1 Gebruikershandleiding Realisatie & Patiëntstromen DForZo (RePaD Release 3) Voor zorginstellingen Versie : 9 december 2011 Status : Definitief Pagina 1 van 35
Inhoudsopgave Inleiding...3 Processtappen...4 Zorginstellingen zonder ZZP patiënten...5 Functionaliteit...8 Algemeen...8 Beheer autorisatie authenticatie...9 Inloggen...10 Registreren patiëntstromen...11 Overzichtscherm...12 Selectiescherm...13 Detailscherm...14 Registreren ZZP realisaties...17 Overzichtscherm...18 Detailscherm...20 Detailscherm 'Aanpassen ZZP Patiëntrealisatie'...21 Accorderen ZZP realisaties...22 Overzichtscherm...22 Detailscherm...24 Detailscherm 'Accorderen Patiëntrealisatie'...26 Registreren realisaties...27 Overzichtscherm...27 Selectiescherm...28 Detailscherm...29 Accorderen realisaties...30 Overzichtscherm...30 Selectiescherm...31 Detailscherm...32 Corrigeren geaccordeerde realisatie gegevens...33 Bijlage 1: Foutmeldingen...34 Patiëntstromen...34 Realisaties en correcties...35 Pagina 2 van 35
Inleiding Per 1 januari 2008 is de sector TBS omgevormd tot de Directie Forensische Zorg (DForZo). Deze directie voert ondermeer de inkoopfunctie van DJI ten aanzien van alle zorg in strafrechtelijk kader uit en is daarmee verantwoordelijk voor de vraagzijde van deze zorg. In het kader van deze vernieuwing is een tijdelijke oplossing gerealiseerd voor het aanleveren van relevante informatie aan DForZo met betrekking tot twee onderwerpen: De door een zorginstelling gerealiseerde zorg per zorgcode; De in een zorginstelling verblijvende patiënten met een strafrechtelijke titel. Deze tijdelijke oplossing heeft geresulteerd in de applicatie 'Realisatie en Patiëntenstromen DForZo (RePaD)'. RePaD zal uiteindelijk worden gebruikt door: Medewerkers DForZo; Zorginstellingsmedewerkers; Medewerkers van administratiekantoren. Om gebruik te kunnen maken van de applicatie moet de gebruiker beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord en over bepaalde rechten (in de vorm van één of meer rollen). Vanaf januari 2011 is RePaD uitgebreid met functionaliteit ter ondersteuning van zorgtrajecten op basis van ZZP (Zorg Zwaarte Pakket). Pagina 3 van 35
Processtappen In de vorige releases van RePaD was er geen afhankelijkheid tussen het deel 'Patiëntstromen' en het deel 'Realisaties'. Met de introductie van ZZP functionaliteit in RePaD Release 3 is deze afhankelijkheid er wél en is het daarom belangrijk hiermee rekening te houden zodra realisaties moeten worden geregistreerd. Omdat er zorginstellingen zijn die géén ZZP patiënten hebben, alléén ZZP patiënten of een mix van beiden, zijn er drie schema's opgenomen. Let op: alleen de patiënten die verblijven in de instelling of onderdeel uitmaken van een voorziening met beschermd wonen behorend bij de instelling dienen in patiëntenstromen te worden geregistreerd. Dus niet de ambulante patiënten. Indien van toepassing is per stap binnen elk schema de paragraaf genoemd waarin deze functionaliteit wordt beschreven. Het verdient aanbeveling om eerst het voor u relevante schema globaal door te nemen alvorens door te gaan met de resterende hoofdstukken van deze handleiding. Daarnaast kan dit schema als geheugensteun ter hand genomen worden bij de maandelijkse registratie van de realisaties. Pagina 4 van 35
Zorginstellingen zonder ZZP patiënten Gebruiker voert realisatiegegevens per niet- ZZP zorgcategorie in voor de open of ingevulde periode. Registreren realisaties (Par. 3.7) Gebruiker informeert de collega die de gegevens mag accorderen (de fiatteur) Zodra realisaties zijn geaccordeerd, zijn wijzigingen alleen mogelijk via een medewerker DForZo. De fiatteur accordeert de realisatiegegevens van de ingevulde periode. Accorderen realisaties (Par. 3.8) Pagina 5 van 35
