Tips voor Timemanagement Vaak kun je tijd winnen én minder druk ervaren door efficiënter te werken. Hieronder een aantal tips. Werk aan je werkplek Chaos op je werkplek brengt chaos in je hoofd. In het begin kost ordenen tijd en veel energie, maar het levert erg veel op. Overzichtelijk bureau: - Zet je eigen praktische systeem op dat je helpt om in control te blijven. - Alleen papieren erop van de taak waar je op dat moment mee bezig bent. - Pak een stapel lege mappen en bakjes en maak een logische indeling. Labuitslagen in een bakje, brieven in een ander bakje, projecten waar je mee bezig bent in een ordner in de kast. - Schrijf logische namen op de mappen en bakjes. - Gebruik dezelfde omschrijvingen ook voor je werkmappen in de computer. Ook een datumboek is handig: - Stop stukken, brieven en notulen die je op een bepaalde dag nodig hebt in dit boek, onder het tabje van de datum waarop ze weer tevoorschijn moeten komen. - Begin elke werkdag met het openen van het datumboek op het tabje van vandaag en haal de spullen die je vandaag nodig hebt eruit. - Berg ook verslagen die terugkomen op in het datumboek onder de datum waarop de volgende vergadering is gepland. Gooi vakbladen weg: - Vrijwel alle medische vakliteratuur is online terug te vinden. Soms moet je betalen voor de full tekst artikelen, maar als je al een abonnement hebt is online toegang inbegrepen. - Handig: houd vakliteratuur bij door op je computer of smartphone gebruik te maken van RSS. Zo blijf je op de hoogte van nieuwtjes in jouw vakgebied en hoef je niet alle bladen door te struinen. 1/5
Schoon je inbox op Waarschijnlijk zie je er als een berg tegenop om je overvolle inbox eens aan te pakken. En toch levert die investering enorm veel overzicht en rust op. Maak je inbox op de computer leeg. Gooi direct weg wat weg kan en orden de mailtjes die je moet bewaren in werkmappen. Het is handig om deze digitale werkmappen dezelfde naam te geven als de mappen en bakjes op je bureau. Zet de e-mailattendering uit. Dat leidt je maar af en je kijkt toch wel regelmatig in je mail. Als de verzender haast had gehad had hij je wel gebeld of een appje gestuurd. Organiseer en structureer je e-mail met de functie Filteren in je mailprogramma. Dat vind je onder Instellingen > Filters > Nieuw filter maken. Met filters kun je automatisch mailtjes in een bepaalde e-mailmap laten binnenkomen. Zo blijft je inbox geordend. In je mailprogramma kun je ook een mate van belangrijkheid aangeven. Nieuwsbrieven die je wel wilt blijven ontvangen maar die je niet acuut hoeft te lezen kun je bijvoorbeeld in een werkmap laten binnenkomen. Zo zie je ze niet steeds voorbij flitsen in je inbox en kun je op een later tijdstip, als je er de rust voor hebt, door deze map scrollen. Om afleiding van het thuisfront en vrienden te vermijden is het natuurlijk handig om het e-mailadres van je werk niet privé te gebruiken. Maak een haalbare takenlijst De essentie van het opstellen van een takenlijst is dat het dénken aan de taken geen ruimte meer in je hoofd inneemt. Tijd voor een mind-dump : zet alles wat in je hoofd zit op papier. Van deadlines op je werk en de verjaardagskaart die je niet moet vergeten te versturen tot het abonnement dat je binnenkort moet opzeggen. 2/5
Het grootste probleem van een to-do-list is dat je er gemakkelijk de controle over verliest. Als je even niet oplet staat je lijst vol met taken waar je wekenlang niet aan toe komt en verlies je de moed om er nog iets op te zetten. Je lijst is dan je slechte geweten geworden van al het achterstallige werk dat je nog niet hebt afgerond. Daarom speciaal voor perfectionisten: houd je takenlijst gestroomlijnd door er alleen de taken op te zetten die je écht moet doen. Duurt een taak minder dan 5 minuten, zet hem dan niet op de takenlijst, maar voer hem meteen uit. Lukt dit niet, bijvoorbeeld omdat je niet op de juiste afdeling bent of geen computer bij de hand hebt, dan kan het handig zijn om alle kleine klusjes te groeperen onder een verzamelnaam en deze allemaal in een keer af te handelen. Denk aan het beoordelen van bloeduitslagen en het verwerken