Gebruikershandleiding Realisatie & Patiëntstromen DForZo (RePaD Release 3) Voor zorginstellingen Versie : 15 februari 2015 Status : concept

Transcriptie

1 1 Gebruikershandleiding Realisatie & Patiëntstromen DForZo (RePaD Release 3) Voor zorginstellingen Versie : 15 februari 2015 Status : concept Pagina 1 van 39

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 RePaD in het kort:... 4 Processtappen... 5 Zorginstellingen zonder ZZP patiënten... 6 Beheer autorisatie authenticatie Inloggen Registreren patiëntstromen Overzicht scherm Selectiescherm Detailscherm Registreren ZZP realisaties Overzicht scherm Detailscherm Detailscherm 'Aanpassen ZZP Patiëntrealisatie' Accorderen ZZP realisaties Overzicht scherm Detailscherm Detailscherm 'Accorderen Patiëntrealisatie' Registreren realisaties Overzicht scherm Selectiescherm Detailscherm Accorderen realisaties Overzicht scherm Selectiescherm Detailscherm Corrigeren geaccordeerde realisatie gegevens Bijlage 1: Veelgestelde Vragen Bijlage 2: Foutmeldingen Patiëntstromen Realisaties en correcties Pagina 2 van 39

3 1. Inleiding Per 1 januari 2008 is de sector TBS omgevormd tot de Directie Forensische Zorg (DForZo). Deze directie voert ondermeer de inkoopfunctie van DJI ten aanzien van alle zorg in strafrechtelijk kader uit en is daarmee verantwoordelijk voor de vraagzijde van deze zorg. In het kader van deze vernieuwing is een tijdelijke oplossing gerealiseerd voor het aanleveren van relevante informatie aan DForZo met betrekking tot twee onderwerpen: De door een zorginstelling gerealiseerde zorg per zorgcode; De in een zorginstelling verblijvende patiënten met een strafrechtelijke titel. Deze tijdelijke oplossing heeft geresulteerd in de applicatie 'Realisatie en Patiëntenstromen DForZo (RePaD)'. RePaD zal uiteindelijk worden gebruikt door: Medewerkers DForZo; Zorginstellingsmedewerkers; Medewerkers van administratiekantoren. Om gebruik te kunnen maken van de applicatie moet de gebruiker beschikken over een uzi-pas, een gebruikersnaam, een wachtwoord en over bepaalde rechten (in de vorm van één of meer rollen). Vanaf januari 2011 is RePaD uitgebreid met functionaliteit ter ondersteuning van zorgtrajecten op basis van ZZP (Zorg Zwaarte Pakket). Vanaf januari 2015 vervalt de dubbele administratie ten aanzien van de budgetparameters van de RIBW en de VG. De realisatie voor de RIBW en de VG wordt dan alleen nog geregistreerd in de ZZP s. En vanaf 2015 wordt ook aan de FPC s gevraagd gebruik te maken van RePaD. Het betreft hier met name de registratie op de ZZP s. Pagina 3 van 39

4 2. RePaD in het kort: Realisatie productie budgetparameters en patiëntstromen De realisatie van productie in budgetparameters en patiëntstromen (bij klinische en verblijfszorg) dient maandelijks tijdig en volledig door alle zorgaanbieders te worden geregistreerd en geaccordeerd in RePaD. Hieraan zijn voor het jaar 2015 sancties gekoppeld. Onder tijdig wordt verstaan dat de zorgaanbieder met een contract over maand (t) uiterlijk de 28e dag van de daaropvolgende maand (t+1) de realisatiegegevens heeft opgeleverd. Onder volledig wordt verstaan dat alle parameters waarover met DForZo een afspraak is gemaakt en waar realisatie op heeft plaatsgevonden worden geregistreerd. Deze gegevens dienen in de applicatie RePaD te worden ingevoerd. Hieronder ziet u een overzicht van de gegevens waarover en de frequentie waarop zorgaanbieders dienen te registreren. Dit is van toepassing op de reguliere productieafspraken maar ook voor de FZG, niet-justitiële FPC s, ambulante zorg ineen PPC en Verdiepingsdiagnostiek productieafspraken. Wat dient er in RePaD te worden ingevuld: Registratie klinische patiënten in patiëntstromen. RePaD Inhoud Wanneer Rapportage RePaD Patiëntenstromen* Instroom Uitstroom Geboortedatum SKN nummer Soort contract Strafrechtelijke titel Type plaats ZZP-traject: Start en einddatum Zorgcategorie Eenheden per dag (is altijd 1) Dagelijks na een mutatie * Let op: alleen de patiënten die verblijven in de instelling of onderdeel uitmaken van een voorziening met beschermd wonen behorend bij de instelling dienen in patiëntenstromen te worden geregistreerd. Dus niet de ambulante patiënten. Realisatie per maand budgetparameters Inhoud Wanneer Rapportage RePaD Realisaties ZZP Accorderen ZZP Realisaties Aanmaken realisatie ZZP Accorderen ZZP Genereren Klinisch en ambulant op budgetparameter 28 dagen na einde maand Pagina 4 van 39

5 3. Processtappen Omdat er zorginstellingen zijn die géén ZZP patiënten hebben, alléén ZZP patiënten of een mix van beiden, zijn er drie schema's opgenomen. Indien van toepassing is per stap binnen elk schema de paragraaf genoemd waarin deze functionaliteit wordt beschreven. Het verdient aanbeveling om eerst het voor u relevante schema globaal door te nemen alvorens door te gaan met de resterende hoofdstukken van deze handleiding. Daarnaast kan dit schema als geheugensteun ter hand genomen worden bij de maandelijkse registratie van de realisaties. Pagina 5 van 39

