functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Omgeving zoekt een Secretariaatsmedewerker Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 28883 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als secretariaatsmedewerker ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de dienst handhaving. Ben jij iemand die onder stress zorgvuldig blijft werken en die flexibel meerdere taken op zich kan nemen. Dan is onderstaande vacature iets voor jou. Je zorgt voor de administratieve ondersteuning met de nodige inhoudelijke kennis. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Omgeving is op 1 april 2017 ontstaan uit een fusie van het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie en Ruimte Vlaanderen. Deze fusie kwam tot stand in uitvoering van het regeerakkoord en de beslissing van de Vlaamse Regering om een beleidsdomein omgeving vorm te geven. De taken van het departement kunnen we als volgt omschrijven: een kwaliteitsvol leefmilieu realiseren, waarin op een duurzame wijze wordt gebruik gemaakt van diverse voorraden en van de beschikbare ruimte; een geïntegreerd omgevingsbeleid (ruimte, leefmilieu, natuur, klimaat, energie en groene economie) ontwikkelen dat gericht is op beleidsvoorbereiding,-implementatie en evaluatie, handhaving, draagvlakverbreding en samenwerken met steden, gemeenten en provincies voor het lokale omgevingsbeleid. Het Departement Omgeving heeft als missie: Het Vlaams omgevingsbeleid staat garant voor een kwaliteitsvolle leefomgeving voor de huidige en toekomstige generaties. We stimuleren een duurzame omgang met diverse natuurlijke hulpbronnen, waarbij we streven naar een koolstofarme, energiezuinige, klimaatintelligente samenleving en een sterke band tussen ecologie en economie realiseren. We
ondersteunen maatschappelijke vooruitgang en we maken locatie- en ontwikkelingskeuzes in het belang van de Vlaamse samenleving. Het departement bestaat uit 8 afdelingen ondergebracht in 3 organisatiepijlers: 1) Omgevingsstrategie, 2) Omgevingsbeleid voor Ruimte & Milieu en 3) Omgevingsbeleid voor Klimaat, Groene Economie & Energie. De afdeling Handhaving staat in voor de milieu-inspectie, de inspectie ruimtelijke ordening en onroerend goed, handhaving en bestuurlijke beboeting, de toepassing van het milieuschadedecreet en het milieucrisismanagement. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de afdeling Handhaving met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem - periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers voor rapporteringen - statistieken opmaken en verwerken - collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten - zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) - een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Informatiebeheer - archiefbeheer - aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken (bibliotheek) - klasseren van facturen, brieven, rapporten, pagina 2 van 9
Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier conform procedures, wetgeving en regelgeving. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal / Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. - verslagen van vergaderingen archiveren - documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) - kopiëren, scannen, printen en opslaan van binnenkomende stukken - verspreiding van briefwisseling onder de afdeling - administratief opvolgen van dossiers: bv. tijdig versturen van documenten - beantwoorden van vragen van de medewerkers met betrekking tot een bepaald dossier - verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - documenten inscannen - informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, afdelingshoofd, - inspringen bij afwezigheid van collega s - registreren van post van de eigen entiteit - nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) - openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - opvolgen van correspondentie in postregistratiesysteem - circulatiemappen verspreiden - verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen pagina 3 van 9
4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Omgeving. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Departement Omgeving in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Omgeving en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je Je hebt minimaal vijf jaar beroepservaring 3 met administratief-organisatorisch werk waaronder ervaring met procedures inzake DABM en/of VCRO. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (jurgen.brems@vlaanderen.be, 0492 089 499). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van de afdeling Handhaving en het beleidsdomein Omgeving. Je hebt kennis van milieuhandhaving, handhaving VCRO en/of handhaving onroerend erfgoed. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 3 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan. pagina 4 van 9
Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op pagina 5 van 9
/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. MODULE 1: eerste screening 6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 5/8/2019. 6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties Door middel van een interview en een persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd: Verantwoordelijkheid nemen: (niveau 1) Samenwerken: (niveau 1) Initiatief: (niveau 1 Klantgerichtheid: (niveau 1) Plannen & organiseren: (niveau 1) Zorgvuldigheid: (niveau 1) Eén selectieverantwoordelijke en afgevaardigde(n) van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze module vindt plaats in Brussel op 8/8/2019 (datum onder voorbehoud). pagina 6 van 9
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel op 8/8/2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld bij de resultaten van module 2 en 3 word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen eindselectie (module 2 en 3) georganiseerd. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 31/07/2019. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 31/07/2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij het selectiecentrum, tel. 02 553 01 08.. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Iris Baeyens Secretariaatscoördinator iris.baeyens@vlaanderen.be tel: 02 553 75 11 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Jurgen Brems selectieverantwoordelijke jurgen.brems@vlaanderen.be tel: 0492 089 499 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 8 van 9
9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind augustus. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar jurgen.brems@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van secretariaatsmedewerker bij entiteit departement omgeving, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als secretariaatsmedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9