Zorginstellingen met een mix van ZZP en niet-zzp patiënten Pagina 6 van 35
Zorginstellingen met uitsluitend ZZP patiënten Gebruiker zorgt ervoor dat de patiëntstromen voor deze periode actueel zijn. Registreren patientstromen (Par. 3.4). Gebruiker maakt voor de periode de ZZP realisaties per patiënt per dag aan. (op basis van de standaard realisatie voor deze patiënt). Registreren ZZP realisaties (Par. 3.5.2), knop ZZP realisaties aanmaken. Gebruiker pas eventueel deze standaard realisaties aan. Registreren ZZP realisaties (Par. 3.5.3). Gebruiker informeert de collega die de gegevens mag accorderen (de fiatteur). De fiatteur accordeert de ZZP realisatiegegevens per patient. Accorderen ZZP realisaties (Par. 3.6.2), knop alles accorderen. De fiatteur genereert op basis hiervan de realisatiegegevens per ZZP zorgcategorie. Accorderen ZZP realisaties (Par. 3.6.2), knop Genereren realisaties per periode. Alle ZZP realisaties zijn automatisch gevuld vanuit het genereren. Gebruiker informeert de collega die de gegevens mag accorderen (de fiatteur) Zodra realisaties zijn geaccordeerd, zijn wijzigingen alleen mogelijk via een medewerker DForZo. De fiatteur accordeert de realisatiegegevens van de ingevulde periode. Accorderen realisaties (Par. 3.8) Pagina 7 van 35
Functionaliteit Algemeen De applicatie 'Realisatie & Patiëntstromen DForZo (RePaD)' heeft betrekking op het registratieproces van de voor DForZo relevante informatie zoals dat door de zorginstellingen wordt uitgevoerd tot en met het beschikbaar maken van deze informatie. Deze informatie heeft betrekking op: 'Realisaties' : Gegevens over de gerealiseerde zorg van de afgelopen periode; 'Patiëntstromen' : Gegevens over de patiëntstromen van de afgelopen periode. Het registratieproces Registreren realisaties: Het registreren van de gerealiseerde productie over de afgelopen periode. Indien er (ook) sprake is van ZZP zorgtrajecten dan vindt een registratie plaats van de gerealiseerde productie per patiënt over de afgelopen periode. Accorderen realisaties: Het accorderen van de geregistreerde gerealiseerde productie. Corrigeren geaccordeerde realisatie gegevens (alleen toegestaan voor medewerkers van DForZo): Het corrigeren van reeds geaccordeerde realisatiegegevens. Indien er (ook) sprake is van te corrigeren ZZP zorgtrajecten dan vindt een correctie plaats van de gerealiseerde productie per patiënt over de afgelopen periode. Registreren patiëntstromen: Het registreren van de patiëntstromen over de afgelopen periode. Pagina 8 van 35
Beheer autorisatie authenticatie Korte omschrijving Autoriseren betekent het geven van rechten aan een gebruiker op deze DForZo applicatie, inclusief het toekennen van één of meer rollen die deze gebruiker heeft binnen de DForZo applicatie. De volgende rollen worden onderkend: Rol Functie Toelichting Medewerker 1 zorginstelling Registreren realisaties Toegang tot de DForZo webapplicatie in de hoedanigheid van een medeweker zorginstelling of administratiekantoor. Registreren ZZP realisaties Van een gebruiker die aan deze rol wordt gekoppeld, moet worden aangegeven voor welke zorginstelling(en) de gebruiker werkt. Medewerker 2 zorginstelling Registeren patiëntstromen Accorderen realisaties Accorderen ZZP realisaties Sommige zorginstellingen hebben de administratie uitbesteed aan een administratiekantoor. Hierbij kan het voorkomen dat een administratiekantoor de administratie doet van meerdere zorginstellingen. Een medewerker van een dergelijk administratiekantoor zal ook de rol 'Medewerker 1/2 zorginstelling' krijgen en zal vervolgens worden gekoppeld aan de zorginstellingen waarvoor de administratie wordt uitgevoerd. Daarom is het mogelijk dat er meerdere zorginstellingen gekoppeld kunnen worden aan een gebruiker met rol 'Medewerker 1/2 zorginstelling'. Het kunnen accorderen van realisatiegegevens van een periode en daarmee het afsluiten van deze periode waardoor deze gegevens niet zonder meer onderhoudbaar zijn (anders dan via een separate correctie functionaliteit). Pagina 9 van 35