6 3.1 Zorginstellingen zonder ZZP patiënten Gebruiker voert de realisatie per niet ZZP categoriecode in voor de in te vullen periode in. Registreren realisaties par. 4.5 Gebruiker informeert de collega/fiatteur dat de gegevens geaccordeerd kunnen worden De Fiatteur accordeert de realisaties van de ingevulde periode Accorderen realisaties par.4.6 *zie opmerking *opmerking; Zodra de gegevens zijn geaccordeerd dan is wijzigen alleen mogelijk via een medewerker van DFORZO Pagina 6 van 39

7 3.2 Zorginstellingen met een mix van ZZP en niet-zzp patiënten Gebruiker zorgt ervoor dat de patiëntstromen voor deze periode actueel zijn. Registreren Patiëntstromen par. 4.2 Gebruiker maakt voor de periode de ZZP realisaties aan Registreren ZZP-realisaties par Gebruiker past indien nodig de realisaties aan registreren ZZP-realisaties par Gebruiker voert de realisatie per niet ZZP categoriecode in voor de open of ingevulde periode in. Registreren realisaties par. 4.5 Gebruiker informeert de collega/fiatteur dat de gegevens geaccordeerd kunnen worden De fiatteur accordeert de ZZP s middels de knop accorderen Accorderen ZZP realisaties par *zie opmerking De fiatteur genereert de ZZP s middels de knop genereren Accorderen ZZP realisaties par Middels het genereren wordt automatisch de realisaties gevuld De Fiatteur accordeert de realisaties van de ingevulde periode Accorderen realisaties par.4.6 *zie opmerking *opmerking; Zodra de gegevens zijn geaccordeerd dan is wijzigen alleen mogelijk via een medewerker van DFORZO Pagina 7 van 39

8 3.3 Zorginstellingen met uitsluitend ZZP patiënten Gebruiker zorgt ervoor dat de patiëntstromen voor deze periode actueel zijn. Registreren Patiëntstromen par. 4.2 Gebruiker maakt voor de periode de ZZP realisaties aan Registreren ZZP-realisaties par Gebruiker past indien nodig de realisaties aan registreren ZZP-realisaties par Gebruiker informeert de collega/fiatteur dat de gegevens geaccordeerd kunnen worden De fiatteur accordeert de ZZP s middels de knop accorderen Accorderen ZZP realisaties par *zie opmerking De fiatteur genereert de ZZP s middels de knop genereren Accorderen ZZP realisaties par Middels het genereren wordt automatisch de realisaties gevuld De Fiatteur accordeert de realisaties van de ingevulde periode *opmerking; Zodra de gegevens zijn geaccordeerd dan is wijzigen alleen mogelijk via een medewerker van DFORZO Accorderen realisaties par.4.6 *zie opmerking Pagina 8 van 39

9 3.4 Registratie ZZP s ten behoeve van TBScliënten** Gebruiker zorgt ervoor dat de patiëntstromen voor deze periode actueel zijn. Registreren Patiëntstromen par. 4.2 Gebruiker maakt voor de periode de ZZP realisaties aan Registreren ZZP-realisaties par Gebruiker past indien nodig de realisaties aan registreren ZZP-realisaties par Gebruiker informeert de collega/fiatteur dat de gegevens geaccordeerd kunnen worden De fiatteur accordeert de ZZP s middels de knop accorderen Accorderen ZZP realisaties par *zie opmerking De fiatteur genereert de ZZP s middels de knop genereren Accorderen ZZP realisaties par Middels het genereren wordt automatisch de realisaties gevuld De Fiatteur accordeert de realisaties van de ingevulde periode *opmerking; Zodra de gegevens zijn geaccordeerd dan is wijzigen alleen mogelijk via een medewerker van DFORZO Accorderen realisaties par.4.6 *zie opmerking Pagina 9 van 39

10 N.B. Voor de RIBW(ZZP) afspraken ten behoeve van TBS cliënten worden de volgende categoriecodes gebruikt: Voor de RIBW-dagen: T-Z310 T-Z320 T-Z330 T-Z340 T-Z350 En voor de VG-dagen T-Z415 T-Z425 T-Z433 T-Z443 T-Z463 T-Z473 En voor de ZZP-dagactiviteiten: Z-F125B Pagina 10 van 39

11 4 Beheer autorisatie authenticatie Korte omschrijving Autoriseren betekent het geven van rechten aan een gebruiker op deze DForZo applicatie, inclusief het toekennen van één of meer rollen die deze gebruiker heeft binnen de DForZo applicatie. De volgende rollen worden onderkend: Rol Functie Toelichting Medewerker 1 zorginstelling Registreren realisaties Toegang tot de DForZo web applicatie in de hoedanigheid van een medeweker zorginstelling of administratiekantoor. Registreren ZZP realisaties Van een gebruiker die aan deze rol wordt gekoppeld, moet worden aangegeven voor welke zorginstelling(en) de gebruiker werkt. Medewerker 2 zorginstelling Registeren patiëntstromen Accorderen realisaties Accorderen ZZP realisaties Sommige zorginstellingen hebben de administratie uitbesteed aan een administratiekantoor. Hierbij kan het voorkomen dat een administratiekantoor de administratie doet van meerdere zorginstellingen. Een medewerker van een dergelijk administratiekantoor zal ook de rol 'Medewerker 1/2 zorginstelling' krijgen en zal vervolgens worden gekoppeld aan de zorginstellingen waarvoor de administratie wordt uitgevoerd. Daarom is het mogelijk dat er meerdere zorginstellingen gekoppeld kunnen worden aan een gebruiker met rol 'Medewerker 1/2 zorginstelling'. Het kunnen accorderen van realisatiegegevens van een periode en daarmee het afsluiten van deze periode waardoor deze gegevens niet zonder meer onderhoudbaar zijn (anders dan via een separate correctie functionaliteit). Pagina 11 van 39

