Nieuwegein Gemeenteraad Onderwerp Wensen en bedenkingen met betrekking tot voorgenomen besluit van College van B&W over toetreding Coöperatie ParkeerService UA Datum 6 december 2010 Raadsvoorstel Afdeling Grondbedrijf en Vastgoedzaken Portefeuillehouder drs. J.H. Reusch 1 Onderwerp Wensen en bedenkingen van de gemeenteraad met betrekking tot het voorgenomen besluit van College van B&W over toetreding tot de Coöperatie ParkeerService UA 2 Gevraagd besluit 1. kenbaar maken van wensen en bedenkingen aangaande de voorgenomen toetreding tot de Coöperatie ParkeerService UA op basis van de bijgevoegde documenten, binnen vijf weken na voorgenomen besluit. 3 Aanleiding en probleembeschrijving In 2003 is besloten in Nieuwegein betaald- en vergunning parkeren in te voeren (zie paragraaf 5. beleidskaders). Tot op heden zijn de regietaken (beleid, contractmanagement, aansturing uitvoeringsorganisaties en ontwikkeling nieuwe garages) binnen de afdeling Grondbedrijf en Vastgoedzaken ondergebracht. Voor de uitvoeringstaken (parkeerbeheer en toezicht) zijn verschillende marktpartijen en Stadstoezicht ingehuurd. In 2005 is ook een parkeer BV opgericht, maar deze is tot op heden niet ingevuld, omdat er onvoldoende schaalgrootte is en het destijds ook als een risico werd beschouwd om tegelijkertijd het betaald parkeren in te voeren en de BV in te richten. De levensduur van dit 'tijdelijke' model is aan zijn einde: om de volgende redenen: September 2011 worden de eerste nieuwe grote garages in de binnenstad opgeleverd en geopend. Dat vraagt om een uitstekend draaiende uitvoeringsorganisatie die het garageparkeren efficiënt exploiteert met een excellente dienstverlening; De Parkeerexploitatie staat voor een stevige financiële opgave om -bezien over 40 jaar- een budgettair neutrale exploitatie te realiseren. Dat maakt dat de exploitatie va i het straat- en garageparkeren snel verzakelijkt moet worden in een bestuurlijke omgeving met behoud van gemeentelijke regie. Er moet daarbij sprake zijn van 'vrijheid in gebondenheid': de gemeente stelt de beleidskaders en de uitvoeringsorganisatie heeft daarbinnen vrijheid van handelen om het zo efficiënt en effectief mogelijk te doen. In de huidige organisatievorm ligt de 'knip ' tussen beleid, beheer en uitvoering nog te laag: dat wil zeggen er is te veel tijd (en geld) kwijt aan het coördineren van
Bladnummer 2/1 Raadsvoorstel 6 december 2010 beheer en uitvoering bij Grondbedrijf en Vastgoedzaken en het nemen van uitvoeringsbeslissingen; In de huidige organisatievorm moet minimaal elke 4 jaar opnieuw aanbesteed worden, wat tijdrovend en duur is. Bovendien is de ervaring dat al het werk dat niet voorzien was in het contract tot meerwerk leidt en wat efficiënter blijkt te kunnen als voordeel bij de marktpartij komt. Ook is er geen prikkel tot innovatie en verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening bij de marktpartij. Om die redenen heeft het College in het voorjaar van 2009 een verkennend onderzoek laten uitvoeren (PWC) met als uitkomst dat samenwerking met andere gemeenten in een coöperatieve vorm de beste oplossing is. Daarop heeft het College begin 2010 (5/1/2010) de intentie uitgesproken om toe te treden tot de Coöperatie ParkeerService UA (gevestigd te Amersfoort). Van dit voornemen en eerste uitleg rondom deze parkeercoöperatie heeft zij de Raad (cie.) op 3 februari 2010 op de hoogte gebracht. Daarna heeft zij een intentieverklaring getekend tot aspirant lidmaatschap onder voorwaarden. Vervolgens heeft zij opdracht gegeven om in onderhandeling te treden met de Coöperatie ParkeerService UA om een definitief besluit te kunnen nemen over haar lidmaatschap en toetreding. Inmiddels ligt er in concept een dienstverleningsovereenkomst met de Coöperatie Parkeerservice, die ligt binnen al inhoudelijke en financiële kaders. Om de Raad voldoende te informeren kan de directeur van de Coöperatie ParkeerService UA in de voorbereidende raadsbijeenkomst een presentatie geven over de werkwijze en mogelijkheden van deze coöperatie. 4 Gewenst maatschappelijk effect We willen met de nieuwe parkeerorganisatie de volgende doelstellingen bereiken: Het realiseren van een excellente dienstverlening voor parkeerders in garages en op straat voor bezoekers, bewoners en bedrijven in Nieuwegein. - Het exploiteren van parkeren tegen zo laag mogelijke kosten en optimale opbrengsten, zodat de exploitatie kostendekkend is. 5 Bestaand beleidskader De volgende beleidskaders zijn relevant voor de uitvoering van het parkeerbeleid: - Het VVP voor de binnenstad uit 2003, waarbij gekozen is voor de invoering van betaald parkeren en het zelf exploiteren van zowel maaiveld als garageparkeren in de binnenstad en het in eigendom houden van de parkeergarages (in welke rechtsvorm dan ook). - Budgettair neutrale parkeerexploitatie over een periode van 40 jaar, zoals vastgelegd in de PEX van januari 2010. Gezien de financiële opgave (bouwkosten garages, vastgestelde tarieven en financieren van gratis fietsenstallingen uit de opbrengsten van het parkeren) vraagt dit om een efficiënte, effectieve en zakelijke parkeerorganisatie die enige mate van vrijheid, maar vooral ook flexibiliteit in de uitvoering heeft. Vanuit het oogpunt van integrale handhaving en toezicht op de openbare ruimte, alsmede de efficiency doelstelling is er voor gekozen om de parkeerhandhaving onder te blijven brengen bij Stadstoezicht. Daarom wordt niet overwogen om parkeerhandhaving elders onder te brengen.
