HANDLEIDING URENPORTAAL Relatie Versie: Technopark 1.0 Datum: 01-12-2014
Inleiding OBD-Personeelsdiensten maakt gebruik van een digitaal urendeclaratie systeem. De flexwerker voert zijn uren aan het einde van elke werkweek. Via onze website kunt u vervolgens de uren controleren, eventueel corrigeren en accorderen. OBD- Personeelsdiensten leest deze uren digitaal in, waarna een loonberekening en factuur gemaakt kunnen worden. Voordat u kunt inloggen Wanneer voor het eerst een flexwerker bij u aan de slag gaat ontvangt u twee mails. Een van OBD-Personeelsdiensten en een automatisch gegenereerde mail vanuit Easyflex (ons verlonings- en registratiesysteem). De mail van OBD-Personeelsdiensten bevat de volgende gegevens: De directe link naar de inlogpagina. Uw inloggegevens. Een aantal belangrijke aandachtspunten. De mail van Easyflex bevat de volgende gegevens: Uw inloggegevens. Wanneer u inloggegevens hebt ontvangen, kunt u gebruik maken van het urenportaal. Het inloggen Gebruik de link uit de mail van OBD-Personeelsdiensten of ga naar onze website: www.obd-opleidingen.nl en kies daar voor login. U kiest vervolgens voor Inloggen inleners. U vult nu uw gebruikersnaam en wachtwoord in. De eerste keer dat u dit doet, wordt u gevraagd zelf een nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken. Onthoud / bewaar deze goed! Na het inloggen U komt in uw eigen digitale omgeving. Hier kunt u de gegevens inzien op het gebied van bedrijfsgegevens, persoonlijke gegevens, aanvragen, plaatsingen, enz. U kunt ook uw facturen inzien en afdrukken. Voor het Urenportaal zijn een aantal tabbladen belangrijk. Daar gaat deze handleiding over. Tabblad Gebruikers Zodra u bent ingelogd kunt u in het menu kiezen voor Gebruikers. Via dit onderdeel heeft u als beheerder de mogelijkheid andere gebruikers (mensen binnen uw bedrijf die urendeclaraties namens uw bedrijf mogen goedkeuren) toe te voegen, wijzigingen door te voeren of te verwijderen. 2
Standaard wordt één gebruiker getoond, dit is de eerste gebruiker die de inlogcodes heeft ontvangen. Deze persoon krijgt standaard de (achter)naam Beheerder, indien gewenst is deze (achter)naam aan te passen. Achtereenvolgens ziet u de volgende onderdelen: Regnr. Dit is het registratienummer van de inlener. Dit wordt automatisch toegekend en is niet te wijzigen. Inlognaam Dit is de inlognaam die u zelf heeft bepaald, na de eerste keer inloggen. Wachtwoord Bij het aanmaken van een gebruiker wordt automatisch een wachtwoord aangemaakt. Dit wachtwoord wordt hier getoond totdat die gebruiker zelf het wachtwoord heeft gewijzigd. Zodra de gebruiker zijn wachtwoord heeft gewijzigd, blijft dit veld leeg. Dit gebeurt zodra de gebruiker voor de eerste keer inlogt. Naam Bij het aanmaken van een andere gebruiker binnen het bedrijf kunt u een achternaam invoeren, deze naam wordt hier getoond. Wanneer u ook voorletter(s) en eventuele tussenvoegsel(s) invult worden deze samen met de achternaam hier getoond. De details van de identificatiegegevens Als u klikt op Detail, wordt het volgende scherm getoond. Hier kunt u, als beheerder, de gegevens van de geselecteerde gebruiker inzien, een gebruiker toevoegen, een gebruiker wijzigen of een gebruiker verwijderen. 3
Een gebruiker toevoegen Voor het toevoegen van gebruikers klikt u op de button Gebruiker toevoegen. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker kunt u hier de gegevens invoeren en vastleggen. Tevens kunt u aanvinken wat hij/zij namens het bedrijf wel en niet mag doen aangaande de declaraties: Voorletters Hier vult u de voorletter(s) van de gebruiker in. Tussenvoegsels Hier vult u de tussenvoegsel(s) van de gebruiker in. Achternaam Hier vult u de achternaam van de gebruiker in. Aantekening Hier kunt u een aantekening invoeren die van toepassing is op de gebruiker. Toegang beheer Wanneer u dit aanvinkt krijgt de betreffende gebruiker tevens toegang om het urenportaal te beheren. Dit betekent dat deze gebruiker ook toegang krijgt om nieuwe gebruikers aan te maken, te wijzigen en te verwijderen. Persoonsgegevens inzien Als u dit aanvinkt bij een gebruiker betekent dit dat de gebruiker de persoonsgegevens van een flexwerker mag inzien. Invoeren urendeclaraties Indien deze optie wordt aangevinkt heeft de gebruiker toegang om de urendeclaraties in te voeren. 4