12 4.1 Inloggen Het inloggen in RePaD is een proces dat bestaat uit twee stappen: eerst inloggen in het Dienstenportaal en daarna inloggen in RePaD Voorbereidingen inloggen Het Dienstenportaal is een website op het Internet die u kunt zien als een toegangspoort tot het Justitienetwerk. Om in te loggen in het Dienstenportaal is een persoonsgebonden/op naam gestelde UZI-pas nodig. Zo n pas dient u zelf aan te vragen bij: Voor installatie en gebruik van de UZI-pas en cardreader, kunt u de handleidingen Gebruikersinstructie toegang Dienstenportaal t.b.v. RePaD v1.0 en Technische instructie toegang Dienstenportaal t.b.v. RePaD v1.0 vinden op: Om in te loggen in RePaD is een RePaD-account nodig. Zo n account kan worden aangevraagd met het Aanvraagformulier autorisatie RePaD dat te vinden is op: Vul het formulier in, laat het ondertekenen, scan het, en mail het naar RePaD@dji.minjus.nl Inloggen Dienstenportaal Wanneer u een UZI-pas heeft en de cardreader heeft geïnstalleerd aan de hand van de handleiding, logt u op de volgende wijze in: Start Internet Explorer browser op en ga naar: Klik op de Akkoord -button. Door op de Akkoord - button te klikken, geeft u aan kennis te hebben genomen van de notificatie en stemt u hiermee in. De website vraagt om een PIN-code. Vul hier de PIN-code in die vermeld staat in uw PIN-mailer. Deze PIN- mailer heeft u ontvangen bij uw UZIpas. Na invoer van de PIN-code klik op OK. Vul in uw wachtwoord van het Dienstenportaal. Klik vervolgens op Aanmelden. Als u zich voor de eerste keer aanmeldt wordt u gevraagd om uw wachtwoord aan te passen. Vul het wachtwoord in dat u heeft gekregen. Vul dan twee keer het nieuwe wachtwoord dat u wilt gaan gebruiken. Klik vervolgens op Change Password. Uw nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen: Het wachtwoord moet Minimaal 8 karakters lang zijn. En het moet karakters bevatten uit 3 van de volgende categorieën: Hoofdletters Kleine letters Nummers Pagina 12 van 39

13 Non alfabetische karakters Als u uw wachtwoord succesvol heeft aangepast wordt u gevraagd om zich opnieuw aan te melden. Klik op Aanmelden. Vul het wachtwoord in dat u heeft verzonnen. Klik nogmaals op Aanmelden. Als u problemen ervaart, mail naar: RePaD@dji.minjus.nl Inloggen RePaD Als u bent ingelogd in het Dienstenportaal en u heeft een account voor RePaD, dan ziet u een icoontje met RePaD. Klik op het RePaD-icoontje. Vul de gebruikersnaam in die u heeft gekregen. Vul het (RePaD) wachtwoord om dat u heeft gekregen. Nota bene, dit is een ander wachtwoord dan het wachtwoord van het Dienstenportaal. Als u uw wachtwoord niet meer weet, of uw RePaD-account is geblokkeerd, klik dan op Nieuw wachtwoord aanvragen. Als u andere problemen ervaart, mail naar: RePaD@dji.minjus.nl. Pagina 13 van 39

14 4.2 Registreren patiëntstromen Korte omschrijving Het registreren van de patiëntstromen over de afgelopen periode. Eerst moet worden gecontroleerd of de betreffende patiënt al is ingevoerd in de patiëntenstromen: Vul het VIP(SKN)-nummer in en druk op zoeken Overzicht scherm Wanneer de indicator 'Inclusief oude uitstroom' wordt aangevinkt, dan worden óók alle uitgestroomde patiënten getoond (waarvoor dus geldt dat 'Datum uitstroom' gevuld is). Hiervoor dient men ook de button zoeken in te toetsen. Wanneer deze indicator niet aanstaat en de gebruiker vult de datum uitstroom voor een patiënt (via het detailscherm), dan zal deze patiënt niet meer worden getoond in het selectiescherm. De sortering van dit scherm is op VIP nummer en daarbinnen op levenscyclus. Wanneer de indicator 'Inclusief oude uitstroom' aanstaat, dan worden (indien van toepassing) van een VIP nummer (indien van toepassing) de regels in volgorde van levenscyclus (oude eerst) getoond. Pagina 14 van 39

15 4.2.2 Selectiescherm Wanneer de gebruiker een regel aanklikt, verschijnt het detailscherm van de betreffende patiëntregel. Pagina 15 van 39

