l lllllll llll lllll llll llllll 11111111111111 11111111111111 111 81 6-005839 Bijlage reikwijdte raadswerkgroep ICT Door de Rekenkamer West-Brabant is onderzoek gedaan naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het ICT-beleid in de gemeente Bergen op Zoom. Hierbij was aandacht voor het "in control" zijn op genoemde punten. Eén van de adviezen betrof het betrekken van raad en bestuur bij het onderwerp ICT, met als motivering dat het toenemende strategische belang van ICT "vraagt om een meer proactieve en deskundige raad, die kaders stelt met betrekking tot maatschappelijke effecten en het bereiken van doelen, die vervolgens bruikbaar zijn als vertrekpunt voor ICT-beleid". De Rekenkamer noemt hierbij als succesbepalende factoren: Investeren in de kennis van raadsleden om de rol van deskundige raad te kunnen spelen; Organiseren van fractiespecialisme door bijvoorbeeld het instellen van een raadscommissie; Opstellen van een agenda met bestuur en ambtelijke organisatie om de raad te voorzien van relevante kennis, beleidskeuzes en uitvoeringsvarianten. Een motie die de griffie opdraagt om "in het eerste kwartaal 2016 te komen tot het instellen van een werkgroep uit de raad met als doel het bevorderen van bestuurlijke betrokkenheid bij strategische vraagstukken op het gebied van ICT-beleid" is in de vergadering van 26 november 2016 raadsbreed aangenomen. Scope Om op een goede manier te kunnen spreken over strategische vraagstukken met betrekking tot ICT is allereerst een definitie nodig. Het Negenvlaksmodel van Rik Maes, hoogleraar Informatie- en communicatiemanagement aan de UvA biedt hiervoor handvatten om tot een afbakening te komen. Organisatie Di enstverlening Tcam l&p informatie ICT-W BW t ech niek Beleid & planning Strategie ea"i bedrijhplan lnfonnatiebeleid, portfoliobeheer A11to 111 atiserings- beleid RICHTEN Advies & vernieuwing Tdcfüthe k ader~. h~rintic h ti ne processen, implo111eni.tl Afstemming.. 10 _... " 11 ~'slpg.,. 1..- klantrelatie Effiçi~nte, lever ing INRICHTEN Beheer & exploitatie operatie, optimaliçttî'i",, proceç... en functioneel beh('(>1 /...,,,,/' Applicatiebeheer engebruiker~ondersteuni1's... Organisatie & werkprocessen Informatie & applicaties Techniek & infrastructuur VERRICHTEN 1 Re ikwijdte opdracht raadswerkgroep ICT, maart 2016 1
Door het onderscheid tussen strategische, tactische en operationele vraagstukken kan worden voorkomen dat de aandacht zich te snel zou gaan richten op de uitvoering. Bij ICT strategie gaat het om de "wat"-vraag: wat willen we bereiken - en niet om de "hoe"-vraag: hoe gaan we dat doen. Het Negenvlaksmodel helpt ook bij het onderscheiden van enerzijds wat de Business nodig heeft en welke Informatie en Communicatie daarvoor nodig is en anderzijds de Technologie om dat te ondersteunen. Zo valt een schifting te maken tussen, bijvoorbeeld, een strategisch ICT vraagstuk als de kwaliteit van (digitale) dienstverlening en, als tegenvoorbeeld, een tactisch/operationeel vraagstuk welke soort computerservers nodig zijn. Resultaat In lijn met het rapport van de Rekenkamer West-Brabant en de door de raad aangenomen motie, zou de werkgroep zich dienen te richten op: 1) het verstevigen en verbreden van kennis; 2) het opstellen van een uitgangspuntennotitie om te komen tot een visie op strategische ICTvraagstu kken. De notitie dient als input voor een door het college aan de raad voor te leggen visie. Onderwerpen Vanuit een aantal trends en ontwikkelingen valt te komen tot strategische ICT-vraagstukken waarover de werkgroep zou kunnen buigen. Big Data; het analyseren van grote hoeveelheden data Open Data; het beschikbaar stellen van openbare gegevens van de overheid Tijd- en plaatsonafhankelijk werken; overal toegang tot een digitale omgeving Overal toegang tot internet; glasvezel, 4G (SG), WiFi Cloud diensten; niet zelf systemen bezitten, maar gebruik maken van diensten op het internet Internet of Things; de vuilnisbak met een internetverbinding die meldt dat ie vol zit Hogere eisen aan informatieveiligheid; voorkomen dat persoonsgegevens op straat komen Digitale identiteit steeds belangrijker; risico op identiteitsdiefstal Informatieuitwisseling met ketenpartners c.q. in samenwerkingsverbanden; koppelen van gegevens en als klant basisgegevens maar één keer opgeven