Gebruikersbulletin 2007-03 datum 25 november 2007 referentie FS81125R101 - Gebruikersbulletin 2007-03 Op weg naar 2008 Het jaarwerk en nieuwe plannen Nog een maand en dan is het 2008. Het jaarwerk staat weer voor de deur. De wijzigingen vallen mee, daarom verwachten we net als afgelopen jaar een soepele jaarovergang. Net als ieder jaar zorgt FlexService voor een duidelijk stappenplan. Ook wordt op donderdag 3 januari 2008 weer een bijeenkomst georganiseerd, in navolging van het grote succes van afgelopen jaar. Tijdens deze bijeenkomst wordt alles nog een keer uitgelegd en gedemonstreerd. Tevens worden in dit Gebruikersbulletin de eerste plannen voor 2008 geschetst. De jaarwerkrelease met de wijzigingen voor 2008 Bij FlexService wordt hard gewerkt aan de 'jaarwerkrelease' waar alle wijzigingen voor het nieuwe jaar in zijn verwerkt. De jaarwerkrelease wordt een update op Release 3.6. In het vorige Gebruikersbulletin is een overzicht opgenomen van wat er gaat veranderen. Hieronder volgt een aanvulling op dit overzicht en de nieuwste informatie. Nogmaals de nieuwe pensioenregeling voor de uitzendbranche De organisatie STIPLU gaat, zoals bekend, verder onder de naam STIPP. Voor organisaties die zijn aangesloten bij de ABU of de NBBU zal in 2008 de nieuwe STIPP-pensioenregeling van kracht zijn. Dit geldt ook voor VPO en alle organisaties die onder de AVV van de ABU-CAO vallen. Er is daarom sprake van twee pensioenregelingen: de basisregeling, waarvan de premie geheel ten laste komt van de werkgever. Net als in de huidige situatie start de basisregeling na 26 weken werken voor mensen vanaf 21 jaar. de plusregeling, waarvan de kosten voor eenderde door de werknemer en voor tweederde door de werkgever worden gedragen. De plusregeling start nadat de uitzendkracht gedurende 78 weken heeft gewerkt, ongeacht de leeftijd van de werknemer (al moet die natuurlijk wel ouder zijn dan 21). In ABU termen houdt dat in, dat de plusregeling van kracht wordt zodra de werknemer instroomt in fase B. De NBBU fase 2 zal onderverdeeld worden in fase 2A (27 t/m 78 weken) en fase 2B (79 t/m 130 weken), waarmee de start van fase 2B overeenkomt met de aanvang van de plusregeling. Het gevolg is dat er geen sprake is van terugval naar de basisregeling als de werknemer na verloop van tijd terugvalt naar een lagere fase. De premieheffing is leeftijdsafhankelijk en kent een uurfranchise. Dat houdt in dat de kostprijs van de pensioenregeling in principe afhankelijk is van de leeftijd van de werknemer. Uit praktische overwegingen zullen de brancheorganisaties waarschijnlijk adviseren te werken met een uniforme kostprijsfactor. FlexService adviseert echter om de berichtgeving hierover nauwlettend te volgen. In 2008 zal de gebruiker van FlexService in de module Kandidaat in tabblad Rechten kunnen aangeven of de kandidaat deelnemer is aan de basisregeling of aan de plusregeling. Tevens wordt het mogelijk om voor een nieuwe kandidaat aan te geven gedurende hoeveel weken er reeds gewerkt is bij een andere werkgever (dit hoeft uitsluitend in het geval van opvolgend werkgeverschap). Zodoende kan FlexService bepalen wanneer aan de referte-eis voor de start van deelname aan de pensioenregeling voldaan is. Wanneer een kandidaat gedurende 78 weken heeft gewerkt, of zodra een fase B (ABU) dan wel fase 2B (NBBU) contract wordt afgesloten, zorgt FlexService ervoor dat de kandidaat automatisch deelnemer wordt aan de plusregeling. FS81125R101 - Gebruikersbulletin 2007-03 Pagina 1 van 5
Teruggaaf te veel betaalde inkomensafhankelijke bijdrage zvw U heeft mogelijk te veel inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet betaald voor werknemers die in 2006 meerdere dienstbetrekkingen hadden. De Belastingdienst heeft aangegeven dat dit in de eerste helft van december 2007 aan u terugbetaald zal worden. U dient het terugbetaalde bedrag te verrekenen met het loon van de werknemers. Over de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet is loonheffing berekend. De teruggaaf van een deel van deze bijdrage dient dan ook een vermindering van de loonheffing tot gevolg te hebben. Vanaf de eindejaarrelease van FlexService is een tweetal nieuwe