functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Wonen-Vlaanderen zoekt een dossierbehandelaar wooninspectie Contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Antwerpen Vacaturenummer: 59596469 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT De Vlaamse Wooninspectie treedt strafrechtelijk op tegen krotverhuur en tracht daarbij eveneens het herstel van de woningkwaliteit na te streven. Als dossierbehandelaar verleen je administratief ondersteunende diensten aan wooninspecteurs en verbalisanten binnen het team wooninspectie om bij te dragen aan een vlotte en efficiënte administratieve werking van het team. Je oefent verschillende administratieve taken uit binnen de dossierbehandeling van de wooninspectie. 2 Functiecontext Een goede en betaalbare woning voor iedereen in Vlaanderen. Daar gaan we voor bij Wonen-Vlaanderen. Bij ons werken ongeveer 280 medewerkers. Ze dragen allemaal hun steentje bij om het woonbeleid te doen slagen. Dit doen we door premies of waarborgen te geven aan mensen die een woning, huren, renoveren of kopen. Wonen-Vlaanderen waakt ook over het recht op wonen door de minister te ondersteunen bij het uitdenken, opvolgen en evalueren van concrete instrumenten en maatregelen en het begeleiden van lokale besturen en woonorganisaties. Dit moet Vlaanderen in staat stellen om iedereen een aangepaste woning te bieden van een goede kwaliteit en tegen een betaalbare prijs. Meer informatie over onze dienstverlening vind je ook op www.wonenvlaanderen.be. Het agentschap Wonen-Vlaanderen bestaat uit een stafdienst en vier afdelingen, namelijk de afdeling Tegemoetkomingen, de afdeling Woningkwaliteit, de afdeling Toezicht en de afdeling Woonbeleid. De Vlaamse wooninspectie behoort tot de afdeling Woningkwaliteit en treedt strafrechtelijk op tegen krotverhuur. www.werkenvoorvlaanderen.be
3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als dossierbehandelaar zal je dossiers en / of meldingen omtrent woningkwaliteit analyseren, opvolgen en verwerken binnen de prioriteiten van de Vlaamse Wooninspectie met als doel een voorstel van beslissing te kunnen formuleren omtrent deze dossiers en/of aanvragen. Je verleent administratief ondersteunende diensten aan wooninspecteurs en verbalisanten binnen het team wooninspectie om bij te dragen aan een vlotte, efficiënte administratieve werking van het team. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eenmaal je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Resultaatgebieden Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van de gegevens over de dossiers van de wooninspectie met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van partners (voornamelijk gemeenten), hetzij schriftelijk, hetzij telefonisch en/of via opzoekingen in de daarvoor beschikbare databanken, zoals het rijksregister, de woningendatabank en de ondernemingendatabank. Opzoeken van de gegevens omtrent een bepaald pand in VLOK Uitvoeren van een administratieve controle van de binnenkomende meldingen inzake woningkwaliteit, zowel via het meldpunt woningkwaliteit als via de algemene mailbox van wooninspectie Verwerken van gegevens omtrent de inspecties van woningen en deze invoeren in VLOK Vervolledigen van de informatie over de meldingen van herstel, zoals betalingen, vergunningstoestand, e.a; Voorbereiden verhoren van overtreders. pagina 2 van 10
Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van antwoord, proces-verbaal en herstelvordering te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de wooninspecteur of verbalisant toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd Analyseren en interpreteren van alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen. Behandelen van reacties van gemeenten en overtreders. Stellen van de nodige prioriteiten bij verwerking binnenkomende post (oog hebben voor dringende stukken met vervaltermijnen, zoals betekeningen, meldingen van herstel, ) Nazicht van de data in de monitoringrapporten en de nodige aanpassingen uitvoeren. Vervolledigen van de lijsten die halfjaarlijks naar het parket worden verzonden met de correcte informatie. Analyseren van de stedenbouwkundige situatie op basis van vergunningen, historieken van bewoning en andere informatie. Opmaken van antwoorden op vragen van overtreders en partners. Opmaken van processen-verbaal van inlichting naar aanleiding van kantschriften voor het parket. Opmaken van ontwerp van processenverbaal. Opmaak ontwerp van de herstelvordering. Verwerken van de beslissingen van de wooninspecteurs in de toepassingen Tijdig bezorgen van dossiers aan de centrale cel zodat er een advocaat kan aangesteld worden. Verwerken van de beslissingen van parket (seponeringen/minnelijke schikkingen) en overtreders van deze beslissing op de hoogte stellen. Informeren van de centrale cel over het resultaat. pagina 3 van 10
