Dit is de rapportage over Numeri ten behoeve van de vergadering van de kleine synode van 27 juni 2008. Dit stuk is op 19 september ter informatie aan de leden van de generale synode toegestuurd, ten behoeve van de vergadering van 27 september 2008. Datum 9 juni 2008 Rapportage Numeri Auteur H. Feenstra Nieuwe Landelijke Ledenregistratie KDB 08-07 Kleine Synode juni 2008
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 2 van 43 Bestuur Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 3 van 43 Inhoud Opmerkingen vooraf 5 INLEIDING 7 Deel 1 VERANTWOORDING / STAND VAN ZAKEN 9 1 Stand van zaken Numeri ultimo mei 2008 9 2 Functionaliteiten in de kern (de motor) van Numeri 11 3 Financiële verantwoording tot en met april 2008 12 4 Dienstverlening 13 5 Communicatie 13 6 Beheer 15 7 Migratie / conversie en opleiding 15 Deel 2 UITWERKING MOGELIJKE OPLOSSINGSRICHTINGEN NUMERI 16 INLEIDING 16 8 Resultaten op hoofdlijnen van de onderzochte opties 16 9 Kosten van de scenario s 4, 5 en 6 21 10 Toekomstige ontwikkelingen en verwachtingen, die van belang zijn voor de te maken keuze 22 11 Opties en scenario s voor wat betreft de locale pakketten in relatie met Numeri 23 12 Grove tijdplanning 24 13 Conclusies en aanbevelingen 25 14 Financiële gevolgen beëindiging Numeri 27 15 Concreet voorstel 28 Bijlage 1 Notitie over de gevolgen van een eventuele beëindiging van de landelijke ledenregistratie 29 Bijlage 2 Resultaten herijking uitgangspunten Numeri 35 Bijlage 3 Test en bevindingen rapportage Numeri 37 Bijlage 4 Projectstructuur 41 Bijlage 5: Raamwerk Communicatieplan voor invoering LLR 43
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 4 van 43
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 5 van 43 Opmerkingen vooraf In de rapportage wordt veelvuldig gebruik gemaakt van afkortingen en specifieke (ICT-) begrippen; in een rapportage over een onderwerp als het onderhavige is dat bijna onvermijdelijk. Voor een goed verstaan van de rapportage is om die reden bijgaande afkortingen- en begrippenlijst opgenomen. Addcomm Print & Mail-bedrijf waar de SMRA een contract mee heeft afgesloten voor het afdrukken, enveloperen en versturen van grote postverzendingen ( mailingen ) Baruch Locaal software pakket voor leden- en bijdrageadministratie, geleverd door de SMRA BCvR Bijzondere Commissie van Rapport (ingesteld door de kleine synode) Discoverer Software pakket bij Numeri om rapportages, overzichten en lijsten uit het systeem te kunnen genereren DO Dienstenorganisatie DV DienstVerlening EBS E-Business Suite = verzameling software ( suite ) van Oracle om bedrijfsprocessen te ondersteunen, waarbij gebruik wordt gemaakt van internet technologie (web gebaseerde schermen) ERP Electronic Resource Planning Software pakketten die worden gebruikt om de bedrijfsprocessen te ondersteunen met automatiseringsmiddelen ESB Enterprise Service Bus = techniek en software van Oracle om verschillende systemen via een bus-techniek aan elkaar te kunnen koppelen zodat die systemen onderling gegevens kunnen uitwisselen FFA Fusies, Federaties en Aanmerkingen (project van de SMRA) FO Functioneel Ontwerp (verg. met TO, zie aldaar) FT Functionele Testen HR Human Resource = het deel van het Oracle EBS systeem dat bedoeld is om personeelsleden van een bedrijf te kunnen administreren; dit is het standaard software pakket waarop Numeri is gebouwd ICCO Interkerkelijke organisatie voor ontwikkelingssamenwerking ICT Informatie en Communicatie Techniek Infraprocessen Processen binnen Baruch met het oog op de kerkorde ITIL Information Technology Infrastructure Library - een verzameling van boeken die processen in de IT branche beschrijven zoals die in de praktijk worden uitgevoerd JUZA Juridische Zaken KBG Klankbordgroep Toekomstige gebruikers van Numeri die rechtstreeks bij het project betrokken zijn KLA Kerkelijke Leden Administratie = Locaal software pakket voor leden- en bijdrageadministratie, geleverd door Topsoft BV KO KerkOrde KS Kleine Synode LLR Landelijke Ledenregistratie MCX ICT-bedrijf dat het technische beheer verzorgt van het Numeri systeem NLLR Nieuwe Landelijke Ledenregistratie gebruikt voordat de naam Numeri werd geïntroduceerd
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 6 van 43 Oracle Software bedrijf dat database systemen en daarvoor benodigde software producten ontwikkelt en verkoopt Ordina Software bedrijf dat het Numeri-systeem in haar huidige vorm heeft gebouwd door het Oracle EBS-HR systeem aan te passen PLD Protestants Landelijk Dienstencentrum Progro Project Groep = De stuurgroep van het project RFC Request For Change = Wijzigingsverzoeken Scipio Locaal software pakket voor leden- en bijdrageadministratie, geleverd door de firma Hagru BV SILA Stichting Interkerkelijke Leden Administratie = SILA verzorgt de aanlevering van de persoonsgegevens en de mutaties daarop uit de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie) naar de aangesloten kerken SMRA Stichting Mechanische Registratie en Administratie, de kerkelijke stichting die de landelijke ledenregistratie verzorgt en leverancier van Baruch SMS Short Message Service - het kunnen versturen van korte berichten met name via mobiele telefoontoestellen ST SysteemTest SW Software TAN Transactie nummer - transactiecode systeem voor autorisatie en identificatie TO Technisch Ontwerp (verg. met FO) TT Technische Testen Web Internet technologie, vergelijk WWW = World Wide Web Webschermen Hierbij wordt een computersysteem benaderd en gebruikt via gebruikersschermen die werken met internettechnologie en zogenoemde browser functionaliteiten (bijv. Internet Explorer of Firefox WebSolutions ERP software pakket voor de ICT ondersteuning van de administratieve processen binnen de DO WG Werkgroep binnen het project Wizards Eenvoudige schermen en opdrachten via de computer die de gebruiker langs een bepaald pad leiden om iets te kunnen realiseren of te doen