componenten beschikbaar: Teruggaaf werkgeversbijdrage zvw en Tteruggaaf werknemersbijdrage zvw. Om de teruggifte te verrekenen met het loon van een werknemer moet u het component Teruggaaf werkgeversbijdrage zvw vullen met het aan u teruggegeven bedrag. FlexService vult dan hetzelfde bedrag in bij de Teruggaaf werknemersbijdrage zvw en verlaagt de loonheffing tijdens de verloning. Risicopremiegroepenwijziging Ieder jaar worden door de Belastingdienst de risicopremiegroepen voor een werkgever vastgesteld. Het aanpassen van deze risicopremiegroep - nodig wanneer de risicopremiegroep wijzigt ten opzichte van het voorgaande jaar - zal worden vereenvoudigd in FlexService. In module Bureau, tabblad Administratie (Administratieve eenheid) komt een mogelijkheid om risicopremiegroepen te wijzigen. Op basis hiervan worden de contracten automatisch aangepast. U heeft hiervoor niet meer hulp van FlexService nodig. Wilt u toch voor ondersteuning worden ingepland, neem dan contact op met onze afdeling Support die u graag van dienst is. Eigenrisicodragerschap In 2007 kan men eigenrisicodrager zijn voor de WAO gedifferentieerd (als men dat al was vóór 24/11/2006), de WGA gedifferentieerd en de ZW. In 2008 wordt de WAO gedifferentieerd gewijzigd in een uniforme WAO premie. Ook voor deze uniforme premie geldt dat werkgevers die al eigenrisicodrager waren voor de WAO dit kunnen blijven. FlexService zal worden uitgebreid met een tweetal componenten om in het geval van eigenrisicodragerschap voor administratieve doeleinden de percentages te kunnen vastleggen voor de premies die moeten worden afgedragen. Deze componenten en de berekende premies blijven buiten de loonaangifte, omdat deze premies niet aan de Belastingdienst maar aan bijvoorbeeld een verzekeringmaatschappij moeten worden afgedragen. De loonaangifte De Belastingdienst is al enige tijd bezig om de controles op het loonaangiftebericht aan te scherpen en zal dit beleid in 2008 voortzetten. Berichten die eerder wel door de Belastingdienst werden geaccepteerd, zouden in de toekomst kunnen worden afgewezen. Het ontbreken van een code of het gebruiken van een onjuiste code bij een van de gegevens van een werknemer of een verkeerde vulling van een veld kunnen al voldoende zijn om het bericht niet te accepteren. FlexService zal daarom de controles die er al zijn uitbreiden om ervoor te zorgen dat eventuele fouten in een bericht zoveel mogelijk vóór verzenden worden onderkend. Na het aanmaken van een bericht zal een overzicht met fouten worden getoond. ls de geconstateerde fout dusdanig dat van te voren vaststaat dat het bericht met deze fout niet door steeds strengere controles van de Belastingdienst zal komen, dan zal de fout eerst moeten worden hersteld, voordat het bericht daadwerkelijk kan worden verzonden. Ook in 2008 is er een aantal wijzigingen in de rubrieken die worden doorgegeven in de berichten Loonaangifte en Weekaanlevering. Onder andere zijn de volgende wijzigingen in het loonaangiftebericht bekend: De rubrieken volgnummer, eindheffing spaarpremie, afdrachtvermindering arbo non-profit, aanduiding inkomstenverhouding werkgever, bedrag werkgeversbijdrage kinderopvang en bedrag genoten zeedagenaftrek komen te vervallen. Tevens zijn er enige naamswijzigingen in rubrieken en zijn er enkele wijzigingen in codes. Voor zover van toepassing zullen de wijzigingen ook in de weekaanleveringberichten worden doorgevoerd. Wijzigingen NBBU CAO per 1 januari 2008 Er is een aantal wijzigingen in de NBBU CAO per 1 januari 2008. Meer informatie kunt u vinden in het Kenniscentrum: http://www.flexservice.com/?p=3423 Uitvoeren van het jaarwerk 2007-2008 Het jaarwerk is het afsluiten van het boekjaar voor zover het de verloning, de facturatie en de hiermee samenhangende procedures betreft. Tevens wordt het pakket geschikt gemaakt om in het komende jaar met de nieuwe wet- en regelgeving te kunnen werken. FS81125R101 - Gebruikersbulletin 2007-03 Pagina 2 van 5