16 4.2.3 Detailscherm Schermveld VIP-nummer Geboortedatum Contract Bed P.I. ZZP zorgtraject Opmerking Alleen bij het invoeren van een nieuwe regel kan een VIP nummer gevuld worden. Bij het wijzigen van een bestaande regel is dit veld niet wijzigbaar. De geboortedatum van de patiënt. Mogelijke waardes: GW / Overig. Dit geldt alleen voor instellingen die een GevangenisWezen-contract met DForZo. hebben afgesloten, anders is de waarde altijd Overig. Dit veld is verplicht. Verdere validaties: zie * Mogelijke waardes: GW / Overig. Dit is alleen bij een GW-contract met DForZo, anders is dit altijd Overig. Dit veld is verplicht. Verdere validaties: zie * Verplicht veld wanneer ' Contract' = ' GW', anders is dit veld niet van toepassing. Wanneer van en bestaande patiëntegel het contract wordt gewijzigd van 'GW' naar 'Overig' dan wordt het veld 'P.I.' leeggemaakt. Deze indicator geeft aan of er sprake is van een ZZP zorgtraject. Pagina 16 van 39

17 Standaard staat deze indicator op 'Neen'. Indien de gebruiker deze indicator op 'Ja' zet, dan zullen extra velden gevuld moeten worden (via de knop 'ZZP' die op dat moment beschikbaar wordt). Strafrechtelijke titel Soort instroom Type plaats Datum plaatsing wachtlijst Verwachte datum instroom Datum instroom Verwachte datum uitstroom Datum uitstroom Soort uitstroom Levenscyclus Voor zorginstellingen die géén ZZP patiënten hebben, is deze indicator niet relevant. De strafrechtelijke titel die in het kader van de forensische zorg is geregistreerd (de patiënt kan meerdere titels hebben maar slechts één wordt geregistreerd in dit systeem). De soort instroom. Het plaatsingstype. Dat datum waarop de patiënt op de wachtlijst is geplaatst. Deze gegevens liever niet invullen voordat zeker is dat de cliënt bij uw instelling gaat instromen. De datum waarop de patiënt naar verwachting zal instromen. De datum waarop de patiënt daadwerkelijk is ingestroomd. De datum waarop de patiënt naar verwachting zal uitstromen. De datum waarop de patiënt daadwerkelijk is uitgestroomd. Dit veld wordt o.a. gebruikt om te valideren of er voor dit VIP nummer meerdere openstaande levenscycli zijn. Dit is namelijk niet toegestaan. De soort uitstroom. Het levenscyclusnummer behorende bij deze patiëntregel. Een levenscyclus of patiëntstroom is gedefinieerd als: Een aaneengesloten periode gedurende welke een patiënt 'bekend' is bij een zorgaanbieder. Er wordt nadrukkelijk niet gesproken over 'verblijft,' want zodra een nieuwe patiëntregel wordt aangemaakt voor een zorginstelling dan wil dat nog niet zeggen dat de patiënt er op dat moment ook al fysiek verblijft (het is immers mogelijk een nieuwe patiëntregel aan te maken met alleen maar het VIP nummer). Wanneer een patiënt wordt overgeplaatst van de ene zorginstelling naar de andere, dan is er per definitie sprake van een nieuwe levenscyclus. Een bestaande levenscyclus kan dus niet worden voortgezet bij een andere zorginstelling. Er is sprake van een gesloten levenscyclus wanneer de patiënt is uitgestroomd (datum uitstroom is gevuld). Een patiënt (VIP nummer) kan slechts één openstaande levenscyclus hebben (zie de validatie bij datum uitstroom). Detailscherm ZZP Dit scherm verschijnt na het aanklikken van de knop 'ZZP' of naar aanleiding van het willen opslaan van de patiëntregel met een ZZP zorgtraject. Pagina 17 van 39

18 Voor zorginstellingen die géén ZZP patiënten hebben, is dit scherm niet relevant. Schermveld Opmerking Zorgtraject aanvang Zorgtraject einde Zorgcategorie Aantal eenheden per Deze twee datumvelden geven de duur van het zorgtraject aan. Een gevulde datum moet een geldige datum zijn (dus geen 31 februari). De datum aanvang is verplicht en dient hetzelfde te zijn als de datum instroom op het vorige scherm. De gebruiker dient een ZZP zorgcategorie te selecteren. Het systeem toont de ZZP zorgcategorieën ('Code' en 'Naam') die voorkomen in de begroting van de zorginstelling voor het lopende begrotingsjaar (op basis van de systeemdatum). Dit veld is verplicht. Het achteraf wijzigen van de zorgcategorie is niet meer toegestaan zodra er ZZP realisaties (ongeacht de status) voor deze patiëntregel zijn. De procedure is dan dat de gebruiker deze patiëntregel gaat beëindigen en een nieuwe patiëntregel gaat aanmaken met de juiste zorgcategorie. Indien voor de gehele opnameperiode de zorgcategorie foutief was ingevoerd dan als correctie aanleveren via de postbus: Dit veld moet worden gevuld met het aantal eenheden dat zal worden gebruikt om de realisatie op dagbasis te genereren. Dit is een verplicht veld dat met worden Pagina 18 van 39

