De TRIASLegitimatiecheck is een instrument waarmee corporaties, samen met hun stakeholders, hun legitimatie kunnen vaststellen en versterken. Aedes en Atrivé zoeken vier of vijf corporaties die het instrument met ons willen testen. Lees hieronder meer informatie over de opbouw van het experiment, wie we zoeken en wat u zelf aan het experiment hebt. Wat is de TRIAS Legitimatiecheck? De TRIAS Legitimatiecheck is een instrument waarmee corporaties, met hun stakeholders, hun legitimatie kunnen vaststellen en versterken. Het instrument bestaat uit drie onderdelen: 1. een praktisch denkraam licht het concept legitimatie en de onderliggende theorie toe; 2. een vragenlijst en analysetool brengen de legitimatie van uw corporatie op verschillende onderwerpen in beeld; 3. een handreiking met suggesties en goede voorbeelden op basis van de resultaten van de vragenlijst, biedt handvatten om effectief aan de eigen legitimatie te werken. De toepassing van de legitimatiecheck Corporaties kunnen de legitimatiecheckcheck op verschillende manieren inzetten: bij een interne verkenning van de legitimiteit van de corporatie, bijv. door management en intern toezicht; als een meting onder verschillende belanghouders die als respondent de vragenlijst invullen; als onderlegger voor een gesprek of interactief traject met belanghouders om de legitimatie te versterken. Deze toepassingsmogelijkheden worden in de bijlage verder toegelicht. De pilots In de pilots gaan de verschillende toepassingsmogelijkheden van de Legitimatiecheck testen. Daarvoor zoeken we vier tot vijf pilotdeelnemers. Aan de hand van de pilots wordt de Legitimatiecheck zo nodig aangepast. De bedoeling is dat de definitieve versie van de Legitimatiecheck op het Aedes-congres van november 2015 wordt gepresenteerd. Na dit congres kunnen alle Aedes-leden gebruik gaan maken van het instrument. Doel Het hoofddoel van de pilots is om een volwaardige en door leden geteste TRIASLegitimatiecheck met bijbehorende handreiking op te leveren die de sector na lancering in het najaar van 2015 in gebruik kan nemen. Verder zijn doelen van de pilots: testen en verbeteren van het instrument, waaronder de vragenlijst, de handreiking en de techniek. Bijzondere uitgangs- en aandachtspunten worden vooraf benoemd, zoals de eis van het zelfstandig uitvoeren van het instrument door de corporatie; testen van het gebruik en de werking van het instrument in verschillende toepassingssituaties en op basis daarvan het instrument verbeteren; ophalen van best practices bij deelnemende corporaties aan de pilots (door de corporatie te beschrijven) en deze op te nemen in het instrument;
2/5 het verrijken van het instrument met suggesties voor interventies ter verbetering van de legitimatie van corporaties. Het streven is om 30 tot 40 interventies toe te voegen; corporaties met enthousiasme, kennis, ervaring en goede praktijken die aan de hand van hun verhaal het instrument in de sector kunnen verspreiden. Inrichting van de pilots De (in)richting van de pilots komt tot stand komt in overleg met de betrokken corporaties. De toepassing van het instrument moeten immers aansluiten bij een bestaande of geambieerde praktijk van stakeholdermanagement van de deelnemende corporaties. Ook hechten we belang aan een gevarieerde pilot die recht doet aan de meervoudige functionaliteit van het instrument. Bij de selectie van de pilots houden wij daarom rekening met onder meer de volgende criteria: diversiteit in toepassingsmogelijkheden bij de deelnemende corporaties; de leerbereidheid en inzet van de corporaties; een evenwichtige verdeling tussen grote en kleine corporaties, stedelijke en plattelandscorporaties en de geografische spreiding. De deelnemende corporaties zullen een actieve rol vervullen bij het organiseren, monitoren, beschrijven en evalueren van de individuele pilots, en ook hun best practices met ons delen. Atrivé levert daarbij ondersteuning met formats en gezamenlijke bijeenkomsten (formule train-de-trainerlight ) en waar nodig ook individuele begeleiding. Deelnamecriteria De pilotdeelnemers zijn (verder) in staat en bereid: de eigen legitimatie vast te stellen en te willen werken aan versterking van hun legitimatie; het instrument voor oktober 2015 in te zetten en zowel intern maar ook bij belanghouders de vragenlijst uit te zetten en desgewenst met hen de uitkomsten te bespreken; betrokkenheid bij de pilot binnen en rond de organisatie te organiseren; de ervaring en kennis opgedaan in de pilots, te expliciteren (aan de hand van aangereikte formats voor beschrijving van praktijken, interventies en zelfevaluatie) en te delen; actief deel te nemen aan twee gezamenlijke leermomenten in juni en oktober; met een instrument in wording te werken en daarbij enige mate van onvolkomenheid van het instrument te accepteren. Wat hebben u en uw corporatie er aan? Deelname aan de pilots levert u en uw corporatie het volgende op: inzicht in de actuele legitimiteit van uw corporatie (inclusief de verwachtingen van uw belanghouders); een goede onderlegger voor een gestructureerd gesprek over legitimatie en stakeholderbetrokkenheid, zowel intern als met uw belanghouders; hands on suggesties om systematisch aan uw legitimiteit te werken; mogelijkheden om met en van anderen te leren hoe om te gaan met het proces rond de Legitimatiecheck en met de resultaten;
3/5 een koploperspositie op dit actuele thema binnen de sector; de vrijheid om het instrument op een zelfgekozen moment in te zetten (uiterlijk oktober 2015); gratis deelname en ondersteuning bij gebruik van het instrument. Aanmeldprocedure Voldoet u aan boven genoemde criteria en wilt u deelnemen? Meldt u dan zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk op maandag 8 juni 2015 aan. Graag ontvangen wij een (korte) motivatie en horen wij welke van de drie toepassingsmogelijkheden van de check u het meest aanspreekt. Op basis van de aanmeldingen en onderliggende motivatie maken we een selectie van pilotdeelnemers. Voor aanmelding en of meer informatie: Paul Doevendans (Atrivé), p.doevendans@atrive.nl, 06 53 92 51 89.