Tijdens het jaarwerk voert u de acties uit die nodig zijn om het lopende boekjaar af te sluiten en boekjaar 2008 te beginnen in FlexService. Dit gebeurt in een aantal stappen. U ontvangt in de tweede helft van december de volledige beschrijving van dit proces. Hier alvast de stappen die onderdeel zijn van het jaarwerk in FlexService: 1. Laatste verloning 2007 en afsluiten loonjaar 2007 De laatste declaraties uit 2007 worden verwerkt (verloond en gefactureerd). Dit gebeurt als in een 'normale' verwerkingsweek, maar met wat meer tijdsdruk. U doet dit gewoon met de versie van FlexService die bij u in gebruik is. 2. Installeren nieuwe update op uw huidige versie van FlexService FlexService brengt eind december een 'update' uit op Release 3.6. De update bevat vrijwel alleen de noodzakelijke aanpassingen voor 2008. Hierdoor is de migratie naar de nieuwe versie beperkt en snel. De update wordt alleen uitgebracht voor Release 3.6. Werkt u met een eerdere versie van FlexService dan zult u eerst naar Release 3.6 moeten migreren. 3. Openen nieuwe loonjaar Starten met het nieuwe loonjaar, met zijn nieuwe lonen, fiscale regels, premiepercentages en kostprijzen. 4. Rapportage en berichten Aanmaken van de jaaropgave voor de kandidaat. Het jaarwerkdocument dat u zult ontvangen bevat een actielijst en begeleidt het proces van stap tot stap. Informatiebijeenkomst jaarwerk: donderdag 3 januari 2008 Net als vorig jaar organiseert FlexService een informatiebijeenkomst over het jaarwerk. Aan de hand van het jaarwerkdocument worden de stappen nader toegelicht en gedemonstreerd. Deze bijeenkomst wordt gehouden op donderdag 3 januari 2008 van 19:00 uur tot 22:00 uur in hotel de Witte Bergen te Eemnes. U kunt zich inschrijven bij Emma van den Brand: evdbrand@flexservice.com onder vermelding van naam, bedrijfsnaam en functie. Inschrijvingen worden bevestigd op volgorde van ontvangst. Plannen FlexService voor 2008 In 2008 zal FlexService verder worden verbeterd met drie grote projecten: (1) Incidenten voortgaand beperken en de stabiliteit nog meer vergroten (2) Vernieuwen architectuur pakket (3) Efficiënter werken met FlexService Incidenten: Het afgelopen jaar is het aantal openstaande incidenten al aanzienlijk (met meer dan 50%) afgenomen. Deze trend wordt in 2008 versterkt doorgezet. Met name in het eerste kwartaal van 2008 zal FlexService al haar capaciteit hierop inzetten. Release 3.7 is klaar en in testfase, zodat tijd beschikbaar is om incidenten op deze release langs te lopen, en ook nog een reeks kleine wijzigingsverzoeken mee te nemen. Een onderwerp dat al is opgenomen in Release 3.7 is een herbouw van de module TeDoen, inclusief de mogelijkheid te zoeken in taken en contacten, te exporteren naar MS Excel en een uitgebreidere ondersteuning van SMS en email (inclusief het verzenden van attachments). De module TeDoen is een van de meest intensief gebruikte modules. Naast de kleine uitbreidingen is de module geheel opnieuw opgebouwd. Het resultaat is sneller, stabieler en efficiënter. Het vernieuwen van de (technische) architectuur van het pakket is al meer dan een jaar geleden in gang gezet met de ontwikkeling van de nieuwe applicatieserver FAS. Deze gaat de bestaande applicatieserver FAMCE vervangen. In het vorige Gebruikersbulletin is uitgelegd wat FAS is en hoe het verschilt van FAMCE. FAS is nu klaar (release 3.7) en wordt intensief getest en in de eerste helft van 2008 uitgerold bij onze klanten. De nieuwe architectuur brengt naast een grote stabiliteit, schaalbaarheid en performance nieuwe mogelijkheden, onder andere voor koppeling tussen FlexService en andere pakketten. Ook in de functionaliteit voor het internet wordt een nieuwe stap gezet. FlexWeb wordt vervangen door FlexOnline dat de al aanwezige mogelijkheden flink uitbreidt en dat doet op een stabiele en schaalbare manier. Het wordt ook veel makkelijker om FlexService te integreren in de eigen website. Inmiddels is al meer dan 80% van FlexWeb vervangen, en een aantal componenten van FlexOnline (bijvoorbeeld Mijn loonslips en Mijn betalingen) is al een half jaar live bij leading customers. FS81125R101 - Gebruikersbulletin 2007-03 Pagina 3 van 5