Bladnummer 3/2 Raadsvoorstel 6 december 2010 2010-427 De uitvoering van het parkeerbeleid is sinds 2005 op afstand gezet. Omdat in het voorliggende besluit de uitvoeringstaken op afstand blijven, is de notitie over het op afstand plaatsen van gemeentelijke taken (raadsbesluit d.d. 30 januari 2008) slechts zijdelings van toepassing. Er gaat geen gemeentelijke personeel over, de gemeente behoudt regie op het parkeerbeheer en er vinden geen wijzigingen plaats in de taken en diensten. 6 Voorgestelde oplossing Zoals al op 5 januari 2010 is vastgesteld biedt de publieke samenwerking met andere gemeenten in coöperatieve vorm de meeste voordelen. Coöperatie Parkeer Service UA biedt die optie. De argumenten om daarvoor te kiezen zijn: 1. Het overheidsgedomineerde karakter van de Coöperatie ParkeerService UA: men opereert reeds als zakelijk bedrijf in een bestuurlijke omgeving. 2. De intrinsiek ingebouwde prikkels voor het optimaliseren van de exploitatie. 3. De efficiency in de coöperatiestructuur van Parkeerservice UA. Dit uit zich in lagere uitvoeringskosten, en een mogelijk surplus dat terugvloeit naar de leden, omdat de coöperatie geen winstoogmerk heeft. 4. De financiële risico's voor de gemeente Nieuwegein zijn beperkt. Coöperatie ParkeerService UA is een coöperatie met uitsluiting van aansprakelijkheid. Dit houdt in dat individuele leden niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor eventuele verliezen die bij andere leden ontstaan. 5. De door Coöperatie ParkeerService UA geboden kwaliteit van dienstverlening. De Coöperatie ParkeerService UA heeft inmiddels bewezen een kwalitatief hoogwaardig product te kunnen neerzetten. 6. De Coöperatie ParkeerService UA kan bogen op minimaal 10 jaar kennis en ervaring met de uitvoering van parkeertaken binnen Amersfoort. 7. De schaalgrootte van de Coöperatie Parkeerservice geeft continuïteit in de uitvoering van parkeertaken en genereert een zeker inkoopvoordeel. Als grotere partij kan men gunstiger goederen en diensten inkopen waar nodig. Bovendien kan men profiteren van aanbestedingsvoordelen van andere leden waar nodig. 8. Het behoud van sturing: alle regietaken (beleid, ontwikkeling) blijven bij de gemeente. 9. De handhaving op betaling en fout parkeren blijft bij de afdeling Stadstoezicht. 10. De omvang en invulling van het dienstenaanbod van de Coöperatie ParkeerService UA zijn conform de wensen en eisen van de gemeente Nieuwegein. Met het toetreden tot de Coöperatie ParkeerService UA is dus het volgende geborgd: 1. Behoud van regie en sturing als Gemeente Nieuwegein; 2. Behoud van uitbesteding op minimaal het huidige niveau van taken en verantwoordelijkheden: a. Compleet parkeerbeheer van het straatparkeren, zoals vergunninguitgifte, het voeren van een parkeerbureau, communicatie over parkeren, bezwaarafhandeling, inning. b. Het garagebeheer, zoals het uitgeven van abonnementen, toezicht in de garage, eenvoudig onderhoud van de parkeerapparatuur, coördineren van beheer, onderhoud en schoonhouden garages, etc. (waarbij nog onderhandelingsruimte zit in openingstijden en bezetting parkeergarage).