19 dag De eenheid gevuld met een waarde groter dan nul. Voor ZZP is dat meestal 1 (omdat ZZP in de eenheid dag wordt gerekend). Het systeem toont achter het veld aantal eenheden per dag de eenheid waarmee wordt gerekend. Dit veld is gebaseerd op de eenheid die voor deze combinatie van zorgcategorie en zorginstelling is vastgelegd in de basistarieven van het begrotingsjaar dat overeenkomt met het jaar van aanvang van het zorgtraject. Voor ZZP is de eenheid in de regel dag. Opmerking: Mocht er nog geen begroting zijn voor de combinatie van zorginstelling, zorgcategorie en begrotingsjaar, dan blijft dit veld dus leeg. In dat geval ontbreekt er dus een begroting en moet er contact worden opgenomen met DforZo. Onderstaande velden behoeven niet te worden ingevuld, maar geldt ter informatie Zorgtraject stopzetten Door dit veld te markeren kan de gebruiker aangeven dat het zorgtraject vanaf een bepaalde datum tot nader order wordt stopgezet. Het stopzetten heeft geen consequenties voor de werking van RePaD. Het is puur informatief. Wanneer deze indicator gevuld is en de gegevens worden opgeslagen, kan deze niet meer worden uitgezet, anders dan door het hervatten van het zorgtraject. Met ingang van Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, dan moet een ingangsdatum worden gevuld. Reden Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, is het verplicht een reden te kiezen. Zorgtraject hervatten Dit veld is alleen beschikbaar voor stopgezette zorgtrajecten. Door dit veld te markeren kan de gebruiker aangeven dat het zorgtraject vanaf een bepaalde datum moet worden hervat. Het hervatten heeft geen consequenties voor de werking van RePaD. Het is puur informatief. Wanneer deze indicator gevuld is en de gegevens worden opgeslagen, kan deze niet meer worden uitgezet, anders dan door het stopzetten van het zorgtraject. Met ingang van Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, dan moet een ingangsdatum worden gevuld. Reden Wanneer het zorgtraject wordt stopgezet, is het verplicht een reden te kiezen (Referentietabel met redenen. Voor stopzetten en hervatten wordt dezelfde tabel gebruikt). Knop: 'Annuleren' Het detailscherm wordt verlaten zonder de gegevens op te slaan. Wanneer er nog niet opgeslagen wijzigingen zijn, wordt er eerst een waarschuwing gegeven dat niet opgeslagen gegevens verloren zullen gaan. De gebruiker heeft dan de mogelijkheid om al of niet door te gaan. 4.3 Registreren ZZP realisaties Korte omschrijving: Het invoeren van de gerealiseerde ZZP productie voor een patiënt per dag over de afgelopen periode. Door links te klikken op Realisaties ZZP komt u in het scherm Invoeren ZZP realisaties. De binnen deze paragraaf beschreven functionaliteit is alléén relevant indien uw instelling één of meerdere patiënten behandelt op basis van een ZZP zorgtraject. Pagina 19 van 39

20 4.3.1 Overzicht scherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde ZZP producten op patiëntniveau wilt registreren. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om voor meer zorginstellingen te registreren. Is dit niet het geval dan wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Na selectie van een zorginstelling, worden de aanwezige periodes opgehaald en getoond. Pagina 20 van 39

21 Wanneer een periode geaccordeerd of gegenereerd is, betekent dit dat de ZZP realisatiegegevens van deze zorgaanbieder/ periode niet meer gewijzigd kunnen worden. De gebruiker kan na selectie van een regel het detailscherm openen van de betreffende periode. Dit zal leiden tot het tonen van het detailscherm zoals beschreven in de volgende paragraaf. De gegevens in het detailscherm zijn afhankelijk van de status wijzigbaar (alléén periodes met de status 'Open' of 'Gevuld' zijn via deze functie wijzigbaar). Pagina 21 van 39

22 4.3.2 Detailscherm Dit scherm toont van de gekozen zorgaanbieder en periode de patiënten voor wie geldt dat er sprake is van een ZZP zorgcategorie en het zorgtraject (datum aanvang.datum einde) geheel of gedeeltelijk binnen de periode valt. (Ongeacht of dit zorgtraject is stopgezet). Wat er vanuit dit scherm kan worden gedaan, is afhankelijk van de status van deze ZZP realisatieperiode. Open De gebruiker kan via de knop 'ZZP realisaties aanmaken' de ZZP realisaties op patiënt niveau laten aanmaken op basis van de parameters die bij de patiënt regel zijn vastgelegd. Hij kan nog niet de patiëntregels selecteren. Gevuld De gebruiker kan een patiëntregel selecteren om handmatige aanpassingen te doen in de aantallen. Dit zal leiden tot het tonen van het detailscherm 'Aanpassen ZZP Patiënt realisatie'. De gebruiker kan overigens nog steeds de knop 'ZZP realisaties aanmaken' aanklikken om zo de ZZP realisatie op patiëntniveau wederom te vullen (of beter gezegd: te overschrijven!) met de aantallen op basis van de parameters die bij de patiënt regel zijn vastgelegd. Omdat de knop al eens is gebruikt bij deze periode, wordt wel eerst om bevestiging gevraagd. Pagina 22 van 39

23 Geaccordeerd, Gegenereerd, Gewijzigd De gebruiker kan de gegevens inzien maar kan niet wijzigen Detailscherm 'Aanpassen ZZP Patiëntrealisatie' Dit scherm toont de details van de geselecteerde patiënt realisatieregel. Het scherm bestaat uit twee delen: Het eerste deel toont ter informatie een aantal relevante gegevens van de patiënt zoals vastgelegd in de patiëntregel. Al deze velden zijn alleen te lezen. Het tweede deel toont van de periode de kalenderdagen. Per kalenderdag wordt het gerealiseerde aantal eenheden getoond voor de ZZP Zorgcategorie. In hoeverre het aantal van een kalenderdag kan worden aangepast door de gebruiker, hangt af van een aantal validaties: o Als de ZZP realisaties voor deze patiënt zijn geaccordeerd dan zijn alle kalenderdagen niet wijzigbaar. o Kalenderdagen die voor de datum 'Aanvang' (zorgtraject) liggen, kunnen niet worden gewijzigd, deze zijn standaard leeg. o Kalenderdagen die na de datum 'Einde' (zorgtraject) liggen, kunnen niet worden gewijzigd, deze zijn standaard leeg. o Niet bestaande kalenderdagen (zoals 31 november) kunnen nooit worden gewijzigd, deze zijn standaard leeg. Pagina 23 van 39