Inloggen Om van Repad gebruik te kunnen maken moet u eerst aanloggen op het Dienstenportaal. Raadpleeg hiervoor 'Gebruikersinstructie, Toegang tot Dienstenportal via Webapplicatie (Internet Explorer) t.b.v. Repad'. Deze is te vinden op: http://www.forensischezorg.nl/hoe-werkt-het/systemen/repad Indien u bent ingelogd via het Dienstenportaal en u heeft de applicatie Repad gekozen, wordt gevraagd de inloggegevens in te voeren. Hierna komt u in het volgende scherm terecht (welke knoppen getoond worden, hangt af van de rollen die de gebruiker heeft). Pagina 10 van 35
Registreren patiëntstromen Korte omschrijving Het registreren van de patiëntstromen over de afgelopen periode. Eerst moet worden gecontroleerd of de betreffende patiënt al is ingevoerd in de patiëntenstromen: Vul het VIP-nummer in en druk op zoeken. Pagina 11 van 35
Overzichtscherm Wanneer de indicator 'Inclusief oude uitstroom' wordt aangevinkt, dan worden óók alle uitgestroomde patiënten getoond (waarvoor dus geldt dat 'Datum uitstroom' gevuld is). Hiervoor dient men ook de button zoeken in te toetsen. Wanneer deze indicator niet aanstaat en de gebruiker vult de datum uitstroom voor een patiënt (via het detailscherm), dan zal deze patiënt niet meer worden getoond in het selectiescherm. De sortering van dit scherm is op VIP nummer en daarbinnen op levenscyclus. Wanneer de indicator 'Inclusief oude uitstroom' aanstaat, dan worden (indien van toepassing) van een VIP nummer (indien van toepassing) de regels in volgorde van levenscyclus (oude eerst) getoond. Pagina 12 van 35
Selectiescherm Wanneer de gebruiker een regel aanklikt, verschijnt het detailscherm van de betreffende patiëntregel. Pagina 13 van 35
Detailscherm Schermveld VIP-nummer Geboortedatum Contract Bed P.I. ZZP zorgtraject Opmerking Alleen bij het invoeren van een nieuwe regel kan een VIP nummer gevuld worden. Bij het wijzigen van een bestaande regel is dit veld niet wijzigbaar. De geboortedatum van de patiënt. Mogelijke waardes: GW / Overig. Dit geldt alleen voor instellingen die een GevangenisWezen-contract met DForZo. hebben afgesloten, anders is de waarde altijd Overig. Dit veld is verplicht. Verder validaties: zie * Mogelijke waardes: GW / Overig. Dit is alleen bij een GW-contract met DForZo, anders is dit altijd Overig. Dit veld is verplicht. Verder validaties: zie * Verplicht veld wanneer ' Contract' = ' GW', anders is dit veld niet van toepassing. Wanneer van en bestaande patiëntegel het contract wordt gewijzigd van 'GW' naar 'Overig' dan wordt het veld 'P.I.' leeggemaakt. Deze indicator geeft aan of er sprake is van een ZZP zorgtraject. Pagina 14 van 35
Standaard staat deze indicator op 'Neen'. Indien de gebruiker deze indicator op 'Ja' zet, dan zullen extra velden gevuld moeten worden (via de knop 'ZZP' die op dat moment beschikbaar wordt). Strafrechtelijke titel Soort instroom Type plaats Datum plaatsing wachtlijst Verwachte datum instroom Datum instroom Verwachte datum uitstroom Datum uitstroom Soort uitstroom Levenscyclus Voor zorginstellingen die géén ZZP patiënten hebben, is deze indicator niet relevant. De strafrechtelijke titel die in het kader van de forensische zorg is geregistreerd (de patiënt kan meerdere titels hebben maar slechts één wordt geregistreerd in dit systeem). De soort instroom. Het plaatsingstype. Dat datum waarop de patiënt op de wachtlijst is geplaatst. Deze gegevens liever niet invullen voordat zeker is dat de cliënt bij uw instelling gaat instromen. De datum waarop de patiënt naar verwachting