4/5 Bijlage 1: Toepassingsmogelijkheden U kunt de TRIAS Legitimatiecheck op verschillende manieren inzetten. U kunt zelf bepalen welke route het beste bij uw corporatie past. Dat hangt onder andere af van uw doelstelling op het gebied van legitimatie, in welke fase uw corporatie zich bevindt en uw relatie met stakeholders. 1. intern onder medewerkers; 2. onder belanghouders in hun rol als respondent; 3. onder belanghouders in hun rol als participant. 1) Intern onder medewerkers De interne route richt zich op het vergroten van het bewustzijn en beeldvorming over legitimatie bij betrokkenen binnen uw corporatie, zoals bestuur, management en raad van toezicht. Dit kan van waarde zijn voor interne gesprekken, bijvoorbeeld als er nog onvoldoende kennis en inzicht bestaat over legitimatie of als er naar verwachting intern grote verschillen bestaan in de beelden daarover. Houdt u er wel rekening mee dat legitimiteit uiteindelijk wordt gegeven door de omgeving, door belanghebbenden. Alleen door hen daadwerkelijk te betrekken weet u hoe het werkelijk staat met de legitimiteit van uw corporatie. 2) Onder belanghouders in hun rol als respondent. U haalt binnen deze route met een vragenlijst op hoe stakeholders naar uw corporatie kijken en vergelijkt dit met eigen beelden en opvattingen. U vult dus ook zelf de vragenlijst in. Daaruit kunt u conclusies trekken en werken aan verbetering. In deze route is het belangrijk dat u uw respondenten (en overige belanghouders) op de hoogte stelt van uitkomsten, conclusies en acties. 3) Onder belanghouders in hun rol als participant. Binnen deze route werkt u aan legitimatie in co-creatie met stakeholders. Belangrijk is om binnen deze route stakeholders actief te betrekken bij het voortraject, het traject zelf en het vervolg. Deze derde route kan ontstaan uit een initiatief van bewonersorganisatie of de gemeente die u vragen het instrument in te zetten om het gesprek aan te gaan over het functioneren en presteren van uw corporatie of over uw legitimiteit. In de communicatie met stakeholders en in openbare uitingen (zoals via de website) kunt u uw omgeving op deze mogelijkheid attenderen. Alle drie de varianten zullen bij tijdens de pilots aan bod komen. De TRIAS Legitimatiecheck kan op ieder moment ingezet worden. Het kan echter handig zijn om de vragenlijst in te zetten tijdens momenten in de reguliere belanghouders- en beleidscyclus. Een aantal voorbeelden: de bestuurder van uw corporatie vraagt ter voorbereiding van een themasessie van het bestuur met de raad van commissarissen aan de leden van de raad om de vragenlijst in te vullen. De bestuurssecretaris maakt een korte analyse van de uitkomsten en stelt een gespreksagenda op; voorafgaand aan de jaarlijkse sessie met belanghouders stuurt uw corporatie haar belanghouders de vragenlijst toe en stelt op basis van de uitkomsten een agenda op voor de belanghoudersbijeenkomst; voorafgaand aan een gesprek tussen uw corporatie en het college van B&W of de
5/5 Bewonersraad over de onderlinge relatie, vullen alle betrokkenen de vragenlijst in. De uitkomsten worden meegenomen in dat overleg; in een tweejaarlijks onderzoek onder uw belanghouders zet uw corporatie de vragenlijst in om meningen op te halen en de voortgang van het legitimatieprogramma te bewaken.