24 4.4 Accorderen ZZP realisaties Korte omschrijving: Het accorderen van de geregistreerde ZZP productie per patiënt per dag over de afgelopen periode. De binnen deze paragraaf beschreven functionaliteit is alléén relevant indien uw instelling een of meerdere patiënten behandelt op basis van een ZZP zorgtraject Overzicht scherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde ZZP producten op patiëntniveau wilt accorderen. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om voor meer zorginstellingen te accorderen. Is dit niet het geval dan wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Na selectie van een zorginstelling, worden de aanwezige periodes opgehaald en getoond. Pagina 24 van 39

25 Wanneer de gebruiker een regel aanklikt, verschijnt het detailscherm van de betreffende periode. Pagina 25 van 39

26 4.4.2 Detailscherm Het detailscherm is identiek aan het detailscherm 'Patiëntrealisatie' met dien verstande dat er twee extra knoppen zijn: - 'Accorderen' - 'Genereren realisaties per periode' Knop: Alles accorderen Met deze knop kan de ZZP realisatieperiode en daarmee alle onderliggende nog niet geaccordeerde patiëntrealisaties worden geaccordeerd. Deze knop is alleen actief voor ZZP realisatieperiodes met de status 'Gevuld'. Is een ZZP realisatieperiode eenmaal geaccordeerd, dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt, anders dan via een wijzigingsverzoek. Pagina 26 van 39

27 Knop: Genereren ZZP realisaties per periode Met deze knop worden de ZZP realisatie op periode en zorgcategorie gegenereerd op basis van een geaccordeerde periode van ZZP realisaties per patiënt op dagbasis. Hiertoe worden de ZZP realisaties van de patiënt regels met identieke ZZP zorgcategorie bij elkaar opgeteld. Deze knop is alléén beschikbaar voor een ZZP realisatieperiode met status 'Geaccordeerd'. Nadat het genereren heeft plaatsgevonden is de status van de ZZP realisatieperiode gewijzigd van 'Geaccordeerd' naar 'Gegenereerd'. Is een ZZP realisatieperiode eenmaal gegenereerd, dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt, anders dan via een wijzigingsverzoek. Is een ZZP realisatieperiode eenmaal geaccordeerd (of gegenereerd), dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt, anders dan dat er correcties worden aangebracht op deze geaccordeerde periode. Inzien van de individuele patiëntregels Wanneer de gebruiker de dagelijks gerealiseerde aantallen wil inzien per patiënt dan kan hij een patiënt realisatieregel selecteren waarna het detailscherm 'Accorderen ZZP Patiëntrealisatie' wordt geopend. Pagina 27 van 39

28 4.4.3 Detailscherm 'Accorderen Patiëntrealisatie' Het detailscherm is identiek aan het detailscherm 'Aanpassen Patiëntrealisatie', met dien verstande dat er een extra knop is, genaamd 'Accorderen' en er geen aantallen gewijzigd kunnen worden. Knop: Accorderen Als de patiëntregel nog niet is geaccordeerd, kan met deze knop de regel worden geaccordeerd. Deze knop is alleen beschikbaar voor ZZP realisatieperiodes met de status 'Gevuld'. N.B.: Zoals blijkt uit de voorgaande beschrijving, is het niet noodzakelijk om elke patiëntrealisatie afzonderlijk te accorderen alvorens de gehele periode te kunnen accorderen. Het accorderen van elke afzonderlijke patiëntrealisatie is meer bedoeld als hulpmiddel voor instellingen die bijvoorbeeld veel patiënten hebben en dit Pagina 28 van 39

29 stuk voor stuk willen controleren en/of omdat er veel handmatige aanpassingen zijn gedaan op de realisaties zoals die vanuit de ZZP parameters zijn aangemaakt. 4.5 Registreren realisaties Korte omschrijving: Het registreren van de gerealiseerde productie over de afgelopen periode. Door links te klikken op Realisaties komt u in het scherm Invoeren realisaties Overzicht scherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde producten wilt registreren. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om voor meer zorginstellingen te registreren. Is dit niet het geval dan wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Door op de maand te klikken met status open of ingevuld komt u in het selectiescherm. Pagina 29 van 39

30 4.5.2 Selectiescherm In dit scherm kunt u de periode aangeven waarvan u de productie wilt vastleggen. Wanneer een periode geaccordeerd is, betekent dit dat de gegevens van deze zorginstelling/ periode niet meer gewijzigd kunnen worden. De gebruiker kan na selectie van een regel het detailscherm openen van de betreffende periode. Dit zal leiden tot het tonen van het detailscherm zoals beschreven in de volgende paragraaf. De gegevens in het detailscherm zijn, afhankelijk van de status (geaccordeerd/ niet geaccordeerd), al of niet wijzigbaar. Pagina 30 van 39