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 7 van 43 INLEIDING Met de vereniging van de drie kerken tot de Protestantse Kerk in Nederland dienden de -in de kerkenuiteenlopende wijzen van ledenregistratie op elkaar afgestemd te worden en in overeenstemming gebracht te worden met de kerkordelijke regelingen inzake ledenregistratie van de Protestantse Kerk in Nederland. De kleine synode heeft in april 2005 besloten tot de ontwikkeling en invoering van een nieuw systeem voor de Landelijke Ledenregistratie (LLR); in dit nieuwe systeem zullen de gegevens van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland worden bijgehouden. Uit onderzoek was namelijk gebleken dat aanpassing van de bestaande systemen (1) aan de eisen die de nieuwe kerkordelijke regeling stelt met betrekking tot de ledenregistratie en (2) aan de eisen van deze tijd voor gebruiksgemak, beveiliging en borging van de gegevenskwaliteit, geen optie was en dat daarvoor de ontwikkeling en inrichting van een nieuw systeem noodzakelijk was. De kerkordelijke regeling betreffende de ledenregistratie is te vinden m.n. in ord. 2, hoofdstuk II en in de Generale regeling ledenregistratie. In deze regeling wordt uitgegaan van het bestaan van registers van de plaatselijke gemeenten en een landelijke ledenregistratie alsmede van de uitwisseling van gegevens tussen deze registers: 1. In ord. 2-6-1 is bepaald dat ten behoeve van het leven en werken van gemeenten en kerk de volgende registers worden bijgehouden: a. het register van de gemeente, b. het register van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland en c. het register van de evangelisch-lutherse leden. Het doel van deze registratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord (ord. 2-6-2). 2. De generale synode doet de registratie van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland (de landelijke ledenregistratie ) onderhouden ten behoeve van de continuïteit van de registratie van de leden van de gemeenten en van de onderlinge uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens (ord. 2-9-1). 3. De gemeenten - zo is vervolgens in ord. 2-9-2 bepaald - zijn gehouden ten behoeve van de landelijke ledenregistratie alle mutaties op het ledenbestand van de gemeente die haar ter kennis komen, aan de generale synode ter beschikking te stellen, terwijl de gemeenten een opgave ontvangen van de in de landelijke ledenregistratie aangebrachte mutaties die hun gemeenten betreffen. 4. Over de uitwisseling van de gegevens van de registers van gemeenten en van de landelijke ledenregistratie worden nadere regels gegeven in art. 13. Generale regeling ledenregistratie. De landelijke ledenregistratie is onontbeerlijk voor het up to date -houden van de registers van de gemeenten en de uitvoering van o.m. de regeling betreffende verhuizing (ord. 2-5-1) en overschrijving (ord. 2-5-2); zie hiervoor de notitie van de stafafdeling Juridische Zaken van oktober 2007 [bijlage 1]. Het verloop van het project is vanaf 2005 moeizaam geweest. Het project bevond zich vanaf het begin in slecht weer. In 2006 werd er een onderzoekscommissie ingesteld die e.e.a. heeft onderzocht en werden deze aanbevelingen overgenomen in de november vergadering van de Kleine Synode. Daarna werd het bestuur van de dienstenorganisatie verantwoordelijk. De kleine synode is door middel van rapportages, die voor (vrijwel) elke vergadering van de kleine synode zijn uitgebracht, op de hoogte gehouden van de voortgang van het project en de ontwikkelingen rond de nieuwe landelijke ledenregistratie. Besluitvorming heeft plaatsgevonden op basis (1) van deze voortgangsrapportages, die - onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de dienstenorganisatie - worden opgesteld door het projectteam Numeri en aangeboden door het bestuur van de dienstenorganisatie (daarbij vanaf 26 november 2006 optredend als bestuur van de SMRA) alsmede (2) van de daarbij uitgebrachte adviezen van de Bijzondere commissie van Rapport inzake het project Numeri (die in november 2007 door de kleine synode is ingesteld).
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 8 van 43 Elke voortgangsrapportage ten behoeve van de kleine synode borduurt voort op de rapportage die - voor de vergadering van de kleine synode daaraan voorafgaand - is voorgelegd. Dit betekent dat voor een goed verstaan van de voortgangsrapportage op een aantal punten ook eerdere rapportages en besluiten van de kleine synode daaromtrent in herinnering moeten worden gebracht. De kleine synode heeft in november 2007 het bestuur van de dienstenorganisatie opdracht gegeven aan de kleine synode verschillende scenario s voor te (doen) leggen met betrekking tot de voortgang van het project Numeri, waarbij tevens aangegeven diende te worden wat de financiële en organisatorische consequenties zijn van de verschillende scenario s. De in maart 2008 voorgelegde rapportage voldeed niet aan hetgeen de kleine synode in de vergadering van november 2007 had gevraagd. Aan het bestuur van de dienstenorganisatie en het projectteam is in maart 2008 opgedragen om de lopende onderzoeken zo spoedig mogelijk af te (doen) ronden en daarover te (laten) rapporteren in de eerstvolgende vergadering van de kleine synode. Deze voortgangsrapportage bestaat uit twee delen: - Deel 1 bevat het eigenlijke verslag van de werkzaamheden. - In deel 2 zijn de mogelijke oplossingsrichtingen uitgewerkt.