zal instromen. De datum waarop de patiënt daadwerkelijk is ingestroomd. De datum waarop de patiënt naar verwachting zal uitstromen. De datum waarop de patiënt daadwerkelijk is uitgestroomd. Dit veld wordt o.a. gebruikt om te valideren of er voor dit VIP nummer meerdere openstaande levenscycli zijn. Dit is namelijk niet toegestaan. De soort uitstroom. Het levenscyclusnummer behorende bij deze patiëntregel. Een levenscyclus of patiëntstroom is gedefinieerd als: Een aaneengesloten periode gedurende welke een patiënt 'bekend' is bij een zorgaanbieder. Er wordt nadrukkelijk niet gesproken over 'verblijft,' want zodra een nieuwe patiëntregel wordt aangemaakt voor een zorginstelling dan wil dat nog niet zeggen dat de patiënt er op dat moment ook al fysiek verblijft (het is immers mogelijk een nieuwe patiëntregel aan te maken met alleen maar het VIP nummer). Wanneer een patiënt wordt overgeplaatst van de ene zorginstelling naar de andere, dan is er per definitie sprake van een nieuwe levenscyclus. Een bestaande levenscyclus kan dus niet worden voortgezet bij een andere zorginstelling. Er is sprake van een gesloten levenscyclus wanneer de patiënt is uitgestroomd (datum uitstroom is gevuld). Een patiënt (VIP nummer) kan slechts één openstaande levenscyclus hebben (zie de validatie bij datum uitstroom). Detailscherm ZZP Dit scherm verschijnt na het aanklikken van de knop 'ZZP' of naar aanleiding van het willen opslaan van de patiëntregel met een ZZP zorgtraject. Pagina 15 van 35
Voor zorginstellingen die géén ZZP patiënten hebben, is dit scherm niet relevant. Schermveld Zorgtraject aanvang Zorgtraject einde Zorgcategorie Aantal eenheden per dag De eenheid Opmerking Deze twee datumvelden geven de duur van het zorgtraject aan zoals die vanuit de indicatiestelling tot stand is gekomen. Een gevulde datum moet een geldige datum zijn (dus geen 31 februari). De datum aanvang is verplicht. De gebruiker dient een ZZP zorgcategorie te selecteren. Het systeem toont de ZZP zorgcategorieën ('Code' en 'Naam') die voorkomen in de begroting van de zorginstelling voor het lopende begrotingsjaar (op basis van de systeemdatum). Dit veld is verplicht. Het achteraf wijzigen van de zorgcategorie is niet meer toegestaan zodra er ZZP realisaties (ongeacht de status) voor deze patiëntregel zijn. De procedure is dan dat de gebruiker deze patiëntregel gaat beëindigen en een nieuwe patiëntregel gaat aanmaken met de juiste zorgcategorie. Dit veld moet worden gevuld met het aantal eenheden dat zal worden gebruikt om de realisatie op dagbasis te genereren. Dit is een verplicht veld dat met worden gevuld met een waarde groter dan nul. Voor ZZP is dat meestal "1" (omdat ZZP in de eenheid 'dag' wordt gerekend). Het systeem toont achter het veld 'aantal eenheden per dag' de eenheid waarmee Pagina 16 van 35
wordt gerekend. Dit veld is gebaseerd op de eenheid die voor deze combinatie van zorgcategorie en zorginstelling is vastgelegd in de basistarieven van het begrotingsjaar dat overeenkomt met het jaar van aanvang van het zorgtraject. Voor ZZP is de eenheid in de regel 'dag'. Zorgtraject stopzetten Opmerking: Mocht er nog geen begroting zijn voor de combinatie van zorginstelling, zorgcategorie en begrotingsjaar, dan blijft dit veld dus leeg. In dat geval ontbreekt er dus een begroting en moet er contact worden opgenomen met DForZo. Door dit veld te markeren kan de gebruiker aangeven dat het zorgtraject vanaf een bepaalde datum tot nader order wordt stopgezet. Het stopzetten heeft geen consequenties voor de werking van RePaD. Het is puur informatief. Wanneer deze indicator gevuld is en de gegevens worden opgeslagen, kan deze niet meer worden uitgezet, anders dan door het hervatten van het zorgtraject. Met ingang van Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, dan moet een ingangsdatum worden gevuld. Reden Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, is het verplicht een reden te kiezen. Zorgtraject hervatten Dit veld is alleen beschikbaar voor stopgezette zorgtrajecten. Door dit veld te markeren kan de gebruiker aangeven dat het zorgtraject vanaf een bepaalde datum moet worden hervat. Het hervatten heeft geen consequenties voor de werking van RePaD. Het is puur informatief. Wanneer deze indicator gevuld is en de gegevens worden opgeslagen, kan deze niet meer worden uitgezet, anders dan door het stopzetten van het zorgtraject. Met ingang van Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, dan moet een ingangsdatum worden gevuld. Reden Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, is het verplicht een reden te kiezen (Referentietabel met redenen. Voor stopzetten en hervatten wordt dezelfde tabel gebruikt). Knop: 'Annuleren' Het detailscherm wordt verlaten zonder de gegevens op te slaan. Wanneer er nog niet opgeslagen wijzigingen zijn, wordt er eerst een waarschuwing gegeven dat niet opgeslagen gegevens verloren zullen gaan. De gebruiker heeft dan de mogelijkheid om al of niet door te gaan. Registreren ZZP realisaties Korte omschrijving: Het invoeren van de gerealiseerde ZZP productie voor een patiënt per dag over de afgelopen periode. Door links te klikken op Realisaties ZZP komt u in het scherm Invoeren ZZP realisaties. De binnen deze paragraaf beschreven functionaliteit is alléén relevant indien uw instelling één of meerdere patiënten behandelt op basis van een ZZP zorgtraject. Pagina 17 van 35
Overzichtscherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde ZZP producten op patiëntniveau wilt registreren. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om voor meer zorginstellingen te registreren. Is dit niet het geval dan wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Na selectie van een zorginstelling, worden de aanwezige periodes opgehaald en getoond. Pagina 18 van 35
Wanneer een periode geaccordeerd of gegenereerd is, betekent dit dat de ZZP realisatiegegevens van deze zorgaanbieder/ periode niet meer gewijzigd kunnen worden. De gebruiker kan na selectie van een regel het detailscherm openen van de betreffende periode. Dit zal leiden tot het tonen van het detailscherm zoals beschreven in de volgende paragraaf. De gegevens in het detailscherm zijn afhankelijk van de status wijzigbaar (alléén periodes met de status 'Open' of 'Gevuld' zijn via deze functie wijzigbaar). Pagina 19 van 35
Detailscherm Dit scherm toont van de gekozen zorgaanbieder en periode de patiënten voor wie geldt dat er sprake is van een ZZP zorgcategorie en het zorgtraject (datum aanvang.datum einde) geheel of gedeeltelijk binnen de periode valt. (Ongeacht of dit zorgtraject is stopgezet). Wat er vanuit dit scherm kan worden gedaan, is afhankelijk van de status van deze ZZP realisatieperiode. Open De gebruiker kan via de knop 'ZZP realisaties aanmaken' de ZZP realisaties op patiënt niveau laten aanmaken op basis van de parameters die bij de patiënt regel zijn vastgelegd. Hij kan nog niet de patiëntregels selecteren. Gevuld De gebruiker kan een patiëntregel selecteren om handmatige aanpassingen te doen in de aantallen. Dit zal leiden tot het tonen van het detailscherm 'Aanpassen ZZP Patiënt realisatie'. De gebruiker kan overigens nog steeds de knop 'ZZP realisaties aanmaken' aanklikken om zo de ZZP realisatie op patiëntniveau wederom te vullen (of beter gezegd: te overschrijven!) met de aantallen op basis van de parameters die bij de patiënt regel zijn vastgelegd. Omdat de knop al eens is gebruikt bij deze periode, wordt wel eerst om bevestiging gevraagd. Pagina 20 van 35