31 4.5.3 Detailscherm Schermkolom Aantal Waarvan in P.I. (Penitentiaire Inrichting) Jaarprognose Opmerking De voor deze periode/instelling/zorgcategorie gerealiseerde aantallen. De voor deze periode/instelling/zorgcategorie gerealiseerde aantallen waarvoor geldt dat de zorg is verleend binnen een P.I. (In de praktijk komt deze kolom alleen voor bij Extramuraal). De Jaarprognose zoals de instelling dit verwacht op basis van hun ervaring over het lopende jaar. Met andere woorden: wat de denkt de instelling in totaliteit te hebben gerealiseerd voor deze zorgcategorie aan het einde van het lopende jaar. Dit veld is optioneel en mag geen negatieve waardes bevatten. Pagina 31 van 39

32 4.6 Accorderen realisaties Korte omschrijving Het accorderen van de geregistreerde periodieke realisatiegegevens Overzicht scherm Met dit scherm kunt u de zorginstelling selecteren waarvan u de gerealiseerde producten wilt accorderen. (Dit geldt alleen als u geautoriseerd bent om in meer zorginstellingen te accorderen. Is dit niet het geval wordt automatisch de zorginstelling getoond waar u werkzaam voor bent). Pagina 32 van 39

33 4.6.2 Selectiescherm Wanneer de gebruiker een regel aanklikt, verschijnt het detailscherm van de betreffende periode. Pagina 33 van 39

34 4.6.3 Detailscherm Wanneer de periode nog op Open of Ingevuld staat, verschijnt in dat detailscherm ook een accordeer knop waarmee de periode geaccordeerd kan worden. Wanneer de periode reeds is geaccordeerd, dan is de accordeer knop niet beschikbaar. (In dit geval fungeert dit scherm als raadpleegscherm). Omdat het accorderen van een realisatie onherroepelijk is zal bij het omzetten van de status van 'Open of ingevuld' naar 'Geaccordeerd' de volgende vraag worden gesteld: 'Het accorderen van gegevens is onherroepelijk. Weet u zeker dat u deze realisatiegegevens wilt accorderen? '. Wanneer de gebruiker hierop met 'Ja' antwoordt dan wordt de status gewijzigd van 'Open of Ingevuld naar 'Geaccordeerd' en wordt teruggekeerd naar het selectiescherm. Wanneer de gebruiker hierop met 'Neen' antwoordt dan blijft de status 'Open of Ingevuld'. Pagina 34 van 39

35 4.6.4 Corrigeren geaccordeerde realisatie gegevens Het wijzigen van geaccordeerde gegevens (ZZP én niet-zzp) is alleen mogelijk voor medewerkers van DForZo. Hiervoor dient een brief of een door een bevoegde medewerker van de zorginstelling te worden gestuurd naar DForZo met een wijzigingsverzoek. De medewerker van DForZo wijzigt de gegevens conform het wijzigingsverzoek. Pagina 35 van 39

36 Bijlage 1: Veelgestelde Vragen 1 Verzoek van de instelling tot openzetten van codes De codes waarop een afspraak is gemaakt met de afdeling inkoop worden opengezet in REPAD. Indien deze codes niet afdoende zijn dan dient u contact op te nemen met de afdeling inkoop. 2. Correctie op ingevoerde realisatie. Geef in een mail naar de mailbox; RePaD@dji.minjus.nl aan wat er per budgetparameter moet worden aangepast. Na 1 maart wordt er in het voorgaande registratie jaar niets meer gecorrigeerd. De afwijkingen die er in de eindafrekening zijn ten opzichte van de registratie in RePaD dienen goed omschreven te worden in een begeleidend schrijven. 3. Bepaalde knoppen (zoals opslaan of ok) niet zichtbaar U heeft waarschijnlijk een te klein beeldscherm, middels de tab knop kun je de betreffende knoppen toch bereiken. 4. Ik kan geen gegevens invullen bij de ZZP codes in het realisatiescherm. De ZZP codes worden gevuld vanuit de patiëntstromen. In de patiëntstromen dient het ZZP traject op ja te staan en bij eenheid moet 1 staan. De startdatum (=instroomdatum) moet ingevuld staan en de categoriecode is geselecteerd. Daarna is op ok gedrukt en het scherm van de patiëntstromen is opgeslagen. Daarna moet maandelijks de ZZP realisatie worden aangemaakt, vervolgens accorderen ZZP, selecteer de maand en vervolgens op Accorderen en Genereren. Dan staat het aantal dagen automatisch ingevuld bij de realisaties. 5. Hoe kom ik aan een VIP/SKN-nr? Dat moet op de indicatiestelling staan; zo niet dan terugsturen naar indicatiesteller en vragen dit alsnog te vermelden (indicatiesteller is meestal het NIFP) 6. Patiënt is ten onrechte ingevoerd bij patiëntstromen Betreft het een cliënt waarvan het ZZP-traject al is aangemaakt en geaccordeerd? Dan niets wijzigen in de patiëntstromen maar als verzoek tot correctie insturen via de mailbox; RePaD@dji.minjus.nl Voor cliënten zonder ZZP-traject geldt: Als (ambulante) patiënten wel zijn ingevoerd bij patiëntstromen dan de uitstroomdatum op dezelfde datum zetten op instroomdatum en als reden bij soort uitstroom selecteren. U kunt kiezen uit de reden: Cliënt was ten onrechte opgevoerd, bv door fout VIP/SKN-nummer of ingeval er alleen ambulante zorg is geleverd; ambulant, in patiëntstromen alleen klinische patiënten. 7. ZZP aantal dagen klopt niet Bij de verantwoording van geleverde zorg bleek bij realisaties ZZP dat bij een cliënt geen einddatum zorg was ingevuld of de datum is gewijzigd. Deze wijziging moet door ons worden gecorrigeerd, anders blijven de al geaccordeerde dagen Pagina 36 van 39