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 9 van 43 Deel 1 VERANTWOORDING / STAND VAN ZAKEN 1 Stand van zaken Numeri ultimo mei 2008 In de voortgangsrapportages betreffende het project Landelijke Ledenregistratie (Numeri) wordt telkens verslag gedaan van de werkzaamheden, die zijn verricht sinds de daaraan voorafgaande vergadering van de kleine synode. Dat geldt ook voor deze rapportage; verslag wordt gedaan van de werkzaamheden sinds de vergadering van de kleine synode van maart 2008. 1.1 Algemeen 1. Er heeft een herijking plaatsgevonden van de oorspronkelijke uitgangspunten van Numeri in het licht van de huidige stand van zaken; wat was afgesproken en waar staan we nu? Moeten uitgangspunten met de huidige kennis van zaken worden bijgesteld en/of op welke punten moet worden teruggegrepen op de oorspronkelijke uitgangspunten? Het resultaat is in [bijlage 2] opgenomen. Hierin is aangegeven welke uitgangspunten oorspronkelijk zijn gehanteerd; daarbij is aangegeven op welke punten deze al zijn c.q. nog dienen te worden bijgesteld. Kortom, hierin wordt duidelijk aan welke verwachtingen met betrekking tot de mogelijkheden van het nieuwe systeem wordt c.q. kan worden voldaan en waar deze (te hoog gespannen) verwachtingen dienen te worden getemperd en/of bijgesteld. 2. Alle gespecificeerde eisen en wensen, zoals deze zijn neergelegd in de Functionele Ontwerpen (FO s) zijn in kaart gebracht en gerubriceerd; deels was dat nodig om gestructureerd te kunnen testen, anderzijds kon daarmee op dat vlak ten aanzien van de oorspronkelijk geformuleerde FO s ook de positie opnieuw bepaald worden. 3. Er is nadrukkelijk gekeken naar het onderhoud en de beheerbaarheid van het systeem in combinatie met de mogelijke vervolgscenario s. Tevens is een inschatting gemaakt van de te verwachten exploitatiekosten. Deze aspecten zijn verwerkt in de vergelijkingen, zoals die in hoofdstuk 9 in deze rapportage zijn gepresenteerd. 4. Er is veel tijd en aandacht besteed aan overleg met de verschillende leveranciers om te komen tot weloverwogen adviezen, offertes en / of risico-inschattingen en planningen. 5. Er is expliciet aandacht gegeven aan de optie om bij de overwegingen ook de ontwikkeling van een nieuw systeem voor de ledenregistratie te betrekken, d.w.z. om Numeri, de nieuwe landelijke ledenregistratie in haar huidige vorm te beëindigen en het systeem voor de ledenregistratie te herbouwen (zie deel 2, hoofdstuk 8 e.v.). 1.2 Onderzoeken In 2007 zijn - naar aanleiding van een toen uitgevoerde second opinion met betrekking tot de inrichting en het maatwerk deel van Numeri - vervolgonderzoeken gestart met het doel te kijken naar de haalbaarheid van de verschillende onderdelen. In de periode tot de vergadering van de kleine synode van maart 2008 zijn verder onderzocht de opties, die in november 2007 zijn genoemd, te weten: 1. terugval op het mainframe met printerstaat en het huidige Baruch, 2. het huidige Numeri benutten met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio, KLA,
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 10 van 43 3. Numeri met digitale wizards voor het verwerken van mutaties, 4. combinatie van 2 en 3, 5. complete nieuwbouw van Numeri (zie de voortgangrapportage maart 2008, KDB 08-02). De kleine synode heeft - mede op advies van de Bijzondere Commissie van Rapport - in maart 2008 besloten aan de projectleiding meer tijd te geven om de haalbaarheidsonderzoeken verder uit werken. De afgelopen periode is dan ook gebruikt om de lopende onderzoeken verder uit te diepen, uitgebreid te kijken naar haalbaarheid en kosten van de verschillende opties en naar de onderbouwing van te maken keuzen. De resultaten van deze vervolgonderzoeken en de conclusies met betrekking tot de uitgewerkt scenario s zijn in deel 2 (hoofdstuk 8 e.v.) weergegeven, terwijl tevens de meer gedetailleerde gegevens waarop de conclusies zijn gebaseerd zijn opgenomen. 1.3 Garantie na oplever- en acceptatiedocument In de afgelopen maanden is het systeem structureel getest op alle functionele eisen en wensen, zoals die tijdens het traject van het project zijn vastgesteld. Alle fouten, die daarbij zijn gevonden, zijn aan Ordina gemeld en zijn gerepareerd; de laatste stand is dat er geen openstaande fouten meer zijn. Dit wil zeggen dat wat is besteld, geleverd is. Omdat is gebleken dat een deel van de specificaties niet eenduidig of zelfs foutief was, is tijdens het testtraject een lijst met benodigde en/of gewenste aanpassingen opgesteld. Deze aanpassingen zijn vermeld in [bijlage 3], Test en bevindingen rapportage Numeri zijn in de projectkosten afzonderlijk gespecificeerd. 1.4 Testen verder vorm gekregen In maart 2008 heeft de systeemtest van de infraprocessen (federatie, fusie, aanmerking, wijkwijziging, vormen en splitsen van gemeenten) plaatsgevonden door medewerkers van de SMRA. De conclusie aan het eind van deze testperiode is dat hetgeen is opgeleverd - qua gespecificeerde mogelijkheden - weliswaar functioneel redelijk tot goed is, maar dat het in de praktijk als niet werkbaar moet worden beschouwd door de omslachtige manier van werken en de grote foutgevoeligheid van het werkproces in haar huidige vorm. Dit betekent dat er ook aanpassingen (RFC s) rond FFA nodig zijn. 1.5 Bijdrageadministratie In november 2007 is gerapporteerd dat - in verband met de kosten van de inrichting en het beheer van de financiële administratie alsmede met het complexe karakter van deze administratie - afgezien is van de inrichting van de financials module. Omdat deze module uit het systeem (Numeri) is geschrapt, is - zoals reeds in november 2007 is aangegeven - gezocht naar een andere oplossing voor de financiële afhandeling van de bijdrageadministratie. Met het oog hierop is een wensen- en eisenpakket opgesteld en is een offerte van Oracle gevraagd. Een en ander is terug te vinden in het investeringenoverzicht (zie hoofdstuk 9, onder 1).