Bladnummer 4/3 Raadsvoorstel 6 december 2G10 c. Eerstelijns onderhoud van parkeerapparatuur in garage en op straat. d. Het voeren van een financiële administratie en het inrichten van een AO. e. Het innen van parkeergelden en afdracht naar de gemeente; 3. Structureel opvangen beheer van nieuwe parkeergarages zonder nieuwe aanbestedingen; 4. Digitale vergunningverlening (start met digitale aanvraag); 5. Verdere efficiëntiemogelijkheden als gevolg van een verdergaande digitalisering; 6. Maandelijkse managementinformatie (nu per kwartaal); 7. Efficiëntie in de werkwijze van het ParkeerServiceBureau (balie) in samenwerking met andere coöperatieleden; 8. Betere prestaties afdwingen o.a. door boete- en/of sanctieregeling in enkele contracten (nu onvoldoende geregeld); 9. Verbeterde afspraken en inzicht op financieel, juridisch en administratief gebied (nu onvoldoende); 10. Meeliften op kennis en ervaring van andere coöperatieleden (minder tijd en middelen noodzakelijk dan nu bij o.a. aanbestedingen); 11. Structurele afhandeling van en inzicht in klachten (nu niet); 12. Actieve sturing op hogere bezettingspercentages van de garages; 13. Aansturing contractant voor beheer fietsparkeergarages (nu zelf); 14. Gevraagd en ongevraagd advies over vergunningenbeleid, betaald parkeren, etc. met als doel kwaliteit te verhogen en benutting parkeerareaal (straat en garage) te optimaliseren, maar ook om de uitvoering efficiënter te kunnen maken; 15. Beheer Dynamisch Parkeer Verwijs Systeem (nu niet geregeld); 16. Bij onvoldoende resultaat is ultimo de mogelijkheid om in relatief korte tijd uit de coöperatie te stappen. Om die reden heeft het College het voornemen om toe te treden tot de Coöperatie ParkeerService UA. Het toetredingsproces ziet er als volgt uit: 14 dec. 2010: Conceptbesluit College m.b.t. voornemen toetreding tot coöperatie 12 jan. 2011: Presentatie Coöperatie ParkeerService UA tijdens voorbereidende raadsbijeenkomst (12 jan. 2011) 26 jan. 2011: Wensen en bedenkingen Raad conform art. 160 van de gemeentewet 1 febr. 2011 College besluit onder voorbehoud goedkeuring Provincie 1 febr. 2011: Aanvraag goedkeuring Provincie maart - mei 2011: Afsluiting dienstverleningsovereenkomst en lidmaatschap in de coöperatie en periode van overgang van oud naar nieuwe contractpartners. 1 juni 2011: Start nieuwe uitvoeringsorganisatie voor het parkeren in de vorm van een lidmaatschap van de coöperatie met een dienstverleningsovereenkomst voor alle uitvoerende taken van het parkeerbeleid op straat, garage en fietsen. Parallel aan dit proces loopt het traject van afsluiten van een nieuw contract met Stadstoezicht dat gericht is op verzakelijking (prestatieafspraken vastleggen), dat past bij de nieuwe organisatiestructuur. Dit zal op 1 april 2011 worden geëffectueerd. Daarnaast zal na de definitieve toetreding tot de Coöperatie ParkeerService UA gestart worden met de besluitvorming over opheffing van de lege Parkeer BV.