Geaccordeerd, Gegenereerd, Gewijzigd De gebruiker kan de gegevens inzien maar kan niet wijzigen. Detailscherm 'Aanpassen ZZP Patiëntrealisatie' Dit scherm toont de details van de geselecteerde patiënt realisatieregel. Het scherm bestaat uit twee delen: Het eerste deel toont ter informatie een aantal relevante gegevens van de patiënt zoals vastgelegd in de patiëntregel. Al deze velden zijn alleen te lezen. Het tweede deel toont van de periode de kalenderdagen. Per kalenderdag wordt het gerealiseerde aantal eenheden getoond voor de ZZP Zorgcategorie. In hoeverre het aantal van een kalenderdag kan worden aangepast door de gebruiker, hangt af van een aantal validaties: o Als de ZZP realisaties voor deze patiënt zijn geaccordeerd dan zijn alle kalenderdagen niet wijzigbaar. o Kalenderdagen die voor de datum 'Aanvang' (zorgtraject) liggen, kunnen niet worden gewijzigd, deze zijn standaard leeg. o Kalenderdagen die na de datum 'Einde' (zorgtraject) liggen, kunnen niet worden gewijzigd, deze zijn standaard leeg. o Niet bestaande kalenderdagen (zoals 31 november) kunnen nooit worden gewijzigd, deze zijn standaard leeg. Pagina 21 van 35
Accorderen ZZP realisaties Korte omschrijving: Het accorderen van de geregistreerde ZZP productie per patiënt per dag over de afgelopen periode. De binnen deze paragraaf beschreven functionaliteit is alléén relevant indien uw instelling een of meerdere patiënten behandelt op basis van een ZZP zorgtraject. Overzichtscherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde ZZP producten op patiëntniveau wilt accorderen. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om voor meer zorginstellingen te accorderen. Is dit niet het geval dan wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Na selectie van een zorginstelling, worden de aanwezige periodes opgehaald en getoond. Pagina 22 van 35
Wanneer de gebruiker een regel aanklikt, verschijnt het detailscherm van de betreffende periode. Pagina 23 van 35
Detailscherm Het detailscherm is identiek aan het detailscherm 'Patiëntrealisatie' met dien verstande dat er twee extra knoppen zijn: - 'Accorderen' - 'Genereren realisaties per periode' Knop: Alles accorderen Met deze knop kan de ZZP realisatieperiode en daarmee alle onderliggende nog niet geaccordeerde patiëntrealisaties worden geaccordeerd. Deze knop is alleen actief voor ZZP realisatieperiodes met de status 'Gevuld'. Is een ZZP realisatieperiode eenmaal geaccordeerd, dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt, anders dan via een wijzigingsverzoek. Pagina 24 van 35
Knop: Genereren ZZP realisaties per periode Met deze knop worden de ZZP realisatie op periode en zorgcategorie gegenereerd op basis van een geaccordeerde periode van ZZP realisaties per patiënt op dagbasis. Hiertoe worden de ZZP realisaties van de patiënt regels met identieke ZZP zorgcategorie bij elkaar opgeteld. Deze knop is alléén beschikbaar voor een ZZP realisatieperiode met status 'Geaccordeerd'. Nadat het genereren heeft plaatsgevonden is de status van de ZZP realisatieperiode gewijzigd van 'Geaccordeerd' naar 'Gegenereerd'. Is een ZZP realisatieperiode eenmaal gegenereerd, dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt, anders dan via een wijzigingsverzoek. Is een ZZP realisatieperiode eenmaal geaccordeerd (of gegenereerd), dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt, anders dan dat er correcties worden aangebracht op deze geaccordeerde periode. Inzien van de individuele patiëntregels Wanneer de gebruiker de dagelijks gerealiseerde aantallen wil inzien per patiënt dan kan hij een patiënt realisatieregel selecteren waarna het detailscherm 'Accorderen ZZP Patiëntrealisatie' wordt geopend. Pagina 25 van 35