Administratief beheer Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen het team wooninspectie met als doel alle relevante gegevens i.v.m. de inspecties en opvolging samen te hebben en hierover snel informatie te kunnen vinden. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. de woningkwaliteit met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolgen in welke fase van de gerechtelijke procedure het dossier zich bevindt en hieraan de nodige acties verbinden. Invullen en updaten van databanken met de belangrijkste gegevens van het dossier Samenbrengen van alle documenten van het dossier Fysisch en elektronisch (laten) beheren van het klassement van alle dossiers Onderhouden van contacten met belanghebbenden, administraties, openbare besturen e.a. met het oog op informatieuitwisseling en het nemen van de vereiste acties Beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van overtreders (en advocaten) die bijkomende informatie vragen over de inbreuk en het gevraagde herstel Organiseren van voorlichtingsvergaderingen en geven van algemene communicaties over de materie aan betrokkenen Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen en studiedagen Zich op de hoogte houden van juridische en technische ontwikkelingen Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te delen en beschikbaar te maken (geven van opleidingen, ) Geven van duidelijke en constructieve feedback aan collega s, uitleggen aan collega s hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom Bieden van hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten Begeleiden van nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer (peter en meterschap) Rekening houden bij het leerproces van kennisoverdracht met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s pagina 4 van 10
Proactief signaleren van knelpunten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/bijlage02. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sandra Decanter - 02 553 14 99). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Vlot mondeling en schriftelijk communiceren Een goede kennis van MS-Office toepassingen (Word, Outlook) pagina 5 van 10
Persoonsgebonden competenties Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Analyseren niveau 2 Zorgvuldigheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. pagina 6 van 10
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag; 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker met de bijbehorende salarisschaal. Je wordt aangesteld op salarisschaal C1. Indien je dat wenst, kan je zelf via www.werkenvoorvlaanderen.be een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Deze relevante beroepservaring kan worden erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 08/07/2019. 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie voor de functie Relevantie van de ervaring of opleiding Inpasbaarheid binnen de organisatie Je wordt in dit selectieonderdeel gunstig beoordeeld als je minstens 60% behaalt. De selectiefase vindt plaats te Gent in de week van 08/07/2019 (datum onder voorbehoud). pagina 7 van 10
6.3 JURYGESPREK MET CASE In de week van 10/07/2019 (data onder voorbehoud) worden de kandidaten (die na de cv-screening en voorselectie werden weerhouden) uitgenodigd voor de afname van psychotechnische testen om een beeld te krijgen van de persoonsgebonden competenties (dit kan online afgenomen worden). Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Je motivatie en verwachtingen - Je inzicht in de functie - Je relevante werkervaring - Je persoonsgebonden en technische competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Het jurygesprek met case wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke en vindt plaats te Brussel in de week van 17/07/2019 (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot de toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 8 van 10
7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 09/07/2019. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier via mail naar: hrs.government@hudsonsolutions.com Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het referentienummer BE777664 Het sollicitatieformulier met standaardvragenlijst vind je als bijlage bij dit vacaturebericht 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Els Van de Beek els.vandebeek@vlaanderen.be 0479 47 52 62 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sandra Decanter Sandra.decanter@vlaanderen.be 02 553 14 99 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juli 2019. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar julie.cluyse@hudsonsolutions.com pagina 9 van 10
10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van wooninspecteur bij het agentschap Wonen-Vlaanderen. De werfreserve bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als wooninspecteur. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10