Bladnummer 5/5 Raadsvoorstel 6 december 2010 2 010-427 7 Alternatieven Er zijn in 2009 twee andere organisatiemodellen onderzocht. Samengevat komen die hierop neer: Het model om alle parkeertaken in huis te halen. Dit is geen optie, omdat dit duur en inefficiënt is en niet voldoet aan het criterium van verzakelijking. Met model uitbesteding aan de markt is continuering van de huidige situatie. Dit is een second best optie. Het grootste verschil met de coöperatie is, dat efficiencyvoordeel terugvloeit naar de marktpartij in plaats van naar de gemeente. Daarnaast is het zo dat een coöperatie opgericht is om het belang van haar leden te dienen en dus in moet zetten om maximaal aan die ledenbelangen te voldoen. Daarnaast bepalen de leden van een coöperatie zelf de tarieven voor de te leveren diensten en sturen daarmee dus op kostenefficiëntie. Bij uitbesteding aan een marktpartij ligt het zwaartepunt van de sturing bij de aanbesteding. 8 Financiële aspecten Zowel de opstartkosten als de jaarlijkse lidmaatschapskosten en beheerkosten kunnen worden gedekt uit de reguliere begroting van de parkeerexploitatie van 2011 en verder. (zie 14 bijlagen) De jaarlijkse beheerkosten vallen daarmee lager uit dan in 2010 en is daarmee één van de uiteindelijke doelen, namelijk kostenreductie, reeds in het opstartjaar bereikt. Daarnaast zal de Coöperatie ParkeerService UA ook op de volgende wijze een bijdrage leveren in een efficiëntere manier van beheer. Zij geven gedurende de uitvoering van het beheer adviezen om exploitatie te optimaliseren. Een overzicht van de totale kosten op jaarbasis staan vermeld in de bijlagen. 9 Communicatie aspecten Dit voorstel is overlegd met de COR. Het positieve advies van de COR is bijgevoegd. 10 Juridische aspecten Het samenwerken binnen Coöperatie ParkeerService UA is een vorm van inbesteding. Dit heeft tot gevolg dat er geen aanbestedingsplicht op de dienstverleningsovereenkomst tussen gemeente en coöperatie is. Er is uitvoerige jurisprudentie over deze samenwerkingsvorm, met name uit het 'Coditel arrest'van het Europese Hof volgen twee criteria: De leden moeten doorslaggevende invloed hebben; Er moet voldoende toezicht van de deelnemende leden zijn. Coöperatie ParkeerService UA heeft het advocatenkantoor Kennedy - Van der Laan ingehuurd en de coöperatiestructuur als volgt ingericht om aan alle eisen van inbesteding te voldoen: Doelomschrijving: De doelstelling is 'state of the art parkeerfaciliteiten' tegen zo gunstig mogelijke tarieven, in het belang van alle betrokkenen; vastleggen van de 10%-norm een aanbestedingsnormen (er wordt voor minimaal 90% voor deelnemende leden gewerkt). cruciale invloed van de leden; "one man one vote"-principe; toezicht op strategische en belangrijke beslissingen bij de leden;
Bladnummer 6/5 Raadsvoorstel 6 december 2010 implicerende een beperking van invloed voor de directie op deze terreinen; verhouding RvC, directie en ledenvergadering vastleggen; toe- en uittreden is mogelijk, maar ondergeschikt maken aan de aanbestedingscriteria (wat betekent dat in de praktijk vrijwel uitsluitend, maar in ieder geval voor meer dan 90% voor de leden van de coöperatie wordt gewerkt). De huidige structuur van de coöperatie voldoet daaraan en doorstaat de juridische toets van zowel het aanbestedingsrecht, het mededingingsrecht en de gemeentewet. Daarmee lopen we op juridisch vlak dus minimale risico' s. Deze constructie is ook door onze interne juriste/advocate onderzocht, alsmede door CMS-advocaten i.o.v. de gemeente Alphen a/d Rijn (reeds akkoord en lid per 1/1/2011) op basis waarvan de huidige statuten verder zijn aangepast en verbeterd, zodat ze nog beter voldoen aan de bovengenoemde eisen en randvoorwaarden. De nieuwe statuten (integraal bijgevoegd, zie 14. Bijlagen) zijn op 1 december 2010 vastgesteld. Tot op heden zijn er geen juridische processen gevoerd, noch lopen er juridische processen tegen huidige leden (Amersfoort, Hilversum, Koestraat BV en Alphen a/d Rijn (per 1/1/2011) of aspirant leden (Deventer, Nieuwegein, Zeist). 11 Risico's Indien we niet of niet tijdig besluiten tot toetreding tot de Coöperatie ParkeerService UA dan loopt de gemeente Nieuwegein de navolgende risico's: - Tijd: Op 1 juni 2011 loopt het huidige contract met PI af, evenals het contract voor het fietsparkeren met N-stall (10 juni 2011) en het onderhoud van de parkeerapparatuur door Vialis. Daarom moet uiterlijk 1 februari 2011 een go of no go beslissing genomen worden over de dienstverleningsovereenkomst, zodat voldoende tijd resteert voor de terugvaloptie van een aanbestedingstraject. - Geld: het risico is in enige mate aanwezig dat we eerst advies en begeleidingskosten maken voor een toetredingsproces en vervolgens voor een aanbestedingstraject. 12 Bijlagen - toetredingsbesluit College van B&W; - concept verzoek goedkeuring Provincie Utrecht; - Lidmaatschapsvoorstel Nieuwegein inclusief juridische structuur, ledenreglement en statuten van de coöperatie, de surplusregeling én opdracht tot overeenkomst. burgemeester en wethouders, drs. P.C.M, van Elteren secretaris drs. C.M. de Vos burgemeester
2010-427 Collegebesluit Burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein; gelet op artikel 160, tweede lid, van de Gemeentewet; besluit vast te stellen het: Toetredingsbesluit en lidmaatschap van de Coöperatie Parkeerservice UA, gevestigd aan de Hellestraat 49 te Amersfoort. Aldus vastgesteld in de vergadering van De secretaris, De burgemeester.