Detailscherm 'Accorderen Patiëntrealisatie' Het detailscherm is identiek aan het detailscherm 'Aanpassen Patiëntrealisatie', met dien verstande dat er een extra knop is, genaamd 'Accorderen' en er geen aantallen gewijzigd kunnen worden. Knop: Accorderen Als de patiëntregel nog niet is geaccordeerd, kan met deze knop de regel worden geaccordeerd. Deze knop is alleen beschikbaar voor ZZP realisatieperiodes met de status 'Gevuld'. N.B.: Zoals blijkt uit de voorgaande beschrijving, is het niet noodzakelijk om elke patiëntrealisatie afzonderlijk te accorderen alvorens de gehele periode te kunnen accorderen. Het accorderen van elke afzonderlijke patiëntrealisatie is meer bedoeld als hulpmiddel voor instellingen die bijvoorbeeld veel patiënten hebben en deze Pagina 26 van 35
stuk voor stuk willen controleren en/of omdat er veel handmatige aanpassingen zijn gedaan op de realisaties zoals die vanuit de ZZP parameters zijn aangemaakt. Registreren realisaties Korte omschrijving: Het registreren van de gerealiseerde productie over de afgelopen periode. Door links te klikken op Realisaties komt u in het scherm Invoeren realisaties. Overzichtscherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde producten wilt registreren. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om voor meer zorginstellingen te registreren. Is dit niet het geval dan wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Door op de maand te klikken met status open of ingevuld komt u in het selectiescherm. Pagina 27 van 35
Selectiescherm In dit scherm kunt u de periode aangeven waarvan u de productie wilt vastleggen. Wanneer een periode geaccordeerd is, betekent dit dat de gegevens van deze zorginstelling/ periode niet meer gewijzigd kunnen worden. De gebruiker kan na selectie van een regel het detailscherm openen van de betreffende periode. Dit zal leiden tot het tonen van het detailscherm zoals beschreven in de volgende paragraaf. De gegevens in het detailscherm zijn, afhankelijk van de status (geaccordeerd/ niet geaccordeerd), al of niet wijzigbaar. Pagina 28 van 35
Detailscherm Schermkolom Aantal Waarvan in P.I. (Penitentiaire Inrichting) Jaarprognose Opmerking De voor deze periode/instelling/zorgcategorie gerealiseerde aantallen. De voor deze periode/instelling/zorgcategorie gerealiseerde aantallen waarvoor geldt dat de zorg is verleend binnen een P.I. (In de praktijk komt deze kolom alleen voor bij Extramuraal). De Jaarprognose zoals de instelling dit verwacht op basis van hun ervaring over het lopende jaar. Met andere woorden: wat de denkt de instelling in totaliteit te hebben gerealiseerd voor deze zorgcategorie aan het einde van het lopende jaar. Dit veld is optioneel en mag geen negatieve waardes bevatten. Pagina 29 van 35
Accorderen realisaties Korte omschrijving Het accorderen van de geregistreerde periodieke realisatiegegevens. Overzichtscherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde producten wilt accorderen. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om in meer zorginstellingen te accorderen. Is dit niet het geval wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Pagina 30 van 35
Selectiescherm Wanneer de gebruiker een regel aanklikt, verschijnt het detailscherm van de betreffende periode. Pagina 31 van 35
Detailscherm Wanneer de periode nog op Open of Ingevuld staat, verschijnt in dat detailscherm ook een accordeer knop waarmee de periode geaccordeerd kan worden. Wanneer de periode reeds is geaccordeerd, dan is de accordeer knop niet beschikbaar. (In dit geval fungeert dit scherm als raadpleegscherm). Omdat het accorderen van een realisatie onherroepelijk is zal bij het omzetten van de status van 'Open of ingevuld' naar 'Geaccordeerd' de volgende vraag worden gesteld: 'Het accorderen van gegevens is onherroepelijk. Weet u zeker dat u deze realisatiegegevens wilt accorderen? '. Wanneer de gebruiker hierop met 'Ja' antwoordt dan wordt de status gewijzigd van 'Open of Ingevuld' naar 'Geaccordeerd' en wordt teruggekeerd naar het selectiescherm. Wanneer de gebruiker hierop met 'Neen' antwoordt dan blijft de status 'Open of Ingevuld'. Pagina 32 van 35