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 11 van 43 1.6 Locale softwarepakketten Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de locale pakketten (zoals Baruch en Scipio) een deel van de oplossing te laten zijn. Daarbij is gekeken naar allerlei aspecten, zoals naar de mogelijkheden voor het synchroniseren van het centrale dataregister met de locale registers van de gemeenten, het aanpassen en opwaarderen van Baruch, het aangaan van mogelijke samenwerkingsverbanden met Hagru BV (leverancier van Scipio); tevens zijn alle mogelijke consequenties van deze scenario s onderzocht (zie hiervoor: deel 2, hoofdstuk 11). 2 Functionaliteiten in de kern (de motor) van Numeri De kern van Numeri (de motor ) werkt nagenoeg conform de overeengekomen specificaties. Om een voor de gebruiker werkbaar en acceptabel systeem op te leveren, dient er echter nog wel een aantal zaken ontwikkeld te worden. De desbetreffende zaken zijn alle gebudgetteerd in de financiële uitwerkingen. 2.1 Wat nog gebouwd moet worden Om Numeri werkbaar te maken is het noodzakelijk - afhankelijk van de gekozen vervolgoptie dat de functionaliteit op een aantal punten aangepast en/of uitgebreid moet worden. Hierbij moet worden gedacht aan het volgende: - gebruikersvriendelijke interface om Numeri tot een werkbaar systeem te maken, - financiële afhandeling van de bijdrageadministratie, - aanpassingen (RFC s) op de z.g. motor van Numeri, - selectie- en beheermechanisme (d.w.z. mogelijkheid om selecties te maken, ondermeer ten behoeve van het beheer in de gemeenten), - aanpassingen op de webwinkel in Websolutions ten behoeve van mailings en printwerk, - sjablonen voor printwerk en koppeling met Addcom en de koppeling van Websolutions, - rapportages via Discoverer; deze zijn voor de landelijke gebruiker naar schatting voor 2/3 deel gebouwd, maar moeten nog verder worden getest; een deel van de rapporten zal nog aangepast moeten worden; - aanpassingen die de kerkordelijke processen voor de plaatselijke gebruiker sterk vereenvoudigen, - upgrade van de versie van de Oracle database waarop Numeri is gebouwd, - aanpassingen om de infraprocessen (FFA, grenswijzigingen, enz.) werkbaar te maken.
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 12 van 43 3 Financiële verantwoording tot en met april 2008 Verloop budget Landelijke Ledenregistratie Budget aangegane verplichting Uitgaven besteed volgens eerdere overzichten werkelijk besteed incl. werkelijke verpl. * vrije ruimte volgens eerdere overzichten werkelijke vrije ruimte tot en met april 2008 Bouwkosten 1.759.240 21.210 1.604.735 1.625.945 1.625.945 133.295 133.295 Hosting (Ordina/MCX) - 94.584 247.070 341.654 341.654 341.654-341.654- Licenties (Oracle) 540.000 176.067 363.933 540.000 540.000 0 0 Opleidingen 285.000 4.769 221.071 225.840 225.840 59.160 59.160 Projectmanagement 550.000-542.222 542.222 542.222 7.778 7.778 Communicatie 190.000-111.170 111.170 111.170 78.830 78.830 Overig 130.000-168.373 168.373 168.373 38.373-38.373- Onvoorzien 150.000 4.420 75.372 79.791 79.791 70.209 70.209 LLR Processen *) 120.000-162.924 162.924 162.924 42.924-42.924- Inhuur personeel 400.000 37.737 891.185 928.922 928.922 528.922-528.922- Gebruiksvriendelijkheid 300.000 44.432 121.987 166.419 166.419 133.581 133.581 Voorziening Uitrol **) 515.000 515.000-515.000-515.000 Bouwrente 270.000 - - - 270.000 270.000 5.209.240 898.218 4.510.041 5.408.260 4.893.260 199.020-315.980 *) openstaande rekening Ordina SMRA-processen **) besluit KS november 2007, overbrugging
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 13 van 43 4 Dienstverlening Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar de impact voor de dienstverlening bij de keuze van de verschillende opties. Ook wordt gekeken welke vorm van dienstverlening mogelijk is na de verhuizing van de SMRA vanuit Delft, waarbij voorop staat dat een nader te bepalen pakket van dienstverlening aan de gemeenten voortgang moet kunnen vinden. Bij verhuizing naar Utrecht zal het bestaande mainframe en de huidige printerstraat achterblijven. De insteek is op dit moment om de dienstverlening voor wat betreft het FFA-proces rechtstreeks op Numeri te faciliteren. Daarnaast zal het onderdeel voor mailingen en acties worden gefaciliteerd - voor het adres selectiedeel (wie worden aangeschreven) - door middel van de inzet van Numeri en - voor het materiaal keuzedeel (wat wordt verstuurd) - de webwinkel in Websolutions. Dit laatste (mailingen en acties) is een onderdeel dat vorig jaar wel in kaart is gebracht, maar nog niet in de techniek was gerealiseerd. Bij eventuele herbouw zal het aspect van de dienstverlening opnieuw moeten worden bekeken, maar integratie met de Microsoft Office en/of andere softwareproducten is een wezenlijk onderdeel van de oplossing; hierdoor zal de locale ondersteuning beter gegarandeerd zijn dan met de huidige Numeri omgeving, die geen integratie heeft met Microsoft-producten. 