Accorderen urendeclaraties Indien deze optie wordt aangevinkt heeft de gebruiker toegang om de urendeclaraties te accorderen. Deze optie werkt alleen, wanneer de gebruiker ook gemachtigd is de urendeclaraties in te voeren. Beschikbare kostenplaatsen Indien u meerdere kostenplaatsen heeft kunt u hier aanvinken tot welke kostenplaatsen de gebruiker toegang heeft. De gebruiker kan dan alleen de declaraties inzien en eventueel accorderen die onder die betreffende kostenplaats vallen. Urenportaal Nu alle instellingen klaar zijn heeft u een en ander zo ingericht dat u met de door de flexwerker(s) gedeclareerde uren aan de slag kunt. U hoeft deze personen niet in te voeren, dat is al door OBD-Personeelsdiensten gedaan. U kunt in het menu kiezen voor Urenportaal om de declaraties getoond te krijgen. U heeft hier de volgende keuzemogelijkheden (filterinstellingen): Status Openstaande declaraties Alle declaraties Alle ingediende declaraties Periode Alle periodes Een specifieke periode, bijvoorbeeld week 23 Kostenplaats Alle kostenplaatsen Zonder kostenplaats Een bij u vastgelegde kostenplaats Afhankelijk van de gekozen filterinstellingen worden de betreffende declaraties getoond. Standaard worden de openstaande declaraties getoond, beginnen bij de meest recente week. LET OP: Zodra een nieuwe week is begonnen, wordt de urendeclaratie van die week al toegevoegd. Kijk dus altijd goed naar het weeknummer van de declaratie, zodat u de uren van de juiste week accordeert. Een voorbeeld van het overzicht declaraties 5
Status declaraties De declaratienummers in het urenportaal kunnen de volgende statussen hebben: Ontbreekt De werkweek is gestart, of inmiddels afgerond, maar er is nog niets ingevuld. Actie: Flexwerker vult uren in Bezig met invullen Beheerder/gebruiker van bedrijf kan zien dat de flexwerker een begin heeft gemaakt met de declaratie in te vullen of daarmee klaar is. Actie: Flexwerker accordeert / verzendt de declaratie Wacht op inlener Flexwerker en OBD-Personeelsdiensten zien dat de declaratie bij beheerder en/of gebruiker(s) in behandeling is. Actie: Inlener corrigeert, vult eventueel aan en accordeert de declaratie In behandeling De declaratie is verzonden naar OBD-Personeelsdiensten. Wanneer de declarat niet is gefactureerd, blijft de declaratie op in behandeling staan. Actie: OBD-Personeelsdiensten controleert en accordeert de uren Verwerkt De declaratie is gefactureerd. Het invullen, corrigeren en accorderen van de uren Klik op het declaratienummer dat hoort bij de week waarvan u de uren wilt accorderen. Wanneer u de declaraties van één of meer flexwerkers direct wilt accorderen, vinkt u deze aan en kiest daarna voor. Uren moeten als volgt worden geregistreerd: Het aantal hele uren gevolgd door,25 voor een kwartier,,50 voor een half uur en,75 voor driekwartier. Het systeem vertaalt dit automatisch naar 15, 30 en 45 minuten. Wilt u het aantal minuten noteren, maak dan gebruik van de :. LET OP DAT HET SYSTEEM HET JUISTE AANTAL MINUTEN WEERGEEFT. Een aantal voorbeelden om het duidelijker te maken: 8,25 / 8.25 wordt 8 : 15 8,50 / 8.50 wordt 8 : 30 8,75 / 8.75 wordt 8 : 45 6
8 : 18 blijft 8 : 18 8 : 25 blijft 8 : 25 8 : 30 blijft 8 : 30 Afhankelijk van de beschikbare urensoorten ziet de declaratie er als volgt uit: Met behulp van de pijltjes toetsen kan er genavigeerd worden in de declaratie. De urendeclaratie toegelicht Urenspecificatie Dag Hier worden de dagen getoond van de declaratie. Bovenaan staat altijd de eerste dag van werkweek en onderaan staat de laatste dag. Datum De datum behorende bij de dag wordt getoond. Urensoort Hier worden de urensoorten getoond die zijn vastgelegd in de plaatsing. In ons systeem ziet u alleen het witte veld, dat u kunt bewerken. Totaal De kolom Totaal telt zowel horizontaal als verticaal de uren bij elkaar op. 7
De knop geeft de mogelijkheid om de wijzigingen in de declaratie ongedaan te maken en te herstellen naar de laatst opgeslagen versie. Vergoedingen Vergoeding Onder deze kolom wordt het type vergoeding getoond dat is vastgelegd in de plaatsing van de flexwerker. Aantal Afhankelijk van de eenheid die is vastgelegd in de plaatsing van de flexwerker wordt hier het aantal getoond. Totaal Deze kolom toont per vergoeding het totaal in geld. De knop geeft de mogelijkheid om de wijzigingen in de declaratie ongedaan te maken en te herstellen naar de laatst opgeslagen versie. Bij Einde werk kunt u aangeven dat de werkzaamheden beëindigd zijn en dit de laatste urendeclaratie is van de flexwerker. Opmerkingen In het tekstvak kunt u opmerkingen met betrekking tot deze urendeclaratie mee verzenden, zodat deze bij OBD-Personeelsdiensten terecht komen. Met de knop Annuleren annuleert u het invoeren van de urendeclaratie en keert u terug naar het overzicht. Eventueel ingevulde gegevens gaan verloren. Met de knop Opslaan slaat u de declaratie op zonder hem te verzenden. De declaratie kan op een later tijdstip nog worden aangepast of verzonden. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken wanneer u een door u gemaakte correctie in het weekrapport nog even met de flexwerker wilt bespreken. Met de knop Opslaan en akkoord slaat u de declaratie op en verzend u de declaratie. Als u gekozen heeft voor verzenden is het niet meer mogelijk de declaratie aan te passen. Printen Door onderaan de declaratie op Print te klikken, kunt u de ingevoerde declaratie printen. Wanneer u de inloggegevens kwijt bent Stuur OBD-Personeelsdiensten een mail of neem telefonisch contact met ons op. U zult dan een automatisch gegenereerde mail met nieuwe inloggegevens ontvangen. 8