 hier uitvoering aan te kunnen geven. Daarbij gaan we uit van zoveel mogelijk baanbehoud en werkzekerheid voor medewerkers. In het perspectief van één symfonische voorziening in seizoen 2019-2020 is de samenwerking met OvhO geïntensiveerd. De afdelingen van beide orkesten organiseerden werk- en vergadermomenten om werkwijzen te verkennen en werkprocessen af te stemmen. Ook werd één artistiek verantwoordelijke benoemd voor de programmering 2019-2020 in samenspraak met de artistieke commissies en orkestorganisatie van beide orkesten. In september 2018 was de nieuwe landelijke cao (looptermijn I augustus 2014 t/m 3 1 december 2017) een feit. In deze cao is een eerste salarisverhoging afgesproken van 1,5% ingaande vanaf I januari 2017 welke in december 2017 met terugwerkende kracht vanaf januari 2017 al was uitbetaald. Voor de kantoormedewerkers zijn de salarissen verhoogd conform de nieuwe salarisschalen genoemd in het onderhandelingsakkoord Arbeidsvoorwaardenovereenkomst sector Rijk Training en scholing De diensten van het Sociaal Fonds Podiumkunsten (SFPK) zijn in 2018 optimaal benut voor financiële ondersteuning bij coaching vraagstukken, kennisverdieping, scholing en opleiding. Ten behoeve van voorbereiding van audities of concerten, podiumangst, stress, etc. wordt coaching aangeboden door een externe coach. Het persoonlijk budget kan aangewend worden voor (een aanvulling op de vergoeding) studie, scholing of maatregelen die een optimale en duurzame inzetbaarheid bevorderen. Arbeidsomstandigheden, preventie en verzuim Binnen Het Gelders Orkest is er focus op goede arbeidsomstandigheden, het voorkomen van verzuim en het streven om musici en medewerkers duurzaam in te zetten en daarmee (langdurig) uitval te voorkomen. Dit jaar is er een Risico Inventarisatie en Evaluatie uitgevoerd. De Rl&E geeft inzicht in de onderwerpen waar Het Gelders Orkest mee aan de slag moet en vormt het fundament van het arbeidsomstandighedenbeleid die in 2019 vorm krijgt. In een plan van aanpak staan de maatregelen beschreven die de arbeidsomstandigheden optimaliseren. Binnen het orkest is de faciliteit aanwezig voor musici om oordoppen op maat te laten aanmeten incl. de jaarlijkse controle op draagcomfort en demping om er zeker van te zijn dat de schade aan het gehoor tot het minimum wordt beperkt. Daarnaast is er een (open) spreekuur voor advies rondom houding en beweging door een gespecialiseerde bedrijfsfysiotherapeut. Hier kunnen medewerkers van Het Gelders Orkest terecht voor uiteenlopende vragen bij problemen met de ergonomie op de werkplek en advies over een optimale speelhouding, eventueel mogelijke aanpassingen en massages. Ondanks gerichte, preventieve maatregelen is verzuim helaas niet te voorkomen. In onderstaande tabel zijn de verzuimgegevens weergegeven van Het Gelders Orkest. Ter vergelijking zijn de verzuimcijfers van dezelfde periode in 2017 genoemd. In het eerste kwartaal was het gemiddeld verzuimpercentage hoog: 7,3 1 %. Hoog in vergelijking met voorgaande jaren. In het eerste kwartaal van 2018 was het gemiddelde verzuim 4,02% en in 2017 in dezelfde periode 3,92%. Er heerste in januari, februari 2018 een griepgolf en daarnaast waren er vijf langdurige arbeidsongeschikte medewerkers met variërende klachten. 11