5 Communicatie In november 2007 is aan de kleine synode toegezegd dat de beoogde eindrapportage over Numeri in maart 2008 voorzien zou zijn van een paragraaf Communicatie. De synode wilde met name informatie ontvangen over de wijze waarop de invoering van Numeri in de gemeenten ondersteund zal worden met de inzet van communicatiemiddelen. Deze toezegging aan de synode is in overleg met communicatiemedewerkers van de Dienstenorganisatie gedaan op basis van de veronderstelling dat in maart het eindproduct Numeri aan de kleine synode gepresenteerd zou kunnen worden. Inmiddels is duidelijk dat deze termijn niet is gehaald. Uit voorliggende rapportage blijkt verder dat ook nu - juni 2008 - er voor het tot stand brengen van een landelijke ledenregistratie nog verschillende, uiteenlopende scenario s zijn, waaruit de kleine synode een keuze dient te maken. Deze scenario s variëren sterk in de consequenties voor de gebruiker (zoals het gebruik van het systeem en de doorlooptijd tot de invoering van het systeem). Gezien deze onzekerheid is het niet realistisch om op dit moment een gedetailleerd communicatieplan op te stellen voor de invoering van het nieuwe systeem (in welke variant dan ook). Dit heeft pas zin als duidelijk is welk product / welke producten er concreet aan de gemeenten worden aangeboden, door wie en wanneer. Om toch een beeld te geven van de werkwijze die wij zullen hanteren zodra we over de daadwerkelijk invoering van een nieuw systeem kunnen communiceren, treft u in bijlage 5 een raamwerk van een communicatieplan aan. 5.1 Korte termijn Omdat communicatie een belangrijke rol speelt bij het doen slagen van een gecompliceerd traject als het ontwikkelen en invoeren van een systeem voor de landelijke ledenregistratie van de Protestantse Kerk, is ook duidelijk dat we niet met communiceren kunnen wachten tot er een product gereed is dat daadwerkelijk ingevoerd kan worden. Daarom is het van belang om ook over de besluitvorming op 27 juni én over het vervolgtraject direct en helder te communiceren. Daarvoor hebben projectleiding en directie de volgende communicatieactiviteiten gepland:
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 14 van 43 13 juni 2008: voorlichtingsbijeenkomst voor de nieuwe leden van de kleine synode (waarbij overigens ook de leden die reeds langer zitting hebben in de kleine synode zijn uitgenodigd); na de vergaderingen van de kleine synode van 27 juni a.s.: informeren van de classicale vergaderingen en de kerkenraden van alle gemeenten; informeren van de direct betrokkenen in de gemeenten via nieuwsbrief en website Numeri (www.pkn.nl/numeri); najaar 2008: beleggen van informatieavonden in het land; zo mogelijk samen met de Vereniging voor Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB). Afhankelijk van de besluitvorming van de kleine synode zullen ten behoeve van de daadwerkelijke invoering van het nieuwe systeem informatiebijeenkomsten in het land georganiseerd worden; een voorlopige planning houdt in: voorjaar 2009: geven van demo s op informatieavonden in het land; najaar 2009: beleggen van informatieavonden in het land ten behoeve van de ingebruikname van het systeem; gedurende het gehele traject: op gezette tijden zorg dragen voor berichtgeving in Kerkinformatie en via andere kanalen die de dienstenorganisatie ter beschikking staan. 5.2 Klankbordgroep Bij het onderdeel communicatie naar plaatselijke gemeenten spelen de deelnemers in de Klankbordgroep gebruikersvriendelijkheid en implementatie een belangrijke rol. De klankbordgroep gebruikersvriendelijkheid en implementatie is samengesteld uit vrijwilligers en beroepskrachten vanuit de locale gemeenten. Deze deelnemers aan de klankbordgroep werken bijna allemaal dagelijks met de huidige systemen zoals Baruch en Scipio. Tevens is vanuit de klankbordgroep een aantal subgroepen gevormd, die zich specifiek bezighouden met o.a. gebruikersvriendelijkheid, met logische opbouw van de schermen, met enquête naar de wensen en mogelijkheden van de locale gebruikers, met opleidingen, e.d. In de klankbordgroep zit ook een aantal testers die vanaf de beginfase bij het testen van Numeri betrokken zijn geweest. Zij hebben een specifieke deskundigheid ten aanzien van het gebruik van Numeri en de nog ontbrekende functionaliteiten. In de huidige projectstructuur komt de groep meestal 4-6 wekelijks bijeen o.l.v. de projectleider en heeft ze een adviserende functie. Daarnaast fungeren de leden van de groep als de ogen en oren van het project, die onder meer de input vormen voor de ontwikkeling en uitrol van het project Numeri. Ook bij de vervolgscenario s zal een wezenlijke bijdrage van deze groep nodig zijn, reden waarom ze gevraagd zullen worden om deel te gaan uitmaken van de diverse werkgroepen.
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 15 van 43 6 Beheer Nadat de keuze voor het vervolg is gemaakt, zal worden uitgewerkt op welke wijze het onderhoud en het beheer van het systeem vormgegeven moet worden. Versiebeheer (hoe kan worden gegarandeerd dat iedereen de juiste versie gebruikt) en bevindingenbeheer (betreft storingen en incidenten) zijn een tot op heden onderbelicht onderdeel, maar zullen als cruciaal onderdeel in het traject meegenomen dienen te worden. Wanneer het beheer bij de ICT-afdeling van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk kan worden ondergebracht (bij scenario 6, zie deel 2), kan het project meeliften op de ITIL-implementatie 1 die dit jaar zal worden doorgevoerd binnen de ICT-afdeling. 7 Migratie / conversie en opleiding Ook voor dit aspect geldt hetgeen hiervoor bij beheer is opgemerkt, namelijk dat dit onderdeel eerst in detail verder kan worden uitgewerkt als bekend is met welk scenario het project wordt vervolgd. 1 Hierbij worden zaken als incidentafhandelingen en het gecontroleerd aanbrengen van wijzigingen, procedureel geregeld.
