In contact met belanghouders!

Transcriptie

1 In contact met belanghouders! met zestien bewezen werkvormen voor corporaties

2 Inleiding Iedere corporatiebestuurder vraagt zich weleens af welke methoden er bestaan om contacten met belanghouders te managen. Want dat het belangrijk is om verbindingen aan te gaan met uw maatschappelijk partners weet u zo langzamerhand wel. Ons uitgangspunt is in combinatie met al die andere denkbare communicatiemethoden - steeds weer te achterhalen wat het doel van het houden van belanghoudersbijeenkomsten is. Waarom of wanneer zou je stakeholdersmanagement willen inzetten? Wil je een vraagstuk verkennen samen met de gemeente(politiek), zorginstellingen, welzijn of huurdersorganisatie? Of heb je voor ogen om een bepaald thema te verdiepen met behulp van die en andere partijen? Soms zou je als corporatie een belanghouderssbijeenkomst willen organiseren om de relatie te versterken of om je als maatschappelijk partner te verantwoorden.

3 Meestal is het antwoord een mix hiervan. Dan lijkt het maken van een keuze niet makkelijk, toch sluit het een het ander niet uit. In deze waaier leest u welke werkvormen corporaties bewezen succesvol nauwer in contact bracht met haar belanghouders. Op eenvoudige wijze laten we u zien op welke basis we onze werkvormen inzetten. Wat het doel ervan is, hoe de uitvoering gaat en wat het aan voorbereiding vraagt. Wij hopen dat dit overzicht u inspireert en motiveert om doelgericht met uw eigen belanghouders aan de slag te gaan en dat er nog vele bijzondere momenten met hen zullen volgen. Amanda Hogenes, Vannimwegen

4

5 Stakeholdersmanagement? - Waar praten we over? - Waarom en wanneer doe je het? - Wat doe je dan? - Om wie gaat het? - Welke rol geef je ze? - Hoe doe je dat? - Welke werkvormen kan je inzetten?

6 Waar praten we over? Stakeholdersmanagement - Stakeholders = alle belanghouders van corporatie - Stakeholdersmanagement = sturings instrument - Belangen managen = verbinden - Opbouwen en onderhouden van een duurzame relatie met belanghouders, met rendement voor alle partijen. - Kwestie van samen aan de slag, halen en brengen, samen investeren, tot een belangenbalans komen.

7 Waarom of wanneer doe je het? Verkennen Koers bepalen Strategie/ beleid Verdiepen Samenwerken Project/ thema Versterken Functioneren Visitatie Verantwoorden Tonen Realisatie

8

9 Nog een reden: de Governance Code Met principes over - betrokkenheid belanghebbenden advies over jaarrekening, jaarverslag, strategie, beleid - rol van toezichthouders toetsend en aanwezig - periodiek overleg ten minste eenmaal per jaar visitatie om de vier jaar - mate van transparantie openbare verslaglegging

10

11 Wat doe je dan? Verkennen - Koers ophalen en bepalen - Strategische visie, Beleidsplan, Ondernemingsplan Verdiepen - Themagewijs; samenwerking concretiseren - Thematisch overleg, Projectgroep, Plan van Aanpak, Samenwerkingsconvenant Versterken - Functioneren beoordelen; voortgang bespreken; relatie verbeteren - Visitatie Verantwoorden - Resultaten tonen; zichtbaar en transparant over behaalde koers - Jaarverslag, Projectcommunicatie, Bijeenkomst binnen beleidsperiode

12 Om wie gaat het? Belanghouders - Maatschappelijke partners wonen, zorg, welzijn, politie, scholen, cultuur, etc. - Gemeente - Belangenvertegenwoordigers huurdervertegenwoordigers, ouderenbond, vrouwen, jeugd, winkeliers, etc. - Leveranciers Bewoners - Huurders - Kopers - Bewonerscommissies - Woningzoekenden Interne Organisatie - Toezichthouders (RvC) - Ondernemingsraad - Medewerkers

13 Welke rol geef je ze? De ene belanghouder is de andere niet Wisselende mate van invloed: 1. Beslissen meebeslissen op beleid waarop invloed vereist is 2. Beïnvloeden participatie; input bij beleidskeuzes 3. Betrekken corporatie vraagt raad; meer dialoog dan participatie 4. Bestuiven uitwisselen van kennis en expertise, zonder participatie 5. Beschouwen kijken naar elkaars ontwikkelingen, zonder participatie

14 Hoe doe je dat? Creëer momenten voor start en warm houden van relatie. - Als bewustwording van belanghouders voor keuzes corporatie. - Voor ophalen agenda belanghouders (aan de voorkant). - Ter verantwoording corporatiebeleid (aan de achterkant). Nodig, naar mate van invloed, thematiek en aanleiding specifieke belanghouders uit. Er zijn verschillende communicatiemiddelen denkbaar - Jaarverslag, beleidsplan, thematisch verslag, projectcommunicatie, bilateraal of regulier overleg, website, en: specifieke bijeenkomst voor belanghouders Dat mag best prikkelend, uitdagend en leuk zijn!

15

16 Werkvormen Doel - Uitvoering - Voorbereiding Iedere werkvorm is op hoofdlijnen beschreven en gerangschikt naar de functie van de bijeenkomst: om te verkennen, te verdiepen, te versterken of te verantwoorden. Zie deze indeling vooral als suggestie. In de praktijk zijn de meeste werkvormen in verschillende fasen bruikbaar en kiezen wij met onze klanten dikwijls voor mengvormen. Overigens verraadt het grote aantal verkennende methodes waar corporaties een bijeenkomst met belanghouders met onze inzet vaak voor gebruiken.

17 Met dank aan alle inspirerende collega s en enthousiaste klanten! Meer informatie? Neem contact op met: Amanda Hogenes [email protected] Saxen Weimarlaan BZ AMSTERDAM ontwerp studio els zweerink