Bestuur Onderwerp: Jaarrapport 2017-2018 Noordelijk Belastingkantoor Vergadering d.d. 15-04-2019 Agendapunt 4 Status Opgesteld door Afgestemd met Besluitvormend Paulien Geerdink en Marco Bos MT Noordelijk Belastingkantoor Routering stuk Openbaar Ja Registratienummer Bijlagen Jaarrapport, controleverklaring en accountantsverslag Het Bestuur besluit Het jaarrapport van het Noordelijk Belastingkantoor 2017-2018 vast te stellen; De bijdrage van de deelnemers over 2018 en 2017 vast te stellen op 12.525.902. Inleiding Voor u ligt het jaarrapport van het Noordelijk Belastingkantoor over 2017 en 2018. Hierin wordt verantwoording afgelegd over het beleid en het financieel beheer in 2017 en 2018. Voor deze jaarrapportage is gekozen voor een verlengd boekjaar dat loopt van 1 juli 2017 tot en met 31 december 2018. De feitelijke werkzaamheden van het Noordelijk Belastingkantoor zijn gestart op 1 januari 2018, maar de formele oprichting van de gemeenschappelijke regeling was in 2017. De realisatie van het verlengde boekjaar 2017-2018 laat een hogere bijdrage zien van 1.101.158 ten opzichte van de begroting. De begroting voor 2018 is in juli 2017 vastgesteld. Deze begroting betrof een actualisatie van de oorspronkelijke businesscase van 2016. Gezien het feit dat het hier een nieuwe organisatie betrof, waren er weinig ervaringscijfers ten aanzien van de budgetten beschikbaar. Het afgelopen jaar is gebleken dat de gehanteerde uitgangspunten van de begroting niet konden worden toegepast in 2018. De moeizame ingebruikname van de belastingapplicatie heeft veel meer personele inzet en externe inhuur gevraagd dan waar van te voren rekening mee was gehouden. De gevraagde modules werden later opgeleverd dan gepland en de performance is nog niet van het niveau waar rekening mee was gehouden.
Hierdoor hadden we te maken met grote werkvoorraden en hoge kosten voor externe inhuur. Daarnaast zijn bij de start vanuit de voorgangers (Hefpunt en de afdeling belasting van de gemeente Groningen) ook nog achterstanden in werkvoorraad meegenomen. Door middel van de bestuurlijke voortgangsrapportages is het bestuur iedere bestuursvergadering geïnformeerd over de voortgang van de implementatie en de stand van zaken ten aanzien van de werkvoorraden. Daarnaast zijn conform afspraken in de SLA met de deelnemers kwartaalrapportages betreffende de exploitatie van het Noordelijk Belastingkantoor aangeboden aan het bestuur. 1 e kwartaalrapportage exploitatie Noordelijk Belastingkantoor bestuursvergadering 28 mei 2018 De inschatting was op dat moment dat het met extra inzet vanuit het Noordelijk Belastingkantoor en de leverancier van de applicatie mogelijk moest zijn om de implementatie van de applicatie snel af te ronden, waarmee tevens de achterstanden en werkvoorraden konden worden weggewerkt. Bij de 1 e kwartaalrapportage werd er per saldo geen afwijking ten opzichte van de begroting voorzien. 2 e kwartaalrapportage exploitatie Noordelijk Belastingkantoor bestuursvergadering 2 oktober 2018 Bij de 2 e kwartaalrapportage was het de verwachting dat de exploitatie binnen de begroting zou kunnen blijven, mede ook doordat vanuit de businesscase een aanloopbudget beschikbaar was gesteld. Daarnaast was door de deelnemers een budget schoon door de poort voor de meegenomen werkvoorraden ter beschikking gesteld. Deze budgetten werden volledig toegerekend aan 2018. In het 3e kwartaal 2018 werd toch langzaam duidelijk dat de implementatie en het wegwerken van de achterstanden meer tijd en geld zou gaan kosten en ook een effect op 2019 zou gaan hebben. 3 e kwartaalrapportage exploitatie Noordelijk Belastingkantoor bestuursvergadering 3 december 2018 Bij de 3 e kwartaalrapportage is het bestuur geïnformeerd over een verwacht resultaat ten bedrage van 0,8 mln nadeliger dan begroot. In overleg met de deelnemers is daarbij de keuze gemaakt om een deel van de budgetten voor schoon door de poort en de aanloopbudgetten te reserveren voor 2019. Dit had een negatief effect op het resultaat van 2018. Daarnaast is gewezen op het risico van de opbrengsten voor de vervolgingskosten. Dit risico was door de achterstanden in de dwanginvordering moeilijk te prognosticeren. Op basis van de ontwikkelingen en resultaten 2018 is in de bestuursvergadering van 3 december 2018 ook een evaluatie 2018/forecast 2019 gepresenteerd. Dit alles is voor de directie van het Noordelijk Belastingkantoor reden geweest om eind 2018 twee onderzoeken te starten, een ICT-risicoanalyse voor VKA en een organisatie-analyse uitgevoerd door Berenschot. 4 e kwartaal 2018 bestuursvergadering 19 februari 2019 In het 4 e kwartaal bleken de opbrengsten van de vervolgingskosten tegen te vallen, hadden we te maken met hogere kosten voor print- en drukwerk en vielen de personele kosten hoger uit dan verwacht ten opzichte van de prognose na het 3 e kwartaal. Het uiteindelijke resultaat is uitgekomen op 1,1 mln. nadelig.