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 16 van 43 Deel 2 UITWERKING MOGELIJKE OPLOSSINGSRICHTINGEN NUMERI Inleiding In de vergadering van de kleine synode van 28 maart 2008 is bij de behandeling van de toen voorliggende voortgangsrapportage (KDB 08-02) - op aanbeveling van de Bijzondere Commissie van Rapport inzake het project Numeri - besloten de lopende onderzoeken zo spoedig mogelijk af te laten ronden en daarover te laten rapporteren tijdens de eerstvolgende vergadering van de kleine synode. Hierbij dienen de uitkomsten van de studies te worden voorgelegd met verschillende scenario s, inclusief de financiële en organisatorische consequenties van de onderscheiden scenario s. Het bestuur van de dienstenorganisatie (tevens optredend als bestuur van de SMRA) is daarbij opgedragen in juni 2008 aan de kleine synode voorstellen te doen met betrekking tot de voortgang dan wel beëindiging van het project Numeri, Landelijke Ledenregistratie. In dit deel van de rapportage zullen achtereenvolgens aan de orde komen - de resultaten op hoofdlijnen van de onderzochte opties met een overzicht van de belangrijkste voor- en nadelen van de verschillende scenario s, - de kosten van de scenario s (project- en exploitatiekosten), - overwegingen met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen en verwachtingen, - overwegingen betreffende koppeling van locale pakketten met Numeri, - grove tijdsplanning voor het vervolgtraject. Deze rapportage wordt afgesloten met conclusies ten aanzien van de uitgewerkte scenario s en een aanbeveling over de voortgang van het project, alsmede een slothoofdstuk over de financiële gevolgen en een concreet besluitvoorstel van het bestuur van de dienstenorganisatie. 8 Resultaten op hoofdlijnen van de onderzochte opties De afgelopen maanden zijn de opties die in eerdere vergaderingen van de kleine synode zijn genoemd, verder onderzocht. Het gaat daarbij om de volgende opties: 1. terugvallen op en verdergaan met het bestaande mainframe (met printerstraat) en het huidige Baruch, 2. Numeri (in de huidige vorm) met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio, KLA, 3. Numeri met WEB-schermen voor het verwerken van mutaties, 4. Numeri met nieuwe gebruikersinterface, 5. combinatie van 2 en 3 en 6. herbouw van Numeri. Er is door verschillende partijen gekeken naar de haalbaarheid van een tussenlaag tussen Numeri en locale pakketten (up- en downloadmogelijkheid), de digitale wizards met WEB-schermen en een nieuwe gebruikersinterface. Ook combinaties van mogelijkheden en de haalbaarheid daarvan zijn goed onderzocht.
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 17 van 43 Alle aspecten van de te bouwen tussenlaag, de benodigde aanpassingen in bijvoorbeeld Scipio en de gevolgen voor het huidige Numeri zijn gezamenlijk en in een constructieve sfeer tegen het licht gehouden. 8.1 Optie 1 Terugvallen op en verdergaan met de bestaande mainframe (met printerstraat) en het huidige Baruch Al bij de start van het project was duidelijk dat aanpassing van de bestaande systemen geen optie meer kan zijn. In de rapportage aan de kleine synode van maart 2008 is nogmaals vastgesteld dat deze optie niet realistisch is in verband met vooral de hoge risico s op het gebied van continuïteit en de te verwachten problemen rond flexibiliteit, architectuur, actualisatie en integratie met de moderne ICToplossingen. 8.2 Optie 2 Numeri (in de huidige vorm) met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio, KLA Deze oplossing lijkt eenvoudig en overzichtelijk, maar biedt geen oplossing voor alle huidige tekortkomingen van Numeri, zoals het niet kunnen uitvoeren van bovenplaatselijk werk, bijvoorbeeld infraprocessen zoals grenswijzigingen en FFA (fusies, federaties en aanmerkingen). Hetzelfde geldt voor de werkzaamheden voor die gemeenten die de registratiewerkzaamheden aan de Landelijke Ledenregistratie (SMRA/DO) hebben uitbesteed, omdat de desbetreffende gemeenten deze werkzaamheden niet zelf kunnen of willen doen. Vanuit beheersoogpunt is het een lastig te beheren omgeving door de vele locale bestanden en te synchroniseren registers. Bovendien gaat het hier om een zeer kostbare oplossing zowel qua aanschaf van de licenties en de benodigde hardware als wat betreft de jaarlijkse licentiekosten door de - landelijk gezien - grote aantallen gebruikers. Daarnaast vraagt deze oplossing meer van de plaatselijke gebruikers en/of van ondersteuning, omdat er o.a. locaal software geïnstalleerd en onderhouden moet worden, terwijl tevens back-up regelingen voor de data getroffen moeten worden. Voor gemeenten, waarin weinig tot geen ICT-kennis aanwezig is, zal deze oplossing mogelijk een onneembaar obstakel vormen. 8.3 Optie 3 Numeri met WEB-schermen voor het verwerken van mutaties Deze oplossing schiet tekort voor al die gemeenten, die veel meer doen met hun ledenregistratie dan alleen administreren wie lid van de gemeente zijn. Deze optie is ook wat betreft de bijdrageadministratie en de ondersteuning van acties onvoldoende. Er zal bij deze optie alsnog zwaar geleund moeten worden op een landelijke organisatie, die de ondersteuning en dienstverlening moet verzorgen. Numeri is echter juist erop gericht dat gemeenten zoveel mogelijk zelf het werk kunnen doen en dat ook zelf gaan doen. 8.4 Optie 4 Numeri met nieuwe gebruikersinterface Onderzoek heeft geleerd dat deze optie een kostbare oplossing is zowel in geld als in tijd die (in ieder geval op korte termijn) nog steeds niet het niveau van de locale pakketten zal kunnen evenaren. Dat heeft ook te maken met het feit dat alle data in een centraal register staan opgeslagen, waarbij