Corrigeren geaccordeerde realisatie gegevens Het wijzigen van geaccordeerde gegevens (ZZP én niet-zzp) is alleen mogelijk voor medewerkers van DForZo. Hiervoor dient een brief of een email door een bevoegde medewerker van de zorginstelling te worden gestuurd naar DForZo met een wijzigingsverzoek. De medewerker van DForZo wijzigt de gegevens conform het wijzigingsverzoek. Pagina 33 van 35
Bijlage 1: Foutmeldingen Patiëntstromen Melding Toelichting VIP-nummer niet ingevuld VIP-nummer te lang (Maximaal 10 cijfers) Ongeldig VIP-nummer Letters of tekens in plaats van cijfers Datum plaatsing wachtlijst onjuist Deze datum bestaat niet, bijv. 31-02-2008 Er is een patiënt met dit VIP nummer die nog niet is uitgestroomd. Controleer de juistheid van het ingevulde VIP nummer. Er is al een patiënt met dit VIP nummer die nog niet is uitgestroomd. Het is niet toegestaan om de datum uitstroom van de huidige patiëntregel leeg te maken. Voor deze patiëntregel is de datum uitstroom gevuld. Weet u zeker dat u deze patiëntregel wilt aanpassen? Datum instroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv. 31-02-2008 Datum verwachte instroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv. 31-02-2008 Datum uitstroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv. 31-02-2008 Datum verwachte uitstroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv. 31-02-2008 Geboortedatum onjuist Deze datum bestaat niet, bijv. 31-02-2008 Datum uitstroom moet na datum instroom liggen Deze validatie wordt alleen uitgevoerd wanneer beide datumvelden gevuld zijn. Deze validatie is blokkerend. De verwachte datum uitstroom moet na de verwachte datum instroom liggen U dient de P.I. te informeren over de uitstroom van deze patiënt. De datum moet groter zijn dan de zorgtraject aanvangsdatum. De datum moet kleiner zijn dan de zorgtraject einddatum; Indien er sprake is van een hervat zorgtraject: De datum moet één dag groter zijn dan de ingangsdatum van de hervatting. Deze validatie wordt alleen uitgevoerd wanneer beide datumvelden gevuld zijn. Deze validatie is niet blokkerend (dus alleen een waarschuwing). Wanneer de datum Uitstroom wordt gevuld EN ' Contract' = ' GW' dan wordt deze melding gegeven. Deze validatie is niet blokkerend (dus alleen een waarschuwing). Deze melding wordt gegeven wanneer een zorgtraject einddatum wordt gevuld die niet groter is dan de zorgtraject aanvangsdatum. Deze melding wordt gegeven wanneer een zorgtraject aanvangsdatum wordt gevuld die niet kleiner is dan de zorgtraject einddatum. Deze melding wordt gegeven wanneer bij een stopzetting van hervat zorgtraject de stopzettingsdatum niet groter is dan de hervattingsdatum. Pagina 34 van 35
Realisaties en correcties Melding Vul alle velden in, lege velden zijn niet gelijk aan 0. Vul alleen getallen in, geen letters, leestekens en dergelijke. Vul maximaal {getal} cijfers achter de komma in. Nog niet alle patiëntregels zijn akkoord. Niet geaccordeerde patiënt regels worden dan automatisch op akkoord gezet. Weet u zeker dat u deze periode wilt accorderen?. Toelichting Deze foutmelding komt als er bij invoer van een realisatie of correctie een veld niet ingevuld is (leeg) of geen geldig getal bevat. Een in te voeren getal bevat geen 1000-scheidingsteken en in plaats van de komma mag ook een punt gebruikt worden. De applicatie zet een punt om naar een komma. Er is een waarde ingevoerd die meer cijfers achter de komma heeft staan dan hier is toegestaan. Pagina 35 van 35