37 meetellen. Betreft het een cliënt waarvan achteraf blijkt dat ze meegeteld had moeten worden dan dient na invoering bij de patiëntstromen de realisaties ZZP opnieuw te worden aangemaakt en geaccordeerd en gegenereerd. 8. Hoe krijg ik toegang tot RePaD? Om met RePaD te kunnen werken is toegang nodig tot het Dienstenportaal. Het Dienstenportaal is een website op het Internet die u kunt zien als een toegangspoort tot het Justitienetwerk. Via het Dienstenportaal kunt u gebruik maken van applicaties op hetjustitienetwerk zoals RePaD. Het Dienstenportaal en RePaD zijn twee verschillende systemen waarop u apart moet inloggen. Om van RePaD gebruik te kunnen maken moet u dus eerst aanloggen op het Dienstenportaal. Dit doet door middel van een gebruikerspas, de UZI-pas. Voor het aanvragen van een UZI-pas verwijs ik u naar de site: Het aanvraagformulier autorisatie RePaD is te downloaden via de site : 9. Wat te doen bij de volgende meldingen: -Certificaat probleem. -Dienstenportaal gelockt (Secondary lock out). -RePaD aanklikken geeft foutmelding. Meestal heeft dit te maken met Internet Explorer 9, en daar kan RePaD niks mee. -RePaD gelockt. Oplossing: Maak een schemprintje van de gegeven melding en mail naar de mailbox; RePaD@dji.minjus.nl. Functioneel beheer probeert de melding zo snel mogelijk op te pakken. Pagina 37 van 39

38 Bijlage 2: Foutmeldingen Patiëntstromen Melding Toelichting VIP-nummer niet ingevuld Het VIP nummer is hetzelfde als SKN nummer VIP-nummer te lang (Maximaal 10 cijfers) Ongeldig VIP-nummer Letters of tekens in plaats van cijfers Datum plaatsing wachtlijst onjuist Deze datum bestaat niet, bijv Er is een patiënt met dit VIP nummer die nog niet is uitgestroomd. Controleer de juistheid van het ingevulde VIP nummer. Neem contact op via de mailbox met vermelding van het betreffende VIP/SKNnummer en de periode van instroom. Er wordt dan contact opgenomen met de instelling waar de cliënt staat ingeschreven. Er is al een patiënt met dit VIP nummer die nog niet is uitgestroomd. Het is niet toegestaan om de datum uitstroom van de huidige patiëntregel leeg te maken. Voor deze patiëntregel is de datum uitstroom gevuld. Weet u zeker dat u deze patiëntregel wilt aanpassen? Datum instroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv Datum verwachte instroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv Datum uitstroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv Datum verwachte uitstroom onjuist Deze datum bestaat niet, bijv Geboortedatum onjuist Deze datum bestaat niet, bijv Datum uitstroom moet na datum instroom liggen Deze validatie wordt alleen uitgevoerd wanneer beide datumvelden gevuld zijn. Deze validatie is blokkerend. De verwachte datum uitstroom moet na de verwachte datum instroom liggen U dient de P.I. te informeren over de uitstroom van deze patiënt. De datum moet groter zijn dan het zorgtraject aanvangsdatum. De datum moet kleiner zijn dan het zorgtraject einddatum; Indien er sprake is van een hervat zorgtraject: De datum moet één dag groter zijn dan de ingangsdatum van de hervatting. Deze validatie wordt alleen uitgevoerd wanneer beide datumvelden gevuld zijn. Deze validatie is niet blokkerend (dus alleen een waarschuwing). Wanneer de datum Uitstroom wordt gevuld EN ' Contract' = ' GW' dan wordt deze melding gegeven. Deze validatie is niet blokkerend (dus alleen een waarschuwing). Deze melding wordt gegeven wanneer een zorgtraject einddatum wordt gevuld die niet groter is dan het zorgtraject aanvangsdatum. Deze melding wordt gegeven wanneer een zorgtraject aanvangsdatum wordt gevuld die niet kleiner is dan het zorgtraject einddatum. Deze melding wordt gegeven wanneer bij een stopzetting van hervat zorgtraject de stopzettingsdatum niet groter is dan de hervattingsdatum. Pagina 38 van 39

39 Realisaties en correcties Melding Vul alle velden in, lege velden zijn niet gelijk aan 0. Vul alleen getallen in, geen letters, leestekens en dergelijke. Vul maximaal {getal} cijfers achter de komma in. Nog niet alle patiëntregels zijn akkoord. Niet geaccordeerde patiënt regels worden dan automatisch op akkoord gezet. Weet u zeker dat u deze periode wilt accorderen?. Toelichting Deze foutmelding komt als er bij invoer van een realisatie of correctie een veld niet ingevuld is (leeg) of geen geldig getal bevat. Een in te voeren getal bevat geen 1000-scheidingsteken en in plaats van de komma mag ook een punt gebruikt worden. De applicatie zet een punt om naar een komma. Er is een waarde ingevoerd die meer cijfers achter de komma heeft staan dan hier is toegestaan. In de ZZP realisaties zijn nog niet alle patiëntdagen aangemaakt. Dit moet eerste gebeuren alvorens men verder kan. Pagina 39 van 39