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 18 van 43 niet ontkomen kan worden aan een bepaalde vorm van standaardisatie en limitering van opties om het geheel betaalbaar en beheerbaar te houden. Deze optie zou wel kunnen bijdragen aan een betere gebruiksvriendelijkheid, doch is onvoldoende voor de gebruikers, die lokaal veel meer doen met hun ledenadministratie dan in een standaardpakket kan worden aangeboden. 8.5 Optie 5 Numeri met een combinatie van 2 (locale applicaties) en 3 (WEB-schermen) In deze optie worden de voordelen van de opties 2 en 3 gecombineerd, waarbij ze elkaars nadeel opheffen. De insteek hierbij is dat de gemeenten hun primaire (en kerkordelijk) verplichte registratiewerkzaamheden via WEB-schermen moeten kunnen afhandelen, conform een van de oorspronkelijke uitgangspunten van Numeri. Deze WEB-schermen moeten generiek en heel eenvoudig in gebruik zijn, zodat de drempel om deze te gebruiken uiterst laag is. Ook moeten eenvoudige rapportages en selecties kunnen worden gemaakt, die eventueel als bestand op een plaatselijke PC in Excel of Word verder kunnen worden bewerkt. Gemeenten, die (veel) meer willen kunnen doen met de ledenregistratie (dan alleen het registreren van gegevens van de leden van de gemeenten) en/of die vasthouden aan hun locale applicaties kunnen hun data - via up- en downloaden - elektronisch koppelen met het centrale register. Daartoe moet deze applicatie wel zijn aangepast. Vanuit oogpunt van gebruikersvriendelijkheid en flexibiliteit hebben de gemeenten de keuze uit twee mogelijkheden te weten: - gebruik van WEB-schermen (gratis tot 5 gebruikers) voor de primaire en kerkordelijk verplichte werkzaamheden of - de inzet van een locaal pakket (waarvan de kosten voor eigen rekening komen), wanneer de gemeente duidelijk meer wil kunnen doen met de gegevens van het centrale LLR-register dan hetgeen via de WEB-schermen wordt geboden. Deze optie is dus een combinatie van de inzet van locale pakketten naast het gebruik van WEBschermen. Ook binnen een gemeente kan deze mix worden gebruikt (bijv.: de ledenadministrateur werkt met een locaal pakket, terwijl de predikant de kaartenbak raadpleegt via de WEB-schermen). 8.6 Optie 6 Herbouw van Numeri (d.w.z. Numeri stoppen in haar huidige vorm en deels opnieuw beginnen) Tijdens het Numeri-proces is zowel binnen de projectgroep, de directie en het bestuur alsmede ook in de Bijzondere Commissie van Rapport en de kleine synode regelmatig aan de orde geweest in hoeverre het nog verantwoord is door te gaan met Numeri. Tijdens het proces werd evenwel telkens geconstateerd dat er nog steeds mogelijkheden leken te zijn uiteindelijk toch nog tot een redelijk resultaat te komen. De blijvende onzekerheid over de uiteindelijke kwaliteit van de nieuwe ledenregistratie heeft geleid tot de opdracht van de kleine synode om ook optie 6 te onderzoeken. Het gaat hier om een diepgaand onderzoek naar de mogelijkheid om een oplossing te realiseren via herbouw met gebruikmaking van alle kennis en ervaring, die op dit moment is opgedaan in de loop van het project Landelijke Ledenregistratie en waarbij tevens gebruik gemaakt kan worden van de meest recente technische mogelijkheden.
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 19 van 43 Deze optie is onderzocht door de firma CapGemini (die in 2007 een onderzoek heeft uitgevoerd naar de mogelijkheid van gegevensuitwisseling Numeri en Baruch). CapGemini heeft een voorstel uitgewerkt om - uitgaand van de allerlaatste stand van de techniek (software uit januari 2008) - te komen tot een gebruikersvriendelijk LLR-systeem. De specificaties van dit voorstel zijn opgenomen en gebruikt bij de uitwerking van deze optie, zoals deze - voor wat betreft verschillende aspecten - in het volgende hoofdstuk is neergelegd. De insteek - ook bij het onderzoek naar deze optie - is dat sprake zal (kunnen) zijn van een combinatie van het gebruikmaken van een locaal pakket en van WEB-schermen. 8.7 Overzicht van de voor- en nadelen van de scenario s en van de risico s Bij de nadere uitwerking van de hiervoor vermelde opties is in de eerste plaats gekeken naar de oorspronkelijke uitgangspunten voor de landelijke ledenregistratie, zoals deze door de kleine synode zijn vastgesteld. Al deze uitgangspunten zijn door de projectgroep Numeri bezien en geëvalueerd in het licht van de huidige stand van het systeem. De resultaten van deze evaluatie zijn neergelegd in bijlage 2. Op deze wijze is een raamwerk ontworpen, dat heeft gediend als basis voor de verdere uitwerking van de onderscheiden scenario s. Het onderzoek betreffende de verschillende opties levert het volgende beeld op: a b c Optie 1 (Terugvallen op en doorgaan met het bestaande mainframe [met printerstraat] en het huidige Baruch) is van de onderzochte mogelijkheden de moeilijkste en meest risicovolle optie op dit moment, vanwege (1) het risico van gebrek aan continuïteit wat betreft bemensing, deskundigheid en materiaal, (2) slechte ontsluitbaarheid van het systeem naar de eindgebruikers in het land (terwijl dat een van de kerndoelstellingen van het project is) en (3) het gebruik van verouderde technieken en processen. De opties 2 en 3 (Numeri met locale applicaties, zoals Baruch, Scipio en KLA als gebruikersinterface óf alleen WEB-schermen voor de primaire werkzaamheden) schieten beide tekort in de te bieden functionaliteiten, bieden geen structurele oplossingen, vergen meer kennis en deskundigheid in het land en hebben extra financiële aspecten (bij een voortgaan met deze opties zullen nog meer onderdelen bijgebouwd moeten worden); beide oplossingen leggen ook een zware werkdruk op de (landelijke) dienstenorganisatie voor wat betreft de noodzakelijke ondersteuning en dienstverlening. Optie 4 (Numeri met nieuwe gebruikersinterface) geeft de gemeenten de mogelijkheid om via één eenvoudige interface door middel van een webbrowser Numeri te gebruiken op een voor de gemeente optimale wijze. Dit zal evenwel zeker niet op korte termijn te realiseren zijn. Bij deze optie wordt - anders dan bij optie 3 - een volledig nieuwe en complete interface gebouwd om die twee opties van de flexibiliteit van één pakket en het eenvoudige gebruik ervan te combineren in één nieuwe gebruikersinterface. De bouwkosten zijn niet gering en het blijft de vraag of de gebruikersvriendelijkheid en mogelijkheden voldoende zullen blijken te zijn. In deze optie blijft ook (dwingend) noodzakelijk dat standaardisatie dient plaats te vinden om een en ander beheerbaar en betaalbaar te houden. Deze optie is onvoldoende voor de gebruikers, die veel meer doen met hun ledenadministratie dan in een standaardpakket wordt c.q. kan worden aangeboden.