van specialistenbrieven, het typen van een antwoord op een mail, het plegen van een telefoontje of het lezen van een verslag. Bekijk je to-do-lijst op een vast moment. Een van de beste tips om je werkdag productiever te beginnen is eerst naar je takenlijst van de dag te kijken en niet eerst naar je mail. Je weet dan wat je die dag wilt gaan doen en niet wat anderen willen dat je doet. We kennen allemaal die vervelende taken waar we tegen aan hikken en die we maar voor ons uit schuiven. Pak deze taak juist als eerste op. Dat geeft een enorme voldoening voor de rest van de dag. Handig zijn apps als Remember the milk en 2Do. Met deze apps kun je je takenlijst synchroniseren met je computer en je agenda, zodat je altijd de laatste versie voor je hebt. Het is ook goed om een zogeheten afrondritueel te hebben aan het eind van de dag. Je maakt de balans op en kijkt of er nog laatste klussen moeten worden gedaan voordat je werkdag eindigt. En je bekijkt alvast welke taken er voor morgen op het programma staan, zodat je de volgende ochtend niet verrast wordt. 3/5
Voorkom afleiding De hele dag heb je te maken met afleiding: de mail en de telefoon vragen voortdurend om aandacht, spoedgevallen moeten worden gezien en allerlei kleine klusjes roepen je. Deze tussendoortjes veroorzaken een groter gevoel van werkdruk dan je echte werk. Het opstarten van een taak kost bovendien steeds weer nieuwe energie. Deze tips kunnen helpen om afleiding te weerstaan: Ga nooit multi-tasken met kleine klusjes, door tijdens een taak ook je e-mail te bekijken. Even snel een artikel vluchtig scannen betekent al snel een verlies van 20-40% van je tijd. Tem je brein: schiet er tijdens je taak van alles door je hoofd? Bijvoorbeeld dat je straks op de afdeling Anita nog moet aanspreken en ook nog een boodschappenlijst moet maken voor na het werk? Schrijf ze direct op je takenlijst en ga verder. Je zult versteld staan hoeveel afleidende gedachten je hebt. Het registreren en daarmee objectief zichtbaar maken van je afleidingen werkt echter goed om je brein te leren temmen. Afleiding van buitenaf: komt er een collega binnenstormen met een stapel papieren die hij met jou wil doornemen? Hij ziet natuurlijk niet dat je middenin een taak zit. Wat doe je? Je informeert hem dat je midden in een taak zit, waardoor je nu even geen tijd voor hem hebt. Je onderhandelt gelijk over een ander geschikt moment om je collega s kwestie te behandelen. Heb je om een uur of twee tijd? Je onderneemt actie wanneer het zover is. Je hebt je collega beloofd om om twee uur langs te komen, doe dat dan ook. Zo zullen je collega s langzamerhand merken dat ze je echt met rust moeten laten tijdens een taak en dat je écht later op hun kwestie terugkomt wanneer je dat belooft. 4/5
Van reactief naar meer proactief Dokters hebben meestal een reactieve manier van werken. De patiënt vertelt zijn probleem of klacht en de dokter reageert met een onderzoek, een advies of een recept. Maar andere taken die bij je werk horen kun je beter proactief oppakken. Begin jij je werkdag ook met het lezen en beantwoorden van je mail? Dan begin je al meteen in een reactieve modus: anderen stellen je een vraag, zetten jou daarmee aan het werk en je reactie is het antwoord. Als je hier voortdurend mee bezig bent, kom je er niet meer aan toe om proactief te werken aan je eigen doelen en wórdt je eigenlijk geleefd. Tip: ruim elke werkdag even tijd in om de dingen te doen die jou, je praktijk of de patiënten verder helpen. Denk na over de vragen: Wat heb ik vandaag gedaan waardoor ik het zo druk had, had ik dit aan kunnen zien komen, had ik dit beter kunnen organiseren of had ik een ander moeten vragen. Wat vind ik nu eigenlijk belangrijk in mijn werk en hoeveel tijd besteed ik hieraan? Nog een tip: op de website met alle video s over medisch leiderschap vind je aanvullende documentatie over timemanagement. Bijvoorbeeld over de handige Pomodoro-techniek, die je kan helpen om afleidingen te weerstaan, door taken van 25 minuten te ontwerpen. En over de Kwadranten-matrix van Eisenhower die je kan helpen bij het prioriteren van taken. 5/5