Beoogd effect Décharge verlenen over het gevoerde beleid en het financieel beheer in 2017 en 2018. Argumenten Het bestuur legt door middel van de jaarrapportage verantwoording af over het gevoerde beleid en het financieel beheer in 2017 en 2018. Volgens artikel 9 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) is het een taak en bevoegdheid van het bestuur om de rekening en de bijdragen van de deelnemers in de kosten van het Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen. Omdat de deelnemers op basis van voorschotten hebben gefinancierd, dient de vastgestelde bijdrage verrekend te worden met de al betaald voorschotten. De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn opgenomen in de jaarrekening. Deze grondslagen sluiten aan bij de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het bestuur is de formele opdrachtgever voor de accountant. De accountant heeft bij de jaarrekening 2017-2018 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2017-2018 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en de in de jaarrekening opgenomen balans en toelichting en het overzicht van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van het Noordelijk Belastingkantoor.
Financiële consequenties Ten opzichte van de begroting zijn de volgende verschillen te benoemen: lagere opbrengst vervolgingskosten 133.870 lagere kapitaalslasten 345.346 lagere personele lasten 665.741 o salarissen 451.708 o overige personele lasten 214.033 hogere operationele kosten -3.208.916 o kosten onderhoud automatisering -596.878 o kosten drukwerk en porti -72.127 o kosten externe inhuur primair proces -2.406.526 o gegevensverstrekking door derden -106.871 hogere huisvesting en facilitaire kosten -23.347 hogere overige kosten -48.729 o diensten derden directie en bedrijfsbureau -259.153 o Accountantskosten 76.600 o Bankkosten 129.248 geen kosten op post onvoorzien 242.000 extra budgetten voor externe inhuur voor Schoon door de Poort, project voormelding en aanloopkosten 1.074.412 Op basis van de definitieve cijfers is onderstaande kostenverdeling van toepassing: Deelnemer Aandeel realisatie incl. btw Procentueel Aandeel begroot incl. btw Procentueel Gemeente Groningen (incl. btw) 5.357.848 42,80% 4.966.596 43,50% Waterschap Hunze en Aa's 2.097.035 16,70% 1.889.133 16,50% Waterschap Noorderzijlvest 1.669.846 13,30% 1.499.634 13,10% Wetterskip Fryslân 3.401.173 27,20% 3.069.381 26,90% Totaal 12.525.902 100% 11.424.744 100%
Een deel van de btw kan worden doorgeschoven naar de gemeente Groningen en die kan deze btw weer compenseren. De door te schuiven btw bedraagt 643.058 en heeft betrekking op de aan de gemeente Groningen toe te rekenen btw van de exploitatie en de in 2017 en 2018 gedane investeringen. In de begroting was rekening gehouden met 318.966. Voor de gemeente Groningen is dit een voordeel van 324.092. Uitvoering / vervolg Na vaststelling door het bestuur zal de jaarrapportage worden aangeboden aan de besturen van de deelnemers en aan gedeputeerde staten van de provincie Groningen (toezichthouder).