Rapportage Numeri - 9 juni 2008 Pagina 20 van 43 d e Bij optie 5 (Combinatie van optie 2 en 3) moet het huidige systeem van Numeri worden afgemaakt. De kosten, die daarmee zijn gemoeid, zijn niet gering. Bovendien zijn de structurele onderhouds- en exploitatiekosten van het resulterende systeem erg hoog (zie daarvoor hoofdstuk 9). Deze hoge kosten worden o.a. veroorzaakt door de complexiteit van het gebouwde systeem en alle daarin meegenomen modules en aangepaste standaardmodules. Kleine aanpassingen daarop zullen altijd alleen met ingehuurde externe (en dure) mensen kunnen worden uitgevoerd. Deze externe mensen hebben bovendien elke keer - in verband met de complexiteit van het systeem - een flinke inleertijd nodig. Vanuit de ontwikkelhoek komen er regelmatig signalen dat men schrikt van de complexiteit van het systeem op dit moment; hierbij moet bedacht worden dat er - bij een voortgaan met deze optie, evenals het geval is bij optie 2, 3 en 4 - in de komende maanden nog meer onderdelen bijgebouwd moeten worden. Optie 6 (Herbouw van Numeri, d.w.z. stoppen met Numeri in de huidige vorm en komen tot een herbouw) heeft het voordeel dat een gebruikersvriendelijk LLR-systeem kan worden ontwikkeld, met behulp van alle kennis en ervaring die is opgedaan in de loop van het huidige traject en waarbij tevens gebruik gemaakt kan worden van de meest recente technische mogelijkheden. Reeds op grond van de resultaten van het onderzoek op hoofdlijnen naar de genoemde 6 opties kan worden geconcludeerd dat - gelet op de uitgangspunten voor de landelijke ledenregistratie - de eerste drie vermelde opties niet realistisch zijn, resp. onvoldoende oplossing bieden voor de geconstateerde tekortkomingen van Numeri in de huidige vorm. De rapportage over de verdere uitwerking van de opties, met name op het punt van de (project- en exploitatie-) kosten, richt zich alleen op de opties 4, 5 en 6 als mogelijke scenario s; deze opties zijn meer in detail uitgewerkt. NB: De eerste drie opties zijn bij de verdere uitwerking overigens niet buiten beschouwing gebleven, maar de (financiële) gegevens zijn - omdat deze opties niet in aanmerking komen voor verdere ontwikkeling - niet in deze rapportage opgenomen. De gegevens zijn uiteraard wel beschikbaar en kunnen desgewenst worden overgelegd. Het hiernavolgende overzicht, waarin de belangrijkste voordelen van de scenario s 4, 5 en 6 zijn afgezet tegen de nadelen is vooral behulpzaam om zicht te krijgen op de aspecten waaraan gedacht moet worden bij de besluitvorming en uitwerking van een vervolgscenario. In deze tabel zijn - zoals aangegeven - alleen de opties 4, 5 en 6 opgenomen. Scenario Voordelen Nadelen 4 = Numeri met nieuwe gebruikersinterface 5 = combinatie van 2 en 3 Gebruikersinterface kan optimaal worden ingericht (gebouwd); SILA-koppeling en bepaalde delen zijn al "af". Goede gebruikersinterface is beschikbaar; SILA-koppeling en bepaalde delen zijn al "af". 6 = Herbouw Gebruikersinterface kan optimaal worden ingericht; Nieuw ontwerp vanuit huidige ervaring; nieuwe ontwikkelingen zijn makkelijk te integreren; Geleerde lessen uit Numeri beperken de mogelijke risico's die aan herbouw kleven. Zal toch onvoldoende zijn voor een deel van de gebruikers; Mogelijk verschil van data bij locaal én centraal gebruik; Oracle HR-systeem wordt mogelijk een blok aan het been (er wordt slechts een klein gedeelte van het systeem -20%- gebruikt); Zeer hoge onderhouds- en exploitatiekosten Hoge mate van complexiteit. Dubbele interface en regels te onderhouden (dus onderhoud op 3 vlakken: Scipio, WEB, Numeri); Mogelijk verschil van data bij locaal én centraal gebruik; Oracle HR-systeem wordt mogelijk een blok aan het been; Zeer hoge onderhouds- en exploitatiekosten; Hoge mate van complexiteit. Eerst een (beperkt) selectietraject volgen; Versnelde afschrijvingskosten Numeri; Herbouw heeft ook (nu nog) onbekende risico s, die bij elk nieuw systeem opduiken.