Efficiënter werken met FlexService: In samenwerking met klanten wordt gekeken waar het werken met FlexService effectiever kan. Naast het verzamelen en doorvoeren van ideeën om de medewerker in zijn of haar dagelijkse werk sneller en effectiever te laten werken is het de bedoeling om functionaliteit te introduceren die werk bespaart, waardoor u minder mensen nodig heeft. Een belangrijk voorbeeld van dat laatste is het elektronisch verwerken van declaratiegegevens zodat uren ontvangen van opdrachtgevers in bijvoorbeeld MS Excel bestanden niet hoeven te worden ingevoerd maar snel en zonder fouten kunnen worden ingelezen. De jaarwerkversie bevat, zoals eerder aangekondigd, hiervoor al meer ondersteuning dan nu het geval is. In 2008 zullen steeds meer vormen van electronische urengegevens kunnen worden verwerkt. Hierbij zal ook de ondersteuning van het HR-XML formaat behoren. Een ander voorbeeld om werk te besparen is het verminderen van de handelingen bij bulkplaatsingen en korte opdrachten. De bestaande functionaliteit hiervoor wordt met klanten bekeken en afgestemd op hun specifieke situatie. Gezamenlijk worden dan wijzigingen opgesteld. Beide onderdelen zijn niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit zijn Premium modules die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService. Heeft u al ideeën hoe er sneller, effectiever, efficiënter met FlexService kan worden gewerkt, neem dan contact op met Marcel Reijmers: mreijmers@flexservice.com Heeft u voorbeelden van bestanden met urengegevens die u in FlexService ingelezen wilt kunnen hebben stuur deze dan naar Marcel Kolff: mkolff@flexservice.com FlexNieuws: FlexService Nieuwsbrief Sinds juli 2007 heeft FlexService een wekelijkse nieuwsbrief op donderdag. We zijn gestart met 200 abonnees, het aantal is inmiddels ver over de duizend heen. De nieuwsbrief bevat een praktisch overzicht van actuele ontwikkelingen binnen de flexbranche. Mede door deze nieuwsbrief is het aantal bezoeken aan onze site, in het bijzonder aan het kenniscentrum, explosief gestegen. Inmiddels tellen we een kleine 1000 bezoeken per werkdag. Favoriete onderdelen van onze site zijn het Kenniscentrum, Flexbranche nieuws, CAO nieuws en de jurisprudentie (in samenwerking met Van Diepen Van der Kroeff). Ook de actuele wet- en regelgeving is een populaire trekker. Op de pagina CAO s diverse branches - http://www.flexservice.com/?p=2980 - vindt u veel CAO informatie. Via de schema s kunt u handige periodieken, functietabellen, loontabellen, vergoedingen en toeslagen downloaden. Daarmee krijgt u snel inzicht in de onderdelen van de CAO die voor medewerkers van uitzendbureaus en payrollbedrijven belangrijk zijn voor het bepalen van de juiste inlenersbeloning. Flexpert, de online e-learning omgeving Op woensdag 19 december vindt van 15.30 tot 17.30 uur een Flexpert-informatiesessie plaats in hotel De Witte Bergen te Eemnes. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Tijdens deze sessie geven Marcel Reijmers, manager Kenniscentrum en Anita de Groot, projectmanager Flexpert, een introductie en een demonstratie van de mogelijkheden van Flexpert. Over Flexpert In de online e-learning omgeving worden nieuwe en bestaande medewerkers snel en efficiënt getraind in het gebruik van FlexService. De resultaten per medewerker zijn nauwkeurig te volgen. Flexpert bevat op dit moment opleidingsmodules voor de front- en midoffice-functionaliteit van FlexService. Kosten De kosten voor het gebruik van Flexpert bedragen 7,50 per gebruiker per maand vanaf 1 januari 2008. Ook de administratiekosten van mutaties worden in rekening gebracht. Het gebruik van Flexpert is verplicht voor bureaus die hun (nieuwe) medewerkers niet door een eigen trainer, FlexService, Artra of FlexAcademy in het gebruik van FlexService laten opleiden. De Flexpert-informatiebijeenkomst Woensdag 19 december 2007 Programma: 15:30 ontvangst, 16:00 presentatie, 17:00 borrel. Lokatie: Van der Valk-hotel De Witte Bergen, Rijksweg 1 (op de kruising met de A27), Eemnes. FS81125R101 - Gebruikersbulletin 2007-03 Pagina 4 van 5
Inschrijven Wilt u een Flexpert-sessie of een Informatiebijeenkomst over het jaarwerk bijwonen, schrijf u dan in bij Emma van den Brand: evdbrand@flexservice.com onder vermelding van naam, bedrijfsnaam en functie. Inschrijvingen worden bevestigd op volgorde van ontvangst. FS81125R101 - Gebruikersbulletin 2007-03 Pagina 5 van 5