B.5 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Subsidie Bij brief van de Minister van OCW d.d. 20 september 2016, kenmerk 1057245 is toegezegd een subsidie voor de periode 2017-2020 van 14.488.908, exclusief eventuele loon- en prijscompensatie. Sponsoring Per ultimo boekjaar zijn de lopende sponsorcontracten als volgt: Rabo Bank tot 31-12-2021 10.000 p/jr. Huren Inzake faciliteiten voor repetities en concerten enerzijds en kantoor- en bergruimte anderzijds in Musis Sacrum te Arnhem bestaat feitelijk een huurovereenkomst met de "Gemeentelijke Dienst Musis Sacrum Schouwburg Arnhem". Deze overeenkomst is op I december 2017 vastgelegd in een formele overeenkomst. De huur wordt achteraf geïndexeerd op basis van jaarindexering. De definitieve huur bedraagt 180.000. Het contract loopt tot I juli 2019. Inzake het pand Velperbuitensingel 12 te Arnhem bestaat een huurovereenkomst t/m 31 augustus 2019. De huur wordt jaarlijks geïndexeerd per I september en bedroeg ultimo boekjaar 3.150 per maand. Leasing In het concertgebouw Musis staat een Ricoh fotokopieerapparaat met een leasebedrag van 3.700 per kwartaal. Dit Leasecontract loopt van O 1-07-2014 t/m O 1-07-2019. Per I februari 2016 is een leasecontract met de PCI groep afgesloten voor twee kopieerapparaten (Canon) met een looptijd van 60 maanden (tot 29-1-2021) en bedraagt 913 per kwartaal. Met Athlon Car Lease is een leaseovereenkomst gesloten per 2-2-2016 voor een personenauto met een verplichting van 807 per maand tot 2 februari 2021. Met T oyota Financial Services is een leaseovereenkomst gesloten per I september 2016 voor een personenauto met een verplichting van 596 per maand tot en met september 2019. Garanties Er zijn geen bankgaranties verstrekt. 30
B.6 Toelichting op de geconsolideerde exploitatierekening Saldo Begroting Saldo 2018 2018 2017 Activiteiten lasten ( ( ( 9. Activiteitenlasten personeel 1 Musici 2 Niet-musici Totaal Activiteitenlasten personeel 4.129.699 300.356 4.430.055 3.800.000 281.000 4.081.000 3.651.441 299.256 3.950.697 9. 1 Musici Orkestmusici/ dienstverbanden onbepaalde tijd Orkestmusici/ dienstverbanden bepaalde tijd Vergoedingen en hrm-beleid Flexibele inhuur Totaal Orkestmusici Dirigenten Solisten (incl. honorarium buitenlands orkest) Koren Totaal Musici 2.703.354 196.259 669.041 3.568.654 286.094 243.031 31.920 4.129.699 2.689.000 2.550.831 19.823 301.000 171.613 272.000 512.441 3.262.000 3.254.708 287.000 193.642 231.000 195.266 20.000 7.825 3.800.000 3.651.441 De hogere uitgave van dienstverbanden onbepaalde tijd orkestmusici wordt veroorzaakt door uitbetaling van meerwerk. De meer uitgaven voor flexibele inhuur betreft de tijdelijke invulling van de vacatures, vervanging wegens ziekte en verlof alsmede versterking orkest. De uitgaven voor dirigenten, solisten en koren waren in totaal 561.000 en begroot op 538.000. 9. 2 Niet-Musici Inspectie/ dienstverbanden onbepaalde tijd 206.720 250.000 157.319 Inspectie/ dienstverbanden bepaalde tijd 43.259 83.091 Vergoedingen en hrm-beleid 23.505 26.000 16.762 Flexibele inhuur activiteiten 10.299 Inspectie tijdelijk personeel 26.872 5.000 31.785 Totaal Niet-Musici 300.356 281.000 299.256 Totaal Activiteitenlasten personeel 4.430.055 4.081.000 3.950.697 De rubriek Niet-Musici betreft de podiumstaf: orkestinspectie, orkestbodes en bibliotheek. De overschrijding wordt veroorzaakt, evenals het vorig boekjaar, door extra inhuur orkestinspectie. 34
C. 2 Enkelvoudige balans 31-12-2018 Saldo Saldo 2018 2017 Activa 1. 2. 3. 4. Vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal Vast activa Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen Totaal Vlottende activa 198.704 287.130 4.666 6.667 203.370 293.797 848.780 775.965 3.592.490 3.746.872 4.441.270 4.522.837 Totaal Activa 4.644.640 4.816.634 Passiva s. 6. 7. Eigen vermogen Stichtingskapitaal Algemene Reserve Bestemmingsreserve restant subsidie OCW Bestemmingsfonds OCW Totaal Eigen vermogen Totaal Voorzieningen Totaal Kortlopende schulden 54 54 3.423.950 3.896.677 116.981 130.000 3.540.986 4.026.732 307.227 51.619 796.427 738.283 Totaal Passiva 4.644.640 4.816.634 39