Nieuwe communicatiekanalen; van social media tot Whatsapp en Skype (videoconferencing) 24x7 digitale dienstverlening; personele bezetting? Beschikbaarheid? Automatiseren van processen? Digitaal tenzij; en hoe om te gaan met digitaal minder vaardige burgers 3D printing; de locatie waar spullen geproduceerd worden verandert, dichter bij de consument Digitale assistenten; spraakgestuurde ondersteuning door Apple Siri, Microsoft Cortana, etc. Open Source Software; applicaties gebruiken waarvan de broncode openbaar is IT governance; vindt besluitvorming op het juiste niveau plaats, of bepalen de techneuten Grip op IT projecten; wat kan een overheid aan, om fiasco's te voorkomen Reikwijdte opdracht raadswerkgroep ICT, maart 2016 2
Vragen die een discussie op gang zouden kunnen brengen: Wat willen we als gemeente zijn op het gebied van informatievoorziening/ict: de innovator, de snelle volger, de volger, de langzame volger? Wat vinden we een acceptabel aantal dagen dat de gemeentelijke website niet te bereiken is? Wat kan de gemeente doen om haar informatievoorziening te beveiligen tegen calamiteiten, natuurrampen, cybercrime, etc.? Wat willen we ondersteunen op het gebied van open data? o De hobbist die een app maakt wanneer vuilnisbakken vol zijn? o Samen met onze burgers en maatschappelijke instellingen kijken welke informatie zij kunnen gebruiken om beter het sociale domein te ondersteunen? Wat vinden we eigenlijk dat digitale dienstverlening is? o Formulieren op de website als pdf-je dat je moet uitprinten en opsturen? Wat zouden we op het vlak van digitale dienstverlening verder willen uitbouwen? o Burgers meer mogelijkheden geven om in contact te treden via sociale media? o Voorzieningen waar burgers terecht kunnen indien het niet lukt via het digitale kanaal? Wat is ons uitgangspunt, loopt een digitale aanvraag naar een vergunning of uitreksel volledig digitaal of vinden we dat op er onderdelen ook direct persoonlijk contact tussen mag/moet zitten? Wat vinden we van het gemeentelijk ondersteunen van de communicatie over "de dienstverlening in de wijk"? o Zijn we bereikbaar via video-gesprekken; o Willen we direct documenten kunnen delen en bewerken met burgers en instellingen? Wat willen we op het gebied van gemeentelijke voorziening op het gebied van ICT in openbare gebouwen? o Burgers de mogelijkheid geven om op internet te kunnen? o Burgers leren om goed met de digitale wereld mee te gaan? o Of is dat meer iets wat burgers zelf moeten organiseren? Wat willen we als gemeente ten aanzien van digitale voorzieningen voor onze burgers? o Aanleggen breedband internet; o Wifi in de binnenstad; o Of laten we dat over aan de markt? Wat is ons uitgangspunt ten aanzien van openbare informatie? o Publiceren we altijd actief naar buiten; o Publiceren we als daar vraag naar is; o Publiceren we alleen als dat wettelijk vereist is. Wat zou de gemeenteraad op het gebied van informatievoorziening kunnen helpen bij haar controlerende en kaderstellende rol? Reikwijdte opdracht raad swerkgroep ICT, maart 2016 3
l llllllll lllll lllll lll lllll llll llllll lllll lllll lllll llll llll RM015-0067 MOTIE l lllllll llll lllll llll llllll lllll lllll lllll lllll lllll llll llll 816-005840 De gemeenteraad van Bergen op Zoom, in vergadering bijeen op donderdag 26 november 2015, in beraadslaging over "RVBlS-0076 Rapport Rekenkamer ICT-beleid gemeente Bergen op Zoom", overwegende dat: de rekenkamer concludeert dat het ICT-beleid in het algemeen zowel doeltreffend als doelmatig is, hoewel met betrekking tot het behalen van effecten door de beperkte betrokkenheid van de raad verbetering mogelijk is; ICT steeds meer maatschappelijke thema's raakt van strategisch niveau en daarmee de noodzaak toeneemt van een meer proactieve en deskundige raad, die kaders stelt met betrekking tot maatschappelijke effecten en het bereiken van doelen, die vervolgens bruikbaar zijn als vertrekpunt voor ICT-beleid; een werkgroep een geschikt instrument is om de gewenste betrokkenheid vanuit de raad te vergroten; draagt de griffie op om: in het eerste kwartaal 2016 te komen tot het instellen van een werkgroep uit de raad met als doel het bevorderen van bestuurlijke betrokkenheid bij strategische vraagstukken op het gebied van ICT-beleid; en gaat over tot de orde van de dag.